Latihan Kepemimpinan Organisasi Anggota UKSU ITB 2009 · Root Cause dan Symptoms Teknik Analisis...

Latihan Kepemimpinan Organisasi

Anggota UKSU ITB 2009 Arion Batara Purba Siboro Anggota UKSU ITB 2007

Mahasiswa Teknik Industri ITB 2007

1

Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion

Batara Mulai

2 Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion

Batara

Biografi Penutup

Nama : Arion Batara Purba Siboro

TTL : Medan, 18 januari 1990

Data diri dan Pengalaman Organisasi :

• Mahasiswa Teknik Industri ITB

• Anggota Biasa UKSU ITB

• Anggota Biasa Keluarga Mahasiswa

Teknik Industri

• Asisten Laboratorium Inovasi dan

Pengembangan Organisasi (LIPO) ITB

• Ketua Divisi Materi LKO ITB 2008

• Staf Poyek Pengukuran Kepuasan

Mahasiswa ITB – Ditpran ITB

Contact :

Email : [email protected]

3 Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion

Batara

Menu Utama

Apa Itu Masalah ?


Batara 4

Problem: a difference between the perception

(sensor) of and the will (purpose or goal) about

a state being observed by a sentient entity. by

Ralph E. Kenyon, Jr.

Masalah adalah jarak atau gap antara

ekspektasi dan realita.

“The formulation of the problem is often more

essential than its solution.” Albert Einstein

Problem solving ialah pemikiran yang berujung

kepada hasil solusi masalah dimana masalah

tidak lain gap kinerja yang diinginkan dengan

kenyataan.

Berikutnya Sebelumnya

Root Cause dan Symptoms


Batara 5

Symptoms

ROOT CAUSES

Symptoms

Root Cause adalah akar

permasalahan, yang menjadi

sumber suatu masalah.

Symptoms adalah gejala-gejala

atau cabang dari suatu akar

masalah

Penyelesaian Symptoms tidak

akan menyelesaikan masalah

Menyelesaikan suatu masalah

harus dimulai dari pencarian Root

Cause


Contoh

Adik atau Orang yang kalian

kasihi sedang demam dengan

suhu badan 390 Celcius.

Tentunya itu merupakan

suatu masalah.

Apa yang akan kalian

lakukan?


Batara 6


Jawaban (Sebuah Analogi)


Batara 7

Bawalah Orang yang kalian kasihi itu ke dokter,

karena dokter akan memeriksa penyebab

demamnya. Meskipun mungkin awalnya dokter

memberikan obat penurun demam, namun dia

juga memberikan solusi penyembuhan dari

masalah utama tubuh pasien.

Jika kita hanya memberikan obat penurun panas,

namun ternyata orang yang kita kasihi sedang

terkena infeksi pada luka bagian dalam tubuhya.

Bisa jadi jika tidak segera diobati dapat berakibat

fatal.

Infeksi pada tubuh akan menyebabkan tubuh

menghasilkan sel darah putih lebih banyak, dan

akan meningkatkan panas tubuh.

Infeksi adalah Root Cause

Demam adalah Symptom Berikutnya Sebelumnya

Konsep Tujuan dan Strategi

Tujuan adalah dasar penyusunan dari struktur organisasi.

Tujuan digambarkan sebagai keadaan yang ingin dicapai

oleh organisasi yang lebih operasional dan terukur. (Alm.

S.B Hari Lubis : Pengantar Teori Organisasi : Suatu

Pendekatan Makro)

James Brian Quin:

The pattern or plan that integrates an organization’s major

goals, policies, and action squences into a cohesive whole.

Strategi adalah:“The science and art” untuk memanfaatkan

faktor-faktor lingkungan eksternal secara terpadu dengan

faktor-faktor lingkungan internal untuk mencapai tujuan

lembaga.


Batara 8


Ilustrasi Masalah


Batara 9

Masalah

Suatu Organisasi Nirlaba yang bergerak di bidang

pelestarian budaya dan kesenian Sumatera Utara,

memiliki harapan bahwa organisasi ini akan

melakukan suatu kegiatan yang membantu

pengenalan kepedulian akan budaya dan kesenian

Sumatera Utara kepada generasi muda, dengan

skala nasional. Bukan lagi skala –kampus- yang

selama ini sudah dilakukan. Karena Usaha untuk

melakukan proyek skala nasional selau gagal, dan

berakhir hanya dalam skala kampus atau kota

sekitar.

