Komunikasi dan Informasi
Click here to load reader
-
Upload
adeiraputra -
Category
Documents
-
view
70 -
download
1
Transcript of Komunikasi dan Informasi
MODUL 26. KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI DAN KOMUNIKASIORGANISASI
Kemampuan akhir yang diharapkan :
Setelah membahas modul ini diharapkan mahasiswa mampu menjelaskan
perbedaan antara masalah komunikasi antar pribadi dan komunikasi organisasi.
Materi yang dibahas :
1. Arti dan pentingnya komunikasi
2. Bentuk dan Proses komunikasi
3. Hambatan komunikasi
4. Mengelola komunikasi dalam organisasi
Materi 26.1. ARTI DAN PENTINGNYA KOMUNIKASI
Komunikasi adalah penyampaian dan pemahaman suatu maksud. Hal ini berarti
bahwa jika tidak ada informasi atau ide yang disampaikan komunikasi tidak terjadi.
Pembicara yang tidak didengar atau penulis yang tidak dibaca tulisannya belumlah
berkomunikasi. Namun demikian yang lebih penting lagi ,komunikasi mencakup
pemahaman maksud, dengan demikian agar komunikasi berhasil, maksud harus
ditanamkan dan dipahami.
Sementara itu menurut Stoner, Freeman dan Gilbert ,komunikasi sebagai “the process by
which people attempt to share meaning via the transmission of symbolic messages”
( Komunikasi adalah proses dimana seseorang berusaha untuk memberikan pengertian
atau pesan pada orang lain melalui pesan simbolis). Komunikasi bisa dilakukan secara
langsung maupun tak langsung, dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang
tersedia.
Komunikasi yang baik/ sempurna akan terjadi ketika pemikiran atau ide yang
disampaikan diterima oleh penerima persis seperti yang dipikirkan pengirimnya. Hal lain
yang harus diingat adalah komunikasi yang baik sering diartikan keliru oleh komunikator
sebagai persetujuan terhadap pesan, bukannya memahami dengan jelas pesan tersebut.
Bila seseorang tidak setuju dengan kita , banyak diantara kita menganggap bahwa orang
tsb semata-mata tidak memahami posisi kita, dengan kata lain banyak diantara kita
Modul 26 Dabisman- Komunikasi& Informasi Page 1
mengartikan bahwa komunikasi yang baik sebagai cara membuat seseorang menerima
pandangan kita.
Pada dasarnya komunikasi manajerial mencakup :
1. Komunikasi Interpersonal yaitu komunikasi antara dua orang atau lebih.
2. Komunikasi organisasi, yaitu semua pola ,jaringan dan system
komunikasi dalam suatu organisasi.
KOMUNIKASI mempunyai Arti penting bagi Manajer dan Organisasi, karena adanya
Empat Fungsi utama dari komunikasi itu sendiri, yaitu FUNGSI KONTROL,
MOTIVASI, EKSPRESI EMOSIONAL DAN INFORMASI.
KOMUNIKASI bertindak sebagai KONTROL bagi perilaku anggota dalam
berbagai cara ,contoh : saat karyawan pertama kali harus mengkomunikasikan segala
keluhan yang berkaitan dengan pekerjaan pada manajernya, atau mengikuti deskripsi
pekerjaannya, komunikasi digunakan untuk mengontrol. Namun demikian komunikasi
informal juga mengontrol perilaku, yaitu saat kelompok kerja menggoda atau melecehkan
seorang anggota yang bekerja terlalu keras atau berproduksi terlalu banyak (yang
menyebabkan kelompok lain menjadi tampak buruk), mereka secara informal mengontrol
perilaku anggota.
KOMUNIKASI mendorong MOTIVASI dengan menjelaskan pada karyawan apa
yang harus diselesaikan, seberapa baik mereka melakukannya dan apa yang dapat
dilakukan untuk meningkatkan kinerja jika tidak sejajar. Ketika karyawan menetapkan
tujuan tertentu dan bekerja untuk tujuan itu, dan menerima umpan balik dari
perkembangan tujuan itu maka komunikasi diperlukan.
