Oleh: Ria Santosa

KESEKRETARIATAN

MARI KITA MENGHIDUPI PRAMUKAJANGAN MENCARI KEHIDUPAN DI

PRAMUKA

Nama Lengkap : RIA SANTOSA

Jenis Kelamin : Laki-laki

Tempat/Tanggal Lahir : Maos, 06 Maret 1983

Alamat Lengkap : Desa Maoskidul – Kec. Maos - Cilacap

Jabatan Di Pramuka : Aktivis Pramuka

HP : 081 542 666 901

Riwayat Pendidikan :

1.SD : SD Negeri Maoskidul 06 lulus tahun 1995

2.SLTP : SMP Negeri 3 Maos lulus tahun 1998

3.SLTA : SMA Negeri 1 Maos lulus tahun 2002

Hobi : Pramuka, Oprek-oprek Komputer

Moto : Nek wedi Ojo Wani-Wani, Nek Wani Ojo Wedi-Wedi

Pekerjaan : Staf Administrasi Kurikulum SMA Negeri 1 Maos

: Pengelola Website SMA Negeri 1 Maos

Pengalaman Kegiatan : Raimuna Cabang Cilacap

Perkemahan Wirakarya

Long March Cilacap – Jakarta

Saka Bahari

Anggota Dewan Kerja Ranting Maos

Anggota Dewan Kerja Cabang Cilacap

Ketua Dewan Kerja Ranting Maos

LPK Korwil 2 (Maos, Sampang, Adipala, Kesugihan)

Kesekretariatan ditinjau dari sudut administrasi mempunyai arti: Sempit, merupakan suatu proses yang biasa

dinamakan sebagai:- pencatatan - penghimpunan- pengolahan - pengadaan - pengiriman - penyimpanan- pemusnahan - informasi

Luas, merupakan suatu kelompok yang mempunyai fungsi penunjang di dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Pengertian SekretariatPada pokoknya sekretariat adalah suatu organisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang tata usaha dan lain-lainnya.

SEKRETARIAT DAN SEKRETARIS

Pengertian Sekretaris Seorang petugas yang pekerjaan pokoknya melaksanakan / menyelenggarakan tugas urusan korespondensi untuk seluruh pejabat yang ada dalam organisasi (Sutarto).

Syarat-syarat Pokok Seorang Sekretaris 1. Kepibadian yang sesuai2. Pengetahuan umum3. Pengetahuan khusus4. Skill dan teknik kesekretariatan5. Praktek (magang)

Kewajiban SekretarisSebagai pengelola informasi untuk digunakan oleh pihak-pihak yang mempunyai wewenang mengambil keputusan, bantuan tata usaha.

Macam-macam Sekretaris Sekretaris organisasi Sekretaris pemimpin

ARSIP

Pengertian Arsip Adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematika / sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali (The Liang Gie).

Pengertian WarkatSetiap catatan tertulis ataupun bergambar yang memuat keterangan mengenai suatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.

Nilai dari suatu warkat1. Administrasi value (nilai administrasi)2. Legal value (nilai hukum)3. Fiscal value (nilai di bidang keuangan)4. Research value (nilai penelitian)5. Educational value (nilai pendidikan)6. Documentary value (nilai dokumentasi)

Tujuan penyimpanan warkat Menyediakan warkat bila diperlukan Menghindari pemborosan waktu dalam mencari warkat yang

diperlukan Mengumpulkan warkat-warkat yang mempunyai hubungan

satu dengan lainnya Menghemat tempat penyimpanan Mengamankan warkat yang penting baik dari bahaya

pencurian maupun dari kebakaran Tetap menjaga kerahasiaan jika warkat itu benar-benar

diperlukan

Penyusutan warkat dilakukan apabila: Warkat tersebut tidak berguna (kadaluarsa) Warkat sudah tidak bernilai sejarah lagi Warkat sudah kehilangan nilai informasinya Warkat sudah tidak bernilai ilmiah lagi

Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh petugas arsip

Ketelitian, kecerdasan, kecekatanan, kerapihan

SURAT MENYURAT

Pengertian Surat menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita baik yang tertulis maupun lisan yang timbul dari adanya pencatatan, laporan, perencanaan atau program dan keputusan yang memungkinkan adanya permintaan penjelasan penambahan kekurangan-kekurangan atau perubahan-perubahan.

Surat menyurat dibagi menjadi 2 macam yaitu:1. Surat masuk, ialah tulisan-tulisan atau berita yang diterima

dari instansi / pihak lain, yang penerimaannya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang untuk tugas ini.

2. Surat keluar, ialah semua tulisan-tulisan atau berita yang dikirimkan kepada instansi-instansi / pihak lain, yang setiap konsep untuk diajukan kepada pemimpin disalurkan melalui Kepala Sekretariat / Sekretaris atau pejabat yang diberi wewenang meneliti.

Bagian-bagian Surat Masuk dan Surat Keluar Surat Masuk

- tanggal - petunjuk pada nomor yang lalu

- nomor agenda - perihal surat masuk (isi)- nomor dan tanggal masuk - petunjuk pada nomor

berikutnya- lampiran - keterangan- alamat pengirim (terima dari)

Surat Keluar- Tanggal - petunjuk pada nomor

yang lalu - Nomor surat - perihal- Lampiran - petunjuk pada nomor

berikutnya- Kepada - keterangan

SURAT

Pengertian Surat adalah alat untuk menguraikan isi hati atau

maksud terhadap orang lain secara tertulis. Orang lain di sini dapat diartikan perorangan / badan.

Surat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.

