LAPORAN AKHIR PELAKSANAAN MAGANG DI HYATT REGENCY …
Transcript of LAPORAN AKHIR PELAKSANAAN MAGANG DI HYATT REGENCY …
LAPORAN AKHIR PELAKSANAAN
MAGANG DI HYATT REGENCY
YOGYAKARTA
Disusun Oleh :
Ongky Dehani Andriyanto ( 24419 )
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI
YAYASAN KELUARGA PAHLAWAN NEGARA
YOGYAKARTA
vi
DAFTAR ISTILAH
1. Purchase Order (PO) : Merupakan daftar barang/bahan kebutuhan
Departemen lain yang dipesan melalui Departemen Purchasing dan
diorderkan kepada supplier. PO berisikan identitas vendor, identitas Hyatt dan
klasifikasi kebutuhan barang.
2. Market Survey : Proses observasi langsung ke pasar dan
supermarket yang dilakukan berkala setiap awal bulan oleh Purchasing dan
didampingi oleh Cost Audit dan Chef.
3. Daily Receiving Report : Laporan yang berisikan keseluruhan penerimaan
barang dari setiap departemen dilengkapi dengan PO dan nota pembelian yang
telah di otorisasi oleh pihak Receiving. Didistribusikan kepada masing-masing
Departemen dan kemudian diserahkan kepada Cost Audit.
4. Requisition : Merupakan lembar yang berisi daftar pengambilan
barang/bahan yang diperlukan oleh outlet.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
1
BAB. I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Pada abad perkembangan teknologi dan pertumbuhan ekonomi,
maka kita memerlukan peningkatan mutu dan kualitas sumber daya
manusia yang handal dan siap pakai. Dengan demikian banyak Perguruan
tinggi atau universitas menerapkan suatu sistem yang dapat menciptakan
tenaga kerja yang siap pakai dalam mengaplikasikan ilmunya di lapangan
pekerjaan yang akhirnya dapat mengurangi tingkat pengangguran di
Negara kita.
Program magang merupakan salah satu mata kuliah yang bertujuan
untuk menjembatani antara dunia perkuliahan dengan dunia kerja
sesungguhnya. Magang merupakan suatu kegiatan penerapan ilmu yang
diperoleh mahasiswa dibangku perkuliahan pada suatu lapangan
pekerjaan, biasanya magang dilakukan oleh mahasiswa tingkat akhir
sebagai salah satu syarat menyelesaikan proses pendidikan. Dalam
kegiatan magang, mahasiswa memiliki kesempatan untuk
mengaplikasikan semua ilmu yang telah dipelajari dan mempelajari
dengan detail standar kerja yang profesional. Magang juga bertujuan untuk
Memperkenalkan dan menumbuhkan kemampuan mahasiswa dalam dunia
kerja. Pengalaman ini kemudian menjadi bekal dalam menghadapi dunia
kerja dimasa mendatang.
Kegiatan magang dilakukan dengan cara memperkenalkan dengan
dunia kerja kantor yang diarahkan secara langsung oleh orang yang sudah
berpengalaman di dalam kantor tersebut. Magang adalah suatu mata kuliah
dengan beban 6 SKS, dan sebagai kewajiban/pilihan dilaksanakan
Mahasiswa/I Strata 1 (S1) yang telah memenuhi syarat tertentu serta juga
telah menyelesaikan jumlah SKS yang telah ditentukan
Perguruan Tinggi/Universitas mahasiswa magang juga mendapat
manfaat dari program magang, yaitu terjalinnya kerjasama/hubungan baik
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
2
dengan perusahaan tempat mahasiswa magang. Selain itu juga dapat
meningkatkan kualitas lulusannya melalui pengalaman kerja magang.
Program yang direncanakan perguruan tinggi atau universitas untuk dapat
menghasilkan hubungan timbal balik antara dunia usaha sebagai pencipta
kesempatan kerja dengan dunia pendidikan sebagai penyedia tenaga kerja.
Selain itu juga dalam magang diupayakan agar mahasiswa/I benar-benar
mengerti tentang tanggung jawab yang harus dilaksanakan dalam dunia
kerja.
1.2. Maksud dan Tujuan Magang
Dengan pelaksanaan magang kerja ini mahasiswa diharapkan
mampu menerapkan ilmu yang didapat dibangku kuliah ke dunia kerja dan
mendapatkan ilmu serta pengalaman baru dalam dunia kerja. Tujuan dari
pelaksanaan magang adalah sebagai berikut:
1.2.1. Tujuan Umum
1. Mahasiswa dapat merasakan langsung bekerja pada suatu
perusahaan.
2. Membandingkan ilmu yang diperoleh di perkuliahan dengan pada
saat pelaksanaan magang.
3. Meningkatkan proses pembelajaran melalui proses pendidikan
berbasis praktik sehingga nantinya akan menjadi tenaga kerja yang
berkualitas dan profesional pada kondisi kerja yang sesungguhnya.
4. Meningkatkan pengetahuan melalui pengalaman kerja yang riil
yang diperoleh di dunia kerja, sebagai bekal untuk memahami
dunia kerja yang nanti akan dihadapi setelah menyelesaikan
pendidikan.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
3
1.2.2. Tujuan Khusus
Secara khusus magang mempunyai tujuan :
1. Mampu melaksanakan pekerjaan-pekerjaan rutin dalam lingkup
luas pada seluruh bagian yang telah dilalui dalam kegiatan magang.
2. Mampu mengelola kelompok kerja dan beradaptasi dengan
lingkungan kerja tempat magang secara baik dan benar.
3. Mampu bekerja sama dengan orang lain dalam satu tim sehingga
diperoleh manfaat bersama baik bagi peserta magang maupun bagi
perusahaan tempat magang.
1.3. Manfaat Magang
Magang kerja mempunya manfaat yang sangat besar bagi mahasiswa,
perguruan tinggi dan perusahaan, adapun manfaat magang kerja tersebut:
1.3.1 Bagi Mahasiswa Magang
1. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki selama
pelaksanaan magang.
2. Meningkatkan disiplin dan rasa tanggung jawab dalam melakukan
suatu pekerjaan.
3. Mahasiswa dapat mengaplikasikan dan meningkatkan ilmu yang
diperoleh di bangku perkuliahan.
4. Mahasiswa dapat belajar beradaptasi dalam lingkungan kerja, baik
dalam bentuk kerjasama dengan tim sampai nantinya mampu untuk
membuat satu solusi.
5. Sebagai satu investasi di masa yang akan datang.
6. Dapat menguji kemampuan pribadi dalam berkreasi pada bidang
ilmu yang dimiliki serta dalam tata cara hubungan mayarakat di
lingkungan kerja.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
4
1.3.2 Bagi Perguruan Tinggi
1. Terjalinnya kerjasama/hubungan baik antara perguruan tinggi
dengan perusahaan tempat mahasiswa magang.
2. Dapat meningkatkan kualitas lulusannya melalui pengalaman kerja
magang.
3. Sebagai masukan untuk mengevaluasi sampai sejauh mana
kesesuaian kurikulum pendidikan yang telah diterapkan dengan
kebutuhan kerja yang terampil di bidangnya.
