LAPORAN PROYEK PERUBAHAN DIKLAT KEPEMIMPINAN … · Kepemimpinan IV Angkatan I Tahun 2014 yang...

1 Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan”

LAPORAN PROYEK PERUBAHAN

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV

ANGKATAN I TAHUN 2014

“ OPTIMALISASI ADMINISTRASI PERENCANAAN PEMERIKSAAN”

PADA DIREKTORAT PEMERIKSAAN DAN RISET

PPATK

OLEH : HENI RAHMAWATI

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

2014


KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas berkat dan rahmatNya

sehingga terselesaikannya pelaksanaan dan penulisan Laporan Proyek Perubahan

dengan judul : “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan pada Direktorat

Pemeriksaan dan Riset PPATK”.

Laporan Proyek Perubahan ini ditulis sebagai salah satu syarat mengikuti Diklat

Kepemimpinan IV Angkatan I Tahun 2014 yang diselenggarakan oleh Badan Pemeriksa

Keuangan. Maksud dan tujuan penulisan Laporan Proyek Perubahan ini adalah sebagai

proses melatih peserta untuk meningkatkan kemampuan manajerialnya sebagai

aktualisasi kepemimpinan.

Laporan ini tercipta berkat dukungan, kerjasama dan kontribusi dari banyak pihak.

Untuk itu ijinkan penulis memberikan penghargaan dan ucapan terimakasih yang

sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Dr. Muhammad Yusuf, Kepala Pusat Analaisis dan Transaksi Keuangan

(PPATK) yang telah memberi ijin dan kesempatan kepada penulis untuk

mengikuti Diklat Pim IV tahun 2014.

2. Bapak Wirzal Yanuar, Deputi Pemberantasan PPATK.

3. Bapak Dwi Setiawan, Kepala Pusdiklat Badan Pemeriksa Keuangan.

4. Bapak Zaini Arief Budiman selaku Widyaiswara Pembimbing (coach).

5. Bapak Dr. Ivan Yustiavandana, Direktur Pemeriksaan dan Riset.

6. Bapak Agus Mulyana, Ketua Kelompok Pemeriksaan PJK Non Bank dan PBJ dan

Mentor.

7. Bapak/Ibu para Widyaiswara yang memberikan mata pelajaran. Dengan segala

hormat saya tidak dapat menyebutkan satu persatu.

8. Bapak/Ibu Satgas Angkatan I 2014 yang telah membantu kelancaran selama

mengikuti Diklatpim IV Angkatan I tahun 2014.

9. Rekan-rekan di Direktorat Pemeriksaan dan Riset PPATK.

10. Rekan-rekan seperjuangan Diklat Pim IV Angkatan I tahun 2014.

Terimakasih untuk suami dan anak-anakku tercinta atas pengertiannya, dan selalu

memberikan motivasi serta dukungan hingga terselesaikannya tugas ini, juga untuk

kedua orang tuaku atas doa dan restu yang tak pernah putus untuk keberhasilan

penulis.

Penulis menyadari bahwa Laporan Proyek Perubahan ini masih jauh dari sempurna,

oleh karena itu mohon diberikan segala kritik dan saran yang membangun untuk

penyempurnaan Laporan Proyek Perubahan ini.

Akhir kata, semoga Laporan Proyek Perubahan ini dapat berguna.

Kalibata, Oktober 2014

Penulis

Heni Rahmawati

NIP. 198004172009012003


DAFTAR ISI

Kata Pengantar

Daftar Isi

Daftar Tabel

Daftar Gambar

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ...................................................................................

B. Tujuan Proyek Perubahan ....................................................................

C. Ruang Lingkup Proyek Perubahan .........................................................

D. Standar/Kriteria Keberhasilan ...............................................................

BAB II DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK

A. Deskripsi Pelaksanaan Proyek ..............................................................

1. Kondisi Umum ..............................................................................

2. Kondisi Khusus ..............................................................................

B. Pelaksanaan Tiap Tahap Kegiatan .........................................................

1. Perencanaan Kegiatan ....................................................................

2. Hasil Pelaksanaan ..........................................................................

C. Analisis Stakeholder Internal dan Eksternal ............................................

1. Stakeholder Internal .......................................................................

2. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder ...........................................

3. Kendala Internal dan Eksternal .........................................................

4. Strategi Mengatasi Kendala ..............................................................

5. Capaian .........................................................................................

6. Instrumen Monitoring yang digunakan ...............................................

BAB III KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan ...........................................................................................

B. Saran ...................................................................................................

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


DAFTAR TABEL

Tabel 1 Perhitungan jawaban kuisioner sebelum proyek perubahan ..........................

Tabel 2 Perhitungan jawaban kuisioner sesudah proyek perubahan ..........................

Tabel 3 Penilaian indikator keberhasilan ...............................................................


DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Kolekting Data ....................................................................................

Gambar 2 Penyusunan Rekapitulasi Data ...............................................................

Gambar 3 Sosialisasi SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan .....................................


DAFTAR BAGAN

Bagan 1 Bisnis Proses Pemeriksaan ......................................................................


DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Formulir Kegiatan Peserta Diklat Pada Tahap

Laboratorium Kepemimpinan

Lampiran 2 Berita Acara Kolekting Data

Lampiran 3 Notulensi Rapat Penyusunan dan Daftar Hadir

Lampiran 4 Berita Acara Hasil Temuan Penomoran Ganda

Lampiran 5 Testimoni dari Penata Usaha

Lampiran 6 Testimoni dari Beberapa Pemeriksa

Lampiran 7 Daftar Register Hasil Telaahan

Lampiran 8 Daftar Register Rencana Pemeriksaan

Lampiran 9 Surat Peryantaan Dukungan

Lampiran 10 SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan

Lampiran 11 Daftar Hadir Sosialisasi dan Testimoni atas SOP Teknis Perencanaan

Pemeriksaan

Lampiran 12 Lembar Kuisioner Monitoring Implementasi Proyek Perubahan


DAFTAR SINGKATAN

DPR : Direktorat Pemeriksaan dan Riset

LHP : Laporan Hasil Pemeriksaan

HT : Hasil Telaahan

RP : Rencana Pemeriksaan

KK : Ketua Kelompok


BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pusat Pelaporan dan Analisis Transaksi Keuangan (PPATK) dibentuk

berdasarkan Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2002 tentang Tindak Pidana

Pencucian Uang sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 25

Tahun 2003 dan disempurnakan kembali dengan Undang-Undang Nomor 8 Tahun

2010 tentang Pencegahan dan Pemberantasan Tindak Pidana Pencucian Uang.

PPAT sebagai lembaga intelijen dibidang keuangan atau Financial IntelIigence

Unit (FIU) merupakan focal point dalam mengoordinasikan upaya pencegahan

dan pemberantasan Tindak Pidana Pencucian Uang.

Pencucian uang merupakan perbuatan yang berusaha

menyamarkan/mengaburkan asal usul aset (kekayaan dan pendapatan) yang

diduga berasal dari kegiatan illegal (tindak pidana) sehingga seolah-olah berasal

dari sumber yang sah/kegiatan legal.

Secara umum tahapan pencucian uang adalah sebagai berikut:

a. Placement (penempatan) adalah upaya menempatkan dana yang dihasilkan

dari suatu aktifitas kejahatan melalui sistem keuangan. Dalam hal ini terdapat

pergerakan fisik uang tunai dari luar sistem keuangan masuk ke dalam sistem

keuangan.

b. Layering (pelapisan) merupakan suatu upaya memisahkan atau lebih

menjauhkan hasil kejahatan dari sumbernya atau menciptakan serangkaian

transaksi yang kompleks untuk menyamarkan/mengelabuhi sumber dana

haram itu.

c. Integration (penggabungan) yaitu upaya untuk menetapkan suatu landasan

sebagai suatu “legitimate explanation” bagi hasil kejahatan. Disini uang sudah

dicuci melalu placement dan layering dialihkan ke dalam kegiatan-kegiatan

sah sehingga tampak tidak berhubungan sama sekali dengan aktifitas

kejahatan sebelumnya yang menjadi sumber dari uang yang dicuci.

PPATK memiliki fungsi utama dalam menyediakan dan memberikan

informasi itelijen keuangan kepada aparat penegak hukum tentang dungaan

tindak pidana pencucian uang atau dungaan tindak pidana asal. Informasi

intelijen dimaksud merupakan hasil analisis dan hasil pemeriksaan atas berbagai

data dan informasi yang diperoleh PPATK dari berbagai sumber meliputi Laporan

Transaksi Keuangan Mencurigakan (LTKM), Laporan Transaksi Keuangan Tunai

(LTKT), Laporan Pembawaan Uang Tunai, Laporan Transfer Dana dan Laporan


Transaksi yang berasal dari Penyedia Jasa Keuangan (PJK), Penyedia Barang dan

Jasa, Ditjen Bea Cukai maupun FIU dari negara lain. Selain itu juga terdapat

pemberian informasi yang dihasilkan dari hasil kerjasama berdasarkan nota

kesepahaman dengan lembaga di dalam negeri maupun luar negeri serta

informasi dari publik, media massa dan pengaduan masyarakat.

Hasil analisis dan hasil pemeriksaan PPATK yang mengindikasikan Tindak

Pidana Pencucian Uang dan atau Tindak Pidana Asal disampaikan kepada penegak

hukum. Terdpat 6 (enam) penyidik TPPU yaitu Kepolisian RI, Kejaksaan, KPK,

BNN, Direktorat Jenderal Bea Cukai dan Direktorat Jenderal Pajak Kementrian

Keuangan RI.

