Laporan PKK Jilid II Anet_ag

PRESENTASILAPORAN PRAKTIK KERJA KEPEGAWAIAN

PADA DIREKTORAT PENGELOLAAN DOKUMEN DAN ARSIP KEPEGAWAIAN II (PDAK II)

OLEH :WAHYU AGUSTINUS

NIM : 018144307

BAB IPENDAHULUAN

LATAR BELAKANG

- Maksud PKK : agar nanti tidak hanya menguasai ilmusecara teoritis tetapi juga bisa menerapkan ilmunya

- Tujuan PKK : dapat berhubungan secara langsung dalampelaksanaan bidang manajemen kepegawaian danmengetahui permasalahan yang terjadi serta memahamidalam mencari penyelesaian permasalahan

- T.A 2011/2012 dilaksanakan dari 21 Mei 2012 s/d 23 Juli2012, dimana kami ditempatkan pada DirektoratPengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II (PDAKII) menyoroti proses pemindaian(scanning) dokumenkepegawaian dengan menggunakan aplikasi DMS(Dokumen Manajemen Sistem).

TUJUAN PENULISAN

Secara umum tujuan PKK dapat dirumuskan sebagai berikut:

• Memberikan pengalaman nyata dilapangan :

1. Dg berlandaskan teori yang diperoleh.

2. Sbg usaha meningkatkan keterampilan sesuai mata kuliah terkait.

3. Usaha mematangkan sikap profesionalisme dalam bidang mata kuliah terkait.

• Memudahkan tugas penyusunan PKK.

Secara khusus tujuan PKK untuk meningkatkan kualitaskelulusan Pendidikan Ilmu Kepegawaian yang mempunyai citralebih dari pada sarjana lainnya.

BAB IIGAMBARAN UMUM UNIT KERJA

Direktur Pengelolaan

Dokumen dan Arsip Kepegawaian II

Subdirektorat Administrasi II

Seksi Verifikasi dan Pendistribusian Dokumen II.A

Seksi Verifikasi dan Pendistribusian Dokumen II.B

Seksi Pelayanan Direktorat

Subdirektorat Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II.A

Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/A/1




Subdirektorat Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II.B

Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/B/1




Subdirektorat Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II.C

Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/C/1




Kelompok Jabatan Fungsional

TUPOKSI PDAK II

Mnrt Perka BKN No. 19 Thn 2006 Ttg Organisasi Dan Tata Kerja BKN sebagaimana telah diubah terakhir dg Perka BKN No. 14 Thn 2008

Tugas

Pelaksanakan penyusunan program kerja tahunan, merencanakan pelaksanaan teknis pengelolaan dokumen dan arsip kepegawaian

Fungsi pelaksanaan pemverifikasian dokumen kepegawaian;

pelaksanaan perekaman dan pencatatan dokumen kepegawaian;

pelaksanaan penyimpanan dan pemeliharaan arsip kepegawaian.

PROSEDUR KEGIATAN PEMINDAIAN

(SCANNING)

(Mnrt Keputusan Kepala BKN Nomor 18 Tahun

2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah

Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil)

Tahapan kegiatan scanning dokumen

kepegawaian

1. Tahap pra scanning

2. Tahap scanning

3. Tahap pasca scanning

BAB III

PEMBAHASAN

1. DOKUMEN MANAJEMEN SISTEM (DMS)

Adalah sistem perekaman atau pemindaiandan informasi mengenai dokumenkepegawaian yang berbasis komputer yangdisusun sedemikian rupa untuk penyajiandan pengelolaan dokumen kepegawaian.

DMS)Karakteristik:

1. Sistem yang terkoneksi secara on-line antara BKN Pusat, KantorRegional BKN dan Instansi dengan menggunakan jaringankomunikasi data

2. Menggunakan satu basis data PNS yang digunakan secara bersama3. Menggunakan struktur data dan tabel referensi yang sama sesuai

standar yang baku yang disusun oleh BKN Pusat4. Sistem yang dibangun dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan

instansi pengguna

Dokumen Manajemen Sistem (DMS) meliputi :

1. PENGELOLAAN DOKUMEN ELEKTRONIK 2. PENGELOLAAN DOKUMEN FISIK 3. PROFIL DAN HAK AKSES PENGGUNA (MANAGEMENT USER)

2. PERMASALAHAN DAN PEMECAHAN

Sistem Aplikasi DMS sangat tergantung pada jaringan internet karena merupakan sistem yang terkoneksi secara on-linedengan menggunakan jaringan komunikasi data dan juga sangat tergantung pada spesifikasi dari peralatan yang digunakan.

Jaringan komputer yang dipakai BKN untuk aplikasi DMS berbasis jaringan LAN (Lokal Area Network) yaitu adalah jaringan komputer yang jaringannya hanya mencakup wilayah kecil; seperti jaringan komputer kampus, gedung, kantor, dalam rumah, sekolah atau yang lebih kecil

Jaringan komputer (jaringan) adalah sebuah sistem yang terdiri atas komputer-komputer yang didesain untuk dapat berbagi sumber daya (printer, CPU), berkomunikasi (surel, pesan instan), dan dapat mengakses informasi(peramban web)

PERMASALAHAN DAN PEMECAHAN

Dapat dikatakan jaringan yang dipakai aplikasi DMS merupakan jaringan yang terpusatdimana terdiri dari komputer klien dan server/peladen yang mana komputer klien yangberfungsi sebagai perantara untuk mengakses sumber informasi/data yang berasal darisatu komputer server/peladen

