MENYUSUN STANDAR KINERJA KARYAWAN: Respon untukSausanPOSTED BYCOKROAMINOTOSEPTEMBER 28, 2007 90 COMMENTSUntuk menetapkan tingkat kinerja karyawan, dibutuhkan penilaian kinerja. Penilaian kinerja yang adil membutuhkan standar. Patokan yang dapat digunakan sebagai perbandingan terhadap kinerja antar karyawan. Menurut Simamora (2004), semakin jelas standar kinerjanya, makin akurat tingkat penilaian kinerjanya. Masalahnya,baik para penyelia maupun karyawan tidak seluruhnya mengerti apa yang seharusnya mereka kerjakan. Karena bisajadi, standar kinerja tersebut belum pernahdisusun.Olehkarena itu, langkah pertama adalah meninjau standar kinerja yang ada dan menyusun standar yang baru jika diperlukan.Banyak hal yang dapat diukur untuk menentukan kinerja. Banyak literatur, menyebutkan bahwa kinerja merupakan keterkaitan unsur motivasi, kemampuan individu, serta faktor organisasi, yang menghasilkan perilaku.Perilaku (behavior) merupakan proses cara seseorang mengerjakan sesuatu. Perilaku merupakan sebuah unsur yang menjadi pusat perbedaan manusia antar individu. Dalam pekerjaan, dapat dibayangkan jika tanpa perilaku, pasti tidak akan ada produksi yang dihasilkan. Perilaku merupakan kata kunci, sebab dalam pekerjaan sangat banyak perilaku yang muncul yang menyebabkan sebuah hasil tertentu. Perilaku dapat diobservasi yang memungkinkan kita dapat membetulkan, menjumlah dan menilai dan selanjutnya kita dapat mengelolanya.Apa yang akan terjadi, jika seorang manajer menaruh perhatiannya hanya pada pengelolaan hasil saja? Tidak akan selalu efektif, karena perilaku merupakan bagian dari keseluruhan proses dan hasil itu adalah keluaran dari perilaku.Perilaku yang tepat akan membuahkan hasil yang merefleksikan gabungan upaya banyak individu. Perilaku mencerminkan usaha seseorang untuk melakukan sesuatu. Sementara itu, karakteristik individu menunjukkan penyebab perilaku.Standar kinerjaMinimal sebuah standar kinerja, harus berisi dua jenis informasi dasar tentang apa yang harus dilakukan dan seberapa baik harus melakukannya. Standar kinerja merupakan identifikasi tugas pekerjaan, kewajiban, dan elemen kritis yang menggambarkan apa yang harus dilakukan. Standar kinerja terfokus pada seberapa baik tugas akan dilaksanakan.Agar berdaya guna, setiap standar/kriteria harus dinyatakan secara cukup jelas sehingga manajer dan bawahan atau kelompok kerja mengetahui apa yang diharapkan dan apakah telah tercapai atau tidak. Standar haruslah dinyatakan secara tertulis dalam upaya menggambarkan kinerja yang sungguh-sungguh memuaskan untuk tugas yang kritis maupun yang tidak kritis.Hal ini dikarenakan bahwa tugas pekerjaan dan standar kinerja saling berkaitan, adalah praktik yang lazim mengembangkannya pada waktu yang bersamaan. Apapun metode analisis pekerjaan yang digunakan haruslah memperhitungkan aspek kuantitatif kinerja. Lebih lanjut, setiap standar harus menunjuk pada aspek spesifik pekerjaan.Tampaknya lebih mudah mengukur kinerja terhadap standar yang dapat digambarkan dalam istilah kuantitatif. Sungguhpun demikian, pekerjaan manajerial memiliki sebuah komponen tambahan. Yaitu, disamping hasil yang merefleksiksn kinerja manajer itu sendiri, hasil yang lainya mencerminkan kinerja unit organisasional yang menjadi tanggung jawab manajer bersangkutan.Dari beberapa literatur yang saya baca, kemudian saya gabung-gabungkan dengan pengalaman melakukan penyusunan standar kinerja di sebuah unit/instalasi di Rumah Sakit, saya berikan contoh lembar penilaian kinerja. Semoga dapat menjadi inspirasi.UNSUR PENILAIAN KINERJA HASIL PENILAIANRendah Sedang TinggiKARAKTERISTIK INDIVIDUKeahlianPengetahuan kerjaKepemilikan sertifikat/ijin keahlianKemampuanKekuatan fisikKoordinasi anggota badan dlm bekerjaKemandirianKebutuhanHasrat untuk berhasilKebutuhan sosialSikapKejujuranLoyalitasKreativitasKepemimpinanPERILAKUPelaksanaan tugas pokok(berdasarkan identifikasi dan elemen kritis pekerjaan)Menjelaskan produk kepada calon pembeliMenjual produkMelakukan pengepakan dan pengirimanMenanggapi komplain dan keluhanMematuhi perintahMelaporkan masalahMerawat perlengkapanMembuat catatan pekerjaanMengikuti peraturanHadir secara teraturMemberi saranHASILJenis/kuantitas ProdukNilai jual ProdukTingkat ProduksiPelanggan yang dilayaniKualitas ProduksiEfektivitas penggunaan bahanEfektivitas penggunaan alatTingkat keselamatan kerjaKepatuhan terhadap prosedurKepuasan pelanggan

