PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

DENGAN MENGGUNAKAN SISTEM TLSK ONLINE

(TATALAKSANA SURAT DAN KEARSIPAN) PADA BAGIAN

SDM DAN ADMINISTRASI (SUB. BID. ADMINISTRASI &

FASILITAS) DI PT PLN (PERSERO) P3B JAWA BALI

REGION JAWA BARAT.

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

Diajukan untuk memenuhi kelulusan matakuliah Praktik Kerja Lapangan

Pada Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Admnistrasi Niaga

Oleh:

NIKO FAJAR HELIYANTO

07701044

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA

POLITEKNIK NEGERI BANDUNG

2010

ABSTRAK

Laporan Praktik Kerja Lapangan ini berjudul “Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Dengan Menggunakan Sistem TLSK Online (Tatalaksana Surat dan Kearsipan)”. Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan dari 8 Februari 2010 sampai dengan 29 April 2010 di Bagian SDM dan Administrasi (Sub. Bid. Administrasi & Fasilitas) di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali Region Jawa Barat yang beralamatkan di Jalan Moch. Toha Km. 4 Komplek PLN GI. Cigereleng, Bandung. Ruang lingkup kegiatan yang berada di Bagian SDM dan Administrasi (Sub. Bid. Administrasi & Fasilitas) khususnya Kesekretariatan adalah proses pengelolaan Surat (Surat Masuk dan Surat Keluar) baik pengelolaan secara manual maupun secara elektronik (TLSK Online) hingga proses pengarsipan, penangan telepon dan fax.

PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali Region Jawa Barat dalam proses pengelolaan Surat (Surat Masuk dan Surat Keluar) menggunakan Sistem TLSK Online (Tatalaksana Surat dan Kearsipan). Sistem TLSK Online ini sangat membantu pegawai dalam proses pengagendaan surat yang masuk dengan jumlah yang banyak serta dalam proses penomoran surat yang otomatis sehingga tidak akan ada nomor Agenda Surat yang sama. Tetapi timbul permasalahan ketika Sistem TLSK Online tidak sempurna karena output berupa Formulir Pengendalian Surat Masuk tidak bisa dicetak secara otomatis sehingga masih menggunakan Microsoft Office Excel dengan disain yang disesuaikan dan juga masih ada beberapa kekurangan dalam proses penyimpanan dan pencarian arsip. Untuk memperbaiki kekurangan dalam proses penyimpanan dan pencarian arsip adalah dengan memberi Kode Masalah pada setiap map dan Odner serta penyusunan letak yang disusun secara sistematis sesuai dengan kode masalah, hal tersebut akan membuat proses penyimpanan dan pencarian arsip lebih efektif dan efisien.

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur Penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah

memberikan hidayah-Nya, sehingga Penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktik

Kerja Lapangan ini dengan judul “PENANGANAN SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR DENGAN MENGGUNAKAN SISTEM TLSK ONLINE

(TATALAKSANA SURAT DAN KEARSIPAN)” pada Bagian SDM dan

Administrasi (Sub. Bid. Administrasi & Fasilitas) di PT PLN (Persero) P3B Jawa

Bali Region Jawa Barat tepat pada waktunya.

Laporan Praktik Kerja Lapangan ini disusun untuk meluluskan matakuliah

Praktik Kerja Lapangan pada Program Studi Administrasi Bisnis, Jurusan

Administrasi Niaga di Politeknik Negeri Bandung.

Akhir kata penulis menyadari bahwa dalam Laporan Praktik Kerja

Lapangan ini masih terdapat kekurangan dan jauh dari sempurna, hal ini

disebabkan karena keterbatasan, pengalaman serta pengetahuan penulis. Untuk itu

saran dan kritik yang sifatnya membangun sangat penulis harapkan demi

kesempurnaan Laporan Praktik Kerja Lapangan ini di kemudian hari. Penulis

berharap semoga Laporan Praktik Kerja Lapangan ini bermanfaat bagi penulis

pada khususnya dan pihak lain yang membacanya pada umumnya.

