LAPORAN

PRAKTEK KERJA LAPANGAN

DI

PBF PT. SAPTA SARI TAMA BANJARMASIN

Tanggal 01 Mei 2014 - 31 Mei 2014

DISUSUN OLEH:

GT. WIDYA WULANDARI NPM 11098 D3Fi

MUHAMMAD IQBAL NPM 11114 D3Fi

NUR ANNISA NPM 11049 D3Fi

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN MUHAMMADIYAH

BANJARMASIN

PROGRAM STUDI D3 FARMASI

2014

iii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirobbil’allamin dan segala puji syukur tercurahkan kehadirat

Allah SWT atas berkat rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat

menyelesaikan laporan Praktek Kerja Lapangan. Penyusunan laporan ini

merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban terhadap pelaksanaan Praktek Kerja

Lapangan pada mahasiswa D3 Farmasi Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan

Muhammadiyah Banjarmasin yang dilaksanakan pada tanggal 01 Mei sampai

dengan 31 Mei 2014.

Pada kesempatan ini, kami mengucapkan terima kasih atas bantuan,

petunjuk serta bimbingan dari semua pihak, dan tidak lupa kami menyampaikan

ucapan terima kasih kepada:

1. Bapak M. Syafwani, M.Kep.,Sp.Jiwa selaku Ketua Sekolah Tinggi Ilmu

Kesehatan Muhammadiyah Banjarmasin yang telah memberikan izin kepada

kami untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan.

2. Ibu Risya Mulyani, M. Sc., Apt selaku Ketua Program Studi D3 Farmasi

Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Muhammadiyah Banjarmasin.

3. Ibu Rizka Mulya M., S.Far., Apt selaku Dosen Pembimbing laporan

Pengantar Praktek Kerja Lapangan

4. Bapak Surya Pranata selaku Bisnis Manajer PT. Sapta Sari Tama Cabang

Banjarmasin.

5. Ibu Lailan Sufinah, S.Farm., Apt selaku Pembimbing Pengantar Praktek Kerja

Lapangan di PBF Sapta Sari Tama cabang Banjarmasin.

6. Kepala Logistik dan Seluruh Staf serta Karyawan PBF PT. Sapta Sari Tama.

7. Orang tua kami serta keluarga yang selalu mendoakan dan memberi dukungan

hingga kami bias ikut serta melaksanakan Praktek Kerja Lapangan.

8. Kepada semua orang yang telah mendukung dan membantu kami yang tidak

dapat kami sebutkan satu persatu, Semoga Allah SWT senantiasa memberikan

yang terbaik bagi kita semua.

Kami menyadari adanya keterbatasan kemampuan yang dimiliki sehingga

dalam penyusunan laporan ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kami

sangat mengharapkan kritik dan saran dari pembaca yang bersifat membangun

untuk perbaikan selanjutnya.

iv

Harapan kami, semoga laporan Praktek Kerja Lapangan ini dapat

bermanfaat dalam menambah pengetahuan dan wawasan bagi kita semua. Atas

dukungan, bantuan, tanggapan, kritik dan saran serta kerjasama dari pembaca

kami ucapkan terimakasih.

Banjarmasin, Mei 2014

Penyusun

v

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ....................................................................................... i

HALAMAN PENGESAHAN .......................................................................... ii

KATA PENGANTAR ..................................................................................... iii

DAFTAR ISI ................................................................................................... v

DAFTAR TABEL ........................................................................................... vii

DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... viii

DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................... ix

DAFTAR SINGKATAN ................................................................................. x

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................. 1

A. Latar Belakang ............................................................................ 1

B. Tujuan Pengantar Praktik Kerja Lapangan ................................... 2

C. Manfaat Pengantar Praktik Kerja Lapangan ................................. 2

BAB II TINJAUAN PUSTAKA .................................................................... 3

A. PBF ............................................................................................. 3

1. Tugas PBF ............................................................................. 4

2. Fungsi PBF ............................................................................ 4

3. Tujuan PBF............................................................................ 5

B. Pelayanan Farmasi di PBF ........................................................... 5

1. Perencanaan ........................................................................... 6

2. Pengadaan.............................................................................. 7

3. Penyimpanan ......................................................................... 7

4. Distribusi ............................................................................... 11

5. Dokumentasi .......................................................................... 12

BAB III TINJAUAN UMUM PBF SAPTA SARI TAMA ............................... 13

A. Sejarah PBF ................................................................................. 13

B. PBF Sapta Sari Tama ................................................................... 14

1. Visi, Misi dan Tujuan PBF ..................................................... 14

2. Struktur Organisasi PBF ........................................................ 14

3. Alur Distribusi di PBF Sapta Sari Tama ................................. 16

4. Pengelolaan SDM di PBF Sapta Sari Tama ............................ 17

BAB IV PEMBAHASAN ................................................................................ 30

A. Manajemen SDM......................................................................... 30

B. Manajemen Pembekalan Farmasi ................................................. 37

1. Perencanaan ........................................................................... 37

2. Pengadaan.............................................................................. 38

3. Pendistribusian....................................................................... 39

4. Dokumentasi .......................................................................... 40

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN .......................................................... 42

A. Kesimpulan ................................................................................. 42

vi

B. Saran ........................................................................................... 43

DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 44

LAMPIRAN

vii

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Jumlah Karyawan Berdasarkan Jenis Kelamin Pada PT Sapta Sari Tama

Cabang Banjarmasin .......................................................................... 18

Tabel 2. Jumlah Karyawan Berdasarkan Jabatan Pada PT Sapta Sari Tama Cabang

Banjarmasin pada bulan Mei 2014 ...................................................... 18

Tabel 3. Hari dan Jam Kerja Karyawan Pada PT Sapta Sari Tama Cabang

Banjarmasin ...................................................................................... 19

viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Struktur Organisasi PT. Sapta Sari Tama Banjarmasin ................... 15

Gambar 2. Alur distribusi di PBF SST ............................................................ 16

ix

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Contoh Surat Pesanan Barang ke PBF Pusat ................................ 42

Lampiran 2. Contoh Surat Jalan dari Pabrik ..................................................... 42

Lampiran 3. Contoh Resi Ekspedisi Pengiriman Barang dari Pabrik ................. 43

Lampiran 4. Contoh BPB ................................................................................ 43

Lampiran 5. Contoh DO ................................................................................... 44

Lampiran 6. Daftar Obat Prekursor .................................................................. 44

Lampiran 7. Contoh SP Obat Prekursor dari PBF Cabang ke Pusat .................. 45

Lampiran 8. Contoh SP Obat Prekursor dari PBF pusat ke Pabrik ................... 45

Lampiran 9. Contoh Surat Jalan Pesanan Obat Prekursor dari Pabrik ............... 46

Lampiran 10. Contoh Resi Ekspedisi Obat Prekursor ....................................... 46

Lampiran 11. Contoh BPB obat Prekursor........................................................ 47

Lampiran 12. Contoh DO obat Prekursor ......................................................... 47

Lampiran 13. Contoh Faktur Penjualan ............................................................ 48

Lampiran 14. Contoh STT Barang Pesanan ...................................................... 48

Lampiran 15. Contoh Kartu Stok ..................................................................... 49

x

DAFTAR SINGKATAN

APJ : Apoteker Penanggung Jawab

BM : Business Manager

BKB : Bon Keluar Barang

BPB : Bon Penerima Barang

BPOM : Badan Pengawas Obat dan Makanan

CDOB : Cara Distribusi Obat yang Baik

DO : Delivery Order

EDP : Entri Data point

FIFO : First In First Out

FEFO : First Expired First Out

GM : General Manager

KSA : Kepala Seksi Akutansi

NPWP : Nomor Pajak Wajib Pajak

OL : Order List

PBF : Pedagang Besar Farmasi

SP : Surat Pesanan

STT : Surat Tanda Terima

SP : Surat Pesanan

SOP : Standar Operasional Prosedur

TTRB : Tanda Terima Retur Barang

1

BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Salah satu faktor penting dalam membangun sumber daya manusia yang

berkualitas adalah kesehatan, maka ketersediaan obat-obatan yang bermutu

sangat diperlukan untuk menunjang dan meningkatkan derajat yang kesehatan

masyarakat. Obat bukan merupakan komoditi biasa karena obat digunakan

untuk menyelamatkan jiwa (life saver), memulihkan (restore), atau

memelihara (preserve) kesehatan seseorang.

Pedagang Besar Farmasi (PBF) sebagai salah satu mata rantai

pendistibusian obat dan perbekalan farmasi merupakan aktor penting dalam

menjaga mutu kualitas obat, PBF juga merupakan bagian dari pelaku

pembangunan kesehatan, penyelenggaraan yang meliputi upaya dan kegiatan

yang menyangkut dasar manusia yang sangat berharga yakni hidup dan

kesejahteraan.

Suatu jaringan distribusi obat yang baik harus menyelenggarakan sistem

jaminan kualitas, sehingga obat yang didistribusikan terjamin mutu, khasiat,

keamanan, dan keabsahannya sampai ke tangan konsumen. Sistem ini

dilakukan sejalan dengan sistem Quality Assurance yang telah dilakukan

industri farmasi dalam menjalankan kegiatannya. Jaringan distributor obat,

yakni PBF harus menjamin bawa obat yang didistribusikan mempunyai izin

edar, dengan kondisi penyimpanan yang sesuai dan terjaga mutunya, serta

selalu dimonitor termasuk selama transportasi serta terhindar dari

kontaminasi. Untuk dapat terlaksananya jaringan distribusi yang baik, maka

harus diperhatikan aspek-aspek yang penting, antara lain manajemen mutu,

personil, bagunan dan peralatan, dokumentasi, dan inspeksi diri.

