H a l a m a n | 1 Program Penguatan Pendidikan Tinggi Vokasi

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

POLITEKNIK NEGERI JAKARTA Jalan Prof Dr. G.A. Siwabessy, Kampus UI, Depok 16425

Telepon (021) 7270036, Hunting, Fax (021) 7270034

Laman : http://www.pnj.ac.id e-pos : humas@pnj.ac.id

Nomor : B/85/PL3.A/DA/2021 5 Maret 2021

Lampiran : 1 berkas

Hal : Pemberitahuan Presensi Pengajaran Dosen

Yth.

1. Para Ketua Jurusan

2. Kepala Program Pascasarjana

Politeknik Negeri Jakarta

Dengan hormat,

Sehubungan dengan dimulainya Proses Belajar Mengajar (PBM) Semester Genap 2020/2021 pada

tanggal 08 Maret 2021, maka untuk keperluan presensi Dosen adalah sebagai berikut :

1. Bagi dosen yang melakukan pengajaran maka presensi melalui aplikasi Attendance pada LMS E-

learning https://elearning.pnj.ac.id/ . Adapun kepada Bapak/Ibu Dosen untuk dapat melakukan

update Description setiap kali pertemuan kuliah sesuai dengan rincian materi yang diperlukan.

Berikut terlampir adalah panduan untuk melakukan Setting Attendance dan melakukan update

Description.

Tenaga administrasi di Jurusan / Program Studi akan melakukan pendataan menggunakan fitur

tersebut guna input data kehadiran Bapak/Ibu Dosen.

2. Bagi dosen yang tidak ada jadwal mengajar, silahkan mengisi presensi pada laman

https://sim.pnj.ac.id/

Apabila Bapak/Ibu Dosen masih mengalami kesulitan dalam menggunakan aplikasi LMS e-learning

PNJ, maka tim UTD membuka layanan hotline melalui zoom setiap hari kerja,

Hari, Tanggal : Senin – Jumat , 08 Maret 2021 – 19 Maret 2021

Pukul : 09.00 – 12.00 WIB

Id Zoom : 839 3759 4967

Password : pnj

https://us02web.zoom.us/j/83937594967?pwd=UDZuRExDMi9vN0hqMTdnTW9ZcUdHZz09

Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, diucapkan terima kasih.

Wakil Direktur Bidang Akademik,

Nunung Martina, S.T., M.Si.

Tembusan: NIP 196703081990032001

1. Direktur Politeknik Negeri Jakarta

2. Unit Transformasi Digital

Tim penyusun

Politeknik Negeri Jakarta

Panduan Pengelolaan

Kehadiran

Elearning PNJ

Daftar isi

MEMBUAT ATTENDANCE (KEHADIRAN) ....................................................................................................... 1

MENGATUR STATUS SET KEHADIRAN ........................................................................................................... 6

MENGISI KEHADIRAN PENGAJAR .................................................................................................................. 8

MELIHAT REKAP KEHADIRAN ...................................................................................................................... 11

MENGUNDUH REKAP KEHADIRAN .............................................................................................................. 12

1

MEMBUAT ATTENDANCE (KEHADIRAN) Dalam mengatur presensi kehadiran siswa atau participants kelas, fitur yang ditambahkan adalah fitur

Attendance. Cara menggunakan fitur ini adalah sebagai berikut:

Masuklah ke menu My Courses setelah sebelumnya Log in terlebih dahulu ke aplikasi. Kemudian

pilihlah courses atau mata kuliah yang dikehendaki.

Berikutnya adalah klik Administration > Turn editing on pada navigasi sebelah kanan, pastikan

aktif mode editing-nya ditandai dengan munculnya icon pensil pada bagian tanggal dan bulan

activity.

Pilihlah pada activity yang paling atas biasanya di bawah news forum. Klik pada bagian Add an

activity resource.

1

2

Akan muncul jendela pop up kemudian pilihlah Attendance, dan kemudian klik Add

2 3

4

3

Akan muncul halaman Adding a new Attendance, isilah form dari Name sampai dengan

Description. Jika sudah lengkap klik Save and return to course. Ketika berhasil akan muncul

tampilan baru di bawah News forum.

