lptik.unja.ac.id · Web viewUniversitas Jambi membutuhkan suatu sistem pendukung layanan yang...

1. Ringkasan Eksekutif Universitas Jambi membutuhkan suatu sistem pendukung layanan yang handal dan dapat

menyediakan informasi akurat serta real-time kepada seluruh sivitas akademika dan masyarakat.

Untuk memenuhi kebutuhan tersebut dan mengoptimalkan serta mengintegrasikan seluruh proses

bisnis dan fungsi operasional universitas dengan memanfaatkan teknologi informasi, maka

manajemen melakukan inisiatif untuk menyusun IT Master Plan 2016 – 2020. IT Master Plan

2016 – 2020 bertujuan memberikan arahan strategis yang jelas kepada manajemen agar kegiatan

IT dapat mendukung pencapaian visi, misi & tujuan Universitas Jambi, mengakomodasi seluruh

kebutuhan operasional bisnis, menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan serta

mengoptimalkan kinerja Universitas Jambi. Rencana pengembangan IT di Universitas Jambi

selama periode 2016 – 2020 meliputi aspek People, Process dan Technology yang dibagi

menjadi dua tahapan besar, yaitu:

1. Pembangunan fungsi dasar IT yang mencakup organisasi, SDM, aplikasi dan infrastruktur IT.

2. Peningkatan kualitas penyediaan (proses operasional) infrastruktur dan layanan IT secara

kontinu.

Secara garis besar, IT Master Plan 2010 – 2014 berisi visi organisasi IT, sasaran dan tujuan yang

akan dijalankan oleh LPTIK Universitas Jambi, yaitu:

“Menyediakan layanan TIK yang handal dan efektif untuk mendukung tercapainya a world

class entrepreneurship University”

Sasaran TujuanMembangun organisasi IT dan SDM yang kompeten.

1.1 Membentuk organisasi IT yang tepat sesuai dengan kebutuhan dan kondisi Universitas Jambi.

1.2 Meningkatkan kompentensi SDM IT melalui pelatihan yang berkelanjutan.

Menyediakan layanan IT yang tepat guna dan sesuai kebutuhan.

2.1 Implementasi sistem ERP (Enterprise Resource Planning) untuk mengintegrasikan data dan proses bisnis.

2.2 Implementasi sistem email dan portal website yang dapat diakses oleh karyawan dan publik.

Menyediakan sarana infrastruktur IT yang memadai.

3.1 Pengadaan perangkat keras (hardware) IT dan ruang server sesuai dengan kebutuhan serta perkembangan teknologi.

3.2 Pengadaan perangkat lunak (software)

2

sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan teknologi.

3.3 Pembangunan data center atau ruang server yang memadai.

Menerapkan pengelolaan operasional IT yang efektif dan efisien.

4.1 Mengimplementasikan proses/kegiatan operasional IT sesuai best practices (COBIT, ISO 27001 ISMS) dan kondisi Universitas Jambi.

4.2 Mengukur kinerja IT secara periodik menggunakan parameter yang sesuai kebutuhan dan kondisi Universitas Jambi.

2. Pengantar 2.1 LatarBelakang

Perkembangan dunia pendidikan tinggi saat ini begitu pesat dan menuntut pimpinan

untuk senantiasa mengembangkan keunggulan daya saingnya dengan cara melakukan

inovasi, meningkatkan efisiensi dan efektivitas layanan universitas. Penggunaan

Information Techonology (IT) yang tepat menjadi peran kunci dalam membantu pelaku

usaha menjawab tantangan tersebut. Berdasarkan kondisi tersebut, Lembaga

Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (LPTIK) berinisiatif menyusun IT

Master Plan 2016 – 2020 yang dapat memberikan arahan strategis kepada manajemen

mengenai berbagai inisatif yang harus dilakukan agar IT dapat selaras dan mendukung

tercapainya tujuan Universitas Jambi.

Penyusunan IT Master Plan 2016 – 2020 ini berpedoman kepada visi, misi dan rencana

Universitas Jambi yang telah ditetapkan serta mempertimbangkan kondsi internal

organisasi dan lingkungan eksertal. Hal ini bertujuan agar pemanfaatan teknologi

informasi dapat optimal mengakomodasi kebutuhan dan menjadi salah satu business

driver guna menjaga kualitas layanan Universitas Jambi yang prima serta kontinu.

3

3. Gambaran Umum LPTIK

LPTIK singkatan dari Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi adalah

salah satu lembaga di Universitas Jambi yang mempunyai tugas mengembangkan Teknlogi

Informasi dan Komunikasi (TIK) yang diterapkan untuk kelancaran kegiatan tridharma di

Universitas Jambi. Lembaga ini mempunya visi menyediakan Layanan TIK yang Handal dan

Efektif untuk Mendukung Pencapaian Visi, Misi dan Tujuan Universitas Jambi. Untuk

melaksanakan visi dari tersebut, LPTIK digerakan oleh struktur organisasi yang terdiri atas

ketua, sektaris, kepala pusat, kasubag dan staf.

Sebelum menjadi lembaga seperti sekarang, cikal bakal LPTIK dahulunya adalah Unit

Pelaksana Teknis (UPT) Komputer. Unit ini didirikan pada tahun 1986 oleh Ir. S.B Samad

rektor Universitas Jambi ke 2 dengan ketua Ir. Vinny Suwita, M.Sc. Pada masa tersebut, UPT

komputer mulai melakukan pengolahan data hasil belajar mahasiswa dengan aplikasi

komputer. Kemampuan TIK yang harus dimiliki oleh dosen dan pegawai waktu itu adalah

wordstar dan lotus dengan sistem operasi DOS.

Sejalan dengan perkembangan teknologi komputer, UPT komputer juga melakukan

upgrading kompetensi TIK dosen dan staf dengan mengadakan pelatihan sistem operasi

window dan aplikasi office. Untuk membekali mahasiswa dengan kemampuan TIK, maka

UPT komputer membantu menyelenggaran perkuliahan dengan judul Aplikasi Komputer. Di

masa kepemimpinan Prof. Dr. Ali Rahman, M.Sc rektor Universitas Jambi ke 4, UPT

Komputer membidani lahirnya Pusat Pendidikan Internet (PPI) Universitas Jambi pada

tahun 2000 dengan Ketua Ir. Teguh Sumarsono, M.Si. Beliau bersama dengan Kepala UPT

Komputer Ir. Indra Sulaksana, M.Si mengembangkan Local Area Network (LAN)

Universitas Jambi dan menyediakan akses internet di Kamput Telanai Pura dan Mendalo.

Semasa kepemimpinan Ir. Indra Sulaksana, M.Si layanan komputer universitas Jambi maju

dengan pesat. Akses internet dapat dilakukan pada setiap fakultas. Untuk keperluan

pengelolaan data akademik, UPT komputer mengembangkan sistem akademik online

(SIAKAD).

Selanjutnya pada Permendikbud No. 19 tahun 2014 tentang OTK Universitas Unja pasal 69

poin c tertera Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (LPTIK).

Tugas utama LPTIK adalah melaksanakan, mengkoordinasikan, memantau dan mengevaluasi

4

kegiatanan pengembangan teknologi informasi dan komunikasi. Untuk mewujudkan tugas ini

maka dibentuk pusat pengembangan yang meliputi: Kepala Pusat Pengkajian dan

Pengembangan sistem dan Keamanan Informasi, Kepala Pusat Pengkajian dan

Pengembangan Infrastruktur TIK, Kepala Pusat Layanan Data dan Sistem Informasi, Kepala

Pusat Sumber daya Manusia dan Kerjasama TIK, Kepala Pusat Pengkajian dan

Pengembangan Multimedia, Kepala Pusat Informasi, Dokumentasi, keluhan dan Hubungan

Masyarakat.

