MMANAJEMEN ANAJEMEN MMUTU UTU TTERPADUERPADU

TTotal otal QQualityuality MManagement anagement (MMT-(MMT-TQMTQM))

Setya RaharjaSetya RaharjaTina RahmawatiTina Rahmawati

Jurusan Administrasi PendidikanFakultas Ilmu Pendidikan UNY

GARIS BESAR GARIS BESAR MATERIMATERI

Konsep Kualitas (Mutu)Konsep Kualitas (Mutu)Konsep Dasar TQMKonsep Dasar TQMUnsur Pokok TQMUnsur Pokok TQMTQM dalam Pendidikan & TQM dalam Pendidikan & SekolahSekolahMPMBSMPMBS

KONSEP KONSEP MUTUMUTU

Ukuran relatif kebaikan suatu produk atau Ukuran relatif kebaikan suatu produk atau jasa jasa kualitas desain dan kualitas kualitas desain dan kualitas kesesuaian kesesuaian

Sebagai usaha memenuhi harapan konsumen/ Sebagai usaha memenuhi harapan konsumen/ pelanggan (berubah dari waktu ke waktu)pelanggan (berubah dari waktu ke waktu)

Proses terstruktur memperbaiki keluaran yang Proses terstruktur memperbaiki keluaran yang dihasilkan dalam rangka memenuhi harapan dihasilkan dalam rangka memenuhi harapan pelangganpelanggan

Guna:Guna: untuk menetapkan apakah sasaran untuk menetapkan apakah sasaran yang diharapkan tercapai dengan yang diharapkan tercapai dengan memperbaiki setiap proses itu sendirimemperbaiki setiap proses itu sendiri

Evolusi KualitasEvolusi Kualitas

1930 SHEWHART SQC

1940

1950 Penekanan pada Q

PD II

1960 JURAN adds customer focus

1970

1980 CROSBY cost of Q (Zero Defects Systems)

1990 TQM American Q Movement

USAJEPANG

ISIKAWA QC

Massive Statistical Training

DEMINGDiundang oleh Mc Arthuruntuk memberikan Kuliah

(JUSE)

MUTU = MUTU = QUALITYQUALITY

Mutu Mutu INPUTINPUT

Mutu Mutu PROSESPROSES

Mutu Mutu OUTPUTOUTPUT

Umpan balik

TUGAS 1

• Cari sebanyak-banyaknya “Definisi MUTU”

• Minimal dari 3 Buku (2 buku Dlm Negeri; 1 Buku Luar Negeri – bukan terjemahan).

• E-mail-kan ke: tyo_apuny@yahoo.co.id• Tidak menerima “print-out” atau soft copy

non e-mail

Konsep Dasar TQMKonsep Dasar TQM

Management Theorities & Management Theorities & Practice Contributing to TQMPractice Contributing to TQMDefinisi TQMDefinisi TQMManfaat TQMManfaat TQMKarakteristik TQMKarakteristik TQM

Management Management Theorities & Practice Theorities & Practice Contributing to TQMContributing to TQM

TOTALTOTALQUALITY QUALITY

MANA-MANA-GEMENTGEMENT

SocioSocioTechnicalTechnicalSystemsSystems

Organiza-Organiza-tion Deve-tion Deve-lopmentlopment

LinkingLinkingPinPin

Organiza-Organiza-tionstions

EmployeeEmployeeInvolve-Involve-

mentment

CorporateCorporateCultureCulture

Achieve-Achieve-Ment Moti-Ment Moti-

vationvationTheoryTheory

TrainingTrainingandand

DevelopDevelop-ment-ment

GroupGroupDynamicsDynamics

ScientificScientificManage-Manage-

mentment

StrategicStrategicPlanningPlanningNewNew

LeadershipLeadershipTheoryTheory

Mengapa Mengapa TQMTQM ??• Dampak dari revolusi Dampak dari revolusi

manajemen manajemen • Persaingan Persaingan

antarorganisasi makin antarorganisasi makin ketat dalam hal “mutu” – ketat dalam hal “mutu” – “kualitas”.“kualitas”.

