ANALISA SISTEM INFORMASI PENJUALAN ONLINE

SEPEDA MOTOR HONDA PT. SURYA ABADI MOTOR

Disusun Oleh :

Egi Mustakim 12120160

PROGRAM STUDI MANAGEMEN INFORMATIKA ( D3)

BINA SARANA INFORMATIKA

JAKARTA

2013

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Umum

Perkembangan teknologi informasi saat ini semakin terasa maju sejalan

dengan kemajuan teknologi internet yang semakin maju.Dengan adanya teknologi

internet ini banyak manfaat yang diperoleh perusahaan diantaranya adalah

informasi antara satu pihak dengan pihak lainnya dapat dikomunikasikan dengan

baik.Informasi menjadi tidak terbatas pada waktu ataupun tempat karena melalui

media internet, informasi dapat dengan mudah di akses kapan saja, dimana saja

dan oleh siapa saja.

E-Commerce merupakan salah satu konsep dalam transaksi jual beli secara

elektronik melalui media internet.Penggunaan sistem ini sebenarnya dapat

menguntungkan banyak pihak, baik pihak konsumen, produsen maupun penjual

(retail).Konsep online shopping menyediakan banyak kemudahan dan

kelebihan.Hal ini lebih praktis apabila dibandingkan pelanggan berbelanja secara

tradisional, yaitu konsumen datang sendiri ke dealer.

Cara seperti ini hanya dapat melayani satu persatu setiap konsumennya secara

bergiliran, sedangkan melaui telepon konsumen tidak dapat melihat langsung

barang yang akan dibeli dalam arti harus datang ke penjual produk, mau tidak

mau harus meluangkan waktu, menyisihkan ongkos perjalanan dan tidak praktis

dalam jaman yang serba cepat sekarang ini.

Begitu juga yang terjadi pada dealer Surya Abadi Motor, transaksi yang

selama ini terjadi masih dilakukan secara tradisional dalam arti pembeli langsung

ke dealer sehingga dengan semakin banyaknya pembeli yang datang ke

dealerakan membutuhkan semakin banyak pula tenaga kerja yang dibutuhkan

yang otomatis menambah biaya pengeluaran dealer, selain itu sarana promosi

dealer yang selama ini masih kurang merupakan masalah yang saat ini terjadi

pada Dealer Surya Abadi Motor. Maka dari itu pemanfaatan teknologi merupakan

salah satu cara untuk mengatasi hal tersebut yaitu dengan pembuatan web yang

berbasis E-Commerce.

Berdasarkan hal tersebut diatas, maka penulis tertarik untuk mengangkat

pemasalahan tersebut menjadi bahan penulisan Riset Teknologi Informasi dengan

judul.

ANALISA

SISTEMINFORMASI PENJUALAN ONLINE

SEPEDA MOTOR HONDA

PT. SURYA ABADI MOTOR

1.2 Maksud dan Tujuan Penulisan

Adapun maksud tujuan penulisan makalah ini antara lain :

Untuk melengkapi tugas Ujian Akhir Semester 4 mata kuliah ANALISA &

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI .

1.3 Ruang lingkup penelitian

Penentuan ruang lingkup penelitian dimaksudkan oleh penulis untuk lebih

memfokuskan tema pokok penulisan dan membatasi lingkup bahasan pada hal-

hal tertentu ,batasan masalah yang akan di bahas adalah :

Penyajian informasi penjualan meliputi informasi jenis produk dengan

fasilitas katalog, pemesanan, konfirmasi pembayaran dimana pembayarannya

melalui transfer rekening bank yang ditentukan oleh “DealerSurya abadi

motor”.

Sistem Penjualan Online dengan menggunakan database MySQL dan bahasa

script PHP serta tampilan web site dengan Macromedia Dreamweaver.

Produk yang digunakan sebagai objek penjualan adalah produk-produk

sepedamotorHonda.

1.4 Metodologi Penelitian

Dalam proses pengembangan sistem informasi digunakan metodologi

System Development Life Cycle (SDLC) dengan tahapan sebagai berikut (Susanto,

2002):

1. Tahap Perencanaan ( System engineering)

Pada tahap ini dilakukan identifikasi sistem dan prosedur yang ingin dibuat,

dengan menetapkan hasil seperti apa yang diharapkan dari sistem dan prosedur

yang ingin dirancang pada Dealer.

