Lampiran 2

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Tanggal

Dibuat :

Judul :

Tanggal

Berlaku :

No. SOP :

Nama Departemen :

No. Revisi :

DILARANG menyalin atau memperbanyak SOP ini. PLD-Form-MR-101.1 R00

19 Oktober 20156 Oktober 2015 Joint Group Infrastructure

PLD-SOP-JGI-801.1

8

PENGATURAN DAN PENGGUNAAN

INFRASTRUKTUR IT

PLANTATIONS DIVISION

Hal. dari00 1

Jabatan Tanda Tangan Tanggal

Dibuat oleh

Diperiksa oleh

Disetujui oleh

Anthoni Simamora

Brian Jianwen Chen

Andy Indigo

Riadi Didik Tjahjanto

System, Policy & Procedure

FATB Director

Deputy Executive Director

Executive Director

Nama

LEMBAR CATATAN PERUBAHAN

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

No Tanggal Halaman Alinea Sebelumnya Menjadi

Revisi

Alasan

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN


Tanggal

Dibuat :

Judul :

Tanggal

Berlaku :

No. SOP :

Nama Departemen :

No. Revisi :



PLD-SOP-JGI-801.1

8


INFRASTRUKTUR IT


Hal. dari00 2

1. RUANG LINGKUP :

Prosedur ini dibuat untuk Departemen Joint Group Infrastructure; wajib dibaca dan diterapkan oleh

seluruh karyawan GAMA Corporation Plantations Division, khususnya Departemen Joint Group

Infrastructure dan pengguna infrastruktur IT.

2. TUJUAN :2.1 Memberikan rincian infrastruktur IT yang tersedia dan dapat digunakan di perusahaan sesuai

kebutuhan.

2.2 Menjelaskan ketentuan penggunaan infrastruktur IT dengan memperhatikan batasan-batasan yang diperbolehkan.

2.3 Menjelaskan pedoman penggunaan infrastruktur IT (seperti : e-mail, akses internet, user mobile dan

remote access).

2.4 Memberikan informasi bahwa pengguna infrastruktur IT untuk tidak diperkenankan untuk

menghubungi secara langsung (baik resmi ataupun tidak) ke setiap vendor IT tanpa keterlibatan

Departemen Joint Group Infrastructure.

2.5 Memberikan informasi kepada pengguna infrastruktur IT untuk tidak membagikan informasi

perusahaan kepada pihak eksternal (selain pihak GAMA Corporation Plantations Division).

2.6 Menjelaskan proses yang dilakukan untuk melaporkan pelanggaran terkait penggunaan infrastruktur;

memperkenalkan prosedur kepada karyawan baru atau penggantinya; persetujuan pemakaian

infrastruktur IT oleh kontraktor atau konsultan; melaporkan kehilangan atau kerusakan; pengadaan;

permintaan pembuatan/perubahan dan penghapusan e-mail dan user account.

2.7 Menyamakan prosedur pelaksanaan dan format-format dokumen yang berhubungan dengan

pengaturan dan penggunaan infrastruktur IT.

3. REFERENSI :

N/A

4. KEBIJAKAN :

Kebijakan terkait digunakan untuk acuan prosedur Pengaturan dan Penggunaan Infrastruktur IT, meliputi

namun tidak terbatas pada :

4.1 Infrastruktur IT

4.1.1 Infrastruktur IT yang tersedia dan dapat digunakan di perusahaan sesuai kebutuhan antara lain

sebagai berikut :

Komputer : server, storage, desktop, thin-client, laptop dan kelengkapannya

Perangkat IT yang berbasis Internet Protocol (IP) untuk mendukung penggunaan sistem aplikasi

bisnis perusahaan

Printer dan Document centre

Peralatan multimedia, projector LCD dan/atau peralatan presentasi elektronik lainnya

