Page 1 of 7

PENINGKATAN KINERJA PERUSAHAAN MENUJU PERUSAHAAN YANG MAJU DAN MENSEJAHTERAKAN

Melalui Penataan Ulang Struktur Organisasi, Uraian Pekerjaan, Alur dan Standar Baku Pekerjaan, dan Indikator

Utama Pengukuran Kinerja Karyawan

PROPOSAL PENATAAN MANAJEMEN PERUSAHAAN

PT KAWASAN INDUSTRI NUSANTARA

TMC Indonesia Konsultan SDM & Tata Kelola

PENINGKATAN KINERJA PERUSAHAAN MENUJU PERUSAHAAN YANG MAJU DAN MENSEJAHTERAKAN Melalui Penataan Ulang Struktur Organisasi, Uraian Pekerjaan, Alur dan Standar Baku Pekerjaan, dan Indikator Utama Pengukuran Kinerja Karyawan

MEDAN OFFICE Jalan Air Bersih No. 10 B Medan 20218

Tel. (061) 786 6295 HP 0852 6247 5555 www.tmcindonesia.com

Your Strategic Partner in HR Development & Governance

Asesmen Psikologi Pelatihan Peningkatan Kinerja Pembinaan Siswa Berprestasi & Bimbingan Karir Parenting Pola Asuh & Keluarga Bahagia Penataan Manajemen

Page 2 of 7

Banyak perusahaan mampu memperoleh pendapatan yang tinggi, namun tidak

mengalami pertumbuhan yang signifikan. Hal itu terjadi akibat SDM yang kurang berkualitas, proses binis yang kurang efektif dan boros, dan

kultur perusahaan yang kurang berbasis pada kinerja.

Untuk dapat bertahan dan berkembang di tengah kian ketatnya kompetisi bisnis saat ini, perusahaan semakin memerlukan sistem tata kelola dan sumber daya manusia (SDM), dengan kualitas dan daya saing yang jauh lebih baik dari masa-masa sebelumnya. Sistem tata kelola yang diwujudkan melalui proses bisnis internal (PBI) harus mampu menjamin bahwa perusahaan akan semakin cepat dan tepat memahami pasar dan memuaskan pelanggan, dan efisien dalam penggunaan sumber daya sedemikian sehingga mampu mewujudkan peningkatan kinerja keuangan dan pertumbuhan perusahaan secara berkelanjutan. Keadaan demikian, pada akhirnya diharapkan dapat menciptakan kepuasan pemegang saham, kesejahteraan karyawan dan peningkatan peran serta perusahaan dalam pembangunan. Pada sisi lain, sistem tata kelola yang baik harus didukung oleh sistem manajemen SDM (MSDM) yang berkualitas, yang mampu menjamin bahwa SDM perusahaan adalah benar-benar orang dengan kompetensi yang tepat untuk posisi yang tepat (the right person for the right job). Perusahaan harus memiliki SDM yang benar-benar memiliki keunggulan nilai-nilai pribadi, talenta, kompetensi, dan latar belakang pengalaman, yang sesuai dengan karakteristik jabatan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Berkaitan dengan PBI, pertama kali harus dapat dipastikan bahwa struktur organisasi sudah dirancang sedemikian rupa, sehingga mampu dengan lincah bermanuver dalam mengantarkan perusahaan kepada visi yang dicita-citakan, mampu merebut peluang pasar dan memperoleh pertumbuhan yang signifikan, di tengah persaingan dan turbulensi bisnis saat ini dan di masa-masa yang akan datang. Di samping itu harus pula dijamin bahwa prosedur kerja (working manual) yang berlaku di dalam perusahaan, yang meliputi bagaimana peran dan fungsi orang per orang di dalam suatu bagian bekerja, dalam mutu dan batas waktu yang bagaimana sebuah pekerjaan harus diselesaikan, bagaimana hubungan antar orang dan antar suatu bagian dengan bagian lain di perusahaan, bagaimana hubungan perusahaan dengan pelanggan, dan bagaimana sumber daya perusahaan digunakan dan dikendalikan, benar-benar telah dirancang dengan baik dan dapat berjalan secara efektif. Sementara itu, SDM yang berkualitas dan proses bisnis internal yang efektif dan tidak boros, diyakini tidak akan mampu mengantarkan perusahaan kepada visi yang dituju, manakala tidak didukung oleh adanya kultur perusahaan yang berbasis pada kinerja (performance based corporate culture). Hal itu mengandung makna bahwa dalam mengembangkan kultur perusahaan, harus dapat dipastikan bahwa standar kinerja yang ditetapkan harus menjadi “nafas” bagi setiap orang pada setiap pekerjaan yang dilakukannya.

