Lap. OJT Gena Enka Lestari-1

7/26/2019 Lap. OJT Gena Enka Lestari-1

1/17

LAPORAN ON THE J

PERTAM

FAKULTAS

UN

OB TRAINING DI JOINT OPERATI

NA-TALISMAN JAMBI MERANG

EPARTEMEN FINANCE

Disusun oleh:

Gena Enka Lestari

NPM: 23211028

EKONOMI JURUSAN AKUNTANS

IVERSITAS GUNADARMA

JAKARTA

2015

G BODY


2/17

i

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat rahmat

dan kasih-Nya penulis dapat melaksanakan On the Job Training di Joint Operating Body

Pertamina-Talisman Jambi Merang.

Laporan OJT ini berisi profil singkat perusahaan, kegiatan harian, dan analisis kegiatan

selama pelaksanaan OJT. Dalam penyusunan laporan OJT ini, penulis mendapatkan bantuan dan

bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Kedua orang tua, kakak, adik, dan keluarga besar atas kasih sayang, perhatian, doa, dan

dukungan yang selalu diberikan kepada penulis selama ini.

2. Ibu Prof. Dr. Dharma Tintri Ediraras, SE., AK.,CA., MBA selaku dosen wali yang

memberikan informasi adanya pelaksanaan OJT di JOB Pertamina-Talisman Jambi

Merang.

3. Bapak Remi Senjaya, ST., MMSI selaku dosen dan panitia program SARMAG yang

telah memberikan ijin untuk mengikuti pelaksanaan OJT di JOB Pertamina-Talisman

Jambi Merang selama dua setengah bulan.

4. Bapak Dharma dan Bapak Wahabman selaku mentor dalam pelaksanaan OJT.

5. Bapak Agung Budi Prasojo selaku Document Controller dan Ibu Febrianty selakuSecretary yang telah membimbing dan memberikan kesempatan kepada penulis untuk

boleh membantu selama OJT berlangsung.

6. Novice, Darvan, dan Tiffany yang sudah menemani dan membantu penulis selama

pelaksanaan OJT s.d. pembuatan laporan.

7. Seluruh pihak yang tidak dapat disebutkan satu-persatu.

Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan laporan OJT. Oleh sebab

itu penulis terbuka untuk menerima saran dan kritik untuk memperbaiki laporan OJT ini.

Jakarta, 5 Februari 2015

Penulis


3/17

ii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL

KATA PENGANTAR i

DAFTAR ISI ii

DAFTAR GAMBAR iii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang 1

1.2 Tujuan 1

1.3 Manfaat 1

BAB II PROFIL PERUSAHAAN

2.1 JOB Pertamina-Talisman Jambi Merang 2

2.2 Struktur Organisasi 2

2.3 Lokasi Perusahaan 3

2.4 Logo Perusahaan 3

BAB III PELAKSANAAN OJT

3.1 Tempat dan Waktu Pelaksanaan 4

3.1.1 Tempat Pelaksanaan 4

3.1.2 Waktu Pelaksanaan 4

3.2 Kegiatan Harian 4

3.3 Hasil dan Pembahasan Kegiatan 5

3.3.1 Hasil Kegiatan 5

3.3.2 Pembahasan Kegiatan 5

A. Pengecekkan Invoice 5

B. Pengendalian Dokumen 7

C. Pembayaran dan Penambahan Petyy Cash 8

BAB IV PENUTUP

4.1 Kesimpulan 13

4.2 Saran 13


4/17

iii

DAFTAR GAMBAR

Gambar Halaman

2.1 Struktur Organisasi JOB PTJM

Finance 23.1 Proses Invoice 6

3.2 Pembayaran Petty Cash 9

3.3 Penambahan Petty Cash 11


5/17

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar BelakangSelama perkuliahan mahasiswa dibekali dengan ilmu dasar berupa teori dan

praktikum sesuai dengan bidang ilmu yang dipelajari. Namun untuk pengembangan diri

yang lebih lanjut, mahasiswa juga memerlukan pembekalan pelatihan kerja. Agar

mahasiswa yang akan mencari kerja nantinya dapat melakukan penyesuaian diri dengan

realita yang terjadi di lapangan. Oleh karena itu setiap mahasiswa perlu untuk

melaksanakan On the Job Training di suatu perusahaan.