Praktek kerja lapangan di PBF bagi mahasiswa D3 Farmasi merupakan

program pendidikan bagi calon ahli madya farmasi agar memiliki gambaran

mengenai kondisi dan situasi yang nyata pada PBF dengan segala

2

permasalahan yang akan dihadapi dengan mengamati dan mempelajari cara

dari pengadaan, penyimpanan, hingga penjualan ke pelayanan farmasi,

sehingga mahasiswa memiliki tambahan pengetahuan dan pengalaman secara

langsung kegiatan di PBF.

B. Tujuan Praktek Kerja Lapangan

Setelah mengikuti kegiatan praktek kerja lapangan ini mahasiswa

diharapkan mampu:

1. Melaksanakan kegiatan penerimaan barang.

2. Menyimpan barang di gudang berdasarkan standar Cara Penyimpanan

Obat yang Baik.

3. Mengeluarkan barang sesuai dengan dokumen permintaan pesanan.

4. Membantu Quality Control untuk monitoring barang expired, barang

obsolete dan pemusnahan.

5. Menerima dan menangani barang kembalian.

6. Mengetahui cara pendistribusian sesuai CDOB (Cara Distribusi Obat yang

Baik).

C. Manfaat Praktek Kerja Lapangan

Manfaat praktek kerja lapangan mahasiswa program studi D3 farmasi di

PBF adalah:

1. Mahasiswa mampu melaksanakan kegiatan penerimaan produk jadi.

2. Mahasiswa mampu menyimpan barang di gudang berdasarkan standar

penyimpanan CDOB.

3. Mahasiswa mampu mengeluarkan barang sesuai dengan dokumen

permintaan yang diminta

4. Mahasiswa mampu melakukan monitoring barang expired, barang

obsolete dan pemusnahan.

5. Mahasiswa mampu menerima dan menangani barang kembalian.

6. Mampu mengetahui cara distribusi sesuai CDOB di PBF.

3

3

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pedagang Besar Farmasi (PBF)

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi menjelaskan

bahwa Pedagang Besar Farmasi, yang selanjutnya disingkat PBF adalah

perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan,

penyimpanan, penyaluran obat atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai

ketentuan peraturan perundang-undangan.

Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun

2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian Pasal 1 ayat 12 yang berbunyi Pedagang

Besar Farmasi adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin

untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran perbekalan farmasi dalam jumlah

besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Dalam peraturan tersebut juga memberikan batasan terhadap beberapa

hal yang berkaitan dengan kegiatan Pedagang Besar Farmasi yaitu batasan

mengenai :

a. Perbekalan Farmasi adalah perbekalan yang meliputi obat, bahan obat

dan alat kesehatan.

b. Sarana pelayanan kesehatan adalah apotik, rumah sakit, atau unit

kesehatan lainnya yang ditetapkan Menteri Kesehatan, toko obat dan

pengecer lainnya.

Setiap PBF dapat mendirikan PBF Cabang. PBF Cabang adalah

cabang PBF yang telah memiliki pengakuan untuk melakukan pengadaan,

penyimpanan, penyaluran obat atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai

ketentuan peraturan perundang-undangan. Setiap PBF dan PBF Cabang

harus memiliki apoteker penanggung jawab yang bertanggung jawab

terhadap pelaksanaan ketentuan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran

obat dan bahan obat.

4

Pedagang Besar Farmasi wajib memenuhi persyaratan yang telah

ditentukan, yaitu:

a. Dilakukan oleh badan hukum, perseroan terbatas, koperasi, perusahaan

nasional, maupun perusahaan patungan antara penanam modal asing

yang telah memperoleh perusahaan nasional.

b. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).

c. Memiliki Apoteker sebagai penanggung jawab dan Tenaga Teknis

Kefarmasiaan yang bekerja penuh.

Pedagang Besar Farmasi mempunyai tugas, fungsi dan tugas yang

telah ditetapkan oleh Menteri Kesehatan, yaitu:

1. Tugas PBF

PBF berkewajiban untuk melakukan pengadaan, penyimpanan dan

penyaluran perbekalan farmasi dalam jumlah kecil maupun dalam

jumlah besar sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

Pedagang besar farmasi dapat menyalurkan perbekalan farmasi ke

apotek, rumah sakit atau unit pelayanan kesehatan lainnya, toko obat dan

pengecer lainnya yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan.

2. Fungsi PBF

Adapun fungsi PBF antara lain:

a. PBF berkewajiban mengadakan perbekalan farmasi yang memenuhi

persyaratan mutu yang ditetapkan menteri.

b. Melakukan penyimpanan dan mendistribusikan perbekalan farmasi

ke PBF, Apotek, Toko Obat, Rumah Sakit, Klinik dan lain-lain.

c. PBF hanya menyalurkan obat keras kepada PBF, Apotek, dan

Rumah Sakit serta institusi yang diizinkan berdasarkan surat pesanan

yang ditandatangani Apoteker pengelola apotek atau Apoteker

penanggung jawab instalasi Farmasi Rumah Sakit, atau Apoteker

penanggung jawab PBF, atau Apoteker penanggung jawab unit yang

diizinkan oleh menteri.

5

d. Melaksanakan dokumentasi pengadaan, penyimpanan dan

penyaluran secara tertib di tempat usahanya mengikuti pedoman

teknis yang ditetapkan oleh menteri.

e. Meningkatkan ketersediaan obat, sediaan farmasi yang bermutu,

aman dan berkhasiat dengan pelayanan yang profesional.

f. Memenuhi kebutuhan obat-obatan dan alkes, sekaligus mencegah

penyalahgunaan obat-obatan.

3. Tujuan PBF

Adapun tujuan PBF antar lain :

a. Sebagai sarana distribusi farmasi bagi industri-industri farmasi

b. Sebagai saluran distribusi obat-obatan yang bekerja aktif ke seluruh

tanah air secara merata dan teratur guna memperbaiki pelayanan

kesehatan.

c. Untuk membantu pemerintah dalam mencapai tingkat kesempurnaan

penyediaan obat-obatan untuk pelayanan kesehatan.

d. Sebagai aset atau kekayaan nasional dan lapangan kerja.

B. Pelayanan Farmasi di PBF

Aktivitas perusahaan menentukan besar kecilnya pendapatan dari

perusahaan tersebut. Kegiatan utama PBF adalah memasarkan obat-obatan

yang diproduksi oleh berbagai pabrik. Daerah pemasaran dari perusahaan

adalah kota dan daerah di luar kota. Obat-obatan yang dipasarkan adalah

berbagai produk yang dihasilkan oleh perusahaan mitra. Kompetensi farmasi

di PBF antara lain:

a. Melakukan pekerjaan kefarmasian dalam pengadaan, produksi, distribusi

dan pelayanan sediaan farmasi.

b. Melakukan kegiatan pendistribusian meliputi penerimaan pesanan,

penyaluran obat dari gudang, pengiriman obat kepada pihak yang

memerlukan dan menyalurkan obat kepada unit-unit penerima yang dapat

dipertanggungjawabkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

6

c. Menjaga mutu atau keabsahan obat, sehingga obat-obatan yang sampai ke

tangan konsumen adalah obat yang aman dan dapat digunakan sesuai

tujuan pengobatan.

d. Mempunyai kemampuan untuk mengambil keputusan profesional.

e. Mempunyai kemampuan untuk mengelola sumber daya (manusia, fisik,

anggaran) dan informasi, juga harus dapat dipimpin dan memimpin orang

lain.

Sasaran pemasaran dari PBF adalah apotek-apotek baik lingkungan

rumah sakit maupun tidak dalam lingkungan rumah sakit, serta toko-toko obat.

Selain obat-obatan, PBF juga memasarkan berbagai jenis jamu atau obat

tradisonal, alat-alat kesehatan serta bahan-bahan kimia. Dengan demikian

berarti perusahaan tidak hanya terfokus pada pemasaran obat-obatan saja

tetapi juga pemasaran produk-produk kesehatan lainnya.

Suatu distributor hendaknya mempunyai Standar Operasional Prosedur

(SOP) yang menerangkan secara jelas bermacam-macam kegiatan operasional

yang dapat mempengaruhi kualitas produk atau aktifitas distribusi seperti,

prosedur penerimaan pesanan, prosedur pengiriman, penyimpanan,

pembersihan dan perawatan bangunan (termasuk pest control), pencatatan

kondisi penyimpanan dan pengiriman, pengamanan stok termasuk pencatatan

produk pelanggan, obat kembalian, cara penanganan recall dan sebagainya.

Beberapa kegiatan operasional tersebut antara lain:

1. Perencanaan

Perencanaan merupakan proses pemilihan jenis, jumlah dan harga

perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk

menghindari dari kekosongan obat.

Tujuan dari perencanaan obat adalah untuk mendapatkan jenis dan

jumlah obat yang sesuai dengan kebutuhan menghindari terjadinya stock

out (kekosongan) obat dan meningkatkan penggunaan obat secara rasional.

Hal ini dikarenakan perencanaan merupakan hal penting dalam pengadaan

obat. Apabila dalam perencanaan lemah maka akan mempengaruhi dan

mengakibatkan kekacauan siklus manajemen secara keseluruhan mulai

7

dari pemborosan dalam penganggaran, membengkaknya biaya pengadaan

dan penyimpanan, serta tidak tersalurnya obat hingga rusak atau

kadaluwarsa.

2. Pengadaan

Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan

yang telah direncanakan sebelumnya. Hal ini terkait dengan tujuan dari

pengadaan barang yaitu memperoleh obat yang dibutuhkan dengan harga

layak, mutu baik, pengiriman obat terjamin tepat waktu, serta proses

berjalan lancar dengan tidak memerlukan waktu dan tenaga yang

berlebihan.

Penerimaan obat adalah suatu kegiatan dalam menerima obat-obatan

yang diserahkan dari unit pengelola yang lebih tinggi kepada unit

pegelolaan di bawahnya, tujuannya agar obat yang diterima sesuai dengan

kebutuhan berdasarkan permintaan yang diajukan. Semua petugas yang

terlibat dalam kegiatan pengelolaan obat yang bertanggung jawab atas

ketertiban penyimpanan, pemindahan, pemeliharaan dan penggunaan obat

berikut kelengkapan catatan yang menyertainya.

