BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Rumah sakit wajib menyelenggarakan kegiatan rekam medis sesuai dengan

surat keputusan menteri kesehatan RI. No. 034/Birhup/1972. Menurut Permenkes

No 749a menkes /per/XV tahun 1989 tentang rekam medis / medical record yang

merupakan landasan hukum , semua tenaga medis dan para medis dirumah sakit

yang terlibat penyelenggaraan rekam medis dapat melaksanakannya .

Rumah sakit merupakan instansi kompleks yang bersifat padat karya, mulai

dari profesi, padat teknologi, padat modal namun jika rumah sakit masih kurang

memiliki perencanaan didalam bidang manajemen unit kerja rekam medis yang

ditetapkan, maka akan menyebabkan penurunan mutu dari manajemen rumah sakit

yang bersangkutan. Kelengkapan dalam proses manajemen harus dapat menyediakan

perencanaan sesuai dengan perkembangan teknologi pada sistem manajemen unit

kerja rekam medis (Depkes RI, 2003).

Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP), baik dalam bentuk kertas maupun dalam

format elektronik, selayaknya disusun secara akurat karena merupakan sumber data

yang sangat penting dalam sarana pelayanan kesehatan. KIUP berfungsi sebagai alat

pelacak data pasien dan sarana komunikasi antar bagian dalam pelayanan kesehatan

pasien.

KIUP digunakan untuk mengidentifikasi semua pasien yang pernah mendapat

pelayanan dan merupakan catatan nomor rekam medis mereka berkaitan dengan nama

pasien sebagai kuncinya. Indeks nama ini dapat dikelola secara manual atau sebagai

bagian dari sistem komputer. Masa retensi KIUP bergantung kepada penggunaannya.

Umumnya, untuk fasilitas pelayanan kesehatan (misalnya rumah sakit) KIUP disimpan

1

secara permanen (diabadikan). Untuk pihak asuransi atau badan lainnya, bisa jadi

memiliki kebijakan masa retensi KIUP yang berbeda.

Dari keterangan di atas dapat diketahui peran dan guna manfaat menggunakan

KIUP,dengan latar belakang masalah di atas maka kami akan menbahas tentang

“SYSTEM PENYIMPANAN KIUP SECARA FONETIK “SAOUNDEX” NAMA

PASIEN CAMPBILL”

B. Rumusan Masalah

Mengetahui system penyimpanan kartu indeks utama pasien (KIUP), peran

dan penggunaan dari kartu indeks utama pasien (KIUP).

C. Tujuan Makalah

1. Tujuan Umum

Mengetahui tata cara sistem penyimpanan, bentuk KIUP serta ketentuan – ketentuan

yang berkaitan dengan KIUP.

2. Tujuan Khusus

a. Diketahuinya sistem penyimpanan KIUP

b. Diketahuinya cara penyimpanan KIUP berdasarkan system fonetik “soundex”

c. Diketahuinya macam – macam sistem fonetik “soundex” dan keterangan yang

berkaitan dengan nama pasien CAMPBILL.

D. Manfaat Makalah

1. Manfaat Bagi Mahasiswa

Menambah wawasan disamping  teori yang dipelajari serta keterampilan  di

dunia kerja, dan memahami sistem kerja rekam medis dan pengelolahannya.

2

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Rekam Medis

Rekam medis adalah keterangan yang tertulis maupun yang terekam tentang

identitas pasien, anamnesa, penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala

pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien dan pengobatan,

baik yang dirawat inap, rawat jalan, maupun yang mendapatkan pelayanan

gawat darurat (IGD) (Depkes RI,1997).

B. Tujuan dan kegunaan rekam medis

1. Tujuan rekam medis

a. Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi

dalam upayah peningkatan pelayanan dirumah rumah sakit.

