Lembar kerja access

Title bar merupakan judul dari jendela program atau nama file yang sedang aktif

Tombol office merupakan tombol yang menampung perintah perintah menu yang

sering digunakan dalam access antara lain perintah : New, Open , Save , Save as dan

lainnya

Quick access toolbar merupakan sebuah batang yang berisi kumpulan tombol untuk

melaksanakan suatu perintah tertentu dalam mengoperasikan access 2007

Minimize tool tombol yang berfungsi untuk meminimalkan ukuran jendela program

access 2007 sehingga tampilannya berubah menjadi sebuah ikomn yang diletakkan

pada bagian taskbar windows XP

Maximize tool tombol yang berfungsi untuk memaksimalkan ukuran jendela

program access 2007 sehingga tampilannya menjadi seukuran dengan layar monitor

Close tool tombol yang berfungsi untuk menutup jendela program atau keluar dari

program access 2007

Status bar bagian yang digunkana untuk menampilkan informasi dan kondisi dari

lembar kerja program access 2007. Misalnya status aktif caps lock, num lock, scroll

lock dan sebagainya

Ribbon merupakan area diatas jendela program dimana anda dapat memilih tombol

perintah

Tab merupakan sekumpulan dari group yang berbentuk tabulasi secara otomatis

menyesuaikan dokumen aktif

Contextual command tab merupakan tab yang tampil secara otomatis berdasarkan

dokumen atau objek yang sedang dikerjakan

Grup merupakan isi dari tab yang berupa kumpulan dari beberapa tombol perintah

yang saling berkaitan

Tombol dialog merupakan suatu tombol yang terletak disebelah kanan bawah suatu

grup yang jika diklik akan menampilkan kotak dialog

Navigation pane merupakan bagian pada sisi sebelah kiri jendela database yang

menapilkan objek objek database

Tabbed documents objek objek dalam access 2007 seperti tabel

Database

Lembar kerja access merupakan jendela database yang terdiri dari satu atau lebih table yang

saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya, dimana anda dapat menyunting data

tersebut dengan menambah, mengganti, menghapus dan mengedit data dalam table table

tersebut.

Table merupakan tempat untuk menyimpan data yang telah diolah dan mempunyai satu tema

tertentu. Misalnya data penjualan, data pelanggan dan sebagainya. Table terdiri dari field dan

record. Yang keduanya di tempatkan pada bagian kolom dan baris.

Gambar : Contoh Tabel database

Dalam jendela database access terdapat beberapa objek pendukung lainnya selain objek table

yaitu:

- Query merupakan objek database yang digunakan untuk menampilkan menyunting dan

menganalisis data

- Form merupakan objek database yang digunakan untuk proses input, menyunting data

dan untuk menambah control control

- Report merupakan hasil akhir dari pengolahan data yang dapat ditampilkan dengan

diformat sesuai dengan ketentuan yang di berikan

- Macro merupakan rangkaina perintah dengan menggunakan bahasa pemograman

access yang dapat disimpan dan dijalankan secara otomatis. Misalnya membuka table

dan lain sebagainya.

- Module adalah kumpulan program yang ditulis dengan menggunakan bahasa basic

access

Membuat Database

Langkah untuk membuat file database adalah:

1. Klik tombol office dan pilih perintah new atau klik pilihan blank database pada getting

started sehingga akan tampil pilihan blank database.

Gambar : Pilihan Blank Database

2. Ketik nama file database yang akan di buat pada bagian file name secara default access

akan member nama file database dengan database 1. Kemudian klik tombol browse

yang ada di kanan file name untuk menentukan lokasi penyimpanan file sehingga akan

tampil kotak dialog file new database.

Gambar : Kotak dialog file new database

3. Pada bagian save in tentukan lokasi drive folder tempat penyimpanan file, kemudian klik

OK.

