1

KNOWLEDGE SHARING PUSTAKAWAN DALAM

PENGELOLAAN E-JOURNAL: TINJAUAN TERHADAP

PENERBITAN JURNAL BACA PDII-LIPI1

Wahid Nashihuddin

Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah – LIPI

Jl.Jend.Gatot Subroto No.10, Jakarta Selatan 12710

Email: mamaz_wait@yahoo.com

ABSTRAK Jurnal merupakan identitas lembaga, baik di lembaga pendidikan, penelitian dan

pengembangan (litbang), dan perpustakaan. Saat ini, jurnal menjadi salah satu prasyarat

lembaga untuk mendapatkan akreditasi, khususnya di perguruan tinggi. Selain itu, melalui

jurnal, kompetensi seseorang (penulis) akan diakui keilmuan/kepakarannya. Hal tersebut juga

berlaku bagi pustakawan, kini saatnya aktif menulis jurnal dan terlibat langsung dalam

pengelolaan jurnal, khususnya jurnal yang terkait dengan bidang perpustakaan, dokumentasi,

dan informasi. Peran aktif pustakawan dalam pengelolaan jurnal yang sesuai dengan

kompetensinya adalah suatu keniscayaan agar jurnal yang diterbitkan lebih berkualitas dan

dikenal masyarakat. Hal tersebut juga dilakukan oleh pustakawan di PDII-LIPI, dalam hal ini

pustakawannya telah terlibat langsung dalam pengelolaan dan penerbitan Jurnal BACA.

Jurnal BACA merupakan terbian berkala ilmiah yang fokus pada kajian ilmu perpustakaan

dan informasi (information and library science). Makalah ini bertujuan untuk menjelaskan: 1)

pengelolaan e-journal menggunakan aplikasi OJS; dan (2) pengelolaan dan penerbitan Jurnal

BACA versi online. Isi makalah disajikan secara deskriptif, berdasarkan pengalaman dan

pengetahuan penulis (sebagai pustakawan) dalam mengelola Jurnal BACA hingga sekarang.

Makalah ini diharapkan dapat memberikan memotivasi bagi pustakawan lain, khususnya di

Lingkungan Kementerian/Lembaga untuk memulai membangun dan mengembangkan e-

journal bidang kepustakawanan di lembaganya masing-masing.

Kata kunci: Knowledge sharing; E-journal; Open Journal System; Jurnal BACA; Accreditation

1. PENDAHULUAN

Sebagai profesi yang selalu berurusan dengan informasi dan literatur

perpustakaan, pustakawan dituntut untuk mampu mengelola koleksi dan melayani

pemustakanya dengan baik. Namun, sayangnya sebagian besar koleksi yang dilayankan

di perpustakaan bukan terbitan institusi sendiri sehingga masih dianggap belum

memuaskan pustakawan sebagai penyedia informasi. Makalah ini mengajak pustakawan

untuk memulai memikirkan eksistensi kompetensinya melalui publikasi, yakni sebagai

pengelola majalah ilmiah/jurnal (selain sebagai penulis jurnal). Tentunya pustakawan

akan merasa lebih bangga jika publikasi yang dikelolanya dapat dilayankan di

perpustakaan dan dibaca oleh pemustaka. Khususnya di perguruan tinggi, jurnal sudah

menjadi ―identitas lembaga‖ yang mampu meningkatkan reputasi lembaga. Sebagai

lembaga pendidikan, penelitian dan pengembangan, perguruan tinggi dituntut untuk

mampu menghasilkan jurnal yang berkualitas sebanyak-banyak. Hal tersebut diperkuat

dengan adanya Surat Edaran Dirjen DIKTI No.152/E/T/2012 tentang Publikasi Karya

1 Makalah Seminar dan Knowledge Sharing Kepustakawanan ―Peningkatan Pengelolaan Pengetahuan dan

Perpustakaan Berbasis Kinerja‖, diselenggarakan oleh Bidang Manajemen Pengetahuan dan Perpustakaan BPPT

dengan Forum Perpusdokinfo LPNK RistekDIKTI, Jakarta, 6 Desember 2016.

2

Ilmiah yang menyatakan bahwa terhitung mulai kelulusan setelah Agustus 2012: (1)

lulusan program sarjana harus menghasilkan makalah yang terbit pada jurnal ilmiah; (2)

lulusan program magister harus menghasilkan makalah yang terbit pada jurnal ilmiah

nasional terakreditasi Dikti; dan (3) lulusan program doktor harus menghasilkan makalah

yang terbit pada jurnal internasional.

Syahir (2015) mengatakan bahwa jurnal ilmiah bagi perguruan tinggi merupakan

―roh‖ yang mengilhami, memotivasi dan menggerakkan budaya ilmiah para dosen dan

sivitas akademika. Karya dosen dan sivitas akademika yang berupa hasil penelitian,

rekayasa enginering, sosial serta hasil pengembangan keilmuan disebarluaskan melalui

jurnsal ilmiah.Kualitas suatu perguruan tinggi ditentukan oleh kuantitas dan kualitas dari

jurnal ilmiahnya. Jurnal merupakan referensi yang sering digunakan sebagai dasar dalam

melakukan penelitian di perguruan tinggi karena materi-materi yang dipublikasikan

mengandung informasi terkini dan bersumber dari hasil temuan atau penelitian (Harisyah

dan Azwar, 2015).