• Memenuhi tuntutan Memenuhi tuntutan pelanggan pelanggan (customer (customer requirements)requirements) MUTU MUTU PRODUK & JASAPRODUK & JASA

• Membangun sistem Membangun sistem mempertahankan dan mempertahankan dan meningkatkan mutumeningkatkan mutu

• Salah satunya adalah Salah satunya adalah MMT/TQMMMT/TQM

Apa itu Apa itu TQM TQM ??

• peningkatan peningkatan kualitas kualitas menyeluruhmenyeluruh (total) (total) pada suatu organisasi pada suatu organisasi

• untuk memuaskan untuk memuaskan pelangganpelanggan

• mengintegrasikan mengintegrasikan semua semua fungsifungsi dan dan prosesproses

• meningkatkan proses meningkatkan proses secara secara berkelanjutanberkelanjutan

• perubahan perubahan budayabudaya organisasi organisasi

Prinsip Prinsip Dasar Dasar TQMTQM

1.1. kepuasan pelanggankepuasan pelanggan2.2. respek terhadap setiap orangrespek terhadap setiap orang3.3. manajemen berdasarkan faktamanajemen berdasarkan fakta4.4. perbaikan berkesinambungan perbaikan berkesinambungan

(terus-menerus)(terus-menerus)

Definisi TQM Definisi TQM - - 11

Ross, 1995Ross, 1995

integrasi semua fungsi dan proses integrasi semua fungsi dan proses dalam organisasi untuk mencapai dalam organisasi untuk mencapai peningkatan kualitas barang & jasa peningkatan kualitas barang & jasa yang dihasilkan secara yang dihasilkan secara berkelanjutan berkelanjutan

Ishikawa Ishikawa dalam dalam Pawitra, Pawitra, 19931993

perpaduan semua fungsi dari perpaduan semua fungsi dari perusahaan ke dalam falsafah perusahaan ke dalam falsafah holistik yang dibangun berdasarkan holistik yang dibangun berdasarkan konsep kualitas, konsep kualitas, teamwork,teamwork, produktivitas, pengertian, dan produktivitas, pengertian, dan kepuasan pelanggan kepuasan pelanggan

Definisi TQM - Definisi TQM - 22

Cole, 1997Cole, 1997

sebagai peningkatan perilaku sebagai peningkatan perilaku menyeluruh suatu organisasi – menyeluruh suatu organisasi – organisasi dapat bekerja secara organisasi dapat bekerja secara aktual (melalui perubahan budaya aktual (melalui perubahan budaya dan peningkatan proses dan peningkatan proses berkelanjutan) - apa yang diinginkan berkelanjutan) - apa yang diinginkan dan apa yang harus dikerjakan dan apa yang harus dikerjakan sekarang sekarang

Santosa, Santosa, 19921992

sistem manajemen yang sistem manajemen yang mengangkat kualitas sebagai mengangkat kualitas sebagai strategi usaha dan berorientasi strategi usaha dan berorientasi pada kepuasan pelanggan dengan pada kepuasan pelanggan dengan melibatkan seluruh anggota melibatkan seluruh anggota organisasiorganisasi

Definisi TQM - Definisi TQM - 33

Palmer, 1999

pemuasan persyaratan pelanggan, yang merupakan peningkatan berkelanjutan (continuous improvement – kaizen)

Ahmad Sonhaji K.H., 1999

peningkatan kualitas menyeluruh (total) suatu organisasi untuk memuaskan pe-langgan, dengan cara mengintegrasi-kan semua fungsi dan proses, mening-katkan proses secara berkelanjutan, dan perubahan budaya organisasi.

Fandy T. & Anastasia D., 2000

suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan terus-menerus atas produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungannya.

Meningkatkan Meningkatkan keluaran yang keluaran yang bebas dari bebas dari kerusakankerusakan

Mengurangi Mengurangi biaya operasibiaya operasi

Meningkatkan Meningkatkan penghasilanpenghasilan

Meningkatkan Meningkatkan labalaba

Meningkatkan Meningkatkan pangsa pasarpangsa pasar

Harga yang Harga yang lebih tinggilebih tinggi

Memperbaiki Memperbaiki posisi posisi persainganpersainganPP

EERRBBAAIIKKAANN MMUUTTUU

Manfaat TQMManfaat TQM

Karakteristik TQMKarakteristik TQMManajemen Tradisional TQM / MMT

Mencari pemecahan masalah secara “cepat – tepat”