Petugas penerima obat wajib melakukan pengecekan terhadap obat-

obatan yang diserahkan, mencakup jumlah kemasan/peti, jenis dan ditanda

tangani oleh petugas penerima. Bila tidak memenuhi syarat petugas

penerima dapat mengajukan keberatan. Jika terdapat kekurangan,

penerima obat wajib menulis obat yang kurang (rusak, jumlah kurang dan

lain-lain). Setiap penambahan obat-obat, dicatat dan dibukukan

penerimaan obat dan kartu stok.

3. Penyimpanan

Penyimpanan adalah suatu kegiatan pengalaman terhadap obat-obat

yang diterima agar aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik atau

kimia dan mutunya tetap terjamin. Tujuan penyimpanan adalah agar obat

yang tersedia di gudang farmasi pedagang besar farmasi mutunya dapat

dipertahankan.

8

a. Gudang

Gudang merupakan sarana pendukung kegiatan kefarmasian,

khususnya menyimpan bahan baku, bahan pengemas dan obat jadi

yang siap untuk didistribusikan. Gudang juga berfungsi untuk

melindungi bahan (baku, pengemas dan obat jadi) dari pengaruh luar

dan binatang pengerat, serangga serta melindungi obat dari kerusakan.

1) Pengelolaan efisiensi gudang

Hal-hal yang diperlukan dalam efisiensi pergudangan

a) Penggunaan ruangan yang ada secara optimal untuk

penyimpanan dan mengurangi penggunaan ruangan untuk

barang yang seharusnya tidak disimpan di gudang. Gudang

merupakan tempat menyimpan barang-barang persediaan yang

memang sangat dibutuhkan dan harus ditempatkan di gudang.

b) Mengurangi kemungkinan adanya gerakan ataupun harus

manusia/barang yang tidak berguna selama proses

penyimpanan, pelayanan distribusi atau kegiatan lain.

c) Mengurangi kegiatan dan biaya pemeliharaan yang tidak perlu,

mengingat biaya pengelolaan yang tersedia terbatas.

Ada beberapa poin penting dalam meningkatkan efisiensi

kerja di pergudangan ini, diantaranya:

a) Memanfaatkan ruangan yang tersedia dan ruangan yang lain

secara maksimum.

b) Memanfaatkan volume ruang yang ada secara optimum dengan

memanfaatkan tinggi ruangan, dengan tetap memperhatikan

ketentuan penumpukan barang.

c) Pengaturan rak, pallet dan jarak antara rak dan pallet

sedemikian rupa, sehingga arus barang atau karyawan menjadi

lebih cepat dan waktu yang dibutuhkan untuk mutasi barang

menjadi lebih singkat.

9

d) Kondisi kerja, diantaranya ventilasi yang cukup agar kondisi

kerja dapat lebih baik, kebersihan ruang kerja dan fasilitas

kebersihan serta ruangan istirahat.

e) Pedoman kerja yang rinci dan mudah dipahami, serta uraian

tugas untuk masing-masing petugas yang baik merupakan salah

satu faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja.

f) Supervisi yang berkesinambungan, sehingga semua karyawan

mempunyai tanggung jawab dalam melaksanakan pekerjaan

yang pada akhirnya akan meningkatkan efisiensi kerja.

g) Pelatihan yang berkesinambungan, baik bersifat manajerial

maupun fungsional.

2) Persyaratan gudang dan pengatur penyimpanan yang baik dapat

dipertahankan.

a) Cukup luas minimal disesuaikan dengan jumlah obat yang

disimpan.

b) Ruangan kering tidak lembab.

c) Ada ventilasi agar ada aliran udara dan tidak lembab atau

panas.

d) Perlu cahaya yang cukup, namun jendela harus mempunyai

pelindung untuk menghindari adanya cahaya langsung

berteralis.

e) Lantai dibuat dari tegel atau semen yang tidak memungkinkan

bertumpuknya debu dan kotoran lain. Wajib diberi alas papan

(pallet).

f) Gudang digunakan khusus untuk penyimpanan obat.

g) Mempunyai pintu yang dilengkapi dengan kunci ganda.

3) Tata cara menyimpan dan menyusun obat

a) Pengaturan penyimpanan obat

Pengaturan obat dapat dikelompokkan berdasarkan bentuk

sediaan dan disusun secara alfabetis. Contohnya kelompok

sediaan tablet, kelompok sediaan sirup dan lain-lainnya.

10

b) Penerapan sistem FIFO dan FEFO

Penyusunan dilakukan sistem First In First Out (FIFO) untuk

masing-masing obat, artinya obat yang datang pertama kali

harus dikeluarkan terlebih dahulu dari obat yang datang

kemudian, dan First Expired First Out (FEFO) untuk masing-

masing obat artinya obat yang lebih awal kadaluarsanya harus

dikeluarkan lebih dahulu dari obat yang kadaluarsanya lebih

lama.

c) Cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi.

d) Apabila persediaan obat cukup banyak, maka biarkan obat tetap

dalam box masing-masing. Ambil seperlunya dan susun dalam

satu rak bersama dengan obat-obatan lainnya.

4) Pencatatan stok obat dengan kartu stok

a) Fungsi

1) Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi obat

(penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak, atau kadaluwarsa).

2) Tiap lembar kartu stok hanya digunakan untuk mencatat

data mutasi satu jenis obat yang berasal dari satu sumber

dana.

3) Tiap baris data hanya diperuntukkan mencatat satu kejadian

mutasi obat.

4) Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan,

perencanaan, pengadaan dan distribusi serta sebagai

pembanding terhadap keadaan fisik obat dalam tempat

penyimpanan.

b) Kegiatan yang harus dilakukan

1) Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan obat

bersangkutan.

2) Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari.

3) Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang,

rusak atau kadaluwarsa), langsung dicatat dalam kartu stok.

11

4) Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir

bulan.

c) Informasi yang didapat

1) Jumlah obat yang tersedia (sisa stok)

2) Jumlah obat yang diterima.

3) Jumlah obat yang keluar.

4) Jumlah obat yang hilang, rusak, atau kadaluwarsa.

5) Jangka waktu kekosongan obat.

4. Distribusi

Distribusi adalah proses yang menunjukkan penyaluran barang dari

produsen sampai ke tangan masyarakat (konsumen). Distribusi

merupakan kegiatan ekonomi yang menjembatani kegiatan produksi dan

konsumsi.

Cara Distribusi Obat yang Baik, yang selanjutnya disingkat CDOB

adalah cara distribusi/penyaluran obat dan/atau bahan obat yang bertujuan

untuk memastikan mutu sepanjang jalur distribusi/penyaluran sesuai

persyaratan dan tujuan penggunaannya

Prinsip-prinsip Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) berlaku

untuk aspek pengadaan, penyimpanan, penyaluran termasuk pengembalian

obat dan/atau bahan obat dalam rantai distribusi (BPOM, 2012).

Pedagang Besar Farmasi hanya dapat melaksanakan penyaluran obat

keras kepada :

a) Pedagang Besar Farmasi lainnya berdasarkan surat pesanan yang

ditandatangani oleh penanggung jawab PBF.

b) Apotek berdasarkan surat pesanan yang ditandatangani oleh Apoteker

Pengelola Apotek.

c) Rumah sakit berdasarkan surat pesanan yang ditandatangani oleh

Apoteker Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit.

d) Instalasi lain yang diizinkan MENKES (DEPKES RI, 2011).

12

5. Dokumentasi

Semua dokumentasi hendaknya dilaksanakan secara baik dengan

maksud:

a) Untuk menjamin pelaksanaan pengadaan dan distribusi sesuai ketentuan

perundang-undangan.

b) Untuk menjamin penyediaan data dan informasi yang akurat dan aktual

pada pemesanan, penerimaan, keadaan stok, penyaluran, dan sebagainya.

c) Untuk menjaga tingkat stok pada kondisi yang dapat menjamin

kelancaran pelayanan.

d) Untuk menjamin penerimaan produk yang benar meliputi jumlah,

identitas, kualitas.

e) Untuk menjamin penyimpanan yang tepat yang tidak akan

mempengaruhi mutu dan mampu memberi perlindungan terhadap

kehilangan, pencurian, kebakaran, dan sebagainya.

f) Untuk melakukan dokumentasi yang benar dan lengkap serta mencatat

semua kegiatan yang dilaksanakan dalam pengelolaan pengadaan dan

penyaluiran obat.

13

BAB III

TINJAUAN UMUM PBF PT. SAPTA SARI TAMA

A. Sejarah

PT Sapta Sari Tama didirikan pada tahun 1992 diBandung, Provinsi

Jawa Barat, oleh Bapak Budijanto Halim Saputro yang juga sebagai pemilik

perusahaanyang mempunyai misi menjadi perusahaan terkemuka dalam bisnis

farmasi dan alat-alat kesehatan yang bermutu, dengan fokus sebagai

perusahaan distribusi.Bapak Budijanto Halim Saputro sebagai Direktur

sekaligus pemilik perusahaan, adalah seorang pekerja keras sehingga

perusahaan ini menjadi besar seperti sekarang ini.Pada saat perusahaan berdiri

pada tahun 1992, perusahaan hanya mempunyai dua cabang, tetapi setelah 16

tahun perusahaan berjalan, kini PT Sapta Sari Tama mempunyai 27 Cabang,

dengan penjualan dari 200 milyar rupiah pada tahun 2007.

Diuraikan oleh Ibu Harry Hardjito dalam Company Profil bahwa pada

tanggal 16 juli 1999, Bapak Budiyanto Halim Saputra dan Bapak Irwan

Suryanto selaku Direktur dan GM menghadap beliau, ingin membentuk

cabang dari perseroan terbatas PT Sapta Sari Tama tersebut yaitu didaerah

Kalimantan, tepatnya di Kota Banjarmasin yang untuk pertama kalinya

berkantor di Jalan Dahlia No. 2, yang dipimpin oleh Bapak Tjoe Setia

Permana sampai masa jabatan pada tahun 2002 dan dilanjutkan oleh Bapak

Alex S. Tailer.