Makalah ini mencoba meng-explicit-kan pengetahuan penulis tentang kegiatan

berbagi pengetahuan (knowledge sharing) yang terkait dengan pengelolaan dan

penerbitan e-journal. Penulis menganggap bahwa knowledge sharing perlu dilakukan

oleh pustakawan referensi untuk mengetahui berbagai kebutuhan informasinya

penggunanya. Melalui knowledge sharing, pustakawan dapat mengidentifikasi berbagai

permasalahan yang dihadapi oleh pemustaka dan lembaganya. Dalam proses knowledge

sharing ini tentunya juga menghasilkan catatan/rekaman yang dapat dijadikan bahan

evaluasi layanan perpustakaan yang lebih baik. Kemudian, hasil knowledge sharing ini

dapat didokumentasikan dan dikaji lebih lanjut agar menjadi karya tulis ilmiah. Apabila

karya tulis ilmiah ini dipublikasikan dalam bentuk jurnal, maka akan mengangkat status

dan eksistensi pustakawan. Melalui publikasi, nama pustakawan akan selalu dikenal dan

dikenang oleh masyarakat. Bahkan jika sudah aktif menulis jurnal dan memiliki

pengalaman sebagai pengelola jurnal maka pustakawan akan mendapatkan banyak

tawaran pekerjaan yang terkait dengan pengembangan profesinya, seperti menjadi

konsultan manajemen terbitan berkala ilmiah, instruktur penulisan ilmiah, instruktur

pelatihan e-journal, editor jurnal, atau reviewer jurnal bidang perpustakaan, dokumentasi,

dan informasi. Meskipun sebagai pengelola jurnal tidak mendapatkan point kredit

pustakawan (sebagaimana menulis di jurnal dan mengindeks terbitan), mengelola jurnal

adalah pekerjaan yang positif dan mulia bagi pustakawan.

Sebelum membahas lebih lanjut, penulis ingin menyampaikan dua hal yang terkait

dengan kebijakan penerbitan e-journal di Indonesia dan pengelolaan terbitan BACA:

Jurnal Dokumentasi dan Informasi (Jurnal BACA), yaitu bahwa: (1) per-April 2016, LIPI

dan DIKTI telah sepakat untuk meniadakan akreditasi jurnal cetak dan dialihkan

akreditasi jurnal elektronik. Hal tersebut mengacu pada Surat Edaran

No.193/E/SE/XII/2015 bahwa mulai tanggal 1 April 2016, Direktorat Jenderal

Penguatan Riset dan Pengembangan Direktorat Pengelolaan Kekayaan Intelektual hanya

menerima dan memproses usulan akreditasi jurnal (terbitan berkala) ilmiah nasional yang

telah dikelola secara elektronik sehingga proses penilaian akan lebih mudah, cepat, akurat

dan transparan. Pengelolaan e-journal ini dapat menggunakan aplikasi Open Journal

Systems (OJS) atau aplikasi e-journal lainnya. pengelolaan jurnal elektronik lainnya.

Pelaksanaan penilaian akreditasi e-journal ini mengacu pada Peraturan Kepala LIPI No.3

Tahun 2014 dan Peraturan Dirjen DIKTI No.1 Tahun 2014 Pedoman Akreditasi Terbitan

3

Terbitan Berkala Ilmiah; (2) Mengacu surat edaran dan kedua peraturan akreditasi

tersebut, pengelola Jurnal BACA memutuskan bahwa penerbitan jurnal cetak dikurangi

jumlahnya (tidak harus 300 eksemplar/terbitan) dan mengoptimalkan penerbitan jurnal

online dengan sistem e-publishing. Nashihuddin dan Aulianto (2016), mengatakan bahwa

ketentuan untuk mencetak 300 eksemplar jurnal cetak sudah tidak menjadi suatu

keharusan karena diganti dengan jumlah pengakses konten jurnal yang dapat dipantau

melalui situs jurnal (unique visitor).

Artikel Jurnal BACA merupakan hasil kajian dan penelitian yang bersumber dari

literature study, field research, dan best practice of librarianship. Setiap isi artikel

mengandung informasi mutakhir dengan mengutamakan nilai-nilai keterbaruan (novelty),

keaslian (originality), dan kemanfaatan (usility). Adapun tujuan penerbitannya adalah

untuk memberikan kontribusi secara aktif dalam peningkatkan kualitas dan aksesibilitas

informasi ilmiah bidang perpustakaan, dokumentasi, dan informasi serta literasi

kepustakawanan di era global. Jurnal BACA diterbit dua kali dalam setahun, tepatnya

pada bulan Juni dan Desember.

Berdasarkan hal-hal di atas, makalah ini fokus membahas dua hal, yaitu tentang:

1) bagaimana pengelolaan e-journal menggunakan aplikasi OJS; dan (2) bagaimana

pengelolaan dan penerbitan Jurnal BACA versi online yang sesuai dengan persyaratan

dan ketentuan akreditasi jurnal. Hal tersebut dijelaskan secara deskriptif, berdasarkan

pengalaman dan pengetahuan penulis (sebagai pustakawan) dalam mengelola Jurnal

BACA versi online hingga sekarang.