LAN seringkali digunakan untuk menghubungkan komputer-komputer pribadi dan stasiun kerja (workstation) dalam kantor suatu perusahaan atau pabrik-pabrik untuk memakai bersama sumber daya (misalnya pencetak/printer) dan saling bertukar informasi. LAN mempunyai karakteristik sebagai berikut :

1. Mempunyai pesat data yang lebih tinggi

2. Meliputi wilayah geografi yang lebih sempit

3. Tidak membutuhkan jalur telekomunikasi yang disewa dari operator telekomunikasi

4. Biasanya salah satu komputer di antara jaringan komputer itu akan digunakan menjadi server yang mengatur semua sistem di dalam jaringan tersebut

PERMASALAHAN DAN PEMECAHAN

Dalam pelaksanaan proses pemindaian/scanning olehpetugas scanner di Direktorat PDAK II permasalahan yangkerap terjadi adalah gangguan koneksi jaringan Local AreaNetwork (LAN) dari server induk di lantai 12 (jaringanterputus dan loading yang lambat). Dalam keadaan sepertiini petugas scanner tidak bisa berbuat banyak karenaproses pemindaian/scanning sangat tergantung padajaringan komputer karena data yang akan dihasilkanterhubung dengan jaringan internet (berbasis Web)

BAB IVPENUTUP

KESIMPULAN

1. Tugas pokok dan fungsi dari Direktorat Pengelolaan Dokumen dan ArsipKepegawaian II masih mengacu pada Peraturan Kepala BKN Nomor 19 Tahun2006 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negarasebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Kepala BKN Nomor 14Tahun 2008 Tanggal 26 Juni 2008., yang mana dalam proses kerja sudah tidaksesuai dengan perkembangan dan kenyataan riil di lapangan.

2. Mengingat pentingnya data pegawai yang akan dimasukkan ke dalamdatabase yang telah terprogram ke dalam sistem SAPK Online dan terhubungsecara nasional maka diperlukan jaringan/koneksi yang baik, petugas yanghandal dan teliti. Tujuan dari sistem tersebut adalah mewujudkan datakepegawaian yang mutakhir disetiap instansi pusat maupun daerah yangterintegrasi secara nasional dalam sistem aplikasi pelayanan kepegawaian. Halini diharapkan akan meningkatkan pelayanan di bidang kepegawaian secaratransparan dan objektif, dimana akan mewujudkan database PNS seluruhIndonesia yang lebih akurat dan real time

• Saran

• Perlu peninjauan kembali Tugas pokok dan fungsi dariDirektorat Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II danmengingat pentingnya data pegawai yang akan dimasukkan kedalam database maka perlu diperhatikan koneksi dari serverinduk dari lantai 12 yang harus tetap terjaga kestabilannya,agar pada waktu proses pemindaian/scanning berlangsungtidak mengalami gangguan.

• Perlunya peningkatan kerja sama dengan Kantor Regional(pelimpahan wewenang) yang dimiliki oleh BKN dalam halperekaman data (scanning) kepegawaian sehingga hasil yangdiinginkan dapat dicapai lebih cepat.

TERIMA KASIH

Lembar Perbaikan

Laporan Praktik Kerja Kepegawaian (PKK) pada

Direktorat Pengelolaan Dokumen dan Arsip

Kepegawaian II (PDAK II)

Laporan Praktik Kerja Kepegawaian ini dibuat

setelah diseminarkan didepan narasumber,

pembimbing / pendamping, penguji dan moderator.

Jakarta, Agustus 2012

Pejabat Penguji:

A H M A D J A L I S, SH, MA NIP. 19610212 198509 1 001

Lembar Pengesahan

Pelaksanaan Praktik Kerja Kepegawaian (PKK)

Hasil Praktik Kerja Kepegawaian ini dibuat setelah

mahasiswa yang bersangkutan melakukan Praktik Kerja

Kepegawaian sejak tanggal 21 Mei 2012 sampai dengan

23 Juli 2012 dengan judul

“Laporan Praktik Kerja Kepegawaian pada Direktorat

Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II (PDAK II)”

dan sudah siap diseminarkan.

:

LAPORAN PRAKTIK KERJA KEPEGAWAIAN PADA

DIREKTORAT PENGELOLAAN DOKUMEN DAN

ARSIP KEPEGAWAIAN II (PDAK II)

Dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah kompetensi

utama Praktek Kerja Kepegawaian (ADPG 4450)

Disusun Oleh :

WAHYU AGUSTINUS NIM : 018144307

PENDIDIKAN ILMU KEPEGAWAIAN BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

Kerjasama UNIVERSITAS TERBUKA

JAKARTA 2012

i

Kata Pengantar

Segala puji dan syukur bagi Allah Subhanahu wata'ala, rabb seluruh

alam. Shalawat dan salam semoga selalu tercurah kepada Nabi

Muhammad Shalallahu'alaihi wasallam. Alhamdulillah, penulis berhasil

menyelesaikan penulisan Laporan Praktik Kepegawaian (PKK) di

Direktorat Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II.

Penulisan laporan ini disusun untuk melengkapi tugas pembuatan

Laporan Pelaksanaan Praktek Kepegawaian (PKK) dari Pendidikan Ilmu

Kepegawaian, Badan Kepegawaian Negara setelah melakukan praktek

kerja kepegawaian pada Direktorat Pengelolaan Dokumen dan Arsip

Kepegawaian II.

Penulis mengucapkan terima kasih banyak kepada segala pihak

yang telah membantu penyelesaian penulisan Laporan Pelaksanaan

Praktek Kepegawaian (PKK) ini, baik dari pembimbing praktek kerja

kepegawaian, pejabat dan staf di Direktorat PDAK II, maupun kepada

teman-teman yang telah bersedia meluangkan waktunya untuk berbagi

informasi dengan kami. Tak lupa pula kepada keluarga yang telah men-

support agar penulisan laporan ini dapat selesai tepat waktu.