Berdasarkan ketentuan Pasal 44 Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2010

tentang Pencegahan dan Pemberantasan Tindak Pidana Pencucian Uang (UU PP

TPPU) dan Pasal 64 Peraturan Kepala Pusat Pelaporan dan Analisis Transaksi

Keuangan Nomor: PER-07/1.01/PPATK/08/2012 tentang Organisasi dan Tata

Kerja Pusat Pelaporan dan Analisis Transaksi Keuangan, Direktorat Pemeriksaan

dan Riset mengemban tugas untuk mengoordinasikan dan melaksanakan

kegiatan pemeriksaan atas Hasil Analisis terhadap laporan dan informasi

transaksi keuangan yang disampaikan oleh pihak pelapor dan instansi terkait

lainnya, melakukan penelitian, penyusunan, pengembangan tipologi, analisis

strategis, dan statistik. Tugas utama Direktorat Pemeriksaan dan Riset adalah

melakukan kegiatan pemeriksaan dan pengembangan riset.

Pemeriksaan adalah proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi

Transaksi Keuangan Mencurigakan yang dilakukan secara independen, objektif,

dan profesional untuk menilai dugaan adanya tindak pidana. Sesuai dengan

definisi pemeriksaan tersebut, maka tujuan dari pemeriksaan yang dilakukan oleh

PPATK adalah untuk menemukan dugaan/indikasi suatu tindak pidana ataupun

memperkuat suatu dugaan awal adanya tindak pidana berdasarkan hasil analisis

Transaksi Keuangan Mencurigakan. Output dari kegiatan pemeriksaan tersebut

adalah Laporan Hasil Pemeriksaan. Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) adalah

penilaian akhir dari seluruh proses identifikasi masalah, analisis dan evaluasi

transaksi keuangan mencurigakan yang dilakukan secara independen, obyektif

dan profesional yang disampaikan kepada penyidik.

Tahapan pemeriksaan yang dilakukan oleh Direktorat Pemeriksaan dan Riset

yaitu :

1. Tahapan Perencanaan Pemeriksaan

2. Tahapan Pemeriksaan Lebih Lanjut

3. Tahapan Penyusunan Laporan Hasil Pemeriksaan


4. Tahapan Koordinasi Tindak Lanjut Laporan Hasil Pemeriksaan Yang telah

disampaikan kepada penyidik

Adapun tahapan pemeriksaan dapat digambarkan dalam bisnis proses

pemeriksaan sebagai berikut :

Bagan 1

Bisnis proses pemeriksaan

Tahap perencanaan pemeriksaan merupakan salah satu tahap awal yang

penting bagi pemeriksaan. Proses atau rangkaian kegiatan pada tahap ini adalah

usulan pemeriksaan yang masuk akan dilakukan penelaahan dan diambil

keputusan secara internal direktorat apakah layak untuk dilakukan pemeriksaan

lebih lanjut atau tidak melalui gelar hasil telaahan yang dihadiri oleh staf

pemeriksa, ketua kelompok pemeriksaan dan direktur. Apabila penilaian dari hasil

telaahan layak dilakukan pemeriksaan lebih lanjut maka akan dibuat memo dan

usulan rencana pemeriksaan kepada Pimpinan, jika penilaian dari hasil telaahan

tidak layak dilakukan pemeriksaan lebih lanjut maka dokumen disimpan dalam

database. Apabila usulan rencana pemeriksaan disetujui Pimpinan maka tahap

selanjutnya adalah tahap pemeriksaan lebih lanjut.

Pada tahap perencanaan pemeriksaan ini terdapat beberapa masalah yaitu


- terkait konten (material) hasil telaahan yaitu adanya database baru yang

belum optimal digunakan yaitu nomor CIF dari PJK Bank

- belum adanya Standar Operasional Prosedur Mikro/Teknis terkait pelaksanaan

kegiatan perencanaan pemeriksaan

- belum adanya alur dokumen yang jelas (tidak melalui satu pintu) sehingga

sulit untuk melakukan pendataan

- belum adanya data rekapitulasi terkait usulan rencana pemeriksaan yang

telah disetujui Pimpinan sehingga menyulitkan kegiatan monitoring tindak

lanjut.

B. Tujuan Proyek Perubahan

Tujuan proyek perubahan “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan”

untuk jangka pendek yang akan dicapai adalah

- Tersedianya usulan rencana pemeriksaan lebih lengkap dengan adanya

database baru yaitu nomor CIF dari Penyedia Jasa Keuangan Bank

- Tersedianya SOP Mikro : SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan

- Adanya alur dokumen yang jelas

- Penata usahaan dokumen-dokumen terkait dilakukan dengan rapi (daftar

nomor register, hardcopy dan softcopy hasil telaahan, memo usulan rencana

pemeriksaan)

Adapun tujuan jangka panjang yang akan dicapai adalah database hasil telaahan

dan rencana pemeriksaan yang lengkap dan akurat sehingga memudahkan

proses evaluasi dan monitoring atas tindak lanjut rencana pemeriksaan yang

telah disetujui oleh Pimpinan.