2. LANDASAN BERPIKIR

Sejak adanya Surat Edaran No.193/E/SE/XII/2015 dari Direktorat Jenderal

Penguatan Riset dan Pengembangan Direktorat Pengelolaan Kekayaan Intelektual yang

sejak 1 April 2016 hanya menerima dan memproses usulan akreditasi jurnal ilmiah yang

telah dikelola secara elektronik, membuat pengelola jurnal di berbagai instansi

pendidikan, penelitian dan pengembangan harus menerbitan e-journal. Kebijakan

tersebut tentunya tidak lepas dari tuntutan peningkatan kualitas dan kuantitas terbitan

jurnal di Indonesia, dan mengikuti trend perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi dalam penerbitan e-journal di tingkat internasional. Mungkin di lingkungan

perpustakaan saat ini sedang marak pengembangan digital library yang isinya koleksi

local content yang sebagian besar koleksinya adalah e-journal. Februariyanti dan

Zuliarso (2012), mengatakan bahwa TIK telah menjadi bagian yang tidak terpisahkan

dari kehidupan global termasuk dalam pengembangan sistem perpustakaan digital untuk

e-journal.

Berdasarkan data sementara Indonesian Publication Index (IPI) per-2 Desember

2016 ini diketahui sejumlah 3,932 e-journal dan 387,170 articles yang terbit di

Indonesia. Dari sejumlah tersebut hanya diketahui 17 e-journal (0,43%) bidang library

and information science yang terbit di Indonesia (sumber:

http://id.portalgaruda.org/?ref=browse&mod=area&area=138) . Ke-17 e-journal tersebut

sebagai berikut.

1) BACA: JURNAL DOKUMENTASI DAN INFORMASI (Lembaga Ilmu

Pengetahuan Indonesia);

2) e-Journal Pustaka Kesehatan (Universitas Jember);

4

3) eLibrary (Universitas Mulawarman);

4) Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan (Universitas Negeri Padang);

5) IPTEKKOM: Jurnal Penelitian Teknologi Informasi dan Komunikasi (Kementerian

Komunikasi dan Informatika);

6) Iqra’: Jurnal Perpustakaan dan Informasi (Universitas Islam Negeri Sumatera

Utara);

7) Jurnal Gema Pustakawan (Universitas Riau);

8) Jurnal Ilmu Perpustakaan (Universitas Diponegoro);

9) Jurnal Ilmu Perpustakaan KHIZANAH AL-HIKMAH (Universitas Islam Negeri

Alauddin Makassar);

10) Jurnal Kepustakawanan dan Masyarakat Membaca (Universitas Airlangga);

11) Jurnal Perpustakaan Pertanian (Kementrian Pertanian);

12) Jurnal Pustaka Nusantara dan Budaya (Universitas Sumatera Utara);

13) Jurnal Pustakawan Indonesia (Institut Pertanian Bogor);

14) MUTAWATIR (Universitas Islam Negeri Sunan Ampel);

15) PUSTAKA Jurnal Ilmu-Ilmu Budaya (Universitas Udayana);

16) PUSTAKALOKA (Sekolah Tinggi Ilmu Agama Ponorogo);

17) Visi pustaka (Universitas Airlangga).

Jumlah tersebut tentunya masih sedikit jika dibanding dengan keseluruhan jumlah

terbitan berkala bidang perpustakaan dan informasi yang terindeks di ISJD

(http://isjd.pdii.lipi.go.id), yakni sejumlah 90 jurnal. Nashihuddin (2015) mengatakan

bahwa dari 90 terbitan berkala bidang ilmu perpustakaan yang terbit di Indonesia,

diketahui: 1) terdapat 59 judul terbitan yang tidak diketahui tahun terbitannya secara

jelas; 2) tahun pendaftaran terbitan di database ISSN online paling banyak adalah tahun

2007 (66 judul); 3) terdapat 24 kota terbit terbitan berkala bidang ilmu perpustakaan dan

Jakarta merupakan kota terbanyak yang menerbitkan terbitan bidang ilmu perpustakaan

(23 judul); 4) sebagian besar terbitan (66 judul) tidak diketahui frekuensi terbitannya,

sedangkan yang diketahui frekuensi terbitannya paling banyak terbit 6 bulanan (16

judul); 5) perguruan tinggi merupakan instansi terbanyak terbitan berkala bidang ilmu

perpustakaan (42 judul).

Sebagai pengetahuan dasar pengelolaan dan penerbitan e-journal, pustakawan

perlu memahami hal-hal sebagai berikut.

Jurnal/majalah ilmiah, yaitu publikasi yang memuat karya tulis ilmiah (KTI) yang

mengandung data dan informasi yang memajukan iptek dan ditulis sesuai dengan

kaidah-kaidah penulisan ilmiah serta diterbitkan secara berkala Menurut Perka LIPI

Nomor 04/E/2012 tentang Pedoman Karya Tulis Ilmiah. Dalam peraturan tersebut

disebutkan bahwa KTI adalah tulisan hasil litbang dan/atau tinjauan, ulasan

(review), kajian, dan pemikiran sistematis yang dituangkan oleh perseorangan atau

kelompok yang memenuhi kaidah ilmiah. Suatu terbitan dikatakan sebagai jurnal,

apabila memenuhi persyaratan: (1) memiliki Internasional Standard Serial Number

(ISSN); (2) memiliki reviewer/mitra bestari paling sedikit empat orang; (3)

diterbitkan secara teratur dengan frekuensi paling sedikit dua kali dalam satu tahun,

kecuali majalah ilmiah dengan cakupan keilmuan spesialisasi, dengan frekuensi

satu kali dalam satu tahun; (4) bertiras tiap kali penerbitan paling sedikit berjumlah

300 eksemplar, kecuali jurnal yang diterbitkan secara elektronik (e-journal) dan

5

daring (online) dengan persyaratan yang sama dengan terbitan tercetak; (5) memuat

artikel utama minimal lima judul artikel setiap kali terbit (untuk artikel komunikasi

pendek dibatasi maksimal tiga judul); (6) Naskah berukuran A4 (21 x 29,7 cm); (7)

harus menggunakan istilah volume bukan edisi; (8) redaksi bertanggungjawab

untuk menyeragamkan penulisan daftar pustaka pada setiap artikel; dan (9) bagian

bawah sampul jurnal dicantumkan lajur bibliografis (LIPI Press, 2014).