Mengadopsi filosofi manajemen baru

Menggunakan metode “pemadam kebakaran”

Menggunakan metode terstruktur & pengoperasian yang disiplin

Mengadopsi upaya peningkatan secara acak

Memberi contoh melalui kepemimpinan

Mengoperasikan dengan cara lama/yg sudah ada/kebiasaan

Menggunakan “terobosan berpikir” dengan inovasi baru

Memfokuskan pada jangka pendek Menekankan pada peningkatan berkelanjutan jangka panjang

Memeriksa kesalahan Mencegah kesalahan dan menekankan kualitas desain

Menentukan penggunaan opini Menentukan penggunaan fakta Menempatkan sumber daya pada tugas Menggunakan manusia sebagai faktor

utama untuk menambah nilai Termotivasi oleh keuntungan Memfokuskan pada kepuasan pelanggan Menggantungkan pada kelancaran

program Membangun cara hidup baru

Unsur POKOK TQMUnsur POKOK TQM1.1. Fokus pada pelangganFokus pada pelanggan2.2. Obsesi kualitas tinggiObsesi kualitas tinggi3.3. Pengambilan keputusan & pemecahan Pengambilan keputusan & pemecahan

masalah dengan pendekatan ilmiahmasalah dengan pendekatan ilmiah4.4. Komitmen jangka panjangKomitmen jangka panjang5.5. Kerja sama timKerja sama tim6.6. Memperbaiki proses secara Memperbaiki proses secara

berkesinambunganberkesinambungan7.7. Pendidikan & latihanPendidikan & latihan8.8. Kebebasan yang terkendaliKebebasan yang terkendali9.9. Kesatuan tujuanKesatuan tujuan10.10.Keterlibatan & pemberdayaan Keterlibatan & pemberdayaan

karyawankaryawan

Fokus pada Fokus pada pelangganpelanggan

Pelanggan INTERNAL & Pelanggan INTERNAL & EKSTERNAL sebagai EKSTERNAL sebagai driverdriver

Pelanggan Internal: Pelanggan Internal: menentukan kualitas manusia, menentukan kualitas manusia,

proses, & lingkungan terkait proses, & lingkungan terkait produk/jasa produk/jasa

Pelanggan Eksternal:Pelanggan Eksternal: menentukan kualitas produk/jasa menentukan kualitas produk/jasa

Tingkat Harapan PelangganTingkat Harapan Pelanggan

Harapan DasarHarapan Dasar

Spesifikasi dan Spesifikasi dan KebutuhanKebutuhan

SenangSenang

Tingkat 1:Tingkat performa minimum

yang selalu diasumsikan ada(Harapan Implisit)

Tingkat 2:Pilihan-pilihan dan trade-offs yang

tersedia untuk dipilih oleh pelanggan(Harapan Eksplisit)

Tingkat 3:Nilai tambah dari karakteristik dan

features yang tidak diketahui sebelumnya oleh pelanggan

(Ekspresi Tersembunyi)

Mekanisme Memahami Harapan Pelanggan

Tingkat 3:Tingkat 3:Wawancara PribadiWawancara Pribadi

Kelompok FokusKelompok FokusSurvei TerstrukturSurvei Terstruktur

Tingkat 2:Tingkat 2:Survei tidak TerstrukturSurvei tidak TerstrukturAnalisis Data PenjualanAnalisis Data Penjualan

Umpan Balik dari PelangganUmpan Balik dari Pelanggan

Tingkat 1:Tingkat 1:Menampung Menampung

KeluhanKeluhan

Pemahaman Pemahaman Penuh Penuh

terhadap terhadap Harapan Harapan

PelangganPelanggan

Ting

kat P

emah

aman

Har

apan

Pel

angg

an

RendahRendah

TinggiTinggi

ReaktifReaktif ProaktifProaktif

QFDQFDQuality Function Quality Function DevelopmentDevelopment(penyebaran atau pengembangan suatu (penyebaran atau pengembangan suatu produk)produk)• Proses/mekanisme terstruktur untuk Proses/mekanisme terstruktur untuk

menentukan kebutuhan pelangganmenentukan kebutuhan pelanggan• Menerjemahkan ke dalam Menerjemahkan ke dalam

kebutuhan teknis yang relevankebutuhan teknis yang relevan• Masing-masing area fungsional dan Masing-masing area fungsional dan

tingkat organisasi dapat mengerti tingkat organisasi dapat mengerti dan bertindakdan bertindak