Maka, dari masalah diatas kita akan menemukan,

persepsi atau realita, ekspektasi atau harapan dan

gap antara keduanya yang merupakan masalah.

Berikutnya

Sebelumnya

Ilustrasi Gambar


Batara 10

Kondisi

Sekarang

(Realita)

Kondisi

Harapan

(Tujuan)

Gap atau

Masalah

Alternatif Strategi 1



Skala

kampus

Skala

Nasional


Contoh Hasil Analisis dan

Pemecahan masalah Dengan diagram ikan diperoleh bahwa Root Cause-

nya adalah Singkatnya masa kepengurusan sehingga untuk membuat sebuah proyek dengan skala nasional sangat sulit.

Diperoleh beberapa alternatif strategi :

Diperlukannya keselarasan tujuan atau capaian antar badan kepengurusan dalam 2-4 tahun (Alternatif 1)

Diperpanjangnya masa kepengurusan menjadi 1,5 tahun

Adanya sebuah proyek kerja dengan durasi 2 tahun, dengan dipecah menjadi beberapa sub proyek yang teridiri dari beberapa kepanitian terpisah

Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion Batara

11


Tools yang membantu

Diagram Ikan (Fish Bone Diagram)

SWOT Analysis, sebuah metode analisis

kondisi yang dapat menggambarkan

kondisi suatu organisasi dan membantu

dalam memformulasikan strategi dalam

pencapaian tujuan

5 Why and 1 How Question


Batara 12


Ada Pertanyaan ?


Batara 13

Menu Utama Sebelumnya


Batara 14

Fishbone Diagram atau diagram tulang ikan, digunakan untuk mencari root

cause dengan menggunakan logika sebab akibat.

Berikut adalah langkah-langkahnya.

1. Buatlah sebuah diagram tulang ikan seperti dibawah ini :

1

2

3

4

5 Berikutnya

Sebelumnya


Batara 15

Isikan sebagai berikut pada masing-masing bagian :

1. Pada Kotak dengan diberi label no. 1, isikanlah isu / keadaan yang menjadi

masalah yang akan diteliti. Contoh : Kita akan mencari sebab gagalnya proyek

skala nasional. Maka tuliskan : Gagalnya Proyek Skala nasional

2. Pada kotak yang diberi label no, 2 - 5 (tambahkan jika dianggapkurang).

Isikanlah faktor-faktor utama yang berpengaruh, ada pun beberapa contoh :

• Manusia, Mesin, Material, Money dan Metode

• Tempat, Prosedur, Aturan, Manusia

• Surroundings, System, Supplier

Kita dapat mengisikan sesuai dengan keadaan organisasi kita, dan metode ini

bersifat fleksibel selama dapat menggambar kondisi nyata dari suatu

organisasi.

3. Pada kotak warna hijau, tuliskan penyebab dari statement diatasnya (no.1

atau 2-5). Begitu pula pada warna oranye merupakan statemen penyebab

dari statemen hijau. Lakukan lagi penambahan tingkatan jika dirasa kurang.



Batara 16

4. Lakukan pengisian terus menerus secara brainstorming dalam kelompok,

sehingga semuanya merasa yakin tidak ada lagi penyataan yang dapat

menyebabkan isu utama dalam fishbone diagram ini.

5. Analisis semua pernyataan yang sudah ada, diskusikan dalam kelompok.

6. Urutkanlah pernyataan yang dianggap sebagai penyebab paling utama dari

masalah yang ada sampai kepada pernyataan yang paling dianggap bukan

penyebab utama. Hilangkanlah beberapa statemen yang setelah

didiskusikan dianggap layak dibuang dan bukan merupakan bagian

penyebab isu atau masalah yang ada.

7. Analisis solusi-solusi dari urutan pernyataan sebab tersebut, maka diperoleh

urutan-urutan prioritas penyelesaian masalah.


Ada Pertanyaan ?


Batara 17



Batara 18

5W + 1 How adalah sebuah metode yang paling sederhana dalam usaha

menemukan root cause. Lakukan pertanyaan Why sampai 5 atau 4 kali,

lalu pada pertanyaan “Why” yang ke-5 atau ke-4, dengan melakukan

pertanyaan “How” setelahnya, kita akan menemukan solusi-solusi masalah

yang ada, bisa jadi 1 atau lebih.