Penerbitan jurnal online atau e-journal memberikan beberapa keuntungan, seperti:

(1) kemudahan pengelolaan, kemudahan komunikasi, dan publikasi (Rachmawati,

2008); (2) terbitan e-journal dapat diterbitkan lebih cepat, murah, dan dapat

disebarkan dengan cepat dan mudah (Miswan, 2002); (3) biaya penerbitan dan

langganan e-journal lebih murah bila dibandingkan dengan jurnal cetak (printed

journal), terutama dalam penggandaan dan diseminasi tebritan (Sayekti, 2010).

Lebih lanjut, Lukman, dkk. (2012) menjelaskan beberapa keuntungan bagi penerbit

dan penulis ketika sudah e-journal. Keuntungan e-journal bagi penerbit, yaitu:

proses penerbitan cepat, biaya penerbitan dan pengelolaan murah, dan distribusi

cepat dan murah. Sedangkan, keuntungan bagi penulis jurnal, yaitu: penantian

keputusan penerimaan tulisan cepat, diseminasi tulisan cepat, dan lebih banyak

orang yang membaca tulisan.

Beberapa dokumen yang dapat menjadi acuan atau referensi dalam pengelolaan dan

penerbitan jurnal, khususnya dalam hal penyusunan kebijakan penerbitan e-journal,

antara lain:

a) SNI 19-1936-1990 tentang Patokan Penyingkatan Judul Terbitan Berseri;

b) SNI 19-1950-1990 tentang Terbitan Berkala;

c) SNI ISO 3297:2010 tentang Informasi dan Dokumentasi–International

Standard Serial Number (ISSN) (ISO 3297:2007, IDT)/ ISO 3297:2007—

Information and Documentation--International Standard Serial Number

(ISSN);

d) Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 22 Tahun

2011 tentang Terbitan Berkala Ilmiah;

e) Pedoman Penampilan Majalah Ilmiah Indonesia terbitan PDII-LIPI Tahun

2012;

f) Pedoman Penerbitan Buku LIPI Press Tahun 2014;

g) Peraturan Dirjen DIKTI Nomor 1 Tahun 2014 Pedoman Akreditasi Terbitan

Terbitan Berkala Ilmiah/ Peraturan Kepala LIPI Nomor 3 Tahun 2014 Tentang

Pedoman Akreditasi Terbitan Terbitan Berkala Ilmiah;

h) Peraturan Kepala LIPI Nomor 5 Tahun 2014 tentang Kode Etika Publikasi

Ilmiah;

i) SNI ISO 215:2014—Dokumentasi –Penyajian artikel pada terbitan berkala dan

berseri lainnya (ISO 215:1986, IDT);

j) ISSN Manual 2015. Paris. ISSN International Centre;

k) SNI ISO 18:2015—Dokumentasi –Daftar isi terbitan berkala (ISO 18:1981,

IDT);

l) Penerbitan e-journal dengan OJS (https://pkp.sfu.ca/ojs/);

m) Etika publikasi ilmiah internasional di Committee On Publication Ethics/COPE

(http://publicationethics.org/).

6

Ketika mengelola e-journal, pengelola jurnal harus memperhatikan delapan

indikator penilaian akreditasi jurnal (LIPI dan DIKTI, 2014) sebagai berikut.

Tabel 1. Indikator Penilaian Akreditasi E-Journal

Sumber: Peraturan Akreditasi LIPI dan DIKTI (2014)

Pengelola jurnal perlu melakukan evaluasi diri (self assessment) melalui situs

ARJUNA (http://arjuna.ristekdikti.go.id/) sebelum mengajukan akreditasi jurnal.

Dalam evaluasi diri, minimal ada beberapa persyaratan umum yang harus dipenuhi

agar jurnalnya dapat terakreditasi, yakni sebagai berikut.

Tabel 2. Persyaratan Minimal Evaluasi Diri Akreditasi E-Journal

No. Evaluasi Pengajuan Evaluasi Penilaian

1 Memiliki E-ISSN (daftar di:

http://issn.pdii.lipi.go.id/)

Penamaan/perubahan/ history terbitan

2 Mencantumkan pernyataan etika

publikasi (publication ethics

Statement)

Lingkup keilmuan terbitan (aims and

scope)

3 Terbitan bersifat Ilmiah Kelembagaan/alamat redaksi

4 Terbit minimal dua tahun secara

berurutan

Kualifikasi dewan penyunting (editorial

board)

5 Frekuensi terbitan dua kali dalam

setahun secara teratur

Kualifikasi reviewer/mitra bestari

6 Jumlah artikel setiap terbit

minimal lima judul artikel

Informasi petunjuk dan template penulisan

artikel

7 Terbitan terindeks di salah satau

lembaga pengindeks nasional

(ISJD, IPI/Portal Garuda, Pustaka

Iptek dan /atau yang setara)

Penggunaan aplikasi referensi otomatis

(misal: Mendeley, Zotero, dsb.)