Bandung, Mei 2010

Penulis

UCAPAN TERIMA KASIH

Laporan Praktik Kerja Lapangan ini tidak dapat diselesaikan tanpa bantuan

dari berbagai pihak yang telah terlibat baik langsung maupun tidak langsung

dalam membantu penyelesaian penulisan laporan ini. Untuk itu, dalam

kesempatan ini penulis bermaksud untuk menyampaikan rasa terima kasih yang

sebesar-besarnya kepada:

1. Drs. Deddy Sobarna Sutaji, M. Si, selaku Ketua Jurusan Administrasi

Niaga.

2. Nono Wibisono, SE., M. Sc, selaku Sekretaris Jurusan Administrasi

Niaga.

3. Dra. Sholihati Amalia, S.Sos, M.Pd, selaku Kepala Program Studi

Administrasi Bisnis.

4. Dra. Tintin Suhaeni, S. Sos, M. Si, selaku Dosen Pembimbing Praktik

Kerja Lapangan yang telah berkenan mengorbankan waktu, tenaga, pikiran

serta nasehat dengan segala kesabarannya dalam membimbing dan juga

pengarahan yang sangat berharga hingga selesainya Laporan Praktik Kerja

Lapangan ini.

5. Bapak H. Dedy Sudradjat, selaku Pembimbing Lapangan yang telah

berkenan membimbing penulis dalam melakukan kegiatan praktik kerja

lapangan selama kurang lebih 3 bulan.

6. Bpk. Zaenudin, Bpk. Bandi, Ibu Verra dan Bpk Abo yang telah banyak

memberikan penjelasan dan arahan dalam mengerjakan Tugas-tugas

selama Praktik Kerja Lapangan di Bagian Kesekretariatan serta seluruh

pegawai yang bekerja di Bagian SDM dan Administrasi di PT PLN

(Persero) P3B Jawa Bali Region Jawa Barat yang tidak dapat disebutkan

satu persatu.

7. Keluarga tercinta, Ibu dan Papa, yang telah membesarkan, mendidik dan

bekerja keras untuk memenuhi semua hal yang diberikan kepada Penulis,

Nita dan Nazfa yang sudah menjadi adik yang baik dan selalu ceria,

Mamah Eneng dan Mamah Agus yang selalu mendoakan cucunya setiap

saat, semoga Allah SWT selalu melimpahkan kesehatan dan rizki kepada

kalian semua.

8. Teman-teman seperjuangan Kiagus, Lanaro, Firman, Andri, Thias,

Ridwan, Rian, Asep, teman-teman 3 AB-B dan semua teman-teman

angkatan 2007 yang telah bersama-sama melewati dua tahun terakhir ini

dalam susah dan senang.

9. Pengurus dan Anggota HMAN 2008 dan 2009 yang selalu memberikan

semangat dan motivasi kepada Penulis.

10. Teman-teman Kontrakan Vikar, Jeffri, Eka, Rendi, Aldo, Farid, Rayza,

Om Teddy, Isnen, Hardi, Tommy dan Mas Erwin yang selalu memberi

masukan dan inspirasi bagi Penulis.

11. Hayati (Ay) yang setia menemani, memberi semangat serta perhatiannya

sampai sekarang kepada Penulis.

Semoga segala amal kebaikan yang telah dan akan diberikan mendapat

balasan berlipat ganda di dunia dan akhirat kelak. Amin.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan Praktik Kerja

Lapangan ini jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangan. Oleh karena itu,

saran dan kritik terbuka demi kesempurnaan laporan ini, penulis terima dengan

senang hati. Semoga Laporan Praktik Kerja Lapangan ini bermanfaat bagi Penulis

khususnya dan pembaca umumnya. Amin.

