KOMUNIKASI DALAM PERUNDINGAN

8/14/2019 KOMUNIKASI DALAM PERUNDINGAN

1/11


2/11

mencapai objektif perundingan masing-masing.Perunding yang tidak mahirberkomunikasi akan menghadapi maslah semasa berunding. Misalnya, dalamperundingan distributif perunding yang tidak mahir berkomunikasi akan hanyamemberikan peluang kepada pihak lawan untuk mempengaruhinya. Sementara dalamperundingan integratif pula, kelemahan berkomunikasi oleh perunding mungkin akanmenyebabkan pihak lawan mengambil kesempatan untuk menukarkan perundingan

tersebut kepada perundingan distributif.

Komunikasi dalam perundingan dipamerkan melalui dua cara iaitu secara verbaldan bukan verbal. Terdapat beberapa aspek utama komunikasi verbal dan bukan verbalyang penting di dalam perundingan. Komunikasi verbal bermaksud komunikasi yangbersifat linguistik atau bahasa. Komunikasi verbal dalam perundingan boleh berbentukkomunikasi bertulis atau komunikasi dalam percakapan. Terdapat beberapa aspekpenting komunikasi dalam perundingan seperti berikut:

Peraturan boleh mengawal interaksi perundingan

Sebarang peraturan bertulis (hitam-putih) yang tersedia dalam perundingan bolehmengawal interaksi komunikasi perundingan. Lazimnya, komunikasi verbal dalamperundingan berlaku secara formal dan juga tidak formal. Dalam perundingan tidakformal, banyak peraturan perundingan dibentuk melalui interaksi di antaraperunding-perunding. Misalnya sebelum perundingan sebenar dijalankan perunding-perunding mungkin akan bertemu secara tidak formal dalam permainan golf atausebarang aktiviti sosial dan interaksi di antara mereka boleh membentuk berbagaiperaturan yang harus dipatuhi dalam perundingan sebenar.

Dalam perundingan yang formal pula, peraturan dan prosedur perundingan yangdipersetujui akan menstrukturkan kaedah dan juga iklim komunikasi. Dalam budayasesetengah perundingan, peraturan boleh menjadi suatu ritual. Ini secara tidaklangsung mencorakkan gaya komunikasi semasa perundingan.

Fungsi-Fungsi Komunikasi dalam perundingan

Komunikasi adalah instrumen utama dalam mengkoordinasikan hasilperundingan. Melalui proses komunikasi perunding-perunding dapat bertukar-tukarmaklumat secara sengaja (strategik) atau tidak disengajakan. Seorang perundingyang mahir dalam bidang komunikasi akan dapat mengecam sikap perunding lawanmelalui gaya komunikasi yang dipamerkannya. Dengan itu, komunikasi membantuperunding-perunding dalam menentukan strategi, matlamat dan taktik tindakanmereka selanjutnya. Misalnya, gaya komunikasi dominan yang dipamerkan olehperunding mencerminkan sifat perundingan yang sangat kompetitif dan tiada tolakansur.

Komunikasi boleh mengubah persepsi dan jangkaan perunding-perundingmengenai situasi, hubungan, proses dan hasil perundingan. Misalnya, gaya

komunikasi seorang jurujual yang mesra akan mempengaruhi persepsi si pelangganmengenai barangan sama ada untuk membelinya atau tidak.

Fokus komunikasi dalam perundingan

Komunikasi dalam perundingan lazimnya terfokus kepada isu-isu yang substantifiaitu perkara-perkara pokok yang hendak dirundingkan oleh mereka. Dengan itukomunikasi mempunyai fungsi penting dalam proses tawar menawar, pembentanganproposal, tuntutan-tuntutan, kehendak dan keinginan seperti yang telah kitabincangkan dalam Unit 1.

Perundingan juga melibatkan isu-isu prosedural dan isu hubungan di antara

perunding-perunding secara peribadi. Di samping itu isu-isu intangible seperti hormatmenghormati, beretika dalam perundingan dan lain-lain isu yang tersirat. Ini

2


3/11

melibatkan kaedah atau gaya komunikasi yang patut digunakan dan dipatuhi dalamperundingan.