Bagi banyak karyawan, kelompok kerja mereka adalah sumber utama dari
interaksi sosial. Komunikasi yang terjadi di dalam kelompok adalah mekanisme
fundamental dimana anggotanya berbagi rasa frustasi dan perasaan puas. Oleh karena itu,
komunikasi memberikan penyaluran perasaan bagi EKSPRESI EMOSIONAL dan untuk
memenuhi kebutuhan social.
Akhirnya individu dan kelompok memerlukan informasi untuk menyelesaikan
sesuatu dalam organisasi. KOMUNIKASI menyediakan INFORMASI tsb.Tak ada
satupun dari keempat itu yang lebih penting dari yang lain .
Modul 26 Dabisman- Komunikasi& Informasi Page 2
Materi 26.2. PROSES DAN BENTUK KOMUNIKASI
PROSES KOMUNIKASI.
Seperti telah dikemukakan bahwa komunikasi dapat dilakukan secara langsung
maupun tidak langsung. Komunikasi langsung berarti bahwa komunikasi disampaikan
tanpa menggunakan mediator atau perantara, sedangkan komunikasi tidak langsung
dilakukan dengan menggunakan mediator atau perantara.
Berdasarkan pengertian diatas, maka komunikasi mempunyai beberapa elemen
penting yaitu :
Komunikasi melibatkan orang-orang sehingga komunikasi yang efektif terkait
dengan bagaimana orang dapat berinteraksi satu sama lain secara lebih efektif.
Komunikasi berarti terjadinya berbagi informasi atau pemberian informasi
maupun pengertian (sharing meaning), sehingga agar pemberian informasi
maupun pengertian ini dapat terjadi, maka pihak yang yang berkomunikasi perlu
menyadari dan mengerti berbagai istilah atau pengertian yang mereka gunakan
dalam melakukan komunikasi. Karena jika tidak, maka kemungkinan terjadinya
salah persepsi dalam komunikasi sangat tinggi.
Komunikasi melibatkan simbol-simbol yang berarti komunikasi dapat berupa
bahasa tubuh ,suara, huruf, angka dll sebagai bentuk simbolis dari komunikasi
yang dilakukan.
Bagaimana sesungguhnya proses komunikasi terjadi? Komunikasi
berawal dari adanya pesan atau informasi yang akan dikirim atau disampaikan oleh
Pengirim kepada Penerima , dimana dalam hal ini pengirim dinamakan sebagai sumber
pesan atau sumber informasi. Pesan atau informasi, kemudian dikirim atau disampaikan
kepada penerima tsb yang saat pertama kali mengalami proses “encoding” yaitu
mengalami transformasi kedalam bentuk symbol atau sesuatu yang menjadi representasi
pengirim pesan dalam menyampaikan pesannya. Misal untuk menyampaikan
pesan/informasi mengenai persetujuan encoding, yang terjadi adalah dari pikiran atau
perasaan setuju yang dirasakan oleh pengirim menjadi simbol dalam bentuk kalimat “Ya”
atau “Ya saya setuju” atau mungkin transformasinya berupa bahasa non verbal seperti
anggukan kepala. Simbol-simbol tsb merupakan pesan/informasi yang mempresentasikan
Modul 26 Dabisman- Komunikasi& Informasi Page 3
pikiran dan perasaan yang ingin disampaikan oleh pengirim, yang kemudian dapat
disampaikan secara langsung oleh pengirim ke penerima jika pengirim dan penerima
berada dalam satu tempat , atau berhadapan langsung. Namun juga dimungkinkan
melalui mediator seperti telepon, komputer, surat, dll, ketika pengirim dan penerima tidak
berhadapan langsung.
Pesan berupa simbol kemudian diterima oleh si penerima, namun demikian oleh karena
penerima juga manusia yang mempunyai persepsinya sendiri berdasarkan pikiran dan
perasaannya sendiri, maka ketika symbol komunikasi berupa kata-kata dan anggukan
kepala tadi diterima oleh penerima, penerima melakukan transformasi makna atau proses
“decoding” terlebih dulu dari kata-kata ataupun anggukan kepala ke persepsi penerima
mengenai kata-kata atau anggukan kepala tsb. Selanjutnya penerima memberikan respon
balasan dengan memberikan umpan balik ke pengirim dengan bentuk komunikasi
lainnya, yang berarti dalam hal ini penerima berubah posisi menjadi pengirim dan yang
semula pengirim berubah menjadi penerima.