4. Klik tombol create sehingga akan tampil jendela database (Access 2007)

5. Dalam jendela database baru dibuat akan ditampilkan objek table yang masih kosong

Gambar tampilan jendela database (access 2007)

Membuka database

Anda dapat membuka file database pada tampilan awal program access dengan memilih

nama file yang akan dibuka pada bagian open recent database atau pilihan more.. untuk

mencari file database yang lain

Atau dapat digunakan langah berikut ini untuk membuka file database:

1. Klik tombol office kemudian pilih open atau tekan tombol ctr + o pada keyboard

sehingga akan tampil kotak dialog open sepertoi pada gambar

Gambar kotak dialog open

2. Tentukan lokasi file database yang ingin dibuka pada bagian kotak look in. pada file

name ketik nama file yang ditampilkan pada bagian daftar folder kemudian klik

tombol open atau tekan enter.

Selain itu anda juga dapat membuka file dengan menekan tombol office kemudian

pilih salah satu file yang ditampilkan pada bagian sebelah kanan. 9 file database yang

terakhir kali dibuka akan ditampilkan.

Menyimpan database

Langkah untuk menyimpan file database adalah sebagai berikut:

- Tekan tombol ctrl + s pada keyboard atau klik tombol office dan pilih save

Sedangkan langkah untuk menyimpan file database dengan nama lain atau dengan

format database lain adalah sebagai berikut:

1. Klik tombol office pilih save as dan pilih saah satu format file yang diinginkan

sehingga akan tampil kotak dialog save as

2. Tentukan drive dan folder tempat menyimpan file pada bagisan save in

3. Ketik nama file database pada bagian file name

4. Klik tombol save

Gambar kotak dialog save as

Menutup database

Langkah untuk menutup file database adalah sebagai berikut:

1. Klik tombol office dan pilih close database

Selanjutnya jendela database akan ditutup dan jendela access akan kembali

seperti tampilan awal.

Membuat Tabel

Ada dua cara yang dapat anda lakukan untuk membuat objek table yaitu:

- Menggunakan Datasheet View dimana anda dapat memasukkan data input terlebih

dahulu baru mengatur struktur table

- Menggunakan jendela Design View dimana anda dapat membuat struktur table

terlebih dahulu baru memasukkan data input

1. Membuat table dengan Design View

Langkah untuk membuat table menggunakan design view adalah:

- Klik tombol table design pada group tables dalam tab create hingga muncul jendela

desain table seperti pada gambar

Gambar jendela design table

- Dalam jendela design table terdapat beberapa bagian yang dapat anda isi antara lain

Field nam untuk memasukkan nama field yang akan dibuat

Data type untuk menentukan tipe data anda dapat memilih salah satu tipe data yang

diinginkan

Description untuk memasukkan keterangan dari nama field yang dibuat. Kolom

description bersifat opsional maksudnya anda dapat mengisi ataupun mengosongkan

kolom tersebut

- Setelah mengisi semua bagian yang ada pada jendela design view, simpan table dengan

mengklik tombol save pada quick access toolbar sehingga tampil pada kotak dialog save

as seperti pada gambar

Gambar kotak dialog save as

- Pada bagian table name ketik nama table dan klik ok

- Tutup jendela desain table untuk mengakhiri proses pembuatan desain table dengan

salah satu perintah berikut:

Klik tombol close

Tekan tombol ctr + F4

- Selanjutnya pada jendela database akan berbentuk sebuah table yang telah anda buat.

Gambar nama table baru pada jendela database

Membuat table dengan datasheet view

Langkah untuk membuat table menggunakan datasheet view adalah

1. Klik tombol table pada group tables dalam tab create hingga muncul jendela

datasheet view seperti pada gambar

Gambar jendela datasheet view

2. Masukkan data input pada masing masing field. Gunakan tombol tab atau panah

kanan pada keyboard untuk berpindah pindah antar field

3. Berikutnya, ganti judul per kolom. Judul per kolom secara default diberi nama field1,

field2, dan seterusnya, sesuai dengan jumlah kolom yang diisi dengan data input.

