Knowledge Managent for Sustainable Competitive Advantage

PT. PLN (Persero) Listrik Untuk Kehidupan Yang Lebih baik

MERAIH SUSTAINABLE COMPETITIVE ADVANTAGE MELALUI KNOWLEDGE MANAGEMENTADHI HERLAMBANG

Assistant Engineer System SCADA

1.

Pendahuluan PT. PLN (Persero) sebagai salah satu Aaker (2010) dalam jurnal Managing Asset and Skills: The Key To a Sustainable Competitive Advantage menyatakan bahwa sustainable competitive advantage (SCA) dibentuk oleh dua hal yaitu aset dan skill yang dimiliki oleh karyawan perusahaan. Secara asset, tidak ada satupun orang yang meragukan bahwa PLN adalah perusahaan besar dengan asset ratusan trilyun. Aset yang sangat besar dan kebijakan pemerintah yang masih memberikan kesempatan bagi PLN untuk melakukan dan pembentukan monopoli dalam bisnis ketenaga listrikan, menjadi modal yang sangat besar untuk menciptakan keunggulan dan keunikan, yang bisa membedakan PLN dengan perusahaanperusahaan lain, baik swasta maupun BUMN. Secara skill, PLN memiliki banyak karyawan dengan skill tinggi dan knowledge yang luas. Hanya saja skill dan knowledge ini nampaknya masih belum tersebar merata sehingga banyak karyawan cerdas dan

perusahaan BUMN dengan asset yang sangat besar memiliki ribuan karyawan berpotensi, yang siap untuk dikembangkan menjadi karyawan-karyawan dengan skill dan knowledge yang unggul. Aset yang sangat besar, karyawankaryawan yang cerdas dan penetrasi yang sangat luas di seluruh pelosok negeri merupakan modal vital yang dimiliki PLN untuk membentuk competitive advantage perusahaan. Pencarian competitive advantage perusahaan harus dilakukan karena merupakan salah satu prasyarat bagi keberlangsungan hidup perusahaan dan salah satu modal untuk menjadi market leader jika suatu saat pemerintah membuka kran industri listrik bagi perusahaan-perusahaan swasta untuk bermain di dalamnya.

Meraih Competitive Advantage Melalui Knowledge Management

1


berpotensi belum atau tidak dikembangkan secara maksimal. Dalam beberapa kasus bahkan di dapati karyawan outsourcing lebih menguasai pekerjaan dan detail peralatan operasi yang seharusnya skill dan knowledge tersebut wajib dimiliki dan dikuasai oleh karyawan PLN. Setiap pekerjaan karyawan dengan pada dan dasarnya cepat. dalam memiliki harapan untuk dapat melakukan baik Ketidakmampuan karyawan

adalah 16:1. Senada dengan pernyataan diatas, Peter Drucker menyatakan the basic economic resource is no longer capital, nor natural resources, not labor. It is and will be knowledge. Pernyataan ke dua pakar tersebut secara tidak langsung menyatakan bahwa aset besar yang dimiliki perusahaan (financial dan material) tidak memiliki arti apa-apa bagi kemajuan perusahaan. Aset yang besar akan menjadi keunggulan bagi perusahaan untuk menciptakan sustainable competitive advantage jika perusahaan tersebut dikelola oleh karyawan dengan skill dan knowledge yang tinggi. 2. Review Literatur

melaksanakan pekerjaan yang disebabkan kurangnya skill yang mereka miliki akan menyebabkan tingkat stress menyebabkan demotivasi, yang kinerja meningkatnya pada akhirnya turun.

perusahaan

Sebaliknya jika karyawan dikembangkan secara optimal dan diberikan pelatihan yang tepat, sehingga mereka dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik dan cepat, maka akan muncul kepuasan kerja, menurunkan tingkat stress dan mendorong terciptanya inovasiinovasi yang dapat memberikan kontribusi positif bagi kenaikan kinerja perusahaan. Prof. Leif Edvisson, pakar manajemen organisasi, mengungkapkan bahwa rasio nilai modal intelektual atau pengetahuan terhadap modal fisik adalah 5:1. Sedangkan, rasio nilai modal intelektual terhadap modal keuangan