Root cause bisa jadi lebih dari satu, namun coba lakukan dengan memilih

pilihan yang paling mungkin menjadi penyebab dari suatu masalah.

Contoh :

Organisasi tidak mampu menyelengarakan proyek berkala nasional.

• Mengapa Organisasi tidak mampu menyelengarakan proyek berkala

nasional ?

Karena dibutuhkan tahapan yang banyak dan perencanaan yang detail

serta kompleks



Batara 19

• Mengapa organisasi tak mampu melakukan tahapan yang banyak dan

perencanaan yang detail serta kompleks

Karena dengan sumber daya yang ada hal tersebut membutuhkan waktu

lama dan fokus yang tersita.

• Mengapa Organisasi tak mampu menyediakan waktu yang lama ?

Karena singkatnya kepengurusan dan siklus pergantian organisasi,

sehingga sulit bagi satu badan pengurus menyelesaikan program yang

membutuhkan waktu panjang.

• Mengapa waktu kepungurusan dibuat singkat ?

Karena organisasi mahasiswa, menerima anggota setiap tahun dan

sebaiknya memberikan setiap angkatan untuk menjadi bada pengurus.

Sehingga, dibuat satu tahun kepengurusan.

• Bagaimana agar dalam kepengurusan yang singkat, program skala

nasional dengan waktu perencanaan dan tahapan-tahapan yang lebih l

ama dapat dilaksanakan ?



Batara 20

Adapun beberapa solusi dari root cause

Waktu Kepengurusan yang singkat

adalah :

• Menambah sumber daya, baik itu dari

luar organisasi, seperti event

organizer

• Melakukan penyelarasan tujuan antar

kepengurusan dalam 2 atau 3

periode.

• Membuat Kepanitiaan yang berumur

panjang, 2 tahun, dengan anggota

dan struktur kepanitiaan yang

beragam dari setiap angkatan.


Ada Pertanyaan ?


Batara 21


SWOT analisis adalah sebuah metode untuk menganalisis kondisi suatu organisasi, baik itu lingkungan internal maupun lingkuangan eksternal terhadap suatu capaian atau tujuan. Analisis SWOT selain menggambarkan kondisi juga menghasilkan strategi.

SWOT terdiri dari 4 aspek yang akan dianalisis


Batara 22


S atau Strenght atau Kekuatan Faktor yang mendukung tujuan yang berasal dari

dalam Organisasi.

W atau Weakness atau Kelemahan

Faktor yang menjadi penghalang pencapaian tujuan dari dalam Organisasi .

O atau Opportunity atau Peluang Faktor yang mendukung tujuan yang berasal dari

luar organisasi.

T atau Threat atau Hambatan Faktor yang menghambat tujuan yang berasal

dari luar Organisasi.


Batara 23


Analisis kondisi organisasi saat ini berdasarkan 4

aspek S, W, O dan T.

Buatlah daftar kondisi atau pernyataan pada

masing-masing aspek

Hal ini sebaiknya dilakukan dengan cara

brainstorming

Langkah berikutnya, langkah bobot dan rating,

bisa dilakukan bisa pula tidak. Namun, untuk

menghasilkan analisis yang lebih tajam, sebaiknya

digunakan.

Setelah itu dilakukan analisis strategi dengan

mengkombinasikan antar faktor-faktor yang sudah

di daftar.


Batara 24


Langkah Bobot dan Rating

25


Batara

Ada banyak variasi dalam melakukan sistem bobot dan rating. Variasi

tersebut akan bergantung pada masing-masing organisasi, namun konsep

dasar dalam melakukan bobot dan rating sama. Berikut salah satu sistem

pembobotan dan rating sederhana. Namun, langkah ini sangat membantu

dalam penentuan prioritas strategi dan gambaran kondisi.

Bobot

Bobot adalah pemberian nilai secara subjektif (pengalaman) maupun

objektif (didasarkan pada data). Bobot memberikan nilai seberapa penting

pengaruh suatu faktor terhadap pencapaian tujuan.

Rating

Rating adalah pemberian nilai mengenai kondisi faktor tersebut saat ini.


Salah satu variasi pemberian bobot

dan rating, serta contohnya.