8 - Informasi statistik akses (visitor statistic)

9 - Memiliki Digital Object Identifier (DOI)

10 - Konsistensi judul sirahan (running title)

11 - Penomoran terbitan (volume dan nomor)

12 - Manajemen penerbitan e-journal

13 - Konsistensi jadwal penerbitan (regularitas)

14 - Susunan arsip issue dan artikel di situs e-

journal

15 - Dampak ilmiah/sitasi (link ke

GoogleScholar)

Sumber: Lukman (2015)

Setelah melakukan evaluasi diri, hasil akreditasinya dapat langsung keluar. Apabila

hasil evaluasi lebih dari 70, dapat mengajukan akreditasi jurnal, tetapi jika belum

7

perlu memperbaiki hal-hal yang masih dianggap kurang. Berikut ini acuan

penilaian akreditasi jurnal (LIPI dan DIKTI, 2014).

Tabel 3. Peringkat Penilaian Akreditasi Jurnal

Sumber: Peraturan Akreditasi LIPI dan DIKTI (2014)

Apabila jurnal sudah terakreditasi (berarti sudah bereputasi nasional), langkah

berikutnya adalah menyiapkan terbitannya agar bereputasi internasional. Lukman

(2015) menjelaskan ada beberapa kriteria jurnal bereputasi internasional, yaitu: (1)

karya ilmiah yang diterbitkan ditulis dengan memenuhi kaidah ilmiah dan etika

keilmuan; (2) memiliki ISSN; (3) ditulis dengan menggunakan bahasa resmi PBB

(Inggris, Perancis, Arab, Rusia, dan Cina); (4) memiliki terbitan versi online; (5)

dikelola secara professional; (6) Editorial Board (dewan redaksi) adalah pakar di

bidangnya dan biasanya berasal dari berbagai negara dari lima benua; (7) artikel

ilmiah yang diterbitkan dalam satu issue berasal dari penulis berbagai Negara; (8)

memuat karya ilmiah dari penulis yang berasal dari berbagai negara dalam setiap

penerbitannya; (9) terindeks oleh database internasional bereputasi internasional

dan mempunyai faktor dampak (impact factor).

Hal-hal diatas menjadi pemikiran bersama agar nantinya e-journal yang dikelola oleh

pustakawan dapat berkualitas dan memberikan kontribusi yang besar dalam

pengembangan ilmu perpustakaan, dokumentasi, dan informasi, khususnya di Indonesia

dan umunya di tingkat internasional.

3. PEMBAHASAN

3.1 Pengelolaan E-Journal dengan OJS

OJS merupakan aplikasi open source untuk penerbitan jurnal on-line yang

pertama kali diluncurkan pada tahun 2002 oleh Public Knowledge Project (PKP) dari

Simon Fraser University dan berlisensi GNU General Public License. OJS merupakan

salah satu perangkat lunak ePublishing systems selain DPubS, ePublishing Toolkit,

GAPworks, Hyperjournal, OpenACS, SOPS, TOPAZ, Scopemed, dan lainnya

(Lukman, dkk., 2012). OJS dikembangkan dengan tujuan menyediakan akses jurnal

terbuka (open access journal) serta memperluas dan meningkatkan akses informasi

hasil penelitian di dunia. Hal tersebut sesuai dengan rekomendasi deklarasi Budapest

Open Access Initiative tahun 2012, yang menyatakan bahwa untuk mencapai akses

terbuka pada literatur jurnal ilmiah perlu dua strategi yang saling melengkapi, yaitu:

(1) self-archiving, yaitu pengarsipan jurnal pribadi pada arsip elektronik terbuka

(sistem indexing) berdasarkan standar Open Archives Initiative (OAI); dan (2) open

access journal, yaitu suatu komitmen bersama untuk akses jurnal secara terbuka.

Lukman, dkk. (2012) menjelaskan bahwa open access journal sebagai jurnal

dengan teks penuh (full texts) yang tersedia dan dapat diakses gratis melalui

8

web/internet. Sistem open access journal ini pembaca dapat secara bebas membaca

dan men-download konten full text jurnal bahkan dapat mencetak jurnal tersebut.

Dalam sistem open access journal, ada beberapa kategori, yaitu: (1) jurnal akses

sepenuhnya terbuka; (2) jurnal dengan artikel-artikel penelitian akses terbuka (hibrida

jurnal akses terbuka); (3) jurnal dengan beberapa artikel akses terbuka dan akses

tertunda lainnya; (4) jurnal dengan akses terbuka tertunda (ditunda jurnal akses

terbuka); dan (5) jurnal memungkinkan diri pengarsipan artikel.

Berdasarkan data statistik pengguna aplikasi OJS di dunia diketahui sebanyak

10.069 jurnal. Dari sejumlah tersebut diketahui ada 1.777 jurnal yang terbit di

Indonesia.

Gambar 1: Location of journal using Open Journal System

(Sumber: https://pkp.sfu.ca/ojs/ojs-usage/ojs-map/, diakses 1 Desember 2016)

Di Indonesia, OJS telah ditetapkan oleh LIPI dan DIKTI sebagai standar e-journal

untuk akreditasi jurnal. Hal tersebut disebabkan karena OJS dapat diunduh secara

gratis dan diinstal pada server web atau komputer lokal. Dengan OJS, manajer jurnal

(journal manager) dapat mengelola sistem penerbitan jurnal secara elektronik secara

keseluruhan. Penerbitan artikel jurnal dapat dilakukan secara otomatis melalui OJS,

mulai dari penyerahan artikel (article submission), proses editorial dan review, hingga

pelaporan/statistic.