2. Tahap Analisis

Pada tahapan ini dilakukan analisis terhadap sistem dan prosedur yang biasa

dilakukan dan penentuan fungsi-fungsi pelayanan.

3. Tahap Desain

Desain adalah suatu kegiatan untuk menentukan konsep dasar rancangan dari

suatu program yang akan dibuat sehingga diharapkan dengan desain yang baik,

maka para penguna akan merasa nyaman dalam menggunakan program

aplikasi tersebut.

4. Pengkodean ( coding )

Pengkodean adalah suatu kegiatan yang berguna untuk mengimplementasikan

konsep dasar dari tahap sebelumnya yaitu tahap desain kedalam bahasa

Pemrograman.

5. Tahap Evaluasi

Pada tahap ini dilakukan uji coba sistem dan prosedur yang telah selesai

disusun. Proses uji coba ini diperlukan untuk memastikan bahwa sistem

tersebut sesuai dengan karakteristik yang ditetapkan.

1.5. Sistematika Penulisan

Untuk mengetahui secara ringkas permasalahan dalam penulisan laporan

Kuliah Kerja Praktek ini, maka digunakan sistematika penulisan yang bertujuan

untuk mempermudah pembaca menelusuri dan memahami laporan Kuliah Kerja

Praktek ini.

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang secara

umum,maksud dan tujuan, ruang lingkup yang membatasi

permasalahan,metode penelitian , serta sistematika penulisan

secara keseluruhan.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini penulis menjelaskan tentang konsep dasar sistem,

danperalatan pendukung (tools sistem).

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Pada bab ini penulis membahas mengenai hal yang bersifat

umum,tujuan perusahaan dengan menguraikan sejarah perusahaan

danstruktur organisasi dan prosedur system berjalan ,diagram alir

data(DAD) system berjalan, kamus data system berjalan yang

memilikisub antara lain berisi spesifikasi bentuk dalam keluaran,

bab ini juga menguraikan tentang permasalahan dan alternatif

pemecahan masalah.

BAB IV PENUTUP

Pada bab ini penulis menjelaskan mengenai kesimpulan serta saran

yang berhasil ditarik dari seluruh pembuatan Laporan Kuliah Kerja

Praktek ini. Yang mungkin bermanfaat bagi PT. Surya Abadi

Motor dalam memutuskan kebijakan-kebijakan yang akan datang.

BAB II

LANDASAN TEORI

Konsep Dasar Sistem Informasi

2.1. Pengertian Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu

yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau

elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur

mendefinisikan sistem sebagai berikut ini :

Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang

saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan

atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau

komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut :

Sistem adalah kumpulan dari elemen – elemen yang bereaksi untuk

mencapai suatu tujuan tertentu .

Kedua kelompok definisi ini adalah benar dan tidak bertentangan, yang

berbeda adalah cara pendekatannya. Mempelajari suatu sistem akan lebih

mengena bila mengetahui terlebih dahulu apakah suatu sistem itu. Lebih lanjut

pengertian tentang sistem pertama kali dapat diperoleh dari definisinya. Dengan

demikian definisi ini akan mempunyai peranan yang penting di dalam pendekatan

untuk mempelajari suatu sistem. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan

dari eemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem

merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena

kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem-

sistem bagian.

2.2 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat – sifat tertentu, sebagai berikut :

Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang

artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen

sistem atau elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari

sistem.

Batas Sistem

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem

dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini

memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan dan menunjukkan

ruang lingkup dari sistem tersebut.

Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang

mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat

menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

Penghubung Sistem

Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan

subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber

daya mengalir dari satu subsitem ke subsistem yang lainnya. Dengan penghubung

satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu

kesatuan.

Masukan Sistem

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Sebagai contoh

di dalam sistem komputer, energi untuk dapat mengoperasikan komputer adalah

program dan data yang akan diolah menjadi informasi.

Keluaran Sistem

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi

keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

Pengolah Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah

masukan menjadi keluaran.

Sasaran Sistem

Suatu sistem pasti mempunyai sasaran ( objective ). Sasaran sistem sangat

menentukan sekali masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang akan dihasilkan

sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran.

2.3 Klasifikasi Sistem

Sistem juga dapat diklasifikasikan dari berbagai sudut pandang, antara lain

sebagai berikut :

Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik. Sistem

abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak

secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

Sistem yang diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan

manusia. Sistem alamiah adalah sistem yang tidak melalui proses alam (tidak

dibuat oleh manusia). Sistem buatan manusia adalah sistem yang dibuat oleh

manusia.