Saat ini sebagian besar kampus-kampus Universitas Jambi yang meliputi kampus mendalo,

telanai, buluran, kampus pasar, pondok meja dan muara bulian telah terhubungan dalam satu

network. LPTIK juga sudah mengembangkan beberapa aplikasi diantara e-payment,

repository Universitas Jambi, presensi untuk mewujudkan Universitas Jambi yang berlayanan

digital.

3.1. Visi, Misi dan Komiten Manajemen

3.1.1 Visi

Menyediakan layanan TIK yang handal dan efektif untuk mendukung tercapainya

a world class entrepreneurship University.

3.1.2 Misi

a. Mengembangkan aplikasi yang terintegrasi untuk mewujudkan Universitas

Jambi yang berlayanan digital

b. Mengembangkan jaringan komputer yang menjangkau seluruh unit kerja di

Universitas Jambi

c. Meningkatkan keterampilan sivitas Universitas Jambi dalam TIK

d. Mengembangkan multimedia untuk keperluan organisasi, pembelajaran, dan

layanan TIK

e. Memberikan informasi yang akurat dan efektif kepada stakeholder dan

masyarakat tentang Universitas Jambi

3.1.3 Komitmen Manajemen

5

Untuk mendukung keberhasilan tercapainya visi dan misi LPTIK, maka LPTIK menetapkan langkah-langkah delapan prinsip manajemen, yaitu:

1. Customer-Focused Organisation, yaitu fokus pada pengguna untuk memahami kebutuhan dan harapan pengguna pada masa kini dan mendatang. Persyaratan produk yang diminta sivitas dipenuhi serta dilakukan pengukuran kepuasan pengguna.

2. Leadership, yaitu pemimpin menetapkan kesatuan tujuan dan sasaran pengguna serta menciptakan dan memelihara lingkungan intern dalam pencapaian tujuan.

3. Involvement of People, yaitu melibatkan seluruh staf sehingga kemampuannya mendukung pencapaian tujuan pengguna.

4. Process Approach, yaitu hasil yang dikehendaki tercapai lebih efisien bila kegiatan dan sumber daya terkait dikelola sebagai suatu proses.

5. System Approach to Management, yaitu mengetahui, memahami dan mengelola proses yang saling terkait sehingga memberikan dampak positif pada keefektifan dan efisiensi LPTIK dalam mencapai tujuannya.

6. Continual Improvement, yaitu perbaikan berlanjut secara menyeluruh dijadikan tujuan LPTIK.

7. Factual Approach to Decision Making, yaitu pengambilan keputusan yang efektif didasarkan pada hasil analisis data dan informasi.

8. Mutually Beneficial Supplier Relationships, yaitu menciptakan hubungan yang saling menguntungkan antara LPTIK dengan sivitas Universitas Jambi sehingga kedua belah pihak saling menguntungkan.

3.1.4 Sertifikasi dan PenghargaanSejauh ini LPTIK telah mendapatkan sebuah penghargaan dari Kemenristek DIKTI yaitu sebagai harapan dua dalam pengelolaan website Universitas Jambi. Selain itu LPTIK berpartisipasi dalam peningkatan ranking Universitas Jambi pada beberapa perangkinan internasional seperti webometric dan 4ICU. Universitas Jambi pada Januari 2019 mendapat ranking 39 pada webmetric dan 30 pada 4ICU.

3.1.5 Struktur Organisasi

6

LPTIK Universitas Jambi telah membangun suatu struktur organisasi yang efektif dan optimal guna menjalankan aktivitas yang dituntut oleh Universitas Jambi. Saat ini, LPTIK Universitas Jambi dipimpin oleh 1 (satu) Ketua Lembaga dan 1 (satu) Sekretaris dengan dibantu oleh 6 (enam) Koordinator Pusat, dan 1 (satu) Kasubag. Gambaran lengkap struktur organisasi LPTIK adalah:

Tugas Pokok dan FungsiKetua LPTIK1. Tugas

Memimpin, mengkoordinasikan, memantau dan mengevaluasi kegiatan pengembangan teknologi informasi dan komunikasi di lingkungan Universitas Jambi

2. Fungsio Penyusunan rencana, program dan anggaran Lembaga Pengembangan

Teknologi Informasi dan Komunikasi;

o Pelaksanaan Pengembangan dan pengelolaan jaringan dan web site Universitas Jambi;

o Pelaksanaan pengembangan sistem informasi dan pemrograman;

7

o Pelaksanaan pengembangan dan pengelolaan multimedia;

o Pelaksanaan pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak teknologi informasi dan komunikasi;

o Koordinasi pelaksanaan kegiatan pengembangan teknologi informasi dan komunikasi;

o Pelaksanaan fasilitasi penerapan sistem dan teknologi informasi dan komunikasi di lingkungan Universitas Jambi;

o Pemantauan dan pengevaluasian pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi di lingkungan Universitas Jambi;

o Pelaksanaan urusan administrasi lembaga;Sekretaris1. Tugas

Membantu, mempersiapkan dan mewakili ketua LPTIK dalam melaksanakan, mengkoordinasikan, memantau dan mengevaluasi kegiatan pengembangan teknologi informasi dan komunikasi di lingkungan Universitas Jambi

2. Fungsi Membantu, mempersiapkan rencana program dan anggaran LPTIK;

Pelaksanaan pengembangan dan pengelolaan jaringan dan web site Universitas Jambi;

Membantu pelaksanaan pengembangan sistem informasi dan pemrograman;

Membantu pelaksanaan pengembangan dan pengelolaan multimedia;

Membantu pelaksanaan pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak teknologi informasi dan komunikasi

mengkoordinasi pelaksanaan kegiatan pengembangan teknologi informasi dan komunikasi;

Membantu pelaksanaan fasilitasi penerapan sistem dan teknologi informasi dan komunikasi di lingkungan Universitas Jambi;

Memantau dan mengevaluasi proses pengembangan teknologi informasi dan komunikasi di lingkungan Universitas Jambi;

Melaksanakan berbagai kegiatan perbaikan proses pengembangan teknologi informasi dan komunikasi;

Pelaksanaan urusan administrasi lembaga;

8

Sewaktu-waktu mewakili ketua dalam urusan kedinasan dan urusan keadministrasian LPTIK;

Menyusun dan mempersiapkan laporan LPTIK pada akhir tahun anggaran;

Kepala Pusat Pengkajian dan Pengembangan Infrastruktur TIK1. Tugas

Membantu ketua LPTIK dalam merancang, melaksanakan, mengevaluasi dan menyusun laporan kegiatan Pengkajian dan pengembangan Infrastruktur Teknologi Informasi dan komunikasi di lingkungan Universitas Jambi

2. Fungsi Menyusun rencana pengembangan Infratruktur Jaringan dan memonitor serta

mengendalikan operasional infrastruktur jaringan di lingkungan Universitas Jambi;

Mengelola bandwidth, routing, firewall, menata dan merawat infrastruktur jaringan untuk jangka panjang (Fiber Optik, Server, Router);

Mengelola Network Operation Center Universitas Jambi;

Mengalokasikan IP Publik serta Private untuk jaringan di Universitas Jambi;

Merencanakan perubahan IP jangka panjang;

Melakukan mapping topologi jaringan secara lengkap, dan pengelolaan keamanan jaringan dan sistem informasi;

Mengkoordinir jaringan-jaringan lain yang ada di Fakultas dan unit-unit di lingkungan Universitas Jambi;

Menjamin adanya layanan data yang berkesinambungan (intranet dan internet);

Merencanakan pengembangan hardware dan penggunaan software license dan software open source sesuai kebutuhan Fakultas dan Unit di lingkungan Universitas Jambi;

Memberikan rekomendasi spesifikasi dan harga hardware yang diajukan seluruh unit di lingkungan Universitas Jambi;

Melakukan perawatan hardware dan software di lingkungan Universitas Jambi;

9

Kepala Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem dan Keamanan Informasi1. Tugas

Membantu ketua LPTIK dalam merancang, melaksanakan, mengevaluasi dan menyusun laporan kegiatan Pengkajian dan pengembangan sistem informasii dan komunikasi di lingkungan Universitas Jambi

2. Fungsi Menyusun rencana pengembangan sistem informasi manajemen secara

terpadu dan terintegrasi di lingkungan Universitas Jambi;

Menyusun rencana sistem perekaman dan pengamanan data dan informasi yang ada di lingkungan Universitas Jambi;

Melayani permintaan pembuatan aplikasi unit-unit dilingkungan Universitas Jambi maupun diluar Universitas Jambi;

Mengembangkan sistem pengamanan data dan sistem informasi yang dikembangkan;

Merancang dan mengembangkan modul-modul website di lingkungan Universitas Jambi;

Memonitor dan mengevaluasi pengembangan sistem informasi yang dikembangakan;

Memberikan bantuan teknis operasional sistem informasi manajemen kepada unit-unit yang membutuhkan;

Kepala Pusat Layanan Data dan Sistem Informasi1. Tugas

Membantu ketua LPTIK dalam merancang, melaksanakan, mengevaluasi dan menyusun laporan kegiatan Layanan data dan sistem informasi Teknologi Informasi dan komunikasi di lingkungan Universitas Jambi.