Selain itu, OJS menawarkan beberapa kelebihan fitur, antara lain: (1) dapat

diinstal secara lokal dan dikontrol secara lokal; (2) editor dapat mengkonfigurasi

persyaratan sistem, bagian, proses review, dsb. dalam proses penerbitan jurnal

elektronik; (3) pendaftaran online dan pengelolaan semua konten jurnal; (4) disediakan

modul berlangganan dengan sistem ―delay‖ (tertunda) pada pilihan akses terbuka; (5)

pengindeksan komprehensif pada setiap bagian konten dengan sistem global; (6)

disediakan ―Reading Tools‖ untuk konten full text berdasarkan bidang dan pilihan

editor; (7) disediakan sarana pemberitahuan dan komentar melalui email untuk

pembaca; dan (8) disediakan kontak dukungan/bantuan teknis via-online

(https://pkp.sfu.ca/ojs/). Hal yang lebih menarik lagi bahwa fitur dan tampilan OJS

dapat di customize sesuai kebutuhan, baik meng-customize header, style sheet dan font,

link navigasi, update media sosial, flash screen, dan multimedia.

9

Informasi mengenai persyaratan instalasi OJS dan versi OJS dapat diakses di

https://pkp.sfu.ca/ojs/ojs_download/. Berikut ini beberapa tahapan yang perlu

diperhatikan oleh journal manager ketika membangun dan mengembangkan e-journal

dengan OJS.

1) Membangun situs jurnal (step: site management). Tahap ini merupakan tahap

membangun situs utama jurnal, sebelum mengelola konten dan fitur jurnal. Hal

ini dilakukan oleh administrator jurnal. Pada tahap ini, administrator menyiapkan

nama jurnal yang akan di-hosting dan mengatus sistem administrasi jurnal

utamanya, seperti set up bahasa default situs journal, autentifikasi sistem,

mengatur kategori jurnal, dan fungsi remote akses jurnal.

2) Mengelola konten jurnal (step: journal management). Tahap ini merupakan tahap

mengelola konten dan fitur jurnal sesuai kebutuhan dan persyaratan penerbitan

jurnal nasional dan internasional. Hal ini dapat dilakukan oleh administrator

dan/atau manajer jurnal, mulai dari menyiapkan informasi kebijakan penerbitan

jurnal, pengaturan peran pengguna (user roles), indexing jurnal, modifikasi

tampilan jurnal, hingga pelaporan/statistik.

3) Manajemen penerbitan jurnal (step: publishing management). Tahap ini

merupakan pelaksanaan proses bisnis penerbitan e-journal, yang dimulai dari

submit artikel, review, editing, hingga penerbitan issue jurnal. Dalam hal ini,

setiap orang yang terlibat dalam penerbitan artikel e-journal sudah memiliki akun

user role yang aktif agar proses distribusi artikel pada proses editorial dan review

berjalan lancar.

3.2 Pengelolaan E-Jurnal BACA

Jurnal BACA merupakan terbitan berkala ilmiah PDII-LIPI yang terbit sejak

tahun 1974. Fokus keilmuan Jurnal BACA adalah ilmu perpustakaan dan informasi

(library and information science), yang mencakup ilmu perpustakaan, informasi, dan

dokumentasi. Awal mula terbit, konten artikel bersifat popular-ilmiah dalam versi

cetak. Sebagian besar isi terbitan berupa berita kegiatan, dokumentasi kegiatan, iklan

layanan pusdokinfo, opini, dan artikel ilmiah. Dalam satu issue terbitan berjumlah

sekitar 1-3 judul dan selebihnya informasi populer. Pada tahun 2013 hingga sekarang,

pengelola jurnal telah mendeklarasikan Jurnal BACA sebagai jurnal ilmiah (scientific

journal). Bersamaan dengan ini, pengelola jurnal menyiapkan perangkat kebijakan

yang terkait dengan pengelolaan dan penerbitan Jurnal BACA.

Untuk menjelaskan penerbitan Jurnal BACA dari dahulu hingga sekarang,

dijelaskan secara singkat sebagai berikut.

Tabel 4. Sekilas Riwayat Jurnal BACA

Tahun Keterangan

1974 – 2009 Jurnal terbit dalam versi cetak

Jurnal terbit tidak teratur dalam satu tahun

Tidak semua artikel direview karena bersifat populer-ilmiah

Belum mengikuti kaidah penulisan jurnal ilmiah

Tahun 1980—mendapatkan ISSN untuk jurnal cetak (ISSN 0125-

9008, berdasarkan SK ISSN Nomor:

0005.044/JI.3.2/SK.ISSN/1980.02, tanggal 4 Februari 1980)

2010 – 2012 Jurnal terbit dalam versi online—dibangun dan dikembangkan

10

dengan aplikasi OJS versi 2.3.7.0 sistem single journal, default

bahasa Indonesia, situs: http://web.pdii.lipi.go.id/baca

Jurnal terbit tidak teratur dalam satu tahun--terjadi kekosongan

issue terbitan, yaitu Vol 31, No 2 (2010): Desember; Vol 32, No 1

(2011): Juni; dan Vol 32, No 2 (2011): Desember, yang disebabkan

―krisis naskah‖

Tidak semua artikel direview karena bersifat populer-ilmiah

Belum mengikuti kaidah penulisan jurnal ilmiah

Pengumpulan naskah back issue dan digitalisasi artikel untuk bahan

publikasi di situs Jurnal BACA—hasil: sementara ditemukan jurnal

cetak terbitan tahun 1986 ke atas, sedangkan di bawah tahun 1986

belum ditemukan arsipnya

Tahun 2012—mendapatkan ISSN untuk jurnal online (ISSN 2301-

8593, berdasarkan SK ISSN Nomor:

0005.044/JI.3.2/SK.ISSN/2012.08, tanggal 13 Agustus 2012)