Sistem yang diklasifikasikan sebagai sistem tertentu dan sistem tak tentu.

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah yang sudah dapat diprediksi.

Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat

diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan terbuka. Sistem tertutup

adalah sistem yang tidal berhubungan dan tidal dipengaruhi oleh lingkungan

luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan atau terpengaruh

oleh lingkungan luarnya.

2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)

Adapun peralatan pendukung yang dimaksud untuk merancang model sistem

yang baru pada penulisan tugas akhir ini adalah :

A. Diagram Alir Data (DAD)

1. Konsep Dasar Diagram Alir Data (DAD)

Diagaram Alir Data merupakan alat yang dapat menggambarkan arus data

didalam sistem dengan terstruktur dan jelas, lebih lanjut data flow diagram juga

merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.

2. Aturan Main DAD

Bentuk rambu-rambu atau aturan main yang baku dan berlaku dalam

pengguna data flow diagram untuk membuat model sistem adalah sebagai

berikut :

a. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara external

entity dengan external entity lainnya secara langsung.

b. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store yang satu

dengan data store yang lainnya secara langsung.

c. Didalam data flow diagram tidak boleh atau tidak diperkenankan

menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.

d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang

keluar

3. Tahapan Pembuatan DAD

Langkah-langkah dalam membuat DAD dibagi menjadi tiga tahap atau tingkat

konstruksi data flow diagram yaitu sebagai berikut :

a. Diagram Konteks

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang aka

diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan

sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.

b. Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang didalam

diagram konteks yang penggambarannya secara lebih terperinci.

c. Diagram Detail

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail

lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol

B.Kamus Data / Data Dictionary (DD)

Kamus data disebut juga dengan istilah sistem data dictionary adalah

katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem

informasipendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis.

Dengan kamus data sistem analisis dapat mendefinisikan data yang

mengalirpada sistem dengan lengkap juga dapat menjelaskan lebih detail lagi

tentang data flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store.

Fungsi dari kamus data adalah sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih

detail tentang DAD yang mencakup proses, data flow dan data store. Selain itu

juga untuk menghindari pengunaan kata-kata yang sama, karena kamus data

disusun secara abjad.

Adapun kegunaan dari kamus data adalah :

1. Memvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan.

2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan .

3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file.

4. Mengembangkan logika untuk proses-proses DAD ( Diagram Alir Data )

Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data

yang dicatat. Maka data harus memuat hal-hal sebagai berikut :

1. Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow

diagram, maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga

mereka yang membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih lanjut

tentang suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung mencarinya

dengan mudah di kamus data.

2. Alias

Alias atau nama lain dari data yang dituliskan karena data yang sama mempunyai

nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.

3. Tipe Data atau Bentuk Data

Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk

dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan computer, laporan terarah,

tampilan layar dimonitor, variabel, parameter dan field-field adalah bentuk data

dari arus data yang mengalir yang perlu dicatat di kamus data.

4. Arus Data

Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.

Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari

arus data di dalam data flow diagram.

5. Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus

data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang

arus data tersebut.

6. Periode

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu dicatat

di kamus data karena dapat digunakan untuk mendefisinikan kapan input data

harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan

kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

7. Volume

Volume yang perlu dicatat di dalam kamus data adalah tentang volume rata-rata

dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus

data yang mengalir dalam satu periode tertentu, sedangkan volume puncak

menunjukkan volume yang terbanyak.

8. Struktur Data

Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari

item-item atau elemen-elemen data.

C. Notasi Kamus Data

Notasi kamus data terbagi dalam dua bagian yaitu Notasi Tipe Data dan

Notasi Struktur Data.

1. Notasi Tipe Data

Notasi Tipe Data adalah suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari

simbol yang dijelaskan. Adapun bentuk notasi sebagai berikut:

Tabel II.1 Notasi Tipe Data

Notasi Keterangan

X

9

A

Z

.