Sangat dimungkinkan pada saat komunikasi dilakukan terdapat berbagai gangguan
(noise) sehingga pesan yang dikirimkan ternyata dipersepsikan secara keliru, dimana
gangguna ini dapat berupa :
1. Kesalahan persepsi dari si penerima ketika menerjemahkan kata-kata dari
pengirim (yaitu saat decoding) .
2. Pada saat pengirim melakukan transformasi pesan/informasi (saat encoding)
3. Terjadi pada mediator, terlebih bila mediator tsb berupa alat telekomunikasi,
orang atau bentuk mediator lainnya, sedangkan pihak pengirim dan penerima
terpisah oleh jarak dan waktu.
Inilah yang menyebabkan penelitian yang dikutip Robert Heller dan Tim
Hindle ,menunjukkan bahwa jarak antara pengirim dan penerima pesan akan menentukan
frekuensi komunikasi, karena jarak yang cukup jauh cenderung membatasi kesempatan
untuk berkomunikasi secara efektif. Meskipun alat komunikasi dapat digunakan tetapi
tetap bahwa tingkat keefektifan komunikasi relatif lebih rendah bila dibandingkan dengan
komunikasi secara langsung tanpa adanya jarak yang memisahkan pengirim dan
penerima komunikasi.
Modul 26 Dabisman- Komunikasi& Informasi Page 4
BENTUK- BENTUK KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI.
Dilihat dari bentuknya, komunikasi dapat dibedakan menjadi komunikasi
interpersonal , komunikasi di kelompok kerja dalam berbagai bentuk jejaring komunikasi,
dan pola komunikasi dalam struktur organisasi.
KOMUNIKASI INTERPERSONAL.
Adalah komunikasi yang dilakukan antara seseorang dengan orang lain dalam
sebuah organisasi. Komunikasi interpersonal ini dapat dilakukan antar individu dalam
satu bagian, antar bagian dalam organisasi, antar bawahan, antar pimpinan dan antar
pimpinan dengan bawahan. Berkenaan dengan ini dibedakan menjadi dua bentuk, yaitu :
1. Komunikasi lisan/ verbal, yaitu komunikasi yang dilakukan oleh seseorang
dengan orang lain melalui penggunaan mulut atau lisan dimana orang lain dapat
langsung menerima pesan tsb dengan berbagai faktor yang mempengaruhinya
baik dari segi situasi lingkungan kerja, emosi antar pihak yang berkomunikasi
serta berbagai hal yang terkait ketika komunikasi lisan dilakukan.
2. Komunikasi tertulis/ non verbal, yaitu komunikasi yang dilakukan seseorang
dengan orang lain melalui mediator berupa sesuatu yang dapat menyampaikan
pesan pengirim ke penerima pesan sehingga maksud dari pesan dapat dengan
mudah diterima.
KOMUNIKASI DALAM BERBAGAI BENTUK JEJARING KOMUNIKASI.
Komunikasi pada dasarnya merupakan bentuk interaksi antar individu dalam
kelompok maupun organisasi. Pada kenyataannya bentuk komunikasi yang dilakukan
ternyata mempunyai pola tersendiri, sehingga memiliki semacam jejaring komunikasi.
Jejaring komunikasi ini pada dasarnya merupakan pola bagaimana orang-orang dalam
organisasi saling berkomunikasi. Menurut Griffin terdapat berbagai pola komunikasi
dalam kelompok kerja yang dapat diidentifikasi, diantaranya adalah bentuk roda, huruf
“Y”, berkesinambungan, lingkaran dan menyeluruh.
Modul 26 Dabisman- Komunikasi& Informasi Page 5
Komunikasi yang dilakukan berdasarkan pola roda, menggambarkan bahwa
komunikasi berasal dari satu sumber selanjutnya pesan/informasi tsb disebarkan ke yang
lain dari sumber (sumber yang sama, yang biasanya dari pemimpin kelompok kerja).