1.3.3 Bagi Perusahaan
1. Perusahaan akan mendapatkan bantuan tenaga dari mahasiswa-
mahasiswa yang melakukan kegiatan magang.
2. Adanya kerjasama/hubungan baik antara Perguruan tinggi dengan
perusahaan sehingga perusahaan tersebut dikenal oleh kalangan
akademis dan dunia pendidikan.
3. Memperoleh sumbangan pemikiran dan tenaga dalam rangka
meningkatkan kinerja perusahaan.
4. Membantu menyelesaikan tugas dan pekerjaan sehari-hari sesuai
dengan tempat yang telah ditentukan.
5. Dapat bertukar ilmu dengan mahasiswa magang
1.4 Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang
Penulis melaksanakan kegiatan sebagai berikut:
Perusahaan : Hyatt Regency Yogyakarta
Lokasi : Jalan Palagan Tentara Pelajar, Yogyakarta
Periode Magang : 2 Maret 2015 – 2 September 2015
Departemen : Purchasing and Material Department
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
5
BAB. II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Hyatt Internasional
Hyatt Hotels Corporation berdiri dari sebuah pembelian rumah
Hyatt oleh seorang investor Real Estate California Jay Pritzker, di Los
Angeles International Airport pada 27 September 1957, yang dimiliki
seorang wirausaha bernama Hyatt Von Dehn. Potensi untuk hotel yang
sangat besar sehingga dalam masa 12 tahun Hyatt tumbuh dalam ukuran
dan reputasi, awalnya berlokasi di sekitar bandara kemudian merambah ke
pusat kota.
Pada tahun 1967 Mr. Jay Pritzker membangun hotel megah yang
bernama hotel Hyatt Regency Atlanta yang dirancang oleh John Protman.
Keistimewaan dari Hyatt Regency Atlanta adalah terletak pada atrium
lobby yang bertingkat 20 lantai dan yang sangat menakjubkan dan
menggemparkan dunia perhotelan pada saat itu serta membuka lembaran
baru dalam dunia arsitektur bangunan pada masa itu. Hyatt menjadi
perusahaan internasional pada tahun 1969, setelah melakukan ekspansi
usahanya ke Asia Pasifik, dan membuka hotel pertamanya di luar Amerika
Hyatt Regency Hong Kong
Pada tahun 1970-an, konsep “A Touch oF Hyatt” diciptakan untuk
membedakan keramahtamahan Hyatt dari perusahann hotel lainnya. Ide ini
mendorong karyawan untuk membuat setiap sentuhan menjadi lebih
bijaksana dan pribadi yang membuat Hyatt Hotel menjadi sesuatu yang
lebih dari sekedar tempat tinggal untuk bermalam. Pada tahun 1970-an ini
juga mengenalkan Hyatt Regency Club yang menawarkan akomodasi di
lantai terpisah dan menawarkan layanan dan fasilitas kelas premium VIP
untuk tamu.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
6
Selama 1980-an merek Hotel Hyatt dan program tambahan di
perkenalkan untuk pertama kalinya. Pertama Grand Hyatt Hotel, yang
dibangun selama periode waktu untuk melayani pelancong bisnis dan
liburan serta pertemuan besar-besaran dan konvensi. Park Hyatt juga di
perkenalkan pada tahun 1980-an. Merek ini lebih intim dan mewah, hotel
jenis ini menyediakan layanan yang lebih pribadi dengan keanggunan
yang dapat ditemukan di sebuah hotel kecil di Eropa. Resort Hyatt pertama
dibuka di Hyatt Regency Maui di Hawaii, banyak resort hotel yang
berlokasi di seluruh dunia akan mengikuti hotel ini. Program Camp Hyatt
di perkenalkan pada tahun 1989 dan itu adalah program besar hotel yang
pertama yang ditujukan untuk kebutuhan berlibur anak-anak.
Hotel Hyatt Internasional merupakan hotel yang dirancang
sedemikian rupa sehingga dibangun tidak hanya dalam satu lingkungan
saja. Maka dari itu Hyatt Hotel Internasional memiliki beberapa nama
yang berbeda-beda sesuai dengan khas lingkungannya. Adapun beberapa
jenis Hyatt Hotel yang ada saat ini adalah sebagai berikut:
1. Park Hyatt
Terletak di lokasi utama pusat kota, merupakan Hotel Hyatt
Internasional yang kecil dan seperti tempat tinggal mewah, dirancang
untuk memenuhi standar tinggi para wisatawan individu yang
menginginkan perhatian khusus, pelayanan profesional serta fasilitas
yang berkualitas.
2. Andaz
Sifat andaz mencerminkan kepribadian unik dari masing-masing hotel,
dan berdedikasi untuk menciptakan inspirasi dan ruang yang hidup
dimana wisatawan dapat menikmati rasa pribadi mereka sendiri,
kenyamanan dan gaya dengan layanan yang profesional.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
7
3. Grand Hyatt
Merupakan Hotel Hyatt Internasional yang berskala besar dengan
menampilkan tekhnologi baru serta keramahtamahan klasik yang
dirancang untuk para wisatawan di ibu kota.
4. Hyatt
Berlokasi di pusat kawasan bisnis, menawarkan lingkungan yang intim
untuk wisatawan, menikmati layanan pribadi dan kenyamanan modern
di kamar.
5. Hyatt Regency
Hyatt Regency merupakan hotel internasional yang klasik,
kontemporer dan mewah yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan
wisatawan bisnis.
6. Hyatt Place
Hotel yang menggabungkan gaya dengan keramahan, yang
menampilkan kamar-kamar yang luas dengan sudut pandang yang
nyaman.
7. Hyatt House
Hyatt Hotel yang menawarkan seperti berada di rumah mewah untuk
tinggal lebih lama bagi wisatawan, yang juga tersedia dapur dan ruang
tamu didalamnya.
8. Hyatt Zilara and Hyatt Ziva
Hotel Hyatt yang menciptakan pengalaman dimana segala sesuatu
mungkin terjadi, karena semua tamu membutuhkannya seperti
akomodasi mewah, pilihan bersantap yang otentik, dan kegiatan lokal
yang sesuai dengan culturnya.
Hyatt Corporation tidak bisa dipisahkan dengan keluarga Pritzker
Chicago karena dari sini Hyatt lahir. Selain hotel, kepemilikan keluarga ini
meliputi real estate, industri dasar dan sumber daya alam.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
8
Alasan utama Pritzker untuk komitmen bagi keberhasilan dan
keuntungan hotel adalah bahwa Pritzker membangun untuk jangka
panjang. Tidak seperti beberapa perusahaan publik yang dimiliki, mereka
umumnya tidak menjual aset mereka kecuali ada alasan strategis. Mereka
adalah investor dalam proyek-proyek baru dan konservatif dalam
pendekatan mereka dalam pembiayaan. Filsafat mereka adalah untuk
mencari keuntungan operasional jangka panjang dan pertumbuhan di pasar
strategis dan dinamis.