2.1. Knowledge Management Knowledge management (KM) adalah kemampuan untuk mengenali dan mengelola sistem dari kompetensi inti yang dibutuhkan untuk knowledge-intensive business (Goel et.all, 2010). Kemampuan ini membutuhkan definisi framework yang baik (dalam yang hal ini menghubungkan kinerja investasi

keahlian dan kompetensi internal) dengan perusahaan. Kemampuan mencakup pembentukan hubungan eksplisit dan interaksi antara semua potensi bisnis yang memungkinkan karyawan bekerja 2



dengan efektif. Knowledge yang bisa berupa keahlian dan ide-ide kreatif disajikan sebagai sumber daya yang dapat di capture, dikodifikasi dan di share (Boisot, 1983; Nonaka and Takeuchi, 1995). Elemen kunci dari KM adalah creating, sharing dan reusing internal resiko capabilities yang muncul untuk dari memaksimalkan peluang-peluang bisnis dan mengurangi kegagalan menangkap peluang atau resiko tidak tercapainya target utama usaha yang diharapkan stakeholders. American Productivity and Quality Centre (APQC) memberi definisi KM sebagai berikut: KM adalah sebuah strategi untuk mendapatkan pengetahuan yang tepat dari orang yang tepat dan waktu yang tepat, serta membantu karyawan untuk melakukan sharing dan menerapkan pengetahuan yang di dapat ke dalam pekerjaan yang akan meningkatkan kinerja perusahaan. Dengan memperhatikan perspektif capturing and storing knowledge, definisi terbaik yang dibuat mengenai Knowledge management diungkapkan and adalah Dalkir seperti (2005) yang an yaitu: of

value through reuse and innovation. The coordination is achieved through creating, sharing, and applying knowledge as well as through feeding the valuable lessons learned and best practices into corporate memory in order to foster continued organizational learning. Definisi ini jelas memperlihatkan bahwa greatest asset dari organisasi adalah knowledge yang dimiliki oleh employees. Knowledge itu bisa dibagi menjadi dua yaitu (1) explicit knowledge: pengetahuan yang tertulis, terarsip, tersebar (cetak maupun elektronik) dan bisa sebagai bahan pembelajaran (reference) untuk orang lain dan (2) tacit knowledge: pengetahuan yang berbentuk know-how, pengalaman, skill, pemahaman, maupun rules of thumb (Davenport dan Prussak, 1998).

Knowledge management is the deliberate systematic coordination organizations people, technology, process and organizational structure in order to addMeraih Competitive Advantage Melalui Knowledge Management

Gambar 1. Basic Knowledge Process

3


2.2. Sustainable Competitive Advantage Porter perusahaan (1985) untuk mendefinisikan mendapatkan competitive advantage sebagai kemampuan pengembalian investasi terus-menerus di atas rata-rata industry. Penulis mendefinisikan competitive advantage sebagai kemampuan perusahaan untuk bersaing lebih unggul Sumber : Knowledge Management as a Process to Develop Sustainable Competitive Advantage, South Asian Journal of Management, Vol. 17, 2010. Salah satu kendala dari penerapan KM di PLN adalah kenyataan bahwa sumbersumber pengetahuan tersebar luas dan hadir dalam bentuk yang bermacam-macam. Sumber-sumber knowledge yang tersebar luas dalam perusahaan akan menyebabkan knowledge seeker lokasi kesulitan dan dalam mengidentifikasi mengakses dibandingkan competitive kompetitor. advantage jangka Sedangkan panjang sustainable competitive advantage adalah perusahaan yang tidak mudah ditiru atau tidak mudah dikalahkan oleh pesaing. Competitive advantage dapat dibentuk dengan berbagai macam cara, antara lain dengan ukuran, lokasi, akses terhadap sumber daya (Ghemawat, 1986) atau bisa juga dalam bentuk plain luck (Barney, 1996). Plain luck bisa dihasilkan oleh penggunaan KM yang mendukung karyawan bekerja dengan lebih baik dan menambah nilai terhadap sumber daya yang kita miliki yang tidak dapat dilakukan oleh kompetitor. Knowledge organisasi akan menghasilkan SCA jika memiliki empat karakteristik berikut, yaitu : valuable, rare, imperfectly imitable dan nonsubstitutable/imperfectly substitutable. Aaker (2010) menyatakan bahwa ada 31 item yang bisa mewakili sustainable 4

pengetahuan yang diperlukan. Knowledge seeker mungkin tidak menyadari atau tidak memiliki perangkat/software untuk mengakses knowledge. Knowledge yang

tersebar dan dalam bentuk yang bermacammacam mengharuskan perusahaan untuk selalu terus menerus menjaga pengelolaan dan penyimpanan knowledge.



competitive

advantage.