2013-2015 Jurnal terbit dalam versi online bersifat Ilmiah—menggunakan

aplikasi OJS versi 2.3.7.0 sistem single journal dengan default

bahasa Indonesia

Artikel direview oleh reviewer yang kompeten dibidangnya, belum

semuanya disertai form hasil penilaian review naskah

Belum semuanya mengikuti kaidah penulisan jurnal ilmiah

Jurnal terbit teratur dalam satu tahun (2 kali terbit dalam setahun)

Tahun 2015—dilakukan upgrade sistem jurnal, dari OJS versi

2.3.7.0 ke versi 2.4.6.0, alamat situs: http://pdii.lipi.go.id/jurnal

(trouble system), rencana dipindahkan sistem cloud server LIPI

Pusat

Penerbitan naskah dilakukan secara online (upload naskah back

issue ke situs jurnal)

Melakukan self assesment terbitan ke situs ARJUNA--

http://arjuna.ristekdikti.go.id/ (hasilnya belum dapat terakreditasi:

<70)

2016-sekarang Jurnal terbit dalam versi online bersifat ilmiah—menggunakan

aplikasi OJS versi 2.4.6.0 sistem single journal dengan default

bahasa inggris

Artikel direview oleh reviewer yang kompeten dibidangnya—

disertai dengan form hasil penilaian review naskah

Mangikuti kaidah penulisan jurnal ilmiah

Jurnal terbit teratur dalam satu tahun (2 kali terbit dalam setahun)

Meng-update fitur dan informasi kebijakan penerbitan jurnal yang

mengacu peraturan akreditasi jurnal elektronik, seperti

menambahkan menu menu author guideline, online submission,

editorial boards, reviewer acknowledgement, publication ethics,

indexer linking, template, statistic counter, dan sebagainya.

Server jurnal dipindahkan ke cloud server LIPI (server pusat) untuk

menjaga kestabilan akses situs jurnal, dengan alamat situs

http://jurnalbaca.pdii.lipi.go.id

Informasi penerbitan jurnal tercantum jelas dan sistematis di situs

jurnal

Penerbitan naskah dilakukan secara online (via-email dan melalui

situs jurnal)

Jurnal terindeks di ISJD, IPI/Portal Garuda, GoogleScholar, PKP

Index—menunggu notifikasi persetujuan indexing ke DOAJ

11

Berikut ini tampilan situs Jurnal BACA PDII-LIPI.

Gambar 2: Situs Jurnal BACA

(Sumber: http://jurnalbaca.pdii.lipi.go.id)

Beberapa upaya yang (telah dan akan) dilakukan pengelola Jurnal BACA untuk

meningkatkan kualitas terbitannya secara konsisten dan berkesinambungan, sebagai

berikut.

1) Memperbaiki dan meng-update fitur dan konten kebijakan penerbitan jurnal dengan

memperhatikan kaidah-kaidah publikasi ilmiah dan ketentuan akreditasi jurnal ke

situs jurnal. Dalam hal ini, sekretariat redaksi menyiapkan perangkat kebijakan

penerbitan jurnal dan meng-update informasi penerbitan jurnal yang dipersyaratkan

dalam akreditasi jurnal. Berikut ini updating informasi kebijakan penerbitan jurnal di

situs Jurnal BACA (http://jurnalbaca.pdii.lipi.go.id).

Tabel 5. Konten Kebijakan Penerbitan Jurnal di Situs Jurnal BACA

Bagian Perihal Cakupan Keterangan

1 Sekilas Jurnal

2 Identitas Jurnal

3 Kebijakan

Penerbitan

Kebijakan Akses

Kebijakan Langganan

Fokus dan Lingkup

Terbitan

Peer-Review Kebijakan review

naskah

Petunjuk review

Registrasi

Reviewer/Editor

Penilaian reviewer

Registrasi Pengguna

Jadwal Penerbitan

4 Penyerahan Naskah Bagian Jurnal

Petunjuk Penulisan

Persyaratan Submit

Pernyataan Hak Cipta

Pernyataan Privasi

12

5 Editorial Naskah Instruksi Copyedit

Instruksi Layout

Instruksi Proofread

6 Etika Publikasi

Ilmiah

Etika Penulis

Etika Editor

Etika Reviewer

Etika Pengelola Jurnal

7 Informasi penerbitan Informasi Untuk

Pembaca

Informasi Untuk Penulis

Informasi Untuk

Pustakawan

8 Tugas editorial Tugas masing-masing editor dan reviewer

9 Evaluasi diri Penamaan Terbitan Berkala Ilmiah

Kelembagaan Penerbit

Penyunting dan Manajemen Pengelolaan Terbitan

Substansi Artikel

Gaya Penulisan

Penampilan

Keberkalaan

Penyebarluasan

10 Penutup -

11 Lampiran Lampiran 1: Form Checklist Review Naskah

Lampiran 2: Form Call For Reviewer

Lampiran 3: Form Evaluasi Kinerja

Reviewer

Lampiran 4: Form Call For Editor

Lampiran 5: Template Naskah

Lampiran 6: Template Layout Naskah

Lampiran 7: Surat Keterangan Naskah Diterima

Lampiran 8: Surat Keterangan Terbit

Lampiran 9: Form Langganan Jurnal BACA

2) Mempromosikan situs jurnal melalui media sosial (facebook PDII-LIPI) dalam rangka

meningkatkan aksesibilitas informasi jurnal dan menjaring artikel untuk bahan

penerbitan jurnal berikutnya.