Penulis menyadari bahwa penulisan laporan ini masih jauh dari

sempurna dan mohon dimaafkan seandainya banyak kekurangan dan

kesalahan. Penulis dengan setulus hati menerima kritik dan saran yang

membantu guna penyempurnaan penulisan laporan ini. Meski demikian,

penulis tetap berharap semoga informasi yang ada dapat berguna bagi

saya khususnya maupun bagi para pembaca pada umumnya.

Jakarta, Juli 2012

Penulis

ii

Daftar Isi

KATA PENGANTAR ................................................................................ i

DAFTAR ISI ........................................................................................... ii

BAB I

PENDAHULUAN ................................................................................... 1

1. Latar Belakang ................................................................................. 1

2. Tujuan dan Manfaat .......................................................................... 2

A. Tujuan ........................................................................................ 2

B. Manfaat ...................................................................................... 2

BAB II

GAMBARAN UMUM UNIT KERJA ........................................................ 3

1. Struktur Organisasi PDAK II .......................................................... 3

2. Tugas Pokok dan Fungsi PDAK II .................................................. 5

3. Prosuder Kegiatan Pemindaian (Scanning)... .................................... 9

BAB III

PEMBAHASAN ....................................................................................... 11

1. Dukumen Manajemen Sistem (DMS) ............................................. 11

2. Pemasalahan dan Pemecahan Masalah ....... ............................... 19

BAB IV

PENUTUP ............................................................................................. 25

1. Kesimpulan .................................................................................... 25

2. Saran ............................................................................................. 25

1

BAB I

PENDAHULUAN

1. LATAR BELAKANG

Dalam rangka mengembangkan sistem perkuliahan Mahasiswa

Pendidikan Ilmu Kepegawaian BKN, maka perlu diselenggarakan Praktik

Kerja Kepegawaian yang secara substansial merupakan mata kuliah

kompetensi utama dengan kode mata kuliah ADPG 4450 mata kuliah

Praktik Kerja Kepegawaian dengan jumlah SKS 4 (empat), dengan

maksud agar dalam melaksanakan tugas nanti tidak hanya menguasai

ilmu secara teoritis tetapi juga bisa menerapkan ilmunya dalam Praktik.

Pelaksanaan Praktik Kerja Kepegawaian di lingkungan Kantor BKN

Pusat ditujukan agar mahasiswa dapat berhubungan secara langsung

dalam pelaksanaan bidang manajemen kepegawaian dan mengetahui

permasalahan yang terjadi di lingkungan Kantor BKN Pusat serta

memahami dalam mencari penyelesaian permasalahan sesuai dengan

materi bidang manajemen kepegawaian yang mereka telah terima selama

ini.

Praktik Kerja Kepegawaian merupakan proses penyelenggaraan

belajar mengajar yang secara langsung melaksanakan Praktik kerja dalam

rangka meningkatkan kemampuan mahasiswa untuk menunjang

pengembangan kariernya dalam menyiapkan PNS yang berbasis

kompetensi manajemen PNS dan pengembangan sistem manajemen

PNS.

Pada tahun ajaran 2011/2012 kegiatan Praktik Kerja Kepegawaian

Mahasiswa Pendidikan Ilmu Kepegawaian Badan Kepegawaian Negara

dilaksanakan pada tanggal 21 Mei 2012 sampai dengan tanggal 23 Juli

2

2012 yang tersebar pada unit-unit kerja eselon II yang berada di Badan

Kepegawaian Negara, dimana kami ditempatkan pada Direktorat

Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II (PDAK II). Dalam

laporan pelaksanaan kegiatan Praktik Kerja Kepegawaian pada Direktorat

PDAK II ini saya menyoroti proses pemindaian(scanning) dokumen

kepegawaian dengan menggunakan aplikasi DMS (Dokumen Manajemen

Sistem).

2. TUJUAN DAN MANFAAT

A. Tujuan

Secara umum tujuan PKK dapat dirumuskan sebagai berikut:

1. Memberikan kesempatan kepada setiap mahasiswa memperoleh

pengalaman nyata dilapangan dengan berlandaskan teori yang

diperoleh.

2. Memberikan pengalaman lapangan secara nyata sebagai usaha

meningkatkan keterampilan sesuai mata kuliah terkait.

3. Memberikan pengalaman lapangan secara nyata sebagai usaha

mematangkan sikap profesionalisme dalam bidang mata kuliah

terkait.

4. Memudahkan tugas penyusunan PKK.

Secara khusus tujuan PKK untuk meningkatkan kualitas kelulusan

Pendidikan Ilmu Kepegawaian yang mempunyai citra lebih dari pada

sarjana lainnya.

B. Manfaat

Terwujudnya tingkat kompetensi kelulusan Pendidikan Ilmu

Kepegawaian dalam menunjang pelaksanaan tugas pokok yang efisiensi

dan efektifitas pada instansi masing-masing.

3

BAB II

GAMBARAN UMUM UNIT KERJA

1. STRUKTUR ORGANISASI PDAK II

Direktorat Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II

(PDAK II) merupakan salah satu unit kerja eselon II pada Badan

Kepegawaian Negara yang berada dibawah Deputi Bidang Informasi

Kepegawaian. Direktorat Pengelolaan Dokumen dan Arsip

Kepegawaian II terdiri atas :

A. Subdirektorat Administrasi II yang membawahi;

1. Seksi Verifikasi dan Pendistribusian Dokumen II.A

2. Seksi Verifikasi dan Pendistribusian Dokumen II.B

3. Seksi Pelayanan Direktorat

B. Subdirektorat Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II.A yang

membawahi;

1. Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/A/1;



4. Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/A/4.