Sebagai perusahaan swasta, Hyatt tidak perlu kompromi tentang
strategi jangka panjang pertumbuhan dan profitabilitas untuk solusi jangka
pendek sebagai pemuas pemegang saham. Pritzker dapat mendasarkan
keputusan bisnis mereka pada strategi jangka panjang dan ekonomi pasar,
mereka merenovasi properti yang lebih tua dan mengembangkan proyek-
proyek baru.
2.2 Hyatt Regency Yogyakarta
Pada tahun 1995 dibangunlah Hyatt di Yogyakarta yaitu Hyatt
Regency Yogyakarta yang merupakan satu-satunya Hyatt yang dibangun
dengan desain Candi Borobudur sebuah Candi Budha terbesar di dunia.
Hyatt Regency Yogyakarta resmi berdiri pada 17 oktober 1997 dan
dibangun di atas lahan seluas 24 hektar, dan merupakan salah satu hotel
bertaraf internasional yang terletak di pusat kota Yogyakarta dan
merupakan satu-satunya hotel di Yogyakarta dan Jawa Tengah yang
memiliki lapangan golf 9-hole yang di desain oleh Fisette Golf Design dan
dibuat oleh Tong-Clark-McCalvey dari Hawaii
Hyatt Regency Yogyakarta dimiliki oleh PT Antilope Madju
sebagai pemegang saham perusahaan. Konsep Hyatt Regency Yogyakarta
menyerupai bangunan Candi Borobudur. Bangunan hotel berwarna abu-
abu seperti batu alam candi, dan menyatu dengan alam sekitarnya. Candi-
candi dan reruntuhan batu serta tanaman-tanaman, membuat hotel ini
selayak berada di hutan tropis yang alami. Bangunan dengan tujuh lantai
ini memiliki 269 kamar yang terdiri dari 9 kamar Suite (Junior, Executive
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
9
dan Presidential), 51 kamar Regency Club, dan 209 kamar Garden View.
Sebagai hotel berbintang lima, Hyatt Regency Yogyakarta berkomitmen
untuk selalu memberikan kenyamanan bagi tamu. Tidak hanya datang,
menginap kemudian pulang, tapi kenangan yang berkesan selama
menetap. Tentunya banyak sekali aktivitas yang dapat dilakukan di Hyatt
Regency Yogyakarta.
“Hyatt, You’re More Than Welcome” adalah slogan Hyatt Regency
Yogyakarta yang berharap tamu dan masyarakat akan merasakan
kenyamanan berada di Hyatt Regency Yogyakarta dengan pelayanan yang
diberikan oleh hotel berbintang lima ini.
Produk dan Fasilitas Hotel
Hotel Hyatt Regency Yogyakarta memiliki 269 kamar, tersebar
dalam 4 “sayap”/sisi dan 7 lantai. Satu sisi yang menghadap ke arah utara
dikhususkan untuk Regency Club dan semua kamar suite. Hyatt Regency
Yogyakarta memiliki satu kamar Presidential Suite dilengkapi dengan
kamar tidur utama, ruang makan dan ruang keluarga, ruang baca, teras dan
jacuzzi dan semua perlengkapan lainnya yang akan memanjakan tamu.
Disamping itu juga memiliki dua kamar Executive Suite dan enam Junior
Suite.
Semua kamar Regency Club memiliki shower tersendiri dan
ukurannya pun lebih besar dari kamar Garden View. Sedangkan kamar
Garden View berlokasi di tiga sayap lainnya (timur, barat, dan selatan)
yang memiliki pemandangan kebun yang indah, atau jika berada pada
lantai yang lebih tinggi akan terlihat pemandangan kota Yogyakarta
dengan segala keanekaragaman tanamannya.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
10
1. Regency Club Lounge
Berlokasi di sayap utara, menyediakan makan pagi cuma-cuma,
cocktail dan makanan kecil di sore hari, juga pelayanan check in/out
tersendiri bagi tamu-tamu Regency Club. Regency Club Lounge memiliki
teras yang dapat menghubungkan tamu langsung ke arah kolam renang
dan fasilitas rekreasi lainnya.
2. The Communication Centre
Berlokasi di sebelah kiri front desk dan melayani segala
kebutuhan tamu seperti keperluan bisnis, pemesanan tempat untuk tur,
pemesanan/konfirmasi tiket, pemesanan transportasi, dll. Tersedia pula 3
ruang rapat kecil yang memungkinkan para tamu untuk mengadakan rapat
kecil.
3. Safety Deposit Boxes
Selain yang terdapat di setiap kamar, hotel juga menyediakan
tempat penyimpanan lain yang terletak di dekat front desk, fasilitas ini
diperuntukkan bagi tamu-tamu yang tidak ingin meninggalkan barang-
barang berharganya didalam kamar.
4. Kemangi Bistro
Berlokasi di lantai I dapat dengan mudah dijangkau dari kamar-
kamar tamu maupun pintu masuk utama hotel. Dari recepsionis, restoran
ini dihubungkan oleh tangga terbuka.
Restoran ini mempunyai kapasitas 170 tempat duduk baik di
dalam maupun diluar ruangan. Sebuah dapur dengan oven untuk
membakar pizza dan aneka masakan spesial dari Asia dan Eropa, restoran
ini menjadi lebih atraktif bagi para tamu dan masyarakat Yogyakarta dan
sekitarnya.
Dengan posisi teras Kemangi Bistro menghadap ke kolam renang,
biasanya Hyatt Regency juga sering mengadakan pertunjukan kesenian
tradisional untuk menambah kenyamanan tamu.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
11
5. Paseban Lounge
Adalah bar hotel, berada di dekat front desk dimana para tamu
dapat bersantai dengan menikmati kopi atau teh, makanan ringan untuk
makan siang, teh disore hari sambil mendengarkan sajian musik-musik
ringan. Paseban Lounge ini langsung berhubungan dengan Lobby Court
yang berlokasi di pintu masuk hotel dan menghadap ke kolam renang dan
lapangan golf. Minuman dan makanan ringan dihidangkan bagi para tamu
yang ingin duduk di luar.
6. Panoraman Teras
Berada di lantai teratas dari hotel kita (lantai 8) dan hanya dapat
dijangkau melalui tangga dari lantai ketujuh. Tempat ini mempunyai
kapasitas tempat duduk untuk 60 orang, dan akan dipakai untuk acara-
acara makan malam BBQ. Dari teras ini akan terlihat dengan jelas
pemandangan seluruh kota Yogyakarta, termasuk gunung Merapi.
7. Bogey’s Teras
Dengan konsep Sport Bar yang menyediakan pelayanan makanan
dan minuman serta pertunjukan musik setiap malam. Sesuai dengan
konsep Bogey’s Teras juga menyediakan dua buah meja billyard. Dengan
kapasitas sebanyak 150 tempat duduk, Bogey’s merupakan tempat yang
nyaman bagi para tamu golfer untuk menikmati hidangan dengan
pemandangan lapangan golf.
8. Room Service
Akan melayani tamu selama 24 jam dan akan menyajikan menu
makan pagi, siang maupun malam. Semua menu yang ada di restoran juga
ada di Room Service, selama restoran tersebut buka. Tersedia pula menu
untuk malam hari bagi para tamu yang ingin menikmati makan malam di
kamar.