3) Mengundang pembaca dan pengakses situs jurnal yang memiliki komitmen untuk

meningkatkan kualitas terbitan dan memiliki kompetensi yang sesuai dengan

keilmuan terbitan untuk bergabung sebagai editor (call for editor) dan reviewer (call

for reviewer) Jurnal BACA.

4) Dalam rangka persiapan akreditasi jurnal, menyelenggarakan Focus Group

Discussion (FGD) dengan Reviewer dan Tim Editor Jurnal BACA untuk

mengevaluasi sistem penerbitan jurnal.

5) Melakukan survei penerbitan Jurnal BACA melalui situs jurnal kepada para pembaca,

penulis, dan pengakses situs jurnal. Hal ini dilakukan dalam rangka peningkatan

kualitas jurnal di masa mendatang.

13

6) Rencana kedepan, menyelenggarakan pelatihan penerbitan e-journal kepada tim

editor dan reviewer Jurnal BACA.

4. PENUTUP

Selain aktif menulis, pustakawan juga perlu mencoba pengalaman baru sebagai

pengelola jurnal yang sesuai bidang keilmuannya. Jika ditempat bekerja, pustakawan

belum bisa membangun dan mengembangkan e-journal (karena alasan dan kebijakan

tertentu), pustakawan dapat bergabung ke redaksi jurnal lain untuk belajar tentang

bagaimana mengelola dan menerbitkan e-journal. Semoga Jurnal BACA dapat menjadi

awal kebangkitan jurnal bidang kepustakawanan di Indonesia. Makalah ini diharapkan

dapat memberikan memotivasi bagi pustakawan lain, khususnya di Lingkungan

Kementerian/Lembaga untuk memulai membangun dan mengembangkan e-journal

bidang kepustakawanan di lembaganya masing-masing. Ketika pustakawan menjadi

pengelola jurnal secara otomatis mereka telah berbagi pengetahuan dan mengembangkan

ilmu perpustakaan, dokumentasi, dan informasi.

DAFTAR PUSTAKA

Budapest. 2012. ―Read the Budapest Open Access Initiative‖.

(http://www.budapestopenaccessinitiative.org/read, akses 1 Desember 2016).

DIKTI. 2014. Peraturan Dirjen DIKTI Nomor 1 Tahun 2014 Pedoman Akreditasi Terbitan

Terbitan Berkala Ilmiah. Jakarta.

Februariyanti, Herny dan Eri Zuliarso. 2012. Rancang Bangun Sistem Perpustakaan untuk

Jurnal Elektronik. Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK, Vol.17, No.2, Juli: 124-132.

Harisyah dan Muhammad Azwar. 2015. Pemanfaatan Jurnal Elektronik Oleh Mahasiswa

Fakultas Kedokteran Universitas Hasanuddin Makassar. Khizanah Al-Hikmah, Vol.3,

No.1, Januari-Juni: 79-88.

LIPI Press. 2014. Pedoman Penerbitan Buku LIPI Press. Jakarta.

LIPI. 2012. Peraturan Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Nomor 04/E/2012

Tentang Pedoman Karya Tulis Ilmiah. Jakarta.

LIPI. 2014. Peraturan Kepala LIPI Nomor 3 Tahun 2014 Tentang Pedoman Akreditasi

Terbitan Terbitan Berkala Ilmiah. Jakarta.

Lukman, Ekawati Marlina, Ratih Keumalasari, Al Hafiz Akbar, Slamet Riyanto. 2012.

Perkembangan Open Access Jurnal Ilmiah Indonesia. Makalah Konferensi Perpustakaan

Digital Indonesia (KPDI-5) Labuan Bajo, 16-19 Oktober: 1-8.

Lukman. 2015. Aturan dan Perkembangan Jurnal Elektronik. Makalah Workshop Kesiapan

Implementasi Pengelolaan Jurnal Secara Elektronik – LIPI, 26 Februari. Jakarta: PDII-

LIPI.

Lukman. 2015. Manajemen Penerbitan Jurnal Elektronik. Makalah Pelatihan Training of

Trainer Manajemen Penerbitan Jurnal Elektronik, Rabu – Kamis, 13-14 Januari.

Jakarta: PDII-LIPI.

Miswan. 2002. Jurnal Elektronik Sebagai Sarana Komunikasi Ilmiah. Al-Maktabah, Vol.4,

No.1 April: 1-12.

Nashihuddin, Wahid dan Dwi Ridho Aulianto. 2016. Pengelolaan Terbitan Berkala Ilmiah

Sesuai Ketentuan Akreditasi: Upaya Menuju Jurnal Trakreditasi dan Bereputasi

Internasional. Unpublished Paper, 30 Januari.

Nashihuddin, Wahid. 2015. Analisis Terbitan Berkala Bidang Ilmu Perpustakaan yang Terbit

di Indonesia. Majalah WIPA: Wahana Informasi Perpustakaan UAJY, Vol.19, Ed.1,

Juli.

14

Rachmawati, Yuliana K. 2008. Aplikasi Web untuk Membantu Pengelolaan Jurnal. Jurnal

Teknologi, Vol.1, No. 2, Desember, 171 – 177.

Sayekti, Retno. 2010. Perkembangan Jurnal Elektronik dan Dampaknya Bagi Perpustakaan.

Jurnal Iqra’, Vol. 04, No.01, Mei: 39-50.

Syahir. 2015. Pengelolaan Jurnal Wardah Fakultas Dakwah dan Komunikasi UIN Raden

Fatah. Wardah: No. XXIX/ Th. XVI/ Juni: 15-31.