• Monitor dan pengendalian yang Monitor dan pengendalian yang tepat yang tepat dari proses menuju tepat yang tepat dari proses menuju sasaransasaran

Obsesi kualitas Obsesi kualitas tinggitinggi

Penentu akhir kualitas adalah Penentu akhir kualitas adalah pelanggan INTERNAL & pelanggan INTERNAL & EKSTERNALEKSTERNAL

Terobsesi Terobsesi memenuhi memenuhi atau atau melebihi melebihi yang ditentukanyang ditentukan

Bagaimana melakukan dengan Bagaimana melakukan dengan lebih lebih baikbaik dan lebik baik lagi? dan lebik baik lagi?

Quality assuranceQuality assurance

Pengambilan keputusan & Pengambilan keputusan & pemecahan masalah pemecahan masalah dengan pendekatan ilmiahdengan pendekatan ilmiah

Desain pekerjaan Desain pekerjaan Pengambilan keputusanPengambilan keputusan Pemecahan masalahPemecahan masalah Data:Data:

diperlukan & digunakan dlm diperlukan & digunakan dlm menyusun patok duga menyusun patok duga (benchmark)(benchmark), memantau prestasi, , memantau prestasi, dan perbaikan dan perbaikan

Komitmen jangka Komitmen jangka panjangpanjang

Budaya baruBudaya baru Komitmen mengadakanKomitmen mengadakan

perubahan budayaperubahan budaya

Kerja sama timKerja sama tim TeamworkTeamwork KemitraanKemitraan KomunikasiKomunikasi Antarkaryawan, dengan Antarkaryawan, dengan

pemasok, lembaga pemerintah, pemasok, lembaga pemerintah, masyarakatmasyarakat

Memperbaiki proses Memperbaiki proses secara secara berkesinambunganberkesinambungan

Proses Proses sistem/lingkungan sistem/lingkungan produk/jasaproduk/jasa

Sistem perlu diperbaiki secara Sistem perlu diperbaiki secara terus menerus terus menerus KAIZENKAIZEN

Pendidikan & Pendidikan & latihanlatihan Pendidikan & pelatihan sbgPendidikan & pelatihan sbg

faktor fundamentalfaktor fundamental Belajar merupakan proses tiada Belajar merupakan proses tiada

akhir & tiada kenal batas usia akhir & tiada kenal batas usia (life long learning)(life long learning)

Meningkatkan keterampilan Meningkatkan keterampilan teknis & keahlian profesionalteknis & keahlian profesional

Kebebasan yang Kebebasan yang terkendaliterkendali

Kebebasan muncul akibat Kebebasan muncul akibat keterlibatan & pemberdayaan yang keterlibatan & pemberdayaan yang dikendalikan dg baikdikendalikan dg baik

Self belongingnessSelf belongingness, tanggung , tanggung jawab, memperkaya wawasanjawab, memperkaya wawasan

Karyawan melakukan standarisasi Karyawan melakukan standarisasi proses & meyakinkan setiap orangproses & meyakinkan setiap orang

Kesatuan tujuanKesatuan tujuan

Kesatuan tujuan Kesatuan tujuan organisasiorganisasi

Setiap usaha Setiap usaha diarahkan pada diarahkan pada tujuan yang samatujuan yang sama

Keterlibatan & Keterlibatan & pemberdayaan karyawanpemberdayaan karyawan Melibatkan karyawanMelibatkan karyawan Memberdayakan karyawanMemberdayakan karyawan Menghasilkan keputusan yang baik Menghasilkan keputusan yang baik

(rencana atau perbaikan)(rencana atau perbaikan) Meningkatan rasa memiliki & Meningkatan rasa memiliki &

tanggung jawabtanggung jawab Melibatkan karyawan dengan Melibatkan karyawan dengan

memberikan pengaruh yg sungguh-memberikan pengaruh yg sungguh-sungguh berartisungguh berarti