Item-item

ini

ketidakselarasan karyawan PLN

antara

kecerdasan

dan

diperoleh dari survei terhadap manajermanajer 248 perusahaan di California. Itemitem tersebut adalah : reputation for quality, customer service/product support, name recognition/high profile, retain good management & engineering staff, low-cost production, financial resources, customer orientation/feedback/market installed base of satisfied research, customers, product market share, product line breadth, technical superiority, segmentation/focus, production innovation,

potensi besar yang dimiliki sebagian besar dengan skill yang mereka miliki. Hal ini disebabkan karena secara umum karyawan baru yang bergabung dengan PLN adalah fresh graduated dari S1, D3 maupun D1 yang masih belum memiliki skill dan pengalaman yang memadai untuk melakukan tugas-tugas di perusahaan. Para karyawan baru ini sangat memerlukan bimbingan dan transfer ilmu dari para senior dan atau pelatihan dari perusahaan untuk melakukan tugas-tugas dalam perusahaan. proses senior Namun transfer kurang skill dalam dan kenyataannya sebagian melakukan para

characteristics /differentiation, continuing size/location of distribution, low price/high value offering, knowledge of business, pioneer/early efficient/flexible overall known advertising coordination, marketing parent, entrant in industry, production/operations skills, location, engineering shared effective good research

pengalaman ini mengalami kendala karena berminat Hal ini proses tersebut.

adaptable to customers, effective sales force, vision/culture, strategic goals, powerful well/entrepreneurial,

mengakibatkan pada beberapa unit PLN ketika para karyawan senior yang memiliki skill dibidang tertentu pensiun tidak ada lagi orang yang bisa menggantikannya, seperti ungkapan when employees leave company, their knowledge goes with them. Selain itu, proses-proses pengadaan perangkat dan atau implementasi sistem baru yang melibatkan teknologi tinggi terkadang masih kurang disertai dengan training yang a

development, short-term planning, good distributor relations. 3. Pembahasan Pada disebutkan bagian pendahuluan masih telah ada bahwa

intensif. Hal ini menyebabkan karyawan tidak memiliki ruang yang luas untuk 5



melakukan

proses

pembelajaran

dan

adalah struktur organisasi yang membuka ruang bagi karyawan untuk melakukan komunikasi dengan baik, mendorong dan memperkuat mengembangkan karyawan lebih banyak untuk tacit

penguasaan teknologi tersebut. Ketidakmampuan atau penguasaan skill yang tidak lengkap akan menyebabkan karyawan tidak mampu melakukan pemeliharaan, pengembangan dan inovasi sistem dan bahkan bisa menyebabkan mereka mengalami stress karena dituntut untuk melakukan suatu pekerjaan yang tidak mereka kuasai. Disisi lain, ada beberapa kasus dimana training telah dilakukan dengan baik, akan tetapi transfer skill dan knowledge tidak terjadi. Hal ini dari training disebabkan karyawan untuk adanya yang keengganan mendapatkan

knowledge, mendorong adanya kodifikasi tacit knowledge menjadi explicit knowledge untuk kemudian disimpan dalam knowledge databases perusahaan serta mendorong dan memaksa karyawan yang memiliki skill untuk melakukan sharing dengan karyawan lain. Knowledge databases dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang dan tantangan, sehingga pengetahuan yang tepat dapat diimplementasikan dalam waktu yang tepat pula. Mundra mencapai strategy. Pada codification strategy langkahlangkah yang (2) dilakukan antara lain, dan (1) mengidentifikasi karyawan yang memiliki knowledge; mengklasifikasi mengekstrak knowledge; serta (3) mengelola knowledge. Pada personalization strategy langkah-langkah yang dilakukan antara lain, (1) mengidentifikasi karyawan yang memiliki 6 et.all (2011) menyatakan yaitu bahwa ada dua buah strategi KM untuk competitive advantage, personalization strategy dan codification

melakukan

sharing atas apa yang telah mereka dapatkan. Kasus-kasus ini bisa dijadikan salah satu alasan perlunya penerapan KM agar perusahaan mampu meraih SCA dan bisa bertahan, memiliki kinerja yang unggul, serta tetap menjadi market leader, baik dalam struktur pasar monopoli maupun ketika kran usaha ketenaga listrikan dibuka untuk swasta. Gambar 2 menunjukan bagaimana KM dan inovasi dalam penerapan KM membantu organisasi untuk memperoleh competitive advantage. Penerapan KM ini dipengaruhi juga oleh struktur perusahaan organisasi. yang Struktur organisasi diharapkan