,

-

/

Setiap karakter

Angka Numeric

Karakter Alfabet

Angka nol tampilan sebagai spasi

Kosong

Titik sebagai penulisan ribuan

Koma sebagai pemecah pecahan

Hypen sebagai tanda penghubung

Slash sebagai tanda pembagi

1. Notasi Struktur Data

Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan

item data,sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan

dengamenyebutkan nama dari item-item datanya. Juga masih diperlukan informasi

lainnya misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau hanya

bersifat dapat ada dan dapat tidak ada. Untuk menunjukkan informasi-informasi

tambahan ini di kamus data dipergunakan notasi-notasi sebagai berikut :

Tabel II Notasi Struktur Data

Notasi Keterangan= Terbentuk dari (IS COMPOSED) atau terdiri dari

(CONSIST OF) atau sama dengan (IS EQUIVALEN OF)

+ AND

[ ] Salah satu dari (memilih salah satu dari elemen-elemendata didalam kurung bracket ini)

I N Sama dengan simbol [ ] atau pemisah pada bentuk [ ]

N [ ] M Iterasi (elemen data didalam kurung bracket beriterasimulai minimum N kali dan maksimum M kali)

( ) Optional (elemen data didalam kurung parenthesissifatnya optional, dapat ada dan dapat tidak ada)

Alias Nama lain untuk data

* atau ** Keterangan setelah tanda ini adalah komentar

@ Indentefier data store

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Proses penjualan dalam suatu perdagangan secara garis besar ditentukan

oleh adanya permintaan dari pasar dan tersedianya barang yang siap dijual.

Seiring dengan perkembangan zaman, proses penjualan ini semakin rumit dengan

adanya peraturan - peraturan baru dalam perdagangan itu sendiri.

Pada PT.Surya Abadi Motor setiap penjualan yang terjadi diawasi oleh

Direktur yaitu pemimpin sekaligus pemilik dari PT. Surya Abadi Motor secara

tidak langsung dengan melakukan pemeriksaan terhadap arsip-arsip yang

berhubungandengan penjualan. Arsip yang mendukung proses penjualan tidak

sedikit jumlahnya,dan semua arsip-arsip tersebut sudah terkomputerisasi semua

jadi Direktur dapat lebih mudah memeriksanya.Untuk itulah pertama-tama kami

akan membahas mengenai tinjauan perusahaan sejarah berdiri serta struktur

organisasi perusahaan ini.

3.2 Tinjauan Perusahaan

Dalam pelaksanaan kegiatan rutin di PT.Surya Abadi Motor terdapat

aturan yang ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang mengambarkan

garis perintah dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut

sehingga semua menjadi lancar. Penulis akan menerangkan sejarah dan struktur

organisasi di tempat penulis mengadakan riset untuk pembuatan Kuliah Kerja

Praktek (KKP) ini sebagai berikut :

3.2.1 Sejarah Perusahaan

PT.Surya Abadi Motor berdiri pada bulan 1 November 2010 dan pemilik

perusahaan ini bernama Andry Ngadiyoto. Beliau sebelumnya juga pernah

membuka perusahaan yang serupa yang berlokasi di suatu daerah di provinsi

banten. Untuk mengembangkan usahanya di bidang penjualan sepeda motor maka

beliau mendirikan PT.Surya Abadi Motor.

PT.Surya Abadi Motor terletak di komplek ruko di daerah Jakarta Barat.

Lokasinya pun cukup strategis karena berada di jalur utama antara Jakarta dan

Tangerang.

PT.Surya Abadi Motor memiliki 25 pegawai dimana semuaanya memiliki

tugas yang berbeda-beda. 13 orang sebagai marketing, 4 pegawai sebagai bagian

admin, 2 pegawai bagian keuangan, 1 pegawai bagian gudang dan 4 pegawai

sebagai bagian pengiriman, dan satu orang PIC (Manager Dealer).

PT.Surya Abadi Motor adalah perusahaan yang bergerak di bidang penjulan

sepeda motor Honda.Penjualan bersifat local dengan cangkupan penjualan

meliputi wilayah daerah Tangerang, Jakarta dan sekitarnya ( Jadetabek ).

VISI SURYA ABADI MOTOR

Menjadi Dealer resmi Honda yang besar dan mapan.Memajukan perusahaan dan

memberikan kesejahteraan karyawan.Serta memberikan pelayanan dan service

terbaik kepada konsumen.