2. Fungsi Menyusun standar operasional prosedur (SOP) pelayanan data dan sistem

informasi;

Mengolah data base sumber daya di lingkungan Universitas Jambi; Menghimpun dan membantu mengelola data dan informasi, backup data,

pengarsipan serta dokumentasi data di lingkungan Universitas Jambi;

Update klasifikasi informasi/dokumen, dan menjaga keabsahan dan kevalidan data;

10

Menentukan (Mengatur) Informasi/dokumen dan Menyebarluaskan informasi;

Melayani permintaan data dan informasi/dokumen;

Menyiapkan informasi dan mensosialisasikan sistem yang dapat diakses oleh civitas akademika di lingkungan universitas jambi, dan pihak eksternal yang membutuhkan;

Mengelola Pangkalan data, C-panel, website, repository, blog, e-learning, e-journal, epsbed dan sistem lain serta pembagian subdomain www.unja.ac.id;

Mengelola keluhan pengguna jasa layanan,

Mengkoordinir dan mengendalikan langsung semua sistem informasi manajemen yang dikembangkan di unit-unit kerja menuju sistem informasi manajemen data terpadu, terintegrasi dan terpusat di lingkungan Universitas Jambi;

Kepala Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia dan Kerjasama TIK1. Tugas

Membantu ketua LPTIK dalam merancang, melaksanakan, mengevaluasi dan menyusun laporan kegiatan pengembangan sumber daya manusia dan kerjasama Teknologi Informasi dan komunikasi di lingkungan Universitas Jambi

2. Fungsi Menyusun rencana pengembangan sumber daya manusia dan kerjasama

dibidang teknologi informasi dan komunikasi;

Menyusun rencana pendidikan, pelatihan dan sertifikasi bidang teknologi informasi dan komunikasi bagi sivitas akademika Universitas Jambi;

Melakukan pelatihan-pelatihan TIK bagi mahasiswa, dosen, karyawan dan pihak luar yang membutuhkan;

Melakukan ujian sertifikasi dalam bidang TIK bagi mahasiswa, dosen, karyawan dan pihak luar yang membutuhkan;

Mengembangkan jaringan kerjasama dengan pihak lain dalam mengembangkan usaha di bidang TIK;

Memonitor pelaksanaan dan umpan balik pelatihan;

11

Kepala Pusat dan Pengembangan Multimedia1. Tugas

Membantu ketua LPTIK dalam merancang, melaksanakan, mengevaluasi dan menyusun laporan kegiatan Pengkajian dan pengembangan Multimedia di lingkungan Universitas Jambi.

2. Fungsi Mengembangkan pusat pengkajian dan Pengembangan multimedia di

lingkungan Universitas Jambi;

Memproduksi media pembelajaran inovatif (cetak, video, multimedia) untuk meningkatkan mutu Pembelajaran.

Pendayagunaan aplikasi ICT, lab-virtual, audio visual untuk pembelajaran;

Mengkoordinir pengembangan laboratorium komputer sesuai dengan standar nasional pendidikan tinggi;

Melaksanakan kegiatan teleconference di lingkungan Universitas Jambi;

Kepala Pusat Informasi, Dokumentasi, Keluhahan dan Hubungan Masyarakat1. Tugas

Membantu ketua LPTIK dalam merancang, melaksanakan, mengevaluasi dan menyusun laporan kegiatan Dokumentasi, keluhan dan Kehumasan di lingkungan Universitas Jambi

2. Fungsio Membina hubungan harmonis dengan publik (internal dan eksternal)

o Berperan serta aktif dalam membangun citra positif lembaga

o Membangun komunikasi yang sinergis antara lembaga dan publik (internal dan eksternal)

o Mengidentifikasi dan menganalisis opini atau berbagai persoalan yang ada di dalam lembaga maupun yang berkembang di masyarakat

o Mengendalikan dan membangun opini positif tentang lembaga

o Mengelola dan mensosialisasikan informasi kepada publik (internal dan eksternal) dengan baik

12

o Membangun institusi yang responsif terhadap dinamika masyarakat terkait dengan tri dharma perguruan tinggi (pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat)

o Mengkoordinasikan peliputan kegiatan universitas

o Menghimpun data/dokumen dari satuan kerja di lingkungan Universitas Brawijaya.

o Mengelola informasi dan dokumen yang masuk.

o Update klasifikasi informasi.

o Mempersiapkan kegiatan publikasi dan dokumentasi.

o Mengolah informasi kebijakan pimpinan

o Mengelola reputasi universitas

3.2. Proses Bisnis LPTIK

3.3. Produk Inti LPTIKProduk LPTIK tersebar pada setiap Pusat yang ada yang meliputi:1. Pusat Pengkajian dan Pengembangan Infrastruktur TIK

- Pembuatan VLAN setiap unit kerja- Lab Komputer yang terhubung dengan LAN disetiap Fakultas- Program Zero Blank Spot - Pengadaan Dedicated Bandwidth

2. Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem dan Keamanan Informasi- Sistem informasi akademik- Aplikasi untuk administrasi- Aplikasi pengelolaan keuangan- Aplikasi kepegawaian- Aplikasi pengelolaan peneltian dan pengabdian- Aplikasi pengelolaan publikasi- Aplikasi kemahasiswaan dan lulusan

3. Pusat Layanan Data dan Sistem Informasi- Pelaporan data mahasiswa, dosen, dan aktivitas perkuliahan ke Pangkalan Data

Perguruan Tinggi (PDPT Dikti)

4. Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia dan Kerjasama TIK- Pusat Latihan Test Indonesia untuk TOEP dan TKD- Pelatihan aplikasi yang digunakan di Universitas Jambi

13

5. Pusat dan Pengembangan Multimedia- Profil Universitas Jambi - Profil Fakultas- Profil Unit Keja- Media pembelajaran

6. Pusat Informasi, Dokumentasi, Keluhahan dan Hubungan Masyarakat- Unja dalam gambar- Suara Unja- Klik Unja- PPID Universitas Jambi

3.4. Analisa Kebutuhan Bisnis

Kesadaran pemanfaatan teknologi informasi pada dunia pendidikan telah sangat tinggi

dan dibutuhkan. Hal ini dikarenakan teknologi informasi dapat menjadi salah satu

faktor keunggulan daya saing untuk menghasilkan layanan yang tepat, efektif dan

efisien. Harapan manajemen LPTIK terhadap peran teknologi informasi adalah:

- Mendorong peningkatan kinerja Universitas Jambi.

- Meningkatkan pendapatan usaha.

- Menyediakan data dan informasi secara cepat dan akurat.

- Memberikan nilai tambah dan manfaat bagi Universitas Jambi.

- Berkontribusi dalam mengurangi biaya.

- Mempercepat proses kerja.