knowledge; (2) mengklasifikasi knowledge dan menyimpan informasi tentang siapa yang harus dihubungi untuk mendapatkan pengetahuan tersebut; serta (3) mengelola the pointers to knowledge. Mengacu kepada Mundra et.all (2011) ada 7 langkah yang dapat dilakukan perusahaan untuk menerapkan KM yaitu : 1. Externalisasi, yaitu proses dimana karyawan yang memiliki tacit knowledge diminta untuk melakukan kodifikasi dan transformasi knowledge dari tacit ke explicit. 2. Communication (of explicit 1 diminta explicit knowledge), pada langkah ini karyawanKnowledge Management yang telah melakukan langkah Infrastructure Corporate Culture untuk mengkomunikasikan

external

explicit

knowledge.

Pada

langkah ini karyawan diminta untuk mengidentifikasi knowledge dan skill apa saja yang mereka betul-betul perlukan untuk melaksanakan tugas dengan baik, untuk kemudian mencari sumber-sumber pengetahuan tersebut pada organisasi eksternal. 6. Locating and Acquiring External Tacit Knowledge New to the Group, langkah ini mendorong karyawan untuk mencari, mengakses dan memperoleh external tacit knowledge. 7. Inventing Knowledge New to the Group, proses penemuan knowledge ini biasanya didapatkan oleh individu atau kelompok kecil dalam perusahaan.

Management System Leadership knowledge yang telah disusun kepada KnowledgePenemuan-penemuan ini perlu di dorong, (KMS) karyawan lain. terutama penemuan-penemuan yang bisa IT

3. Internalization,Structure adalah Organizational

proses atau

Properties of Knowledge mendorong efisiensi Knowledge is Fluid Mix of

dalam proses-proses

learning by doing, dimana knowledgeTacit Knowledge of the Employees dijadikan dasar atas setiap aktifitas

usaha. ExperiencesValues Contextual Information Expert Insight

menciptakan kebiasaan yang baik. Communication Methode 4. Socialization, stepKnowledge Management of Employees

ini mencakup

Competitive Advantage Innovation Interlinking Gambar kemungkinanof untuk Knowledge Management, Innovation and Competitive Advantage komunikasi dan2. in

meningkatkan tacit knowledge. 5. Locating and Acquiring External Explicit Knowledge New to the Group,KM Strategies langkah ini mendorong karyawan untuk R&D KM mencari, mengakses dan memperoleh Opportunities People Exchange SWOT on KM Increased Quality of KM

Increasing Returns (No Diminishing Return); Not Consumed Fragmentation, Refreshed Intangible Benefits Uncertain Value Sharing

New Business Meraih Competitive Advantage Melalui Knowledge Management

7


Sumber : Achieving Competitive Advantage Through Knowledge Management and Innovation: Emprical Evidences From the Indian IT Sector Journal of Knowledge Management, Vol IX, No. 2, 2011

Hampir sama dengan Mundra, Ikujiro Nonaka juga mengusulkan sebuah formulasi yang terkenal dengan sebutan SECI atau Knowledge Spiral. Konsepnya bahwa dalam siklus perjalanan kehidupan kita, pengetahuan itu mengalami proses yang kalau digambarkan berbentuk spiral, prosesMeraih Competitive Advantage Melalui Knowledge Management

8


itu

disebut

dengan -

Socialization Combination

-

2. Proses

kombinasi

(combination),

Externalization Internalization.

yaitu memanfaatkan explicit knowledge yang ada untuk kita implementasikan menjadi explicit knowledge lain. Proses ini sangat berguna untuk meningkatkan skill dan produktifitas diri sendiri. Kita bisa menghubungkan dan mengkombinasikan explicit knowledge yang ada menjadi explicit knowledge baru yang lebih bermanfaat. 3. Proses internalisasi (internalization), yakni sebagai mengubah inspirasi explicit knowledge tacit datangnya

knowledge. Dari keempat proses yang ada, mungkin hanya inilah yang telah kita 1. Proses eksternalisasi lakukan. Bahasa lainnya adalah learning by doing. Dengan referensi dari manual dan buku yang ada, saya mulai bekerja, dan saya menemukan pengalaman baru, pemahaman baru dan know-how baru yang mungkin tidak saya dapatkan dari buku tersebut. 4. Proses sosialisasi (socialization), yakni mengubah tacit knowledge ke tacit knowledge lain. Ini adalah hal yang juga terkadang sering kita lupakan. Kita tidak manfaatkan keberadaan kita pada suatu pekerjaan untuk belajar dari orang lain, yang mungkin lebih berpengalaman. Proses ini membuat pengetahuan kitaMeraih Competitive Advantage Melalui Knowledge Management