26


Batara

• Setelah Semua daftar faktor sudah dituliskan, buatlah kolom nilai

bobot dan rating pada masing-masing faktor. Pisahkan menjadi

dua buah tabel. Tabel pertama adalah kolom S dan W, tabel kedua

adalah kolom O dan T

• Mulailah pada pernyataan pertama pada kolom Strenght dan

Weakness, lalu isilah kolom bobot dengan nilai 0,0 sampai 1

Semakin besar nilai bobot maka semakin penting pernyataan

tersebut kepada tujuan.

PASTIKAN BAHWA JIKA SEMUA NILAI PADA BOBOT DI KOLOM

S DAN W JIKA DIJUMLAHKAN AKAN BERJUMLAH 1.

Maka, nilai bobot suatu pernyataan akan mempengaruhi nilai

bobot pernyataan yang lain.


27


Batara

• Berikutnya adalah pemberian nilai rating, nilai rating dapat diberikan

dengan mengklasifikasinya kondisi suatu pernyataan. Untuk S dan O

sesuai dengan angka dibawah ini. Namun untuk W dan T sebaliknya,

semakin besar angka semakin lemah kualitas hambatan dan kelemahan.

Nilai 4 : Sangat Besar / Sangat Baik

3 : Besar / Baik

2 : Cukup

1 : Kurang

• Contoh :

Faktor dari keberhasilan suatu organisasi adalah jumlah anggota yang

secara kuantitas. Hal ini dianggap cukup penting dibanding dengan faktor-

faktor lain.

Misalkan sebuah organisasi ini satu angkatannya saja berjumlah 70 orang.

Maka pernyataan ini dapat saja diberi nilai,

• Bobot = 0,2 (cukup penting karena sekitar 20% dari keseluruhan faktor)

• Rating = 4 (Sangat besar, karena unit tetangga cuma 20 orang satu

angkatannya)


28


Batara

• Lalu pada masing-masing pernyataan atau faktor, kalikan nilai bobot dan

rating nya,

• Jumlahkan semua nilai hasil perkalian bobot dan rating untuk

mendapatkan nilai faktor internal dan faktor eksternal.

• Tambahkan komentar jika dirasa perlu

• Sajikan nilai eksternal dan internal faktor dalam sebuah diagram kartesius.

Contoh :

Berikutnya

Sebelumnya

29


Batara


30


Batara

Langkah berikutnya

setelah memperoleh

nilai faktor internal dan

faktor eksternal. Maka

kita akan memperoleh

gambaran strategi

secara garis besar,

yakni :

Berikutnya

Sebelumnya

Gambaran Strategi IE matriks

31


Batara

Sel I, II dan III menyarankan strategi grow and build. Strategi yang

diterapkan intensif dan taktikal. Strategi ini menyarankan organisasi untuk

bertumbuh, karena tingginya peluang dari luar organisasi atau kuatnya

lingkungan dalam organisasi. Organisasi harus berorientasi pada

achievement.

Sel IV, V dan VI menyarankan strategi hold and maintain. Strategi taktis

yang dijalankan berfokus pada bagaimana menjaga posisi , karena kondisi

perusahaan berada dalam tahap menengah. Berusaha untuk tidak

mengurangi capaian sebelumnya.

Sel VII, VIII dan IX menyarankan harvest or exit strategy. Jika usaha untuk

meremajakan organisasi masih memungkikan , maka perusahaan

disarankan untuk merevitalisasi organisasi, Sebaliknya jika jika usaha

terlalu mahal maka dianjurkan untuk menghentikan organisasi atau tidak

lagi melakukan upaya mencapai tujuan. Namun, bisa pula menjaga

organisasi tetap ada tanpa memikirkan achievement (untuk organisasi non-

profit ) Berikutnya Sebelumnya

32


Batara

• Langkah berikutnya adalah dengan menganilisis masing-masing

pernyataan untuk dapat menghasilkan strategi yang dapat membantu

organisasi dalam mencapai tujuan.

• Masing-masing kolom S, W, O dan T harus dibandingkan satu sama lain,

untuk menghasilkan beberapa strategi.

• Masing-masing perpaduan faktor akan menghasilkan strategi dengan

orientasi yang berbeda pula.