9. Banqueting
Ballroom hotel mempunyai luas 650 meter persegi dan
menampung 500 orang untuk makan siang maupun makan malam, 1000
orang untuk cocktail dan sekitar 400 orang untuk konferensi. Ballroom ini
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
12
dapat dibagi menjadi 6 ruangan kecil dan sangat ideal untuk rapat dan
konferensi.
Fasilitas Rekreasi :
1. Camp Hyatt adalah untuk tamu cilik Hyatt Regency yang terletak di
tepi kolam renang dan berdekatan dengan lapangan golf (hole 1).
Anak-anak dapat bergabung di Camp Hyatt dimana mereka dapat
bermain dibawah pengawasan tenaga-tenaga terampil. Camp Hyatt
dilengkapi dengan ruang bermain, ruang tidur, kolam renang anak-
anak dan berbagai ragam mainan anak-anak.
2. Golf Course, lapangan golf Hyatt Regency Yogyakarta memiliki 9
hole, yang terbuka untuk tamu hotel dan umum. Tujuannya adalah
untuk mendapatkan anggota klub golf dimana mereka dapat menikmati
fasilitas rekreasi lain selain golf. Starter Box berada di Starter area
dimana T-off-nya dicatat.
3. Health Club. Health Club berada di sebelah Starter area dan menjadi
tempat yang ideal untuk bersantai. Fasilitasnya antara lain sauna,
Jacuzzi, kolam berendam air dingin, bermacam-macam massage
terapi, salon kecantikan dan dokter klinik untuk pemeriksaan
kesehatan terdapat ruang massage yang terbuka untuk pelayanan pijat
tradisional Jawa. Tempat penyimpanan barang disediakan khusus
untuk pria dan wanita dan dapat dipergunakan juga oleh para pemain
golf.
4. Tenis. Tersedia 2 lapangan tenis yang terletak bersebelahan dengan
Starter area dan akan menambah lengkapnya fasilitas rekreasi Hyatt
Regency Yogyakarta. Pemesanan tempat untuk pelajaran tenis dapat
dilakukan di meja resepsi Health Club.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
13
5. Kolam Renang. Akan menjadi kolam renang yang paling spektakuler
di Yogyakarta dilengkapi dengan air terjun dan papan luncur
sepanjang 70 meter. Kolam renang ini dilengkapi dengan panggung
terbuka untuk pertunjukan kesenian tradisional dimalam hari. Tujuan
utamanya adalah agar para tamu tidak perlu keluar dari hotel untuk
menyaksikan pertunjukan tradisional, kecuali mereka ingin berbelanja
atau sekedar berjalan-jalan.
Pelayanan lain yang tersedia :
1. Laundry and dry cleaning
2. 24 jam Assistant Manager
3. Kantor tambahan yang disewakan kepada penjual kerajinan batik.
4. Transportasi dapat dilakukan melalui Communication Centre.
5. Shuttle Service dari dan ke Malioboro dapat dilakukan melalui
Communication Centre.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
14
2.3 Logo Hyatt Regency Yogyakarta
Logo Hyatt Didesain dengan gambar garis bulan sabit menembus
huruf “A” sebagai symbol pengalaman dari matahari terbit hingga
matahari terbenam bersama Hyatt.
Gambar 2.1
Logo Hyatt Regency
Ini merupakan Logo terbaru dari Hyatt Regency Yogyakarta
Gambar 2.2
Logo Hyatt Regency
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
15
2.4 Struktur Organisasi Hotel Hyatt Regency Yogyakarta
General
Manager
Dir. Of Finance
Executive Sous Chef Executive Chef
Steward Manager
Outlet Manager Director Of F&B
Asst. Dir. Of Engineering Dir. Of Engineering
Personnel Manager
Asst. Learning dan Development
Director Of HR
Assoc. Dir Of Sales Director Of Sales
Security Manager
Golf & Recr. Manager
Housekeeping Manager
FO Manager Director Of Room
Asst. Dir. Of Finance
Purchasing Manager
IS Manager
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
16
BAB. III
URAIAN KERJA DAN POKOK PEMBAHASAN
3.1 Purchasing and Material Department Hyatt Regency Yogyakarta
Purchasing Department Hyatt Regency adalah Bagian pembelian
barang dan pengadaan barang yang merupakan salah satu departemen atau
sub bagian Finance Department, yang mendapat otorisasi dari manajemen
atau pemilik hotel untuk melakukan pembelian dan pengadaan semua jenis
barang keperluan operasional atau hotel. Kegiatan Purchasing Department
dalam operasional hotel dapat dibagi dalam tiga area, yaitu: Penerimaan
(Receiving), Pendistribusian (Storekeeper), dan Administrasi (Purchasing)
yang berkaitan dengan pemilihan harga, pemilihan supplier/vendor dan
pembelian barang kebutuhan rutin yang disimpan digudang maupun
pembelian barang-barang yang tidak disimpan digudang, juga melakukan
pembelian barang yang dibutuhkan untuk operasional hotel, baik secara
langsung (Direct Purchase) maupun secara tidak langsung (Indirect
Purchase). Dalam sistem pengadaan barang dan bahan, maka jenis dan
barang/bahan yang dibutuhkan oleh hotel diklasifikasikan menjadi
berbagai macam, yaitu:
1) Material Supplies
2) Engineering Supplies
3) Room Supplies
4) Food and Beverage Supplies
Purchasing Department bertanggung jawab dalam hal pengadaan
barang-barang yang dibutuhkan oleh masing-masing departemen dalam
hotel guna menunjang kelancaran kegiatan operasional hotel. Dalam
lingkungan Hotel Hyatt Regency Yogyakarta, Purchasing Department
dipimpin oleh seorang Assistant Purchasing Manager yang harus mengerti
hal tentang kegiatan operasional tiap-tiap departemen dalam hotel. Dalam
Pembelian dan pengadaan barang/bahan, Purchasing Department telah
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
17
memiliki standar-standar yang telah di tetapkan dalam setiap barang yang
akan dibeli sehingga didapat bahan/barang yang sesuai dengan kebutuhan
baik dari segi kualitas maupun Standard Purchasing Specification (SPS).
Adapun bagian atau struktur organisasi dari departemen purchasing
antara lain :
3.1.1 Peran dan Fungsi Purchasing and Material Department
1) Assistant Purchasing Manager
Merupakan pemimpin di dalam Purchasing Department yang
mempunyai sebuah kewenangan dan otoritas penuh dalam proses
pembelian dan pemilihan calon Supplier dan pengambilan keputusan.
Assistant Purchasing Manager membawahi beberapa peran yang ada
di Purchasing Department yaiut: Purchasing Team Leader,
Purchasing , Receiving dan Storekeeper. Asssitant Purcashing
Manager dipilih berdasarkan kriteria tertentu yang dianggap mampu
untuk menjalankan dan memimpin kegiatan proses pembelian
barang/bahan keperluan operasional Hotel Hyatt Regency
Yogyakarta.