Khusus untuk kolom pertama diberi nama ID dan anda tidak dapat mengetikkan data

pada kolom tersebut karena secara otomatis akan terisi dengan nomor urut

Klik duakali pada masing masing judul kolom atau klik kanan mouse pada judul

kolom dan pilih rename column untuk mengganti judul per kolom. Jduul perkolom

yang telah anda ganti akan dipasang sebagai nama field,

Gambar mengganti judul per kolom

4. Klik tombol save pada bagian quick access toolbar untul menyimpan table.

Mengenal jendela design view

Jendela design view terbagi menjadi dua buah bidang atau pane yaitu

Pane bagian atas yang berisi kolom field name, data type dan description

Pane bagian bawah yang berisi property field yang aktif

Gunakan tombol F6 atau klik bagian pane tersebut untuk berpindah antar pane

Gambar jendela design view

Bagian Fungsi

Select All Untuk memilih semua field

Primary Key Untuk menentukan field kunci pengurutan data record

Selected row Untuk memilih baris baris field

Property field Merupakan property atau tatanan suatu field

Field name/ nama field

Pada kolom ini anda dapat memasukkan nama nama field. Sedangkan aturan untuk

nama field adalah:

Tidak boleh ada field yang namanya sama dalam satu table

Nama field panjang maksimal 64 karakter yang dapat berupa kombinasi

antara huruf, angka, spasi dan karakter khusus kecuali tanda titik (.) seru (!)

tanda petik atas (‘) serta tanda kurung siku ([]).

Mengganti nama field yang berupa spasi dengan garis bawah (_)

Data type/tipe data

Digunakan untuk menentukan tipe data dari suatu field dalam sebuah table dengan

pilihan sebagai berikut:

Text untuk menerima data teks sampai 255 karakter yang terdiri dari huruf,

angka dan simbol grafik.

Memo untuk menerima data teks sampai 65,355 karakter yang terdiri dari

huruf, bilangan, tanda baca serta simbol grafik

Number untuk menerima digit tanda minus dan titik decimal. Tipe data

number mempunyai 5 pilihan ukuran bilangan dan jumlah digit tertentu.

Date / time untuk menerima data tnaggal dan waktu serta nilai tahun yang

dimulai dari tahun 100 sampai tahun 9999

Currency untuk menerima data digit tanda minus dan tanda titik decimal

dengan tingkat ketepatan 15 digit decimal di sebelah kiri tanda titik decimal

dan 4 digit di sebelah kanan tanda titik decimal

Autonumber untuk menampilkan nomor urut otomatis yaitu berupa data

angka mulai dari 1 dengan nilai selisih 1

Yes/no untuk menerima salah satu data dari dua nilai yaitu yes/no true/false

atau on/off

Ole object untuk menerima data yang berupa objek grafik spreadsheet foro

digital rekaman suara atau video yang daoat diambi dari program aplikasi

lain. Ukuran maksimum adalah 1gibabyte

Hyperlink untuk menerima data yang berupa teks yang berwarna dan

bergaris bawah dan grafik serta tipe data ini berhubungan dengan jaringan.

Attachment untuk menerima data yang berupa file gambar, spreadsheet

dokumen grafik dan tipe file lain

Lookup wizard untuk menampilkan satu dari beberapa tipe data yang ada

dalam suatu daftar. Data tersebut dapat anda ambil dari table maupun query

yang ada

Description / keterangan

Bagian yang digunakan untuk menampilkan teks keterangan pada bagian status bar

dalam jendela datasheet sebuah table/query. Batas maksimal jumlah teks yang

dapat digunakan adalah 255 karakter.

Field property / property field

Bagian yang digunakan untuk mengatur beberapa ketentuan dari suatu field yang

aktif dan ketentuan yag ditampilkan disesuaikan dengan tipe data dari field tersebut.

Bagian field property akan dibahas lebih lanjut pada bab tersendiri.

Menentukan primary key

Primery key adalah field yang digunakan sebagai field kunci pengurutan data dari sebuah table

Langkah untuk menentukan field primary key adalah

1. Aktif pada jendela design view sebuah table, pilih field yang akan digunakan sebagai

field primary key

2. Klik tombol primary key pada group tools

3. Pada bagian selector baris dari field yang digunakan sebagai primary key akan tampil

ikon primary key yang berbentuk kunci

Gambar simbol primary key

Menghapus primary key

Langkah untuk menghapus field primary key adalah

1. Pilih salah satu nama table pada navigation pane klik kanan mouse dan pilih design

view untuk membuka jendela desan table.