• Selanjutnya daftar strategi tersebut harus dilihat lagi, prioritas utama adalah

strategi yang dihasilkan dari poin-poin faktor dengan nilai bobot dan rating

yang paling besar.

• Metode ini dan matrix Internal External Factor tadi hanya salah satu

diantaranya. Terdapat beberapa jenis metode dan diagram lain yang

menggambarkan kondisi organisasi.


®onn 2002

ANALISIS

SWOT KEKUATAN (S)

KELEMAHAN

(W)

PELUANG (O)

S + O = PENDORONG

(MENGOPTIMALKAN

KEKUATAN UNTUK

MEMANFAATKAN

PELUANG)

W + O = STATUS

QUO

(MENGURANGI

KELEMAHAN UNTUK

MEMANFAATKAN

PELUANG)

ANCAMAN (T)

S + T = STATUS QUO

(MENGGUNAKAN

KEKUATAN UNTUK

MENCEGAH DAN

MENGATASI ANCAMAN)

W + T = PENGHAMBAT

(MENGURANGI

KELEMAHAN UNTUK

MENCEGAH DAN

MENGATASI ANCAMAN)

Proses Analisis

33


Batara


Contoh Hasil SWOT


Batara 34

Hasil Analisis SWOT yang baik

adalah poin-poin strategi yang

dapat menjadi arahan bagi

sebuah organisasi.

Poin-poin strategi ini akan

menjadi dasar untuk organisasi

dapat berjalan.

SWOT dapat digunakan baik

untuk strategi jangka panjang

maupun untyuk strategi jangka

pendek sesuai kebutuhan

organisasi


Ada Pertanyaan ?


Batara 35



Batara 36

• Silahkan kalian membentuk kelompok berisikan 6 orang. Dalam waktu

sesingkat-singkatnya

• Mintalah lembar simulasi kepada panitia

Kalian diminta melakukan sendiri Analsis SWOT dengan contoh kasus sebagai

berikut.

Anggota UKSU angkatan 2009 diminta mengadakan acara syukuran wisuda,

dalam waktu 3 minggu lagi sejak hari ini. Analisis lah kondisi kalian baik itu

secara internal maupun eksternal.

Dalam hal ini, Asumsinya adalah angkatan UKSU 2009 sebagai organisasi, jadi

UKSU diluar angkatan 2009 dapat diklasifikasikan sebagai lingkungan eksternal.



Batara 37

• Kalian cukup membuat 4 faktor yang paling berpengaruh disetiap

kolom, S, W, O dan T nya.

• Lakukan secara brainstorming dan diskusi, lalu secara bersama-sama

tentukanlah nilai rating dan bobot nya.

• Gambarkanlah posisi kalian dalam IE Matriks

• Isilah poin-poin strategi dari masing-masing perpaduan kolom, SO, WO,

ST dan WT

• Urutkan prioritas strategi yang akan kalian lakukan.

Selamat Mengerjakan!

Kalian diminta berdiskusi, dan

berusaha menjadi seorang yang

mampu menganlisis kondisi dalam

memecahkan masalah

Waktu yang diberikan : hanya 30

menit


Ada Pertanyaan ?


Batara 38


Kita akan membahas, hasil simulasi

salah satu kelompok

Mohon kalian merefleksikan sesuai

dengan hasil kerja kelompok kalian


Batara 39

Menu Utama


Batara 40

Jika ada salah ucap maupun materi yang kurang tersampaikan, kiranya saya

mohon maaf sebesar-besarnya.

Saran dan Kritik atas materi dan penyampaiannya, jika ada, dapat

disampaikan langsung.

Jika ada yang berminat mengenai materi ini dan ingin lebih dalam

mempelajarinya, dapat menghubungi lewat email :

[email protected]

Kita bekerja harus tanpa pamrih. Itu berlaku untuk segala pekerjaan. Pengabdian tanpa syarat

adalah yang terbaik. -Guru Ching Hai.

Jadilah garam jangan di lautan, jadilah terang jangan di tempat terang.

Keluar

Sebelumnya

mailto:[email protected]

Latihan Kepemimpinan Organisasi Anggota UKSU ITB 2009 · Root Cause dan Symptoms Teknik Analisis...

Documents

Transcript of Latihan Kepemimpinan Organisasi Anggota UKSU ITB 2009 · Root Cause dan Symptoms Teknik Analisis...