i

Laporan Akhir Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Sistem Akuntansi Pembelian Menggunakan System Zahir

Accounting Versi 6

Di PT Matsuo Precision Indonesia

Disusun Oleh :

NUR AENI

2216.10046

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI PELITA BANGSA

PROGRAM STUDI DIII AKUNTANSI

2019

iii

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Alloh SWT yang telah memberi rahmat dan

karunianya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan laporan

kegiatan praktek kerja lapangan ( PKL ) di PT. Matsuo Prrecision

Indonesia. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan praktek

kerja lapangan ini tidak lepas dari dukungan berbagai pihak, oleh karena

itu pada kesempatan ini penulis sampaikan terima kasih kepada :

1. Ibu Dian Sulistyorini, S.E.,M.Si.,Ak,Ca,. Sebagai ketua program Studi

Akuntansi Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pelita Bangsa dan sebagai

dosen pembimbing dalam penyusunan Laporan Praktek Kerja

Laporan ini

2. Mr. Toshihiko Kodama selaku Presiden Direktur PT Matsuo Precision

Indonesia yang telah memberikan ijin penulis dalam melaksanakan

Praktek Kerja Lapangan

3. Bapak Bayu Aji Nugroho selaku supervisor Accounting Dept di PT

Matsuo Precision Indonesia yang telah memberikan ilmu dan

pengalaman dalam melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di PT

Matsuo Precision Indonesia

4. Orang terkasih yang selalu memberikan do’a dan motivasi.

Saya berharap laporan ini dapat memberikan manfaat dan edukasi

terutama yang berkaitan dengan judul laporan Praktek Kerja Lapangan

ini, tidak di pungkiri bahwa dalam pembuatan laporan ini masih banyak

kesalahan dan kekurangan. Oleh karena itu, Saya mengharapkan kritik

dan saran dari pembaca yang bersifat membangun demi terciptanya

perbaikan dimasa yang akan datang.

Cikarang, 29 Mei 2019

Penulis

iv

DAFTAR ISI

Cover ........................................................................................................... i

Halaman Pengesahan ................................................................................. ii

Kata Pengantar ............................................................................................ iii

Daftar Isi ...................................................................................................... iv

Daftar Gambar ............................................................................................. vi

Bab I Pendahuluan

1.1. Latar Belakang ............................................................................... 1

1.2. Ruang Lingkup Masalah ................................................................ 5

1.3. Tujuan Praktek Kerja Lapangan ..................................................... 5

1.4. Manfaat Praktek Kerja Lapangan ................................................... 5

Bab II Gambaran Umum Perusahaan

2.1. Sejarah Singkat Perusahaan .......................................................... 7

2.2. Kebijakan Dasar Manajemen ......................................................... 7

2.3. Lokasi Tempat PKL ........................................................................ 8

2.4. Struktur Organisasi Perusahaan .................................................... 9

Bab III Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

3.1. Deskripsi Unit Tempat Praktek Kerja Lapangan ............................. 18

3.1.1 Struktur Organisasi Unit Tempat PKL .................................... 19

3.2. Pembahasan Tema Praktek Kerja Lapangan ................................. 20

3.2.1. Prosedur Pembelian di PT Matsuo Precision Indonesia ........ 20

3.2.2. Proses Penerimaan Invoice ................................................... 23

3.2.3. Proses Penginputan Invoice ................................................. 26

3.2.4. Proses Penjurnalan Invoice ................................................... 31

v

3.3. Kompetensi yang didapatkan selama PKL ...................................... 33

3.4. Tantangan selama PKL .................................................................. 34

Bab IV Penutup

4.1. Kesimpulan .................................................................................... 35

4.2. Saran ............................................................................................. 36

Daftar Pustaka ............................................................................................. 37

Lampiran ..................................................................................................... 38

vi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Lokasi Tempat PKL .................................................................. 9

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Perusahaan .............................................. 10

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Unit Tempat PKL ....................................... 19

Gambar 3.2 Flowchart Prosedur Pembelian ................................................ 21

Gambar 3.3 Flowchart Proses Penerimaan Invoice ..................................... 24

Gambar 3.4 Tampilan Sistem Zahir Accounting 6 ........................................ 27

Gambar 3.5 Tampilan Login Sistem Zahir .................................................... 27

Gambar 3.6 Tampilan menu Pembelian ....................................................... 28

Gambar 3.7 Tampilan Invoice Pembelian sebelum Input Invoice Baru ......... 28

Gambar 3.8 Tampilan menu Penerimaan Barang ........................................ 29

Gamabr 3.9 Cara melihat Jurnal setelah direkam secara permanen ............ 31

Gambar 3.10 Tampilan Jurnal Voucher ....................................................... 32

Gambar 3.11 Cara Print Out Jurnal Voucher ............................................... 32

Gambar 3.12 Tampilan Form Jurnal Voucher .............................................. 33

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Suatu perusahaan didalam menjalankan aktivitas usahanya tentu

memuat berbagai macam kegiatan usaha untuk menghasilkan barang

atau jasa dengan tujuan untuk memperoleh keuntungan. Kegiatan

usaha suatu perusahaan satu dengan yang lainnya akan berbeda –

beda tergantung dari bidang usaha apa yang dijalankan. Dari berbagai

kegiatan usaha yang dijalankan dibutuhkan pencatatan yang memuat

berbagai macam transaksi yang membentuk suatu siklus keuangan

serta bersifat kesinambungan artinya transaksi periode sebelumnya

akan berpengaruh terhadap transaksi periode selanjutnya. Siklus

tersebut pada akhirnya akan bermuara pada proses pengambilan

keputusan oleh pemegang kepentingan.

Proses pengambilan keputusan yang efektif memerlukan berbagai

informasi yang telah diorganisir dan diproses sehingga bermanfaat

bagi para pemegang kepentingan. Informasi yang baik dapat

bermanfaat untuk mengurangi ketidakpastian, meningkatkan kualitas

keputusan, serta meningkatkan kemampuan dalam merencanakan

dan menjadwalkan suatu aktivitas. Kegiatan atau aktivitas dari suatu

usaha yang sangat beraneka ragam memerlukan suatu sistem yang

digunakan sebagai alat untuk pengendali terhadap aktivitas – aktivitas

yang dijalankan. Sistem khusus yang digunakan oleh perusahaan

merupakan suatu acuan bagi tiap – tiap departemen dalam

memproses dan mengolah data. Dalam pemrosesan suatu informasi

dapat dikelompokan menjadi 2 yaitu Sistem Informasi Manajemen dan

Sistem Informasi Akuntansi.

Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu sistem yang

merekam, menyimpan, dan memutakhirkan data sebuah perusahaan

atau organisasi sehingga dapat menyediakan informasi yang relevan

dan tepat waktu bagi pihak manajemen untuk proses pengambilan

keputusan. Sistem ini menyediakan informasi bagi fungsi - fungsi yang

ada dalam perusahaan tersebut seperti proses produksi, SDM,

2

pemasaran produk, serta akuntansi dan keuangan. Sedangkan sistem

informasi akuntansi merupakan sistem yang menyediakan informasi

akuntansi dan keuangan beserta informasi lainnya yang diperoleh

secara rutin melalui transaksi – transaksi akuntansi. Dalam hal ini

dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi (SIA) ini

merupakan subsistem dari Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam

menghasilkan informasi yang dapat membantu organisasi untuk

memantau dan mengendalikan usahanya.