2. Klik tombol indexes pada group show/hide dalam tab design sehingga access akan

menampilkan jendela indexes

Gambar jendela indexes

3. Pilih baris yang berisi primary keydan tekan tombol delete.

Atau anda juga dapat menghilangkan primary key dengan cara memilih field yang

terpasang primary key, kemudian klik kembali tombol primary key pada toolbar.

Memilih field

Langkag untuk memilih field adalah sebagai berikut

Klik tombol selector row yang terdapat pada bagian sebelah kiri dari kolom field

name untuk memilih satu baris field

Klik tombol selector row yang pertama, lanjutkan dengan menekan tombol shift dan

klik selector row yang terakhir untuk memilih lebih dari satu field yang berurutan.

Selain dengan cara tersebut, lakukan dengan mengklik selector row pertama dan

lanjutkan dengan menggeser mouse sampai pada field terakhir yang ingin anda pilih.

Tekan tombol select all atau dengan cara menekan tombol ctrl + A untuk memilih

semua field

Anda juga dapat memindah letak insertion point dalam jendela design view dengan

menggunakan

Tombol Fungsi

Berpindah satu karakter ke kanan

Berpindah satukarakter ke kiri

Ctr + Berpindah satu kata ke kanan

Ctrl + Berpindah satu kata ke kiri

Home Berpindah ke awal baris

End Berpindah ke akhir baris

Memindah field

Langkah untuk memindahkan field dalam jendela design view adalah

1. Pilih salah satu nama table pada navigation pane. Klik kanan mouse dan pilih design

view untuk membuka jendela desain table.

2. Pilih satu nama field atau lebih dengan menggunakan selector row

3. Geser ke posisi selector row tertentu

Gambar proses pemindahan field

Menyisipkan field

Langkah untuk menyisipkan field baru adalah

1. Aktif pada jendela design view

2. Klik tombol insert rows pada group rows sehingga akan ditambahkan satu baris field

yang masih kosong

3. Pada baris kosong tersebut isi dengan nama field baru

Gambar menyisipkan field

Menghapus field

Untuk menghapus field digunakan salah satu cara berikut:

Tekan tombol delete pada keyboard

Klik kanan baris field yang ingin dihapus dan pilih delete rows

Jika anda menghapus field yang telah berisi data, maka data tersebut akan ikut terhapus

Memindah field

Langkah untuk memindahkan field dalam jendela design view adalah

1. Pilih salah satu nama table pada navigation pane. Klik kanan mouse dan pilih design

view untuk membuka jendela desain table.

2. Pilih satu nama field atau lebih dengan menggunakan selector row

3. Geser ke posisi selector row tertentu

Gambar proses pemindahan field

Menyisipkan field

Langkah untuk menyisipkan field baru adalah

1. Aktif pada jendela design view

2. Klik tombol insert rows pada group rows sehingga akan ditambahkan satu baris field

yang masih kosong

3. Pada baris kosong tersebut isi dengan nama field baru

Gambar menyisipkan field

Menghapus field

Untuk menghapus field digunakan salah satu cara berikut:

Tekan tombol delete pada keyboard

Klik kanan baris field yang ingin dihapus dan pilih delete rows

Jika anda menghapus field yang telah berisi data, maka data tersebut akan ikut terhapus

Memindah field

Langkah untuk memindahkan field dalam jendela design view adalah

1. Pilih salah satu nama table pada navigation pane. Klik kanan mouse dan pilih design

view untuk membuka jendela desain table.