RM baik dan benar administrasi akan tercapai

b. Menurut joint commission on accreditation of healthcare organization

(JCAHO) yang dikutip Basbeth (2005) menetapkan tujuan rekam

medis adalah :

1. Sebagai dasar pemberian pelayana dan evaluasi terapi yang

berkesinambungan

2. Sebagai pelengkap evaluasi medis pasien , terapi dan perubahan

kondisi pasien saat pasien berada dalam perawatan dirumah sakit,

Gawat darurat .

3. Untuk mendokumentasikan komunikasi yang terjadi antara dokter –

dokter yang bertanggung jawab memberikan pelayanan medis

kepada pasien .

4. Sebagai alat bantu hukum bagi pasien , rumah sakit dan dokter.

3

5. Sebagai data yang digunakan untuk pendidikan dan penelitian .

2. Kegunaan Rekam medis

Kegunaan rekam medis dikenal dengan sebutan M.ALFRED ( Medical,

Administration, Legal, Finansial, Riset, Education, dan Dokumentation).

a. Aspek medis ( Medical)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medic , karena catatan

tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan /

perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien

b. Aspek administrasi (Administration)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya

menyangkut tindakan berdasarkan karena dan tanggung jawab sebagai

tenaga medis dan para medis dalam mencapai tujuan pelayanan

kesehatan.

c. Aspek Hukum (Ilegal)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum , karena isinya

menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar

keadilan , dalam rangka usaha menegakan hukum serta penyediaan

bahan tanda bukti untuk menegakan keadilan

d. Aspek Keuangan (Financial)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang , karena isinya

mengandung data / informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek

keuangan.

e. Apek Penelitian (Riset)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian , karena isinya

menyangkut data / informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek

penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.

4

f. Aspek Pendidikan (Education)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan , karena isinya

menyangkut data / informasi tentang perkembangan kronologis dan

kegiatan pelayanan medic yang diberikan kepada pasien , informasi

tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan / referensi pengajaran dibidang

profesi sipemakai.

g. Aspek Dokumentasi (Documentation)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi , karena isinya

sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai

bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit .

Dengan melihat dari beberapa aspek tersebut diatas , rekam medis

mempunyai kegunaan yang sangat luas, karena tidak hanya menyangkut

antara pasien dengan pemberi pelayanan saja kegunaan rekam medis

secara umum adalah :

a. Sebagai alat komunikasi antara dokter dan tenaga ahli lainya yang

ikut ambil bagian didalam memberikan pelayanan ,

pengobatan ,perawatan kepada pasien .

b. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan / perawatan yang

harus diberikan kepada pasien.

c. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan , perkembangan

penyakit dan pengobatan selama pasien berkunjung / dirawat di

Rumah sakit.

d. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa , penelitian, dan evaluasi

terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien.

e. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien , rumah sakit maupun

dokter dan tenaga kesehatan lainnya,.

5

f. Menyediakan data – data khusus yang sangat berguna untuk

keperluan penelitian dan pendidikan.

g. Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan

medik pasien.

h. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan. Serta sebagai

bahan pertanggung jawaban dan laporan.

C. Nilai Guna Rekam Medis

1. Bagi pasien

a. Menyediakan bukti asuhan keperawatan / tindakan medis yang diterima

oleh pasien.

b. Menyediakan data bagi pasien jika pasien datang untuk yang kedua

kali dan seterusnya.

c. Menyediakan data yang dapat melindungi kepentingan hukum pasien

dalam kasus – kasus kompensasi pekerja kecelakaan pribadi atau mal

praktek.

2. Bagi fasilitas layananan kesehatan

a. Memiliki data yang dipakai untuk pekerja profesional kesehatan.

b. Sebagai bukti atas biaya pembayaran pelayanan medis pasien.

c. Mengevaluasi penggunaan sumber daya.

3. Bagi pemberi pelayanan

a. Menyediakan informasi untuk membantu seluruh tenaga profesional

dalam merawat pasien.

b. Membantu dokter dalam menyediakan data perawatan yang bersifat

berkesinambungan pada berbagai tingkatan pelayanan kesehatan.

c. Menyediakan data-data untuk penelitian dan pendidikan.