Dalam persaingan yang kompetitif saat ini, setiap perusahaan tentu membutuhkan

calon pekerja yang tidak hanya berprestasi dalam bidang akademik tetapi juga memiliki

kualifikasi lain seperti keahlian, keterampilan, dan pengalaman kerja. Oleh karena itu

mahasiswa berharap tidak hanya memiliki ilmu pengetahuan secara teori semata, namun

dapat mengembangkan keahlian, keterampilan, dan memiliki pengalaman kerja.

Mahasiswa juga berharap dapat menerapkan ilmu yang dimiliki selama perkuliahan

sebelum memasuki dunia kerja yang sebenarnya.

Pelaksanaan OJT ini menjadi sarana bagi mahasiswa untuk menambah

pengetahuan, dan pengalaman serta mendapat gambaran tentang dunia kerja yang

sebenarnya sehingga tidak canggung pada saat memasuki dunia kerja.

1.2. Tujuan

Adapun tujuan dari penulisan ini adalah sebagai laporan On the Job Training atas

kegiatan yang telah penulis lakukan selama dua setengah bulan di Departemen Finance

JOB Pertamina-Talisman Jambi Merang.

1.3. Manfaat

Manfaat dari penulisan ini adalah penulis menjadi lebih memahami kegiatan yang

penulis lakukan selama dua setengah bulan di Departemen Finance JOB Pertamina-

Talisman Jambi Merang.


6/17

2

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

2.1. JOB Pertamina-Talisman Jambi MerangJoint Operating Body (JOB) Pertamina Talisman Jambi Merang adalah badan

operasi bersama dimana 50% sahamnya dimiliki oleh PT. Pertamina yang juga bertindak

sebagai operator utama, 25% oleh Talisman Energy selaku operator pendamping, serta

Pacific Oil & Gas sebesar 25% yang merupakan Kontraktor Kontrak Kerja Sama

(KKKS) antara Pertamina dengan Elf Aquitaine Indonesia ditandatangani pada tanggal

10 Februari 1989. Proses kerja utama perusahaan ini secara garis besar ada 2 (dua) hal

yaitu eksplorasi dan eksploitasi. Proses eksplorasi adalah proses pencarian cadangan

minyak atau gas bumi, sedangkan eksploitasi merupakan proses pengambilan dan

pengolahan minyak bumi menjadi crude oil (minyak mentah) dan gas yang siap dijual

kepada konsumen.

2.2. Struktur Organisasi

Jabatan tertinggi di JOB Pertamina-Talisman Jambi Merang adalah General

Manager didampingi oleh seorang Executive Secretary. General Manager mengepalai 9

(sembilan) orang Manager yaitu HSE Manager, Finance Manager, HR & BS Manager,

SCM Manager, Exploration Manager, Operations Manager, Subsurface Manager, Project

Manager, Field Manager. Setiap Manager didampingi oleh seorang Administrator.

Sedangkan untuk struktur organisasi di departemen finance digambarkan sbb:

Gambar 2.1. Struktur Organisasi JOB PTJMFinance


7/17

3

2.3. Lokasi Perusahaan

Kantor JOB PertaminaTalisman Jambi Merang, berlokasi di PHE tower lantai

12 & 15, Jl. TB Simatupang Kav. 99 Jakarta 12520.

2.4. Logo Perusahaan


8/17

4

BAB III

PELAKSANAAN OJT

3.1. Tempat dan Waktu Pelaksanaan3.1.1. Tempat Pelaksanaan

Tempat pelaksanaan On the Job Training adalah di departemen Finance, JOB

Pertamina-Talisman Jambi Merang, PHE Tower Lantai 15. Selama pelaksanaan OJT,

Penulis membantu Document Controller dan Finance Administrator (Secretary).

3.1.2. Waktu Pelaksanaan

OJT dilaksanakan selama dua setengah bulan, sejak tanggal 17 November 2014

s.d. 30 Januari 2015 dengan waktu pelaksanaan setiap hari Senin s.d. Jumat Pukul 07:00-

16:00 WIB.