2. Pilih satu nama field atau lebih dengan menggunakan selector row

3. Geser ke posisi selector row tertentu

Gambar proses pemindahan field

Menyisipkan field

Langkah untuk menyisipkan field baru adalah

1. Aktif pada jendela design view

2. Klik tombol insert rows pada group rows sehingga akan ditambahkan satu baris field

yang masih kosong

3. Pada baris kosong tersebut isi dengan nama field baru

Gambar menyisipkan field

Menghapus field

Untuk menghapus field digunakan salah satu cara berikut:

Tekan tombol delete pada keyboard

Klik kanan baris field yang ingin dihapus dan pilih delete rows

Jika anda menghapus field yang telah berisi data, maka data tersebut akan ikut terhapus

Gambar menghapus field

Membatalkan perintah

Langkah untuk membatalkan perintah yang pernah dijalankan adalah sebagai berikut :

Pada bagian quick access toolbar klik tombol undo

Tekan tombol kombinasi ctrl+z

Perintah undo pada program access hanya berlaku untuk satu kali proses pembatalan yaitu

untuk membatalkan perintah yang terkahir kali di kerjakan.

Memasukkan data input dalam table

Untuk memasukkan data input dalam table anda harus aktif dalam jendela datasheet view.

Langkah untuk menginputkan data record adalah

1. Apabila anda aktif pada jendela design view lakukan salah satu cara berikut untuk

mengaktifkan jendela datasheet views

Klik tombol view pada groups views dalam tab desihn kemudian pilih datasheet view

Klik kanan pada tabulasi nama table yang akan dibuka kemudian pilih datasheet view

2. Apabila anda aktif dalam jendela database lakukan salah satu cara berikut untuk

mengaktifkan jendela datasheet view :

Klik dua kjali nama table yang akan anda buka

Pilih nama table dan tekan tombol enter

3. Ketikkan data input pada setiap sel untuk berpindah antar sel gunakan tombol tab atau

panah kanan pada keyboard.

Gambar menghapus field

Membatalkan perintah

Langkah untuk membatalkan perintah yang pernah dijalankan adalah sebagai berikut :

Pada bagian quick access toolbar klik tombol undo

Tekan tombol kombinasi ctrl+z

Perintah undo pada program access hanya berlaku untuk satu kali proses pembatalan yaitu

untuk membatalkan perintah yang terkahir kali di kerjakan.

Memasukkan data input dalam table

Untuk memasukkan data input dalam table anda harus aktif dalam jendela datasheet view.

Langkah untuk menginputkan data record adalah

1. Apabila anda aktif pada jendela design view lakukan salah satu cara berikut untuk

mengaktifkan jendela datasheet views

Klik tombol view pada groups views dalam tab desihn kemudian pilih datasheet view

Klik kanan pada tabulasi nama table yang akan dibuka kemudian pilih datasheet view

2. Apabila anda aktif dalam jendela database lakukan salah satu cara berikut untuk

mengaktifkan jendela datasheet view :

Klik dua kjali nama table yang akan anda buka

Pilih nama table dan tekan tombol enter

3. Ketikkan data input pada setiap sel untuk berpindah antar sel gunakan tombol tab atau

panah kanan pada keyboard.

Gambar menghapus field

Membatalkan perintah

Langkah untuk membatalkan perintah yang pernah dijalankan adalah sebagai berikut :

Pada bagian quick access toolbar klik tombol undo

Tekan tombol kombinasi ctrl+z

Perintah undo pada program access hanya berlaku untuk satu kali proses pembatalan yaitu

untuk membatalkan perintah yang terkahir kali di kerjakan.

Memasukkan data input dalam table

Untuk memasukkan data input dalam table anda harus aktif dalam jendela datasheet view.

Langkah untuk menginputkan data record adalah

1. Apabila anda aktif pada jendela design view lakukan salah satu cara berikut untuk

mengaktifkan jendela datasheet views

Klik tombol view pada groups views dalam tab desihn kemudian pilih datasheet view

Klik kanan pada tabulasi nama table yang akan dibuka kemudian pilih datasheet view

2. Apabila anda aktif dalam jendela database lakukan salah satu cara berikut untuk

mengaktifkan jendela datasheet view :

Klik dua kjali nama table yang akan anda buka

Pilih nama table dan tekan tombol enter

3. Ketikkan data input pada setiap sel untuk berpindah antar sel gunakan tombol tab atau

panah kanan pada keyboard.