Pada tahun 2001 PT Sapta Sari Tama Cabang Banjarmasin pindah

kantor ke Jalan Keramat Raya Rt. 18 No. 14 Banjarmasin masih dalam

kepemimpinan Bapak Alex S. Tailer sampai tahun 2003, dan digantikan oleh

Bapak Hadi Awarsa Kusuma sampaiOktober 2013. Sejak November 2013

hingga sekarang PT. Sapta Sari Tama cabang Banjarmasin dipimpin oleh

Bapak Surya Pranata.

14

B. PBF PT. Sapta Sari Tama

1. Visi, Misi, dan Tujuan PBF

a) Misi Perusahaan : ”Memiliki antusias yang berkesinambungan,

motivasi yang tinggi, energik dan selalu berfikir positif dalam

mengembangkan atau menjalankan aktivitas bisnis dengan memegang

nilai-nilai moral, kejujuran dan usaha yang bersih untuk memberikan

keuntungan lebih bagi para pemegang saham serta memberikan

lapangan pekerjaan bagi para karyawan baru untuk menekan jumlah

pengangguran di Indonesia”.

b) Visi Perusahaan: ”Menjadi perusahaan yang terkemuka, terutama

dalam bidang farmasi, kimia dan alat-alat kesehatan, melalui

penjualan produk yang berkualitas tinggi, harga yang bersaing dan

pelayanan yang memuaskan untuk setiap pelanggan. Juga terus

menerus mengembangkan usaha untuk bekerjasama dengan mitra

usaha baru dalam rangka mewujudkan cita-cita atau tujuan

perusahaan”.

c) Tujuan perusahaan: ”Tujuan perusahaan adalah untuk menyediakan

atau memberikan pelayanan yang terbaik untuk para principal dan

pelanggan dalam penyelenggaraan distribusi”. Tipe pelanggan yang

dituju yaitu: rumah sakit, apotek/toko obat, pengadaan di Institusi

Pemerintahan/Swasta, modern dan tradisional outlets.

2. Struktur Organisasi

Fungsi struktur organisasi yaitu untuk mempertegas dan

memperjelas kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab dari masing

masing bagian, dengan demikian proses pelaksanaan administrasi dan

operasional tidak mengalami hambatan, dan organisasi yang baik dapat

menjalin hubungan yang baik pula dengan seluruh karyawan. Adapun

struktur organisasi di PT. Sapta Sari Tama adalah sebagai berikut :

15

Gambar 1. Struktur Organisasi PT. Sapta Sari Tama Banjarmasin

Ka. Logistik

Delivery

APJ

(Apoteker

Penanggung

Jawab)

Bussines Manager

StafLog

Salesman

Supervisor Salesmen KSA (Kepala Staf

Administrasi)

Fakturis Kasir

Inkaso

16

3. Alur Distribusi di PBF

Gambar 2. Alur distribusi di PBF SST

Apotek/RS (telp, fax,

email & salesman)

Berupa SP

dicatat

Faktur kuning &

putih

copy

Faktur 6 lembar (putih

asli, merah, hijau, biru,

kuning, putih copy)

Diserahkan kegudang

Dibuat oleh fakturis

stampel dan tanda

tangan apoteker

serta GM

4 lembar pertama (putih

asli, merah, hijau, biru)

Sbg arsip

gudang

Barang disiapkan

sesuai faktur Cek Packing

Antar

Banjarmasin

Luar Bjm

(disertai faktur

warna biru)

CV.Apuy (daerah

Kal-Teng) CV.Karya Usaha

Bersama (daerah hulu

sungai, Pelaihari,

Tanah Bumbu dan

Kotabaru)

Faktur

dibawa oleh driver/sales

men

CV.Hafiz (daerah

bjb-mtp)

Sebelum dibuat faktur, harus diperiksa apakah ada

pelanggan memiliki piutang ,

dan jika tidak ada masalah

bisa langsung di layani

BAS (M.Teweh, Bontuk, Ampah, Puruk

Cahu)

17

Seperti yang telah diuraikan diatas, PT. Sapta Sari Tama memiliki

alur untuk mendistribusikan sediaan farmasi mulai dari menerima pesanan

dari Apotek, toko obat, rumah sakit, maupun klinik. Untuk toko obat

pemesanan hanya terbatas untuk obat bebas, obat bebas terbatas, jamu, dan

suplemen.

Pemesanan dapat dilakukan langsung ke PT. Sapta Sari Tama

melalui telepon, fax, maupun email jika pemesan sudah memiliki

hubungan kerjasama dengan PT. Sapta Sari Tama. Selain itu, pemesanan

juga dapat dilakukan melalui seles PT. Sapta Sari Tama ketika melakukan

kunjungan rutin ke outlet maupun lewat telepon.

Pesanan dari outlet akan dibuat menjadi SP (Surat Pesanan)

kemudian akan dibuat faktur jika outlet tersebuut tidak memiliki piutang

yang jatuh tempo.

Faktur harus diketahui oleh apoteker dan ditanda tangani oleh

apoteker dan BM sebelum barang disediakan oleh pihak gudang. Barang

yang telah disiapkan akan di periksa kembali sebelum di packing.

Pengantaran barang ke outlet yang berada di wilayah Banjarmasin

akan langsung diantar oleh pihak PT. Sapta Sari Tama, sedangkan untuk

luar daerah Banjarmasin pengantarran dilakukan oleh pihak expedisi yang

sudah memiliki kerja sama denga PT. Sapta Sari Tama.

4. Pengelolaan SDM di PT. Sapta Sari Tama

Jumlah karyawan pada PT Sapta Sari Tama Cabang Banjarmasin

tahun 2014 Seluruhnya berjumlah 25 orang.Setiap karyawan memiliki

tugas dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan sesuai dengan

kompetensi yang dimilikinya. PT. Sapta Sari Tama sangat menjunjung

tinggi kedisiplinan sehingga bila ada karyawan yang melanggar ketentuan-

ketentuan yang telah ditetapkan perusahaan maka karyawan tersebut akan

mendapat sanksi ataupun teguran.

Berdasarkan klasifikasi jumlah karyawan pada PT Sapta Sari Tama

Cabang Banjarmasin dibagi menjadi beberapa daftar uraian sebagaimana

dijelaskan dibawah ini :

18

Tabel 1. Jumlah Karyawan Berdasarkan Jenis Kelamin Pada PT Sapta

Sari Tama Cabang Banjarmasin (Sumber PT Sapta Sari Tama Cabang

Banjarmasin (2014)

No Jenis Kelamin Jumlah

1 Pria 16

2 Wanita 9

Jumlah 25

Tabel 2.Jumlah Karyawan Berdasarkan Jabatan Pada PT Sapta Sari Tama

Cabang Banjarmasin pada bulan Mei 2014 (Sumber : PT Sapta Sari Tama

Cabang Banjarmasin (2014))

No Jabatan Jumlah

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Business Manager

Adm Sales

KSA

EDP

Inkaso

APJ

Salesman

Supervisor

Logistik

Kasir / Invoice

Driver

Security

1

1

2

1

1

1

9

1

4

1

2

1

Jumlah 25

19

Jam kerja Yang dilakukan PT Sapta Sari Tama Cabang

Banjarmasin dapat dilihat sebagai berikut :

Tabel 3. Hari dan Jam Kerja Karyawan Pada PT Sapta Sari Tama

Cabang Banjarmasin

Hari Masuk (Jam) Istirahat (Jam) Pulang (Jam)

Senin

Selasa

Rabu

Kamis

Jumat

Sabtu

08.00

08.00

08.00

08.00

08.00

08.00

12.00-13.00

12.00-13.00

12.00-13.00

12.00-13.00

12.00-13.30

12.00-13.00

17.00

17.00

17.00

17.00

17.00

17.00

Seperti yang terlihat pada tabel diatas, hari dan jam kerja pada PT

Sapta Sari Tama Cabang Banjarmasin yakni 6 hari jam kerja mulai pukul

08.00 WITA sampai dengan 17.00 WITA. Setiap hari para karyawan

mengisi buku absensi pada saat datang dan pada saat pulang. Bila ada

karyawan yang datang terlambat atau berhalangan hadir harus melapor dan

bila tidak ada keterangan akan mendapatkan teguran.

Struktur organisasi suatu perusahaan yang baik adalah struktur

organisasi yang sehat dan efisien.Struktur organisasi yang sehat adalah

tiap satuan organisasi yang ada dapat menjalankan peranannya dengan

tertib.Kedudukam Struktur di PT. Sapta Sari Tama yaitu

1. BM (Business Manager)

a. Fungsi :

Mengelola (merencanakan, melaksanakan dan mengontrol) semua

kegiatan yang berhubungan dengan meliputi penjualan produk-

produk yang diageni, debitur, personalia, harta, inventaris,

lingkungan bisnis, penjualan cabang dan mewakili perusahaan

dalam hal-hal yang berhubungan dengan eksternal sesuai dengan

ketentuan, strategi dan batas wilayah yang telah ditetapkan.

b. Tugas :

1) Mempelajari dan mengenal situasi pasar yang menjadi

tanggung jawab guna mengetahui :

20

a) Jumlah outlet yang ada di wilayah beserta spesifikasinya.

b) Pelanggan-pelanggan utama (pareto) yang ada di wilayah.

c) Kegiatan pesaing (PBF dan principal) dan produknya.

d) Peluang-peluang yang ada dan bisa dimanfaatkan.

2) Memonitori dan mengendalikan semua kegiatan cabang sesuai

dengan ketentuan dan strategi yang telah digariskan

perusahaan.

3) Memonitori dan mengevaluasi secara terus menerus

perkembangan yang terjadi di pasar guna mencari guna

mencari kemungkinan ekstensifikasi dan intensifikasi.

4) Mengontrol penjualan barang dagang kepada pelanggan dan

penyelesaian piutangnya.