MISI SURYA ABADI MOTOR

1. Wining Team

Kerjasama dan disiplin kerja karyawan harus yang terbaik demi menciptakan

team yang kuat dan solid secara professional

2. Winning Servisi

Memberikan pelayanan dan service terbaik kepada konsumen sehingga surya

motor dapat menjadi perusahaan yang dikenal sangat bagus pelayanannya

terhadap konsumen

3. Winning Strategy

Selalu mencari ide-ide tang baru untuk memajukan perusahaan dan

merencanakan serta menjalankan ide tersebut dengan cepat, matang dan tepat

sehingga menjadi perusahaan yang berkembang maju dan terdepan

4. Winning Oppurtunity

Memperhatikan dan memanfaatkan kesempatan yang terbaik untuk mencapai

visi perusahaan

3.2 .2 Struktur Organisasi

Sruktur organisasi merupakan hal penting dalam suatu organisasi, sebab

struktur organisasi yang baik akan memungkinkan kerjasama yang baik pula,

antara pimpinan dengan pegawai yang ada dalam organisasi untuk mencapai

tujuan dari organisasi.

Dengan adanya struktur organisasi yang baik akan diperoleh aturan kerja

yang jelas dan terperinci mengenai semua kegiatan berikut pembagian tugas

sehingga tidak terjadi kesalahpahaman dan kesimpangsiuran dalam

melaksanakan kegiatan-kegiatan guna mendapatkan hasil yang maksimal dan

mencapai tujuan organisasi sesuai dengan yang diharapkan.

Struktur organisasi yang ada pada PT.Surya Abadi Motoradalah sebagai berikut :

Uraian Tugas

Berdasarkan Struktur Organisasi pada pembahasan diatas, penulis

mencoba menerangkan uraian tugas dan kerja pada tiap bagian Struktur

Organisasi, terutama berhubungan dengan permasalahan yang dibahas.

DIREKTUR DIREKSI

GUDANGSALES KOORDINATOR

KEUANGAN ADMINISTRASI

PIC

SALES SALES PENGIRIMAN

Adapun uraian tugas dari setiap posisi dalam struktur organisasi pada

PT.Surya Abadi Motor adalah sebagai berikut :

a. Direktur

1. Menyusun suatu rencana dan menetapkan strategi untuk menjamin

kesinambungan operasi perusahaan yang makin maju.

2. Mendelegasikan pelaksanaan rencana-rencana tersebut pada manajer.

3. Melakukan suatu tindakan korektif terhadap penyimpangan-

penyimpangan yang terjadi.

4. Meninjau dan memperhatikan perkembangan perusahaan dan

penamahan modal perusahaan.

a. Direksi

1. Berwenang dan bertanggung jawab penuh atas pengurusan perseroan

untuk kepentingan perseroan

a. PIC (Personal In Charge)

1. Bertanggung jawab dalam pengawasan dan kemajuan perusahaan.

2. Mengambil keputusan dan mengatur semua kinerja dalam perusahaan.

3. Mengkoordinasi bawahannya agar dapat bekerja sama dalam usaha

mencapai tujuan.

b. Administrasi

1. Mempunyai tugas mencatat transaksi penjualan.

2. Bertanggung jawab memberikan laporan keuangan bulanan kepada

Manajer.

3. Memeriksa data pengeluaran dan pemasukan.

a. Sales Koordinator

1. Mengkoordinir tim penjualan, agar dapat meningkatkan tingkat

penjualan dan apakah penjualan sesuai dengan target.

2. Membuat strategi-strategi penjualan dan mensosialisasikan kepada tim

sales.

3. Memberikan laporan penjualan tim sales baik itu mingguan, bulanan

atau tahunan.

4. Memonitoring aktivitas tim sales.

b. Sales

1. Menjual produk sebanyak mungkin atau sesuai dengan target yang

ditentukan

2. Menjelaskan kegunaan atau manfaat (kelebihan) produk yang

dipasarkan

3. Melayani customer yang ada dengan baik sehingga mau membeli

produk yang dijual.

a. Bagian Pengiriman

1. Memastikan unit kendaraan yang akan dikirim dalam kondisi yang

baik

2. Mengantarkan unit kendaraan sampai lokasi pengriman

c. Bagian Keuangan

1. Mengatur semua keperluan keuangan yang telah disetujui oleh

Manajer.

2. Bertanggung jawab atas keluar masuknya uang perusahaan.

d. Bagian Gudang

1. Mencatat barang yang masuk dan barang yang keluar.

2. Bertanggung jawab atas persediaan barang yang ada.

3.1. Prosedur sistem berjalan

Pada bagian Prosedur Penjualan ini dijelaskan prosedur kerja dari Perusahaan,

yaitu sebagai berikut :

1. Proses Pemesanan Barang

Proses pemesanan barang diawali dengan pengiriman surat penawaran

oleh salesman kepada customer. Setelah melihat surat penawaran dan

memutuskan barang apa saja yang ingin dipesan, maka customer memberikan

Purchase Order (PO) kepada PT. Surya Abadi Motor melalui salesman atau

faxcimile.