- Memudahkan komunikasi dan kolaborasi antar unit kerja internal dan pihak

eksternal.

- Menjaga keamanan data dan informasi.

- Kemudahan akses data dan informasi.

- Mengakomodasi seluruh kebutuhan pengguna internal dan eksternal.

4. Gambaran Kondisi IT Saat Ini4.1. Organisasi IT

Univesitas Jambi telah memiliki struktur organisasi yang formal yang disebut dengan Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (LPTIK). Organisasi ini

14

mempunyai satu kepala, satu sekretaris, 1 Kasubag, 6 koorpus dan 14 staf yang tersebar pada berbagai Pusat. Secara garis besar, peran dan tugas yang dilakukannya berkaitan dengan pemeliharaan dan monitoring perangkat IT, seperti pemeliharaan aplikasi SIAKAD, SIMPEG, dan berbagai aplikasi lainya.

4.2. Lingkungan Aplikasi (Application Environment)Saat ini LPTIK Universitas Jambi memeliki beberapa aplikasi yang digunakan untuk mengelola layanan di LPTIK, yaitu:No. Nama Aplikasi Fungsi1. SIAKAD (sistem informasi akademik) Mengelola kontrak kuliah, nilai

dan transkip mahasiswa2. SIMPEG (sistem informasi manajemen

kepegawaian)Mencatat data kepegawaian (dosen dan staf) Universitas Jambi

3. Aplikasi pengelolaan jaringanhttp://103.26.102.2/nagvis/frontend/nagvis-js/index.php?mod=Map&act=view&show=mendalo .

Memonitor jaringan yang ada di LPTK dan Universitas Jambi

4. SIMLPPM Mencatat data kegiatan penelitian dan pengabdian dosen di Universitas Jambi

4.3. Lingkungan Teknologi Perangkat (Hardware Technology Environment)

Tipe perangkat komputer yang digunakan oleh end user untuk mengakses aplikasi dan menjalankan aktivitas proses bisnis adalah:

No.

Tipe Komputer Model OS

1. End User PCs /Workstations HP, Dell windows2. Laptop HP, Asus windows3. End User Laser Printers Canon

Infrastruktur Jaringan Teknologi Informasi

Universitas Jambi sudah memiliki jaringan serat optik dengan dedicated bandwidth

sebesar 110 Mbps. Kondisi ini belum bisa memberikan pasokan internet yang memenuhi

harapan dari sivitas akademika Universitas Jambi.

4.4. Proses ITLPTIK sudah memiliki struktur yang terdiri dari ketua, sekretaris, coordinator pusat dan

15

http://103.26.102.2/nagvis/frontend/nagvis-js/index.php?mod=Map&act=view&show=mendalo

http://103.26.102.2/nagvis/frontend/nagvis-js/index.php?mod=Map&act=view&show=mendalo

staf. Akan tetapi dengan begitu banyaknya proses IT yang ada di Universitas Jambi maka jumlah staf LPTIK tidak mencukupi. Untuk mengatasi permasalahan ini perlu dibuat divisi TIK pada setiap fakultas atau unit kerja yang bertugas untuk menangani permasalahan IT yang muncul di unit kerja dan berkoordinasi dengan LPTIK Universitas Jambi.

4.5. Anggaran ITManajemen telah mengalokasikan anggaran IT setiap tahun dalam Rencana Kerja Anggaran (RKAKL). Anggaran tersebut digunakan untuk pembayaran lisensi OS Windows dan MS Office, pembayaran akses internet. Rata-rata anggaran IT yang tercatat dalam RKAP adalah sebesar 4,2 M setahun

5. Arahan Strategi IT 5.1. Lingkup Arahan Strategi IT

Berdasarkan hasil analisa kebutuhan IT yang telah dijelaskan diatas, maka ruang

lingkup arahan strategis IT yang akan dijalankan selama periode 2016 – 2020 oleh

LPTIK adalah aspek People, Process dan Technology:

1. Organisasi dan Sumber daya manusia (People).

a. Pembangunan organisasi IT dalam rangka mendukung operasional dan

pengembangan IT di Universitas Jambi.

b. Peningkatan kompetensi SDM terhadap pemanfaatan dan penguasaan IT.

c. Pemenuhan kebutuhan SDM IT sesuai kualifikasi dan jumlah yang diperlukan

oleh Universitas Jambi.

2. Infrastruktur IT (Technology).

a. Implementasi infrastruktur jaringan komputer di Universitas Jambi secara

terpadu pada tingkat core, distribution dan access.

b. Implementasi infrastruktur server dan komputer PC untuk mendukung bisnis

proses.

c. Pembangunan ruang server yang memadai untuk mengakomodasi kebutuhan

Universitas Jambi.

d. Peningkatan kapasitas koneksi internet sesuai dengan kebutuhan yang semakin

berkembang.

16

e. Implementasi firewall untuk menjaga keamanan informasi.

3. Aplikasi dan layanan IT (Technology).

a. Implementasi sistem ERP untuk mendukung integrasi bisnis proses dan

penyediaan informasi yang akurat serat tepat waktu.

b. Implementasi antivirus pada server dan komputer PC untuk melindungi

informasi dari serangan malware.

c. Implementasi sistem email untuk mendukung layanan Universitas Jambi.

d. Penggunaan aplikasi/sistem yang berlisensi dan open source sesuai kebutuhan.

4. Operasional IT (Process).

a. Menerapkan pengelolaan operasional IT yang efektif dan efisien melalui pendekatan proses/kegiatan operasional IT sesuai best practices tata kelola IT (seperti: COBIT, ISO 27001 ISMS) dan kondisi Universitas Jambi.

b. Mengukur kinerja IT secara periodik menggunakan parameter yang sesuai kebutuhan dan kondisi Universitas Jambi.

5. Anggaran (Process).

a. Adanya anggaran IT yang memadai dan kontinu untuk pengembangan dan

operasional IT

5.2. Faktor –faktor Strategis Pemanfaatan IT harus diselaraskan dengan usaha organisasi dalam mencapai tujuannya, yaitu program-program IT perlu menyesuaikan dengan layanan dan kebijakan yang ada di Universitas Jambi. Hal ini berarti IT telah diposisikan sebagai pendukung pelaksanaan proses dan sistem dalam usaha membantu Universitas Jambi dalam melayani sivitas akademika dan masyarakat. Peran IT sebagai pendukung dan enabler dimanfaatkan untuk mempercepat, mempermudah, mempertinggi kehandalan, dan meningkatkan akurasi proses bisnis yang dijalankan saat ini.

Agar produk IT yang dihasilkan bermanfaat, maka produk tersebut tersebut harus diimplementasikan. Salah satu persyaratan agar penerapan IT dapat berjalan dengan lancer adalah adanya dukungan dan komitmen komitmen dari pimpinan Universitas Jambi. Bentuk komitmen yang diharapkan tersebut antara lain:

17

a. Keputusan Pimpinan Universitas Jambi tentang penggunaan sistem IT yang telah dikembangkan dalam bisnis proses day to day. Keputusan ini menjadi landasan formal bagi penegakan terhadap tiap unit kerja untuk menggunakan sistem IT tersebut.

b. Kebijakan dalam alokasi sumber daya secara berkelanjutan untuk mendukung operasional sistem-IT.

c. Dukungan fasilitasi untuk menggerakkan dan mengarahkan segenap komponen di Universitas Jambi dalam menggunakan sistem IT yang baru (dalam bentuk sosialisasi, pelatihan, pendampingan, serta helpdesk).