C. Subdirektorat Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II.B yang

membawahi;

1. Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/B/1;



4. Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/B/4.

D. Subdirektorat Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II.C yang

membawahi;

1. Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/C/1;



4

4. Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/C/4.

E. Kelompok Jabatan Fungsional terbagi dalam berbagai Kelompok

Jabatan Fungsional sesuai dengan bidang keahliannya.

Masing-masing Kelompok Jabatan Fungsional dikoordinasikan

oleh seorang tenaga fungsional senior yang ditunjuk oleh

Direktur Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II;

Jumlah tenaga fungsional ditentukan berdasarkan kebutuhan

dan beban kerja;

Jenis dan jenjang jabatan fungsional ditetapkan berdasarkan

ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Adapun struktur organisasi Direktorat Pengelolaan Dokumen dan

Arsip Kepegawaian II (PDAK II) adalah sebagai berikut :

Sumber : Direktorat PDAK II

Direktur Pengelolaan Dokumen dan Arsip

Kepegawaian II

Subdirektorat Administrasi II

Seksi Verifikasi dan Pendistribusian Dokumen II.A

Seksi Verifikasi dan Pendistribusian Dokumen II.B

Seksi Pelayanan Direktorat

Subdirektorat Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II.A





Subdirektorat Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II.B





Subdirektorat Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II.C





Kelompok Jabatan Fungsional

5

2. TUGAS POKOK DAN FUNGSI PDAK II

Tugas Pokok dan fungsi dari Direktorat Pengelolaan Dokumen

dan Arsip Kepegawaian II beserta unit kerja dibawahnya diatur dalam

Peraturan Kepala BKN Nomor 19 Tahun 2006 Tentang Organisasi Dan

Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah diubah

terakhir dengan Peraturan Kepala BKN Nomor 14 Tahun 2008 Tanggal

26 Juni 2008.

a. Direktorat Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II

mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut :

Tugas

Pelaksanakan penyusunan program kerja tahunan, merencanakan

pelaksanaan teknis pengelolaan dokumen dan arsip kepegawaian

fungsi

a. pelaksanaan pemverifikasian dokumen kepegawaian;

b. pelaksanaan perekaman dan pencatatan dokumen

kepegawaian;

c. pelaksanaan penyimpanan dan pemeliharaan arsip

kepegawaian.

b. Subdirektorat Administrasi II mempunyai tugas dan fungsi sebagai

berikut :

Tugas

Melaksanakan penyusunan program kerja tahunan, penyiapan

bahan koordinasi dan pengendalian pelaksanaan penerimaan,

pemverifikasian dan pendistribusian surat dan permasalahan

dokumen

1. Seksi Verifikasi dan Pendistribusian Dokumen II.A yang

mempunyai tugas melakukan penerimaan, pengelompokkan,

pengagendaan, pemverifikasian, pengumpulan dan

pendistribusian permasalahan dokumen kepegawaian sesuai

beban tugas yang di tetapkan oleh Direktur Pengelolaan

6

Dokumen dan Arsip Kepegawaian II.

2. Seksi Verifikasi dan Pendistribusian Dokumen II.B yang

mempunyai tugas melakukan penerimaan, pengelompokkan,

pengagendaan, pemverifikasian, pengumpulan dan

pendistribusian permasalahan dokumen kepegawaian sesuai

beban tugas yang di tetapkan oleh Direktur Pengelolaan

Dokumen dan Arsip Kepegawaian II;

3. Seksi Pelayanan Direktorat yang mempunyai tugas melakukan

pelayanan tata usaha Direktorat Pengelolaan Dokumen dan

Arsip Kepegawaian II serta penyiapan laporan.

Fungsi

a. penyiapan bahan koordinasi dan pengendalian verifikasi

serta pendistribusian dokumen kepegawaian;

b. penyiapan bahan koordinasi dan pengendalian pendistribusian

permasalahan dokumen kepegawaian;

c. penyiapan bahan koordinasi dan pelaksanaan administrasi

Direktorat.;

d. penyiapan bahan laporan/ perangkaan;

e. penyiapan kebutuhan formulir dan peralatan;

f. pelaksanaan pelayanan administrasi pada Direktorat

Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II.

c. Subdirektorat Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II.A,


Tugas

melaksanakan penyusunan program kerja tahunan,

mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan penerimaan,

perekaman, pencatatan dokumen kepegawaian,

penyimpanan dan pemeliharaan arsip kepegawaian serta

menyiapkan laporan sesuai beban tugas yang di tetapkan oleh

Deputi Bidang Informasi Kepegawaian.

7

Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/A/1, II/A/2, II/A/3,

dan II/A/4 mempunyai tugas melakukan penerimaan, perekaman

dokumen kepegawaian, dan mencatat dokumen kepegawaian ke

dalam kartu induk dan daftar isi serta menyimpan dan

memelihara arsip kepegawaian ke dalam Tata Naskah dan


Direktur Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II.

Fungsi

a. penyiapan bahan koordinasi dan pengendalian penerimaan,

perekaman dokumen kepegawaian;

b. penyiapan bahan koordinasi dan pengendalian pencatatan

dokumen kepegawaian;

c. penyiapan bahan koordinasi dan pengendalian penyimpanan

dan pemeliharaan dokumen kepegawaian;

d. Subdirektorat Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II.B,


Tugas


mengoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan penerimaan,

perekaman, pencatatan dokumen kepegawaian, penyimpanan dan

pemeliharaan arsip kepegawaian serta menyiapkan laporan

sesuai beban tugas yang di tetapkan oleh Deputi Bidang Informasi

Kepegawaian.

Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/B/1, II/B/2, II/B/3,

dan II/B/4 mempunyai tugas melakukan penerimaan, perekaman

dokumen kepegawaian, dan mencatat dokumen kepegawaian

ke dalam kartu induk dan daftar isi serta menyimpan dan




8

Fungsi






dan pemeliharaan dokumen kepegawaian.

e. Subdirektorat Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II.C,


Tugas


mengoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan penerimaan,

perekaman, pencatatan dokumen kepegawaian, penyimpanan dan

pemeliharaan arsip kepegawaian serta menyiapkan laporan

sesuai beban tugas yang di tetapkan oleh Deputi Bidang

Informasi Kepegawaian.

Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/C/1, II/C/2, II/C/3,

dan II/C/4 mempunyai tugas melakukan penerimaan, perekaman

dokumen kepegawaian, dan mencatat dokumen kepegawaian

ke dalam kartu induk dan daftar isi serta menyimpan dan




Fungsi






dan pemeliharaan dokumen kepegawaian.

9

f. Kelompok jabatan fungsional pada Direktorat Pengelolaan

Dokumen dan Arsip Kepegawaian II mempunyai tugas melakukan

kegiatan sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing

berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang

berlaku.

3. PROSEDUR KEGIATAN PEMINDAIAN (SCANNING)

Tahapan kegiatan scanning dokumen kepegawaian

I. Tahap pra scanning

1. Mengeluarkan dan mengelompokkan jenis dokumen

kepegawaian sesuai urutan NIP dari lemari/tempat

penyimpanan;

2. Mengisi formulir pengendalian dokumen scanning (sudah ada nip

barcode) sesuai dengan jenis dokumen kepegawaian.

3. Menandatangani formulir pengendalian scanning;

4. Mengirimkan dokumen kepegawaian kepada petugas scanning;

dan

5. Membuat laporan

II. Tahap scanning

1. Menerima dan menandatangani bukti pengiriman dokumen;

2. Memindai dokumen yang telah dikelompokan;

3. Melakukan scanning dokumen dengan menggunakan aplikasi

yang tata caranya;

4. Memberikan nama jenis dokumen pada image document hasil

perekaman sesuai dengan format penamaan jenis dokumen;

5. Mengendalikan jenis dokumen yang telah di dalam formulir

pengendalian;

6. Menandatangani formulir pengendalian;

7. Mengembalikan dokumen yang telah di scanning ke pengelola

tata naskah; dan

8. Membuat laporan.

10

III. Tahap pasca scanning

1. Menerima, memeriksa jumlah dokumen kepegawaian dari

petugas scanning;

2. Memasukkan dokumen kepegawaian sesuai dengan urutan NIP

kedalam lemari/tempat penyimpanan tata naskah;

3. Membuat laporan

11

BAB III

PEMBAHASAN

1. DOKUMEN MANAJEMEN SISTEM (DMS)

Dalam Tugas pokok dan fungsi dari Direktorat Pengelolaan

Dokumen dan Arsip Kepegawaian II yang mengacu pada Peraturan

Kepala BKN Nomor 19 Tahun 2006 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja

Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah diubah terakhir dengan

Peraturan Kepala BKN Nomor 14 Tahun 2008 Tanggal 26 Juni 2008 tidak

disebutkan proses kerja pemindaian/scanning data/dokumen

kepegawaian PNS secara langsung1. Pada kenyataan di locus Praktik

Kerja Kepegawaian pada Direktorat Pengelolaan Dokumen dan Arsip

Kepegawaian II melaksanakan pekerjaan pemindaian/scanning (mengacu

pada Keputusan Kepala BKN Nomor 18 Tahun 2011 tentang Pedoman

Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil2), dimana

data/dokumen kepegawaian akan terintegrasi dengan sistem SAPK yang

berbasis web. SAPK bertujuan mewujudkan data kepegawaian yang

mutakhir disetiap instansi pusat maupun daerah yang terintegrasi secara

nasional dalam sistem aplikasi pelayanan kepegawaian sehingga akan

meningkatkan pelayanan di bidang kepegawaian secara transparan dan

objektif.

Pada pelaksanaan pemindaian/scanning (kegiatan memindai

dokumen fisik menjadi bentuk image document) memakai aplikasi yang

disebut sebagai aplikasi DMS (Dokumen Manajemen Sistem) yaitu sistem

perekaman atau pemindaian dan informasi mengenai dokumen

kepegawaian yang berbasis komputer yang disusun sedemikian rupa

untuk penyajian dan pengelolaan dokumen kepegawaian.

1 Pasal 372 - 392 Perka BKN Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja BKN

2 Lampiran Perka BKN Nomor 18 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah

Kepegawaian PNS.

12

DMS mempunyai karakteristik sebagai berikut:

1) Sistem yang terkoneksi secara on-line antara BKN Pusat, Kantor

Regional BKN dan Instansi dengan menggunakan jaringan

komunikasi data.

2) Menggunakan satu basis data PNS yang digunakan secara

bersama.

3) Menggunakan struktur data dan tabel referensi yang sama sesuai

standar yang baku yang disusun oleh BKN Pusat.

4) Sistem yang dibangun dapat dikembangkan sesuai dengan

kebutuhan instansi pengguna

DMS digunakan dalam proses penyajian dokumen kepegawaian

elektronik yang antara lain meliputi pemindaian dokumen, mengunggah

hasil pemindaian dokumen, pencarian lokasi dokumen, pencetakan

laporan lokasi dokumen, pencetakan label tata naskah, peminjaman

dokumen dan penyimpanan dokumen.