5) Mengatur pelayanan kepada pelanggan dari proses order,

pengiriman barang, retur, keluhan pelanggan.

6) Mengendalikan masalah piutang, diskon yang diberikan kepada

pelanggan, uang hasil tagihan (collection), persediaan barang

dagang serta biaya-biaya operasional.

7) Menjaga komposisi stock barang dagang yang optimal

sehingga seluruh produk yang dibutuhkan tersedia sesuai

dengan permintaan pasar, tidak terjadi over stock, out-of-stock

serta stock slow moving dapat diminimalkan.

8) Mengontrol mutasi barang di gudang agar tidak terjadi barang

rusak atau kadaluarsa yang menjadi beban perusahaan, dengan

memperhatikan ketentuan yang diberlakukan oleh masing-

masing prinsipalnya serta melaporkan 1 (satu) tahun sebelum

barang kadaluarsa ke pusat dan apabila masih belum terjual,

maka 6 bulan sebelum kadaluarsa harus kembali dilaporkan

sesuai dengan prosedur.

9) Mempelajari dan menindaklanjuti laporan-laporan bawahan.

21

10) Melakukan kunjungan kepada pelanggan pareto dan area

tertentu secara regular (bila diperlukan joint visit dengan pihak

prinsipal) dengan maksud untuk :

a) Membina hubungan baik.

b) Menjaga kemungkinan penjualan produk-produk yang

diageni.

c) Pengecekan dan pengawasan secara sampling kegiatan

laporan para field force.

d) Mendapatkan umpan balik dan informasi-informasi lain

yang relevan.

e) Melakukan koordinasi dengan pihak prinsipal dalam

melaksanakan program-program, menyerahkan sales report

dan melakukan evaluasi atas hasil yang telah dicapai

kepada prinsipal.

11) Melakukan meeting koordinasi dengan pihak prinsipal dan atau

pihak internal cabang secara teratur.

12) Menyediakan data dan informasi pasar yang diperlukan

perusahaan.

13) Menciptakan suasana, tata kerja dan hubungan kerja yang baik

yang dapat meningkatkan efektivitas dan efesiensi kerja di

cabang.

14) Melaksanakan perbaikan proses kerja intern secara

berkesinambungan sesuai dengan ketentuan yang telah

disepakati.

15) Mengevaluasi karyawan dalam masa percobaan atau masa

orientasi sampai ditetapkan kejelasannya statusnya.

16) Membina dan mengembangkan kemampuan dan keterampilan

seluruh karyawan di cabang.

17) Membuat usulan anggaran (budget) penjualan, kebutuhan

tenaga kerja, biaya operasional, inventaris, dan investasi.

22

18) Membuat laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas

kepada Kepala Pusat Sapta Sari Tama sesuai dengan periode

dan format yang telah ditetapkan.

2. Apoteker Penanggung Jawab

a. Wewenang dan Tanggung Jawab :

1) Bertanggung jawab kepada Kepala Cabang.

2) Bertanggung jawab atas keamanan Faktur serta mengarsipkan

secara baik dan benar.

3) Berwenang melarang orang yang tidak berkepentingan

memasuki ruangan faktur.

4) Melakukan follow up pada bagian ekspedisi atas faktur-faktur

yang belum kembali dari proses pengiriman

5) Berhak menolak dan menerima faktur-faktur yang belum

lengkap (tanda tangan dan stempel outlet) yang dikirim oleh

bagian ekspedisi

6) Berhak mengajukan pendapat kepada atasan

7) Menjaga kebersihan lingkungan kerja

b. Rincian Tugas :

1) Menyimpan dan mengumpulkan faktur serta SP secara urut dan

berkala.

2) Membuat surat pesanan dan menandatanganinya.

3) Menandatangani dan mengetahui semua faktur penjualan,

faktur pembelian , retur penjualan, pengadaan keluar masuk

barang.

4) Menandatangani dan mengetahui Pesanan Cabang, Relokasi

antar Cabang

5) Melakukan control pengeluaran pengeluaran dan pemasukan

obat digudang

6) Melakukan control Cycle Count yang dilakukan oleh gudang

23

7) Menerima faktur,melakukan cek atas kelengkapan cap dan

tanda tangan pada faktur serta menandatangani register faktur

untuk ekspedisi pada kolom pool faktur

8) Melakukan penyimpanan khusus narkotika, pengawasan

danpengecekan kebenaran laporan narkotika dan psikotropika

sebelumditandatangani olehKepala cabang dan

melaporkankannya ke BPOM.

9) Menerima tugas tambahan yang diberikan oleh atasan

langsungApoteker Penanggung Jawab di Sapta Sari Tama di

tugaskan di bagian gudang,agar Apoteker dapat mencek keluar

dan masuknya barang. Kegiatan Pokokyang dilakukan oleh

Apoteker setiap harinya adalah :

a) Update Kartu Stock obat yang keluar.

b) Mencek suhu ruangan

c) Mencocokkan Surat Pesanan dengan Faktur

d) Mencek email dari Pusat

3. EDP (Entry Data Point)

a. Wewenang dan tanggung jawab :

1) Bertanggung jawab Kepada Kepala Seksi Akutansidan

KeuanganCabang/Pimpinan Cabang.

2) Bertanggung jawab menjaga, memelihara sarana komputer dan

komputer supplies.

3) Bertanggung jawab mengentri dan mencetak semua laporan-

laporan, dokumen penjualan (faktur, CN, DN) dokumen

akutansi (PV, RV, tanda terima giro) dan opname stock faktur.

4) Berhak mengajukan pendapat kepada atasan.

5) Membina hubungan yang dan komunikasi yang baik kepada

karyawanyang lainnya,

6) Menjaga kebersihan lingkungan kerja

b. Rincian Tugas ;

1) Entri penjualan : SO (Sales Order).

24

2) Entri dokumen gudang : BKB, BPB.

3) Entri dokumen piutang : Daftar tagihan (untuk hasil tagihan

yangberupa uang tunai).

4) Entri dokumen Kas/Bank : PV dan RV.

5) Cetak faktur komersil, CN, DN, Faktur Pajak, Nota Retur.

6) Cetak laporan sales (register faktur untuk Expedisi, PDU).

7) Cetak Laporan Piutang, Laporan Stok, Laporan Kas dan Bank

Harian.

8) Cetak Lampiran Laporan Pajak

9) Melakukan proses giro cair berdasarkan informasi dari kasir.

10) Mengentri opname kas dan Stok.

11) Cek kondisi discount SO sebelum di approvemenjadi faktur.

12) Cek kondisi disccount dan harga faktur supplier

danmenginformasikan barang yang diterima Cabang ke Pusat.

13) Menerima tugas-tugas tambahan yang diberikan oleh atasan

langsung.

4. Petugas Gudang

a. Wewenang dan Tanggung Jawab:

1) Bertanggung jawab Kepada Kepala Gudang

/PimpinanCabang.

2) Bertanggung Jawab atas persediaan barang di gudang sesuai

dengansistem dan prosedur yang berlaku.

3) Menata kerapian barang dan kebersihan gudang.

4) Berhak mengajukan pendapat kepada atasan.

5) Membina hubungan dan komunikasi yang baik kepada

karyawan yanglain.

6) Menjaga kebersihan lingkungan kerja.

b. Rincian Tugas :

1) Menerima copy sales order rangkap 2 dari EDP dan

copyfaktur rangkap 5 serta menyiapkan barangsesuai barang

yang tertera pada faktur.

25

2) Menginformasikan kepadaData Proses ketersediaan barang.

3) Melakukan serah terima barang kepada Petugas expedisi

sesuai barang yang tertera pada faktur.

4) Meminta tanda tangan petugas expedisi pada copy faktur

rangkap 5 dan kemudian diarsip sesuai dengan nomor

urutnya.

5) Memeriksa expired date produk, serta melakukan

penyisihan barang yang kadaluarsanya dekat dan barang

yang rusak.

6) Menginformasikan kepada Data Proses barang yang sudah

expired/rusakuntuk kemudian dibuat laporan barang rusak.

7) Menerima barang retur outlet yang masih sesuai kriteria

retur yang ditetapkan direktorat sales dan melakukan cek

antara barang retur dengan form Tanda Terima Retur

Barang (TTRB).

8) Menginformasikan TTRB ke Direktorat Sales dan Data

Proses untuk proses retur.

9) Arsip atas dokumen gudang sesuai dengan nomor urutnya

(BKB, BPB, TTRB, rangkap 3 dan copy faktur rangkap 5).

10) Meminta approve Pimpinan Cabang setiap dokumen

penerimaan dan pengeluaran barang (BPB dan BKB).

11) Menerima tugas-tugas tambahan yang diberikan oleh atasan

langsung.

Kegiatan yang dilakukan oleh petugas gudang adalah :

1. Mengatur tataletak barang-barang pada gudang.

2. Membuat rekapan barang datang yang setelah itu dikirim ke

pusat.

3. Melakukan Circle Count (Stock Opname).

4. Melakukan pendampingan stock opname bulanan.

5. Mengarsipkan faktur dengan urut sesuai nomor faktur

perbulan.

26

6. Menyiapkan pesanan sesuai OL (Order List).

7. Pengecekan dan pengepakan barangsebelum barang

dikirim.

8. Membuatkan STT (Surat Tanda Terima) untuk pengiriman

ke Luar Kota.

5. Kasir/Administrasi

a. Wewenang dan tanggung Jawab:

1) Bertanggung jawab kepada Kepala Seksi Akuntansi dan

Keuangan Cabang/Pimpinan Cabang.

2) Bertanggung jawab atas keamanan uang.

3) Berwewenang menolak pengeluaran keuangan bila voucher-

voucher tidak memenuhi syarat pembayaran.

4) Berwenang melarang orang yang masuk keruang kasir (bagi

yang tidak berkepentingan),

5) Berhak mengajukan pendapat kepada atasan.

6) Membina hubungan dan komunikasi yang baik kepada

karyawan yang lainnya.