C. Ruang Lingkup Proyek Perubahan

Proyek perubahan ini mengambil lingkup area perubahan pada tahap

perencanaan pemeriksaan mengingat tahap dimaksud merupakan tahap awal

dalam kegiatan pemeriksaan di Direktorat Pemeriksaan dan Riset dan salah satu

kegiatan penting yang menentukan kualitas pelaksaanan pemeriksaan. Fokus

proyek perubahan pada tahap perencanaan pemeriksaan adalah bagaimana

mengoptimalisasikan administrasi perencanaan pemeriksaan yang berguna untuk

menertibkan proses administrasi, membantu atasan mengambil keputusan, dan

melakukan monitoring serta evaluasi terhadap pelaksaanaan perencanaan

pemeriksaan.


Kegiatan yang akan dilakukan untuk kegiatan “Optimalisasi Manajemen

Perencanaan Pemeriksaan” adalah sebagai berikut:

1. Melakukan kolekting data atas dokumen disposisi untuk telaah kasus dari

Direktur melalui Ketua Kelompok kepada Pemeriksa, Hasil Telaahan, Rencana

Pemeriksaan dan memo pengantar yang terkait.

2. Memasukkan seluruh data dan informasi (hasil telaahan,hasil gelar telaahan

dan rencana pemeriksaan) ke dalam rekapitulasi data.

3. Menyusun SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan.

4. Melakukan pembahasan SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan dengan

beberapa staf pemeriksa, ketua kelompok pemeriksa dan direktur

pemeriksaan dan riset.

5. Melakukan sosialisasi SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan kepada seluruh

staf pemeriksa di DPR.

6. Memonitoring seluruh kegiatan dan data yang terkait dengan kegiatan

perencanaan pemeriksaan.

D. Standar dan Kriteria Keberhasilan

Standar dan Kriteria Keberhasilan atas proyek ini adalah

1. Terlaksananya setiap tahapan pelaksanaan proyek perubahan “Optimalisasi

Administrasi Perencanaan Pemeriksaan” dan terciptanya output atas proyek

perubahan yang meliputi SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan, Rekapitulasi

data Hasil Telaahan dan Rencana Pemeriksaan, Daftar/Buku Register Hasil

Telaahan dan Rencana Pemeriksaan.

2. Tercapainya outcome yaitu dampak/manfaat yang ditimbulkan atas

pelaksanaan proyek perubahan ini yang diukur melalui kuisioner untuk

menjaring pendapat stakeholder atas pelaksaanaan dan manfaat proyek

perubahan “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan” di Direktorat

Pemeriksaan dan Riset. Adapun indikator yang digunakan untuk tingkat

keberhasilan proyek perubahan sebagai berikut:

a. Tersedianya SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan menjadikan alur proses

dan alur dokumen menjadi lebih jelas

b. Alur dokumen melalui “satu pintu” (melalui staf penata usaha/TU)

membuat proses administrasi menjadi lebih tertib

c. Penomoran register Hasil Telaahan dan Rencana Pemeriksaan secara

manual oleh TU membuat pendataan dokumen menjadi lebih rapi, jelas,

dan urut


d. Hasil kompilasi data (rekapitulasi) dapat memudahkan atasan (direktur

dan ketua kelompok) dalam pengambilan keputusan

e. Rekapitulasi Data Hasil Telaahan dan Rencana Pemeriksaan dapat

memudahkan monitoring berjalan dengan baik


BAB II

DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK

A. Deskripsi Pelaksanaan Proyek

1. Kondisi Umum

Proyek Perubahan ini dilaksanakan di Direktorat Pemeriksaan dan Riset

(DPR) PPATK yang dalam struktural PPATK terletak dibawah Deputi

Bidang Pencegahan dan Pemeriksaan. Salah satu tugas dan fungsi

Direktorat Pemeriksaan dan Riset adalah melaksanaan kegiatan

pemeriksaan yang outputnya berupa Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP).

LHP yang berindikasi TPPU dan asal tindak pidana asal disampaikan

kepeada penyidik (penegak hukum) sebagai informasi intelijen yang

diharapkan dapat membantu kewenangan penyelidikan dan penyidikan

atas penanganan TPPU di Indonesia.