5.3. Manajemen Perubahan

Pengembangan infrastruktur, sistem, sumber daya dan organisasi IT pada akhirnya akan membawa perubahan terhadap Universitas Jambi. Perubahan tidak hanya terjadi pada aspek fisik, tetapi juga menyentuh aspek kebiasaan (habit) dan budaya (culture) bagaimana seseorang bekerja (misalnya jika prosedur kerjanya berubah), bahkan cara pandangnya (misalnya penerapan disposisi online memaksa pimpinan dan staf menjalankan aplikasi tersebut secara tepat waktu). Masalah yang kerap ditemukan dilapangan adalah baik pimpinan maupun staf sama-sama mempunyai penolakan terhadap hal-hal baru yang dirintis oleh LPTIK untuk diterapkan. Sebagai akibatnya adalah proses bisnis tetap berjalan secara tradisional walaupun sistem komputerasi sudah memungkinkan untuk dilaksanakan.

Manajemen perubahan adalah usaha yang terencana dan sistematis guna mengatasi dampak dari suatu diterapkan sistem komputerasi di suatu organisasi. Perencana sistem perlu menyadari dan mengantisipasi dari awal bagaimana penerapan aplikasi yang sudah dibuat untuk dapat diterapkan nantinya. Perubahan dapat terjadi pada banyak aspek, dan termasuk aspek manusia. Manusialah yang akan menjalankan sistem dan cara kerja baru yang berbeda dengan yang lama, dan sudah menjadi naluri manusia untuk tidak mudah menerima perubahan (memiliki resistensi). Level perubahan akan berbanding lurus dengan tingkat kesulitan penerapannya.

Proses menjalani perubahan melibatkan tiga pihak: unsur pimpinan, tim implementasi, dan pihak-pihak sebagai sasaran perubahan (pengguna/pegawai).

5.4. Tahapan Strategi

Hal yang perlu diperhatikan dalam menentukan tahapan pengembangan IT di Universitas Jambi melalui LPTIK untuk periode 2016 – 2020 adalah keseimbangan

18

antara kebutuhan untuk meningkatkan kemajuan dengan mempertimbangkan terhadap ketidakpastian, resiko, dan perubahan-perubahan yang tidak dapat diperkirakan sebelumnya. Untuk menghadapi situasi tersebut, tahapan pengembangan IT di Universitas Jambi perlu dibuat secara jelas tetapi fleksibel. Jelas dalam arti urutan tahapan logis, berkesinambungan, dan realistis. Fleksibel berarti mampu mengakomodasi berbagai ketidakpastian dalam bentuk penyesuaian dan perubahan rencana. Dengan pendekatan seperti ini, IT Master Plan yang disusun tidak menganut tahapan yang terlalu spesifik dan kaku (rigid). Tujuannya untuk memberikan keleluasaan jika diperlukan penyesuaian-penyesuaian dengan kondisi real pada saat itu. Meskipun demikian, fleksibilitas diberlakukan dalam satu kerangka sesuai kebijakan yang digariskan oleh Universitas Jambi.

Pengembangan IT di Universitas Jambi periode 2016 – 2020 diusulkan menggunakan dua tahapan besar, yaitu:

1. Pembangunan fungsi dasar IT yang mencakup organisasi, SDM, aplikasi dan

infrastruktur IT.

2. Peningkatan kualitas penyediaan (operasional) infrastruktur dan layanan IT secara

kontinu

Tahap pertama bertujuan meyakinkan semua pengguna IT di Universitas Jambi bahwa

mereka dapat memanfaatkan semua fungsionalitas IT untuk melakukan aktivitas bisnis

atau tugas pokok mereka. Tahap kedua bersifat memperluas kapabilitas IT sehingga

universitas dapat semakin memanfaatkan berbagai potensi IT, termasuk untuk

menggali cara-cara baru dalam melakukan tugas atau aktivitas bisnis tertentu

6. Sasaran Strategi & Alat Ukur Kinerja IT Sasaran strategi IT bersifat jangka panjang yang akan dicapai pada akhir periode IT Master Plan ini. Uraian tentang sasaran jangka panjang disampaikan menurut bidang (area) pengembangan IT, yaitu:

1. Organisasi IT dan SDM. 2. Infrastruktur IT 3. Aplikasi dan layanan IT4. Operasional IT

Selain sasaran dan penjelasannya, disebutkan juga indikator untuk masing-masing sasaran.

19

Indikator menunjukkan tingkat atau kondisi yang akan dicapai, dalam konteks sasaran yang ditetapkan. Metode untuk mengetahui tingkat ketercapaian sasaran juga akan dijelaskan

6.1. Organisasi dan Tatakelola IT

Aspek organisasi dan tatakelola IT menentukan keberhasilan pemanfaatan IT bagi Universitas Jambi secara optimal. Organisasi menentukan peran pengambil keputusan yang terkait dengan operasional dan pengembangan IT. Tatakelola IT memberikan gambaran kebijakan, prosedur, proses dan pengukuran kinerja IT. IT Master Plan 2016 – 2020 mengusulkan dibentuknya organisasi IT yang bertugas mengembangkan dan mengelola infrastruktur, aplikasi dan penanganan insiden IT. Untuk memudahkan manajemen dan pengaturan dalam organisasi IT, IT Master Plan 2016 – 2020 mengusulkan pula ditunjuknya seorang pejabat yang berfungsi sebagai Ketua LPTIK. Tugas Kepala LPTIK adalah menjamin keberhasilan upaya-upaya pembangunan dan operasional IT agar dapat mencapai tujuannya. Di dalam tugas ini melekat fungsi kepemimpinan dan koordinasi, karena pada dasarnya pembangunan IT adalah kegiatan yang bersifat multidisipliner dan melibatkan banyak pihak yang harus bergerak ke tujuan yang sama.

Selain itu, agar dapat menjalankan tugasnya secara efektif, organisasi IT perlu memiliki kelengkapan personel yang mendukung fungsi IT sebagai ujung tombak operasi IT di Universitas Jambi. Personel yang diusulkan mencakup personel yang mengelola infrastruktur perangkat keras komputer dan jaringan serta personel yang mengelola aplikasi atau perangkat lunak dan layanan IT.

Sasaran yang ditetapkan adalah sebagai berikut:

1. Pembentukan organisasi IT

No. Kriteria Indikator Metode Pengukuran1 Terbentuknya organisasi IT di

Universitas JambiSK Menteri Evaluasi Dokumen

2. Terbentuknya Koordinator Pusat di LPTIK Universitas Jambi

SK Rektor Evaluasi Dokumen

2. Pengembangan tata kelola IT

No. Kriteria Indikator Metode Pengukuran1. Tersusunnya tata kelalo yang

mengacu pada best practice seperti cobit 5 dan ISO 27000 ISMS

2. Tersusunya kebijakan dan SOP Dokumentasi tata Evaluasi dokumen

20

yang terkait IT kelola IT, SOP

3. Sumber daya manusia yang mampu menjalankan Pengembangan TIK

No.

Kriteria Indikator Metode Pengukuran

1 Kecukupan jumlah SDM Jumlah personel teknis IT

Evaluasi Dokumen

2. Kecukupan kompetensi teknis SDM TIK

Ijazah/Sertifikasi keahlian yang dimiliki oleh personel IT

Evaluasi Dokumen

4. Sumber daya keuanganNo.


1 Adanya strategi pendanaan untuk pengembangan dan operasional IT

RKAKL yang sudah disusun pertahun

Evaluasi Dokumen

6.2. Infrastruktur

Universitas Jambi perlu mengembangkan infrastruktur IT yang mencukupi dan handal. Ketersediaan infrastruktur IT yang mencukupi artinya harus bisa memenuhi kebutuhan seluruh unit kerja dalam menjalankan tugas-tugasnya yang memerlukan dukungan IT. Infrastruktur IT juga harus handal, yaitu tahan terhadap berbagai gangguan operasional yang berpotensi menghalangi penggunaan fasilitas dan layanan IT. Infrastruktur IT terdiri dari infrastruktur umum dan infrastruktur khusus. Infrastruktur umum terdiri dari server, komputer PC/workstation, printer, scanner serta jaringan. Infrastruktur khusus adalah fasilitas IT yang digunakan untuk keperluan spesifik, seperti CCTV dan perangkat fingerprint. Untuk menghubungkan seluruh unit kerja, konfigurasi jaringan Universitas Jambi harus dirancang agar dapat dikontrol secara terpusat. Desain jaringan dengan struktur hirarkis adalah pilihan yang paling tepat karena kontrol terhadap jaringan secara keseluruhan dapat dikuasai sepenuhnya oleh pihak yang diberi kewenangan.