Terminal handheld, perangkat handphone, smartphone dan kelengkapannya

Media penyimpanan data, hard drive, zip drive, flash drive, semua USB drive, memory card,

semua bentuk piringan

Peralatan surveillance system, access control dan absensi

Perangkat telekomunikasi suara dan data

Hak cipta perangkat lunak dan aplikasi bisnis

Fasilitas komputer, seperti e-mail, internet yang diakses melalui jaringan perusahaan, dan

Layanan teknis, seperti dukungan teknis, konsultasi, pengembangan dan perawatan atas solusi

yang dikembangkan


Tanggal

Dibuat :

Judul :

Tanggal

Berlaku :

No. SOP :

Nama Departemen :

No. Revisi :



PLD-SOP-JGI-801.1

8


INFRASTRUKTUR IT


Hal. dari00 3

4.2 Batasan-Batasan Penggunaan Infrastruktur IT

Perusahaan menyediakan Infrastruktur IT untuk dipergunakan sebagai alat riset, komunikasi dan alat

kerja yang membantu End-User dalam melaksanakan tugasnya secara efisien. Namun demikian,

penggunaan secara terbatas untuk keperluan pribadi tetap diperbolehkan dengan batasan-batasan :

Tidak mempengaruhi kinerja End-User.

Tidak mengganggu operasional bisnis perusahaan.

Tidak akan melanggar kebijakan ini, perjanjian kerja bersama, peraturan perusahaan, perjanjian/

kontrak dan/atau kebijakan yang berlaku.

Tidak akan melanggar peraturan dan perundangan yang berlaku.

4.3 Pemeriksaan, Pengawasan dan Penyidikan

Departemen Joint Group Infrastructure akan memeriksa dan mengawasi pelaksanaan kebijakan ini.

Untuk melindungi hak milik intelektual, aktiva tetap, kepentingan usaha dan memastikan

penggunaan infrastruktur IT, Departemen Joint Group Infrastructure akan melakukan pengamatan

secara terus-menerus terhadap sistem komputer dan penggunaannya oleh End-User.Sehubungan dengan hal tersebut, setiap saat Departemen Joint Group Infrastructure dapat

mengakses, menganalisa, memeriksa dan mengawasi :

Penggunaan infrastruktur IT oleh End-User.

Keberadaan infrastruktur IT secara fisik.

Data-data, informasi dan komunikasi yang dibuat dengan menggunakan infrastruktur IT, sesuai

persetujuan oleh End-User terkait.

Pemeriksaan, pengawasan dan penyidikan akan dilakukan oleh Departemen Joint Group

Infrastructure setiap saat sesuai dengan kebutuhan perusahaan, mencakup seluruh aspek dari

penggunaan infrastruktur IT oleh End-User termasuk :

E-mail mencakup isi dari setiap e-mail yang diterima, dikirim dan tersimpan di komputer;

termasuk e-mail yang sudah dihapus dari inbox.

Pemakaian internet akan dilakukan perekaman (log) untuk setiap akses terhadap file, gambar,

situs web dan alamat URL yang dikunjungi oleh End-User termasuk jam dan durasi akses.

Hard-Drive komputer, End-User harus setuju dan bersedia untuk memberikan password jika

diperlukan pengaksesan terhadap komputer.

Penggunaan telepon kantor dapat diawasi oleh Departemen Joint Group Infrastructure.

4.4 Penggunaan Infrastruktur IT

Dalam menggunakan infrastruktur IT, pengguna harus mematuhi pedoman dasar berikut :

Segala perangkat keras, lunak, dan konfigurasinya harus merupakan standar yang disediakan

dan disetujui oleh Departemen Joint Group Infrastructure. End-User dapat menghubungi

Departemen Joint Group Infrastructure untuk informasi lebih lanjut mengenai perangkat keras

dan lunak.

Semua perangkat lunak yang terpasang di sistem komputer harus berlisensi resmi. End-User

yang menggunakan perangkat lunak ilegal, maka segala bentuk sanksi pelanggaran yang timbul

akan menjadi tanggung jawab End-User terkait.