2. Kondisi Khusus

Kegiatan pemeriksaan di Direktorat Pemeriksaan dan Riset (DPR)

PPATK terdiri atas tahap perencanaan, pelaksanaan dan penyusunan

laporan. Fokus proyek perubahan pada optimalisasi administrasi

perencanaan pemeriksaan mengingat terdapat permasalahan dalam

proses administrasi sehingga menimbulkan kurang optimalnya proses

monitoring dan evaluasi atas kegaiatan perencanaan pemeriksaan.

B. Pelaksanaan Tiap Tahap Kegiatan

1. Perencanaan Kegiatan

Membuat perencanaan tahapan kegiatan meliputi :

Tahap pertama mengumpulkan semua data-data (kolekting) yang

dibutuhkan (hasil telaahan, rencana pemeriksaan dan memo)

pada minggu 1 dan ke 2.

Tahap kedua memasukkan seluruh data ke dalam tabel yang telah

dibuat memberikan nomor register untuk hasil telahaan dan

rencana pemeriksaan yang belum ada pada minggu ke 2 dan ke 3.

Tahap ketiga membuat draft SOP Teknis Perencanaan

Pemeriksaan, melakukan pembahasan dengan staf pemeriksa

serta atasan (Ketua kelompok) pada minggu ke 4 sampai dengan

minggu ke 6.

Tahap keempat permohonan persetujuan kepada Ketua Kelompok

Pemeriksaan dan Direktur kemudian mensosialisasikan kepada


seluruh staf pemeriksa di Dit Pemeriksaan dan Riset pada minggu

ke 7 dan 8.

Tahap kelima melakukan implementasi dan monitoring atas

rekapitulasi data yang dibuat dan menyampaikan informasi

kepada atasan (Direktur dan Ketua Kelompok) jika ada

permasalahan yang terjadi pada proses perencanaan pemeriksaan

pada minggu ke 9 samapai dengan minggu ke 11.

Tahap keenam melakukan proses pengukuran keberhasilan proyek

perubahan pada minggu ke 12.

2. Hasil Pelaksanaan

Proeyek perubahan “Optimalisasi Administrasi Perencanaan

Pemeriksaan dilaksanakan mulai tanggal 4 Agustus s.d 17 Oktober

2014. Hasil pelaksanaan proyek perubahan sebagaimana dijelaskan

secara detail dalam Formulir Kegiatan Peserta Diklat Pada Tahap

Laboratorium Kepemimpinan (Lampiran 1) dapat dijabarkan sebagai

berikut:

a. Tahap pertama yang dilakukan pada minggu 1 dan 2 adalah

melakukan sosialisasi secara personal terkait proyek perubahan

dan kolekting data kepada pemeriksa. Hasilnya berupa dokumen

disposisi dari ketua kelompok, Hasil Telaahan (HT), Rencana

Pemeriksaan (RP) dan memo pengantar. Hasil kolekting data

dituangkan dalam Berita Acara Kolekting Data yang ditandatangani

oleh Project Leader, Penata Usaha (TU) dan Ketua

Kelompok/Mentor (Lampiran 2)

b. Tahap kedua membuat rekapitulasi data yang telah dikolekting

bersama dengan Penata Usaha (TU) pada minggu ke 2 samapi

dengan minggu ke 3.

c. Tahap ketiga mengadakan rapat pembahasan penyusunan draft

SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan dengan Ketua Kelompok

Pemeriksaan dan beberapa teman pemeriksa pada tanggal 18

Agustus 2014 (Daftar Hadir terlampir). Hasil dari rapat tersebut

(Lampiran 3) adalah :

Dalam alur bisnis proses tahap perencanaan pemeriksaan

disepakati jika dokumen yang terkait dalam tahap

perencanaan pemeriksaan melalui Penata Usaha.


Penomoran Register Hasil Telaahan dan Rencana

Pemeriksaan dilakukan secara manual di Buku Register.

Penomoran Register Hasil Telaahan dan Rencana

Pemeriksaan dilakukan secara manual di Buku Register

dilakukan oleh Penata Usaha.

Softcopy dokumen Hasil Telaahan dan Rencana Pemeriksaan

di upload di share folder DPR oleh pemeriksa yang

melakukan telaahan.

d. Pada tahap penyelesaian pembuatan rekapitulasi diketemukan

penomoran ganda pada dokumen Rencana Pemeriksaan. Atas

temuan penomoran ganda tersebut kemudian dibuat Berita Acara

yang ditandatangani oleh Project Leader, Penata Usaha (TU) dan

Ketua Kelompok/Mentor pada tanggal 22 Agustus 2014 (Lampiran

4). Selain itu dibuat lembar testimoni kepada Penata Usaha (TU)

terkait pendapat yang bersangkutan atas temuan tersebut

(Lampiran 5).

e. Tahap berikutnya yaitu menyebarkan kuisioner untuk menjaring

pendapat/testimoni terkait kegiatan kolekting data dan temuan

atas penomoran ganda ke pemeriksa pada minggu ke 4 tanggal 25

Agustus 2014 (Lampiran 6).