3.2. Kegiatan Harian

Kegiatan yang telah dilaksanakan selama 2,5 (dua setengah) bulan di JOB

Pertamina-Talisman Jambi Merang sebagai berikut:

Filing & Finding document

Upload & update expense & invoice

Accepting invoice

Recap and check reconciliation

Making Meeting Expense Report

Reimburse to employee

Data entry for payment and outgoing Des 2014 & Jan 2015 (Travel Expense

Report, Miscellaneous Expense Report, Cash Advance)

Making Petty Cash Report (Des 2014 & Jan 2015)

Check Cash Deposit


9/17

5

3.3. Hasil dan Pembahasan Kegiatan

3.3.1. Hasil Kegiatan

Hasil yang penulis dapatkan selama On the Job Training di JOB PTJM yaitu

penulis mempelajari dan mengetahui berbagai hal yang berhubungan dengan invoice,

pengendalian dokumen, dan petty cash antara lain:

Mengetahui proses invoice di JOB PTJM.

Mengetahui persyaratan dokumen untuk penerimaan invoice.

Mempelajari administrasi dokumen seperti fotokopi, scan dan filing hard copy di

ruang penyimpanan dan soft copy di DMS (Document Management System).

Mengetahui proses penambahan petty cash di JOB PTJM.

Mengetahui proses pembayaran petty cash di JOB PTJM.

Mengetahui cara melakukan pembayaran petty cash atas klaim karyawan.

Mengetahui cara pencatatan atas pemakaian petty cash.

Mengetahui cara membuat laporan petty cash.

Mengetahui cara membuat laporan biaya meeting.

3.3.2. Pembahasan Kegiatan

Bahasan dalam penulisan ini berhubungan dengan pengecekkan invoice,

pengendalian dokumen, dan petty cash. Pembahasan ini sehubungan dengan kegiatan

penulis selama OJT di JOB PTJM.

A. Pengecekkan Invoice

Invoice yang di proses di JOB PTJM ada dua yaitu invoice berdasarkan

Purchase Order (PO) dan Service Order (SO). Untuk menerima invoice dari

vendor, ada kelengkapan dokumen yang harus diperhatikan.

Persyaratan dokumen untuk invoice berdasarkan PO yaitu; (1) asli dan 1salinan invoice dengan materai. Pada invoice harus tercantum kontak personil

(email dan telepon), (2) asli PO untuk one time purchase/ pertama kali penagihan

bila terdapat beberapa kali penagihan diperbolehkan melampirkan salinan PO, (3)

Delivery Order (DO)/ Surat Jalan yang ditandatangani dan dicap oleh personil

JOB PTJM, (4) Perhitungan Sisa Nilai Kontrak (Contract Expenditure Report)


10/17

6

untuk beberapa kali penagihan, (5) faktur pajak hal 1 s/d 4 menggunakan format

baru, tanda tangan dan stempel asli tanpa perlu melampirkan SSP, (6) salinan

surat penomoran Faktur Pajak dari KPP dan contoh tanda tangan pejabat yang

berwenang untuk menandatangani Faktur Pajak, (7) kode dan nomor seri faktur,

bila jumlah dibawah Rp.10.000.000,- maka tiga digit pertama 010. Namun bila

jumlah diatas Rp.10.000.000,- maka tiga digit pertama 030.

Selanjutnya dokumen yang disiapkan untuk invoice berdasarkan SO/

contract sama dengan invoice berdasarkan PO. Namun ada beberapa tambahan

yang perlu diperhatikan, yaitu dokumen serah terima pekerjaan yang

ditandatangani kedua pihak (JOB PTJM & Rekanan). Dokumen yang dimaksud

berupa berita acara kemajuan pekerjaan/ progres report/ job completion report

atau; timesheet asli untuk jasa yang harian/ mingguan atau; dokumen serah terima

pekerjaan lainnya yang isinya menyatakan telah dilakukan serah terima pekerjaan.

Berikut ini flowchart proses invoice di JOB PTJM:

Gambar 3.1. Proses Invoice


11/17

7

Departemen Finance mempunyai tanggung jawab untuk melakukan

pengecekkan terhadap invoice-invoice yang diterima oleh Departemen Finance

untuk dilakukan pembayaran. Invoice-invoice tersebut pertama-tama harus dicek

terlebih dahulu apakah disertai dengan asli purchase order, delivery order, atau

perhitungan sisa nilai kontrak. Setelah semua dokumen pendukung lengkap,

invoice akan diregister dan diserahkan ke user untuk mendapatkan persetujuan

pembayaran. Setelah mendapat persetujuan user, invoice diproses lebih lanjut

untuk melakukan pembayaran.

