i

LAPORAN TUGAS AKHIR

ADMINISTRASI OPERASIOANAL GUDANG SPAREPART

DI PT. ISKANDAR INDAH PRINTING TEXTILE SURAKARTA

Oleh :

SHODIQ RIDWANU

D1514101

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli

Madya ( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2017

ii

iii

iv

v

MOTTO

“Ilmu itu lebih baik daripada harta. Ilmu menjaga engkau dan engkau menjaga

harta. Ilmu itu penghukum (hakim) dan harta terhukum. Harta kurang apabila

dibelanjakan tetapi ilmu bertambah apabila dibelanjakan”

(Ali bin Abi Tholib)

“Karena hidup adalah harapan. Maka kita perlu bertebaran dimuka bumi mencari

karuniaNya. Jangan terlalai karena kacamata intan. Karena harapan esokmu

adalah mimpi hari ini, harapan agar hidup lebih hidup dan jangan takut untuk

melangkah dalam kebaikan. Bersemangatlah dalam menggapai apa-apa yang

bermanfaat bagimu”

(HR.Muslim)

vi

PERSEMBAHAN

Laporan Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada :

1. Kedua orangtua tercinta, motivator terbesar dalam hidupku yang selalu

mendidik, mendo’akan dan menyayangiku, atas seluruh pengorbanan dan

kesabarannya sampai kini.

2. Saudaraku serta Keluarga Besar yang selalu memberikan motivasi,

semangat serta doa yang tulus.

3. Teman – temanku yang selalu memberi dukungan, bantuan dan

kebahagiaan kepada penulis.

4. Seluruh keluarga seperjuangan Manajemen Administrasi 2014 FISIP UNS.

5. Almamaterku.

vii

KATA PENGANTAR

Assalamua’alaikum Wr. Wb.

Alhamdulillahirobbil’alamin, Puji dan Syukur ke hadirat Allah SWT atas

segala kemudahan, kelancaran, limpahan rahmad, hidayah, dan inayah-Nya

kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan tugas akhir dengan

judul “ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG SPAREPART DI PT.

ISKANDAR INDAH PRINTING TEXTILE SURAKARTA”.

Penulisan Laporan Tugas Akhir ini ditunjukkan sebagai salah satu syarat

dalam memperoleh vokasi Ahli Madya (Amd.) dalam bidang Manajemen

Administrasi di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini tidak lepas dari

do’a, dukungan, dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu dengan segala

rendah hati penulis ucapkan terima kasih kepada :

1. Dra. Sudaryanti, M.Si, selaku Dosen pembimbing yang telah memberikan

bimbingan selama proses penyelesaian Tugas Akhir.

2. Drs. Priyanto Susiloadi, M.Si, selaku Dosen penguji yang berkenan menguji

dalam Ujian Sidang Tugas Akhir.

3. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti N, M.Si, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Negeri Sebelas Maret.

4. Drs. Ali, M.Si, selaku Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Negeri Seebelas Maret.

5. Endang Martini, S.Pd,. M.Si, selaku Dosen Pembimbing Akademik.

6. Seluruh Dosen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Khususnya program

DIII Manajemen Administrasi FISIP UNS beserta staff administrasi lainnya.

viii

7. Bapak Agus Mulyo selaku pembimbing Magang di PT. Iskandar Indah

Printing Textile Surakarta beserta Staff lainnya yang bersedia membantu

dalam pelaksanaan Magang dan penyusunan Tugas Akhir.

8. Terimakasih yang teramat banyak kepada kedua orang tua dan juga seluruh

keluarga besar lainnya yang telah senantiasa mendoakan dan mendukung

selama ini.

9. Seluruh teman – teman yang senantiasa mendukung dan menyemangatiku

selama kuliah dan sampai menyelesaikan Tugas Akhir. Serta seluruh teman

seperjuanganku Manajemen Administrasi 2014 FISIP UNS.

10. Dan juga semua pihak lainnya yang telah mendukung dan membantu dalam

penyelesaian Tugas Akhir ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu

persatu.

Tiada yang sempurna di dunia ini, kecuali Allah SWT semata. Penulis

menyadari bahwa dalam pengamatan dan penulisan Tugas Akhir ini masih banyak

kekurangan baik dalam penyusunan dan pemberian data. Oleh karena itu penulis

ucapkan terimakasih dan sangat menerima untuk kritik serta saran yang

membangun dalam penulisan Tugas Akhir ini demi perbaikan yang selanjutnya.