TQE – TQSTQE – TQSTotal Quality in EducationTotal Quality in Education

Total Quality SchoolTotal Quality School1.1. pencapaian dan pemuasan pencapaian dan pemuasan

harapan pelangganharapan pelanggan2.2. perbaikan terus-menerusperbaikan terus-menerus3.3. pembagian tanggung jawab pembagian tanggung jawab

dengan para pegawaidengan para pegawai4.4. pengurangan sisa pekerjaan pengurangan sisa pekerjaan

dan pengerjaan ulangdan pengerjaan ulang

44HalHalpentingpenting

Mewujudkan Mutu Sekolah secara Mewujudkan Mutu Sekolah secara TOTALTOTAL

BER

PUSA

T PAD

A

BER

PUSA

T PAD

A

PELAN

GG

AN

PELAN

GG

AN

PELIBA

TAN

PELIBA

TAN

MEN

YELUR

UH

MEN

YELUR

UH

PENG

UK

UR

AN

PENG

UK

UR

AN

KO

MITM

ENK

OM

ITMEN

PERB

AIK

AN

PERB

AIK

AN

TERU

S-MEN

ERU

STER

US-M

ENER

US

TOTAL QUALITY TOTAL QUALITY SCHOOLSSCHOOLS

BELIEFS & VALUES1 2 3 4 5

Komponen Sekolah yang TerlibatKomponen Sekolah yang TerlibatKomponenKomponen Pendd. TradisionalPendd. Tradisional Pendd. dengan TQMPendd. dengan TQMOrang tua Mencampuri dan reaktif hadir Melayani guru

di sekolahSiswa/Pelajar Hadir di sekolah Penelitian, penemuan, kebutuhan, dan melayaniGuru Mengajar, mengawasi semuanya Membimbing dan mengajar

muridKep. sekolah Mengawasi, memerintah, Menjauhkan rintangan,

mengorganisasi, dan merencanakan, dan merencanakan mengorganisasi

Tenaga Adm. Memantau pelaksanaan Bertindak sebagai sumber,kebijakan dan mendukung sekl. menghindari rintangan

Dewan/Komite Membuat kebijakan MemimpinMasyarakat Memilih dewan dan menyediakan Mengidentifikasi kebutuhan

sumber daya dan menyediakan sumberdaya

Mengapa MPMBS, Mengapa MPMBS, APA YANG SALAH DALAM PENDIDIKAN APA YANG SALAH DALAM PENDIDIKAN KITA ? KITA ?

PENDEKATAN EDUCATION PRODUCTION FUNCTION

YANG TIDAK KONSISTEN

BIROKRATIK - SENTRALISTIK

PERANSERTA WARGA SEKOLAH-GURU

WARGA MASYARAKAT-ORANG TUA SISWASANGAT MINIM

Paradigma baru manajemen sekolah Paradigma baru manajemen sekolah untuk PENINGKATAN MUTUuntuk PENINGKATAN MUTU

manajemen peningkatan mutu BERBASIS PUSAT

M anajemen P eningkatan M utu B erbasis S ekolah

menujumenuju

• OTONOMI SEKOLAHOTONOMI SEKOLAH• FLEKSIBILITASFLEKSIBILITAS• PARTISIPASIPARTISIPASI

ESENSI MPMBSESENSI MPMBS

MENCAPAI MENCAPAI SASARAN SASARAN MUTU MUTU SEKOLAHSEKOLAH

MENCAPAIMENCAPAI

Karakteristik MPMBSKarakteristik MPMBS

prestasi akademik

non-akademik

•Efektivitas proses belajar mengajar tinggi•Kepemimpinan sekolah yang kuat•Lingkungan sekolah aman dan tertib•Pengelolaan tenaga kependidikan yang efektif•Budaya mutu: total quality schools•teamwork kompak, cerdas, dan dinamis•Kewenangan (kemandirian).•Partisipasi tinggi dari warga sekolah/masyarakat•Keterbukaan manajemen•Kemamuan berubah (psikologis dan fisik)•Evaluasi dan perbaikan berkelanjutan•Responsif dan antisipatif kebutuhan•Komunikasi yang baik•Akuntabilitas tinggi dan menyeluruh•Sustainabilitas.