Pengertian Controlling (mengendalikan)Pengawasan, Pengendalian atau Controlling adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud tercapai tujuan yang sudah digariskan semula.Langkah langkah Dalam Mengendalikan Fungsi ManajemenDalam proses pengendalian (kontrol) dibutuhkan langkah-langkah seperti berikut ini :1. Menentukan standar-standar yang akan digunakan menjadi dasar pengendalian.2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.3. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan bila ada.4. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.Tipe tipe Kontrol Dalam ManajemenAda 4 tipe kontrol dalam pengendalian manajemen, yaitu :1. Pengendalian dari dalam organisasi (kontrol internal)Adalah pengendalian yang dilakukan oleh oleh aparat/unit pengendalian yang dibentuk dari dalam organisasi itu sendiri (dalam satu atap). Aparat/unit pengendalian ini bertugas mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk melihat dan menilai kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pimpinan dapat mengambil suatu tindakan korektif terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya (internal control), misalnya unit kerja Inspektorat Jenderal sebagai unit pengawasan di tingkat departemen.2. Pengendalian luar organisasi (kontrol eksternal)Adalah pengendalian yang dilakukan oleh Aparat/Unit Pengendalian dari luar organisasi terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu pengawasan dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk minta bantuan pemeriksaan/pengendalian terhadap organisasinya. Misalnya Konsultan Pengawas, Akuntan swasta dan sebagainya.3. Pengendalian preventifAdalah pengendalian yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksud pengendalian preventif adalah untuk mencegah terjadinya kekeliruan/kesalahan.4. Pengendalian represifAdalah pengendalian yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan. Maksud dilakukannya pengendalian represif adalah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah direncanakan (dalam pengendalian anggaran disebut post- audit).Jelaskan Proses Kontrol ManajemenDalam proses pengendalian manajemen yang baik sebaiknya formal, akan tetapi sifat pengendalian informal pun masih banyak digunakan untuk proses manajemen. Pengendalian manajemen formal merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan antara satu dengan lain, terdiri dari proses :1.Pemrograman (Programming)Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang akan dilaksanakan dan memperkirakansumber daya yang akan alokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan.2.Penganggaran (Budgeting)Pada tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci, dinyatakan dalam satu moneteruntuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggarananggaran dari pusat pertanggungjawaban.3.Operasi dan Akuntansi (Operating and Accounting)Pada tahap ini dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan dan pusat-pusat tanggungjawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk pemrograman di masa yang akan datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur kinerja para manajer.4.Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)Tahap ini paling penting karena menutup suatu siklus dari proses pengendalian manajemen agar datauntuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat dikumpulkan.