Bandung, Mei 2010

Penulis

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN

ABSTRAK............................................................................................................ i

KATA PENGANTAR......................................................................................... ii

UCAPAN TERIMA KASIH............................................................................... iii

DAFTAR ISI........................................................................................................ iv

DAFTAR GAMBAR........................................................................................... vii

DAFTAR LAMPIRAN...................................................................................... viii

BAB I PENDAHULUAN.................................................................................. 1

1.1. Latar Belakang................................................................................. 1

1.2. Tujuan Praktik Kerja Lapangan....................................................... 3

1.3. Manfaat Praktik Kerja Lapangan..................................................... 3

1.4. Ruang Lingkup Praktik Kerja Lapangan.......................................... 4

1.5. Sistematika Penulisan....................................................................... 5

BAB II PEMBAHASAN.................................................................................... 6

2.1. Gambaran Umum Perusahaan.......................................................... 6

2.1.1. Sejarah Perusahaan............................................................... 7

2.1.2. Visi, Misi, dan Philosofi Perusahaan................................... 10

2.1.2.1 Visi Perusahaan .................................................... 12

2.1.2.1 Misi Perusahaan ................................................... 12

2.1.2.1 Philosofi Perusahaan ............................................ 10

2.1.3. Arti Lambang Perusahaan.................................................... 13

2.1.4. Struktur Organisasi............................................................... 14

2.1.5. Job Description..................................................................... 17

2.2. Kegiatan Praktik Kerja Lapangan.................................................... 20

2.2.1. Prosedur Penanganan Surat Masuk...................................... 23

2.2.2. Prosedur Penanganan Surat Keluar...................................... 26

2.2.3. Prosedur Penanganan Surat Masuk menggunakan Sistem Tata

Laksana Surat dan Kearsipan (TLSK) Online...................... 28

2.2.4. Prosedur Pengarsipan Surat.................................................. 38

2.2.5 Penanganan Telepon dan Faximile....................................... 39

2.3. Pembahasan...................................................................................... 41

2.3.1. Penanganan Surat Masuk..................................................... 41

2.3.2. Penanganan Surat Keluar..................................................... 42

2.3.3. Penanganan Surat Masuk menggunakan TLSK Online....... 43

2.3.4. Pengarsipan Surat................................................................. 45

2.3.5. Penanganan Telepon dan Fax............................................... 50

BAB IIIKESIMPULAN DAN SARAN............................................................. 52

3.1. Kesimpulan........................................................................... 52

3.2. Saran..................................................................................... 53

DAFTAR GAMBAR

2.1 Gedung PT PLN (Persero) P3B RJBR tampak depan................................... 6

2.2 Logo Perusahaan........................................................................................... 13

2.3 Struktur Organisasi ..................................................................................... 16

2.4 Penulis bersama Pembimbing PKL di Perusahaan........................................ 21

2.5 Pegawai: Bapak Zaenudin............................................................................ 22

2.6 Pegawai: Bapak Abo.................................................................................... 22

2.7 Pegawai: Ibu Verra...................................................................................... 22

2.8 Mesin Fax JWOT......................................................................................... 23

2.9 Mesin Tik Otomatis..................................................................................... 23

2.10 Odner Surat Masuk...................................................................................... 23

2.11 Flowchart Penanganan Surat Masuk........................................................... 25

2.12 Flowchart Penanganan Surat Keluar........................................................... 27

2.13 Flowchart Pengarsipan Surat Masuk........................................................... 38

2.14 Flowchart Pengarsipan Surat Keluar.......................................................... 39

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran A. Surat permohonan PKL

Lampiran B. Surat persetujuan PKL

Lampiran C. Formulir bimbingan

Lampiran D. Daftar hadir PKL

Lampiran E. Laporan Daily dan Weekly

Lampiran F. Formulir Penilaian PKL

Lampiran G. Model Surat : Model 1, 2 dan 3

Lampiran H. Kode Masalah