Dokumen Manajemen Sistem (DMS) meliputi :

A. PENGELOLAAN DOKUMEN ELEKTRONIK

Pengelolaan Dokumen Elektronik digunakan untuk proses

penyimpanan sampai dengan pengelolaan dokumen ke media

elektronik, yang meliputi kegiatan sebagai berikut :

1. Perekaman & penyimpanan dokumen elektronik dengan Aplikasi

Pemindaian Dokumen

Proses penyimpanan dokumen elektronik menggunakan Aplikasi /

Modul Pemindai Dokumen

Pemindai Dokumen

13

Penetapan jenis dokumen yang di scan

Validasi data dasar PNS

Unggah hasil pemindai dokumen

Jenis Dokumen Tombol Jalan Pintas

D2/NP NIP F1

IJAZAH F2

SK CPNS F3

SK PNS F4

PERUBAHAN DATA DASAR F5

DRH F6

SK KP F7

SPMJ (SK Pengangkatan Jabatan) F8

SK PJO (Pemberhentian Jab. Organik) F9

SK PPJN (Pengangkatan/Pemberhentian Pejabat Negara)

F10

14

2. Pencarian Dokumen

Modul ini merupakan bagian dari aplikasi DMS yang berbasis web.

Untuk dapat mengakses modul ini pengguna dapat mengakses

alamat web https://dms.bkn.go.id

3. Mengubah Metadata dokumen

Untuk dokumen elektronik yang telah tersimpan, informasi

metadata dokumen dapat diubah jika memang ada yang tidak

sesuai. Dalam hal ini informasi yang dapat diubah adalah informasi

jenis dokumen

4. Menghapus Dokumen

5. Memindahkan Dokumen

Menghapus dokumen & memindahkan dokumen

Yang dimaksud dengan memindahkan dokumen di sini adalah

mengalihkan kepemilikan dokumen dari satu PNS ke PNS lain. Hal

ini mungkin terjadi jika pada mulanya terdapat dokumen yang

tersimpan untuk PNS yang tidak sesuai atau bukan pemilik dari

dokumen tersebut.

6. Pengelolaan Jenis dokumen

http://dms.bkn.go.id/

15

Adalah proses mendaftarkan jenis dokumen baru, mengubah dan

menghapus jenis dokumen yang akan digunakan dalam proses

pemindaian.

7. Riwayat aktifitas dokumen elektronik

Riwayat dokumen elektronik & laporan hasil pemindai

Aktifitas-aktifitas pengguna yang menyangkut penyimpanan dan

pengambilan kembali dokumen elektronik untuk dilihat informasinya

dicatat oleh sistem.

Laporan hasil pemindai per tim scanner yang dapat digunakan untuk

pertanggungjawaban hasil scan per hari, minggu dan per bulan nya.

Form mencetak laporan hasil pemindai

Contoh hasil laporan pemindaian

16

8. Kelompok Pemindai

Pengelolaan kelompok pemindai

Adalah proses penambahan kelompok pemindai baru, mengubah

dan menghapus kelompok pemindai

B. PENGELOLAAN DOKUMEN FISIK

Pengelolaan Dokumen Fisik digunakan untuk proses dimana

dokumen-dokumen elektronik yang telah disimpan dalam tempat

penyimpanan terpusat, perlu dapat dicari dan dilihat kembali untuk

berbagai keperluan, yang meliputi kegiatan sebagai berikut :

1. Pengelolaan lokasi fisik takah

Aplikasi/Modul ini digunakan untuk melakukan pengelolaan lokasi

fisik takah, antara lain yaitu :

a. Pencarian lokasi dokumen fisik

b. Penempatan dokumen fisik

c. Pemindahan dokumen fisik

d. Mengosongkan lokasi dokumen fisik

e. Mencari lokasi dokumen fisik yang kosong

f. Cetak laporan lokasi dokumen fisik

g. Cetak label takah, dan

h. Cetak label rak/lemari

Form pengelolaan lokasi fisik takah

17

Form penempatan dokumen fisik

Contoh hasil cetak lokasi dokumen fisik

Contoh hasil cetak label takah & label rak/lemari

18

2. Peminjaman dokumen

Aplikasi/Modul ini digunakan untuk melakukan pengelolaan

peminjaman dokumen fisik PNS, yaitu antara lain:

a. Pendaftaran peminjaman dokumen

b. Pengembalian dokumen fisik

c. Pencarian dokumen fisik yang dipinjam

3. Penyimpanan dokumen

Modul ini digunakan oleh Kepala Seksi Takah untuk melakukan

pencatatan terhadap tugas yang telah diselesaikan oleh Penanggung

Jawab Takah dan mencetak laporan performa dari data yang

dimasukkan, yaitu antara lain:

a. Pencatatan penyelesaian tugas dokumen

b. Cetak performa

c. Hapus catatan penyelesaian

C. PROFIL DAN HAK AKSES PENGGUNA (MANAGEMENT USER)

DMS dikelola dan digunakan dengan hak akses sebagai berikut :