PENTINGNYA

PENATAAN MANAJEMEN

Page 3 of 7

Agar perusahaan benar-benar mampu meraih kinerja tertinggi, maka perlu dilakukan evaluasi dan penataan ulang terhadap sistem tata kelola dan sistem manajemen SDM yang berlaku saat ini. Tujuan utama dari penataan manajemen adalah tercapainya kinerja perusahaan maksimal dan pertumbuhan perusahaan secara berkelanjutan (sustainable competitive growth), dimana peluang bisnis dapat diraih dengan maksimal, kewenangan dan pekerjaan terbagi dengan tuntas, hasil kerja selesai tepat waktu, dengan kualitas dan budget sesuai perencanaan (on schedule, on quality, on budget), karyawan mendapatkan imbalan yang progresif dan kompetetif sesuai kinerja yang ditunjukkannya, dan pemilik perusahaan memperoleh return yang tinggi sesuai harapan. Dengan penataan yang dilakukan, perusahaan diharapkan terhindar dari setidaknya 5 (lima) aspek yang menghambat peningkatan kinerja perusahaan. Pertama, tumpang tindihnya kewenangan, yang berpotensi mengakibatkan hilangnya peluang bisnis atau lambatnya pelayanan kepada klien, akibat saling tunggu atau saling menyalahkan antar bagian di dalam perusahaan. Kedua, penyelesaian pekerjaan yang lambat dan/atau mutu hasil pekerjaan yang rendah atau flat (begitu-begitu saja dari waktu ke waktu), akibat aturan mengenai alur kerja dan standar baku hasil kerja yang kurang jelas, kurang terperinci, atau sulit diterapkan. Ketiga, beban kerja yang tidak terbagi secara proporsional, sehingga ada bagian yang merasa “kelelahan” menyelesaikan pekerjaan, sementara ada bagian lain terlihat santai. Keempat, rendahnya motivasi karyawan untuk berprestasi, akibat tunjangan kinerja yang tidak worth it, tidak mensejahterakan, terlalu rendah dibandingkan dengan incentive yang berlaku di industri sejenis, atau aturan mengenai kinerja yang tidak dieksekusi dengan baik. Kelima, turn over karyawan yang tinggi akibat ketidak-puasan terhadap aturan kerja, suasana kerja, dan ketidak-jelasan pengembangan karir. Berdasarkan uraian di atas, maka dalam upaya peningkatan kinerja perusahaan, setidaknya terdapat 4 (empat) aspek yang perlu mendapat perhatian untuk dilakukan evaluasi dan penataan ulang, yakni struktur organisasi (organizational structure), analisa jabatan yang akan menghasilkan uraian jabatan dan persyaratan jabatan (job description and specification), evaluasi jabatan yang akan menghasilkan golongan jabatan (job grade) dan struktur dan skala upah (structure and salary scale), dan analisa beban kerja (work load analysis) yang akan menghasilkan rekomendasi tentang jumlah karyawan optimal pada masing-masing bagian.

Page 4 of 7

Menyahuti kebutuhan Perusahaan terhadap peningkatan kinerja sebagaimana diuraikan di atas, TMC INDONESIA berbekal kompetensi dan pengalaman, siap menjadi mitra terpercaya dalam upaya penataan manajemen perusahaan, berupa penyempurnaan dari struktur organisasi dan prosedur kerja yang saat ini sudah dimiliki perusahaan, atau penyusunan struktur organisasi dan prosedur kerja baru.

Page 5 of 7

A. Tahapan Kegiatan Kegiatan Peningkatan Kinerja Perusahaan Melalui Penataan Manajemen, dilakukan dalam 4 (empat) tahapan, sebagai berikut:

1. Tahap Pertama:

Analisis Kebutuhan Organisasi Terhadap Penataan Manajemen

Pada tahapan ini akan ditelusuri kelebihan dan kekurangan tata kelola organisasi saat ini, kebutuhan organisasi terhadap penataan manajemen, dan skala prioritas yang diinginkan/diharapkan. Kegiatan dan lamanya waktu pelaksanaan dari Tahapan ini adalah sebagai berikut:

KEGIATAN WAKTU

Orientasi Penataan Manajemen dan Preliminary Job Assessment (PJA)

10 jam efektf

Jumlah Maks. 3 hari kerja

2. Tahap Kedua:

Penelusuran Terhadap Pekerjaan/Jabatan dan Pemegang Pekerjaan

Pada tahapan ini akan dilakukan 3 (tiga) jenis penelusuran, yakni Job Assessment,

Psychological Assessment, dan Preliminary Performance Appraisal. Melalui Job

Asessment ingin diketahui segala sesuatu yang menyangkut pekerjaan/jabatan, yang

meliputi jenis, beban, spesifikasi dan target, alur pekerjaan pada masing-masing

bagian dan integrasi antar bagian di dalam perusahaan, serta indikator keberhasilan

masing-masing pekerjaan.