2. Proses Pembayaran Tunai

Setelah PO di terima dari customer, PO di cek terlebih dahulu seperti

stock, harga dan diskonnya.PO tidak langsung diproses tetapi menunggu

pembayaran dulu dari customer, setelah bukti pembayaran diterima berupa

bukti transfer lalu di buatkan nota penjualan, yang nanti asli dari nota

penjualan diberikan ke customer dan copy nota penjualan disimpan sebagai

arsip penjualan.

3. Proses Pengiriman Barang

Setelah bukti transfer diterima, surat jalan untuk pengiriman barang

dibuat oleh staff gudang, dengan melihat terlebih dahulu data barang, copy

nota penjualan dan copy PO. Sebelum dikirim terlebih dahulu barang

diperiksa kuantitas dan nama barang oleh staff gudang agar sesuai dengan

surat jalan setelah itu bagian pengiriman barang mengirim kepihak customer

dengan surat jalan. Setelah barang diterima customer maka customer akan

menerima bukti penerimaan barang berupa copy surat jalan berwarna merah

dan asli surat jalan berwarna putih dibawa lagi oleh bagian pengiriman

barang untuk dijadikan arsip.

4. Proses Pembuatan Laporan

Merupakan proses terakhir yaitu melaporkan kegiatan penjualanan

setiap bulannya kepada direktur perusahaan yang data-datanya diambil

berdasarkan PO, Nota Penjualan, Bukti Transfer, Surat Jalan.

Gambar I Diagram Konteks Sistem Berjalan

Gambar II Diagram Nol Sistem Berjalan

Gambar III Diagram Detail Sistem BerjalanKeterangan :SP :Surat PenawaranPO :Purchase OrderSJ :Surat JalanNP :Nota Penjualan

3.5 Kamus Data Sistem Berjalan

Adapun kamus data sistem berjalan pada sistem penjualan PT. Surya

Abadi Motor adalah sebagai berikut :

3.5.1 Dokumen Masukan Purchase Order

Nama arus : Purchase OrderAlias : POBentuk data : ManualArus data : Customer - Proses 1.0

Proses 1.0 - Salesman

Penjelasan : Sebagai salah satu persyaratan pemesanan barang

Periode : Setiap melakukan pemesanan barangVolume : 1 - 10 suratSturktur data : Header + Isi

Header = Judul + Tahun + no_PO + Tanggal + Dipesan Oleh + telp + cara_pembayaran

No_po = *terdiri dari 10 digit*Tgl_po = Tgl+Bulan+Tahun

Cara_pembayaran = [Tunai | Kredit]

Isi =1{no + nama _barang + kuantitas + harga_satuan + diskon + jumlah + keterangan + total}10

3.5.2 Dokumen Keluaran Surat Penawaran

Nama arus : Surat PenawaranAlias : SPBentuk data : ManualArus data : Salesman - Proses 1.0

Proses 1.0 - Customer

Penjelasan : Surat yang berisi spesifikasi harga dan jenis produk yang ditawarkan

Periode : Setiap melakukan penawan barangVolume : 1 – 25 suratSturktur data : Header + isi

Header = Nama_perusahaan + nama_customer + no_surat + Tanggal + nama_kota

Tanggal = Tanggal + Bulan + TahunNama_perusahaan

= Nama_perusahaan + Alamat + No_telepon

nama_customer = Nama _customer + alamat + No_telepon

Isi =Nama_produk + Merk + harga + cara_pembayaran + pengiriman + kapasitas_bulan

3.5.3 Dokumen Keluaran Nota Penjualan

Nama arus : Nota PenjualanAlias : NPBentuk data : ManualArus data : Proses 2.0 – Customer

Proses 2.0 - Arsip Penjualan

Penjelasan : Surat yang berisi spesifikasi harga dan jenis produk yang dipesan

Periode : Setiap melakukan transaksi penjualanVolume : 1 - 20 suratSturktur data : Header + isi

Header = Nama_perusahaan + nama_customer + no_nota + Tanggal + nama_kota

No_nota = *terdiri dari 10 digit*Tanggal = Tanggal + Bulan + TahunNama_perusahaan

= Nama_perusahaan + Alamat + No_telepon

nama_customer = Nama _customer + alamat + No_teleponIsi = Nama_produk + Merk + harga + kuantitas