Dan berikut adalah uraian peran sebagai Assistant Purchasing
Manager Department:
a) Mencari calon Supplier baru yang berkualitas yang dapat
memenuhi kebutuhan semua Departemen Hotel.
b) Menerima barang-barang yang di berikan oleh Supplier
sebagai penawaran dan kemudian ditindak lanjuti.
c) Membuat PO (Purchase Order) dari semua departemen
yang sebelumnya sudah mendapatkan persetujuan dari
semua kepala departemen yang bersangkutan dan juga
mendapatkan persetujuan dari General Manager.
d) Melakukan Posting Credit Note dari Receiving. Credit Note
dilakukan karena adanya kesalahan posting di Receiving.
e) Membuat Cash Advance yang nantinya akan diserahkan
kepada bagian Finance Division.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
18
f) Menandatangani semua PO (Purchase Order) yang telah
diterima oleh bagian Receiving.
2) Purchasing Supervisor (Engineering Supplies and Material
Purchase)
Purchasing Supervisor adalah staff yang berperan langsung
sebagai pembeli di Departemen Pembelian bersama Purchasing untuk
pemenuhan kebutuhan operasional perusahaan atau hotel. Purchasing
Supervisor khusus menangani pembelian barang-barang material dan
kelengkapan hotel dan barang yang tidak terdapat di komputerisasi
(X-item). Khusus barang-barang X-Item, proses permintaan barang
Departemen lain ke Purchasing harus di sertai dengan Electronic
Purchase Request atau Emergency Purchase Request. Perbedaannya
adalah Emergency Purchase Request digunakan untuk melakukan
permintaan barang X-item dengan harga di bawah Rp 250.000. Dan
sebaliknya Electronic Purchase Request digunakan untuk permintaan
barang dengan harga diatas Rp. 250.000.
Proses pembelian dengan menggunakan formulir Electronic
Purchase Request/Emergency Purchase Request harus dilengkapi
dengan format surat khusus dengan detail barang kebutuhan yang
diinginkan, dan diautorisasi oleh Director Of Finance, General
Manager, Department Head, dan Purchasing Manager.
Market Survey (Pengecekan Harga)
Survey harga dilakukan untuk mengetahui harga yang
sebenarnya (Actual Price). Survey dilakukan rutin setiap awal
bulan oleh bagian pembelian bersama dengan Cost Audit, dan
bagian dapur (Kitchen). Tempat survey dilakukan di tempat
seperti supermarket (Carefour dan Lottemart) yang memiliki
label harga yang sudah ditetapkan secara umum. Market
Survey juga dapat menjadi dasar dalam memilih rekanan kerja
(Supplier), Dengan membuat rekapitulasi harga (Market Price
List).
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
19
Melakukan proses tawar menawar dengan supplier terhadap
harga barang yang telah diberikan dengan pertimbangan dari
segi kualitas. Penawaran dengan harga serendah mungkin
yang berstandar pada harga hasil Market Survey.
Membuat dan Mencetak PO (Purchase Order) dari
permintaan Departemen lain melalui sistem komputerisasi
kemudian mengirimkannya kepada vendor/supplier agar
proses pembelian berjalan dengan baik sesuai jadwal yang
telah di tentukan dan spesifikasi yang diinginkan.
Melakukan penerimaan dan pengiriman sample, barang
dagangan dan dokumen dari calon supplier untuk nantinya
disampaikan untuk mendapatkan persetujuan Assistant
Purchasing Manager.
3) Purchasing (Food and Beverage Purchase)
Memiliki tugas yang hampir sama dengan Purchasing
Supervisor, Tetapi Purchasing, staff bagian pembelian yang khusus
menangani urusan pembelian bahan makanan dan minuman.
Market Survey (Pengecekan Harga)
Survey harga dilakukan untuk mengetahui harga yang
sebenarnya (Actual Price). Survey dilakukan rutin setiap awal
bulan oleh bagian pembelian bersama dengan Cost Audit, dan
bagian dapur (Kitchen). Tempat survey dilakukan di tempat
seperti supermarket (Carefour dan Lottemart) yang memiliki
label harga yang sudah ditetapkan secara umum. Market
Survey juga dapat menjadi dasar dalam memilih rekanan kerja
(Supplier), Dengan membuat rekapitulasi harga (Market Price
List).
Melakukan proses tawar menawar dengan supplier terhadap
harga barang yang telah diberikan dengan pertimbangan dari
segi kualitas. Penawaran dengan harga serendah mungkin
yang berstandar pada harga hasil Market Survey.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
20
Membuat dan Mencetak PO (Purchase Order) dari
permintaan Departemen lain melalui sistem komputerisasi
kemudian mengirimkannya kepada vendor/supplier agar
proses pembelian berjalan dengan baik sesuai jadwal yang
telah di tentukan dan spesifikasi yang diinginkan.
Melakukan penerimaan dan pengiriman sample, barang
dagangan dan dokumen dari calon supplier untuk nantinya
disampaikan untuk mendapatkan persetujuan Assistant
Purchasing Manager.
4) Receiving
Bagian Penerimaan barang (Receiving) merupakan salah satu
bagian dari Purchasing Department yang berperan dalam menerima,
memeriksa kualitas dan kuantitas barang yang telah di Order atau di
pesan oleh hotel melalui bagian Purchasing tentunya. Bagian
penerimaan barang akan selalu bekerja sama dengan bagian
Purchasing apabila barang datang, untuk mengantisipasi kesalahan
order, kecocokan harga, serta berdasarkan PO (Purchase Order) yang
benar.
Proses penerimaan merupakan salah satu hal pokok yang harus
disiapkan dan dikontrol dengan baik. Tujuan penerimaan adalah
pengontrolan jumlah dan ukuran barang yang dikirim sesuai dengan
yang dipesan, dari segi kualitas, kuantitas dan spesifikasinya.
Receiver dalam memeriksa kualitas barang/bahan yang diterima
berdasarkan pada Standar Purchase Spesification (SPS). Standar
Purchase Spesification adalah standar yang telah disepakati oleh
pihak pembeli dan penjual yang memuat kesepakatan tentang
karakteristik bahan yang dipesan.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
21
Petugas Receiving berhak menolak barang yang dikirim
supplier, jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan surat pesanan
(PO) atau spesifikasi yang disyaratkan (Standar Purchase
Spesification). Produk atau barang yang diterima bagian Receiving
akan mementukan pengendalian biaya (cost) selanjutnya.
Pada prinsipnya semua barang-barang yang masuk ke hotel
untuk keperluan operasional harus melalui bagian Receiving, guna
pendataan dan kontrol yang diperlukan. Selain menerima, receiving
juga harus mengadakan pengawasan dan ketelitian di saat barang-
barang tersebut datang dan diserahkan oleh pemasok. Pengawasan
yang dimaksud disini adalah dengan memberikan petunjuk kepada
para pelaksana/supplier agar mereka selalu bertindak sesuai dengan
rencana.