Psychological Assessment dilakukan dalam rangka menelusuri potensi karyawan

melalui psikotes, yang akan mengungkap kekurangan dan kelebihan, minat dan

bakat, serta kecocokan dengan jabatan pada masing-masing bagian. Sementara

dengan Performance Appraisal ingin diperoleh penilaian pendahuluan tentang

kinerja karyawan.

Adapun lamanya waktu pelaksanaan dari masing-masing kegiatan di dalam Tahapan ini adalah sebagai berikut:

KEGIATAN WAKTU

1. Psychological Assessment Maks. 4 hari kerja

2. Performance Appraisal Maks. 5 hari kerja

3. Job Assessment Maks. 6 hari kerja

Jumlah Maks. 15 hari kerja

ASPEK TEKNIS

PENATAAN MANAJEMEN

Page 6 of 7

3. Tahap Ketiga: Perancangan dan Penyusunan Struktur Organisasi dan Panduan Kerja (Working Manual)

Pada Tahapan ini akan dilakukan kegiatan perancangan dan penyusunan Struktur Organisasi, dan Panduan Kerja berupa Job Description, Standard Operating Procedure (SOP), dan Key Performance Indicator (KPI).

Adapun jenis kegiatan dan lamanya waktu pelaksanaan dari Tahapan Ketiga ini adalah sebagai berikut:

KEGIATAN WAKTU

1. Penyusunan Struktur Organisasi Maks. 5 hari kerja

2. Penyusunan Job Description Maks. 10 hari kerja

3. Penyusunan SOP Maks. 10 hari kerja

4. Penyusunan KPI Maks. 10 hari kerja

Jumlah Maks. 35 hari kerja

4. Tahap Keempat: Orientasi, Uji Coba Pelaksanaan, Revisi Akhir Working Manual dan Penyerahan Working Manual Perusahaan

Kegiatan penataan perusahaan di dalam tahap terakhir ini adalah berupa training, sosialisasi atau orientasi kepada seluruh karyawan perusahaan, tentang segala sesuatu mengenai uji coba pelaksanaan Working Manual.

Tujuan utamanya adalah agar terdapat semangat, pemahaman, sikap dan perilaku yang sama serta komitmen yang kuat untuk bersama-sama melaksanakan prosedur kerja dan budaya baru di perusahaan, demi peningkatan kinerja perusahaan, menuju perusahaan yang maju dan mensejahterakan.

Dari uji coba implementasi prosedur kerja tersebut, akan diperoleh masukan-masukan perbaikan, yang pada gilirannya akan dijadikan bahan dalam Revisi Akhir Working Manual. Setelah direvisi, Working Manual akan diserahkan kepada Pimpinan Perusahaan.

Adapun jenis kegiatan dan lamanya waktu pelaksanaan dari Tahapan Keempat ini adalah sebagai berikut:

KEGIATAN WAKTU

1. Orientasi dan Training Working Manual Maks. 2 hari kerja

2. Uji Coba Pelaksanaan Working Manual Maks. 30 hari kerja

3. Revisi Akhir Working Manual Maks. 12 hari kerja

4. Penyerahan Working Manual kepada Pimpinan Perusahaan

Maks. 1 hari kerja

Jumlah Maks. 45 hari kerja

B. Biaya yang Diperlukan Lamanya kerjasama, perkiraan biaya yang diperlukan dan outcome yang diharapkan dari kerjasama penataan manajemen perusahaan ini adalah sebagai berikut:

Lama Kerjasama 98 hari kerja Biaya Dipaparkan setelah presentasi awal

Page 7 of 7

Pembayaran a. Tunai dimuka (disc. 10 %) b. Bertahap (30 % saat kontrak, 30 % selesai Tahap II, 40 %

selesai Tahap III) Outcome Peningkatan Kinerja yang lahir dari Struktur Organisasi,

prosedur kerja dan budaya baru perusahaan, menuju Perusahaan yang maju dan mensejahterakan.

Demi kemajuan dan daya saing Perusahaan, kami berkewajiban memastikan bahwa pelaksanaan dan hasil pekerjaan dari masing-masing tahapan kegiatan adalah yang terbaik, dengan budget yang paling optimal, dan tepat waktu sesuai dengan perencanaan.

Demikian Proposal ini kami sampaikan. Kami yakin proposal ini belum tentu dapat memenuhi seluruh kebutuhan perusahaan. Oleh karena itu, masukan dari Bapak/Ibu sangat kami harapkan, sehingga kami dapat menyusun program penataan manajemen yang lebih sesuai dengan kebutuhan dan harapan Bapak/Ibu.

Terima kasih atas perhatian dan kesediaannya meluangkan waktu untuk membaca proposal ini.