Transaksi – transaksi secara rutin yang terjadi akan membentuk

suatu siklus transaksi. Siklus transaksi yang merupakan kumpulan

kejadian yang saling berkaitan pada suatu periode dan bersifat

berkesinambungan. Secara garis besar siklus transaksi terdiri dari

siklus pembelian, siklus produksi, siklus pendapatan, dan siklus

penggajian. Data yang diperoleh dari semua siklus transaksi terhubung

dengan suatu sistem buku besar dan sistem pelaporan karena SIA

merupakan sistem yang menyediakan informasi akuntansi keuangan

beserta informasi lainnya yang diperoleh dari proses rutin suatu

transaksi.

Seiring perkembangan teknologi dasar – dasar sistem informasi

akuntansi menggunakan suatu sistem software (aplikasi akuntansi)

yang beraneka ragam. Berbagai software akuntansi yang digunakan

oleh suatu perusahaan diantaranya MYOB, Accurate, Zahir

Accouunting, Quic Book, iTbrain, Easy Accounting System, dan lain –

lain. Suatu aplikasi akuntansi diorganisasikan dari beberapa modul

yang terintegrasi yang menjadi suatu kesatuan yang saling berkaitan

satu sama lain seperti pembelian, penjualan, persediaan, buku besar,

penggajian dan job costing.

Pada suatu perusahaan pembelian merupakan suatu kegiatan

dalam memperoleh suatu barang ata jasa baik diolah kembali menjadi

barang yang memiliki nilai jual lebih atau mendapatkan nilai dari

barang atau jasa tanpa mengubah bentuk dengan tujuan untuk

mendapatkan keuntungan secara maksimal. Pembelian merupakan

langkah awal terjadinya suatu transaksi dengan melibatkan pihak lain

untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan oleh usahanya.

3

PT Matsuo Precision Indonesia merupakan salah satu

perusahaan yang bergerak dibidang industri manufaktur yang

melakukan pembelian terhadap bahan baku, kebutuhan peralatan

supporting dalam produksi ataupun keperluan perlengkapan office

kepada pihak lain baik yang dilakukan secara tunai ataupun secara

kredit. Pembelian terhadap kebutuhan perusahaan dilakukan oleh

departemen purchasing yang bertugas untuk merekap pembelian akan

barang/jasa yang diajukan oleh departemen terkait. PIC purchasing

setelah menerima form purchase order dari departemen terkait akan

memproses pembelian tersebut kepada supplier yang ditunjuk. Proses

dari dibuatnya form purchase order hingga penerimaan barang yang

dibeli akan membentuk siklus yang berlangsung secara terus

menerus.

Siklus pembelian pada dasarnya berfungsi untuk menyediakan

barang atau jasa yang dibutukan oleh suatu divisi dalam organisasi

atau perusahan yang berkaitan langsung dengan usaha yang

dijalankan. Dalam perusahaan atau organisasi dalam melakukan

pembelian terhadap barang atau jasa melalui departemen atau divisi

khusus yang bertugas untuk melakukan pembelian atas dasar

permintaan dari departemen lainnya atau disebut Purchasing.

Departemen Purchasing memproses pembelian atas permintaan

departemen yang mengajukan permintaan pembelian akan

menerbitka order pembelian. Order yang diterbitkan harus melalui

beberapa proses, diantaranya harus meminta persetujuan dari

atasannya dan kemudian di approve oleh presiden direktur. Setelah

form purchase order (PO) di setujui oleh presiden direktur, orang

purchasing dapat langsung memproses order kepada supplier yang

disetujui.

Dokumen Purchase Order atau yang sering disebut dengan PO

Pembelian merupakan dokumen yang digunakan sebagai referensi

oleh supplier/vendor dalam melakukan transaksi pengiriman/penjualan

barang atau jasa kepada customer. PO dikirim oleh customer ke

vendor bertujuan untuk mengotorisasi pembelian. Dalam siklus

pembelian penerbitan PO terhadap pembelian barang atau jasa

4

terhadap supplier yang dituju merupakan proses awal dalam siklus

akuntansi pembelian.

Proses pembelian suatu barang atau jasa yang dimulai dengan

penerbitan Purchase Order hingga diterimanya barang yang dipesan

memerlukan berbagai dokumen yang terkait mengenai alur pembelian

seperti surat permintaan pembelian (form purchase order), surat

permintaan penawaran harga (quotation), surat order pembelian (PO),

laporan penerimaan pembelian (dalam perusahaan biasanya

menggunakan surat jalan) dan bukti kas keluar (terkait pembayaran

terhadap supplier)

Setelah penerimaan barang atau jasa terkait PO yang telah

diterbitkan, pihak supplier akan menerbitkan faktur pembelian (Invoice)

yang berisi rincian mengenai tagihan pembelian atas PO yang telah

disepakati. Secara rinci kegunaan invoice atau faktur pembelian

adalah sebagai informasi barang/jasa yang dipesan, sebagai informasi

nilai tagihan dan termin pembayaran yang harus dibayar, sebagai alat

untuk mengevaluasi apabila terdapat ketidaksesuaian akan

barang/jasa yang dipesan dan yang diterima, sebagai bukti transaksi

yang sah untuk memasukan transaksi ke pembukuan keuangan,

sebagai alat yang digunakan sebagai referensi oleh bagian keuangan

untuk pembayaran hutang terhadap supplier/vendor.

Invoice yang dikirimkan oleh pemasok atau supplier biasanya

dibuat dan dikirimkan setelah barang yang dipesan telah diterima

keseluruhan atau secara parsial tergantung dengan kebijakan yang

disepakati. Dalam perusahaan invoice dari supplier diterima oleh

bagian penerimaan invoice biasanya departemen purchasing yang

berhubungan langsung dengan pemasok. Pihak purchasing akan

memeriksa terkait kesesuaian antara PO yang diterbitkan dengan

barang yang diterima dengan memeriksa surat jalan yang ditanda

tangani oleh bagian penerimaan barang.

5

1.2. Ruang Lingkup Permasalahan

Ruang lingkup permasalahan yang akan dibahas dalam laporan

praktek kerja lapangan ini yaitu:

1. Bagaimana prosedur pembelian yang digunakan di PT Matsuo

Precision Indonesia?

2. Bagaimana proses penerimaan Invoice di PT Matsuo Precision

Indonesia?

3. Bagaimana proses penginputan Invoice ke dalam sistem di PT

Matsuo Precision Indonesi?

4. Bagaiman proses penjurnalan terhadap Invoice menggunakan

sistem zahir accounting?

1.3. Tujuan Praktek Kerja Lapangan

1. Untuk mengetahui prosedur pembelian bahan baku/bahan

pembantu dalam pelaksanaan produksi di PT Matsuo Precision

Indonesia

2. Untuk mengetahui sistem penerimaan invoice yang ada di

bagian accounting PT Matsuo Precision Indonesia serta cut off

time yang diberlakukan terhadap pelaksanaan pembayaran

3. Untuk mengetahui proses penginputan invoice menggunakan

sistem Zahir Accounting versi 6.0

4. Untuk mengetahui sistem penjurnalan menggunakan sistem

Zahir Accounting versi 6.0

1.4. Manfaat PKL

1. Manfaat Teoritis

Praktek Kerja Lapangan ini dapat bermanfaat untuk

memberikan sumbangan pemikiran untuk menemukan

gagasan baru terhadap masalah yang dihadapi dalam proses

praktek kerja lapangan yang sesuai dengan bidang ilmu

pengetahuan.