f. Tindaklanjut atas keputusan rapat pembahasan penyusunan draft

SOP maka dibuatlah buku register hasil telaahan dan register

rencana pemeriksaan pada tanggal 25 Agustus 2014 (Lampiran 7

dan 8).

g. Melakukan pembahasan lebih lanjut atas draft SOP Teknis

Perencanaan Pemeriksaan dengan Ketua Kelompok Pemeriksaan

serta menjelaskan hasil temuan (permasalahan yang dihadapi

dalam tahap perencanaan pemeriksaan) serta mengusulkan

beberapa solusi sehingga dibuatlah Surat Pernyataan Dukungan

dari Ketua Kelompok Pemeriksaan (Lampiran 9) pada minggu ke 5

sampai dengan minggu ke 7.

h. Meminta persetujuan atas SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan

kepada Ketua Kelompok Pemeriksaan dan Direktur Pemeriksaan

dan Riset (Lampiran 10) pada minggu ke 8.

i. Melakukan sosialisasi SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan kepada

rekan pemeriksa. Daftar hadir dan masukan/arahan terlampir

(Lampiran 11) pada minggu ke 10 tanggal 6 Oktober 2014


j. Melakukan monitoring atas seluruh kegiatan dan data yang terkait

dengan kegiatan perencanaan pemeriksaan dengan cara menyebar

kuisioner ke pemeriksa untuk mengukur tingkat keberhasilan atas

implementasi proyek perubahan yang dilakukan (Lampiran 12)

pada tanggal 13-14 Oktober 2014.

k. Melakukan penghitungan dan penilaian hasil jawaban kuisioner

pada tanggal 14 Oktober 2014 serta mulai menyusun laporan.

C. Analisis Stakeholder Internal

1. Stakeholder Internal

Beberapa stakeholder internal dalam proyek perubahan “Optimalisasi

Administrasi Perencanaan Pemeriksaan” :

a. Penata Usaha

Peran Penata usaha (TU) sangat penting karena yang bersangkutan

yang akan melakukan kegiatan utama administrasi sebagai pintu

masuk dan keluar dokumen sehingga dibutuhkan dukungan dari TU

untuk keberhasilan proyek perubahan ini.

b. Pemeriksa Transaksi Keuangan

Peran Pemeriksa Transaksi Keuangan sebagai salah satu pihak

yang terkait dalam proyek ini juga penting yaitu sebagai pihak

pembuat hasil telaahan dan rencana pemeriksan sehingga juga

dibutuhkan dukungan dari mereka.

c. Ketua Kelompok Pemeriksaan

Peran Ketua Kelompok Pemeriksaan sangatlah penting karena

Ketua Kelompok memiliki kewenangan untuk memberikan disposisi

atas usulan pemeriksaan kepada pemeriksa serta melakukan

monitoring dan evaluasi atas pengerjaan setiap tugas yang

diberikan khususnya pada tahap perencanaan pemeriksaan.

d. Direktur Pemeriksaan dan Riset

Sebagai pimpinan tertinggi pada direktorat dukungan dari Direktur

akan menentukan keberhasilan dijalankannya proyek perubahan ini

terutama terkait persetujuan atas SOP yang akan diberlakukan.

2. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder

Pengaruh stakeholder terhadap perubahan yang dilakukan atas proyek

perubahan ini adalah bersifat positif dan mendukung atas

terlaksananya proyek perubahan sehingga tidak ditemukan kendala


khusus terkait peran dan pengaruh stakeholder. Dukungan

stakeholder tersebut berpengaruh demi keberhasilan proyek agar:

1. Tersedianya hasil telaahan dan rencana pemeriksaan yang lebih

lengkap dan akurat

2. Tersedianya SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan dan alur

dokumen yang jelas

3. Penataanusahaan dokumen-dokumen terkait perencanaan

pemeriksaan menjadi lebih tertib dan rapi serta untuk menjaga

kerahasiaan, dan jika dibutuhkan mudah mendapatkannya (melalui

satu pintu yaitu staf TU);

4. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi atas proses perencanaan

pemeriksaan.

5. Meningkatkan pengendalian terhadap tindak lanjut usulan rencana

pemeriksaan yang sudah disetujui Pimpinan.