Kebolehan seorang perunding dalam komunikasi verbal sama ada komunikasibertulis atau vokal merupakan satu kelebihan kepadanya. Komunikasi verbal dalamperundingan melibatkan dua tahap. Pertama ialah tahap logikal iaitu apa jua yang

tertulis dalam proposal atau yang disebut dalam penawaran atau tuntutan. Keduaialah tahap pragmatik iaitu gaya, sintaks dan semantik bahasa yang digunakandalam penulisan atau percakapan perunding.

Sebarang proposal atau pernyataan dalam perundingan mengandungi kombinasikedua-dua tahap komunikasi verbal iaitu tahap logikal dan tahap pragmatik.Kandungan proposal atau pernyataan itu adalah penting (tahap logikal) tetapi caraatau kaedah proposal atau pernyataan itu disampaikan juga memberikan makna-makna yang tersirat (tahap pragmatik) dan mungkin mempengaruhi pihak-pihakyang berunding.

Mesej yang tersurat adalah mudah untuk dimengertikan tetapi mesej yangterkandung (tersirat) dalam pernyataan melalui gaya komunikasi tertentu adalah

sangat mengelirukan dan boleh menyebabkan persepsi yang tidak tepat. Mesej yangtersirat ini disebut juga sebagai metamesejdan cara mesej itu disampaikan disebutsebagai metakomunikasi. Misalnya, cuba telitikan pernyataan berikut:

Serahkan laporan itu kepada saya minggu depan?Serahkan laporan itu kepada saya minggu depan!

Mungkin anda boleh membezakan jenis perundingan yang sedang berjalan dalamkedua-dua pernyataan tersebut. Pernyataan yang pertama itu mengandaikan bahawaperunding mahu menjaga hubungan baik dengan perunding lawan kerana ia lebih sopan(perundingan integratif) dan pernyataan kedua itu lebih bersifat dominan (perundingandistributif).

Komunikasi boleh berubah-ubah bersesuaian dengan kebiasaan dalam situasiperundingan. Komunikasi yang bersifat agresif sering diperhatikan di dalam perundingandistributif di mana perunding-perunding menggunakan kata-kata dan gaya komunikasiyang keras, tidak sopan atau tidak beretika kerana mahu pihak lawan akur kepadatuntutan mereka. Ada juga perunding yang bijak menggunakan gaya komunikasi yangmesra untuk melembutkan perunding lawan dalam perundingan distributif. Adalah lebihmudah mempengaruhi seseorang yang telah mesra dengan kita daripadamempengaruhi seseorang yang menjadi musuh kita.

Namun begitu, apabila peraturan dan prosedur perundingan menjadi semakinkhusus dan terperinci, impak komunikasi menjadi kurang signifikan. Pada peringkat ini,tahap pragmatik dalam komunikasi tidak lagi meberikan kesan yang besar untuk

mempengaruhi pihak lawan kerana hasil perundingan adalah lebih diutamakan.

Komunikasi Bukan Verbal Dalam Perundingan

Sebarang interaksi di dalam perundingan banyak melibatkan komunikasi bukanverbal yang memberi impak kepada persepsi, sikap dan perlakuan perunding. Andatentunya masih ingat dalam kursus KOM 3205 Kemahiran Komunikasi AntaraPerseorangan bahawa komunikasi bukan verbal adalah komunikasi yang disalurkansecara bukan lingusitik. Ia merupakan kaedah utama kita mengkomunikasikan perasaandan sikap terhadap orang lain dan ia juga memainkan peranan utama dalam hubunganperibadi.

Seorang perunding harus cekap dalam memahami komunikasi bukan verbal dan juga

bijaksana dalam penggunaannya semasa berunding. Komunikasi bukan verbal adalah

3


4/11

sejenis komunikasi yang sangat berpengaruh. Malah mesej yang disalurkan secara bukanverbal adalah lebih dipercayai daripada mesej yang disalurkan secara verbal.

Lebih daripada separuh maklumat dalam suatu interaksi disalurkan melalui saluran-saluran bukan verbal.Walau bagaimanpun mesej verbal selalunya tidak jelas atau kaburdan kadang-kadang sukar diinterpretasikan. Interpretasinya bergantung kepada konteks

dan budaya. Ia boleh disalurkan melalui banyak saluran secara berterusan tanpa hujungdan pangkal dan pengalirannya tidak boleh dikawal. Perunding harusmenginterpretasikan mesej bukan verbal secara berhati-hati kerana kadang-kadang iatidak mempunyai makna yang universal kerana sifatnya yang banyak bergantung kepadakonteks dan budaya.