Adapun peran receiving adalah sebagai berikut :
a) Menerima dan mencocokan semua barang-barang yang dikirim
oleh suplier di hotel sesuai dengan pesanan yang di sertai dengan
Purchase Order (PO).
b) Bila ada perbedaan antara barang yang dikirim dengan Purchase
Order (PO) atau kualitas yang tidak sesuai, receiving berhak
menolak serta mengembalikan barang tersebut kepada supplier
c) Memberitahukan kepada Store Keeper atau Departemen yang
bersangkutan untuk barang-barang yang datang, sebab barang-
barang yang sudah diterima harus segera dipindahkan.
d) Memberikan Cap Received dan tanda tangan sebagi tanda bahwa
barang telah diterima. Faktur asli menjadi milik Receiving Staff
dan faktur duplikat diserahkan kepada supplier.
e) Menyatukan Faktur asli dengan PO yang sesuai sebagai tanda
bahwa PO tersebut telah siap untuk di posting.
f) Apabila barang yang telah diterima tidak memenuhi standar,
dicatat dan segera diberitahukan kepada bagian Purchasing
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
22
sehingga langsung diberitahukan kepada Supplier yang
bersangkutan.
g) Mem-posting untuk semua barang yang datang di hotel dan telah
diterima dengan catatan Faktur dan PO telah sesuai dan kemudian
memindahkannya ke Daily Receiving Report (DRR) yang
didistribusikan kepada masing-masing departemen untuk
mendapatkan persetujuan atas pembelian barang/bahan.
h) Daily Receving Report (DRR) yang telah lengkap di tanda-tangani
oleh semua Departemen yang terkait kemudian di serahkan
kepada Cost Audit.
Tanda tangan oleh bagian penerimaan merupakan bukti tertulis
bahwa barang yang dipesan telah diterima dan sesuai dengan kriteria
yang dibutuhkan oleh pihak yang melakukan permintaan barang.
Barang yang sudah diterima akan dibuatkan DRR berdasarkan
nota/faktur dan diminta persetujuan kepada bagian pelaku permintaan
barang dan dikembalikan kebagian penerimaan untuk dilaporkan
kepada bagian Cost Audit.
Pemeriksaan barang oleh receiving harus teliti, untuk
pemeriksaan kuantitas diharuskan memakai alat timbang, dan dalam
perhitungan barang harus cermat, untuk pemeriksaan kualitas barang
harus mengetahui tentang standar barang yang di tetapkan oleh hotel
dan harus di dampingi pihak dari Departemen yang bersangkutan.
Sedangkan untuk harga dan delivery receiver harus menyamakan
antara harga dan delivery di faktur dengan Purchase Order (PO).
5) Store Keeper (General Store)
Disebut juga sebagai penjaga gudang. Gudang/Store room
sebagai tempat penyimpanan barang-barang persediaan keperluan
operasional perusahaan atau hotel. Barang persediaan ini disimpan
dan dirawat sedemikian rupa sehingga dapat di pertanggungjawabkan
keutuhannya oleh Storekeeper.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
23
Gudang/store sangat diperlukan keberadaannya pada sebuah
hotel karena dengan adanya gudang tempat penyimpanan barang
persediaan, oleh perusahaan akan dirasakan lebih mudah dalam
melakukan proses kerja atau dalam kegiatan operasionalnya. Bagi
sebuah perusahaan atau hotel yang besar, dengan adanya barang
persediaan makanan/bahan makanan, minuman, dan material lainnya
digudang, maka pihak perusahaan atau hotel yang bersangkutan akan
merasa lebih percaya diri dalam menawarkan pelayanan.
General Store ini dalam penyimpanannya dikelompokkan
menjadi beberapa Warehouse, adalah :
a) Warehouse 100 (Dry Goods) untuk penyimpanan bahan
makanan tahan lama atau makanan jenis sembako (groceries).
b) Warehouse 181 (Dairy Goods) untuk penyimpanan bahan
makanan dan minuman yang tidak tahan lama (perishable) atau yang
terbuat dari susu, juice dan sejenisnya (dairy Product).
c) Warehouse 200 (Main Beverage) untuk menyimpan
berbagai jenis minuman (Food and Beverage).
d) Warehouse 300 (General Store) untuk semua jenis barang
yang berhubungan dengan stationary, printed, guest supplies,
cleaning supplies untuk kebutuhan sebuah departemen.
Pemakaian atau pengeluaran barang pada gudang ini bisa sekali
dalam seminggu, bisa juga dua kali dalam seminggu dalam jadwal
mengeluarkan barang, oleh storekeeper disosialisasikan pada seluruh
departemen yang ada pada hotel agar pada saat mereka membuat
Purchase Requisition (PR) ke General Store, mereka menyesuaikan
dangan jadwal yang telah di tentukan oleh storekeeper. Jadwal
pengeluaran barang seperti ini disebut dengan istilah “Store Issuing
Schedule”.
General Store dilengkapi dengan general store, dry goods
store, beverage store, diary good store (chiller) dan frizer. Berikut
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
24
adalah penjelasan tentang store di General Store Hotel Hyatt Regency
Yogyakarta:
a) General Store : Merupakan ruangan yang terdiri dari rak-rak
barang yang digunakan untuk penyimpanan barang/bahan yang
digunakan dalam kegiatan operasional hotel. General Store digunakan
untuk menyimpan barang-barang kering dan cair seperti Printed and
Stationary, Chemical, amenities. Penyimpanan barang-barang
tersebut disusun berdasarkan jenisnya, berdasarkan label dan nomor
item untuk menjaga dan mempermudah pencarian. General Store
memiliki suhu ruangan normal, berkisar antara ± 24º-25ºC.
b) Dry Goods Store : Merupakan ruangan yang digunakan untuk
penyimpanan bahan-bahan makanan kering seperti tepung, beras,
sereal, bahan makanan, dan lain sebagainya. Suhu diruangan tersebut
diatur maksimal 24 ºC Sehingga ruangan ini memiliki fasilitas A/C
unyuk menjaga kelembapan dan suhunya. Keseluruhan barang yang
berada di Dri Goods Store disusun berdasarkan jenisnya dengan label
dan kode item di setiap sisi rak penyimpanan.
c) Beverage Store : Merupakan ruangan yang digunakan untuk
menyimpan minuman (Beverage), baik minuman bersoda, minumn
kaleng, minuman botol dan minuman beralkohol. Beverage Store ini
memiliki 2 tipe ruangan, yaitu: 1) Ruangan dengan suhu normal yang
digunakan untuk menyimpan minuman kaleng, soda dan botol yang
hanya memerlukan penyimpanan ditempat sejuk. Ruangan ini juga
dialiri udara segar yang ditarik menggunakan peralatan khusus dan
diarahkan keruangan tersebut. Sedangkan yang ke 2) Ruangan ini
dilengkapi mesin pendingin (Chiller#1) yang digunakan untuk
menyimpan minuman beralkohol yang memang harus disimpan
ditempat dingin dan juga untuk menyimpan jamu.
d) Frizer : Adalah alat pendingin yang memiliki suhu -20 ºC,
bentuknya adalah seperti kotak penyimpanan es krim. Alat pendingin
ini digunakan untuk bahan makanan yang harus disimpan dalam
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
25
keadaan beku. Pengaturan dan pengecekan suhu dilakukan setiap hari
(Pagi dan Sore) dengan menggunakan Thermometer.
e) Dairy Good Store : Merupakan alat yang berbentuk seperti
Container dengan ukuran 2Mx3M (Chiller#2) yang digunakan untuk
menyimpan dairy goods yang disimpan dalam suhu ±2º-4ºC seperti
susu segar, keju, mentega, yoghurt, telor, krim, keju, jus dan lain
sebagainya.