3.5.4 Dokumen Keluaran Surat Jalan

Nama arus : Surat JalanAlias : SJBentuk data : ManualArus data : Gudan - Proses 3.0

Proses 3.0 - CustomerPenjelasan : Sebagai syarat sah dalam pengiriman barangPeriode : Setiap melakukan pengiriman barangVolume : 1 - 10 suratSturktur data : Header + isi

Header = Nama_perusahaan + nama_customer + no_sj + Tanggal + nama_kota

No_SJ = *terdiri dari 10 digit*Tanggal = Tanggal + Bulan + TahunNama_perusahaan

= Nama_perusahaan + Alamat + No_telepon

nama_customer = Nama _customer + alamat + No_teleponIsi = 1{jumlah + satuan + Nama_produk + ket}

3.7. Permasalahan

Sistem penjualan yang telah berjalan di PT. Surya Abadi Motor umumnya

telah berjalan dengan baik. Dalam proses penawaran, proses transaksi pembayaran

sampai proses pengiriman, tetapi penulis melihat adanya kelemahan sistem

tersebut.

Adapun kelemahannya adalah sebagai berikut :

1. Sering terjadi selisih dalam masalah stock barang digudang dikarenakan

kurang telitinya staff gudang yang terkadang stok tidak sesuai dengan persediaan

barang.

2. Dalam kegiatan sehari – hari sistem yang digunakan sering mengalami

masalah dan proses pengolahan datanya agak lama.

3. Kapasitas memori komputer yang digunakan kurang mencukupi sehingga

dalam proses pengolahan datanya menjadi agak lama.

3.8. Alternatif Pemecahan Masalah

Untuk Mengatasi masalah tersebut disarankan :

1. Karyawan atau karyawati yang bertugas mengecek secara langsung stok

persediaan barang digudang.

2. Supaya disiplin agar tidak lalai setiap sales yang akan mengambil barang di

gudang harus membuka DO (Delivery Order) hari itu juga dan Kepala gudang

akan memberikan barang tersebut setelah DO diterima.

BAB IV

PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Adapun kesimpulan dari penulisan skripsi ini adalah

1. Sistem penjualan motor ini merupakan aplikasi sistem komputerisasi yang

dibuat berbasis web dan memuat database pengolahan data penjualan secara

terpusat sehingga dalam pengolahan data menjadi lebih mudah.

2. Sistem Informasi penjualan berbasis web pada Dealer Surya Abadi Motor

memiliki beberapa keuntungan, sebagai berikut :

a. Dapat diakses dari mana saja kapan saja melalui jaringan internet.

b. Dapat mengurangi kesalahan yang disebabkan oleh manusia (human

error).

c. Dapat menambah keuntungan dari transaksi online dan menekan biaya

pengeluaran untuk membayar tenaga kerja,

d. Sebagai sarana promosi dan publikasi yang lebih efektif.

5.2. Saran

Berdasarakan kesimpulan di atas, maka penulis bermaksud memberikan

saran sebagai alternative pemikiran dengan harapan agar aspek ilmu pengetahuan

tidak bersifat monoton dan terpaku pada disiplin dari ilmu pengetahuan itu

sendiri.

Adapun saran-saran yang dapat penulis sampaikan adalah sebagai berikut :

1. Aplikasi web yang telah dibuat hendaknya dioperasikan secara baik dan benar

untuk mencapai tujuan yang diharapkan.

2. Pemakai komputer (user) lebih mengutamakan pengetahuan tentang

hardware dan software secara seimbang.dalam membantu kelancaran

penerapan teknologi komputer serta paham tentang teknologi berbasis

internet serta teknologi client server.

3. Sebelum menetapkan teknologi berbasis web pada suatu bidang sebaiknya

pengelola akan lebih mudah menjalankan aplikasi serta mengerti akan proses

dalam menyelesaikan masalah yang ada di dalam bidang tersebut.

4. Untuk meningkatkan kinerja serta untuk mengembangkan aplikasi ini maka

sebaiknya diadakan pengembangan aplikasi mulai dari tampilan halaman web

sampai dengan maintenance.

DAFTAR PUSTAKA

  Susanto,2002 . Metodelogi Sistem Development Life Cyclr (SDLC)

Raymond Mcleod JR,2001. Pengertian Database  Munawar,Graha ilmu 2005. Pemodelan visual dengan UML

Internet