6

D. KIUP (KARTU INDEKS UTAMA PASIEN)

1. Pengertian KIUP

Kartu indeks utama pasien (KIUP) adalah salah satu cara untuk menunjang

kelancaran pelayanana terhadap pasien, karena apabila seorang pasien lupa

membawa kartu berobat maka KIUP akan membantu untuk mencarikan

data pasien yang diperlukan.

Karena KIUP merupakan sumber data yang selamanya harus disimpan,

maka harus dibuat selengkap dan sejelas mungkin. Dalam KIUP memuat

data identitas pasien yang harus dibuat secara terperinci dan lengkap,

antara lain :

- Nama lengkap pasien - Status perkawinan

- Nomor rekam medis - Tempat / tanggal lahir

- Alamat - Pekerjaan

- Nama Ibu - Umur

- Nama Ayah - Jenis kelamin

- Orang yang dihubungi apabila - Agama

Terjadi sesuatu

KIUP digunakan untuk mengidentifikasi semua pasien yang pernah

mendapat pelayanan dan merupakan catatan nomor rekam medis mereka

berkaitan dengan nama pasien sebagai kuncinya. Indeks nama ini dapat dikelola

secara manual atau sebagai bagian dari sistem komputer. Masa retensi KIUP

bergantung kepada penggunaannya.

Defenisi indeks adalah kamus besar ilmu pengetahuan : “penunjuk,

pencatatan”, kartu indeks utama pasien (KIUP) atau Patient’s Master

Index(PMI) adalah daftar permanen yang mengandung nama pasien yang

pernah terlayanai di fasilitas yang terkait, sehingga PMI merupakan salah satu

7

alat terpenting di unit kerja rekam medis, klinik atau pusat pelayanan kesehatan

primer. (Modul Mata Kulia; Henny Maria Ulfa,A.Md.PK,SKM,M.Kes.)

Macam –macam indeks:

a. Indeks pasien

b. Indeks penyakit

c. Indeks obat-obatan

d. Indeks penyakit

e. Indeks dokter

2. Prosedur atau Alur KIUP

a. Petugas admission mengirim tembusan slip admission semua pas dirawat ke

URM secara harian.

b. Pengecekan dilakukan untuk menelusuri apakah ada pasien yg sudah pernah

dirawat, jika sudah maka KIUP yang lama dicabut, kemudian dilengkapi

dengan data terbaru seperti : alamat, nama, dll.

c. Bila pasien belum punya KIUP, maka diterbitkan KIUPnya

d. Dibeberapa RS KIUP disimpan secara terpisah (house file) & dikotak file

KIUP diletakkan sampai pas keluar RS.

e. Jika pas keluar, maka KIUP diambil dari in-house box, diisikan tanggal

keluar, keadaan pulang [sembuh atau meninggal (pakai tinta merah).

3. Peraturan Penjajaran KIUP

a. Peraturan untuk menyimpan KIUP harus rinci, peraturan tersebut harus

diletakkan dekat kotak KIUP untuk memudahkan rujukan.

b. KIUP dimanfaatkan & disimpan hanya oleh petugas yg berwenang.

c. KIUP adalah file berkesinambungan & tidak dipisahkan atas dasar tahunan.

8

d. KIUP tidak boleh dikeluarkan dari lokasinya, jika keluarkan maka beri kartu

pengganti.

e. Audit KIUP dilakukan untuk memonitoring akurasi penjajaran, dg cara

meletakan kartu dengan warna berbeda serta dengan ukuran yang lebih tinggi

yang diletakan di belakang KIUP yang baru dijajar.

f. Audit KIUP dilakukan secara periodik.

g. Pasien yang nama & alamatnya yang diganti, maka hrs diperbaiki KIUPnya.

h. Untuk memastikan setiap pasien punya KIUP, maka harus dilaksanakan

prosedur,Langkah-langkahnya: :

1) Pada setiap registrasi pastikan pasien sudah atau belum punya KIUP.

