Hubungan KomunikasiOrganisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Komunikasi adalah perekat yang memungkinkan kelompok masyarakat tersebut secara bersama sama melakukan fungsinya dengan baik. Hubungan komunikasi yang terjalin baik antara manajer yang satu dengan yang lain,antara manajer dan karyawan, atau karyawan dengan karyawan, merupakan salah satu kunci keberhasilan manajer dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Lecturer :Ari Soetiyani, SE., M.M.

Source by : Djoko Purwanto. Komunikasi Bisnis

Edisi 4. Stephen P. Robbins & Mary Coulter.

Management 10th Edition

Created By : Ali Mudin

1534020004Management

Hubungan KomunikasiOrganisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Komunikasi adalah perekat yang memungkinkan kelompok masyarakat tersebut secara bersama sama melakukan fungsinya dengan baik. Hubungan komunikasi yang terjalin baik antara manajer yang satu dengan yang lain,antara manajer dan karyawan, atau karyawan dengan karyawan, merupakan salah satu kunci keberhasilan manajer dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Peran ManajerialMenurut Mintzberg, terdapat tiga peran manajerial yang dapat diterapkan oleh seorang manajer dalam suatu organisasi.melalui masing-masing peran tersebut seorang manajer harus mampu mengomunikasikan ide, gagasan atau informasi kepada karyawannya, sehingga mereka dapat memahami pesan yang telah disampaikan dengan baik dan efektif.

Peran ManajerialTokoh figur (figurehead role)

Seorang manajer dalam organisasi harus dapat memerankan dirinya sebagai tokoh figure.

Pemimpin (leader role)

Seorang manajer harus mampu memotivasi dan melakukan control terhadap karyawannya

Penghubung (liaison role)

Seorang manajer harus Menunjukkan hubungannya dengan orang-orang yang berada di luar organisasi.

Peran Antarpribadi (Interpersonal Roles)

Peran ManajerialPeran Informasional (Informational Roles)

Pemantauan (monitor role)peran yang harus dilakukan oleh seorang manajer untuk mengawasi bawahan agar pekerjaan mereka sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.

Penyebar (disseminator role)untuk menyebarluaskan atau menyampaikan informasi secara menyeluruh kepada para karyawannya agar mereka dapat memahami dengan baik berbagai kebijakan organisasi tersebut.

Juru bicara (spokesperson)seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang juru bicara yang baik, khususnya yang berkaitan dengan penyampaian informasi tentang berbagai kebijakan penting organisasinya kepada pihak lain (eksternal).

Peran ManajerialPeran Keputusan (Decisional Roles)

wirausaha (Entrepreneur role)seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang wirausaha yang jujur, dinamis, ulet, kreatif, inovatif, responsif, bertanggung jawab, berani mengambil resiko, dan berwawasan luas.

Pemecah masalah (Disturbance handler role)

seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai salah seorang yang memiliki kemampuan dalam mengatasi berbagai permasalahan yang dihadapi oleh suatu organisasi.

Pengalokasi sumber daya (Resource Allocator role)

seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai orang yang mampu mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki secara baik. Seperti sumber daya manusia, sumber daya keuangan, sumber daya informasi, dan lain sebagainya

Negosiator (Negotiation role)kemampuan ini sangat diperlukan oleh seorang manajer ketika berhubungan dengan pihak eksternal organisasi

Mengacu pada komunikasi yang berlangsung dalam aturan-aturan kerja organisasi yang ditetapkan.

Komunikasi organisasi yang tidak didefinisikan dalam hierarki struktur organisasi.

Komunikasi ke samping (Lateral communications)

Saluran Komunikasi Formal

Saluran komunikasi informal

Komunikasi Diagonal (Diagonal communications)

Selentingan (Grapevine)

Komunikasi ke bawah (downward communications)

Komunikasi ke Atas (Upward communications)

Komunikasi ke bawah (downward Communications)Transformasi informasi dari manajer dalam semua level ke bawahan.

Bentuk Komunikasi Lisan (oral Communications) Tulisan (written Communications)

Tujuan Komunikasi Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu. Memberikan informasi kenapa pekerjaan itu harus dilaksanakan. Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional. Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan, Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu

organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

kelemahan Komunikasi ke bawah

kemungkinan terjadinya penyaringan ataupun sensor informasi penting yang ditunjukkan ke para bawahannya. Dengan kata lain, pesan yang diterima para bawahan bisa jadi tidak selengkap aslinya. Ketidaklengkapan pesan yang diterima disebabkan oleh saluran komunikasi yang cukup panjang mulai dari manajer puncak hingga ke karyawannya.

Komunikasi ke atas (upward Communications)

alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi dalam suatu organisasi dan mengambil keputusan secara tepat. manajer memperhatikan aspirasi yang berasal dari bawah. Keterlibatan karyawan (bawahan) dalam proses pengambilan keputusan merupakan salah satu cara yang positif dalam upaya membantu pencapaian tujuan organisasi

kelemahan Komunikasi ke atas

kemungkinan bawahannya hanya menyampaikan informasi (laporan) yang baik-baik saja (ABS/Asal Bapak Senang), sedangkan informasi yang agaknya mempunyai kesan negative atau tidak disenangi manajer cenderung disimpan dan tidak disampaikan. Hal itu terjadi karena para bawahan beranggapan bahwa dengan hanya melaporkan hal yang baik-baik saja, ia dapat menjaga atau menyelamatkan posisinya serta mendapatkan rasa aman dalam suatu organisasi tersebut

Komunikasi ke samping (lateral Communications)komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar/sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi ini untuk melakukan persuasi, mempengaruhi dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar. Komunikasi horizontal menjadi penting jika setiap bagian atau departemen dalam suatu organisasi memiliki tingkat saling ketergantungan yang cukup besar. Akan tetapi, jika masing-masing bagian dapat bekerja secara sendiri-sendiri tanpa harus bergantung pada bagian lainnya, komunikasi kesamping tidak sering atau minim dipakai.