End-User dilarang untuk melakukan tindakan atau ucapan yang menimbulkan kewajiban hukum

atau kontraktual atas nama perusahaan kecuali secara tegas memang diberikan kuasa untuk itu.

End-User dilarang menggunakan atau memanfaatkan infrastruktur IT demi keuntungan pribadi,

misalnya menjalankan bisnis pribadi, untuk berjudi atau melakukan perdagangan melalui

internet.

Dokumen-dokumen milik pribadi harus dijaga seminimal mungkin ada di infrastruktur IT.

End-User dilarang menyimpan data informasi milik perusahaan pada komputer yang dimilikinya

atau peralatan lainnya yang tidak disediakan oleh perusahaan.


Tanggal

Dibuat :

Judul :

Tanggal

Berlaku :

No. SOP :

Nama Departemen :

No. Revisi :



PLD-SOP-JGI-801.1

8


INFRASTRUKTUR IT


Hal. dari00 4

4.5 Akses ke Infrastruktur IT Milik Perusahaan

Hak End-User terhadap infrastruktur IT milik perusahaan didasarkan atas prinsip kebutuhan untuk diketahui dan harus diberikan melalui persetujuan resmi.

Kerahasiaan password harus dijaga dengan benar. End-User harus menggunakan username

(atau user-id) dan password-nya sendiri ketika mengakses infrastruktur IT. End-User setiap saat

harus selalu menjaga kerahasiaan username dan informasi password-nya serta tidak

memberitahukan kepada End-User lain, kecuali pemberitahuan tersebut sangat diperlukan untuk

alasan kegiatan yang bersifat kritis dan sah, atau sebagai bagian dari suatu pendidikan, dalam

hal ini End-User diharuskan untuk memberitahukan username dan/atau password-nya,

pemberitahuan ini harus dilakukan secara langsung dan tidak melalui telepon, tertulis atau

e-mail.

End-User tidak diperbolehkan mendapatkan atau berusaha untuk mendapatkan akses yang tidak

sah ke dalam setiap Infrastruktur IT lainnya di dalam atau di luar perusahaan atau berusaha

mencabut hak End-User lainnya, dan berusaha untuk mendapatkan hak atau akses tambahan

terhadap infrastruktur IT perusahaan.

Komputer login akan mengacu kepada standarisasi Single Sign On (SSO) dengan menggunakan

[nama-depan].[nama-belakang].

4.6 Penggunaan E-mail

End-User harus mematuhi hal berikut :

Tidak mengirimkan informasi yang bersifat sensitif atau informasi yang bersifat rahasia

perusahaan dengan menggunakan e-mail atau melalui internet tanpa menggunakan sandi

pengamanan karena setiap informasi yang terkirim dapat dibaca oleh publik dan dapat diambil

dan backup.

Tidak menggunakan sistem e-mail perusahaan untuk tujuan yang melanggar hukum, meminta

sumbangan kepada organisasi amal, berjualan produk atau jasa, menerima atau

mempertunjukkan materi yang bersifat pornografi atau yang dapat dianggap bersifat tidak

menyenangkan, menghina, mengintimidasi atau mempermalukan dengan melecehkan atau

melakukan diskriminasi.

Tidak membuat pernyataan yang menyesatkan, bersifat politis, memperkeruh suasana, atau

pernyataan palsu melalui e-mail.

Tidak mengirimkan atau menyebabkan terkirimnya e-mail (termasuk lampiran/attachment) yang

bersifat materi yang bertentangan dengan hukum, tidak sesuai hukum atau tidak pantas.

Untuk komunikasi eksternal, ukuran e-mail yang dikirim tidak lebih besar dari 5 MB, atau sistem

secara otomatis menolaknya dan mengirimkan pemberitahuan kepada End-User terkait.

Mengirimkan e-mail dengan lebih dari 5 MB harus disampaikan ke Departemen Joint Group

Infrastructure pada kondisi tertentu, suatu ukuran lebih dari standar diperbolehkan untuk

End-User yang berhak dengan persetujuan sebelumnya dari Head Joint Group Infrastructure.