2. Manfaat Praktis

Menjelaskan bahwa praktek kerja lapangan bermanfaat

memberikan sumbangan pemikiran bagi pemecahan masalah

6

yang berhubungan dengan pelaksanaan praktek kerja

lapangan yang dihadapi di lapangan.

Praktek kerja lapangan ini berguna secara teknis untuk

memperbaiki, meningkatkan suatu keadaan berdasarkan

pelaksanaan yang dilakukan dan mencari solusi bagi pemecahan

masalah yang ditemukan pada praktek kerja lapangan secara

nyata.

7

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1. Sejarah Singkat Perusahaan

PT Matsuo Precision Indonesia didirikan dalam kerangka Undang-

Undang Penanaman Modal Asing No. 1 tahun 1967 sebagaimana

telah diubah dengan UU No. 11 tahun 1970 dan berdasarkan akta

notaris No. 12 tanggal 11 Januari 2012 Lusia Hutabarat ,S.H, kantor

notaris di Jakarta. Anggaran dasar Perusahaan telah disetujui oleh

Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dalam

surat keputusannya No. AHU-AH.01.10-32760 tanggal 7 September

2012, dan diterbitkan dalam Lembaran Negara No. 8840 Tambahan

No. 99 tanggal 10 Desember 2013.

PT Matsuo Precision Indonesia bergerak di bidang manufaktur

barang dan peralatan teknik, barang logam lainnya, dan bagian-bagian

kendaraan mobil. Perusahaan berdomisili di GIIC, Kawasan

Greenland Industrial International Centre Blok AE No. 3, Kota

Deltamas, Cikarang Pusat, Bekasi, Jawa Barat. Perusahaan ini mulai

beroperasi pada tahun 2012. Anggaran dasar Perusahaan telah

mengalami beberapa kali perubahan, paling baru dengan akta notaris

No. 01 dari notaris Lusia Hutabarat, SH. tanggal 1 Oktober 2015

tentang perubahan nama pemegang saham dari Pinetec, Inc. menjadi

Pinetec Logistic, Inc. Perubahan ini telah disetujui oleh Menteri

Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dalam surat

keputusannya No. AHU-3561746. AH.01.11 tanggal 5 Oktober 2015.

Pada tanggal 31 Maret 2015, perusahaan memiliki masing-masing 43

karyawan kontrak dan 23 karyawan tetap (tidak diaudit). Pada tahun

2016 dan 2017 Dewan Komisaris PT Matsuo Precision Indonesia

adalah Mr. Masaihiro Mukaida, dengan President Director Mr.

Toshihiko Kodama sampai dengan sekarang.

2.2. Kebijakan Dasar Manajemen

Dalam melakukan kegiatan produksi berprinsip pada

mengutamakan keselamatan kerja, zero accident pada lingkungan

8

kerja dan selalu mematuhi peraturan perundang-undangan yang

diterapkan di Inndonesia. Memberikan kepuasan pelanggan dengan

pengiriman barang teapt waktu , memenuhi kualitas yang distandarkan

pelanggan, harga yang kompetitif, dan pengadaan bahan baku yang

global. Dengan berkesinambungan, terus mempelajari kandungan

produk dengan baik dari sisi teknologi maupun kualitas produk.

Melakukan perbaikan yang berkesinambungan dengan kegiatan

ramah lingkungan, mendaur ulang dan memanfaatkan secara efektif

sisa bahan dari kegiatan produksi, mencegah terjadinya pencemaran

serta memperhatikan ketertiban dan kebersihan lingkungan di dalam

dan di luar kantor. Dengan menerapkan filosofi manajemen pusat,

spirit P.B.P “Possibility (kemungkinan), Betterment (perbaikan) dan

Progress (pengembangan)” untuk bersumbangsih terhadap Matsuo

Group.

Perusahaan dalam menjalankan kegiatan opersional perusahaan

berpedoman pada kebijakan manajemen yang telah dibuat. Selain

menentukan kebijakan manajemen PT Matsuo Precision Indonesia

juga menetapkan kebijakan mutu perusahaan. Kebijaka mutu

perusahaan bertujuan menjadi perusahaan yang dipercaya oleh

customer dengan memenuhi Target Quality, Production, Delivery.

Target Quality Objektif ditetapkan perusahaan bertujuan sebagai

penetapan untuk mengurangi claim customer, meningkatkan kualitas

produk di setiap departemen, pengiriman barang tepat waktu, serta

meningkatkan penjualan untuk memenuhi permintaan Customer.

Selain itu PT Matsuo Precision Indonesia juga menetapkan

kebijakan mutu lingkungan dengan mengurangi pemakaian fotokopi

sebesar 2% per bulan, mengurangi sampah kardus 2% per bulan,

mengurangi biaya pemakaian listrik 2% per bulan.

2.3. Lokasi tempat PKL

PT Matsuo Precision Indonesia beralamat di Kawasan Industri

Greenland International Industrial Center (GIIC) Blok AE No. 03 Kota

Deltamas, Desa Nagasasari, Serang Baru, Bekasi 17330

9

Gambar 2.1

PT Matsuo Precision Indonesia

Sumber: Internal perusahaan

2.4. Struktur Organisasi

Sistem Manajemen dalam mengatur kegiatan atau aktivitas

perusahaan dijalankan melalui suatu struktur organisasi yang

ditetapkan. Struktur organisasi dibuat dan dibentuk untuk mengatur

jalannya perusahaan sesuai dengan kemampuan yang dimiliki oleh

masing-masing komponen dalam setiap departemen. Adapun Struktur

Organisasi yang ada pada PT Matsuo Precision Indonesia adalah

sebagai berikut:

10

Gambar 2.2

STRUKTUR ORGANISASI

PT MATSUO PRECISION INDONESIA

PRESIDEN

DIREKTUR

SUPERVISI

ACCOUNTING

TAX STAFFFINANCE STAFF

STAFF ADMIN

GENERAL

MANAGER

SUPERVISOR HRD-

GA

STAFF

HRD-GA

STAFF IT

TRANSLATER

STAFF ADMIN

DRIVER

SUPERVISOR PPIC

SALES/PPIC

STAFF EXIMSTAFF PURCHASINGSTAFF ADMIN

LEADER

WAREHOUSE

STAFF ADMIN

WAREHOUSE

OPERATOR

FORKLIFT

ADVISOR QA/QC

SENIOR STAFF

QA/QC

STAFF ADMIN

STAFF

STAFF

SUPERVISOR QA/QC

LEADER QC

OPERATOR QC

OPERATOR QC

LEADER QC

OPERATOR QC

SENIOR MANAGER

PE

MAINTENANCE PELEADER

PRODUCTION

SUB LEADER

PIC

PIC

SUB LEADER

PIC STAFF ADMIN

PRODUCTION

SUPERVISOR

PRODUCTION

LEADER

PRODUCTION

SUB LEADER

PIC

SUB LEADER

PIC

11

Deskripsi Pimpinan Perusahaan dan Departemen

1. Presiden Direktur

a. Memimpin perusahaan dengan menetapkan kebijakan –

kebijakan yang diatur oleh manajemen

b. Memilih, menetapkan dan mengawasi tugas dari kepala bagian

(manager)

c. Menyetujui anggaran tahunan yang telah dibuat oleh

manajemen perusahaan

d. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham perusahaan

(head quarter) pada perusahaan pusat

e. Membuat dan mengambil keputusan jangka panjang terkait

kegiatan operasional perusahaan

2. General Manager

Dalam Struktur Organisasi PT Matsuo Precision Indonesia

seorang General Manager membawahi departemen PPIC dan

HRD-GA. Pelaksanaan dari kedua departemen ini diawasi

langsung oleh General Manager.