2) Setiap registrasi dibuatkan kopi tembusannya.

3) Kopi tembusan dikirim ke URM secara harian untuk dicek kembali

KIUPnya.

4) Petugas mengetik KIUP baru.

5) KIUP disimpan secara alfabet dalam laci/rak yang sudah disediakan .

6) Bila RMnya kembali ke URM, maka KIUP dicek kembali untuk melihat

kesalahan dalam pengisian.

4. Penyimpanan KIUP

a. Secara alfabetis ;

1) KIUP dijajar seperti lazimnya urutan kata dalam kamus.

2) Huruf abjad diurut berdasarkan nama keluarga (marga, nama pertama)

yg diikuti nama pasien.

3) Bila ada nama keluarga pasien yang sama, maka disusun menurut abjad

nama pasien, jika nama diri juga sama maka di susun berdasarkan nama

tengah. Jika semuanya sama maka disusun berdasarkan tanggal lahir

atau usia, dimana usia lebih tua ditaruh mendahului usia lebih muda.

9

b. System fonik (phonetic system)

System penyimpanan KIUP jelas ini dilakukan dengan menyusun KIUP

dalam laci-laci penyimpanan secara vertical atas dasar huruf pertama namam

pasien yang di ikuti oleh lafal nama pasien (bukan ejaan nama pasien)

Contoh laci-laci penyimpanan KIUP:

Laci E Laci S

Eddy

Edhie

Edy

Smith P

Smyth p

Smythe p

……………

Sukarno

Soekarno

Shukarno

c. Sistem fonetic “saoundex”

Pada system ini alphabet ditempatkan menjadi 6 huruf kunci kecuali huruf

hidup (vocal/ A,I,U,E,O) dan W,H,Y tidak di kode, penyimpanan KIUP

jenis ini akan menyusun KIUP berdasarkan huruf pertama yang diikuti

dengan huruf kode sesuai hasil pengkodean nama pasien dengan huruf

kunci tersebut.

10

Kode Kunci pada penyimpanan KIUP

Sistem Fonetic “soundex”

Huruf Kunci Nomor Kode Huruf yang dianggap

setara

B 1 P,f,v

C 2 S,k,g,j,q,x,z

D 3 T

L 4 Tidak ada yang setara

M 5 N

R 6 Tidak ada yang setara

Menurut IFHRO tentang ketentuan dalam penyimpanan KIUP secara

saoundex nama pasien CAMPBILL :

Bila huruf kunci beserta huruf yang setara (equivalen) muncul bersamaan

pada nama , maka dikode sebagai satu huruf (huruf runtun setara dikode

sebagai 1 huruf ) contoh : CAMPBILL

11

Nama pasien CAMPBILL, mempunyai KIUP dengan

kode penyimpanan soundex:

C- Prefix, tidak dikode

A-Huruf hidup, tidak dikode

M-5 (Huruf setara )

P-1 (Huruf setara )

B-1 (Huruf kunci )

I-Huruf hidup, tidak dikode

L-4 (Huruf kunci )

L-4 (Huruf kunci )

CAMPBILL dikode C514

5. Logistik & Peralatan

a.Ukuran standar KIUP ; 3 x 5 inci (7,5 x 12,5 cm), ukuran bisa berubah

tergantung pada kandungan informasi yang ada.

b. Karena permanen, maka kartu harus kuat, tidak mudah rusak.

c.Indeks pemandu (index guides) sebagai pengganti KIUP yang dikeluarkan.

d. Peralatan penjajaran : laci penyimpanan, biasanya terdari dari 8 laci dalam 3

baris, untuk mempercepat dan memudahkan pengambilan kartu bila

dibutuhkan maka :

1) Setiap laci diberi tanda keterangan huruf tempat penyimpanan KIUP.

2) Pembatas diletakkan pada susunan kartu disetiap pergantian abjad.

e.Untuk kemudahan pencarian data pasien, dapat dilakukan melalui komputer.

f. KIUP dapat disimpan secara komputerisasi

12

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

13