Sedangkan untuk komunikasi internal, setiap pengiriman dan penerimaan e-mail masing-masing

10 MB, dengan mailbox setiap e-mail account sebesar 300 MB.

Berlangganan pada mailing list yang tidak ada hubungannya dengan kegiatan usaha tidak

diperkenankan sama sekali.

Mengirimkan e-mail dalam jumlah besar harus disampaikan kepada Staff Joint Group

Infrastructure sebagai pihak yang akan melakukan pendistribusian.

Tidak mengirimkan, meneruskan atau menyebabkan terkirimnya surat berantai, surat yang dapat

memperkeruh keadaan atau SPAM hal tersebut akan melipatgandakan dan memperlambat

sistem e-mail dan juga dapat bertentangan dengan hukum.


Tanggal

Dibuat :

Judul :

Tanggal

Berlaku :

No. SOP :

Nama Departemen :

No. Revisi :



PLD-SOP-JGI-801.1

8


INFRASTRUKTUR IT


Hal. dari00 500

Perangkat lunak perusahaan tidak diperbolehkan untuk di-install di rumah atau peralatan yang

bukan milik perusahaan.

End-User bertanggung jawab untuk melakukan tindakan pencegahan yang perlu guna

mengamankan infrastruktur IT dari kerusakan, pencurian atau kehilangan.

End-User dilarang membocorkan informasi dan melakukan perubahan terhadap data

(perusahaan atau setiap pelanggannya, klien atau pemasok perusahaan).

Sistem komputer pribadi dan kelengkapannya atau perangkat lainnya tidak diperkenankan untuk

digunakan di lingkungan perusahaan.

Pernyataan berikut ini akan muncul dengan sendirinya pada semua e-mail perusahaan yang

ditujukan kepada alamat e-mail di luar perusahaan dan tidak diperbolehkan untuk dihapus :

CAUTION: This message may contain privileged and confidential information intended only

for the use of the addressee named above. If you are not the intended recipient of this

message, you are hereby notified that any use, dissemination, distribution, or reproduction

of this message is prohibited. If you have received this message in error, please notify the e-

mail system administration immediately. Any views expressed in this message are those of

the individual sender and may not necessarily reflect the views of GAMA Corporation

Plantations Division.

Semua e-mail akan dipindai/scanning oleh perangkat lunak anti virus dan jika ditemukan e-mail

yang memuat virus akan langsung dihapus oleh Staff Joint Group Infrastructure tanpa diperlukan

persetujuan. Semua e-mail yang mengandung virus dapat diselidiki sumber dan isinya.

Semua e-mail dapat diperiksa sebagai bagian dari penyelidikan yang disetujui oleh perusahaan.

Hal ini di luar dari kegiatan pemeriksaan, pengawasan, atau penyelidikan e-mail yang diatur

dalam lingkup pemeriksaan dan pengawasan dari kebijakan ini.

Karyawan yang memiliki tanggung jawab atas kerahasiaan data perusahaan bisa berkomunikasi

dengan pihak eksternal perusahaan dengan persetujuan Head Departemen/Unit.

4.7 Akses Internet

End-User mematuhi hal-hal sebagai berikut :

Persetujuan resmi harus diberikan oleh masing-masing Head Departemen/Unit dari End-User

sebelum memberikan akses internet (menggunakan form yang berlaku) dan disetujui oleh Head

Joint Group Infrastructure.

Akses internet diberikan atas dasar kebutuhan dan disetujui oleh atasan dari End-User.

Penggunaan akses internet untuk keperluan pribadi harus dijaga seminimal mungkin.

Tidak mengakses, men-download, meneruskan atau meng-install materi yang bersifat pornografi

atau hal yang tidak menyenangka;, menghina, mengintimidasi dan mempermalukan dengan/atau

mendiskriminasikan situs internet yang diakses oleh End-User. Akses internet dapat diperiksa/di-audit/ditutup untuk menjamin tidak diaksesnya situs yang bersifat sebagaimana dimaksud.