a. Memimpin perusahaan dan menjadi motivator bagi karyawan

b. Mengelola perusahaan berdasarkan kebijakan manajemen

yang telah ditetapkan

c. Mengelola kegiatan operasional harian perusahaan

d. Membuat prosedur dan standar perusahaan

e. Merencanaka, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi

dan menganalisis semua aktivitas yang ada dalam perusahaan

f. Memastikan setiap departemen melakukan strategi

perusahaan dengan efektif dan optimal

g. Merencanakan dan melaksanakan rencana strategis

perusahaan jangka menengah dan jangka panjang untuk

memajukan perusahaan

3. HRD-GA

Human Resource & General Affair

a. Melakukan perekrutan karyawan baru perusahaan sesuai

dengan kebutuhan perusahaan

b. Mengurus working agreement dalam proses perekrutan

karyawan baru

12

c. Menghitung dan merekap gaji karyawan serta memotong BPJS

Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan setiap bulan

d. Menyediakan kebutuhan karyawan (uniform, meal allowance,

etc)

e. Membuat, merencanakan dan melaksanakan company event

setiap tahun

f. Membuat dan menetapkan kalender kerja setiap tahun

g. Mengurus asuransi perusahaan dan melakukan kontrol

dokumen perijinan

h. Membuat budget anggaran petty cash untuk setiap minggu

i. Membuat perjanjian mess/tempat tinggal untuk tenaga kerja

asing (Expatriate)

4. Marketing

Departemen Marketing pada PT Matsuo Precision Indonesia

dipimpin langsung oleh General Manager. Departemen ini terdiri

dari beberapa section yaitu sales delivery, PPIC, Purchasing,

EXIM, dan Warehouse. Tugas dan tanggung jawab dari

departemen ini adalah sebagai berikut:

a. Penjualan

1) Memperoleh informasi mengenai jumlah dan jadwal

produk dari customer

2) Sebagai penerima permintaan dan klaim melakukan

negosiasi dan penawaran

3) Mensosialisasikan informasi dari customer ke internal

perusahaan

4) Membuat instruksi pengiriman, dokumen pengiriman,

dokumen permintaan

5) Memastikan pembayaran, mengeluarkan surat permintaan

pembayaran

b. Manajemen Produksi

1. Membuat jadwal produksi berdasarkan informasi

permintaan dari customer

2. Menghitung material yang dibutuhkan dan membuat

dokumen pemesanan kepada supplier

3. Mengawasi jadwal produksi dan kondisi produksi

13

4. Melakukan pengawasan terhadap arus persediaan barang

dan melakukan stock taking

c. Pembelian (Purchasing)

1. Menerbitkan dokumen pemesananyang dibuat oleh

manajemen produksi dan melakukan pengawasan

pengiriman

2. Melakukan pemesanan, pengawasan terhadap pengiriman

barang yang diorder, kebutuhan service, dan kebutuhan

barang konsumsi berdasarkan permintaan dari setiap

departemen

3. Melakukan perintah penerimaan material dan barang

konsumsi

4. Melakukan penerimaan, konfirmasi, dan pencatatan dari

dokumen pengiriman, dokumen penagihan, dan

mensosialisasikan kepada departemen accountiing

d. EXIM (Ekspor Impor)

1. Penerimaan, penerbitan, pencatatan data serta

penyimpanan dokumen dari Invoice /packing report, dan

delivery note

2. Melakukan monitoring bea cukai dan distribusi pengiriman

barang

3. Melakukan pengajuan dokumen kepada dinar terkait

e. Warehouse

1. Melakukan penerimaan, pengelolaan, pemindahan

material, barang pelengkap, dan barang konsumsi

2. Melakukan pembuatan dan penyimpanan dokumen yang

berhubungan dengan penerimaan dan pengiriman produk

3. Melakukan stock taking persediaan setiap bulan

4. Perhitungan dan pengiriman bahan sisa (scrap)

Selain itu departemen Marketing juga melakukan

pengawasan internal departemen (pengawasan kedisiplinan

kerja, sosialisasi informasi, serta pengawasan ISO indikator.

Pada proses pengawasan terhadap alur produksi departemen

ini juga melakukan perhitungan atas biaya overhead pabrik

14

yang dilaporkan kepada Accounting Departemen di setiap

bulan.

5. QA/QC

a. Quality Assurance

1) Melakukan follow up, instruksi dan analisa proses quality

assurance baik di internal perusahaan maupun di external

perusahaan

2) Mengumpulkan dan mengurutkan informasi dari inspeksi

untuk kemudian di share di internal perusahaan

3) Memfollow-up countermeasure dan penanganan terhadap

customer claim

4) Follow up dan melakukan bimbingan terhadap temuan dan

point masalah pada saat audit customer

5) Mengontrol dan membuat dokumen yang berhubungan

dengan QA yang diperlukan oleh customer

6) Mengontrol dan membuat process change document yang

dikumpulkan ke customer atau internal

7) Melakukan negosiasi ke customer dan membuat dokumen

spesial deviasi

8) Melakukan follow-up, menginstruksikan pengontrolan,

penyimpanan sertifikat dan quality period

b. Quality Control

1) Melakukan pengontrolan dan membuat dokumen yang

berkaitan dengan QA yang diperlukan customer

2) Melakukan pengontrolan, penyimpanan sertifikat dan

quality record

3) Membuat dan menyimpan QCPC/Inspection Standard

4) Mengontrol dan menyimpan SOC/MSDS/Mill Sheet/COA

c. Incoming Inspection (Material Supplier/CKD)

1) Melakukan pengontrolan record berdasarkan mill sheet

yang di proses

2) Melakukan pengontrolan record dan receiving inspection

product dari supplier

3) Melakukan pengontrolan record dan mengecek data

inspecion part CKD

15

4) Melakukan share informasi di internal perusahaan pada

saat ditemukan quality abnormal

d. In Process Inspection

1) Melakukan pengontrolan record dan pengukuran produk

yang diproses di internal

2) Melakukan pengontrolan record dan pengukuran item cek

yang sudah ditetapkan, produk tengah (Coil Change)