Komunikasi bukan verbal berfungsi untuk mengulangi, menggantikan mesej verbaldan juga berfungsi untuk mengawal interaksi verbal. Ia memberi penekanan kepadakomunikasi verbal, membezakan yang penting dengan yang kurang penting. Iamewarnakan komunikasi verbal dengan emosi.

Ia boleh digunakan untuk menyatakan sesuatu secara terselindung jika kita tidakberupaya menyatakannya secara verbal seperti mengerutkan dahi sebagai tanda tidak

bersetuju. Komunikasi bukan verbal boleh membantu seorang perunding untukmendapatkan perhatian daripada lawan dan memberikan amaran supaya berhati-hatimelalui pemantauan mesej verbal pihak lawan.

Perlakuan bukan verbal seperti posisi tubuh, pergerakan tangan, pakaian, dansebagainya memberikan mesej kepada orang mengenai diri perunding. Misalnya,seorang perunding yang mengamati mempamerkan posisi badan yang bongkok kehadapan berbanding dengan pelajar yang sudah bosan di mana posisi tubuh adalahkebelakang atau dia menongkat dagu. Dengan kemahiran memahami mesej bukanverbal, seorang individu boleh menyesuaikan gaya komunikasinya atau pendekatankomunikasi yang sesuai untuk menyampaikan maklumat dengan lebih berkesan kepadaorang lain.

Komunikasi bukan verbal memainkan peranan penting dalam pembentukantanggapan awal perunding-perunding. Apabila seorang perunding hendak bertemudengan perunding lawan buat kali pertama maka adalah penting baginya menjaga rupadiri dari segi kebersihan dan pakaian. Penampilan diri yang baik buat pertama kalikepada seseorang perunding boleh membentuk persepsi atau tanggapan tertentu pihaklawan terhadap diri perunding. Biasanya orang berpegang teguh dengan tanggapan awalatau apa yang mereka perhatikan pada diri seseorang pada pertemuan kali pertama.

Perunding-perunding sering memberikan mesej kepada pihak lawan secara bukanverbal dengan tindakan yang dramatik seperti keluar secara mengejut daripada bilikperundingan, mengetuk meja, berdiam diri dan sebagainya. Dalam situasi yang lebihdramatik pihak yang berkonflik akan melakukan keganasan seperti meletupkan

bangunan, membuat tunjuk perasaan yang keterlaluan dan sebagainya denganmembawa mesej bahawa mereka mahukan penyelesaian yang adil.

Walaupun tindakan bukan verbal itu boleh mempengaruhi pihak lawan, tindakan itumungkin juga akan disalahertikan oleh pihak lawan disebabkan oleh perbezaan budayadan lebih-lebih lagi jika semua perunding belum mengenali antara satu sama lain.Perunding mungkin berkomunikasi secara bukan verbal dengan niat baik berdasarkankepada budayanya tetapi disalahertikan kerana tindakan itu bercanggah dengan normabudaya pihak lawan. Apabila komunikasi verbal semakin mengurang, adakemungkinannya komunikasi bukan verbal dalam perundingan akan meningkatkan salahinterpretasi, syak dan emosi perunding-perunding.

Penipuan dan manipulasi memang banyak berlaku di dalam perundingan

terutamanya perundingan distributif. Ada kajian menunjukkan bahawa penipuan dalamperundingan dapat dikesan bukan dengan melihat perunding tetapi dengan mencerap

4


5/11

kata-katanya. Perunding yang menipu boleh mengawal mesej bukan verbal merekamelalui mata dan muka tetapi agak sukar untuk mengawal mesej bukan verbal darisuara mereka. Perunding yang bercakap benar dan ikhlas di dapati:

Bercakap dalam ton yang rendah.

Tidak membuat dalam pembetulan ayat-ayatnya.

Banyak menggunakan tangan dan ekspresi muka dalam mengilustrasikankata-katanya.

Bercakap dengan mudah, fasih, licin dan yakin.