Pada pola huruf “Y” , sekalipun sumber informasi berasal dari satu sumber, tetapi
dalam proses penyebarannya ke seluruh anggota tidak selalu harus melalui dirinya,
melainkan bisa melalui orang lain yang telah lebih dulu menerima informasi. (biasanya
ini terjadi pada kelompok dimana si pemimpin mendelegasikan wewenang ke sebagian
dari kelompoknya.
Pola komunikasi secara bersambung menunjukkan bahwa tingkat kepercayaan
sang pemimpin ke bawahannya sangat tinggi atau bahkan sang pemimpin benar2
memberikan kewenangan ke anggotanya untuk menyampaikan informasi.Namun setiap
anggota hanya dapat memberikan dan menerima informasi maksimum dengan dua orang
saja , tetapi si pemimpin hanya memberikan ke satu orang saja (karena tidak menerima
informasi dari yang lain).
Pola komunikasi melingkar, dibangun seperti pola berkelanjutan namun lebih
bersifat tertutup artinya si pemberi pesan akhirnya akan mengevaluasi hasil dan implikasi
dari pesan yang pertama kali dia kirimkan dari orang terakhir yang menerima pesannya.
Pada pola komunikasi menyeluruh, seluruh anggota dan pemimpin memiliki
kesempatan yang sama untuk menyampaikan pesan/informasi sebagi bentuk komunikasi
yang dilakukan. Pesan/informasi yang diberikan dapat ke siapa saja dan dari mana saja,
yang biasanya terjadi dalam moment seperti rapat atau diskusi. Kelebiham dari pola ini
adalah bahwa bisa informasi akan terminimalkan karena setiap orang akan mendapatkan
klarifikasi informasi dari seluruh anggota.
POLA KOMUNIKASI DALAM STRUKTUR ORGANISASI
Adalah pola bagaimana setiap bagian dalam organisasi saling berkomunikasi satu
dengan yang lainnya, baik antar bagian yang tingkatannya sama maupun yang berbeda
tingkatannya. Secara garis besar pola ini dibedakan menjadi dua yaitu :
1. Komunikasi vertical, adalah komunikasi yang dilakukan oleh seseorang atau
bagian yang berada pada tingkatan organisasi yang lebih tinggi dengan yang
lebih rendah atau sebaliknya
Modul 26 Dabisman- Komunikasi& Informasi Page 6
2. Komunikasi horizontal, adalah komunikasi yang dilakukan antara seseorang
dengan orang lain yang memiliki tingkatan organisasi yang sama, baik dalam
rangka koordinasi maupun kerja sama dan sebagainya.
Terdapat berbagai factor yang mempengaruhi pola komunikasi dalam struktur
organisasi, yaitu :
Jalur formal dari komunikasi
Otoritas dari hirarki organisasi
Spesialisasi jabatan
Kepemilikan akan informasi
Materi 26.3. HAMBATAN KOMUNIKASI
Dalam melakukan komunikasi tidak tertutup kemungkinan dihadapkan pada
adanya berbagai hambatan , yang pada gilirannya dapat mengakibatkan timbulnya
distorsi dan tidak efektifnya penyampaian informasi ataupun pesan. Hambatan tersebut
mencakup :
1. Penyaringan, yaitu manipulasi informasi yang disengaja sehingga membuat
informasi tsb tampak lebih menyenangkan bagi penerima.
2. Emosi, ini berkenaan dengan bagaimana perasaan penerima saat menerima
informasi/pesan akan mempengaruhi cara dia menafsirkan pesan tsb (Anda akan
sering menafsirkan pesan yang sama dengan tafsiran yang berbeda-beda,
tergantung apakah sedang dalam kondisi gembira atau lagi sedih. Emosi yang
ekstrim cenderung sangat mempengaruhi ke efektifan komunikasi.