Surat adalah suatu alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pernyataan, permintaan dan lain-lain kepada pihak lain.

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.

Fungsi surat dalam suatu organisasi adalah sebagai berikut:1. Sebagai tanda pendukung secara tertulis2. Sebagai tanda bukti tertulis3. Sebagai alat pengingat4. Sebagai bukti sejarah5. Sebagai bahan dokumentasi6. Sebagai duta / wakil dari suatu organisasi / badan7. Untuk menjamin keamanan8. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut9. Alat pengukur kegiatan organisasi10. Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak)

Sifat surat adalah sebagai berikut: Ekonomis, karena biaya pengiriman surat relatif murah Praktis, sebab menjamin kerahasiaan dan dapat

menghilangkan perasaan Efektif, sebab berita yang disampaikan sesuai dengan

sumbernya

Syarat membuat surat yang baik, sebagai berikut:a. Memahami masalah pokok yang akan disampaikanb. Menurut tata bahasa yang berlakuc. Bahasa sederhana dan tidak perlu panjang lebard. Menggunakan istilah-istilah yang umum dipakai

dalam surate. Menggunakan kata-kata yang tepatf. Sebaiknya menggunakan bahasa yang sopan dan

hormatg. Isi surat hendaknya terperinci dan jelas.h. Obyektif i. Sistematis j. Jelas: kepada siapa, darimana, tentang apak. Lengkap isinyal. Wujud fisik yang menarik (kwalitas kertas, bentuk

surat, ketikan, dsb)

Pembagian surat menurut tujuannya sebagai berikut: Surat pemberitahuan Surat permohonan Surat susulan Surat panggilan Surat kuasa Surat pesanan

Surat perintah Surat laporan Surat peringatan Surat keputusan Surat pengantar

Pembagian surat menurut jumlah penerima surat adalah: Surat biasa, pengumuman, surat edaran

Cara penomoran (surat keluar) disusun sebagai berikut:Nomor urut surat keluar, kode kwartir, kode biro/bidangContoh: 240/110106 – B240 : nomor urut surat keluar110106 : kwarran maosB : komisi / biro / bidang tekpram

Susunan surat dibagi dalam 3 bagian yaitu:1. Kepala surat, yang terdiri dari:

Nama organisasi/kesatuan; Tanggal, bulan, dan tahun; Nomor; Klasifikasi; Lampiran; Perihal; Alamat; u.p (untuk perhatian) apabila diperlukan

2. Isi surat, terdiri dari:o Pendahuluano Uraian / maksudo Kalimat penutup

3. Penutup surat, terdiri dari:o Nama jabatano Tanda tangano Nama pejabato Cap dan stempel, bagi kwartir-kwartir yang

telah ditentukan penggunaan cat atau stempelo tembusan

Penyelesaian mengenai isi surat adalah sebagai berikut:1) Berpedoman kepada 5 kaidah syarat pokok

yaitu: Teliti Terang jelas Singkat padat Meyakinkan Menurut pedoman pokok (standarisasi)

2) Isi surat disusun dalam 3 bagian yaitu: Pendahuluan Uraian maksud Kalimat penutup

Lurus luar (Block Style)

BENTUK-BENTUK SURAT

Lurus dalam (Block Style)

½ Lurus (Semi Block Style)

Resmi (Official Style)

Kode urut surat keluarKode KwartirKode biro/bidang

Contoh : 240/110106 – B240 : Nomor urut surat keluar110106 : Kwartir Ranting MaosB : Komisi/biro/bidang Tekpram

Jika dalam ambalan membentuk kepanitiaan tentunya nomor surat dimulai dari angka 001 sampai dengan yang terakhir dan ditambahkan singkatan nama kegiatan setelah nomor urut surat keluar.Contoh : 001/Pan-PTA/110106 145-146 – C001 : Nomor urut surat keluarPan-PTA : Singkatan nama kegiatan yaitu Panitia PTA110106 : Kwartir Ranting Maos145-146 : Nomor Gudep Ambalan putra dan putriC : Komisi/biro/bidang giat ops

CARA PENOMORAN SURAT

KODE

BIDANG

A Pimpinan, staf pimpinan dan Tata Usaha

B Komisi Tekpram dan kelompok staf yang menangani Teknik Kepramukaan

C Komisi giatops dan kelompok staf yang menangani Kegiatan Operasional

D Komisi keuangan kelompok staf yang menangani Keuangan Kwartir

E Komisi Administrasi dan kelompok staf yang menangani Administrasi Kwartir

F Kelompok staf yang menangani Lemdika

G Komisi Kehumasan dan kelompok staf yang menangani Humas dan Majalah

H Saka Bahari

J Saka Bakti Husada

K Saka Bayangkara

L Saka Dirgantara

M Saka Kencana

N Saka Taruna Bumi

P Saka Wana Bakti

Q Badan Pengelola Unit Usaha Kwartir

KODE KOMISI/BIRO/BIDANG

KODE BIDANG

R Unit Usaha Taman Rekreasi Pramuka

S Unit Usaha Bumi Perkemahan

T Unit Usaha Kedai Pramuka

U Unit Usaha lain-lain (Molino, percetakan, koperasi, dll)

V Yayasan-yayasan Pramuka

Jika terjadi penambahan kelompok seperti tersebut di atas dapat diberi kode huruf berikutnya, jika telah sampai pada kode Z dapat dilanjutkan dengan kode AA, AB dan seterusnya.Catatan:Untuk menghindari keraguan antara angka satu (1) dengan huruf I dan angka nol (0) dengan huruf O maka huruf I dan O tidak dipakai sebagai kode.