Koordinasi dan Hubungan KerjaDalam menghadapi kehidupannya, manusia masih tetap memiliki kelemahan-kelemahan untuk mampu bertahan hidup. Beruntung manusia tidak hanya memiliki naluri saja, melainkan dibekali akal dan pikiran. Aristoteles mengatakan bahwa manusia adalah Zoon Politikon atau makhluk bermasyarakat. Hal ini disebabkan bahwa pada manusia terdapat naluri-naluri untuk mendekatkan diri dengan manusia lain seperti dorongan untuk berkomunikasi, dorongan untuk bergaul, dan dorongan untuk menyatakan perasaan kepada fihak lain. Dalam serba kelemahannya itu kemudian manusia merasa perlu melakukan kerja sama baik dalam menhadapi ancaman-ancaman maupun dalam mendapat keinginannya/tujuannya. Dengan demikian, pada akhirnya terbentuk kelompok manusia atas dasar ikatan-ikatan tertentu yang melahirkan marga, suku, kelompok gotong royong, mapalus dan sebagainya. Mereka bergabung dengan suka rela tanpa ada ikatan formal. Namun demikian ada pula kelompok yang didasarkan pada ikatan-ikatan formal yang saling menguntungkan secara timbal balik yang dapat disebut dengan organisasi formal. Pada umumnya organisasi dibentuk oleh kelompok orang untuk mencapai tujuan. Apabila tujuan yang ingin dicapai semakin luas dan kompleks maka diperlukan kerjasama dan pembagian kerja dalam organisasi tersebut. Oleh karena tujuan organisasi adalah tujuan bersama, maka hubungan kerja antara bagian atau antara orang-orang yang tergabung dalam organisasi itu semakin menjadi penting. Agar koordinasi dan hubungan kerja dapat dilaksanakan secara optimal ( jelas dan transparan ), maka melakukan koordinasi harus memperhatikan aspirasi dari bawah serta diciptakan bentuk koordinasi yang memadai. Koordinasi dan hubungan kerja merupakan faktor yang sangat dominan di dalam kehidupan suatu organisasi. Oleh karena itu, koordinasi dan hubungan kerja harus secara terus menerus di tingkatkan dalam rangka mencapai tujuan organisasi secara optimal. Koordinasi merupakan pekerjaan yang tidak mudah, dan merupakan tugas para pemimpin (manajemen) dalam menuju pada pencapaian sasaran. Berbagai jenis koordinasi, baik koordinasi vetikal maupun fungsioanal dan koordinasi lainnya, dimana semuanya memiliki tujuan yaitu dengan terwujudnya keterpaduan, keserasian dan keselarasan dari seluruh komponen yang terkait dengan pencapaian sasaran dan tujuan organisasi. Kegagalan koordinasi biasanya disebabkan oleh kegagalan koordinasi dalam memikirkan dan mendapatkan alat-alat koordinasi yang akan mendukung pelaksanaan koordinasi tersebut. Di antara alat-alat organisasi tersebut adalah; Komunikasi, Organisasi matriks (kepanitiaan), Operating procedures,Rencana bersama, Desisi (keputusan) manajer puncak, Instruksi, Norma kebijakan dan peraturan, Asas-asas organisasi dan manajemen, Strategi,Idiologi. Dalam rangka melakukan koordinasi dan hubungan kerja dengan semua pihak yang terkait untuk pencapaian tujuan organisasi. Semua pihak yang melakukan koordinasi dan hubungan kerja pada dasarnya melakukan komunikasi. Dalam melakukan komunikasi juga perlu memperhatikan elemen-elemen dan jenis-jenis komunikasi yang ada agar dapat berkomunikasi efektif. Disamping memehami konsep dan batasan / pengertian komunikasi, juga harus mengetahui secara jelas teknis dan hambatan dalam berkomunikasi. Untuk dapat mencapai keberhasilan dalam pelaksanaan koordinasi dan hubungan kerja, semua pihak harus menyadari dan mempehatikan hambatan-hambatan dan teknis-teknis berkomunikasi.