PENGUKURAN KINERJA (MANAJEMEN OPERASI)

Manajemen operasi yang efektif membutuhkan standar yang dapat membantu perusahaan untuk menentukan : 1. Proporsi dari setiap barang yang diproduksi (biaya pekerja). 2. Kebutuhan staf (berapa banyak orang dibutuhkan untuk memproduksi barang yang dibutuhkan). 3. Perkiraan biaya dan waktu sebelum produksi dilaksanakan (untuk membantu mengambil baragam keputusan, dari perkiraan biaya hingga ke keputusan untuk membuat sendiri atau membeli). 4. Jumlah kru dan keseimbangan pekerjaan (siapa mengerjakan apa dalam satu aktivitas kelompok atau pada satu lini produksi). 5. Tingkat produksi yang diharapkan (sehingga baik manajer dan pekerja tahu apa saja yang termasuk dalam satu hari kerja normal). 6. Dasar perencanaan insentif pekerja (apa yang menjadi acuan untuk memberikan insentif yang tepat). 7. Efisiensi karyawan dan pengawasan (sebuah standar diperlukan untuk mengetahui apa yang digunakan dalam penentuan efisiensi)A. Pengukuran PekerjaanYang dimaksud dengan pengukuran pekerjaan adalah penetapan waktu yang diperkirakan diperlukan untuk melaksanakan sebuah pekerjaan. Standar pekerja yang ditetapkan secara benar, mewakili waktu yang dihabiskan oleh seorang pekerja rata-rata untuk melaksanakan aktivitas tertentu dibawah kondisi kerja normal.Tujuan pengukuran kerja Standar pekerja ditetapkan dengan empat cara : 1. Pengalaman masa lalu (historical experience)Standar masa lalu mempunyai kelebihan, karena secara relative mudah dan murah didapatkan. Walaupun demikian, standar ini tidak objektif dan kita tidak mengetahui keakuratannya, apakah mereka mencerminkan kecepatan kerja yang layak atau yang buruk, dan apakah kejadian yang tidak biasa terjadi sudah dimasukan dalam perhitungan.

2. Studi waktu (time studies)Merupakan pencatatan waktu sebuah sampel kinerja pekerja dan menggunakannya sebagai dasar untuk menetapkan waktu standar. Seorang pekerja yang terlatih dan berpengalaman dapat menerapkan standar dengan delapan langkah berikut :a. Definisikan pekerjaan yang akan diamati (setelah analisis metode dilakukan).b. Bagi pekerjaan menjadi elemen yang tepat (bagian dari pekerjaan yang sering membutuhkan tidak lebih dari beberapa detik).c. Tentukan berapa kali akan dilakukan pengamatan (jumlah siklus atau $sample yang dibutuhkan).d. Hitung waktu dan catat waktu elemen serta tingkat kinerja.e. Hitung waktu siklus rata-rata. Waktu siklus pengamatan rata-rata (average observed cycle time) merupakan rata-rata aritmetika dari waktu setiap elemen yang diukur, yang disesuaikan dari pengaruh yang tidak biasa untuk setiap elemen :Waktu siklus pengamatan rata-rata =(jumlah waktu yang dicatat untuk melaksanakan setiap system)jumlah siklus pengamatanTentukan tingkat kinerja dan kemudian hitung waktu normal untuk setiap elemen. Yaitu waktu pengamatan yang disesuaikan lajunya.Waktu normal = (waktu siklus pengamatan rata-rata) X (faktor peringkat)Tingkat kinerja menyesuaiakan waktu pengamatan dengan waktu yang diharapkan dapat dikerjakan oleh seorang pekerja normal.f. Tambahkan waktu normal untuk setiap elemen, untuk mendapatkan waktu normal total bagi pekerjaan tersebut.g. Hitunglah waktu standar (standard time). Penyesuaian ke waktu normal total memeberikan kelonggaran seperti kebutuhan pribadi, keterlambatan yang tidak dapat dihindarkan, dan kelelahan.Waktu standar = Waktu normal total 1 faktor kelonggaran 3. Pengambilan sampel kerja (work sampling).Memperkirakan persentase waktu yang dihabiskan oleh seorang pekerja paa beragam pekerjaannya. Kegunaan utama dari work sampling adalah untuk mengetahui ratio kelambatan, yang menggambarkan persentase dari waktu tenaga kerja atau mesin terlambat atau nganggur dan untuk menganalisa pekerjaan yang tugasnya bukan repetitive. Prosedur pengambilan sampel kerja dapat diringkas menjadi lima langkah antara lain :a. Ambil sampel awal untuk mendapatkan sebuah perkiraan nilai parameter (sepert perhitungan persentase waktu sibuk seorang pekerja).b. Hitung ukuran sampel yang dibutuhkan.c. Buat jadwal untuk mengamati pekerjaan pada waktu yang layak.d. Lakukan pengamatan dan catat aktivitas pekerja.e. Tentukan bagaimana pekerja menghabiskan waktu mereka (biasanya dalam persentase).Pengambilan sampel kerja menawarkan beberapa kelebihan dibandingkan metode studi waktu. Pertama, pengambilan sampel kerja menawarkan beberapa kelebihan dibandingkan metode studi wakrtu. Kedua, Pengamat tidak membutuhkan pelatihan yang khusus dan tidak diperlukan dapat ditunda kapan saja dengan menghasilkan sedikit dampak pada hasil. Ketiga, Penelitian sampel kerja dengan menghasilkan sedikit dampak pada hasil. Keempat, prosedur yang ada hanya sedikit mengganggu dan karenanya tidak menyebabkan pekerjaan.Kelemahan dari pengambilan sampel kerja adalah (1) tidak membagi elemen kerjaselengkap studi waktu, (2) pengambilan sampel kerja dapat menghasilkan hasil yang biasa atau tidak benar, jika pengamat tidak mengikuti rute perjalanan dan pengamatan yang acak, dan (3) karena tidak mengganggu, pengambilan sampel kerja cenderung kurang akurat, terutama saat pekerjaan yang diamati meiliki waktu siklus pendek.Standar pekerja dibutuhkan untuk sebuah sistem operasi yang efisien. standar pekerja dibutuhkan bagi perencanaan produksi, perncanaan pekerjaan, pembuatan anggaran, dan mengevaluasi kinerja. Standar pekerja juga dapat digunakan sebagai dasar sistem insentif. Mereka digunakan baik di pabrik dan kantor.B. Data Historis Untuk melaksanakan study waktu dengan stopwatch ada beberapa kendala antara lain, tenaga kerja yang sering tidak suka dijadikan subjek dari study dan sering menunjukkan sikap yang tidak kooperatif serta sulitnya melakukan pembobotan pekerjaan. Namun demikian, penggunaan waktu historis mempunyai beberapa kelemahan antara lain sulit untuk menggunakan waktu historis ini untuk membuat waktu standar secara abstrak tanpa melakukan study waktu.C. Data Standar atau Data Waktu Standar yang Ditetapkan SebelumnyaSuatu pembagian pekerjaan manual menjadi elemen dasar kecil yang waktunya telah ditetapkan dan dapat diterima secara luas. Beberapa perusahaan menggunakan sebuah perpaduan dari penelitian menggunakan stopwatch dan standar waktu yang telah ditentukan, terutama di saat mereka bertujuan untuk menguji hasil yang didapatkan.D. Learning Curve Learning curve atau yang kadang-kadang sering disebut sebagai improvement curve adalah gambar atau grafik yang menggambarkan fakta bahwa jika pekerja melakukan tugasnya berulang-ulang, maka prestasi mereka akan meningkat. Dasar pemikiran dari learning curve adalah bahwa perbaikan terjadi karena para pekerja belajar bagaimana melakukan pekerjaan lebih baik dengan menghasilkan produk yang lebih banyak. Learning curve dapat membantu manajer memproyeksikan tenaga kerja dan kebutuhan anggaran dalam rangka mengembangkan rencana jadwal produksi.