Namun begitu, ada perunding yang cukup mahir melakonkan kepura-puraan. Ini bolehdiatasi dengan menentukan sama ada dia benar-benar bersedia untuk berunding keranajika mereka tidak bersedia maka lakonan itu hanyalah untuk menutup kelemahan itu.Ada beberapa kategori komunikasi bukan verbal yang relevan dalam perundingan spertiberikut:

Kronemiks (masa): Ada perunding yang sangat mementingkan masa dan jugapengendaliannya. Oleh itu ketetapan masa, tidak lewat menghadiri perundingan,

penggunaan masa dan jadual perundingan yang berkesan perlu diberikan perhatian.Ketepatan masa secara tidak langsung memberikan tafsiran mengenai kesabaranperunding.

Proksimik (ruang dan jarak): Terdapat beberapa jenis jarak yang wujud semasakita berkomunikasi iaitu jarak intim (dari persentuhan kulit hingga 18 inci), jarakperibadi (di antara 18 inci hingga 4 kaki), jarak sosial (di antara 4 hingga 12 kaki) dan jarak awam atau publik (dari 12 kaki dan lebih). Perunding-perunding yangmempunyai hubungan yang rapat boleh berkomunikasi dalam jarak peribadi ataujarak intim kerana paras kepercayaan atau keyakinan mereka di antara satu samalain adalah tinggi. Perunding yang baru saja bertemu dengan lawannya mungkintidak berasa selesa jika berunding dalam jarak intim atau jarak peribadi. Jikaperunding-perunding masih belum mempunyai hubungan yang rapat maka adalah

bijak jika kedudukan mereka semasa berunding dijarakkan. Ini boleh dilakukandengan cara meletakkan mereka duduk berhadapan di antara sebuah meja yangbertindak sebagai sempadan.

Kinesiks (postur dan pergerakan tubuh): Pameran postur atau pergerakan tubuhbadan perunding semasa berunding boleh mengkomunikasikan sesuatu mesejkepada lawannya. Misalnya, jika seorang perunding sudah bosan dalam perundingandia mungkin akan menguap dan menyandarkan badannya ke belakang. Tetapi jika diaberminat dia akan membawa tubuhnya ke hadapan.

Ekspresi wajah: Ia banyak mempengaruhi respons verbal. Misalnya, seorangperunding yang menyatakan persetujuannya dengan senyuman mungkinmemberikan gambaran bahawa dia puas hati dengan penyelesaian yang dibuat.

Rupa diri perunding: Rupa yang menarik banyak mempengaruhi interaksi dalamperundingan. Berpakaian kemas, bersih dan dengan formaliti yang sesuai akanmemberikan imej yang baik kepada diri perunding. Ia juga boleh mencerminkanperasaan hormat kepada pihak lawan.

Sentuhan: Komunikasi melalui sentuhan biasanya berlaku dalam hubungan yangrapat. Dalam perundingan misalnya, bersalaman merupakan satu simbol mengenaihubungan di antara perunding. Ia juga boleh meredakan ketegangan yang berlakudalam perundingan.

Persekitaran: Persekitaran tempat perundingan yang disediakan oleh perundingboleh menggambarkan watak atau sifat perunding. Ia juga boleh mempengaruhi gayakomunikasi yang akan digunakan oleh perunding. Misalnya, jika persekitaranperundingan itu adalah terlalu formal maka ada kemungkinan perundingan yang akan

5


6/11

berlangsung adalah serius dan bersifat distributif. Jika persekitaran adalah sepertitempat peranginan maka mungkin sekali perundingan yang akan dilaksanakanadalah mesra dan bersifat integratif.

Ritual: Kadang-kadang ada perundingan yang bermula dengan ritual atau adattertentu pada peringkat pra-perundingan. Ritual juga merupakan satu strategi

perunding mempengaruhi pihak lawan. Misalnya, perunding akan dibawa melawatatau dibawa untuk bermain golf. Ini tidak lain bertujuan untuk merapatkan hubungandi antara perunding supaya perundingan sebenar yang akan dapat dilaksanakandalam iklim yang harmoni. Adalah lebih mudah mempengaruhi seorang rakandaripada mempengaruhi seorang seteru.

Paralanguage: Paralanguage menerangkan mesej vokal bukan-verbal seperti kadar,kelangsingan, nada, kekuatan percakapan. Ia memainkan peranan penting dalamkomunikasi vokal kerana ia dapat memberikan mesej kedua (metamesej) dalam kata-kata.