Akhir kalimat penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat

guna menambah ilmu pengetahuan penulis maupun wawasan bagi semua pihak

dan pembaca, serta semoga bisa menjadi awal titik cerah kesuksesan penulis pada

langkah selanjutnya.

Surakarta, 9 Mei 2017

Penulis

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ..................................................................................... i

PERSETUJUAN .......................................................................................... ii

PENGESAHAN ............................................................................................ iii

PERNYATAAN ............................................................................................ iv

MOTTO ........................................................................................................ v

PERSEMBAHAN ......................................................................................... vi

KATA PENGANTAR .................................................................................. vii

DAFTAR ISI ................................................................................................. ix

DAFTAR BAGAN ....................................................................................... xi

DAFTAR GAMBAR .................................................................................... xii

DAFTAR TABEL ......................................................................................... xiii

ABSTRAK .................................................................................................... xiv

ABSTRACT .................................................................................................. xv

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................ 1

A. Latar Belakang Masalah .................................................................... 1

B. Perumusan Masalah .......................................................................... 3

C. Tujuan Pengamatan ........................................................................... 4

D. Metode Pengamatan .......................................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ......... 5

A. Tinjauan Pustaka ............................................................................... 5

1) Konsep Administrasi ................................................................... 5

2) Konsep Pergudangan ................................................................... 12

3) Operasional Gudang .................................................................... 15

4) Pengertian Sparepart ................................................................... 17

B. Metode Pengamatan .......................................................................... 19

1. Lokasi Pengamatan ..................................................................... 19

2. Jenis Pengamatan ........................................................................ 20

3. Teknik Pengumpulan Data .......................................................... 20

x

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI .......................................... 22

A. Sejarah Perusahaan............................................................................ 22

B. Lokasi Perusahaan ............................................................................. 23

C. Tujuan Perusahaan ............................................................................ 23

D. Visi dan Misi Perusahaan .................................................................. 24

E. Personalia Perusahaan ....................................................................... 24

F. Struktur Organisasi Perusahaan ........................................................ 29

G. Deskripsi Jabatan .............................................................................. 31

H. Kegiatan Produksi ............................................................................. 35

I. Standar Kualitas ................................................................................ 41

J. Produk yang dihasilkan ..................................................................... 42

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMAHASAN ........................... 43

A. Administrasi Operasional Gudang Sparepart ................................... 43

B. Kendala dalam administrasi operasional gudang sparepart

di PT. Iskandar Indah Printing Textile Surakarta.............................. 51

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ....................................................... 53

A. Kesimpulan ...................................................................................... 53

B. Saran .................................................................................................. 54

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................... 55

LAMPIRAN

xi

DAFTAR BAGAN

Bagan 3.1 Proses Produksi PT. Iskandar Indah Printing Textile Surakarta ... 38

Bagan 4.1 Proses pemesanan barang untuk bahan baku sparepart ................. 44

Bagan 4.4 Proses pengeluaran barang di gudang sparepart ........................... 48

xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Iskandar Indah Printing Textile Surakarta 30

Gambar 4.2 Formulir Penerimaan Bahan ......................................................... 46

Gambar 4.3 Formulir Bon Onderdil ................................................................... 48

Gambar 4.5 Formulir Kartu Stock ..................................................................... 50

xiii

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Jumlah Karyawan PT. Iskandar Indah Printing Textile berdasarkan

shiftnya ................................................................................. 25

xiv

ABSTRAK

SHODIQ RIDWANU. D1514101. Administrasi Operasional Gudang

Sparepart Di PT. Iskandar Indah Printing Textile Surakarta. Laporan Tugas

Akhir. Program Studi Manajemen Administrasi. Program Diploma III.

Fakultas Ilmu sosial dan Ilmu Politik. Universitas Sebelas Maret. Surakarta.

2017. 55 Halaman.

Berkembangnya suatu organisasi maupun perusahaan tentunya bergantung

dari bagaimana pegawai atau pekerja dalam melaksanakan pekerjaan yang

diberikan kepadanya. Agar pekerjaan dalam sebuah organisasi maupun

perusahaan dapat terlaksana dan berjalan dengan lancar diperlukan adanya

administrasi yang baik, sarana dan prasarana serta sumber daya manusia yang

berwawasan luas. Oleh itu, perusahaan melalui pihak manajemen dituntut untuk

selalu bersikap lebih professional serta tanggap dalam melaksanakan tugasnya

sehingga perusahaan dapat bersaing secara efektif dan efisien dengan harapan

perusahaan dapat mempertahankan eksistensinya.

