Lancang kuning dari indragiriberlayar malam menuju pekanTuan-tuan dan puan-puan yang kami hormatie-barcode akan kami presentasikan

Created by :UPT Instalasi Farmasi – Kota Batam

Tahun 2014

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN LOGISTIK OBAT DI KOTA BATAM

Secara geografis Kota Batam mempunyai posisi yang strategis karena berada pada jalur pelayaran internasional dan hanya berjarak 12,5 mil laut dengan negara Singapura. Hal ini menempatkan Kota Batam sebagai salah satu pintu gerbang di Kawasan Barat Indonesia.

Batas Wilayah Kota Batam:Sebelah Utara : Selat SingapuraSebelah Selatan : Kabupaten LinggaSebelah Barat : Kabupaten KarimunSebelah Timur : Kabupaten Kepri

Kota Batam terdiri dari + 400 buah pulau, 329 pulau diantaranya telah bernama, dimana beberapa diantaranya berbatasan langsung dengan Negara Singapura.

Jumlah penduduk Kota Batam adalah

1.235.651 Jiwa (per 31 Desember 2013)

Terdiri dari 12 Kecamatan dan 64 Kelurahan

Dalam hal Pengelolaan Obat, UPT Instalasi Farmasi Kota Batam melayani 17 Puskesmas yang terdiri dari 14 Puskesmas Kecamatan Darat dan 3 Puskesmas Kecamatan Laut dan melayani 5 Rumah Sakit yang telah menandatangani MoU dengan Dinas Kesehatan dalam pelayanan program obat TB sesuai dengan strategi DOTS.

Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, pegawai UPT Instalasi Farmasi berjumlah 8 orangdengan rincian : Apoteker : 2 Orang SKM: 1 Orang Sarjana Ekonomi : 2 Orang DIII Farmasi : 1 Orang Asisten Apoteker : 1 Orang SMU: 1 Orang.

Ka.SUBAG TATA USAHA CHRISTA ULINA PINEM, SKM NIP.19670615-199003-2-014

JABATAN FUNGSIONAL

PERENCANAAN

Koordinatir

SRYWATY, .SSi, Apt Nip;19780909-200903-2-003

PENYIMPANAN

Koordinator

RORO TUTI HERAWATI NIP.19691106-199402-2-002

PENDISTRIBUSIAN

Koordinator

FRANKI MUNANDAR, A.Md,Farm NIP.19840101-201101-1-004

MONITORING & EVALUASI

Koordinator

KEPALA UPT INSTALASI FARMASI

RABAINA, SSi, Apt NIP. 19720707-200212-2-006

BENDAHARA PENGELUARAN PEMBANTU ERMIDA, SE

NIP. 19690822-199703-2-005

KEPEGAWAIAN DONNI SANDRA

NIP. 19830126-201001-1-003

PELAPORAN

Koordinator

SUWANDI NIP.19781229-200801-1-010

UMUM dan PERLENGKAPAN

STRUKTUR ORGANISASI UPT INSTALASI FARMASI

PERAN UPT INSTALASI FARMASI KOTA BATAM

Pengendalian ketersediaan obat ditingkat kabupaten/kota (Controller of drug availability)

Pengelolaan obat (perencanaan, penyimpanan, pendistribusian, pencatatan dan pelaporan serta monitoring & evaluasi)

Penyedia informasi • Dinamika logistik obat

di UPT Instalasi Farmasi

Informasi manajemen logistik obat di UPT Instalasi Farmasi telah menggunakan sistem e-barcode

LATAR BELAKANG / Alasan Pengembangan Program Aplikasi e-Barcode

Sebagai langkah dalam persiapan penerapan sistem komputerisasi yang terintegrasi di lingkungan Pemko Batam dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat Kota Batam

Meningkatkan kualitas penyajian informasi pengelolaan obat sesuai dengan tingkat kebutuhan manajemen / pemerintahan

Pengembangan sistem informasi dan jaringan komputerisasi terpadu dilingkungan UPT Instalasi Farmasi untuk menunjang kinerja pemerintahan (Pemko Batam)