3) Melakukan pengontrolan record dan pengukuran item

yang sudah ditetapkan dari setiap part nomor produk awal

dan akhir

4) Melakukan share informasi di internal perusahaan pada

saat ditemukan quality abnormal

e. Shipping Inspection

1) Melakukan pengontrolan record dan pengukuran item cek

yang sudah ditetapkan pada produk akhir di setiap lot

produksi

2) Melakukan share informasi di internal perusahaan pada

saat ditemukan quality abnormal

f. Supplier Quality Control

1) Memfollow-up, melakukan pelatihan dan pengontrolan

terhadap quality supplier menggunakan supplier

performance

2) Memfollow dan menginstruksikan untuk dilakukan

perbaikan pada saat ditemukan abnormal di receiving

inspection

g. Measuring tool Control

1) Memfollow-up dan melakukan kontrol terhadap

pengecekan berkala kalibrasi ala ukur

2) Melakukan pengontrolan history kalibrasi berdasarkan

dokumen ISO

3) Melakukan meeting mengenai alat ukur dengan customer

sebelum running new model

h. Administration Control

1) Bertugas sebagai administrasi di internal departemen

2) Manajemen indeks perusahaan, ISO dan lain-lain

16

6. Production 1 (Press, Bending, Welding, Progressive)

1) Melaksanakan kegiatan proses produksi yang berlangsung seperti

process press, bending, welding, washing, heat treatment, barrel

dan proses lainnya

2) Berkoordinasi dengan departemen PPIC tentang schedule

produksi dan kebutuhan material

3) Mengevaluasi seluruh kegiatan produksi agar dapat mengetahui

kekurangan dan penyimpangan//kesalahan sehingga dapat

dilakukan perbaikan untuk proses selanjutnya

Departemen Production 1 ini dibawah pengawasan Senior

Manager. Dipimpin oleh Profesional Engineering (Expatriate) dari

perusahaan pusat. Departemen Production 1 juga bertanggung

jawab atas proses produksi berdasarkan permintaan PPIC,

mengontrol dan memelihara alat-alat pendukung produksi agar

fasilitas produksi berfungsi sebagaimana mestinya, memastikan hasil

produksi sesuai jadwal, volume, dan mutu yang diterapkan,

pengendalian bahan baku dan efisiensi penggunaan tenaga kerja,

melaksanakan preventive action dan correction action.

7. Production 2 (Injection)

1) Melaksanakan proses produksi yang berlangsung seperti

injection, cutting, Air Leak, Insulation Check, Appearance Check,

dan proses lainnya

2) Berkoordinasi dengan departemen PPIC tentang schedule

produksi dan kebutuhan material

3) Mengevaluasi seluruh kegiatan produksi agar dapat mengetahui

kekurangan dan penyimpangan//kesalahan sehingga dapat

dilakukan perbaikan untuk proses selanjutnya

Departemen Production 2 ini juga dibawah pengawasan langsung

Senior Manager dan memiliki tugas dan tanggungjawab yang sama

dengan Production 1.

8. Accounting (Finance & Tax)

a. Transaksi Keuangan

17

1. Melakukan pembayaran terhadap supplier yang sudah di

otorisasi dari PO sebelum jatuh tempo

2. Mengecek pemasukan dari Sales Customer

3. Melakukan transaksi pembayaran gaji yang dihitung oleh

departemen HRD

4. Melakukan kewajiban pembayaran pajak sesuai dengan

Undang-undang yang berlaku

b. Peritungan Pajak

1. Melakukan perhitungan PPh 21 dari setiap gaji yang diterima

oleh karyawan baik lokal maupun expatriate

2. Melakukan perhitungan PPh 23 yang terjadi atas transaksi jasa

dari supplier

3. Melakukan perhitungan PPn Masukan dan PPn Keluaran setiap

bulan

c. Pelaporan Pajak

Melakukan pelaporan pajak (PPh 21, PPh 23, PPN) sebelum

jatuh tempo pada setiap bulan

d. Pencatatan Transaksi

1) Membuat voucher setiap transaksi yang terjadi seperti petty cash

maupun Bank

2) Melakukan pencatatan setiap transaksi pembayaran yang

menggunakan petty cash maupun menggunakan Bank

e. Pelaporan Keuangan

1) Menginput pencatatan transaksi yang terjadi pada periode

menggunakan sistem akrual

2) Membuat pelaporan keuangan (Balance Sheet, Profit/Loss, Trial

Balance Sheet) berdasarkan transaksi yang terjadi pada periode

tersebut

3) Membuat laporan perbandingan antara budget forecast dengan

laporan aktual setiap periode berjalan

18

BAB III

PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

3.1. Deskripsi Unit Tempat Praktek Kerja Lapangan

Pelaksanaan praktek kerja lapangan dilaksanakan pada tanggal 18

Maret 2019 s/d 16 Maret 2019 bertempat di PT Matsuo Precision

Indonesia di Accounting Departemen (Finance). Tugas dan tanggung

jawab Accounting Departemen adalah mengolah data-data transaksi

perusahaan pada periode tertentu menjadi laporan keuangan dan

bertanggungjawab atas laporan keuangan yang telah dibuat. Penyerahan

laporan keuangan di PT Matsuo Precision Indonesia pada tanggal 15

setiap bulan periode berjalan.

Accounting Departemen terdiri dari 4 orang member/karyawan PT

Matsuo Precision Indonesia yang direkrut langsung oleh Presiden

Direktur terdiri dari 2 bagian pokok yaitu Finance & Tax. Tugas masing –

masing member Finance & Tax dibedakan sesuai dengan ruang lingkup

bidang yang dikerjakan. Bagian Finance terdiri satu orang Staff Finance

yang bertugas meliputi transaksi – transaksi regular dan satu orang Staff

Admin yang bertugas mengelola administrasi pada bagian Finance

seperti penerimaan invoice, input invoice, dan follow up supplier,

sedangkan untuk Tax terdiri dari 1 orang staff yang bertugas mengurus

segala hal tentang perpajakan di PT Matsuo Precision Indonesia. Bagian

Finance dan Tax dibawah satu orang supervisor accounting yang

bertugas menyusun laporan keuangan atas transaksi pada periode

tersebut.

Ada beberapa tugas yang dilaksanakan oleh bagian Finance sebagai

berikut:

a. Menerima dokumen keuangan dari internal perusahaan ataupun

eksternal perusahaan (invoice, debit note, proforma invoice, etc)

b. Melakukan verifikasi keabsahan dokumen

c. Melakukan penginputan semua transaksi keuangan kedalam program

d. Melakukan transaksi keuangan perusahaan

e. Melakukan pembayaran kepada supplier

19

f. Berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal perusahaan

yang berkaitan dengan keuangan perusahaan

g. Mengontrol keuangan perusahaan

3.1.1. Struktur Organisasi Unit Tempat PKL

Gambar 3.1

STRUKTUR ORGANISASI

ACCOUNTING DEPARTEMEN

Sumber: Internal perusahaan

SUPERVISOR

ACCOUNTING

BAYU AJI NUGROHO

STAFF FINANCE

MILADIYA HIDAYATI

STAFF ADMIN

ACCOUNTING

NUR AENI

TAX STAFF

SURYANI/ANNISA

20

3.2. Pembahasan Tema Praktek Kerja Lapangan

3.2.1 Prosedur Pembelian di PT Matsuo Precision Indonesia

Sistem akuntansi pembelian adalah sistem yang digunakan oleh

perusahaan untuk melaksanakan pengelolaan bahan baku, bahan

penolong, bahan keperluan kantor dan aktiva tetap yang dibutuhkan

dalam kegiatan perusahaan secara keseluruhan. Sistem pembelian

berguna dalam mengenali kebutuhan untuk membeli persediaan

fisik (seperti bahan baku) dan melakukan pesanan ke pemasok.