• kebijakan, tujuan, sasaran mutu

• Sumber daya

• Staf sekolah

• Harapan prestasi

• Fokus layanan siswa

• Input manajemen

Input OutputProses

Fungsi yang Didesentralisasikan ke Fungsi yang Didesentralisasikan ke SekolahSekolah

InputInput OutputOutputProsesProses

1.Perencanaan & evaluasi

2.Kurikulum3.Ketenagaan4.Fasilitas5.Keuangan6.Kesiswaan7.Husemas8.Iklim

Sekolah

Proses Proses Belajar Belajar

MengajarMengajarPrestasi Prestasi SiswaSiswa

Prakondisi menerapkan Prakondisi menerapkan MPMBSMPMBS

Kapasitas kelembagaan memadaiKapasitas kelembagaan memadai Budaya yang kondusifBudaya yang kondusif Kemampuan sekolah membuat kebijakan, Kemampuan sekolah membuat kebijakan,

rencana, dan program rencana, dan program Sistem akuntabilitas publikSistem akuntabilitas publik Dukungan pemerintah pusat dan daerah Dukungan pemerintah pusat dan daerah

Pendekatan dalam melaksanakan Pendekatan dalam melaksanakan MPMBS:MPMBS:

““ideograpik”ideograpik” bukan “nomotetik”bukan “nomotetik”

Tahap-tahap menerapkan Tahap-tahap menerapkan MPMBSMPMBS

Melakukan sosialisasi.Melakukan sosialisasi. Kepala sekolah “membaca” dan “membentuk” Kepala sekolah “membaca” dan “membentuk” budaya MPMBS di sekolah masing-masing.budaya MPMBS di sekolah masing-masing.

Merumuskan Merumuskan visi, misi, tujuanvisi, misi, tujuan dan dan sasaransasaran sekolah (tujuan situasional sekolah (tujuan situasional sekolah). Perlu melakukansekolah). Perlu melakukan identifikasi tantangan nyataidentifikasi tantangan nyata sekolah yang sekolah yang bersumber dari output sekolah baikbersumber dari output sekolah baik kualitas, produktivitas, efektivitas, kualitas, produktivitas, efektivitas, dan efisiensi.dan efisiensi.

Identifikasi fungsi-fungsiIdentifikasi fungsi-fungsi yang diperlukan untuk mencapai sasaran.yang diperlukan untuk mencapai sasaran. Melakukan Melakukan analisis SWOTanalisis SWOT.. AlternatifAlternatif langkahlangkah pemecahanpemecahan persoalan.persoalan. Menyusun Menyusun rencanarencana dandan programprogram peningkatan mutu. peningkatan mutu. Melaksanakan rencanaMelaksanakan rencana peningkatan mutu.peningkatan mutu. Melakukan Melakukan monitoring monitoring dan dan evaluasievaluasi pelaksanaan.pelaksanaan. Merumuskan sasaranMerumuskan sasaran mutu barumutu baru..

Mengapa M & E perlu Mengapa M & E perlu dilakukan?dilakukan? Tanpa evaluasi/penilaian, tidak ada alasan untuk mengatakan apakah Tanpa evaluasi/penilaian, tidak ada alasan untuk mengatakan apakah

suatu sekolah tersebut mengalami kemajuan atau tidak suatu sekolah tersebut mengalami kemajuan atau tidak Monitoring (M)Monitoring (M)

proses/kegiatan pemantauan untuk mendapatkan informasi mengenai proses/kegiatan pemantauan untuk mendapatkan informasi mengenai proses proses

FokusFokus: komponen proses MPMBS, menyangkut: proses pengambilan : komponen proses MPMBS, menyangkut: proses pengambilan keputusan, pengelolaan kelembagaan, pengelolaan program, maupun keputusan, pengelolaan kelembagaan, pengelolaan program, maupun pengelolaan proses belajar mengajar.pengelolaan proses belajar mengajar.

Evaluasi (E)Evaluasi (E) proses mendapatkan informasi mengenai hasil dari pelaksanaan kegiatan. proses mendapatkan informasi mengenai hasil dari pelaksanaan kegiatan. Fokus: Fokus: hasil MPMBS.hasil MPMBS.

Apa Saja yang Dimonitor dan Dievaluasi?Apa Saja yang Dimonitor dan Dievaluasi? ““KIPO2” KIPO2” konteks, input, proses, konteks, input, proses, output,output, outcomeoutcome

Jenis M & E Jenis M & E internal dan eksternal internal dan eksternal