Tersedianya jaringan infrastruktur dan perangkat sistem komputerisasi yang memadai di UPT Instalasi Farmasi

RUMUSAN MASALAH

Bagaimana meningkatkan tata kelola yang baik (Good Governance) Sistem Informasi Pengelolaan Obat UPT Instalasi Farmasi dalam memenuhi kebutuhan para pemangku kepentingan / Stakeholder (Pemerintah Daerah, DPRD, Auditor, Puskesmas/User dan Masyarakat Kota Batam)

MAKSUD & TUJUAN

Terbentuknya sistem informasi pengelolaan obat yang terintegrasi, cepat, akurat dan dapat dipertanggung jawabkan (accountable)

Tersedianya sarana sistem komputerisasi yang memadai baik Software (Aplikasi UPT Instalasi Farmasi), Hardware (Server, PC, Jaringan LAN / Intranet) maupun Brainware (SDM Terlatih)

Memudahkan pimpinan dan dinas terkait dalam menganalisa tingkat pemakaian dan kebutuhan obat

Meningkatkan tingkat kehandalan sistem komputerisasi baik dari segi pengamanan (security) dan penyelamatan data (back-up & recovery)

TAHAPAN DALAM PENGEMBANGAN APLIKASI :

Fase I Pembangunan aplikasi transaksional pusat (UPT Instalasi Farmasi) Pembentukan Basis Data (Bank Data) Instalasi jaringan lokal (LAN)

Fase II Pengembangan aplikasi dengan Barcode System Pengembangan aplikasi EIS Pengembangan infrastruktur jaringan intranet dengan dinas terkait

Fase III Pengembangan aplikasi transaksional u/ Puskesmas / user terkait Pengembangan aplikasi sistem informasi berbasis Web (Web Base) Penyediaan infrastruktur jaringan komunikasi data yang memadai

Pemerintah Kota Batam

2003

2010

IMPLEMENTASI SISTEM E-BARCODE

Instalasi Infrastruktur Jaringan LAN (Local Area Network) -- 2010 Mendukung pengembangan sistem aplikasi terpadu / terintegrasi dilingkungan kantor

UPT Instalasi Farmasi Meningkatkan kinerja dan pengawasan (controlling) persediaan & mutasi obat Mempercepat penyajian informasi persediaan dan mutasi obat

Pengembangan Insfrastruktur Jaringan Intranet antara UPT Instalasi Farmasi dengan Puskesmas - 2015 Mendukung rencana penerapan sistem aplikasi terpadu / terintegrasi dengan Puskesmas Meningkatkan kinerja dalam pengawasan persediaan dan mutasi obat di masing-masing

Puskesmas Mempercepat penyajian informasi persedian dan mutasi obat di masing-masing

Puskesmas Meningkatkan efisiensi waktu, biaya dan tenaga dalam permintaan / pengiriman obat

dari / ke Puskesmas dengan UPT Instalasi Farmasi.

IMPLEMENTASI SISTEM E-BARCODE (LANJUTAN)

Pembuatan Program Aplikasi Executive Information System (EIS) - 2015

Menyediakan data dan informasi yang akurat dan up to date tentang persediaan dan mutasi Obat (Laporan Rekapitulasi dan Grafik)

Memudahkan pimpinan dan dinas terkait dalam menganalisa tingkat pemakaian dan kebutuhan obat

Membantu dalam penyusunan rencana kerja dan anggaran pengadaan obat

Mendukung pimpinan dalam pengambilan keputusan cepat, akurat dan up to date

PEMBIAYAANAPBD II Kota Batam : 2003 aplikasi inv.obat : Rp 24.000.000 2010 aplikasi barcode : Rp 35.000.000

(mesin cetak barcode,kertas/ribbon,sensor barcode)

2013 aplikasi terintegrasi dlm jaringan LAN (komputer server,perangkat

pendukung jaringan LAN : Rp 40.000.000

FLOW SYSTEM ADMINISTRASI OBAT

Sumber Dana (APBD I / II)

APBD II, I, BufferProg, DAK

Dinas Kesehatan

APBD II, I, BufferProg, DAK

Pengadaan/Pengiriman lsg.