Sasaran dalam pengembangan infrastruktur merepresentasikan kriteria-kriteria penting yang mencirikan kondisi infrastruktur dan dapat dievaluasi secara obyektif. Sasaran-

21

sasaran tersebut ditetapkan sebagai berikut:

2. Konektivitas Jaringan

No.


1 Keterhubungan unit kerja di gedung-gedung

Semua unit kerja terhubung

Ping test antar unit kerja

2. Keterhubungan antar gedung dalam dalam kampus

Semua gedung terhubung

Ping test antar gedung

3. Keterhubungan antar kampus dalam Universitas Jambi

Semua kampus terhubung

Ping test antar kampus

3. Konektivitas Internet

No.


1 Kapasitas dedicated bandwidth Universitas Jambi

900 Mbps Throughput jaringan internet

2. Wifi managed service (Access Point (AP)) di seluruh kampus

250 Access point dan 20 Mbps per AP

Penghitungan jumlah AP dan uji kecepatan

4. Ketersediaan Sumberdaya IT dan Jaringan

No.


1 Ketersediaan komputer untuk kegiatan administrasi

Semua staf mempunyai komputer

Survei

2. Ketersediaan lab komputer Setiap fakultas punya lab komputer

Survei

3. Ketersediaan fasilitas jaringan nirkabel

Zero blank spot Coverage test

5. Manajemen Jaringan

22

No.


1 Kehandalan layanan jaringan komputer

Tingkat uptime minimal 95%

Verivikasi log

2. Tingkat kepuasan pengguna terhadap layanan jaringan

Minimal 90 % Survey kepuasan pengguna

6. Ketersediaan Infrastruktur Khusus

No.


1 Data Center Universitas Jambi di Cloud

Tingkat uptime minimal 99,99%

Verivikasi log

2. Server tambahan Tingkat uptime minimal 95%

Verivikasi log

3. Workstation/HP - LPTIK punya 3 Lab

- Setiap fakultas punya 1 lab

survei

4. Perangkat CCTV Tingkat uptime minimal 95 %

Verivikasi log

6.3. Aplikasi dan Layanan Aplikasi yang ada di Universitas Jambi saat ini sifatnya masih terpisah-pisah, belum terintegrasi dalam suatu sistem. Sehingga menyulitkan dalam pencarian data dan informasi yang sangat dibutuhkan untuk kepentingan boring, pelaporan, dan pembuatan proposal. Menyadari hal tersebut maka LPTIK akan membangun aplikasi yang terintegrasi dan membaginya atau aplikasi utam dan aplikasi pendukung.

1. Ketersediaan aplikasi utama

No.


1 Implementasi aplikasi sistem informasi akademik


Verivikasi log

2. Implementasi aplikasi sistem informasi kepegawaian

Tingkat uptime minimal 95 %

Verivikasi log

23

3. Implementasi aplikasi sistem informasi penelitian dan pengabdian pada masyarakat


Verivikasi log

4. Implementasi aplikasi sistem informasi kemahasiswaan


Verivikasi log

5 Implementasi aplikasi keuangan (e-payment)


Verivikasi log

6. Operasional semua aplikasi utama Minimal 90% Survei kepuasan pelanggan

2. Ketersediaan aplikasi pendukung

No.


Akademik1. Sistem e-learning Tingkat uptime

minimal 95%Verivikasi log

2. Open online course Tingkat uptime minimal 95 %

Verivikasi log

3. System informasi perpustakaan Tingkat uptime minimal 95%

Verivikasi log

4. System informasi tugas akhir Tingkat uptime minimal 95%

Verivikasi log

Publikasi5. Jurnal online Tingkat uptime


6. Pengelolaan konferensi Tingkat uptime minimal 95%

Verivikasi log

7 Pengelolaan repository Universitas Jambi


Verivikasi log

Penelitian dan Pengabdian8 System informasi penelitian dan

pengabdianTingkat uptime minimal 95%

Verivikasi log

9 Pengelolaan angket online Tingkat uptime minimal 95%

Verivikasi log

10 Sistem pengelolaan karya media Tingkat uptime minimal 95%

Verivikasi log

Kepegawaian11 Desktop presensi Tingkat uptime Verivikasi log

24

minimal 95%12 Mobile presensi Tingkat uptime


14 System informasi sumber daya terpadu


Verivikasi log

15 System informasi tenaga kependidikan


Verivikasi log

16 Paperless office Tingkat uptime minimal 95%

Verivikasi log

17 Sistem Informasi Agenda Pejabat Tingkat uptime minimal 95%

Verivikasi log

18 Aplikasi perjalanan dinas Tingkat uptime minimal 95%

Verivikasi log

Keuangan19 Sistem Informasi Keuangan (e-

payment)Tingkat uptime minimal 95%

Verivikasi log

20 System informasi monitoring serapan anggaran


Verivikasi log

21 Sistem informasi remunerasi Tingkat uptime minimal 95%

Verivikasi log

Humas22 System informasi kehumasan Tingkat uptime


23 Universitas Jambi dalam angka Tingkat uptime minimal 95%

Verivikasi log

24 System short message service (SMS)


Verivikasi log

25 Sistem informasi peta (maps) Universitas Jambi


Verivikasi log

26 Website Resmi Universitas Jambi Tingkat uptime minimal 95%

Verivikasi log

27 Help-desk online Tingkat uptime minimal 95%

Verivikasi log

Administrasi28 Sistem informasi legal drafting Tingkat uptime


29 System informasi untuk borang akreditasi


Verivikasi log

30 Decision Support System (DSS) Tingkat uptime Verivikasi log

25

minimal 95%31 Sistem informasi pengelolaan aset Tingkat uptime


32 Sistem informasi pengelolaan laboratorium


Verivikasi log

33 Sistem informasi pengelolaan Magang dan Kukerta


Verivikasi log

34 Aplikasi pencatatan kinerja Tingkat uptime minimal 95%

Verivikasi log

35 Sistem informasi e-locker Tingkat uptime minimal 95%

Verivikasi log

36 Sistem informasi pemeliharan aset Tingkat uptime minimal 95%

Verivikasi log

Kemahasiswaan37 Sistem Informasi Jejak Alumni Tingkat uptime


38 System informasi penerimaan mahasiswa baru jalur vokasi


Verivikasi log

39. Operasional semua aplikasi utama Minimal 90% Survei kepuasan pelanggan

3. Integrasi aplikasi

No.


1 Tercapainya keselarasan antara aplikasi-aplikasi yang ada dalam menjalankan layanan Universitas Jambi

Peningkatan efisiensi dan produktivitas

Kinerja rektor

2. Kelancaran aliran data/informasi Tersedianya SOP untuk setiap aplikasi

Evaluasi document SOP

3. Keterhubungan antar aplikasi Terpenuhinya kebutuhan informasi yang heterogen

Evaluasi dokumen laporan

4. Ketersediaan Layanan online yang bersifat umum

26

No.