Pengamatan yang dilakukan penulis ini bertujuan untuk mengetahui

pelaksanaan suatu kegiatan administrasi operasional gudang bagian sparepart di

PT. Iskandar Indah Printing Textile Surakarta serta kendala yang terjadi dalam

kegiatan operasional tersebut. Di dalam pengamatan ini menggunakan metode

analisis diskriptif kualitatif untuk memperoleh gambaran secara sistematis

mengenai fakta- fakta yang ada. Teknik Pengumpulan data ini dilakukan

bersumber dari proses wawancara serta observasi dengan informan bagian

perusahaan diantaranya kepala bagian gudang sparepart dan staf bagian gudang

sparepart. Sehingga proses pemecahan masalah yang diselidiki dengan

melukiskan keadaan subyek dan obyek pengamatan pada saat sekarang

berdasarkan fakta-fakta yang terlihat dan bagaimana adanya pada waktu

pengamatan.

Hasil Pegamatan menunjukkan bahwa administrasi operasional gudang

sparepart di PT. Iskandar Indah Printing Textile Surakarta terdapat proses

operasional persediaan bahan baku pembantu yaitu sparepart mulai dari

pemesanan barang, kemudian penerimaan barang dari dari supplier masuk ke

gudang, penyimpanan serta pengecekan kualitas dan kuantitas barang, serta

pengeluaran barang. Kesimpulan yang didapat dari pengamat di gudang sparepart

PT. Iskandar Indah Printing Textile Surakarta memiliki fungsi sebagai tempat

penyimpanan sementara bahan baku pembantu produksi yaitu sparepart atau suku

cadang serta peralatan yang dimiliki perusahaan untuk menunjang dalam

perbaikan mesin – mesin produksi maupun kegiatan umum, kegiatan administrasi

operasional gudang sparepart di perusahaan sudah dilakukan dengan baik, akan

tetapi masih sedikit terjadi kendala yang perlu dievaluasi sehingga administrasi

gudang sparepart dalam peningkatan efektif dan efisien dapat terwujud.

Kata Kunci : Administrasi, Operasional Gudang, Sparepart.

xv

ABSTRACT

SHODIQ RIDWANU. D1514101. Operational Administration of Sparepart

Warehouse in PT. Iskandar Indah Printing Textile Surakarta. A Report on

Final Project. Administration Management Program. Undergraduate

Program. Social and Political Sciences Faculty. Sebelas Maret University.

Surakarta. 2017. 55 pages.

An organization’s or a company’s development is of course dependent on

how its employees or workers in implementing the job given. For the job in an

organization and a company to be implemented and to run smoothly, good

administration, infrastructures and human resources with broad insight are

required. Therefore, the company through its management is required to be

professional and responsive in undertaking its duty so that the company can

compete with others effectively and efficiently thereby can maintain its existence.

This research aimed to find out the implementation of operational

administration activities in sparepart warehouse of PT. Iskandar Indah Printing

Textile Surakarta and the constraints arising in the operational activity. This

research employed descriptive qualitative analysis method to get a systematic

description on the facts existing. Techniques of collecting data used were

interview and observation on the informants consisting of the chief and the staffs

of sparepart warehouse division. Thus, the problem solving process depicted the

condition of observation subject and object currently based on the apparent and

actual facts during the observation.

The result of research showed that the operational administration of

sparepart warehouse in PT. Iskandar Indah Printing Textile Surakarta had used

operational process of supporting raw material supply, that is, sparepart, from

product ordering, receiving product from the supplied, storing and checking the

quality and quantity of product to product release. The conclusion of research was

that the sparepart warehouse of PT. Iskandar Indah Printing Textile Surakarta

served as the place to store temporarily the supporting raw material (sparepart) or

the equipment the company has to support production engine repairing or general

activity, so that the operational administration activity in sparepart warehouse in

this company had been conducted well, despite few constraints requiring

evaluation so that the administration of sparepart warehouse in effectiveness and

efficiency improvement can be realized.

Keywords: Administration, Sparepart, Warehouse operation,