a. Operator pemindai dokumen

b. Supervisor operator pemindai dokumen

c. Konsumen dokumen elektronik

d. Administrator takah

e. Kepala seksi takah

f. Administrator DMS

g. Administrator NCSIS

19

Tabel Profil dan Hak Akses Pengguna Aplikasi DMS

DMS Hak Akses

Profil

Pe

nyim

pan

an

Do

kum

en E

lektr

onik

P

enca

rian

Doku

me

n

Ele

ktr

onik

M

eng

ub

ah

Me

tad

ata

Do

kum

en

Me

nh

ap

us D

okum

en

Ele

ktr

onik

Me

min

dah

kan

Do

kum

en E

lektr

onik

M

elih

at

Riw

ayat

Aktifita

s D

okum

en

Ele

ktr

onik

P

eng

elo

laan

Ke

lom

po

k P

em

ind

ai

Do

kum

en

Pe

ng

elo

laan

Lo

ka

si

Fis

ik T

aka

h

Pe

min

jam

an

Do

kum

en

Tug

as P

enyim

pan

an

Do

kum

en

Operator Pemindai Dokumen

x

x

x

Supervisor Operator Pemindai Dokumen

x

x

x

x

Konsumen Dokumen Elektronik

x

Administrator TAKAH

x

x

Kepala Seksi TAKAH

x

Administrator DMS x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

2. PERMASALAHAN DAN PEMECAHAN

Sistem Aplikasi DMS sangat tergantung pada jaringan internet3

karena merupakan sistem yang terkoneksi secara on-line dengan

menggunakan jaringan komunikasi data dan juga sangat tergantung pada

spesifikasi dari peralatan yang digunakan. Jaringan komputer4 yang

dipakai BKN untuk aplikasi DMS berbasis jaringan LAN (Lokal Area

Network) yaitu adalah jaringan komputer yang jaringannya hanya

mencakup wilayah kecil; seperti jaringan komputer kampus, gedung,

kantor, dalam rumah, sekolah atau yang lebih kecil. Pada sebuah LAN,

setiap node atau komputer mempunyai daya komputasi sendiri, berbeda

dengan konsep dump terminal. Setiap komputer juga dapat mengakses

sumber daya yang ada di LAN sesuai dengan hak akses yang telah diatur.

3 Kecepatan download di Indonesia 2,14 Mbps (urutan 147 dunia), kecepatan upload 1,00 Mbps

(urutan 131 dunia) berdasarkan statistik www.netindex.com periode Jan 29, 2010 - Jul 30, 2012. rata-rata kecepatan membuka halaman web di Indonesia 20,3 detik (10 negara terlambat) dan 12,9 detik di perangkat mobil (10 negara terlambat) http://www.tempo.co/read/news/2012/04 /24/072399214/Akses-Internet-di-Indonesia-Paling-Lambat 4 Jaringan komputer (jaringan) adalah sebuah sistem yang terdiri atas komputer-komputer yang

didesain untuk dapat berbagi sumber daya (printer, CPU), berkomunikasi (surel, pesan instan), dan dapat mengakses informasi(peramban web)

http://www.netindex.com/

http://www.tempo.co/read/news/2012/04%20/24/072399214/



20

Sumber daya tersebut dapat berupa data atau perangkat seperti printer.

Pada LAN, seorang pengguna juga dapat berkomunikasi dengan

pengguna yang lain dengan menggunakan aplikasi yang sesuai.

LAN seringkali digunakan untuk menghubungkan komputer-

komputer pribadi dan stasiun kerja (workstation) dalam kantor suatu

perusahaan atau pabrik-pabrik untuk memakai bersama sumber daya

(misalnya pencetak/printer) dan saling bertukar informasi. LAN

mempunyai karakteristik sebagai berikut :

a) Mempunyai kecepatan transfer data yang lebih tinggi

b) Meliputi wilayah geografi yang lebih sempit

c) Tidak membutuhkan jalur telekomunikasi yang disewa dari

operator telekomunikasi

d) Biasanya salah satu komputer di antara jaringan komputer itu

akan digunakan menjadi server yang mengatur semua sistem di

dalam jaringan tersebut

Dapat dikatakan jaringan yang dipakai aplikasi DMS merupakan

jaringan yang terpusat dimana terdiri dari komputer klien dan

server/peladen yang mana komputer klien yang berfungsi sebagai

perantara untuk mengakses sumber informasi/data yang berasal dari satu

komputer server/peladen. Server atau Peladen adalah sebuah sistem

komputer yang menyediakan jenis layanan tertentu dalam sebuah jaringan

komputer. Server didukung dengan prosesor yang bersifat scalable dan

RAM yang besar, juga dilengkapi dengan sistem operasi khusus, yang

disebut sebagai sistem operasi jaringan. Server juga menjalankan

perangkat lunak administratif yang mengontrol akses terhadap jaringan

dan sumber daya yang terdapat di dalamnya, seperti halnya berkas atau

pencetak, dan memberikan akses kepada stasiun kerja anggota jaringan.

21

Ada standart minimal yang ditetapkan untuk peralatan yang akan

digunakan seperti personal computer, printer, scanner, barcode scanner

dan server. Adapun standart minimal yang digunakan seperti terlampir

dalam anak lampiran 11 s/d 15 Keputusan Kepala BKN Nomor 18 Tahun

2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai

Negeri Sipil sebagai berikut:

a. Personal computer

Processor Type

Processor

Standard Memory

Stronge Controller

Hard Drive Type

Optical Drive

Modem

Networking

Slot Provided

Interface

O/S Provided

Software

Monitor

Keyboard

Mouse

:

:

:

:

:

:

:

:

:

:

:

:

:

:

:

Sesuai dengan kebutuhan


1 GB (2 X 512 MB) DDR2 SDRAM

Single Channel Ultra ATA/100 and dual

Channel serial A

80 GB serial ATA-II/300, 7200 RPM, Chace

80 MB

Type DVD RW

Optimal

Integrate 10/100 LAN

PCle x 16; PCle x 1,2 x PCl

Povided 6 USB 2.0,2 x Fire wire 2 x PS/2,

VGA, LAN



Monitor 14’