Komunikasi Diagonal (Diagonal Communications)melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda atau Komunikasi yang memotong bidang kerja dan tingkatan organisasi agar lebih efisien dan lebih cepat. komunikasi diagonal, lebih banyak diterapkan dalam suatu organisasi berskala besar yang terdapat saling ketergantungan (interdependence) antarbagian atau antardepartemen yang ada dalam organisasi tersebut.

Komunikasi DiagonalKeuntungan Komunikasi Diagonal Penyebaran informasi bisa

menjadi lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi tradisional.

Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi.

Kelemahan Komunikasi Diagonal Dapat menggangu jalur

komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal

Sulit dikendalikan secara efektif dalam suatu organisasi besar.

Keterbatasan komunikasi formal

Sudut pandang individualkomunikasi formal sering membuat frustasi atau menjengkelkan bagi pihak tertentu, khususnya mengenai keterbatasan untuk masuk ke dalam proses pengambilan keputusan.

Sudut pandang Perusahaankemungkinan munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke level yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan (link) dalam jalur komunikasi berpotensi menimbulkan kesalahpahaman.

Komunikasi organisasi yang tidak didefinisikan dalam hierarki struktur organisasi.

Tujuan Komunikasi Informal Memungkinkan karyawan untuk

memenuhi kebutuhan mereka akan interaksi social

Meningkatkan kinerja organisasi dengan menciptakan saluran komunikasi alternative, yang sering kali lebih cepat dan lebih efisien.

Grapevine (selentingan)Jaringan komunikasi organisasi yang informal dan seringkali efektif dalam setiap organisasi. Selentingan biasanya disebarluaskan melalui desas-desus atau kabar angin dari mulut ke mulut dari satu orang ke orang yang lainnya dalam suatu organisasi di mana kebenarannya tidak bisa dijamin karena kadang-kadang bertentangan dengan perusahaan.

Manfaat Grapevine Menyediakan saluran informasi

yang tidak sesuai dengan saluran komunikasi formal.

Dampak dari informasi melalui jaringan komunikasi informal dapat diatasi dengan komunikasi yang terbuka dan jujur dengan karyawan.

Penanganan pesan2 rutinDalam organisasi besar, pada umumnya volume pesan-pesan (tertulis) lebih banyak daripada dalam organisasi berskala kecil, tetapi semua perusahaan memusatkan perhatiannya pada bagaimana memaksimumkan manfaat (benefit) dari kegiatan komunikasi dengan biaya (cost) tertentu. Untuk dapat memaksimumkan dan meminimkan biaya tersebut, seorang manajer perlu memperhatikan bebagi hal seperti :

Mengurangi jumlah pesanMengevaluasi pesan2 dengan pertanyaan2 seperti : Berapa lama sebuah pesan harus dapat diselesaikan? Dapatkah sebuah pesan cukup disampaikan lewat telpon? Dapatkah menjawabnya dengan sebuah memo? Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan tersebut akan dapat membantu organisasi dalam menghemat waktu dan uang.

Instruksi yang jelasSeorang manajer yang sekaligus sebagai komunikator perlu mencari kejelasan suatu pesan, karena kebutuhan perusahaan yang terus berkembang secara dinamis mempengaruhi arti setiap pesan

Mendelegasikan tanggung jawab

Manajer harus mempunyai kepercayaaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan yang dibebankan kepada mereka. Hal ini penting karena seorang manajer harus mendelegasikan beberapa pekerjaan organisasi kepada orang lain.

Melatih petugasSuatu organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan keterampilan berkomunkasi bagi orang-orang yang pekerjaan/tugasnya berhubungan erat dengan masalah komunikasi. Pelatihannya mencakup paling tidak preferensi gaya organisasi dan falsafah-falsafah komunikasi. komunikator juga perlu meningkatkan dan memperlncar kemampuan berbahasa dan keterampilan presentasinya, sehingga komunikasi bisa jadi lebih baik dan lancar.

Penanganan krisis ekonomiKrisis komunikasi adalah proses dialog antara perusahaan dengan public yang dilakukan dengan tujuan untuk menangani krisis yang sedang melanda perusahaan. Dalam situasi krisis komunikasi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan antara lain :

Siapkan tim yang terampil/cekatan dalam penanganan krisis.

Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi.

Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan peralatan elektronik komunikasi.

Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka dan jujur. Jika memang ada yang salah, segera meminta maaf

Tunjukkan keseriusan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi juga dalam tindakan nyata.

Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis

MembacaMendengarkan

Membuat atau melakukan percakapan yg menarikMelakukan wawancara

Berhubungan dengan kelompok2 kecilBerpidato dan melakukan presentasi

Menulis surat, memo dan laporan

Cara terbaik untuk meningkatkan kemampuan berkomunikasi

adalah melalui latihan-latihan atau praktek-praktek.