Ketika barang diterima, sistem pembelian mencatat peristiwa

tersebut dengan menambah persediaan dan membuat akun utang

untuk dibayar pada tanggal yang telah ditetapkan (Hall, 2007).

Tujuan siklus pembelian adalah meminimalkan total biaya

pembelian dan pemeliharaan persediaan atau perlengkapan. Untuk

mencapai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan

penting seperti:

a. Tingkat optimal jumlah persediaan dan perlengkapan yang harus

dimiliki

b. Pemasok mana yang memiliki kualitas dan layanan terbaik

dengan harga terbaik da akurasi fungsi inbound logistic.

c. Bagaimana teknologi informasi dapat digunakan untuuk

meningkatkan efisiensi dan akurasi fungsi inbound logistic.

Inbound Logistic adalah elemen terintegrasi dalam operasi

bisnis perusahaan manufaktur, yang meliputi proses

penerimaan barang, penyimpanan, dan distribusi bahan baku

untuk digunakan dalam proses produksi

d. Cara menjaga kecukupan kas agar dapat memanfaatkan diskon

dari pemasok

Siklus pembelian meliputi kejadian-kejadian sebagai berikut:

1. Membuat permintaan pembelian (purchase order)

2. Meminta informasi produk atau jasa ke pemasok atau penyedia

jasa (quotation)

3. Membuat kesepakatan dengan pemasok dan menyiapkan order

pembelian

4. Menerima barang atau jasa dari pemasok

21

5. Mencocokan dokumen penerimaan barang dengan

tagihan/faktur dari pemasok

6. Membayar tagihan/faktur yang telah jatuh tempo atau sesuai

dengan jadwal pembayaran utang (Ester, 2012)

Flowchart Prosedur Pembelian

Gambar 3.2

Flowchart Prosedur Pembelian

Posedur Pembelian

All Deptartemen Purchasing Supplier

Start

Membuat Form PR

Form PR

Mengajukan PR kepada Dept.

Head

Form PR Approval

Start

Form PR

Approve/No

Yes No

Form Purchase Order

Mengajukan PO kepada Presiden

Direktur

Form Purchase Order

Approved

Mengirim PO Ke Supplier

Quotation

Daftar Barang

Start

Form PO Customer

Mengirim Quotation ke

Customer

Fix Price

Pengiriman Barang ke Customer

Sumber: Internal perusahaan

22

Uraian prosedur pembelian pada PT Matsuo Precision Indonesia

sebagai berikut:

1. Dimulai dari departemen yang memerlukan barang atau

jasa membuat form Purchase Request yang diketahui dan

disetujui oleh Kepala Bagian departemen yang

bersangkutan

2. Kemudian form Purchase Request diserahkan ke Staff

Purchasing untuk diterbitkan PO

3. Staff Purchasing membuat Purchase Order yang memuat

nama supplier yang berkaitan dan klasifikasi barang yang

akan dibeli. Kemudian Staff Purchasing mengajukan PO

tersebut untk diperiksa oleh Manager, kemudian diverifikasi

dengan ditampel oleh Manager

4. Staff Purchasing meminta persetujuan atas PO tersebut ke

Presiden Direktur. setelah mendapat approval dari Presiden

Direktur kemudian Staff Purchasing mengirimkan PO

kepada supplier melalui email agar pembelian barang/jasa

segera diproses

5. Supplier mengirimkan Quotation (daftar harga) atas PO

yang diterbitkan oleh staff purchasing.

6. Quotation diterima oleh bagian purchasing. Kemudian

supplier mengirimkan barang/jasa sesuai dengan PO yang

telah disepakati

23

3.2.2. Proses Penerimaan Invoice

Invoice pada proses pembelian merupakan tagihan atas

transaksi permintaan barang / jasa kepada supplier yang kemudian

menimbulkan akun hutang dagang dan berkewajiban untuk

melakukan pembayaran atas transaksi yang dilakukan. Invoice

yang diterima dari supplier atas pembelian barang/jasa harus

memenuhi beberapa kelengkapan yang harus dilampirkan

diantaranya:

a. Original Invoice

Memuat nama supplier, alamat supplier, telepon/contact yang

bisa dihubungi, tanggal invoice, referensi PO customer, daftar

barang, kuantiti, harga per unit, jumlah/total, nilai PPN (jika

PKP), jumlah setelah PPN, bea materai, tanda tangan

approval.

b. Faktur Pajak

Faktur pajak merupakan bukti pengenaan pajak pertambahan

nilai atas barang/jasa kena pajak (PKP). Faktur pajak ini

berfungsi sebagai bukti atas kredit pajak PPN pada proses

pelaporan PPN Masa ataupun Tahunan.

c. Surat Jalan (Delivery Note)

Surat jalan digunakan sebagai referensi penerimaan barang

atau jasa (berita acara pengerjaan). Surat jalan dibuat 3

rangkap dengan lembar pertama diserahkan kepada customer

(accounting), lembar kedua disimpan ole warehouse atau

penerima barang, sedangkan lembar ketiga diarsip oleh

perusahaan yang mengeluarkan barang.

d. Copy PO yang sudah diverifikasi supplier

Form purchase order yang dikirimkan kepada supplier maka

akan dilampirkan kembali pada invoice yang telah sebagai bukti

terdapat permintaan oleh pihak customer kepada supplier ata

barang/jasa tertentu kemudian distamp received oleh supplier.

e. Tanda terima

Tanda terima merupakan form yang dibuat oleh supplier pada

saat penyerahan invoice/faktur dan ditanda tangani oleh

24

customer sebagai tanda bukti bahwa invoice tersebut telah

diterima oleh customer.

Flowchart Proses Penerimaan Invoice Pembelian

Gambar 3.3

Flowchart Prosedur Penerimaan Invoice Pembelian

Prosedur Penerimaan Invoice Pembelian

Supplier Purchasing Accounting

Start

Proses Pengiriman Barang

Surat Jalan

Pengiriman Barang Close

Pembuatan Invoice

Invoice

Barang diterima dan verifikasi Surat Jalan dengan Fisik

Barang yang diterima

PO Close

Invoice dari Supplier diterima

Pengecekan dan perekapan Invoice

sesuai PO

OK

Start

Stamp Purchasing dan Invoice diserahkan ke

Accounting

Invoice diterima dari Purchasing

(Stamp FAC Received)

Invoice Pembelian

Check Invoice (Original Invoice, Faktur Pajak, &

PO)

Proses Input Invoice ke dalam

Sistem

Jurnal

Sumber: Internal perusahaan

25

Setelah PO yang di terbitkan oleh pihak customer kepada

supplier maka proses pengiriman atau pengerjaan jasa akan

dilakukan berdasarkan PO yang telah di verifikasi oleh purchasing

dengan persetujuan (Approval) oleh Presiden Direktur. Supplier

mengirimkan barang atau jasa yang dikerjakan menggunakan

Surat Jalan yang dibuat sesuai dengan tanggal pengiriman barang

atau tanggal pengerjaan jasa. Surat jalan merupakan surat

pengantar yang dibuat oleh supplier dalam proses pengiriman

barang yang memuat daftar barang yang dikirimkan (item,

kuantitas, satuan), tanggal pengiriman, referensi (yang memuat PO

yang diterbitkan oleh customer), dan disertai paraf oleh PIC bagian

warehouse yang bertugas mengirimkan barang. Surat jalan

digunakan sebagai referensi dalam menerbitkan Invoice / Faktur

Penjualan. Selain itu Surat Jalan juga berfungsi sebagai alat kontrol

untuk konfirmasi mengenai penerimaan barang.