Topik 2: Persepsi Di Dalam Perundingan

Satu masalah yang menjadi penghalang dalam perundingan ialah persepsi perunding-perunding itu sendiri. Persepsi memainkan peranan yang besar di dalam sebarangperundingan kerana ia akan mencorakkan jenis atau gaya komunikasi yang akandigunakan oleh perunding-perunding dalam perundingan.

Persepsi kerap berlaku di peringkat awal perundingan. Kita telah mempelajari mengenaipersepsi dalam kursus KOM3205 Kemahiran Komunikasi Antara Perseorangan. Berbagai jenis persepsi mengenai pihak lawan boleh terbit oleh perunding disebabkan olehperasaan curiga atau syak terhadap lawan. Perasaan curiga dan syak akanmengakibatkan kesilapan persepsi yang tidak tepat.

Di peringkat awal perundingan, seseorang perunding akan membuat beberapapertimbangan atau penilaian mengenai beberapa perkara iaitu:

Penilaian atau pertimbangannya mengenai pihak lawan seperti personaliti,strategi atau perlakuan perunding lawan.

Penilaian atau pertimbangannya mengenai diri perunding lawan seperti citarasa,nilai-nilai, selera, tahap aspirasi atau juga strategi.

Penilaian atau pertimbangannya mengenai kemudahan atau prasarana dalamperundingan seperti sumber-sumber yang wujud, kemudahan-kemudahan yangdipunyai oleh pihak lawan dan juga pada dirinya.

Penilaian atau pertimbangannya mengenai proses perundingan yang akandijalankan misalnya adakah pendapatnya akan diberi perhatian oleh pihak lawansemasa perundingan.

Kesemua perkara di atas akan menimbulkan berbagai-bagai persepsi (positif ataunegatif) perunding terhadap pihak lawan. Persepsi yang positif terhadap lawan adalahpenting di dalam perundingan integratif tetapi perundingan distributif sentiasa dipenuhioleh persepsi-persepsi negatif atau bias pada diri semua perundingnya. Kadang-kadangpersepsi yang negatif pada perunding boleh mengakibatkan perundingan integratifbertukar menjadi perundingan distributif. Perunding yang sangat bias (biased) dalamperundingan sentiasa mempunyai kecenderungan berikut:

Mempunyai persepsi bahawa perundingan yang akan berlangsung adalah bersifatfixed-pie atau menang-kalah disebabkan oleh isu atau bahan yang menjadirebutan itu adalah terhad.

Semasa berunding semua pihak sering mempunyai persepsi bahawa mereka akanmenang dalam perundingan. Ini akan menyebabkan mereka berusaha

6


7/11

mendapatkan kuasa bagi memastikan kemenangan walaupun perundingan bolehdiselesaikan secara integratif.

Perunding yang bias lazimnya tidak boleh menerima kekalahan dan terlalumenekankan kos yang relatif dengan keuntungan. Ini mengakibatkan merekaberusaha untuk mendapatkan keuntungan yang sangat besar daripadaperundingan.

Perunding yang melihat perundingan sebagai bersifat kompetitif mempunyaipersepsi dia akan mendapat keuntungan yang sedikit berbanding denganperunding yang melihat perundingan sebagai bersifat integratif.

Perunding yang kurang bias mempunyai kecenderungan berikut:

Mempunyai persepsi bahawa semua pihak mempunyai keutamaan-keutamaan(priotrities) yang berbeza. Ini menjadikan mereka peka dan berempati terhadapkeperluan lawan serta berusaha untuk menyumbang kepada penyelesaian yanglebih adil.

Mempunyai persepsi yang positif terhadap pihak lawan dan berasa senang dalaminteraksi dengan mereka.

Sangat mengutamakan keadilan dan tidak berat sebelah dalam perundingan. Mungkin sekali akan merancang strategi masa depan berdasarkan kepada

pengalaman perundingan lalu. Sedia menghadapi kekalahan dalam perundingan dan tidak mempunyai dendam

atau mempamerkan perlakuan buruk setelah tewas dalam perundingan. Sanggup menyelesaikan masalah dengan cara yang menguntungkan kedua-dua

pihak (log-rolling) daripada terus bertolak ansur (compromising).

Perunding yang kurang bias mempunyai persepsi yang positif terhadap pihak lawandan berkemungkinan sekali akan mendorong pihak lawan untuk menyelesaikan konfliksecara integratif.