Tidak men-download atau meng-install materi seperti grafis, gambar, logo, suara, video,

dokumen, perangkat lunak, dan hak atas kekayaan intelektual lainnya tanpa ijin dari pemiliknya.

Tidak menerbitkan informasi perusahaan di internet (termasuk situs web, blog, chat room,

direktori, forum diskusi dan news group) tanpa ijin dan persetujuan dari Direksi masing-masing unit usaha perusahaan.

Mematuhi setiap aturan terhadap semua lisensi perangkat lunak, hak cipta dan perundang-

undangan yang berlaku (termasuk perlindungan terhadap hak kekayaan intelektual dan

peraturan perundangan telekomunikasi).

Tidak menguji atau menantang sistem keamanan milik perusahaan atau situs internet atau

sistem komputer perusahaan.

Tidak meng-upload, men-download, menggunakan, mengambil atau mengakses materi internet

yang tidak sah, bertentangan dengan hukum atau tidak pantas.


Tanggal

Dibuat :

Judul :

Tanggal

Berlaku :

No. SOP :

Nama Departemen :

No. Revisi :



PLD-SOP-JGI-801.1

8


INFRASTRUKTUR IT


Hal. dari00 6

4.8 User Mobile dan Remote Access

End-User diperbolehkan untuk berpindah-pindah dan bekerja di luar lingkungan perusahaan dengan

menggunakan remote access. Fasilitas ini menempatkan perusahaan pada resiko yang disebabkan

oleh banyak ancaman seperti End-User dan program yang tidak beritikat baik. Untuk memperkecil

semua resiko tersebut, End-User harus memenuhi hal-hal berikut :

Setiap remote access yang diberikan kepada End-User harus melalui prosedur permintaan

resmi.

Media koneksi, peralatan dan perangkat komputer harus sesuai dengan prosedur yang disetujui.

4.9 Berhubungan dengan Pihak Pemasok IT

Semua yang berhubungan dengan sistem informasi dan riset teknologi, penyidikan, pengembangan,

dan kegiatan penyebaran adalah tanggung jawab Departemen Joint Group Infrastructure. Selain

Departemen Joint Group Infrastructure yang diberi kewenangan, End-User tidak diperkenankan

untuk menghubungi secara langsung (baik resmi ataupun tidak) ke setiap vendor IT tanpa

keterlibatan Departemen Joint Group Infrastructure. Setiap pertanyaan, ide, inovasi apapun yang

berhubungan dengan sistem informasi dan solusi teknologi dan/atau perangkat harus disampaikan

melalui Departemen Joint Group Infrastructure yang berwenang.

4.10 Pembagian Informasi Perusahaan

Pembagian informasi, dokumen, data pengembangan teknologi, inovasi atau proyek dan informasi

lain yang berhubungan dengan perusahaan dan/atau salah satu dari pelanggannya, pemasoknya

dan pihak lainnya baik yang bersifat rahasia atau tidak, End-User tidak diperkenankan mengirimkan

atau membagikan ke pihak luar melalui media apapun. Untuk kepentingan tertentu, pengiriman

informasi rahasia ke pihak luar dapat dilakukan dengan mendapat persetujuan terlebih dahulu

secara tertulis dari Direksi Perusahaan yang terkait dan menandatangani Surat Perjanjian/

Pernyataan yang dikeluarkan oleh Departemen Legal. Jika persetujuan telah disetujui, End-User

yang membukakan informasi harus menjamin bahwa setiap pihak yang menerima informasi rahasia

akan menjaga kerahasiaan dari informasi rahasia tersebut.

4.11 Setiap pengecualian dari ketentuan ini wajib mendapat persetujuan tertulis dari Executive Director.

5. TANGGUNG JAWAB :5.1 Departemen Joint Group Infrastructure bertanggung jawab atas penggunaan infrastruktur IT oleh

End-User. Oleh sebab itu, sudah selayaknya untuk mengambil langkah-langkah yang strategis dalam meminimalisasi potensi resiko penyimpangan dalam pelaksanaan kebijakan ini dan

merupakan salah satu upaya pencegahan yang dilakukan Departemen Joint Group Infrastructure.