Daftar Stock Obat

UPT Instalasi Farmasi

Daftar Stock Obat

Key-inUpdating

Daftar Obat

DatabaseObat

Monitoring& Reporting

S. Bukti Barang Keluar

Mutasi In/OutObat

Penerimaan ObPer Periode

Penerimaan Obat Per Alokasi

PendistribusianObat Per Periode

PendistribusianObat Per PskMonitoring

Stock Obat

PermintaanObat

Puskesmas / User Lain

ProsesPermintaan

DatabaseObat

MonitoringStock Obat

Daftar Stock Obat

Cek StockObat ?

ProsesPengeluaran

PermintaanObat

Copy #2

Surat Bukti Barang Keluar

Surat Bukti Barang Keluar

Database ObatTerupdate

N

YesNo

TOPOLOGI JARINGAN LAN UPT INSTALASI FARMASI – KOTA BATAM

Switch/Hub

IP: 192.168.1.1

IP: 192.168.1.5 IP: 192.168.1.6 IP: 192.168.1.7 IP: 192.168.1.8 IP: 192.168.1.9

DENAH INSTALASI LAN UPT INSTALASI FARMASI – KOTA BATAM

RU

AN

G

AD

MIN

ISTR

ASI

RUANG KEPALA UPT INSTALASI

FARMASI FRONT OFFICE

PINTU MASUK BARANG

RUANG PENYIMPANAN OBAT

PINTU KELUAR BARANG

RUANG ARSIF

RUANG SHALAT

TOILET WASTAFEL RUANG OKT

HASIL DAN DAMPAK PENERAPAN SISTEM E-BARCODE

Aplikasi e-Barcode dalam sistem pengelolaan obat di Pemerintah Kota Batam merupakan upaya untuk mencapai suatu sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance, sehingga jumlah dan nilai obat yang cukup besar menyerap anggaran dapat dimanfaatkan masyarakat secara optimal.

Mengingat manfaatnya yang cukup besar dalam hal menjaga keamanan, pemerataan dan kecukupan obat bagi masyarakat, kelanjutan dari program ini sangat diperlukan. Untuk itu dibutuhkan Pengalokasian Sumber Daya keuangan dan SDM

LAMPIRAN

Contoh format barcode obat yang ada di UPT Inst.Farmasi 2 digit pertama : Sumber Dana

01 = APBD II02 = APBD I03 = Buffer stok04 = Program05 = DAK

2 digit kedua : Tahun Penerimaan 2 digit ketiga : Bulan Expire 2 digit keempat: Tahun Expire 5 digit kelima : Kode obat Sisa digit : No Batch

GAMBAR 1: MENU UTAMA APLIKASI

GAMBAR 2 : MENU ENTRI DATA

GAMBAR 3 : MENU ENTRI OBAT MASUK

GAMBAR 4 : MENU ENTRI OBAT KELUAR

GAMBAR 5 : MENU LAPORAN / INFORMASI OBAT

GAMBAR 6 : FORMAT LAPORAN REKAPITULASI OBAT PER PERIODE

GAMBAR 7 : MENU CETAK KARTU STOK

GAMBAR 8 : FORMAT CETAK KARTU STOK

GAMBAR 9 : MENU DAFTAR EXPIRE OBAT

OBAT DIATAS RAK ( TELAH DI BARCODE)

KANTOR UPT INSTALASI FARMASI KOTA BATAM

ARMADA DISTRIBUSI OBAT UPT INSTALASI FARMASI

MENDISTRIBUSIKAN OBAT KE PKM KECAMATAN LAUT

KUNJUNGAN TIM PTD

PERANGKAT SISTEM E-BARCODE MENJADI OBJEK KUNJUNGAN PTD INDONESIA DALAM KEGIATAN TEMU JARINGAN LOGISTIK PROPINSI

THANK YOU

Pemko Batam

Orang tani mengambil nipahSinggah bermalam di kampung adatSemoga pertemuan ini membawa berkahUntuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat

pergi ke bangka membeli ikanMembeli keris raja di beri. demikianlah yang dapat kami sampaikanmohon maaf atas kesilapan diri