7) Menjaga kebersihan lingkungan kerja,

b. Rincian tugas :

1) Menerima setoran hasil tagihan dan giro sesuai daftar tagihan

2) Melakukan arsip Receipt Voucher rangakap 1, dan Payment

Voucherrangkap 1, Daftar tagihan rangkap 1 dan print out

laporan hariankas/Bank.

3) Membayar pengeluaran-pengeluaran sesuai dengan Payment

Voucheryang sudah di approve oleh Pimpinan Cabang.

4) Menyimpan uang tunai dan cek giro.

5) Menyetor uang tunai dan giro untuk di clearingkan ke Bank.

6) Membuat laporan Kas/Bank harian manual untuk dibandingkan

dengan laporan harlan Kas/Bank (print out komputer) dan fisik

uang.

27

7) Melakukan kas opname bersama dengan personil cabang yang

disetujui oleh Pimpinan Cabang dilakukan setiap saat bila

diperlukan dan basil opname dikirim ke Kantor Pusat

8) Membuat rekap transfer ke kantor pusat.

9) Menerima tugas-tugas tambahan yang diberikan oleh atasan

langsung.

6. Salesman

a. Fungsi:

Melaksanakan kegiatan perusahaan yang berhubungan

denganpenjualan produk-produk yang diageni dan penagihan

piutangnya.

b. Tugas:

1) Mempelajari spesifikasi produk-produk yang diageni dan

produk-produkpesaing yang sejenis.

2) Mempelajari dan mengenal situasi pasar yang menjadi

tanggungjawabnya guna mengetahui:

a) Jumlah outlet yang ada di rayonnya, baik dalam kota dan

atau luarkota beserta spesifikasinya (nama, alamat, pemilik,

carapembayaran, dan sebagainya).

b) Kegiatan distributor pesaing dan produk pesaing dari pabrik

yang diageni.

c) Mengunjungi kembali pelanggan yang selama ini tidak

aktif

d) Meningkatkan pembelian dari pelanggan yang selama ini

kurangmaksimal ("pelanggan tidur").

e) Peluang-peluang yang ada dan bisa dimanfaatkan

gunapendistribusian produk-produk dan pencapaian target

yang telahditetapkan.

3) Membuat rencana kunjungan dan melaksanakan kunjungan ke

pelanggan sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP)

yang berlaku, yaitu :

28

a) Lakukan kunjungan sesuai rencana yang telah dibuat.

Gunakanrute yang palingefektif danefisien.

b) Jika pelanggan yang telah menyiapkan pesanan atau order

dalam SP pelanggan, tanyakan kembali apakah ada

tambahan pesanan untuk produk dari prinsipal lain selain

yang sudah tercatat untuk SP pelanggan.

c) Salesman wajib menawarkan seluruh produk yang diageni

olehcabang-cabang kepada pelanggan.

d) Tawarkan program-program penjualan yang sedang berlaku

sesuaidengan kontribusi masing-masing prinsipal, dimulai

dari yangpaling besar dan berurut sesuai kontribusinya.

e) Memastikan jumlah order yang diperoleh telah

memenuhiketentuan nilai faktur minimal prinsipal yang

ada. Bila belummemenuhi nilai minimal faktur, tanyakan

apakah ada tambahanpesanan dari outlet yang

bersangkutan.

f) Memastikan Surat Pesanan (SP) pelanggan telah

memenuhiketentuan POM yang berlaku, yaitu:

1) SP memakai kop nama pelanggan,

2) SP ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek.

3) Lengkap dengan Nomor SIK.

4) Stempel (untuk pelanggan lain sesuai dengan ketentuan

POM).

5) Nama perusahaan tertulis dengan jelas.

6) Nama produk.

7) Kemasan dan jumlah tertulis dengan jelas.

g) SP yang diterima selanjutnya diproses sesuai dengan

prosedurstandar perusahaan (ditelepon ke kantor, di faks

atau dibawa langsung ke kantor).

h) Salesman meminta tanda tangan dan stempel dari

pelanggan pada formulir rencana kunjungan.

29

4) Melaksanakan penjualan produk-produk yang diageni baik di

rayon dalam kota dan atau luar kota sesuai dengan ketentuan

dan strategi penjualan yang telah ditetapkan.

5) Melaksanakan tukar faktur dan atau penagihan piutangnya

sesuai dengan ketentuan dan strategi penagihan yang telah

ditetapkan.

6) Menyetorkan uang hasil tagihan kepada bank (account cabang)

apabila setoran di atas 10 juta atau untuk salesman luar kota

setiap hari dan sisanya ke kasir disertai dengan copy transfer

apabila ada dana yang telah disetor ke bank.

7) Melaksanakan jadwal up country yang telah ditetapkan sales

administrasi atau kepala cabang.

8) Mencari dan mengembangkan pelanggan-pelanggan baru.

9) Membina hubungan baik dengan pelanggan dan berusaha

mendapatkan umpan balik untuk melakukan perbaikan atau

penyempuman pelayanan.

10) Membuat laporan harian dan laporan up country sesuai dengan

SOPdan format yang telah ditetapkan.

7. Delivery

a. Wewenang dan Tanggung Jawab :

1) Bertanggung jawab kepada KepalaGudang/Pimpinan Cabang.

2) Bertanggung jawab atas keselamatan barang, faktur dan

kendaraanpada saat pengiriman barang.

3) Bertanggung jawab atas pengiriman barang sesuai dengan

sistem danprosedur.

4) Berhak mengajukan pendapat kepada atasan.

5) Membina hubungan dan komunikasi yang baik kepada

karyawan yang lainnya.

6) Menjaga kebersihan Iingkungan kerja.

30

BAB IV

KEGIATAN PKL DAN PEMBAHASAN

A. Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)

Sumber daya manusia sangat mempengaruhi pelayanan kefarmasian di

Pedagang besar farmasi. Jumlah sumber daya manusia (SDM) yang terdapat di

PBF Sapta Sari Tama berjumlah 25 orang yang terdiri dari 16 orang pria dan 9

orang wanita. Berdasarkan klasifikasi jumlah karyawan pada PT Sapta Sari Tama

Cabang Banjarmasin dibagi menjadi beberapa daftar uraian berdasarkan masing-

masing jabatan yang terdapat dalam tabel. 2, sedangkan hari kerja PBF Sapta Sari

Tama yaitu Senin-Sabtu dengan jam kerja 08.00 wita-17.00 wita.

PT. Sapta Sari Tama Cabang Banjarmasin dipimpin oleh seorang BM

(Bisnis Manajer) yang membawahi setiap divisi yang terdiri dari Inkaso, Sales

Administratif dan Apoteker Penanggung Jawab. Inkaso membawahi bagian kasir

dan bagian fakturis, Sales Administratif membawahi bagian salesman yang

tersebar di wilayah Kalimantan Selatan dan wilayah Kalimantan Tengah dan

Apoteker membawahi bagian logistik dan delivery. Untuk semua bagian

mempunyai tugas dan tanggung jawab masing-masing yaitu :

1. BM (Bisnis Manajer)

Tugas BM (Bisnis Manajer) yaitu:

a. Mempelajari dan mengenal situasi pasar.

b. Memonitori dan mengevaluasi secara terus menerus perkembangan yang

terjadi di pasar.

c. Mengontrol penjualan barang dagang kepada pelanggan dan penyelesaian

piutangnya.

d. Mengatur pelayanan kepada pelanggan dari proses order, pengiriman

barang, retur dan keluhan pelanggan.

31

e. Mengendalikan masalah piutang, diskon yang diberikan kepada

pelanggan, uang hasil tagihan (collection), persediaan barang dagang serta

biaya-biaya operasional.

f. Mempelajari dan menindak lanjuti laporan-laporan bawahan.

g. Melakukan meeting koordinasi dengan pihak prinsipal dan atau pihak

internal cabang secara teratur.

h. Menciptakan suasana, tata kerja dan hubungan kerja yang baik yang dapat

meningkatkan efektivitas dan efesiensi kerja di cabang.

i. Melaksanakan perbaikan proses kerja intern secara berkesinambungan

sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati.

j. Mengevaluasi karyawan dalam masa percobaan atau masa orientasi

sampai ditetapkan kejelasannya statusnya.

k. Membina dan mengembangkan kemampuan dan keterampilan seluruh

karyawan di cabang.

l. Membuat laporan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas kepada

Kepala Pusat Sapta Sari Tama sesuai dengan periode dan format yang

telah ditetapkan.

2. KSA (Kepala Seksi Akutansi)

Tugas kepala Seksi Akuntansi yaitu:

a. Menjaga kelancaran operasional perusahaan.

b. Mempertanggung jawabkan laporan akutansi dan keuangan.

c. Menjaga kerahasiaan perusahaan.

d. Mengambil ahli saat Bussines Manager tidak ada ditempat.

e. Membina kombinasi dan hubungan yang baik dengan karyawan.

f. Membagi dan mengatur tugas bawahan.

3. EDP (Entry Data Process)

Tugas EDP yaitu:

a. Entri penjualan : SO (Sales Order).

32

b. Entri dokumen gudang : BKB, BPB.

c. Entri dokumen piutang : Daftar tagihan (untuk hasil tagihan yang berupa

uang tunai).

d. Mengentri opname kas dan Stok.

e. Cek kondisi discount SO sebelum di approve menjadi faktur.

f. Cek kondisi discount dan harga faktur supplier dan menginformasikan

barang yang diterima Cabang ke Pusat.

g. Menerima tugas-tugas tambahan yang diberikan oleh atasan langsung.

h. Cetak Laporan Piutang, Laporan Stok, Laporan Kas dan Bank Harian.

4. Inkaso

Tugas inkaso yaitu:

a. Bertanggung jawab kepada Supervisor/Administrasi

b. Melakukan pencatatan dan pelaporan pajak baik PPN maupun PPh

c. Membuat daftar piutang yang harus ditagih

d. Membuat daftar piutang yang telah dilunasi

e. Menyimpan dan menggunakan alat tagih.