Perundingan yang berkesan ialah perundingan yang mencapai penyelesaian yangdapat memuaskan semua pihak yang berunding. Persepsi negatif hanya akanmenyusahkan penyelesaian dan harus dihindarkan. Namun begitu persepsi negatifterhadap lawan adalah suatu tabiat semulajadi yang sukar diketepikan. Oleh itu adalahbijak jika semua pihak yang berunding itu terlebih dahulu berbincang mengenai persepsimasing-masing supaya sikap faham memahami di kalangan perunding akan dapatdiwujudkan dan penyelesaian akan dapat dicapai secara integratif.

Topik 3: Kemahiran Berkomunikasi Semasa Berunding

Dalam kursus KOM 3205 Kemahiran Komunikasi Antara Perseorangan kita telahmempelajari beberapa kemahiran komunikasi yang perlu dikuasai dalam usaha

mempengaruhi seseorang. Topik ini akan membincangkan dua kemahiran komunikasiyang relevan di dalam perundingan.

Pencerapan (Listening)Pencerapan mungkin merupakan kemahiran komunikasi yang paling penting di dalamsemua perundingan. Dalam perundingan integratif, perunding harus mencerapsecara empatik untuk memahami masalah yang dihadapi oleh pihak lawan. Mencerapsecara berempati adalah satu kemahiran yang agak sukar dilakukan. Walaupunpencerapan adalah mudah, memberikan empati kepada seseorang yang sedangdicerap adalah lebih susah. Semasa mencerap dengan empati perunding seharusnyabanyak memberikan respons bukan-verbal yang positif dan memparafrasa kata-katalawannya. Seorang perunding yang cekap bukan sahaja boleh menumpukanperhatian kepada mesej verbal dan bukan verbal lawan tetapi dapat memberikanrespons yang sesuai.

7


8/11

Berikut ialah beberapa perkara yang boleh kita lakukan semasa memberi mencerapadan memberi respons dalam pencerapan aktif.

Kurangkan bercakapTujuan mencerap ialah mendapatkan sebanyak mungkin maklumat yang boleh.Oleh itu perunding harus mengawal dirinya daripada banyak bercakap semasa

berunding. Ini tidak bermaksud dia langsung tidak bercakap kerana respons yangminima sangat perlu untuk menggalakkan pihak untuk terus mengkomunikasikanmesej.

Pastikan tiada gangguan luar

Perunding yang cekap akan memastikan semua gangguan luar seperti telefon,radio atau televisyen, orang lain dan sebagainya tidak mengganggupencerapannya.

Elakkan daripada membuat sebarang penilaian awal

Persepsi persepsi terhadap diri lawannya yang sedang bercakap mungkin bolehmengganggu pencerapan perunding. Pencerapan yang berkesan mungkin sekali

tidak dapat dilaksanakan jika perunding sudah mempunyai persepsi awal danterus membuat penilaian awal terhadap lawannya yang bercakap dan jugaterhadap mesej yang disampaikan olehnya.

Kenalpasti idea utama yang dikemukakan olehnya

Ada perunding yang bercakap berbelit-belit sehingga perunding lain tidak dapatmenangkap mesej yang hendak disampaikan olehnya. Perunding perlu betul-betulteliti kerana percakapan yang tidak berhujung pangkal mengandungi idea utamaatau mesej yang hendak dinyatakannya.

Membuat pertanyaan

Semasa mencerap dan memberi respons ada kalanya perunding perlu

bertanyakan soalan-soalan ikhlas. Soalan-soalan ikhlas ditanya dengan tujuanuntuk memahami dan mendapatkan maklumat daripada lawan yang sedangbercakap. Perunding harus mengelak daripada bertanya soalan yang tidak ikhlaskerana ia merupakan suatu perlakuan yang merendah-rendahkan lawan yangbercakap dan lambat laun menyusahkan diri perunding juga. Namun begitu,soalan yang ikhlas jika disampaikan dengan cara yang tidak betul boleh jugamenjadi soalan tidak ikhlas. Misalnya menunjukkan mimik muka yang bercanggahdengan soalan yang ditanya atau menyatakan soalan dengan nada suara yangbercanggah dengan situasi ketika itu.