KOORDINASI

1. MANAJEMEN

UPAYA MEMADUKAN (MENGINTEGRASIKAN), MENYERASIKAN DAN MENYELARASKAN BERBAGAI KEPENTINGAN DAN KEGIATAN YANG SALING BERKAITAN BESERTA SEGENAP GERAK, LANGKAH DAN WAKTUNYA DALAM RANGKA MENCAPAI TUJUAN DAN SASARAN BERSAMA. (LAN Adm. Negara RI, 1997) PROSES PEMADUAN SASARAN DAN KEGIATAN DARI UNIT-UNIT KERJA (BAGIANBAGIAN ATAU BIDANG FUNGSIONAL) YANG TERPISAH UNTUK DAPAT MENCAPAI TUJUAN ORGANISASI SECARA EFEKTIF (James AF Stoner, Manajemen, 1994). "THE CENTRAL CORE OF MANAGEMENT". INTINYA DARI MANAJEMEN (MARY PARKER FOLLET) SEMUA TUGAS MANAJER PADA DASARNYA TERTUJU PADA MENCIPTAKAN KOORDINASI.

1. SYARAT KOORDINASI

ADA KESADARAN DAN KESEDIAAN SUKARELA DARI SEMUA ANGGOTA ORGANISASI/PIMPINAN UNTUK KERJASAMA ANTARA INSTANSI KE DALAM PROSES PELAKSANAAN KERJA DI BAWAH PENGARAHAN SESEORANG YANG MEMPUNYAI KEWENANGAN. (KOORDINASI MENUNTUT SIKAP SALING PENGERTIAN)

1. HUBUNGAN KERJA DALAM KONTEKS ORGANISASI

HUBUNGAN YANG TERJADI ANTARA BAGIAN-BAGIAN ATAU INDIVIDU-INDIVIDU, BAIK ANTAR MEREKA DI DALAM ORGANISASI MAUPUN ANTAR MEREKA DENGAN PIHAK LUAR ORGANISASI SEBAGAI AKIBAT PENYELENGGARAAN TUGAS DAN FUNGSI MASING-MASING DALAM MENCAPAI SASARAN DAN TUJUAN ORGANISASI.

MACAM-MACAM HUBUNGAN KERJA

VERTIKAL (Pimpinan dan bawahan)

HORIZONTAL (antar pejabat pada tingkat/Eselon yang sama)

DIAGONAL (antar pejabat yang berbeda induk unit kerjanya dan tingkat eselonnya)

FUNGSIONAL (antar unit/pejabat yang tingkat eselonnya sama/tidak sama yang mempunyai bidang kerjasama)

INFORMATIF (antar unit/pejabat dengan tingkat/bidang apapun untuk saling memberikan/ memperoleh keterangan)

KONSULTATIF (antar pejabat yang karena jabatannya berkepentingan melakukan konsultasi antar satu dengan yang lainnya)

DIREKTIF (wewenang dan berkewajiban untuk memberikan bimbingan, pengarahan, pertimbangan, saran atau nasehat)

KOORDINATIF (untuk mengintegrasikan, menyerasikan dan menyelaraskan berbagai kepentingan dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran bersama).

1. MAKSUD KOORDINASI

DI DALAM ORGANISASI, UNIT YANG SATU TIDAK MELEPASKAN DIRI DARI UNIT YANG LAIN SETIAP UNIT MENDAPAT BANTUAN TEPAT WAKTU DAN SESUAI DENGAN KEPERLUANNYA GERAK SEMUA UNIT DAPAT SERASI TIDAK SALING MENGHAMBAT TIDAK TERJADI REBUTAN TUGAS DAN WEWENANG ANTAR UNIT TIDAK TERJADI PERTUMBUHAN DAN DUPLIKASI KERJA YANG MERUGIKAN

1. TUJUAN KOORDINASI

TERCIPTANYA EFISIENSI ORGANISASI DALAM PENCAPAIAN TUJUAN TERCIPTANYA SINERGI ANTAR UNIT KERJA SEHINGGA MENGHASILKAN DAMPAK SINERGI TERWUJUDNYA KETERPADUAN DAN MENINGKATKAN KERJASAMA ANTAR ATASAN DAN BAWAHAN DAN ANTAR SESAMA ANGGOTA ORGANISASI BERSIKAP TANGGAP TERHADAP SETIAP INFORMASI YANG DITERIMA DAN MENOLAK BERBAGAI MASALAH YANG DIHADAPI MENINGKATKAN PARTISIPASI DALAM MERUMUSKAN KEBIJAKSANAAN DALAM RUANG LINGKUP TUGASNYA MENCIPTAKAN KONDISI ORGANISASI YANG LEBIH BAIK MENINGKATKAN EFISIENSI, EFEKTIFITAS DAN PRODUKTIVITAS KERJA YANG TINGGI MEMPERBAIKI KEKURANGAN DAN MEMBERIKAN PERHATIAN KEPADA INDIVIDU DAN KELOMPOK ORGANISASI MENGINTEGRASIKAN TERCAPAINYA TUJUAN PRIBADI DAN ORGANISASI