5. APJ (Apoteker Penanggung Jawab)

Tugas APJ yaitu:

a. Menyimpan dan mengumpulkan faktur serta SP secara urut dan berkala.

b. Membuat surat pesanan dan menandatanganinya.

c. Menandatangani dan mengetahui semua faktur penjualan, faktur

pembelian , retur penjualan, pengadaan keluar masuk barang.

d. Menandatangani dan mengetahui Pesanan Cabang, Relokasi antar Cabang

e. Melakukan control pengeluaran pengeluaran dan pemasukan obat

digudang

f. Melakukan control Cycle Count yang dilakukan oleh gudang

33

g. Menerima faktur, CN asli dan copy faktur dari petugas expedisi,

melakukan cek atas kelengkapan cap dan tanda tangan pada faktur serta

menandatangani register faktur untuk expedisi pada kolom pool faktur

6. Salesman

Tugas salesman yaitu:

a. Mempelajari spesifikasi produk-produk yang diageni dan produk-produk

pesaing yang sejenis.

b. Mempelajari dan mengenal situasi pasar .

c. Membuat rencana kunjungan dan melaksanakan kunjungan ke pelanggan

sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berlaku, yaitu :

1) Lakukan kunjungan sesuai rencana yang telah dibuat. Gunakan rute

yang paling efektif dan efisien.

2) Jika pelanggan yang telah menyiapkan pesanan atau order dalam SP

pelanggan, tanyakan kembali apakah ada tambahan pesanan untuk

produk dari principal lain selain yang sudah tercatat untuk SP

pelanggan.

3) Salesman wajib menawarkan seluruh produk yang diageni oleh

cabang-cabang kepada pelanggan.

4) Tawarkan program-program penjualan yang sedang berlaku sesuai

dengan kontribusi masing-masing principal, dimulai dari yang paling

besar dan berurut sesuai kontribusinya.

5) Memastikan jumlah order yang diperoleh telah memenuhi ketentuan

nilai faktur minimal dan principal yang ada.

6) Memastikan Surat Pesanan (SP) pelanggan telah memenuhi ketentuan

POM yang berlaku, yaitu:

a) SP memakai kop nama pelanggan,

b) SP ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek.

c) Lengkap dengan Nomor SIK.

34

d) Stempel (untuk pelanggan lain sesuai dengan ketentuan POM).

e) Nama perusahaan tertulis degan jelas,

f) Nama produk.

g) Kemasan dan jumlah tertulis dengan jelas.

7) SP yang diterima selanjutnya diproses sesuai dengan prosedur standar

perusahaan (ditelepon ke kantor, di faks atau dibawa langsung ke

kantor).

8) Salesman meminta tanda tangan dan stempel dari pelanggan pada

formulir rencana kunjungan.

d. Melaksanakan penjualan produk-produk yang diageni di wilayah dalam

kota atau luar kota sesuai dengan ketentuan dan strategi penjualan yang

telah ditetapkan.

e. Mencari dan mengembangkan pelanggan-pelanggan baru.

f. Membina hubungan baik dengan pelanggan dan berusaha mendapatkan

umpan balik untuk melakukan perbaikan atau penyempurnan pelayanan.

7. Logistik/ Kepala Gudang

Tugas kepala logistik/kepala gudang yaitu:

a. Menerima copy sales order rangkap 2 dari Data Proses dan copy faktur

rangkap 5 serta menyiapkan barang sesuai barang yang tertera pada faktur.

b. Menginformasikan kepada Entry Data Point (EDP) ketersediaan barang.

c. Melakukan serah terima barang kepada Petugas expedisi sesuai barang

yang tertera pada faktur.

d. Meminta tanda tangan petugas expedisi pada copy faktur rangkap 5 dan

kemudian diarsip sesuai dengan nomor urutnya.

e. Memeriksa expired date produk, serta melakukan penyisihan barang yang

EDnya dekat dan barang yang rusak.

f. Menginformasikan kepada Data Proses barang yang sudah expired/rusak

untuk kemudian dibuat laporan barang rusak.

35

g. Menerima barang retur outlet yang masih sesuai kriteria retur yang

ditetapkan direktorat sales dan melakukan cek antara barang retur dengan

form Tanda Terima Retur Barang (TTRB).

h. Menginformasikan TTRB ke direktorat sales dan Data Proses untuk

proses Retur.

i. Arsip atas dokumen Gudang sesuai dengan nomor urutnya (BKB, BPB,

TTRB, rangkap 3 dan copy faktur rangkap 5).

j. Meminta approve Pimpinan Cabang setiap dokumen penerimaan dan

pengeluaran barang (BPB dan BKB).

k. Menerima tugas-tugas tambahan yang diberikan oleh atasan langsung.

Kegiatan yang dilakukan oleh petugas gudang adalah :

1) Mengatur tata letak barang-barang pada gudang.

2) Membuat rekapan barang datang yang setelah itu dikirim ke pusat.

3) Melakukan Circle Count (Stock Opname).

4) Melakukan pendampingan stock opname bulanan yang dilakukan oleh

salesman.

5) Melakukan pengecekkan suhu didalam gudang pagi dan sore hari.

6) Mengarsipkan faktur dengan urut sesuai nomor faktur perbulan.

7) Menyiapkan pesanan sesuai OL (Order List).

8) Pengecekan dan pengepakan barang sebelum barang dikirim,

9) Membuatkan STT (Surat Tanda Terima) untuk pengiriman ke luar

kota.

8. Kasir dan fakturis

Tugas Kasir dan Fakturis yaitu:

a. Tugas kasir :

1) Melakukan arsip Receipt Voucher rangkap 1, dan Payment Voucher

rangkap 1, Daftar tagihan rangkap 1 dan print out laporan harian

kas/bank.

36

2) Membayar pengeluaran-pengeluaran sesuai dengan Payment Voucher

yang sudah di approve oleh Pimpinan Cabang.

3) Menyimpan uang tunai dan cek giro.

4) Menyetor uang tunai dan giro untuk di c1earing ke Bank.

5) Membuat laporan Kas/Bank harian manual untuk dibandingkan

dengan laporan harian Kas/Bank (print out komputer) dan fisik uang.

6) Melakukan kas opname bersama dengan personil cabang yang

disetujui oleh Pimpinan Cabang dilakukan setiap saat bila diperlukan

dan basil opname dikirim ke Kantor Pusat

7) Membuat rekap transfer ke Pusat.

8) Menerima tugas-tugas tambahan yang diberikan oleh atasan langsung.

b. Tugas fakturis yaitu:

1) Menerima semua faktur

2) Mengimput data tagihan jika outlet akan membayar

3) Data tagihan diserahkan ke kolektor untuk tagihan dalam kota

4) Data tagihan diserahkan persalesman untuk tagihan luar kota

9. Delivery

Tugas dan tanggung jawab delivery:

a. Bertanggung jawab kepada Kepala Gudang/Pimpinan Cabang.

b. Bertanggung jawab atas keselamatan barang, faktur dan kendaraan pada

saat pengiriman barang.

c. Bertanggung jawab atas pengiriman barang sesuai dengan sistem dan

prosedur.

d. Berhak mengajukan pendapat kepada atasan.

e. Membina hubungan dan komunikasi yang baik kepada karyawan yang

lainnya.

f. Menjaga kebersihan Iingkungan kerja.

37

B. Manajemen Perbekalan Farmasi

Pedagang besar Farmasi adalah badan hukum perseroan terbatas atau koperasi

yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran perbekalan

farmasi dalam jumlah besar sesuai ketentuaan perundang- undangan yang

berlaku. Selain itu pedagang besar farmasi juga sangat dibutuhkan masyarakat

sekaligus membantu pemerintah dalam pengawasan dan pengendalian obat yang

beredar di masyarakat, karena disamping fungsinya sebagai sarana untuk

meningkatkan kesehatan masyarakat, obat dapat pula membahayakan kesehatan

apabila penggunaan yang tidak tepat. Dalam pemberian pelayanan kesehatan

kefarmasian, pedagang besar farmasi senantiasa berpegang pada peraturan

pemerintah di samping adanya tanggung jawab moral untuk senantiasa

mementingkan kepentingan sosial. Salah satu fungsi PBF adalah untuk :

1. Pengadaan

Sistem pengadaan di PBF Sapta Sari Tama berdasarkan metode

konsumsi, epidemologi dan berdasarkan pesanan yang dilakukan oleh outlet.

Yaitu dengan membuat surat pemesanan, SP yang ada di PBF Sapta Sari

Tama cabang ada 3 yaitu SP non Reguler, Reguler dan Prekursor. Setelah di

buat SP maka SP dikirim ke PBF pusat di Bandung untuk dipesankan

barangnya ke Industri/Pabrik, setelah itu PBF pusat memesankan barang ke

industri/pabrik yang diinginkan. Kemudian barang bisa dikirim sekitar 1-2

minggu dengan melalui exspedisi. Apabila barang sudah datang, barang akan

dicek kesesuaian berdasarkan surat jalan oleh pabrik dan SP oleh kepala

logistik, apabila sudah sesuai maka barang disimpan serta surat jalan dan resi

exspedisi dikirim melalui email yang telah discan lalu dikirim ke pusat untuk

dimintakan DO (Delivery Order), DO tersebut dicek dan diprint out, lalu

dicek lagi aadan diinput ke komputer baru bisa dibuat BPB (Bukti

Penerimaan Barang). DO dan BPF disimpan dan dijadikan satu file.

Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama untuk

mencegah kekurangan stock obat, oleh karena itu proses pengadaan sebaiknya

38

membeli barang sesuai dengan kebutuhan yang tepat dan jumlah yang tepat,

mengetahui obat yang dibeli mempunyai standar kualitas yang baik, bisa

mengatur pengiriman obat dari prinsipal secara berkala(dalam waktu tertentu)

menghindari kelebihan persediaan dan kekurangan barang, serta mengatur

jadwal pembelian obat.