3. Kendala Internal dan Eksernal

Kendala internal

- Dokumen yang terpisah-pisah karena dipegang masing-masing oleh

ketua tim pemeriksaan sehingga membutuhkan waktu untuk

melakukan kolekting data

- Keberadaan pemeriksa yang sedang melakukan pemeriksaan di luar

kota

4. Strategi Mengatasi Kendala

- Melakukan kolekting data kepada pemeriksa yang ada dengan

bantuan TU

- Komunikasi melalui email atas proyek perubahan serta melakukan

pendekatan personal

5. Capaian

- Pada tahap kolekting data/dokumen dan pembuatan rekapitulasi

data melibatkan penata usaha/TU dan pemeriksa


Gambar 1

Kolekting Data

Gambar 2

Pembuatan rekapitulasi data

- Pada tahap penyusunan draft SOP Teknis Perencanaan

Pemeriksaan melibatkan ketua kelompok/mentor serta beberapa

rekan pemeriksa untuk membahas beberapa permasalahan yang

dihadapi pada tahap perencanaan pemeriksaan terutama terkait

proses administrasi serta membahas solusi atas masalah tersebut.

- Untuk memperoleh dukungan komitmen dari ketua kelompok atas

solusi yang telah disepakati dalam rapat pembahasan penyusunan


draft SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan maka dibuat Surat

Pernyataan Dukungan yang ditandatangani oleh dua Ketua

Kelompok Pemeriksaan.

- Pada tahap permohonan persetujuan atas SOP Teknis

Perencanaan Pemeriksaan dukungan dari Ketua Kelompok dan

Direktur Pemeriksaan dan Riset dibuktikan dengan

ditandatanganinya SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan dan

disetujui untuk mulai diimplementasikan.

- Pada tahap sosialisasi atas SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan

dukungan dari atasan serta rekan pemeriksa dituangkan dalam

bentuk testimoni yang berisi dukungan maupun masukan terkait

pelaksanaan SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan.

Gambar 3

Rapat Sosialisasi SOP

- Pada tahap monitoring atas pelaksanaan proyek perubahan

“Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan” dengan

menggunakan kuisioner yang diberikan kepada pemeriksa dan

Ketua Kelompok Pemeriksaan serta Direktur Pemeriksaan dan

Riset dengan total 18 responden.

6. Instrumen Monitoring yang Digunakan

Kegiatan monitoring atas pelaksanaan proyek perubahan “Optimalisasi

Administrasi Perencanaan Pemeriksaan” dengan menggunakan

kuisioner yang diberikan kepada pemeriksa dan Ketua Kelompok


Pemeriksaan serta Direktur Pemeriksaan dan Riset dengan total 18

responden.

Adapun indikator yang digunakan untuk tingkat keberhasilan proyek

perubahan sebagai berikut:

a. Tersedianya SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan menjadikan

alur proses dan alur dokumen menjadi lebih jelas

b. Alur dokumen melalui “satu pintu” (melalui staf penata usaha/TU)

membuat proses administrasi menjadi lebih tertib

c. Penomoran register Hasil Telaahan dan Rencana Pemeriksaan

secara manual oleh TU membuat pendataan dokumen menjadi

lebih rapi, jelas, dan urut

d. Hasil kompilasi data (rekapitulasi) dapat memudahkan atasan

(direktur dan ketua kelompok) dalam pengambilan keputusan

e. Rekapitulasi Data Hasil Telaahan dan Rencana Pemeriksaan dapat

memudahkan monitoring berjalan dengan baik

Masing-masing indikator diatas diukur dengan menggunakan skala 1-5

dengan keterangan 1=sangat tidak setuju, 2 = tidak setuju, 3 =

cukup, 4 = setuju dan 5 = sangat setuju serta N/A jika tidak

memungkinkan memberikan pendapat.

Hasil Pengukuran Kuisioner sebelum dan sesudah proyek perubahan

sebagai berikut:

