N a m a : I G u s t i N g u r a h G a n d h i P

N i m : 1 0 4 1 0 1 0 0 0 1 4

S I T E M P E N G G A J I A N B E R B A S I S K O M P U T E R

OTOMATISASI S ISTEM PENGGAJIAN M E N G G U N A K A N

P E M R O S E S A N BATCH

Karena sistem penggajian tidak sering dilakukan (mingguan atau bulanan), sistem

tersebut sering kali cocok dengan pemrosesan batch dan file berututan. Dapat

dilihat pada gambar yang menunjukkan sistem ini. Departemen pemrosesan data

menerima formulir kegiatan personalia, kartu pekerjaan, kartu waktu, yang .dikonversi ke file digital. Program komputer batch melakukan pencatatan dengan

terperinci, penulisan cek, dan.fungsi buku besar umum.

IMPLIKASI PENGENDALI

Kekuatan dan kelemahan dari sistem ini sama dengan kekuatan dan kelemahan dalam

sistem batch untuk sistem pengeluaran umum jang dibahas sebelumnya. Sistem ini

mengedepankan keakuratan akuntansi dan mengurangi kesalahan dalam

menulis cek. Selain itu, sistem ini tidak secara signifikan meningkatkan efisiensi

operasional, namun, untuk banyak jenis organisasi, tingkat teknologi ini cukup

memadai.

M E R E K A Y A S A U L A N G S I S T E M P E N G G A J I A N

Untuk perusahaan berukuran sedang dan besar, pemrosesan gaji sering kali

disatukan dalam sistem manajemen sumber daya manusia—MSDM (human

resource management—HRM). Sistem MSDM menangkap dan memproses

sejumlah besar data yang berkaitan dengan personalia, termasuk tunjangan

karyawan, perencanaan tenaga kerja, relasi tenaga kerja, keterampilan tenaga

kerja, kegiatan personalia (tarif pembayaran, pcmotongan, dan lain-lain), juga gaji.

SiStem MSDM harus menyediakan akses real-time ke file personalia untuk tujuan

mencari keterangan secara langsung dan untuk perubahan catatan dalam status

karyawan pada saat terjadinya. Pada gambar menggambarkan sistem penggajian

sebagai bagian dari sistem MSDM.

Sistem ini berbeda dari sistem otomatisasi sederhana dalam hal-hal berikut:

(1) departemen operasi mengirim transaksi ke pemrosesan data melalui

terminal,

(2) file akses langsung digunakan untuk penyimpanan data, dan

(3) banyak proses sekarang dilakukan secara real-time. Fitur-fitur

operasional utama dari sistem ini dibahas berikut.

PERSONALIA

Departemen personalia melakukan perubahan dalam file karyawan secara real

time melalui terminal. Perubahan ini termasuk penambahan karyawan baru,

penghapusan karyawan yang sudah tidak bekerja, perubahan jumlah keluarga

karyawan, perubahan pemotongan gaji, dan perubahan status pekerjaan (tarif

pemliayaran).

AKUNTANSI BIAYA

Departemen akuntansi biaya memasukkan data Biaya pekerjaan (real-time atau

setiap hari) untuk menciptakan file pemanfaatan tenaga kerja (labor usage file).

PENJAGAAN WAKTU

Ketika menerima kartu waktu yang sudah disetujui dari supervisor pada tiap

akhir minggu, departemen penjagaan waktu membuat file kehadiran

(attendance file) saat ini.

PEMROSESAN DATA

Pada akhir periode kerja, tugas-tugas berikut ini dilakukan dalam proses batch:

1. Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai WIP, overhead, dan

akun biaya.

2. File rangkuman distribusi tenaga kerja on-line diciptakan. Salinan dari

file ini dikirim ke departemen akuntansi biaya dan buku besar umum.

3. Daftar gaji on-line diciptakan dari file kehadiran dan file karyawan

(employiee file). Salinan dari file ini dikiirn ke departemen utang dan

pengeluaran kas.

4. File catatan karyawan diperbarui.

5. Cek penggajian disiapkan dan ditandatangani. Cek tersebut dikirim ke

bendahara untuk diperiksa dan direkonsiliasikan dengan daftar gaji.

Cck pembayaran ini kemudian didistribusikan ke para karyawan

6. File bukti pengeluaran diperbarui dan satu cek disiapkan untuk dana

yang akan ditransfer ke akun dana gaji. Cek dan salinan bukti

pengcluaran dikirim ke departemen pengeluaran kas. Satu salinan

bukti tersebut dikirim ke departemen buku besar umum, dan salinan

yang terakhir dikirim ke departemen utang.

7. Pada akhir pernrosesan, sistem tersebut menerima file rangkuman

distribusi tenaga kerja dan file bukti pengeluaran dan memperbarui

file buku besar umum.

IMPLIKASI PENGENGENDALIAN

Fitur sistem penggajian dengan elemen-elemen real-time memberikan banyak

keuntungan operasional, seperti yang didiskusikan sebelumnya, termasuk

pengurangan jeda waktu antara terjadinya peristiwa dan pencatatan, kertas

kerja, dan tenaga kerja administrasi. Bentuk ini juga membawa implikasi

pengendalian. Banyak pekerjaan yang dulunya dilakukan oleh tenaga manusia

sekarang dilakukan olch komputer. Sistem berbasis komputer pasti menghasilkan

catatan yang memadai unruk verifikasi independen dan tujuan audit. Akhirnya,

pengendalian harus didesain untuk melindungi akses yang tidak diotorisasi ke file

data dan program komputer.

Gambar Sistem Penggajian dengan Element Element Real-Time

Gambar Sistem Penggajian Batch