Supplier dalam mengirimkan barang / pengerjaan jasa ada

beberapa yang dilaksanakan secara langsung dalam satu PO

kemudian close, terdapat juga supplier yang memenuhi permintaan

Customer mengirimkann barang secara partial (tidak sekaligus).

Dalam proses ini Surat Jalan merupakan dokumen yang bersifat

untuk melakukan cross check terhadap penerimaan barang, serta

pada pengiriman terakhir pada surat jalan yang kemudian

ditetapkan sebagai tanggal dalam pembuatan invoice.

Proses penerimaan invoice pada PT Matsuo Precision Indonesia

pada tahap tahap pertama diterima oleh bagian Purchasing (staff

purchasing) yang melakukan kontak langsung dengan supplier.

Setelah invoice diterima oleh bagian purchasing kemudian PIC

purchasing melakukan rekap atas invoice yang diterima dengan PO

yang telah diterbitkan. Dalam proses ini staff purchasing akan

menyesuaikan antara pesanan yang diminta sesuai dengan PO

dengan item-item yang ada di Invoice. Pemeriksaan juga

26

menyesuaikan antara harga yang ada di invoice dengan harga pada

saat penawaran (quotation).

Setelah purchasing merekap invoice atau faktur pembelian dari

supplier kemudian diserahkan kepada Accounting Departemen.

Pada saat penerimaan invoice dari Dept. Purchasing invoice akan

di stamp Finance Received yang berfungsi dalam penentuan

pembayaran yang disesuaikan penerimaan di Accounting dengan

termin di invoice. Dalam proses penerimaan invoice dibagian

accounting terdapat cut off time yang bertujuan untuk menentukan

invoice-invoice yang akan dibayar dalam periode berjalan. Terkait

pembayaran invoice ke supplier di PT Matsuo Precision Inndonesia

dilakukan 2 kali setiap bulan. Untuk pembayaran pertama dilakukan

dipertengahan periode bulan berjalan (tanggal 15) dengan catatan

pembayaran tersebut atas invoice – invoice yang diterima pada

tanggal 1 – 15 bulan sebelumnya, sedangkan untuk invoice yang

diterima dari tanggal 15 bulan sebelumnya sampai dengan tanggal

5 bulan berjalan akan masuk pada pembayaran kedua yang

dilakukan di akhir bulan (tanggal 28).

3.2.3. Proses Penginputan Invoice

Accounting Departemen PT Matsuo Precision Indonesia

menggunakan sistem Zahir Accounting dalam proses penginputan

transaksi keuangan. Invoice yang telah diterima di Accounting dari

bagian Purchasing akan diperiksa terlebih dahulu mengenai

kelengkapan invoice dan menyesuaikan dengan administrasi yang

berkaitan seperti tanggal transaksi pada Invoice, Faktur Pajak, dan

di Surat Jalan atau Berita Acara harus sama, nilai PPN yang

dikenakan di Invoice harus sama dengan nilai yang ada di faktur

pajak. Dalam faktur pajak yang dilampirkan juga memerlukan

pemeriksaan mengenai identitas pembeli barang/jasa kena pajak

seperti nama perusahaan, alamat perusahaan dan yang terpenting

adalah pengecekan nomor NPWP perusahaan yang dikenakan

PPN. Hal ini bertujuan agar pengkreditan pajak pertambahan nilai

benar bahwa transaksi yang terjadi atas pembelian barang/jasa

yang dikenakan pajak atas perusahaan tersebut.

27

Sistem penginputan invoice pada sistem Zahir Accounting

dimulai dengan cara Login ke dalam sistem. Untuk satu PC

menggunakan satu user akun yang berbeda dengan user akun

lainnya. Langkah – langkah penginputan Invoice Pembelian

menggunakan Sistem Zahir sebagai berikut:

1. Buka Sistem Zahir Accounting

Gambar 3.4

Tampilan Sistem Zahir

Sumber: Internal perusahaan

2. Kemudian Log in kedalam sistem

Gambar 3.5

Tampilan Login

28

Sumber: Internal perusahaan

Setelah Log in ke dalam sistem berikut langkah – langkah

penginputan invoice pembelian :

1. Fitur untuk mencatat pembelian barang atau jasa menggunakan

menu pembelian. Dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

Gambar 3.6

Tampilan menu Pembelian

Sumber: Internal perusahaan

2. Kemudian klik Invoice Pembelian, maka akan muncul halaman

sebagai berikut

Gambar 3.7

Tampilan Invoice Pembelian sebelum Input Invoice Baru

29

Sumber: Internal perusahaan

3. Kemudian Klik Baru pada pojok kiri bawah. Maka akan muncul

halaman Penerimaan Barang.

Gambar 3.8

Tampilan menu Penerimaan Barang

Sumber: Internal perusahaan

Kemudian isikan Nama Pemasok, No.Invoice, tanggal invoice,

keterangan, no barang, deskripsi barang, kuantiti yang diterima,

harga, total, pajak yang digunakan, tanggal pengiriman, termin

30

pembayaran. Ada beberapa yang perlu diperhatikan dalam

menginput kategori jenis transaksi pembelian diantaranya:

1. Kategori pembelian harus memperhatikan jenis transaksi yang

berdasarkan Chart of Account. Contoh: Pembelian Oli Mesin

pada PT. XYZ dimasukan dalam akun Factory Supplies for Oil

sehingga jurnal yang dicatat

Factory Supplies for Oil Rp. xxx

- A/P Domestik IDR Rp. Xxx

Cara untuk menganalisis transaksi pembelian atas barang/jasa

yang dilakukan harus mengetahui kegunaan/pemakai barang

yang dibeli termasuk dalam kebutuhan faktori atau kebutuhan

office (administrasi).

2. Termin pembayaran

Termin yang diterapkan oleh masing – masing suplier tentu

berbeda – beda. Ada beberapa supplier yang menggunakan

termin dibawah 30 hari, sehingga dalam pembayaran atas

invoice pada supplier yang menggunakan termin kurang dari 30

hari dapat dilihat pada sistem invoce – invoice yang jatuh tempo

atau melewati jatuh tempo.

3. Pengenaan Pajak

Pengenaan pajak pada invoice pembelian pada umumnya

adalah pajak pertambahan nilai, namun ada beberapa supplier

yang menjual barang dagang bersama jasa atas instalasi pada

barang yang dibeli maka harus dikenakan PPh 23 atas Jasa

Service.