2. Penyimpanan

Setelah barang diterima dan di cek, selanjutnya adalah proses

penyimpanan barang digudang. Penyimpanan di PBF Sapta Sari Tama sudah

dilakukan secara baik, berdasarkan FEFO(First Expired First Out) dan

FIFO(First In First Out). Obat yang mendekati Expired maka didepannya

diberi keterangan tanggal expired date. Untuk obat-obatnya sendiri disusun

berdasarkan principal, divisi (reguler & non reguler) kemudian sediaan

farmasi disusun berdasarkan abjad/alfabetis dan bentuk sediaannya. Obat

disusun di rak yang beralaskan palet untuk obat sirup di bawah rak dan untuk

yang tablet atau kapsul biasanya diletakkan di atas rak obat. Sedangkan

penyimpanan obat prekusor disimpan pada satu ruangan khusus yang terpisah

dari produk lainnya. Penyimpanan obat harus juga di sesuaikan dengan suhu

tertentu sesuai jenis obatnya, tetapi tidak semua obat disimpan dalam suhu

tertentu seperti suhu dingin 2-8ºC, sejuk 8-15ºC, suhu kamar 15-30ºC. Suhu

yang ada digudang PBF Sapta Sari Tama menggunakan suhu kamar.

Sebaiknya penyimpanan obat juga harus disesuaikan dengan petunjuk yang

ada dikemasan atau menurut aturan penyimpanan obatnya karena suhu yang

tidak sesuai akan merusak obat dan volume pemesanan obat harus

memperhitungkan kapasitas sarana penyimpanan didalam gudang.

Untuk menjaga akurasi sediaan stok maka harus dilakukan stok opname

satu bulan sekali setiap tanggal 3 awal bulan. Perbedaan stok harus diselidiki

sesuai prosedur tertulis yang ditentukan untuk memeriksa ada tidaknya

kesalahan keluar masuk, pencurian, penyalahgunaan obat. Dokumentasi yang

berkaitan dengan penyelidikan harus disimpan.

39

3. Pendistribusian

Distribusi adalah proses yang menunjukkan penyaluran barang dari

produsen sampai ke tangan masyarakat konsumen. Distribusi merupakan

kegiatan ekonomi yang menjembatani kegiatan produksi dan konsumsi.

Pedagang Besar Farmasi Sapta Sari Tama berpedoman pada sistem CDOB

(Cara Distribusi Obat Yang Baik). Pendistribusian obat oleh PT. Sapta Sari

Tama meliputi: Apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit, Toko Obat, klinik,

dan PBF lain.

Pendisribusian di PBF Sapta Sari Tama mencakup daerah Kalimantan

Selatan dan Kalimanatan Tengah. Pendistribusian daerah Banjarmasin dan

sekitarnya dengan cara sistem antar langsung ke outlet, yang bersangkutan

membawa faktur sebanyak 4 rangkap sebagai tanda terima untuk

ditandatangani penanggung jawab outlet dengan menyertakan stempel dan

tanda tangan penerima barang. Sedangkan untuk pendistribusian ke luar

daerah PBF Sapta Sari Tama bekerja sama dengan 4 Ekspedisi, yaitu : CV

Apuy untuk wilayah Kalimantan Tengah, CV Hafiz Jaya untuk daerah

Martapura dan Banjarbaru, CV. BAS (Banua Alam Semesta) untuk daerah

Kalimantan Tengah dan CV Karya Utama Bersama untuk daerah Hulu

Sungai, Pelaihari, Tanah Bumbu dan Kotabaru.

PT. Sapta Sari Tama bekerja sama dengan beberapa prinsipal obat seperti:

1. PT. Aditama Raya Farmindo

2. PT. Bumi Puspa Ceremai (Sparta-X)

3. PT. Coronet Crown

4. PT. Global Health Pharmaceutical

5. PT. Global Multi Pharmalab

6. PT. Holi Pharma

7. PT. Itrasal

8. PT. Mecosin Indonesia

9. PT. Pharmasi Binangkit (Escolab)

40

10. PT. Pratapa Nirmala (Fahrenheit)

11. PT. Solas Langeng Sejahtera

12. PT. Trifa Raya Laboratories

13. PT. Tropica Mas Pharmaceutical

14. PT. Taiso Caunter

15. PT. Marin Liza Farmasi

16. PT. Kinocare Era Kosmetindo

17. PT. Sunti Sepuri

18. PT. Tawon Jaya Makassar

19. PT. Phapros

20. PT. Heroic

21. PT. Bio Farma

22. PT. Meiji

23. PT. Cendo

24. PT. Rama Farma

25. PT. Merck Tbk.

26. PT. Karindo Alkestron

27. PT. Bayer

28. PT. Bintang Kupu-kupu

29. PT. Seles Global Farma

30. PT. Erela

31. PT. Darya Varia

32. PT. Pfizer

33. Erlimpex

4. Dokumentasi

Dokumentasi diantaranya pada faktur, DO (Delivery Order) dan form retur

dibundel masing berurutan berdarkan tanggal dan nomornya, untuk faktur

disimpan minimal 3 tahun. Tujuan dari dokumentasi tersebut antara lain :

41

a) Untuk menjamin pelaksanaan pengadaan dan distribusi sesuai ketentuan

perundang-undangan.

b) Untuk menjamin penyediaan data dan informasi yang akurat dan aktual pada

pemesanan, penerimaan, keadaan stok, penyaluran, dan sebagainya.

c) Untuk menjaga tingkat stok pada kondisi yang dapat menjamin kelancaran

pelayanan.

d) Untuk menjamin penerimaan produk yang benar meliputi jumlah, identitas,

kualitas.

e) Untuk menjamin penyimpanan yang tepat yang tidak akan mempengaruhi

mutu dan mampu memberi perlindungan terhadap kehilangan, pencurian,

kebakaran, dan sebagainya.

f) Untuk melakukan dokumentasi yang benar dan lengkap serta mencatat

semua kegiatan yang dilaksanakan dalam pengelolaan pengadaan dan

penyaluiran obat.

42

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. PBF adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk

pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah

besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

2. PBF Cabang adalah cabang PBF yang telah memiliki pengakuan untuk

melakukan pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat

dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

3. Manajemen perbekalan farmasi di PT. Sapta Sari Tama antara lain:

a. Pengadaan

Pengadaan obat dan alkes berdasarkan pada pola konsumsi, history dan

permintaan sales kemudian permintaan pengadaan akan dilanjutkan ke PT.

Sapta Sari Tama pusat. Setelah diproses di PT. Sapta Sari Tama pusat

akan dilanjutkan ke masing-masing prinsipal.

b. Penyimpanan

Penyimpanan dilakukan dengan cara FIFO (First in First Out) dan FEFO

(First Expired First Out) dan penyusunan barang dilakukan berdasarkan

prinsipal, alfabetis, bentuk sediaan, suhu serta berdasarkan barang regular

dan non-reguler.

c. Pendistribusian

Pendistribusian yang dilakukan oleh PT. Sapta Sari Tama sudah

dilakukan sesuai prinsip-prinsip CDOB yang berlaku dalam penyaluran

barang dari produsen sampai ketangan masyarakat (Konsumen). Distribusi

obat di PT. Sapta Sari Tama meliputi daerah Kalimantan selatan dan

Kalimantan tengah. Untuk pendistribusian ke luar kota PT. Sapta Sari

Tama bekerja sama dengan 4 eksedisi yaitu CV. Hafiz, CV. Apuy, CV.

BAS dan CV. Karya Utama Bersama.

43

d. Dokumentasi

Dokumentasi diantaranya pada faktur, DO dan form retur dibundel masing

berurutan berdarkan tanggal dan nomornya, untuk faktur disimpan

minimal 3 tahun.

B. Saran

1. Gudang lebih diperbesar lagi dan lebih diperhatikan persyaratan

penyimpanannya, seperti pallet, rak, dan suhu ruangan.

2. Lebih menerapkan cara penyimpanan FIFO (First in First Out) dan FEFO

(First Expired First Out) untuk menghindari terjadinya Expired Date.

3. Perlunya penambahan karyawan di gudang.

4. Untuk terus meningkatkan kerja sama yang sudah terjalin baik antara Sekolah

Tinggi Ilmu Kesehatan Muhammadiyah Banjarmasin Prodi D3 Farmasi

dengan pihak PBF agar selalu bertahan untuk tahun selanjutnya.

44

DAFTAR PUSTAKA

Anief, Moh. (2005). Manajemen Farmasi. Yogyakarta : Gadjah Mada University

Press.

BPOM RI. (2012). Peraturan Kepala BPOM RI NOMOR HK.03.1.34.11.12.7542

Tahun 2012 tentang Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik.

Jakarta : BPOM RI

Depkes RI. (2009). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun

2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian. Jakarta : Depkes RI

Menkes RI. (2011). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi. Jakarta :

Menkes RI

42

LAMPIRAN

Lampiran 1. Contoh Surat Pesanan Barang ke PBF Pusat

Lampiran 2. Contoh Surat Jalan dari Pabrik

43

Lampiran 3. Contoh Resi Ekspedisi Pengiriman Barang dari Pabrik

Lampiran 4. Contoh BPB

44

Lampiran 5. Contoh DO

Lampiran 6. Daftar Obat Prekursor

45

Lampiran 7. Contoh SP Obat Prekursor dari PBF Cabang ke Pusat

Lampiran 8. Contoh SP Obat Prekursor dari PBF pusat ke Pabrik

46

Lampiran 9. Contoh Surat Jalan Pesanan Obat Prekursor dari Pabrik

Lampiran 10. Contoh Resi Ekspedisi Obat Prekursor

47

Lampiran 11. Contoh BPB obat Prekursor

Lampiran 12. Contoh DO obat Prekursor

48

Lampiran 13. Contoh Faktur Penjualan

Lampiran 14. Contoh STT Barang Pesanan

49

Lampiran 15. Contoh Kartu Stok