1. PRINSIP-PRINSIP KOORDINASI

ADANYA WEWENANG FORMAL DARI KOORDINATOR SALING MENGHORMATI WEWENANG ANTARA PEMIMPIN UNIT DENGAN KOORDINASI SERTA ANTAR MANAGER YANG MEMELUKAN KERJASAMA SECARA TERKOORDINASI

KOORDINASI HARUS DIMULAI SEJAK AWAL MULAI DARI PENETAPAN SASARAN, PENENTUAN KEBIJAKAN, PERENCANAAN MAUPUN PENJADWALAN PELAKSANAAN DENGAN MENGAJAK SEMUA PIHAK UNTUK MENELAAH BERSAMA SERTA MENYESUAIKAN PELAKSANAAN RENCANA DENGAN UNITNYA MASING-MASING TERBUKA, SALING BERKOMUNIKASI DALAM MENYAMPAIKAN DAN MENERIMA INFORMASI YANG BERKAITAN DENGAN PELAKSANAAN RENCANA TERMASUK MASALAH-MASALAH YANG ADA UNTUK DITANGANI BERSAMA

1. JENIS-JENIS KOORDINASI

KOORDINASI HIERARKIS (KOORDINASI VERTIKAL) Pimpinan kepada bawahannya

KOORDINASI FUNGSIONAL Pejabat/instansi yang tugasnya saling berkaitan berdasarkan azas fungsional a. Koordinasi Fungsional Horizontal (pejabat/instansi lain yang setingkat) b. Koordinasi Fungsional Diagonal (pejabat/instansi yang lebih rendah tingkatannya tetapi bukan bawahannya) (BKN mengkoordinasikan Biro-biro Kepegawaian pada instansi lainnya Bidang Administrasi Kepegawaian) c. Koordinasi Fungsional Teritorial (Berada dalam wilayah teritorial yang menjadi tanggungjawabnya) (Koordinasi yang dilakukan oleh pembina lokasi transmigrasi yang belum diserahkan kepada pemerintah daerah)

1. INDIKATOR-INDIKATOR TERJADINYA KOORDINASI

PEJABAT MENGETAHUI DENGAN JELAS APA YANG MENJADI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB INSTANSINYA (Siapa mengerjakan apa)

JELAS TUGAS POKOK DAN FUNGSINYA HARMONISASI HUBUNGAN INTER DAN ANTAR ORGANISASI

1. KEUNTUNGAN KOORDINASI

TERCIPTANYA SINERGI YAITU DIPEROLEHNYA HASIL KERJASAMA YANG LEBIH BESAR DARI JUMLAH HASIL INDIVIDU YANG BEKERJA SENDIRI-SENDIRI TERCIPTANYA SINERGI/PERPADUAN USAHA DARI BERBAGAI ORANG, UNIT/ORGANISASI YANG MENGHASILKAN OUTPUT YANG LEBIH BESAR DIBANDING DENGAN JUMLAH OUTPUT MASING-MASING UNIT.

TEKNIK-TEKNIK KOMUNIKASI YANG HARUS DITERAPKAN DALAM KOORDINASI DAN HUBUNGAN KERJA:

DARI ELEMEN SUMBER INFORMASI: (Ide yang akan disampaikan harus jelas bagi si sumber sendiri sehingga dapat mentransmit dengan jelas kepada yang akan menerima)

DARI ELEMEN TRANSMITING: (Bahasa yang digunakan dalam men-transmit harus disesuaikan dengan latar belakang si penerima)

DARI ELEMEN MEDIUM: (Media yang digunakan harus sesuai dengan kondisi, di mana komunikasi tersebut dilakukan)

DARI ELEMEN PENERIMA INFORMASI: (Si penerima informasi menterjemahkan dan menerima pesan yang ditafsirkan "decode" sesuai dengan kemampuannya kemudian ditransmit kembali dalam wujud "feedback"

1. KURANG MANTAPNYA KOORDINASI

DISEBABKAN:

ADAKALANYA PIMPINAN SUATU INSTANSI/JAWATAN / DINAS DALAM MENSUKSESKAN TUGAS POKOKNYA "INGIN LEBIH MENONJOL" ADANYA SIKAP SEOLAH-OLAH INSTANSINYA SANGAT PENTING DI ANTARA INSTANSI LAINNYA

PEMEGANG PERAN KOORDINASI SELALU:

MENJADI POROS PENJAGA KESEIMBANGAN PENJAGA KELANCARAN BERPUTARNYA MESIN PEMERINTAHAN