Walaupun bertanya soalan ikhlas adalah baik, ramai perunding tidak mahubertanya disebabkan mereka khuatir jika soalan yang mereka mahu kemukakanitu adalah soalan bodoh. Mereka juga berfikiran bahawa mereka sudah cukup

memahami apa yang mereka cerap. Betulkah perunding telah cukup fahamdengan apa yang dicerap? Perunding harus bertanya untuk memastikan apa yangdicerap itu adalah benar?

Lakukan parafrasaParafrasa ialah respons perunding yang menyatakan semula, dalam perkataannyasendiri, mesej yang dinyatakan oleh lawannya. Dalam banyak hal, memparafrasamembantu perunding untuk mengetahui sama ada mesej lawannya yang dicerapitu adalah mesej yang sama yang diterima oleh perunding. Disamping ituperunding boleh mendapatkan lebih banyak maklumat daripada lawannya yangdicerap.

Memparafrasa boleh digunakan dalam perundingan untuk mendapatkanmaklumat fakta (factual information) dan maklumat peribadi (personalinformation) lawan. Memparafrasa merupakan teknik yang sesuai untuk merumus

8


9/11

hasil penyelesaian perundingan. Ia juga adalah satu cara yang baik untukmengurangkan ketegangan di antara perunding-perunding semasa berunding.

Kemahiran Komunikasi Verbal

Kemahiran komunikasi verbal seorang melibatkan beberapa kaedah yang bijaksanaseperti berikut:

o Penggunaan bahasa Equivocal, iaiatu bahasa yang mempunyai lebih

daripada satu definisi misalnya, pernyataan Pendapat awak ini memangsangat unik boleh menggantikan pernyataan Pendapat awak ini memangtidak masuk akal.

o Penggunaan kaedah Convergence iaitu cara penyesuaian percakapan

perunding mengikut dialek atau gaya pihak lawan. Misalnya, perundingdaripada Kuala Lumpur akan bercakap dalam dialek Kelantan apabilaberunding dengan lawannya yang berasal dari Kelantan. Kaedah ini sangatberkesan dalam mempengaruhi pihak lawan. Perunding yang mahir bercakapdalam bahasa dan dialek lain mempunyai kelebihan sebagai seorangperunding yang efektif.

o Penggunaan kaedah Divergence iaitu penyesuaian percakapan yangmempamerkan hubungan atau solidarity. Misalnyanya perunding yang berasaldari Kedah akan bercakap dalam dialek Kedah apabila berunding denganlawannya yang juga berasal dari Kedah.

o Penggunaan Euphemism iaitu menggunakan kata-kata yang baik didengar

untuk menggantikan perkataan yang kasar. Misalnya, pernyataan Pendapatanda agak mengelirukan saya boleh menggantikan pernyataan Sayalangsung tidak faham mengenai pendapat awak tu.

o Penggunaan kaedah Demonstrative Pronoun Choice iaitu cara percakapan

yang menggunakan kata-kata yang lebih positif atau negatif misalnya,menggunakan perkataaan kamu untuk menggantikan perkataan awak,engkau dan anda. Pemilihan kata-kata boleh mempamerkan sikap perunding

terhadap lawan sama ada untuk menunjukkan kemesraan atau permusuhan.o Penggunaan kaedah Sequential placement iaitu satu cara menyusun kata-

kata yang mempamerkan sikap perunding terhadap sesuatu perkara atau isu.Biasanya cara susunan adalah berdasarkan kepada sikap perunding (samaada suka atau tidak suka, positif atau negatif) terhadap benda atau isumisalnya susunan nama (Ali, Abu dan Fatimah Ali paling disukai), susunanbarangan atau isu dan sebagainya.

o Penggunaan kaedah Negation iaitu cara menyatakan sesuatu yang tidak

disukai oleh perunding dengan cara terselindung atau indirectmisalnya, OKlah, Bolehlah, It wasnt bad dan sebagainya.

9


10/11

Soalan-Soalan Ulangkaji

Membuat dan menginterpretasikan konsesi boleh dilakukan dengan mudah sekiranyasemua pihak yang berunding dapat mengurangkan syak wasangka sesama mereka.

A. BenarB. Salah

Dalam sebarang perundingan, pengurusan intangibles melibatkan

A. segala bahan yang ditawarkanB. dokumen-dokumen yang telah ditandatanganiC. penggunaan bilik untuk perundinganD. pengurusan komunikasi bukan verbal

Fungsi komunikasi perundingan ialah untukA. Mengekalkan persepsi dan jangkaan mengenai situasi, hubungan, proses dan

hasil rundingan.B. Mengenalpasti pola-pola perlakuan.