5

6

4

Berikutnya tinggal klik absensi yang sudah dibuat jika ingin melihat peserta kuliah yang sudah

absen di waktu perkuliahan, namun sebelumnya perlu menset waktunya terlebih dahulu. Cara

set waktu absensi adalah mengklik Absensi Kehadiran Mahasiswa terlebih dahulu, kemudian

akan masuk ke halaman Sessions.

7

8

5

Apabila masih kosong disession tambahkan session baru dengan mengklik tab Add session. Atur

terlebih dahulu waktu mulainya pada minggu pertama.

Karena akan ada banyak pertemuan, untuk minggu-minggu setelahnya dapat diatur secara

otomatis agar jatuh di hari dan waktu yang sama maka prosedur selanjutnya adalah masuk ke

bagian Multiple sessions.

9

10

6

Ceklis pada bagian Repeat the session abbove as follows. Untuk bagian hari pastikan dipilih

sesuai dengan hari yang terjadwal, misal Monday. Pilihlah Repeat every ke 1 week(s), kemudian

Repeat until jangan lupa diisi sampai dengan tanggal bulan berakhirnya perkuliahan atau tatap

muka.

Untuk memudahkan absen bagi student dapat diatur ke bagian student recording dengan

menceklis Allow students to record own attendance.

Terakhir simpan dengan mengklik Add.

MENGATUR STATUS SET KEHADIRAN Pengaturan Status Set dilakukan untuk mengatur toleransi waktu Mahasiswa dapat mengisi presensi

dengan status Hadir (H). Sebagai contoh mahasiswa dapat dinyatakan hadir apabila mereka mengklik

sesi kehadiran dengan toleransi 30 menit dari awal mulainya perkuliahan, berikut adalah tahapannya:

Klik pada Presensi Kehadiran Mahasiswa, setelah terbuka klik tab Status set

11

12

13

7

Isilah pada bagian Available for students (minutes) dengan angka 30, setelah klik Update

1

2

8

MENGISI KEHADIRAN PENGAJAR Pengajar yang akan mengajar pada setiap sesi pertemuan akan mengisi deskripsi pada sesi kehadiran

yang telah dibuat sebelumnya. Deskripsi yang diisi merupakan materi atau topik pembelajaran yang

diajarkan. Cara pengisiannya adalah sebagai berikut:

Klik pada Presensi Kehadiran Mahasiswa, klik tab Session dan klik All untuk melihat semua sesi,

jika belum terlihat daftar sesinya

3

4

9

Klik Edit Session pada ikon dengan gambar roda bergerigi pada kolom Actions

Setelah muncul jendela baru, edit bagian Description dengan Materi atau Topik yang diajarkan,

setelah selesai Klik tombol Save changes pada bagian bawah

1

3

2

4

10

Deskripsi telah selesai diubah

3

4

5

11

MELIHAT REKAP KEHADIRAN Pengajar dapat memonitor kehadiran dengan cara melihat melalui fitur Report. Cara melakukannya

adalah sebagai berikut:

Klik pada Presensi Kehadiran Mahasiswa, klik tab Report dan klik All untuk melihat semua sesi,

jika belum terlihat daftar sesinya

1

3 2

12

MENGUNDUH REKAP KEHADIRAN Rekap kehadiran dapat diunduh melalui elearning dengan format excel. Caranya mengunduh rekap ini

adalah sebagai berikut:

Klik pada Presensi Kehadiran Mahasiswa, klik tab Export

Ceklis Select all sessions menjadi Yes apabila ingin mengunduh semua sesi, berikutnya klik pada

tombol OK untuk memprosesnya. Simpanlah file excel pada direktori yang mudah diingat

1

2

13

Tambahan: Untuk mengunduh satu sesi saja atau rentang periode tertentu, maka Yes pada

Select all sessions tidak perlu diceklis. Isikan Start of periode dan End of period pada waktu

yang dinginkan baru kemudian menekan tombol OK

3

4