5.2 End-User bertanggung jawab atas setiap resiko yang timbul sehubungan dengan penggunaan

infrastruktur IT sesuai dengan ketentuan hukum, profesional dan patuh pada kebijakan ini.

Sebagai tambahan dari resiko yang bersifat pribadi, pelanggaran oleh end-user dalam mematuhi

ketentuan kebijakan ini akan memberikan hak kepada perusahaan untuk mengambil tindakan sesuai

dengan ketentuan hukum terhadap End-User yang melakukan pelanggaran tersebut.

6. PROSEDUR :

6.1 Pelaporan Pelanggaran

Setiap End-User diperlakukan secara sama dengan rasa saling menghargai, End-User yang

menemukan adanya pelanggaran atas kebijakan ini, mempunyai kewajiban untuk menyampaikan

pelanggaran tersebut kepada Departemen Joint Group Infrastructure untuk menghentikan tindakan

tersebut.


Tanggal

Dibuat :

Judul :

Tanggal

Berlaku :

No. SOP :

Nama Departemen :

No. Revisi :



PLD-SOP-JGI-801.1

8


INFRASTRUKTUR IT


Hal. dari00 7

6.2 Karyawan baru dan penggantian jabatan

6.2.1 Selama masa pengenalan pada perusahaan dan sebelum mendapatkan akses ke infrastruktur IT,

semua karyawan baru harus diperkenalkan dengan kebijakan ini.

6.2.2 Semua karyawan baru wajib menandatangani form Persetujuan Penggunaan Infrastruktur IT sebagai

bukti telah mengerti dan setuju atas ketentuan penggunaan infrastruktur IT

6.2.2 Pada saat penggantian karyawan, atasan setingkat Manager/Head dari End-User terkait, bersama-

sama dengan tim HR bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua infrastruktur IT sudah dialokasikan dengan benar atau dikembalikan ke Departemen Joint Group Infrastructure.

6.3 Kontraktor dan KonsultanHead Departemen yang bertanggung jawab atas pekerjaan kontraktor dan/atau konsultan yang

memiliki akses ke infrastruktur IT harus memastikan bahwa kontraktor dan/atau konsultan tersebut mengerti dan mematuhi kebijakan ini dan bertanggung jawab untuk memastikan form Persetujuan

Penggunaan Infrastruktur IT yang ditandatangani oleh kontraktor atau konsultan baru tersebut.

6.4 Pelaporan kehilangan atau kerusakan atas Infrastruktur IT

6.4.1 End-User harus melaporkan kehilangan kepada Departemen Joint Group Infrastructure dalam kurun waktu 1x24 jam setelah peristiwa terjadi. Keputusan akhir atas masalah kehilangan berada di Head

Joint Group Infrastructure dan berkoordinasi dengan Departemen HR.

6.4.2 Departemen Joint Group Infrastructure memberikan saran/ide mengenai langkah-langkah dan

tindakan darurat untuk mengatasi masalah tersebut sehingga End-User dapat melanjutkan

pekerjaannya.

6.4.3 Departemen Joint Group Infrastructure melakukan analisa atas kerusakan dan memberikan solusi

untuk mengatasi masalah tersebut.

6.4.4 Sejalan dengan analisa kerusakan, skema penggantian yang berlaku sebagai berikut :

Untuk kehilangan yang disebabkan oleh kelalaian End-User, End-User akan membayar biaya

penggantian untuk produk serupa. Biaya penggantian akan dipotong dari gaji End-User

(pengaturan lebih lanjut akan dikoordinasikan dengan Departemen HR). Penentuan harga

ditentukan oleh Departemen Procurement.

Untuk kerusakan ringan, perusahaan akan bertanggung jawab atas biaya perbaikannya.