Analisis:

Salah satu pengendalian internal oleh Departemen Finance pada proses

faktur yaitu melakukan pengecekkan terhadap invoice yang diterima. Proses ini

dibutuhkan untuk memastikan bahwa invoice yang diterima Departemen Finance

memang benar invoice terkait dengan kegiatan perusahaan dengan terlampir

dokumen yang disyaratkan seperti yang telah diuraikan diatas, dan nilai yang

sudah disepakati sebelumnya agar tidak ada terjadi lebih bayar. Oleh karena itu

proses pengecekkan invoice sangat dibutuhkan. Invoice yang diterima juga harus

sesuai dengan ketentuan perpajakkan agar PPN yang dibayar bisa dikreditkan.

Proses pengecekkan invoice di JOB PTJM sudah berlangsung dengan

baik. Departemen Finance selalu melakukan pengecekkan terhadap kelengkapan

dokumen dan persyaratan yang telah ditentukan sebelum diterima dan diteruskan

ke user. Departemen Finance selalu tanggap bila ada kesalahan data pada invoice

dan atau dokumen yang terlampir tidak lengkap.

B. Pengendalian Dokumen

Dokumen berisi data penting perusahaan mengenai kekayaan, hak dan

kewajiban serta kegiatan bisnis perusahaan. Setiap perusahaan wajib menyimpan

buku, catatan, dan dokumen perusahaan selama 10 tahun. Ketentuan ini diatur

dalam UU No.8 Tahun 1997 tentang dokumen perusahaan. Penyimpanan

dokumen perusahaan dalam jangka waktu yang panjang untuk kepentingan

tersediaanya alat bukti yang sah secara hukum dan pemeriksaan pemenuhan


12/17

8

kewajiban perpajakan. Mengetahui pentingnya dokumen perusahaan maka

pengaturan dan penyimpanan dokumen di setiap perusahaan perlu diperhatikan

secara lebih lanjut.

Selama perusahaan terus beroperasi maka jumlah dokumen di perusahaan

akan meningkat. Peningkatan jumlah dokumen akan berdampak pada

penumpukkan dokumen. Penumpukkan dokumen dalam jumlah besar dapat

menimbulkan masalah yaitu kesulitan dalam penemuan dokumen saat dibutuhkan,

dan dokumen hilang atau rusak. Oleh karena itu pengendalian dokumen secara

baik dan benar dibutuhkan oleh perusahaan.

Pengendalian dokumen di JOB PTJM sudah berlangsung dengan baik.

Karena penyimpanan data di JOB PTJM tidak hanya di ruang penyimpanan tapi

juga menggunakan bantuan teknologi informasi yaitu Document Management

System (DMS). Sehingga pencarian dan pendistribusian file dokumen dapat

dilakukan dengan cepat dan mudah. Dokumen yang disimpan di ruang

penyimpanan juga mudah ditemukan kembali karena dokumen disimpan dengan

catatan yang jelas dan akurat baik pada ordner dan excel. Proses ini didukung oleh

Controller yang memiliki kemampuan penggunaan excel dan database yang baik,

memberi catatan yang jelas pada saat filling, serta menginput data-data dengan

cepat.

Adapun hal yang perlu diperhatikan seperti DMS tidak bisa diakses pada

saat jam kerja. Sehubungan dengan masalah tersebut maka maintenance IT perlu

ditingkatkan. Agar DMS selalu dapat diakses pada saat jam kerja sehingga

penyimpanan data dapat berlangsung dengan lancar.

C. Pembayaran dan Penambahan Petty CashBerikut ini flowchart Pembayaran Petty Cash di JOB PTJM:


13/17

9

Gambar 3.2 Pembayaran Petty Cash


14/17

10

Petty cash digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang

dilakukan oleh pegawai untuk kepentingan perusahaan. Pegawai yang

membutuhkan petty cash untuk keperluan perusahaan dapat meminta ke

Departemen Finance dengan menggunakan Form TER/ MER untuk Travel/

Miscellaneous/ Meeting expense atau menggunakan Form CA untuk advance.

Form TER/ MER digunakan apabila pegawai sudah melakukan pengeluaran dan

terdapat bukti pembayaran atas pengeluaran yang dilakukan sedangkan Form CA

digunakan sebelum pengeluaran dilakukan dan kemudian akan

dipertanggungjawabkan dengan Form TER/ MER setelah pengeluaran dilakukan.