Kemudian jika semua telah diisi maka akan muncul total secara

otomatis setelah dikenai pajak dan lain-lain. Pilih dan klik Rekam

Draft. Hal ini bertujuan apabila terjadi kesalahan input invoice dapat

dilakukan pembetulan tanpa harus memberikan alasan

memposting ulang transaksi yang diinput

31

3.2.4. Proses Penjurnalan Invoice

Proses pernjurnalan invoice di PT Matsuo Precision Indonesia

pada sistem Zahir Accounting menggunakan dasar akrual basis.

Invoice yang diinput melalui modul pembelian akan menghasilkan

jurnal yang dapat dilihat setelah proses penginputan direkam

secara permanen dengan cara membuka hasil rekam draft untuk

dilakukan pengecekan oleh senior staff kemudian direkam secara

permanen dengan meng-klik Rekam pada modul Penerimaan

Barang maka akan secara otomatis masuk ke dalam Modul Akun

Hutang Dagang. Langkah – langkah untuk melihat jurnal atas

invoice yang sudah diinput:

a. Pada modul Penerimaan Barang klik kanan pada invoice

yang sudah diinput dan direkam permanen, kemudian klik

Jurnal Voucher

Gambar 3.9

Cara melihat Jurnal setelah direkam secara permanen

Sumber: Internal perusahaan

32

b. Maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini

Gambar 3.10

Jurnal Voucher

Sumber: Internal perusahaan

c. Untuk mencetak jurnal voucher pilih dan klik Print. Kemudian

muncul pilihan jenis voucher yang digunakan

Gambar 3.11

Print Out Jurnal Voucher

Sumber: Internal perusahaan

33

d. Kemudian pilih salah satu bentuk voucher yang akan

digunakan. Kemudian klik Preview.

Gambar 3.12

Form Jurnal Voucher

Sumber: Internal perusahaan

Kemudian klik Print atau dengan menekan Ctrl+P jika jurnal

voucher akan dicetak.

3.3. Kompetensi yang didapatkan selama PKL

Ada beberapa kompetensi yang didapatkan penulis selama proses

praktek kerja lapangan di PT Matsuo Precision Indonesia:

1. Penulis mengetahui prosedur pembelian yang diterapkan di

PT Matsuo Precision Indonesia seperti dalam mata kuliah

Sistem Informasi Akuntansi pada Siklus Pembelian.

Pembelian merupakan kegiatan pokok perusahaan dalam

sistem akuntansi. Tanpa adanya transaksi pembelian

perusahaan tidak dapat menjalankan operasional perusahaan.

2. Penulis mengetahui sistem peneriamaan invoice pada

Accounting Departemen yang menggunakan sistem cut off

penerimaan yang kemudian akan dijadikan dasar penentuan

dalam melakukan pembayaran.

3. Penulis mengetahui sistem pencatatan transaksi keuangan

pada Accounting Departemen. Sebelum transaksi diinput

harus dilakukan pengecekan bukti transaksi atas pembelian

34

barang/jasa agar bukti transaksi yang ada pada proses

penjurnalan aktual dan faktual sesuai kelengkapan invoice

pada umumnya.

4. Penulis mengetahui proses penjurnalan dalam menginput

transaksi pembelian.

3.4. Tantangan selama PKL

Tantangan yang didapatkan selama PKL di Accounting Departemen

adalah sebagai berikut:

1. Penulis harus memahami prosedur pembelian di PT Matsuo

Precision Indonesia

2. Penulis harus memahami sistem cut off penerimaan invoice

yang diberlakukan oleh Accounting Departemen

3. Penulis dalam proses pemeriksaan invoice jika terdapat

kelengkapan invoice yang tidak sesuai atau terdapat kesalahan

dalam penerbitan invoice oleh supplier penulis harus konfirmasi

ke supplier yang bersangkutan untuk melakukan revisi

terhadap kesalahan yang ada pada invoice

4. Pada proses penjurnalan invoice harus memahami transaksi

pembelian atas barang/jasa dipergunakan oleh departemen

produksi atau administrasi

35

BAB IV

PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan kegiatan Praktek Kerja Lapangan yang di lakukan

oleh penulis di PT Matsuo Precision Indonesia dapat diperoleh

beberapa kesimpulan sebagai berikut:

1. Pada setiap perusahaan proses pembelian merupakan

transaksi yang tidak pernah lepas dalam perusahaan. Proses

pembelian yang terjadi membentuk siklus yang secara terus

menerus digunakan dalam menunjang kegiatan operasional

perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan. Prosedur

Pembelian di PT Matsuo Precision Indonesia yang diawali

adanya kebutuhan oleh departemen yang berkaitan dengan

membuat form Purchase Request yang disetujui oleh kepala

bagian, kemudian diserahkan ke staff purchasing untuk

diproses dengan menerbitkan Purchase Order yang diajukan

kepada Manager dan disetujui oleh Presiden Direktur.

2. Proses penerimaan Invoice di PT Matsuo Precision Indonesia

dilakukan setelah penerimaan barang atas PO yang diterbitkan

oleh staff purchasing ke supplier kemudian supplier

mengirimkan barang yang dipesan. Setelah pengiriman barang

selesai maka supplier akan mengirimkan faktur tagihan atas

pembelian yang dilakukan. Invoice diterima oleh staff

purchasing untuk dilakukan kontrol kesesuaian antara PO

dengan barang yang ditagihkan.

3. Penerimaan Invoice yang diterapkan di Accounting

Departemen menggunakan sistem cut off date. Hal ini

bertujuan dalam proses pembayaran atas invoice yang diterima

oleh Accounting Departemen

4. Sistem penjurnalan pada sistem Zahir Accounting

menggunakan modul Pembelian yang diawali dengan input

transaksi pembelian, kemudian direkam secara permanen

yang akan memunnculkan akun Hutang Dagang. Untuk melihat

jurnal yang telah diinput dengan cara mengklik Invoice

36

Pembelian, pada Penerimaan Barang klik kanan supplier

terkait kemudian klik Jurnal Voucher. Maka jurnal atas transaksi

yang telah diinput akan ditampilkan

4.2. Saran

Berdasarkan kesimpulan yang diambil penulis saran yang

berikan sebagai berikut:

1. Pada proses pembelian pada PT Matsuo Precision Indonesia

sebaiknya departemen yang berkaitan masuk ke dalam sistem

yang digunakan oleh Accounting Departemen (Zahir

Accounting). Hal ini memudahkan proses manual yang masih

menggunakan Ms. Office dalam menerbitkan Purchase Order.

2. Pada proses Penerimaan invoice pembelian sebaiknya dibuat

jadwal penerimaan setiap minggu agar tidak menyebabkan

penumpukan invoice yang membutuhkan waktu dalam proses

pemeriksaan dan proses penginputan ke dalam sistem Zahir

Accounting.

37

DAFTAR PUSTAKA

Hall, James (dalam Serny Tuerah Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi

Pembelian dan Pengeluaran Kas). 2007. Sistem Informasi Akuntansi 2

Edisi Empat. Yogyakarta

Lyan, Ester. 2012. Siklus Pembelian. Diakses tanggal 05 Mei 2019 dari

http://esterlyan92.blogspot.com/2012/sikluspembelian.html

38