3. Kebanjiran informasi, yaitu informasi yang harus kita olah melebihi/melampaui
kapasitas pemrosesan kita. Hal demikian ini dapat mengakibatkan terbuang,
terabaikan, terlewatkannya ataupun terlupakannya informasi, atau mereka
menunda pemrosesan lebih lanjut sampai situasi kebanjiran tsb selesai, sehingga
itu semua dapat mengakibatkan hilangnya atau berkurangnya keefektifan
komunikasi.
4. Perilaku defensive. Ketika seseorang merasa terancam, mereka cenderung akan
bereaksi dengan cara mengurangi kemampuan mereka untuk mencapai saling
Modul 26 Dabisman- Komunikasi& Informasi Page 7
pengertian, yakni cenderung menjadi defensive terlibat dalam perilaku seperti
secara verbal menyerang orang lain, memberikan jawaban yang kasar,
mempertanyakan motif orang lain dan menjadi terlalu bersifat penilai.
5. Bahasa. Kata-kata dapat mempunyai arti yang berbeda bagi orang-orang yang
berbeda. Umur, pendidikan dan latar belakang budaya merupakan tiga variabel
yang paling jelas yang mempengaruhi bahasa yang digunakan seseorang dan
definisi yang dia berikan pada kata-kata.
6. Budaya nasional. Perbedaan komunikasi dapat juga timbul dari bahasa yang
berbeda yang digunakan individu untuk berkomunikasi dan budaya nasional
dimana mereka menjadi bagiannya. Perbedaan budaya dapat mempengaruhi cara
yang dipilih manajer untuk berkomunikasi, dan perbedaan ini jelas dapat menjadi
penghambat keefektifan komunikasi bila tidak dikenali dan diperhatikan.
Guna mengatasi hambatan seperti dikemukakan diatas , dapat dilakukan dengan :
Gunakan umpan balik , missal dengan mengecek kepada si penerima
Menyederhanakan bahasa
Menyimak dengan aktif
Mengendalikan emosi
Memperhatikan isyarat non verbal
Materi 26.4. MENGELOLA KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Komunikasi, selain dilakukan sebagai konsekwensi dari struktur organisasi yang
dibentuk, komunikasi dalam organisasi juga dapat dilakukan melalui bentuk yang
sifatnya informal, yaitu komunikasi yang dilakukan antara berbagai pihak maupun
berbagai bagian dalam organisasi yang tidak secara kaku mengikuti tingkatan-tingkatan
manajemen dalam sebuah organisasi, sehingga bersifat fleksibel, dan mendukung
terciptanya suasana dinamis dalam organisasi.
Pola komunikasi seperti ini biasanya dilakukan saat informasi/pesan yang disampaikan
tidak terkait langsung dengan tugas atau pekerjaan yang dilakukan tiap orang dalam
organisasi, sehingga tempatnyapun mungkin juga tidak formal seperti kantin, lobi kantor,
lift dll.
Modul 26 Dabisman- Komunikasi& Informasi Page 8
Secara garis besar, menurut Griffin ada tiga bentuk komunikasi informal dalam
organisasi yaitu (1) komunikasi berdasarkan informasi yang tidak resmi, (2) peninjauan
langsung dan (3) komunikasi non verbal.
Ada beberapa langkah yang perlu dilakukan manajer agar komunikasi yang
dilakukan benar-benar efektif dalam pencapaian tujuan organisasi, yang antara lain
adalah:
1. Meminimalkan hambatan komunikasi.
Seperti telah kita ketahui bahwa dalam melakukan komunikasi kadang kala terdapat
berbagai hambatan, sehingga pesan/informasi yang ingin disampaikan mengalami
kesalahan dalam penafsiran, penerimaan hingga pemahaman. Akibatnya reaksi yang
diharapkan tidak terjadi. Hambatan dalam organisasi ada yang BERSIFAT
PERSONAL (seperti kesalahpahaman dalam memahami pesan, kredibilitas individu
dalam berkomunikasi, kemampuan mendengarkan dan menyimak yang buruk dan
penilaian terhadap subyek tertentu sehingga mempengaruhi tingkat penerimaan orang
tsb dalam berkomunikasi) dan ada yang BERSIFAT ORGANISASIONAL ( yaitu
penggunaan semantic atau kata-kata yang dipahami berbeda oleh orang yang berbeda,
tingkatan manajemen yang berbeda, persepsi yang berbeda antar bagian maupun orang
serta terlalu banyaknya beban tugas yang diberikan organisasi,dll) sehingga
mengurangi kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif.