Standart Keyboard

Standard Mouse

b. Printer

Print speed, Black (best

quality mode)

:

Up to 22 ppm

22

Print quality, Black

Media sizes, std

Monthly volume (duty cycle)

Connectivity, std

:

:

:

:

Up to 1200 x 1200 dpi

Letter, legal, executive, index

cards


USB 2.0 compatible port, IEEE

1284-B compatible pararel port

c. Scanner

Scanner Type

Scan Resolution, optical

Daily Duty Cycle

Bit depth

Level of Grayscale

Automatic document

feeder speed

Scan size, maksimum

(flatbed)

Scan size, maksimum

(ADF)

Scan size, minimum

(ADF, imperial)

Scann file format

Connectivity, standard

:

:

:

:

:

:

:

:

:

:

:

Flatbed, ADF

Up to 4800 dpi

Up to 1000 pages

48-bit

256

Up to 25 ppm (scan to file) / 5.5 ipm

(duplex)

8.5 x 14 in

8.5 x 14 in

3.5 x 5 in

BMP, JPEG, GIF, TIFF compressed,

PNG, PCX, Flashpix (FPX), PDF,

PDF searchable, RTF, HTM, TXT,

TIFF, PICT, Flashpix, Plain Text,

PDF, HTML, Rich Text

1 Hi-speed USB 2.0,1 SCSI

d. Barcode Scanner

Operating indicators : 1 led (red/Green/orange)

23

Operating key

Comunication

Light source

Scan method

Scan rate

Bercode (1D)

Products

compliance

:

:

:

:

:

:

:

:

1 scan key

USB Ver.1.1, HID/VCP, USB-A

connector

650 nm visibel laser diode

Bi-directional scanning

100 scan/sec

Sesuai kebutuhan dan dapat

mengenali bahan yang akan dipindai

CE, FCC, VCCI, RoHS, JIS-C-6802

Class 2, IEC 60825-1 Class 2, FDA

CDRH Class II

e. Server

Processor Type

Processor

Standard Memory

Hard Drive Type

Optical Drive

Modem

Networking

Interface

Monitor

Keyboard

Mouse

:

:

:

:

:

:

:

:

:

:

:



2 GB (2 X 1 GB) DDR2

160 GB (minimal)

Type DVD RW

Optimal

Integrate 10/100 LAN

Povided 6 USB 2.0,2 x Fire wire 2 x

PS/2, VGA, LAN

Monitor 14’

Standart Keyboard

Standard Mouse

Dalam pelaksanaan proses pemindaian/scanning oleh petugas

scanner di Direktorat PDAK II permasalahan yang kerap terjadi adalah

gangguan koneksi jaringan Local Area Network (LAN) dari server induk di

lantai 12 (jaringan terputus dan loading yang lambat). Dalam keadaan

seperti ini petugas scanner tidak bisa berbuat banyak karena proses

24

pemindaian/scanning sangat tergantung pada jaringan komputer karena

data yang akan dihasilkan terhubung dengan jaringan internet (berbasis

Web).

Karena merupakan salah satu tugas dari pegawai pada Direktorat

Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II maka pada saat

melakukan proses pemindaian/scanning mengalami gangguan koneksi,

pegawai/petugas mengerjakan pekerjaan yang lainnya seperti menerima,

menyortir dan mengelompokkan dokumen kepegawaian pertahun lahir,

meneliti, mencatat jenis mutasi kepegawaian kedalam Daftar Isi dan Kartu

Induk, serta memasukkan dokumen kepegawaian kedalam sampul bening

dan sampul tata naskah.

25

BAB IV

PENUTUP

1. KESIMPULAN

Mengingat pentingnya data pegawai yang akan dimasukkan ke

dalam database dengan menggunakan sistem Aplikasi DMS dimana

sangat tergantung pada jaringan internet karena merupakan sistem yang

terkoneksi secara on-line dengan menggunakan jaringan komunikasi data

dan telah terprogram ke dalam sistem SAPK Online serta terhubung

secara nasional maka diperlukan jaringan/koneksi yang baik, petugas

yang handal dan teliti. Penerapan SAPK sendiri oleh BKN (Badan

Kepegawaian Negara) dikarenakan adanya beberapa permasalahan

dalam sistem informasi kepegawaian yang dianggap belum optimal,

diantaranya yakni: belum adanya suatu sistem yang terpadu, belum

adanya standar/ keseragaman struktur, integrasi, dan kualitas data serta

pemanfaatan pelayanan kepegawaian.

Tujuan dari sistem tersebut adalah mewujudkan data

kepegawaian yang mutakhir disetiap instansi pusat maupun daerah yang

terintegrasi secara nasional dalam sistem aplikasi pelayanan

kepegawaian. Hal ini diharapkan akan meningkatkan pelayanan di bidang

kepegawaian secara transparan dan objektif, dimana akan mewujudkan

database PNS seluruh Indonesia yang lebih akurat dan real time.

2. SARAN

1) Perlu diperhatikan koneksi dari server induk dari lantai 12 yang

harus tetap terjaga kestabilannya, agar pada waktu proses

pemindaian/scanning berlangsung tidak mengalami gangguan.

Dalam hal ini dimungkinkan juga penambahan server dan peralatan

pendukungnya dengan spesifikasi yang telah ditentukan

26

2) Perlunya peningkatan kerja sama dengan Kantor Regional

(pelimpahan wewenang) yang dimiliki oleh BKN dalam hal

perekaman data (scanning) kepegawaian sehingga hasil yang

diinginkan dapat dicapai lebih cepat.

Laporan PKK Jilid II Anet_ag

Documents

Transcript of Laporan PKK Jilid II Anet_ag