a. Sebelum Proyek Perubahan

Tabel 1

Perhitungan jawaban kuisioner sebelum proyek perubahan

Responden

Sebelum Proyek

Total Pertanyaan

1 2 3 4 5

1 3 3 3 2 2 2,6

2 4 4 3 3 3 3,4

3 3 3 3 3 3 3

4 3 1 1 2 1 1,6

5 3 2 3 3 3 2,8

6 3 3 3 3 3 3

7 4 4 4 4 4 4

8 3 3 3 3 3 3

9 3 2 2 2 3 2,4

10 3 2 2 3 3 2,6

11 3 1 1 2 1 1,6


12 2 1 1 2 2 1,6

13 3 3 3 3 3 3

14 3 3 3 3 3 3

15 3 2 3 2 2 2,4

16 3 3 3 3 3 3

17 3 2 3 3 3 2,8

18 3 3 3 3 3 3

3,055556 2,5 2,611111 2,722222 2,666667 2,711111

b. Sesudah Proyek Perubahan

Tabel 2

Perhitungan jawaban kuisioner sebelum proyek perubahan

Responden

Sesudah Proyek

Total Pertanyaan

1 2 3 4 5

1 5 4 4 5 4 4,4

2 5 5 5 5 5 5

3 4 5 5 5 5 4,8

4 4 4 4 5 5 4,4

5 4 5 4 5 5 4,6

6 5 5 5 5 5 5

7 5 5 5 5 5 5

8 4 4 4 5 5 4,4

9 4 4 5 4 4 4,2

10 4 4 4 4 5 4,2

11 5 5 4 5 5 4,8

12 4 4 3 4 5 4

13 5 5 4 5 5 4,8

14 4 5 5 5 5 4,8

15 5 4 4 4 4 4,2

16 5 5 4 4 4 4,4

17 4 5 5 5 5 4,8

18 5 5 5 5 5 5

4,5 4,611111 4,388889 4,722222 4,777778 4,6

Dari tabel pengukuran diatas kemudian dilakukan penilaian atas

tingkat keberhasilan dari 5 (lima) indikator yang digunakan yaitu

sebagai berikut


Tabel 3

Penilaian indikator keberhasilan

No Indikator keberhasilan sebelum sesudah

1 Tersedianya SOP Teknis Perencanaan

Pemeriksaan menjadikan alur proses

dan alur dokumen menjadi lebih jelas 3,05 4,5

2 Alur dokumen melalui “satu pintu”

(melalui staf penata usaha/TU)

membuat proses administrasi menjadi

lebih tertib 2,5 4,61

3 Penomoran register Hasil Telaahan dan

Rencana Pemeriksaan secara manual

oleh TU membuat pendataan dokumen

menjadi lebih rapi, jelas, dan urut 2,61 4,39

4 Hasil kompilasi data (rekapitulasi)

dapat memudahkan atasan (direktur

dan ketua kelompok) dalam

pengambilan keputusan 2,72 4,72

5 Rekapitulasi Data Hasil Telaahan dan

Rencana Pemeriksaan dapat

memudahkan monitoring berjalan

dengan baik 2,67 4,78

Grafik 1

Penilaian Responden atas indikator keberhasilan

Berdasarkan tabel 3 dan grafik 1 diatas diketahui bahwa menurut responden

terdapat peningkatan atas 5 indikator pada waktu sebelum dan sesudah

proyek perubahan dapat diambil kesimpulan bahwa dengan adanya proyek

perubahan ini maka proses administrasi dan tata kelola dokumen menjadi

lebih tertib, jelas dan rapi.

0

1

2

3

4

5

6

1 2 3 4 5

Sebelum

Sesudah


BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

- Proyek perubahan dapat terlaksana karena dukungan dan kerjasama

dari pihak-pihak yang memiliki pengaruh atas keberhasilan proyek ini.

- Pihak-pihak yang terkait dalam proyek perubahan ini (stakeholder)

adalah Penata Usaha (TU), Pemeriksa, Ketua Kelompok Pemeriksaan

dan Direktur Pemeriksaan dan Riset.

- Proyek perubahan ini dilaksanakan melalui beberapa tahapan. Adapun

output besar yang dihasilkan proyek perubahan “Optimalisasi

Administrasi Perencanaan Pemeriksaan” berupa:

a. SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan

b. Rekapitulasi data atas Hasil Telaahan dan Rencana Pemeriksaan

c. Buku Register Hasil Telaahan dan Rencana Pemeriksaan

- Outcome yang dicapai atas output proyek perubahan “Optimalisasi

Administrasi Perencanaan Pemeriksaan” sebagaimana disebutkan

diatas yaitu terlaksananya kegiatan administrasi yang lebih tertib dan

rapi serta mengoptimalkan kegiatan monitoring dan evaluasi atas

tahap perencanaan pemeriksaan.

- Capaian atas proyek perubahan ini adalah mendapatkan dukungan

dari para stakeholder di setiap tahapan pelaksanaan proyek

perubahan sehingga proyek dapat berjalan dengan lancar.

- Keberhasilan atas proyek perubahan ini diukur melalui kuisioner

dengan 5 (lima) pertanyaan untuk mengetahui kondisi sebelum proyek

perubahan dan sesudah proyek perubahan dilakukan kepada

responden yang terdiri dari 18 orang (internal DPR). Hasilnya

menunjukkan terjadi peningkatan nilai terhadap 5 (lima) indikator

yang ditanyakan. Hal tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa

pelaksanaan proyek perubahan berhasil membawa perubahan ke

kondisi yang lebih baik dengan terwujudnya proses administrasi yang

tertib, jelas dan rapi.

B. Saran

Agar keberhasilan proyek perubahan ini tetap berkesinambungan maka

output yang dihasilkan dalam proyek perubahan tetap membutuhkan

dukungan, kerjasama dari para pihak terkait serta komitmen dari

pimpinan.

LAPORAN PROYEK PERUBAHAN DIKLAT KEPEMIMPINAN … · Kepemimpinan IV Angkatan I Tahun 2014 yang...

Documents

Transcript of LAPORAN PROYEK PERUBAHAN DIKLAT KEPEMIMPINAN … · Kepemimpinan IV Angkatan I Tahun 2014 yang...