2.Meningkatkan keefektifan dalam berkomunikasi.
Setelah hambatan-hambatan dalam berkomunikasi dikenali maka perlu diupayakan agar
komunikasi dapat ditingkatkan efektivitasnya. Dari dua jenis hambatan komunikasi
diatas , ada dua hal yang harus dilakukan yaitu PENINGKATAN KEAHLIAN
KOMUNIKASI INDIVIDU (missal dengan peningkatan keahlian dalam
mendengarkan melalui seringnya komunikasi dilakukan secara formal maupun non
formal, mendorong komunikasi yang sifatnya dua arah melalui tersedianya media untuk
melakukan kritik dan saran yang bersifat timbal balik, peningkatan kesadaran dalam
memahami pesan/informasi melalui berbagai jenis media maupun symbol,
pemeliharaan kredibilitas individu dengan membangun karakter dan moral, serta upaya
untuk lebih mengenalkan dan mendekatkan berbagai pihak yang melakukan
komunikasi melalui pertemuan yang bersifat formal maupun informal) dan
Modul 26 Dabisman- Komunikasi& Informasi Page 9
PENINGKATAN KEAHLIAN KOMUNIKASI UNTUK HAL2 YANG BERSIFAT
ORGANISASIONAL.(missal dengan menindak lanjuti setiap komunikasi yang dilakukan ,
pengaturan cara berkomunikasi diantara berbagai pihak dalam organisasi, serta
peningkatan kesadaran dan pemanfaatan berbagai media dalam berkomunikasi.
KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI.
Dewasa ini kemajuan teknologi informasi sudah tidak diragukan lagi kontribusinya
terhadap kehidupan manusia, tak terkecuali perannya dalam organisasi, manajer yang
sedang diluar kota pun dapat memantau kegiatan di perusahaan melalui berbagai media
teknologi informasi yang tersedia mulai dari telpon seluler, internet hingga media seperti
teleconferencing.
Teknologi informasi telah mengubah perspektif awal mengenai komunikasi, saat ini jarak
yang jauh, waktu yang berbeda tidak lagi menjadi hambatan terwujudnya komunikasi
antar berbagai pihak. GRIFFIN menyatakan bahwa terdapat dua hal yang terkait dengan
penggunaan teknologi informasi dalam berkomunikasi yaitu system informasi formal
sebagai system yang dibuat untuk membantu kelancaran dalam berkomunikasi dan
tekhnologi elektronik yang bersifat personal sebagai alat yang membantu bagaimana
komunikasi dapat dilakukan.
SISTEM INFORMASI FORMAL.
Adalah berbagai jenis sistem yang telah dibuat untuk membantu proses komunikasi
yang dilakukan dalam sebuah organisasi,khususnya dalam organisasi bisnis, baik antar
personal ,antar bagian dalam organisasi maupun dengan pihak diluar organisasi, yang
dalam hal ini setidaknya ada enam jenis system informasi formal yaitu :
1. Sistem pemrosesan transaksi (Transaction-processing system)
2. Sistem informasi manajemen ( MIS)
3. Sistem pendukung pengambilan keputusan (Decision support system)
4. Sistem informasi ekskutif (Excutive information system)
5. Sistem jaringan internal ( intranet)
6. Sistem pintar (expert system), yang secara khusus dibuat untuk
mempresentasikan berbagai informasi yang diperlukan sebagai referensi bagi
pihak tertentu.
Modul 26 Dabisman- Komunikasi& Informasi Page 10
Teknologi informasi yang bersifat personal.
Beberapa produk teknologi informasi yang bersifat personal yang telah banyak
digunakan dalam berbagai jenis komunikasi dalam organisasi antara lain :
Komputer
Mesin foto copy
Mesin faks
Telepon seluler
Webcam
Produk-produk teknologi informasi lainnya.
--------------------------------------
Modul 26 Dabisman- Komunikasi& Informasi Page 11