Barang-barang yang disimpan digudang berdasarkan jenis
barangnya ditempatkan sesuai dengan peraturan penyimpanan yang
telah di standarisasi secara Internasional. General Store Hyatt
Regency Yogyakarta telah mempunyai standar FSMS (Food Safety
Management System) dan standar HACCP (Hazard Analytical
Critical Control Point). Sistem Distribusi barang dilakukan dengan
sistem FIFO (First In First Out) yang bertujuan untuk
meminimalisasi terjadinya barang-barang yang expired (kadaluarsa)
Dalam melakukan tugas sehari-hari, storekeeper bekerja sama
dengan 3 bagian yang paling dekat, yaitu Receiving, Purchasing, dan
Cost Audit. Cost Control merupakan pengendalian biaya, bagian
pengendalian biaya berperan aktif dalam proses pengecekan barang,
sebagai bahan dasar. Cost Audit juga mengawasi dan memastikan
barang yang keluar dari store harus disertai dengan document Store
Requsition (quantity, requisition, item, stock on hand, tanggal, nama,
tanda tangan).
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
26
3.1.2 Struktur Organisasi Purchasing Department
Gambar 3.1
Struktur Organisasi
3.1.3 Laporan Kegiatan Kerja
Hari pertama masuk sebagai Trainee di Hyatt Regency
Yogyakarta di mulai dengan perkenalan atau Orientasi oleh Bapak
Momon. Orientasi tentang sejarah, visi dan misi Hyatt Regency
Yogyakarta, struktur yang ada didalamnya dan peraturan-peraturan
yang harus dipatuhi oleh semua karyawan/casual/trainee.
Dan kemudian diberikan pengarahan tentang sistem kerja yang
ada secara umum dan tata tertib selaku Trainee, tentang apa saja yang
harus dilakukan oleh para trainee dan yang membedakan trainee
dengan karyawan. Setelah itu diarahkan untuk memakai seragam dari
Hyatt Regency Yogyakarta dan kemudian pengenalan langsung ke
Purchasing Department dan dikenalkan dengan staff staff yang ada
di Purchasing Department. Setelah selesai dengan pengenalan tentang
Purchasing Department langsung melakukan pengamatan kerja.
PURCHASING
MANAGER
Metta Atihutta
RECEIVING
Anugrah Sukma
PURCHASING
Widhi Nugroho
PURCHASING
SUPERVISOR
Momon Sulaeman
STOREKEEPER
Irwan Prasetiono
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
27
Minggu pertama di Purchasing Department, dimulai dengan
pengenalan awal bagaimana dan apa saja yang dilakukan Storekeeper
dalam bekerja pada setiap harinya. Proses dalam pendistribusian
barang ke outlet atau yang sering disebut “issued” hingga melakukan
posting sebagai bukti issued telah terjadi. Dijelaskan secara terperinci
apa saja poin-poin yang ada di dalam proses kerja Storekeeper.
Pengenalan tentang perbedaan penempatan barang-barang yang
diterima dari hasil pesanan atau requisition kebagian Purchasing.
Diberi penjelasan dari mana asal usul Storekeeper melakukan
permintaan barang ke bagian Purchasing.
Minggu selanjutnya atau minggu kedua dimulai dengan
pengenalan dan pelatihan tentang receiving atau penerimaan barang
beserta prosedur-prosedur pemeriksaan barang yang diterima dari
supplier. Prosedur disini meliputi kualitas barang, kualitas pengiriman
barang dan tentang standar yang telah ditetapkan oleh Hyatt Regency
Yogyakarta. Pemeriksaan dan penerimaan barang yang harus sesuai
deng Purchase Order (PO), dan kemudian didistribusikan langsung
kepada outlet-outlet yang membutuhkan atau yang memesan barang
tersebut (Commisary kitchen, employee kitchen, store).
Selama sebulan pertama, juga diberikan materi tentang sistem
komputerisasi yang digunakan Purchasing Department yaitu
program I-Scala yang digunakan oleh semua bagian yang ada di
Purchasing Department. Digunakan dalam bagian Storekeeper untuk
mencetak Requisition, melakukan posting¸ mencetak consolidated,
dan sebagainya. Sementara untuk bagian Receiving digunakan untuk
melakukan posting dan mencetak DRR. Untuk bagian Purchasing, I-
Scala digunakan untuk membuat atau menghasilkan Purchase Order.
Dilanjutkan dengan pengenalan langsung tentang DRR dan
sistem distribusi DRR ke outlet-outlet dan pelaporannya hingga
sampai diterima oleh Cost Audit, sistematik pelayanan interaksi
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
28
dengan supplier dan pelaksanaan order kebutuhan barang/bahan
harian.
Dimulai pada bulan kedua, mulai bekerja seperti karyawan dan
mulai diberi kepercayaan dalam pelaksanaan kerja dibagian receiving
dan storekeeper namun tetap dipantau oleh staff-staff yang ada.
Melakukan proses Receiving, pemeriksaan barang, faktur, dan
pemberian stempel di faktur. Dan juga melakukan Issued, posting dan
consolidated di bagian Storekeeper.
Setelah dinilai kinerjanya dapat membantu operasional,
kemudian di berikan materi yang mungkin lebih kompleks, materi
tentang sistem convert purchase order, membedakan Item dan X-item,
dan melalukan order ke Supplier di bagian Purchasing dan
mendistribusikan DRR kepada Departemen-departemen yang
melakukan permintaan barang.
Minggu minggu selanjutnya saya melakukan sistem kerja yang
sama seperti siklus normal, melakukan rotasi di 3 peran di bagian
Purchasing Department. Setiap hari memerankan 3 peran yaitu di
bagian Receiving, purchasing, dan storekeeper namun tetap dalam
pantauan oleh staff-staff dibidangnya.
3.1.4 Kegiatan-Kegiatan yang di ikuti selama Magang
General Staff Party
Training Gathering
Training Farewell Party
Training COA
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
29
3.2 Analisis Kerja
Sistem Akuntansi Pembelian memberikan informasi mengenai
informasi mengenai barang/bahan apa yang dibutuhkan, berapa
jumlahnya, bagaimana spesifikasinya, bagaimana kualitasnya, berapa
ukuran serta berapa harganya. Namun ketepatan pembelian juga
dipengaruhi oleh fungsi-fungsi yang terkait, yaitu: fungsi pembelian,
fungsi penerimaan barang dan fungsi akuntansi.
Secara garis besar, jaringan prosedur yang membentuk Sistem
Akuntansi Pembelian pada Hotel Hyatt Regency Yogyakarta terdiri dari:
Prosedur Permintaan Pembelian
Tiap departemen mengecek stok barang yang diperlukan oleh
departemennya masing-masing. Apabila barang sudah mencapai batas
minimal, maka segera membuat pengajuan pembelian barang pada
bagian Purchasing dengan membuat Purchase Request.