Baik Form TER/ MER maupun Form CA harus mendapatkan persetujuan

dari Kepala Department dan Manager BS sebelum diserahkan ke Departemen

Finance. Departemen Finance kemudian akan melakukan pengecekkan terhadap

kelengkapan dokumen dan persyaratan yang telah ditentukan sebelum disetujui

oleh Manager Finance. Setelah mendapat persetujuan dari Manager Finance,

pegawai dapat meminta petty cash ke Cashier/ Finance Administrator untuk

expense atau advance dibawah Rp. 1.000.000,- sedangkan untuk expense atau

advance diatas Rp. 1.000.000,- maka akan ditransfer ke rekening pegawai.

Berikut ini flowchart Penambahan Petty Cash di JOB PTJM:


15/17

11

Gambar 3.3 Penambahan Petty Cash

Untuk menjaga agar petty cash tidak habis, replenishment atau

penambahan petty cash dilakukan setiap dua kali dalam sebulan. Replenishment

petty cash dilakukan dengan menyiapkan petty cash report, payment voucher,

petty cash count form dan semua kelengkapaan dokumen pembayaran kepada

Finance Analyst untuk dilakukan pengecekan apakah saldo aktual petty cash

sudah sesuai dengan petty cash report dan dokumen-dokumen pendukung. Setelah

semua sudah sesuai dan dicatat dalam pembukuan, maka dibutuhkan persetujuan


16/17

12

dari Manager Finance untuk mendapatkan check beserta tanda tangan dari pihak

yang berwenang untuk mencairkan uang di bank untuk menambah saldo petty

cash.

Analisis:

Saldo petty cash harus selalu dikontrol agar bisa dipertanggungjawabkan

pemasukkan dan pengeluarannya. Dalam hal ini Finance Administrator selalu

mengontrol pemasukkan dan pengeluaran petty cash dengan menyiapkan laporan

dan adminsitrasi dokumen-dokumen yang dibutuhkan seperti form ER, form CA,

payment voucher, bukti pembayaran, dan lain-lain sebagai bahan

pertanggungjawaban. Prosedur pemasukkan dan pengeluaran petty cash di JOB

PTJM sudah berlangsung dengan baik. Setiap pemasukkan dan pengeluaran petty

cash selalu diotorisasi oleh pihak yang berwenang.

Pengendalian internal untuk pemasukan dan pengeluaran petty cash di

JOB PTJM sudah baik. Namun ada hal yang perlu perhatikan. Pada saat

melakukan pengeluaran petty cash atas klaim pegawai, sebaiknya langsung

kepada pegawai yang bersangkutan. Bila penggantian uang pegawai dilakukan

dengan cara dititipkan kepada pegawai lain yang berada dalam satu departemen,

sebaiknya ada konfirmasi sebelumnya. Konfirmasi yang dilakukan sebaiknya

melalui email sebab terdapat rekaman sebagai bahan pertanggungjawaban.

Sehingga proses pengeluaran petty cash ini dapat dikendalikan dan

dipertanggungjawabkan. Dalam proses ini Finance Administrator sudah

menjalankan tugasnya dengan baik, karena penggantian uang pegawai melalui

perantara dilakukan oleh Finance Administrator bila sudah mendapatkan

konfirmasi sebelumnya dari pegawai yang bersangkutan baik melalui email

maupun telepon.


17/17

13

BAB IV

PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil pelaksanaan OJT selama dua setengah bulan di JOB

PertaminaTalisman Jambi Merang pada Departemen Finance, penulis menarik

kesimpulan bahwa Departemen Finance JOB PTJM sudah memiliki prosedur kerja yang

baik dalam hal pengontrolan dokumen dan petty cash.

4.2. Saran

Beberapa saran yang dapat penulis berikan untuk Departemen Finance JOB PTJM

antara lain :

Maintenance IT lebih ditingkatkan agar DMS mudah untuk diakses sehingga

proses filling digital berjalan dengan efisien dan efektif.

Expense yang sudah cair sebaiknya diambil oleh pegawai yang bersangkutan.

Apabila bukan diambil oleh pegawai yang bersangkutan sebaiknya ada email

konfirmasi dari pegawai yang bersangkutan terlebih dahulu sebagai bukti tertulis

bahwa pegawai yang diberi wewenang berhak mengambil expense yang sudah

cair.

Lap. OJT Gena Enka Lestari-1

Documents

Transcript of Lap. OJT Gena Enka Lestari-1