LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN LKO HMS-ITB 2013

DEPARTEMEN KADERISASI

LATIHAN KEPEMIMPINAN ORGANISASI (LKO) 2013

DIVISI MATERI

Koordinator Materi : Ibnu Farhan Kathin HMS 10

Arahan Divisi

1. Menganalisis kebutuhan dan mendesain rancangan materi Latihan kepemimpinan organisasi sesuai dengan output yang diharapkan (mengacu pada arahan dept. kaderisasi)

2. Memastikan materi telah tersampaikan dengan baik kepada peserta3. Membuat TOR sekaligus memberikan briefing kepada calon pemateri

Materi Latihan kepemimpinan organisasi

Dari arahan departemen kaderisasi, alur pencapaian kebutuhan rancangan kaderisasi 2011 setelah menjadi anggota biasa HMS, perlu dilalui tiga tahapan sebelum alur kaderisasi dapat dinyatakan telah selesai. Ketiga tahapan itu adalah:

1. Memahami konsep organisasia. Definisi b. Kriteria

2. Memiliki gambaran tentang manajemen proses dalam melakukan analisis kebutuhan dan tujuan organisasi

Kejaran ini akan dipenuhi melalui Latihan kepemimpinan organisasi. Disini Latihan kepemimpinan organisasi menjadi bentuk penjaminan untuk 2012 melanjutkan jenjang kaderisasinya, dari jenjang konsepsi menjadi jenjang keorganisasian.

Secara garis besar, materi yang akan dimasukkan di Latihan kepemimpinan organisasi adalah materi tentang kemampuan organisasi. Untuk memiliki kemampuan tersebut, peserta perlu mengetahui definisi organisasi secara umum terlebih dahulu. Setelah mengetahui tentang definisi organisasi dari yang umum hingga HMS, maka tahapan selanjutnya adalah kemampuan berorganisasi. Menurut JK, kemampuan berorganisasi yang harus dimiliki peserta sesuai jenjangnya adalah dapat melaksanakan manajemen dan kepemimpinan di HMS. Kriteria dari kedua hal tersebut adalah peserta mampu memahami, merencanakan, dan menjalankan HMS, juga pemantapan mengenai kemahasiswaan terpusat.

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN LKO HMS-ITB 2013

Dari arahan tersebut, divisi materi Latihan kepemimpinan organisasi melakukan pembahasan dan didapatkan empat materi yang diberikan kepada peserta HMS 2012 yaitu sebagai berikut :

1. Tinjauan Organisasi Secara Umum dan HMS-ITB Secara Khusus2. Peran dan Kompetensi Anggota Tingkat Staff3. Metode Analisis Permasalahan4. Metode Penyelesaian Masalah5. Motivasi Seorang Pemimpin dalam Berorganisasi

PARAMETER

Berdasarkan arahan dari Departemen Kaderisasi HMS-ITB, parameter yang digunakan adalah 100 persen dari HMS 2012 mengikuti 75 persen dari rangkaian acara.

EVALUASI

Berikut ini hasil dari pelaksanaan Latihan Kepemimpinan Organisasi 2013.

Hari 1 : 111 dari 160 HMS 2012 mengikuti acara (68.375 %)

Hari 2 : 95 dari 160 HMS 2012 mengikuti acara (59.375 %)

Hari 3 dan 4 : 96 dari 160 HMS 2012 mengikuti acara (60 %)

Rata-rata kehadiran : 62.583 % mengikuti rangkaian acara

Evaluasi Penyusunan Materi

Proses penyusunan materi untuk Latihan kepemimpinan organisasi ini mengalami kendala sehingga tenggat waktu yang diberikan sampai materi selesai tidak bisa terkejar dan akibatnya proses penyelesaian dan fiksasi materi menjadi terlambat. Hal tersebut disebabkan oleh beberapa hal seperti :

a. Kesibukan koordinator materi di luar kepanitiaan Latihan kepemimpinan organisasi yang cukup padat dan menyita waktu sehingga waktu yang bisa diluangkan dalam penyusunan dan fiksasi materi terbatas.

b. Kurangnya koordinasi yang baik dari internal panitia Latihan kepemimpinan organisasi dalam hal staffing dan pemberdayaan anggota. Tidak jelasnya penentuan akhir anggota masing-masing divisi menyebabkan pemberdayaan anggota tidak berjalan dengan baik. Begitu juga yang terjadi pada divisi materi, anggota divisi yang tidak jelas menyebabkan pada setiap rapat penyusunan materi, anggota yang hadir hanya sedikit bahkan kadang tidak ada.

c. Koordinator materi kurang mampu mengkoordinasi dengan baik dalam hal penentuan timeline divisi, perumusan materi, dan pemberdayaan anggota divisi.

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN LKO HMS-ITB 2013

Karena keterbatasan waktu tersebut, penyusunan materi yang sebenarnya dikerjakan secara seri menjadi dilakukan secara parallel dengan membentuk empat buah tim untuk masing-masing judul materi. Setiap tim memiliki tanggung jawab untuk menyusun materi, modul, dan TOR. Dengan membentuk tim untuk masing-masing judul materi ini, penyusunan dan fiksasi materi dapat diselesaikan sebelum acara Latihan kepemimpinan organisasi dimulai. Namun, ada kekurangan dalam penyusunan materi dengan menggunakan metoda ini. Hal tersebut adalah kesinambungan antara masing-masing judul materi tidak bisa terjamin dengan baik karena koordinator materi hanya memegang satu tim dan tidak memantau penyusunan materi yang dilakukan oleh tim lain.

REKOMENDASI

a. Pemilihan koordinator materi harus dipertimbangkan dengan baik karena materi adalah hal utama dalam acara ini. Materi adalah hal yang ingin diberikan kepada peserta acara dengan baik. Penyusunan materi harus dilakukan dengan baik dan diawasi oleh koordinator agar sesuai dengan arahan dari departemen kaderisasi. Maka dari itu, koordinator materi harusnya mampu meluangkan waktu dan fokus dalam proses penyusunan materi dan lebih baik orang yang diberi tanggung jawab sebagai koordinator materi tidak punya kesibukan yang benar-benar bisa mengganggu proses penyusunan materi.

b. Proses penyusunan materi tidak boleh dilakukan dalam waktu yang pendek karena akan membuat prosesnya menjadi terburu-buru. Akibatnya isi materi bisa jadi tidak maksimal dan banyak poin-poin yang sebenarnya bisa dimasukan dan diberikan kepada peserta menjadi luput. Dan lebih buruk lagi apabila poin yang luput tersebut adalah poin-poin yang esensial yang sebenarnya ingin dikejar.

c. Proses penyusunan materi lebih baik dilakukan secara seri untuk masing-masing judul materi dan koordinator materi melakukan pengawasan dalam prosesnya.

d. Komunikasi sangat penting, baik untuk koordinator materi, anggota divisi, dan penyampai materi agar sasaran yang ingin dicapai sesuai dan tidak meleset atau bahkan melebar jauh.