Prosedur Pemilihan Pemasok (Supplier)
Dalam pemilihan Supplier, bagian Purchasing membandingkan data
penawaran harga dari pemasok. Supplier mengajukan penawaran harga
secara berkala kepasa pihak hotel di bagian Purchasing Department
tentunya. Setelah memilih Supplier, Purchasing segera membuat
Purchase Order (PO).
Prosedur Order Pembelian
Setelah Purchase Order (PO) selesai dibuat dan dicetak, makan bagian
Purchasing menghubungi Supplier untuk melakukan order pembelian.
Prosedur Penerimaan Barang
Pihak Receiver mengecek apakah kualitas dan kuantitas barang yang
datang telah sesuai dengan PO yang dikeluarkan oleh bagian
Purchasing. Apabila telah sesuai, maka bagian Receiving membuat
laporang penerimaan barang (DRR), dan mendistribusikan barang
tersebut ke bagian store atau ke departemen terkait.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
30
Prosedur pencatatan utang
Bagian Account Payable dengan dibantu dengan bagian Cost Audit
sebagai pemeriksa. memeriksa Purchase Requisition, Purchase Order,
DRR dan faktur dari Supplier kemudian menyelenggarakan pencatatan
utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan hutang
pembelian.
Prosedur Pembayaran dan Distribusi Pembelian
Pada saat jatuh tempo pembayaran, bagian Account Payable
melakukan pembayaran hutang kepada Supplier berdasarkan dokumen
Purchase Order, DRR, dan faktur dari supplier. Selain itu, bagian-
bagian yang berwenang melakukan distribusi rekening yang didebit
dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan
keuangan.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
31
BAB IV
PEMECAHAN MASALAH
4.1 Masalah dan Isu-isu yang Dihadapi
1. Purchasing
Purchasing Department dalam kegiatan sehari-hari melakukan
kerja sesuai perannya dan sesuai dengan prosedur yang telah
ditentukan. Namun selama saya melakukan magang, saya
menemukan beberapa point yang mungkin bisa diperbaiki seperti :
a) Kurangnya ketelitian dalam melakukan posting di
Receiving, sehingga terjadi perbedaan total biaya di posting dengan
total biaya yang ada di faktur. Sehingga postingan tersebut harus
melakukan Credit Note yang akan menyebabkan keterlambatan dalam
pembayaran.
b) Kurangnya disiplin setiap outlet yang melakukan
pemesanan, dimana setiap harinya purchasing department melakukan
convert dari daftar pesanan outlet. Dalam pelaksanaannya dan
dengan alasan operasional outlet-outlet kadang terlambat dalam
penyelesaian pesanan yang harusnya telah dilaksanakan sebelum
pukul 15.00, dengan alasan seperti itu outlet kadang menghampiri
office purchasing untuk melapor jika ada tambahan pesanan.
c) Keterlambatan waktu dalam melakukan posting Receiving,
sehingga jika postingannya banyak Receiving staff mau tidak mau
harus lembur untuk menyelesaikan postingan tersebut.
2. Store (Gudang)
a) Kurang rapinya tatanan barang/bahan yang disimpan
digudang yang mengakibatkan sulit menemukan barang dan bahan
yang diminta outlet, hanya storekeeper yang mengetahui tata letak
barang-barang yang ada di gudang.
b) Penempatan beberapa barang dan label yang tidak sesuai.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
32
4.2 Pemecahan Masalah
1. Purchasing
a) Lebih teliti lagi dalam melakukan posting di Receiving,
posting disesuaikan dengan faktur yang telah tercantum. Karena jika
terjadi kesalahan harus melakukan Credit Note yang harus posting
oleh Manager/Assistant Manager dan itu sama saja akan
merperlambat kinerja operasional Purchasing Department.
b) Melakukan pengarahan langsung kepada outlet-outlet yang
ingin melakukan pemesanan barang, dan melakukan penegasan
tentang aturan-aturan yang berlaku dalam melakukan permintaan
barang.
c) Melakukan posting sedikit demi sedikit agar postingan
tidak menumpuk, dan akan selesai sebelum jam akhir kerja selesai.
2. Store (Gudang)
a) Barang-barang yang ada digudang harus ditempatkan
berdasarkan jenis dan/atau per Departemen dan disusun rapi sehingga
memberikan kesan tertata rapi dan bersih
b) Penempatan barang harus disertai label yang jelas dan
mudah dibaca, agar dapat mempermudah dalam pencarian barang.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
33
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Penyelenggaraan Sistem Akuntansi Pembelian perusahaan sudah
dibentuk dan dilaksanakan dengan baik dengan didukung oleh
pemanfaatan teknologi informasi, pemakaian catatan-catatan akuntansi
yang wajar. Pemanfaatan teknologi informasi dapat dillihat dari
pemakaian jaringan computer yang terintegrasi dalam suatu perangkat
lunak yang bernama iScala sebagai alat bantu pelaksanaan Sistem
Akuntansi Pembelian.
Informasi Pembelian yang dihasilkan oleh Sistem Akuntansi
Pembelian telah dimanfaatkan oleh perusahaan sebagai alat untuk
pengambilan keputusan pembelian pada periode berikutnya. Selain itu
informasi pembelian digunakan sebagai alat untuk menilai kegiatan
masing-masing bagian dan juga digunakan sebagai alat untuk
mengarahkan kegiatan agar lebih efektif dan efisien.
5.2 Saran
Setelah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan pada Hotel Hyatt
Regency Yogyakarta dan mengetahui proses kerja sesungguhnya, penulis
memiliki beberapa saran yang bisa di pertimbangkan:
1. Penyimpanan arsip lebih diperhatikan, karena arsip adalah data
yang sangat penting.
2. Harus terjalin komunikasi yang baik dan kerjasama yang aktif di
satu departemen maupun antar departemen, sehingga memiliki rasa
kesatuan, dengan begitu kinerja yang dilakukan akan semakin baik.
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id
34
DAFTAR PUSTAKA
Chef Smart Height Commis,”Menerima dan Menyimpan Bahan Makanan,”
http://chefcommis.wordpress.com/2012/02/27/menerima-dan-menyimpan-
bahan-makanan/ (Diakses Juni 20, 2015)
Harian Akuntansi, “Receiving Hotel,”
http://harianakuntansi.wordpress.com/2015/02/05/receiving-hotel/ (Diakses
Juni 20, 2015)
Cinkeynaara, “Prosedur Penerimaan Barang di Receiving,”
http://cinkeynaara.blogspot.com/2011/11/prosedur-penerimaan-barang-di-
receiving.html (Diakses Juni 20, 2015)
Kabare Magazine, “Hyatt Regency Yogyakarta You’re More Than Welcome,”
http://kabaremagazine.com/2012/12/hyatt-regency-yogyakarta-you’re-
more-than-welcome/ (Diakses Juni 20, 2015)
Wikipedia, “Hyatt,” http://id.wikipedia.org/wiki/Hyatt (Diakses Juni 20, 2015)
Budi Ampta, “Penerimaan Barang Receiving,”
http://budiampta1.blogspot.com/2013/03/penerimaan-barang-
receiving_6105.html (Diakses Juni 20, 2015)
PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
repository.stieykpn.ac.id