1 Tersedianya layanan- layanan online yang bersifat umumdan berlaku untuk seluruhkaryawan dan publik

Websiteemail

Test fungsionalitas untuk masing-masing layanan

2. Tingkat kepuasan pemakai terhadap layanan online

Minimal 90% Survei kepuasan pengguna

7. Roadmap Arahan Strategis IT. Roadmap arahan strategis IT 2016 – 2020 menjelaskan tentang kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan untuk mencapai sasaran-sasaran yang telah dijelaskan sebelumnya. Roadmap ini berisi deskripsi kegiatan, persyaratan (requirements) bagi pelaksanaan kegiatan tersebut, keluaran yang diharapkan, dan hal-hal spesifik yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaannya

No. Kegiatan Durasi (bulan)

2016 2017 2018 2019 20201 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

A. Organisasi IT dan SDM1. Pembentukan organisasi IT

Pemenuhan jumlah SDM ITPeningkatan kompetensi SDM IT

B Infrastruktur1 Konektivitas Jaringan2 Konektivitas Internet3 Ketersediaan sumber daya IT

dan Jaringan4 Ketersediaan Infrastruktur

khusus5. Manajemen jaringanC Aplikasi dan Layanan1 Pengembangan dan

implementasi aplikasi utama2 Pengembangan dan

implementasi aplikasi pendukung

3 Integrasi aplikasi4 Ketersedian layanan online

yang bersifat umumD Pengelolaan Operasional IT

27

1 Penyusunan dan peningkatan proses pengelolaan IT

2 Pengukuran kinerja IT

7.1. Organisasi IT dan SDM Sasaran Pembentukan Organisasi ITKode kegiatan A1Nama kegiatan Pembentukan organisasi ITDeskripsi Saat ini sudah terbentuk organisasi IT di Universitas

Jambi yaitu LPTIK. Organisasi ini masih perlu dikembangkan dengan cara membuat perpanjangan tangan disetiap unit kerja

Persyaratan Dukungan kebijakan dari pimpinan universitas dan unit kerja

Keluaran Struktur organisasi ITCatatan lainnya Tugas dan peran organisasi IT perlu dijelaskan secara

detail

Sasaran: Pemenuhan jumlah SDM ITKode kegiatan A2Nama kegiatan Pemenuhan jumlah SDM ITDeskripsi Struktur organisasi IT perlu diisi oleh jumlah SDM

yang memadai dan kompeten untuk melaksanakan kegiatan IT dalam rangka pencapaian visi, sasaran dan tujuan IT 2016-2020

Persyaratan Kegiatan ini memerlukan pembentukan organisasi IT

Keluaran Jumlah personil ITCatatan lainnya Tidak ada

Sasaran: Peningkatan kompetensi SDM ITKode kegiatan A3Nama kegiatan Pelatihan SDM ITDeskripsi Pelatihan mengenai aplikasi, OS, database, jaringan,

keamanan informasi dan standar IT lainnya secara kontinu dan memadai perlu diberikan kepada personil IT agar memiliki pengetahuan serta kompentensi dalam melakukan kegiatan pengembangan, operasonal, pemeliharaan dan penanganan insiden IT

28

Persyaratan Bidang yang diikuti harus sesuai dengan bidang pekerjaan SDM IT masing-masing

Keluaran Kompetensi personil ITCatatan lainnya Tidak ada

7.2. Infratruktur IT Sasaran: Konektivitas Jaringan Universitas Jambi

Kode kegiatan B1Nama kegiatan Pembangunan infrastruktur jaringan antar unit kerja

Deskripsi Saat ini secara umum sudah terdapat jaringan serat optik di kampus Mendalo Universitas Jambi. Tetapi perlu penambahan instalasi serat optik agar semua unit kerja yang tersebar diseluruh kampus Universitas Jambi terhubungan dengan serat optic. Topologi yang dipakai adalah topologi Star, dimana disetiap gedung terdapat Virtual LAN (VLAN) untuk pengelolaan jaringan pada gedung tersebut.

Pengadaan router, switch, router WiFi dan firewall agar aplikasi dan layanan IT dapat diakses oleh segenap unit kerja.

Persyaratan Kegiatan ini memerlukan pengadaan perangkat jaringan

Keluaran Konektivitas antar unit kerjaCatatan lainnya Konektivitas akan memberikan manfaat maksimal jika

sistem yang akan dihubungkan telah siap dan adanya kebutuan (demand) dari pengguna. Kegiatan ini perlu didukung oleh pengembangan aplikasi dan layanan IT

Sasaran: Konektivitas InternetKode kegiatan B2Nama kegiatan Peningkatan bandwidth dan program zero blank spot

Deskripsi Secara umum keperluan internet dibagi dua yaitu

29

keperluan administarasi dan keperluan penunjang perkuliahan. Untuk keperluan administrasi maka perlu pasakan internet yang stabil dengan dedicated bandwidth. Sementara itu untuk keperluan penunjang perkuliahan maka internet perlu dapat diakses dari titik mana saja diseluruh Universitas Jambi atau yang disebut dengan program zero blank spot

Persyaratan Tidak ada

Keluaran Konektivitas bagi dosen, mahasiswa dan karyawanCatatan lainnya Kegiatan ini melengkapi kegiatan B1

Sasaran: Tersedianya sumber daya ITKode kegiatan B3Nama kegiatan Pembelian sarana komputer PC/laptop untuk

laboratorium komputer dan ruang kerja pimpinan/stafDeskripsi Bagi pimpinan/staf, komputer PC/laptop dapat

diletakkan pada ruang kerja masing-masing Akses ke jaringan dan layanan IT juga dapat dilakukan melalui komputer pribadi milik pengguna. Untuk menjaga keamanan informasi, IT akan mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan ini dengan menggunakan kebijakan dan prosedur IT. Sementara itu untuk keperluan praktikum mahasiswa maka diadakan PC untuk setiap labor komputer yang tersebar disetiap fakultas dan 3 Lab di LPTIK.

Persyaratan Kegiatan ini memerlukan pengadaan perangkat komputer PC/laptop.

Keluaran Komputer PC/laptop untuk akses aplikasi dan layanan IT.

Catatan lainnya

Sasaran: Penempatan Datacenter pada CloudKode kegiatan B4Nama kegiatan Penempatan Datacenter Universitas JambiDeskripsi Untuk menjamin aksesibilitas dan skalabiltas data dan

informasi maka diperlukan server yang handal dan

30

terpercaya. Berkaca dari pengalaman dimana pasokan listrik yang tidak stabil di data center Kampus Mendalo Universitas Jambi maka diperlukan penempatan server pada Penyedia layanan datacenter.

Persyaratan Datacenter tier 3Keluaran Layanan data center yang liveup di atas 99,999%Catatan lainnya Datacenter adalah datacenter milik pemerintah

Republik Indonesia

7.3. Aplikasi dan Layanan IT Sasaran: Tersedianya aplikasi utama Universitas Jambi

Kode kegiatan C1Nama kegiatan Pembuatan dan pengembangan aplikasi utama yang

meliputi aplikasi:- Akademik- Keuangan - Kepegawaian- Penelitian dan pengabdian- kemahasiswaan

Deskripsi Kegiatan ini merujuk pada proyek pengembangan aplikasi dan modul di atas secara utuh, artinya dimulai dari identifikasi user requirements, proses pengembangannya, deployment sistem ke unit-unit terkait termasuk sosialisasi dan pelatihannya

Persyaratan sebelum implementasi aplikasi utama dapat dilakukan, perangkat hardware dan infrastruktur IT (server dan jaringan) harus sudah siap.

Keluaran Aplikasi utama yang beroperasi dan digunakan oleh seluruh unit kerja

Catatan lainnya kegiatan ini disarankan untuk dijalankan oleh pihak eksternal karena kompleksitas pekerjaan yang tinggi. LPTIK perlu membentuk tim manajemen proyek yang terdiri dari unsur IT dan unit-unit kerja terkait. Manajemen proyek berfungsi memberikan

31

requirements kepada tim pengembang serta mengawal proses implementasi aplikasi utama.