C. Menghurai strategi matlamat dan taktik tindakan selanjutnya.D. Pertukaran maklumat secara terbuka atau tertutup, sengaja atau tidaksengaja.

Di antara berikut, yang mana satukah bukan perkara yang difokuskan dalamkomunikasi perundingan?

A. Isu-isu substantifB. Isu-isu tuntutanC. Isu-isu faceworkA. Isu-isu preskriptif

Manakah antara yang berikut merupakan satu usaha tindakan mengubah impresi(tanggapan) pihak lawan dalam perundingan distributif?

A. Perunding memberikan maklumat yang diminta oleh pihak lawan.B. Memberikan gambaran kepada pihak lawan bahawa hasil rundingan

mempunyai kos yang terlalu tinggi.C. Tidak memberikan reaksi emosi ketika memberikan mesej tentang

kepentingan isu yang dirunding.D. Menggunakan pihak ketiga yang tidak bersifat neutral.

Kata kunci yang sering digunakan untuk memahami masalah dalam perundinganintegratif ialah

A. Bagaimana?B. Mengapa?C. Apakah?D. Dengan kesan apa?

Antara berikut yang manakah sifat seorang perunding yang tidak bias?

A. Mempunyai persepsi bahawa perundingan akan bersifat fixed-pie.B. Mempunyai persepsi bahawa kos perundingan akan melebihi faedah yang

akan dicapai.C. Perunding menyedari semua pihak yang berunding mempunyai keutamaan

masing-masing.D. Perunding sentiasa merancang strategi masa depan.

Apakah yang selalunya dinilai oleh seseorang perunding apabila dia terlibat dalamsebarang perundingan?

A. Penilaian terhadap dirinya dan pihak lawan.B. Penilaian terhadap utiliti yang wujudC. Penilaian terhadap proses perundinganD. Kesemua pilihan jawapan di atas.

10


11/11

Dalam menganalisis pihak lawan dalam pra-perundingan, seorang perundingseharusnya

A. tidak mempunyai persepsi yang bersifat self-fulfilling prophecy.B. memeriksa tahap kuasa autoriti yang dipunyai oleh pihak lawan untuk

membuat keputusan.

C. menentukan penyelesaian terbaik, penyelesian yang adil dan patut, sertatitik rintangan yang diingini berdasarkan kepada objektif.

D. menentukan tempat perundingan iaitu siapa pemilik atau pihak yangmempunyai kawalan tempat perundingan.

Hamdan, seorang pegawai komunikasi korporat Syarikat Ayam Tua, telah diarahuntuk mengadakan rundingan dengan Ketua Kampung Kedai Ulat, di Kelantanmengenai isu pampasan orang-orang di kampung tersebut. Semasa mengadakanrundingan, dia menggunakan dialek Kelantan untuk mengambil hati orang-orang disana. Apakah kaedah jenis komunikasi verbal yang digunakan oleh Hamdan?

A. Divergence

B. ConvergenceC. NegationD. Euphemism

Semasa perundingan distributif sedang berjalan hangat, Sally telah menyatakanKalau awak tidak bersetuju dengan cadangan ini, syarikat awak akan lumpuh.Apakah kaedah jenis komunikasi verbal yang digunakan oleh oleh Sally denganpenggunakan kata awak?

A. Equivocation

B. SequentialplacementC. NegationD. Duration

Manakah antara berikut harus difahami oleh seorang perunding semasamenyampaikan mesej bukan verbal dalam perundingan?

A. mesej bukan verbal adalah jelasB. mesej bukan verbal tidak bergantung kepada konteksC. mesej bukan verbal mudah difahamiD. mesej bukan verbal lebih dipercayai dariapda mesej verbal.

Dari segi proksimiks, manakah antara jarak-jarak berikut paling sesuai bagi seorangperunding yang bertemu secara bersemuka dengan seorang perunding pihak lawanbuat pertama kalinya?

A. Jarak peribadiB. Jarak sosial

C. Jarak publikD. Jarak intim

11

KOMUNIKASI DALAM PERUNDINGAN

Documents

Transcript of KOMUNIKASI DALAM PERUNDINGAN