(externalization), yaitu mengubah tacit knowledge yang kita miliki menjadi explicit knowledge. Bisa dengan menuliskan know-how dan pengalaman yang kita dapatkan dalam bentuk tulisan artikel atau bahkan buku apabila perlu. Dan tulisan-tulisan tersebut akan sangat bermanfaat bagi orang lain yang sedang memerlukannya. Proses eksternalisasi ini akan berhasil dilaksanakan jika adanya dorongan penerapan punishment. dari perusahaan reward melalui dan proses

9


terasah

dan

juga

penting

untuk

sustainable competitive advantage, yang memungkinkan perusahaan tetap menjadi market leader baik dalam suasana monopoli maupun persaingan usaha yang kompetitif. 4. Kesimpulan Implementasi knowledge management sebagai sebuah proses pengelolaan aset-aset intangible perusahaan harus senantiasa di dukung, disosialisasikan dan selalu diperbaiki agar perusahaan Pencapaian mampu sustainable memperoleh competitive sustainable competitive advantage. advantage sangat diperlukan perusahaan agar perusahaan selalu siap bersaing dan tetap menjadi market leader jika suatu saat kran usaha ketenaga listrikan dibuka bagi perusahaan swasta nasional dan swasta asing.

peningkatan diri sendiri. Yang tentu saja ini nanti akan berputar pada proses pertama yaitu eksternalisasi. Semakin sukses kita menjalani proses perolehan tacit knowledge baru, semakin banyak explicit knowledge yang berhasil kita produksi pada proses eksternalisasi Langkah-langkah penerapan KM, baik yang diajukan oleh Mundra maupun Ikujiro Nonaka harus selalu disosialisasikan kepada semua karyawan dan diperbaiki sehingga permasalahan-permasalahan telah disebutkan dapat seperti yang diminimalisir.

Langkah-langkah ini akan berjalan efektif jika ada dukungan dari perusahaan melalui kebijakan-kebijakan yang diterapkan. Suksesnya proses implementasi dan perbaikan KM akan mendorong terbentuknya efisiensi karena dalam mereka proses-proses memiliki skill usaha, untuk meningkatkan kepercayaan diri karyawan

Daftar Pustaka Aaker, David. A (1989). Managing Assets and Skills: The Key To a Sustainable Competitive Advantage. California Management Review, Vol. 31 Elsevier Butterworth-Heinemann. Drucker, Peter F. (1998). The Coming of the 10

melaksanakan tugas dengan baik dan cepat, serta memiliki modal skill dan knowledge untuk melakukan inovasi-inovasi dalam pekerjaan, meningkatkan kepuasan kerja dan komitmen karyawan terhadap organisasi karena mereka merasa dikembangkan. Semua proses ini pada akhirnya akan menciptakanMeraih Competitive Advantage Melalui Knowledge Management


New Business

Organization. Review on

Harvard Knowledge

Action. Boston : Harvard Business School Press. Ruggles, R. & D. Holtshouse, (1999). The Knowledge Advantage. Dover, N. H. Capstone Publishers. Tobing, Paul L. (2007). Knowledge Management Konsep, Arsitektur dan Implementasi. Yogyakarta : Graha Ilmu.

Management, 03: hlm. 1-19. Goel, Alok et. all. (2010). Knowledge Management as a Process to Develop Sustainable Competitive Advantage. South Asian Journal of Management, Vol. 17. Mundra, Neeru et. all. (2011). Achieving Competitive Knowledge Advantage Management Through and

Innovation: Emprical Evidences From the Indian IT Sector. Journal of Knowledge Management, Vol IX, No. 2. Nonaka, I & Takeuchi, H. (1995). The Knowledge: Creating Company How Japanese Companies Create The Dynamics of Innovation, New York: Oxford University Press.

Pasternack, B & A. Visco,(1998). The Centerless Corporation. New York : Simon Schuster. Pfeiffer, J. & I. Sutton, (1999). The Knowing- Doing Gap. How Smart Companies Turn Knowledge intoMeraih Competitive Advantage Melalui Knowledge Management

11

Knowledge Managent for Sustainable Competitive Advantage

Documents

Transcript of Knowledge Managent for Sustainable Competitive Advantage