Sasaran: Tersedianya aplikasi pendukung Universitas JambiKode kegiatan C2Nama kegiatan Pembuatan dan pengembangan aplikasi pendukung

yang meliputi aplikasi:- Sistem e-learning- Open online course- Sistem perpustakaan- Tugas akhir- Journal online - Pengelolaan konferensi- Repository- lppm- Angket- Karya media- Presensi desktop- Presensi mobile- Sister- Sistendik- Agenda pejabat - Perjalanan dinas- Epayment- Serapan anggaran- Remunerasi- Kehumasan- Unja dalam angka (DSS)- Short Message Service- Maps- Web Unja- Helpdesk online- Legal drating- Boring akreditasi- Pengelolaan aset- Pengelolaan labor

32

- Pencatatan kinerja tendik- Locker- Pemeliharaan aset- Jejak alumni- Sistem penerimaan jalur vokasi

Deskripsi Kegiatan ini merujuk pada proyek pengembangan aplikasi dan modul di atas secara utuh, artinya dimulai dari identifikasi user requirements, proses pengembangannya, deployment sistem ke unit-unit terkait termasuk sosialisasi dan pelatihannya

Persyaratan sebelum implementasi aplikasi utama dapat dilakukan, perangkat hardware dan infrastruktur IT (server dan jaringan) harus sudah siap.

Keluaran Aplikasi utama yang beroperasi dan digunakan oleh seluruh unit kerja

Catatan lainnya kegiatan ini disarankan untuk dijalankan oleh pihak eksternal karena kompleksitas pekerjaan yang tinggi. LPTIK perlu membentuk tim manajemen proyek yang terdiri dari unsur IT dan unit-unit kerja terkait. Manajemen proyek berfungsi memberikan requirements kepada tim pengembang serta mengawal proses implementasi aplikasi utama.

7.4. Operasional ITSasaran: Implementasi Proses Operasional IT

Kode kegiatan D1Nama kegiatan Menyusun proses IT yang mencakup insiden

manajemen, keamanan informasi, monitoring availability & capacity, backup dan fungsi help desk untuk memastikan IT dapat membantu operasional universitas secara kontinu.

Deskripsi Penyusunan kebijakan, prosedur dan instruksi kerja seluruh proses dan kegiatan IT untuk menjamin ketersediaan IT bagi pengguna.

Persyaratan Tidak ada

33

Keluaran Terbentuknya kebijakan, SOP dan insturuksi kerja operasional IT.

Catatan lainnya Tidak ada

Sasaran: Pemeliharaan Aplikasi dan Infratruktur IT Kode kegiatan D2Nama kegiatan Pemeliharaan aplikasi dan infrastruktur IT serta

memberikan dukungan teknis terkait dengan membantu keluhan dari pengguna serta penanganan gangguan aplikasi dan infrastruktur IT.

Deskripsi Untuk memberikan respon atas pertanyaan, keluhan, dan saran tentang operasional jaringan beserta layanan-layanan yang dikembangkan di atasnya, LPTIK Universitas Jambi perlu membangun layanan help desk yang bisa diakses secara mudah. Tim help desk terdiri dari orang-orang yang memiliki pengetahuan dan pemahaman yang baik terhadap operasi jaringan komputer dan Internet. Tim ini dilengkapi dengan saluran komunikasi yang memungkinkan pengguna berkomunikasi dengan mereka.

Persyaratan Tidak adaKeluaran Terbentuknya layanan help desk, monitoring dan

pemeliharaan aplikasi dan infrastruktur IT. Catatan lainnya Tidak ada

Sasaran: Pengukuran Kinerja ITKode kegiatan D3Nama kegiatan Penyusunan key performance indicator (KPI) IT serta

mengukur pencapaian actual KPI secara periodic. Deskripsi Untuk memastikan pemanfaatan IT mendukung

layanan Universitas Jambi, maka perlu disusun parameter kinerja IT yang mencakup tingkat ketersediaan (availability) aplikasi, infrastruktur IT, layanan, penanganan insiden, penggunaan anggaran yang tepat dan efiseien. Cara pengukuran menggunakan IT Balance Scorecard yang disesuaikan dengan kondisi Universitas Jambi. Metode

34

pengukuran dilakukan melalui survey pengguna, log aplikasi dan infrastruktur. Pengukuran dilakukan secara periodic dengan membandingkan pencapaian actual dengan target.

Persyaratan Tidak adaKeluaran Alat ukur KPI dan laporan kinerja IT Catatan lainnya Tidak ada

Sistem Aliran Data dan Otorisasi Akses DataSistem aliran data dan otorisasi data yang dikembangkan di Universitas Jambi adalah seperti pada diagram berikut:

SIM

AKA

DEM

IK

SIM

TU

GAS

AKHI

R

SIM

KEP

EGAW

IAN

SIM

LPP

M

SIM

KEM

AHAS

ISW

AAN

E-PA

YMEN

T

DSS SISTEM REMUNERASI

PORTAL GERBANGhttps://gerbang.unja.ac.id

Single sign on (SSO Unja)

SSO ditemukan

benar?

Manajemen User

APLI

KASI

LAI

NN

YA

ya

35

Skema Pangkalan Data Universitas Jambi

Untuk mengakses data dan sistem informasi di Universitas Jambi, maka harus dimulai dari portal https://gerbang.unja.ac.id. User selanjutnya dapat menginputkan SSO untuk mengangses aplikasi yang ada di Universitas Jambi sesuai dengan otoritas yang melekat pada setiap akun. Data yang diinputkan melalui aplikasi akan tersimpan di database yang sesuai. Misalnya data yang diipunan melalui sistem informasi akademik (SIAKAD) akan disimpan di database SIAKAD. Selanjutnya secara berkala data akan dikirimkan ke Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) Dikti. Selain itu terdapat beberapa aplikasi yang memanfaatkan database yang sudah ada, yaitu aplikasi Decision Support System (DSS) dan aplikasi Remunerasi.

Disaster Recovery SystemTujuan sistem disaster recovery yang digunakan dan dikembangkan di Universitas Jambi adalah untuk melindungi dan menjaga sumber daya TIK dan menjamin keberlanjutan layanan sistem informasi. Disaster Recovery adalah tahapan-tahapan aktivitas yang akan dilakukan untuk melindungi sistem (proses bisnis) apabila terjadi bencana yang dapat menimbulkan kerusakan pada sistem tersebut mulai dari pencegahan, kesiapsiagaan, tanggapan terhadap bencana hingga pemulihan pasca terjadinya bencana.Adapun spesifikasi sistem disaster recovery Universitas Jambi meliputi:

1. Lokasi private cloud backup terletak di dalam data center yang tersertifikasi Uptime

TIER 3 baik untuk desain dan juga fasilitas yang berlokasi di Telkomsigma Tanggerang;

2. Sertifikasi untuk keamanan informasi yang dimiliki oleh penyedia adalah sebagai berikut:

Sertifikasi ISO 27001:2013 untuk keamanan Informasi untuk memberikan keamanan

informasi yang maksimum;

- Penerapan ISO 9001 untuk Quality Management Sistem;

Database akademik

Data kepeg Data pembayaran

Data LPPM

PDPT DIKTI

Data Lain

36

https://gerbang.unja.ac.id/

- Penerapan ISO 20000 mengenai IT Service Management;

3. Sertifikasi untuk kehandalan produk dan pelayanan sistem private cloud;

4. Memiliki Sertifikasi mengenai kerahasiaan data pelanggan pada Private Cloud di dalam

Data Center (Sertifikasi PCI-DSS);

5. Terhubung dengan Jaringan Fiber Optic (FO) Universitas Jambi;

6. Sementara itu posisi server untuk DRC (Disaster Recovery) berada Telkom Sigma Sentul.

Penyedia telah menerapkan peraturan untuk akses ke bangunan DRC, agar terjaga

keamanannya, dengan melampirkan peraturan yang telah dibuat.

Ilustrasi datacenter dan DRC Universitas Jambi dapat dilihat pada gambar berikut:

Informasi tentang blueprint sistem informasi Universitas Jambi dapat diakses melalui www.lptik.unja.ac.id/blueprint

37

http://www.lptik.unja.ac.id/blueprint

lptik.unja.ac.id · Web viewUniversitas Jambi membutuhkan suatu sistem pendukung layanan yang...

Documents

Transcript of lptik.unja.ac.id · Web viewUniversitas Jambi membutuhkan suatu sistem pendukung layanan yang...