Untuk kerusakan yang tidak dapat diperbaiki lagi, apabila kerusakan disebabkan karena

kelalaian End-User tersebut yang bertanggung jawab untuk mengganti biaya perbaikan tersebut.

Untuk kejadian lain-lain, End-User harus memberikan penjelasan secara rinci atas setiap

kerjadian yang terjadi. Setiap kasus diperlakukan secara terpisah.

6.5 Pengadaan Infrastruktur IT

Departemen Joint Group Infrastructure bertanggung jawab terhadap pengadaan perangkat keras,

perangkat lunak, dan jasa yang berhubungan dengan infrastruktur IT dan mengacu pada Prosedur

Permintaan Pembelian Aktiva Tetap untuk pembelian aktiva tetap IT yang berlaku.

6.6 Permintaan Pembuatan/Perubahan E-mail dan User Account

6.6.1 Pemohon mengajukan dengan menggunakan form E-mail and User Account Maintenance (terlampir)

yang berlaku melalui e-mail, pengajuan harus diverifikasi oleh Departemen HR dan disetujui oleh

Head Departemen untuk masing-masing unit dan Manager Infrastructure.

6.6.2 Permohonan diberikan kepada IT Administrator untuk di-review dan menentukan username serta

kuota e-mail.

6.6.3 Pendaftaran terhadap e-mail dan user account dilakukan maksimal 1 (satu) hari kerja.

6.6.4 Pendaftaran terhadap e-mail dan user account sesuai dengan domain yang sudah disediakan dan

ditetapkan oleh perusahaan.


Tanggal

Dibuat :

Judul :

Tanggal

Berlaku :

No. SOP :

Nama Departemen :

No. Revisi :



PLD-SOP-JGI-801.1

8


INFRASTRUKTUR IT


Hal. dari00 8

6.6.5 E-mail akan dilengkapi Digital-Signature (yang informasinya tidak bisa diubah tanpa persetujuan HR)

dan terkait dengan Active Directory (AD) yang diatur oleh Departemen Joint Group Infrastructure.

Adapun konfigurasi Digital-Signature sebagai berikut :

[nama depan] [nama tengah] [nama belakang]

[jabatan]

[logo perusahaan]

[nama perusahaan]

[alamat perusahaan]T. (62-21) [no-telp]

F. (62-21) [no-fax]

6.6.6 Setting e-mail dan user account untuk masing-masing komputer, dilakukan oleh IT Administrator.

6.7 Penghapusan E-mail dan User Account

6.7.1 Penghapusan e-mail dan user account yang dilakukan berdasarkan form E-mail and User Account

Maintenance (terlampir), wajib diverifikasi oleh Departemen HR dan disetujui oleh Head Departemen

untuk masing-masing unit dan Manager Infrastructure.

6.7.2 Untuk penghapusan e-mail dan user account karyawan yang sudah berhenti dari masa kerja,

Departemen Joint Group Infrastructure wajib menerima form E-mail and User Account Maintenance.

Tanggal efektif penghapusan harus dicantumkan.

6.7.3 IT Administrator akan me-nonaktif-kan e-mail dan user account maksimal 1 (satu) hari kerja

(sebelumnya data e-mail dan user account harus di-backup terlebih dahulu).

6.7.4 Setiap perubahan e-mail dan/atau user account dilakukan dengan menggunakan form E-mail and

User Account Maintenance dan dengan persetujuan Departemen HR.

7. DOKUMENTASI :

Prosedur ini didokumentasikan dalam bentuk hardcopy dan softcopy. File softcopy bernama GAMA-

SOP-JGI-801.1 R00 Pengaturan dan Penggunaan Infrastruktur IT.pdf

8. LAMPIRAN :

8.1 PLD-Form-JGI-801.1-001-R00 : Form Persetujuan Penggunaan Infrastruktur IT

8.2 PLD-Form-JGI-801.1-002-R00 : Form E-mail and User Account Maintenance

Lampiran 2

Documents

Transcript of Lampiran 2