BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Rumah sakit adalah bagian integral dari keseluruhan sistem

pelayanan kesehatan. Departemen Kesehatan RI telah menggariskan

bahwa rumah sakit umum mempunyai tugas melaksanakan upaya

kesehatan secara berdaya guna dan hasil guna dilaksanakan secara serasi

dan terpadu dengan upaya peningkatan dan pencegahan serta

melaksanakan upaya rujukan (Aditama, 2007:7)

Pelayanan kesehatan bertujuan untuk meningkatkan derajat

kesehatan masyarakat. Ditinjau dari tingkat pelayanan kesehatan terdiri

dari pelayanan kesehatan dasar dan pelayanan kesehatan rujukan.

Pelayanan rujukan mempunyai pelayanan yang lebih dibandingkan dengan

pelayanan dasar (Rustiyanto, 2009:82)

Dalam rangka peningkatan mutu dan jangkauan pelayanan rumah

sakit serta pengaturan hak dan kewajiban masyarakat dalam memperoleh

pelayanan kesehatan, perlu mengatur rumah sakit dengan undang-undang

rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat dengan

karakteristik tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu

pengetahuan kesehatan, kemajuan teknologi dan kehidupan sosial ekonomi

masyarakat harus tetap mampu meningkatkan pelayanan yang lebih

1

bermutu dan terjangkau oleh masyarakat agar terwujud derajat kesehatan

(Undang-Undang RI No 44. 2009)

Salah satu upaya dalam meningkatkan pelayanan kesehatan adalah

dengan memberikan pelayanan yang cepat dan tepat yang semuanya ini

didukung adanya menggunakan kartu indeks utama pasien (KIUP),

dimana KIUP merupakan salah satu cara untuk menunjang kelancaran

pelayanan terhadap pasien, karena apabila seorang pasien lupa membawa

kartu berobat maka KIUP akan membantu untuk mencari data pasien

dengan cepat, agar pasien tidak menunggu lebih lama.

Seiring dengan semakin majunya teknologi maka bagi rumah sakit

yang telah menggunakan kemajuan teknologi komputer dan dalam sistem

pengelolaan rekam medis maka pengguna KIUP dapat diahlikan dengan

menyimpan data pasien diatas sebagai data dasar pasien yang disimpan

dalam sistem komputerisasi yang juga dapat berfungsi sebagai KIUP (pada

rumah sakit yang masih menggunakan sistem manual). Setiap rumah sakit

yang telah memiliki sistem komputerisasi harus memiliki sistem back up

apabila sewaktu terjadi “computer error” (Depkes RI, 2006:18)

Untuk mempermudah atau mempercepat pengambilan kartu indeks

utama pasien jika sewaktu-waktu dibutuhkan, penyusunan kartu indeks

utama pasien harus diberi petunjuk dibelakang setiap petunjuk minimal

diletakkan dua kartu saja. Pengecekan terhadap penyimpanan kartu-kartu

harus dilakukan secara periodic, untuk memperbaiki kekeliruan yang

2

mungkin terjadi. Adapun penyimpanan KIUP sama dengan lamanya

penyimpanan berkas rekam medis (Depkes, RI 2006:29)

Dengan keterangan diatas, kami membuiat sebuah makalah tentang

“Sistem Fonetik “Soundex” dalam penyimpanan Kartu Indeks Utama

Pasien apabila ada huruf yang setara”

B. RUMUSAN MASALAH

Bagaimana sistem fonetik “soundex” dalam penyimpanan KIUP

apabila ada huruf yang setara.

C. TUJUAN

Untuk mengetahui cara penggunaan sistem fonetik “soundex”

dalam penyimpanan KIUP apabila ada huruf yang setara.

3

BAB II

PEMBAHASAN

1. KARTU INDEKS UTAMA PASIEN (KIUP)

a. Pengertian Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP)

KIUP adalah salah satu cara untuk menunjang kelancaran

pelayanan terhadap pasien, karena apabila seorang pasien lupa

membawa kartu berobat maka KIUP akan membantu untuk

mencarikan data pasien yang diperlukan. KIUP merupakan kunci

utama bagi setiap pasien, sehingga mutlak harus dibuat, baik itu pasien

rawat jalan maupun rawat inap.

KIUP merupakan suatu tanda pengenal setiap pasien yang

disimpan selamanya pada instansi yang bersangkutan dan KIUP

merupakan suatu sumber data yang harus disimpan selamanya dan

harus dibuat dengan selengkap dan sejelas mungkin. Dalam KIUP

memuat data identitas pasien yang harus dibuat secara terperinci dan

lengkap. Fungsi dari KIUP adalah kunci I untuk menemukan berkas

rekam medis pasien (Depkes RI, 2006:29)

b. Ukuran KIUP

Adapun ukuran KIUP, penderita tergantung dari banyaknya pasien

berobat ke rumah sakit, adapun ukuran yang dianjurkan adalah 12,5 x

7,5 cm. Untuk rumah sakit yang banyak pasien rawat jalan dianjurkan

menggunakan kartu dengan ukuran (4,25x7,5 cm).

4

c. Alat penyimpanan KIUP

Alatpenyimpanan KIUP menggunakan lemari 8 laci dengan 3

kotak pada setiap laci, rata-rata 100 kartu dapat diletakkan pada setiap

2,5 cm sehingga satu lemari besi 8 laci dengan 3 kotak tersebut dapat

menyimpan 63.000 kartu.

2. CARA PENYIMPANAN KARTU INDEKS UTAMA PASIEN

Menurut Depkes RI Dirjen Pelayanan Medik dalam buku pedoman

penyelenggaraan dan prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Indonesia

cara penyimpanan KIUP adalah :

a. Kartu indeks disusun alphabet seperti susunan kata-kata dalam

kamus.

b. Jika seseorang datang kembali dengan mengatakan bahwa dia telah

bersuami, kartunya yang sekarang harus dibuat catatan petunjuk

(tanda lihat atau tanda X), dengan kartunya yang dulu dan

sebaliknya.

c. Untuk mempercepat dan mempermudah mengembalikan kartu

indeks nama jika sewaktu-waktu dibutuhkan, penyimpanan kartu

indeks harus diberi petunjuk dan dibelakang setiap petunjuk

maksimum hanya diletakkan 20 kartu saja.

d. Pengecekan terhadap penyimpanan kartu-kartuharus dilakukan

secara periodic untuk memperbaiki kekeliruan yang mungkin

tertjadi.

5

e. Pada rumah sakit yang telah menggunakan komputerisasi data

pasien akan tersimpan secara otomatis pada saat petugas menginput

data-data pasien pada saat pasien mendaftar diloket karcis dan akan

menjadi data dasar pasien untuk selamanya.

f. Jika pasien ingin merubah nama, By, Ny, X berubah menjadi

“anita” maka hanya petugas rekam medis yang berwenang untuk

merubahnya, di dalam data dasarnya.

3. SISTEM FONETIK “SOUNDEX” (SOUNDEX PHONETIC

SYSTEM)

Sistem penyimpanan KIUP secara fonetik “ Soundex”

dikembangkan dari Phonetic Filling oleh Remington Rand. Pada

sistem penyimpanan ini alphabet dimanfaatkan menjadi 6 huruf kunci,

kecuali huruf hidup (a,i,u,e,o) dan w,h,y tidak dikode. Penyimpanan

KIUP jenis ini akan menyusun KIUP berdasarkan huruf pertama yang

diikuti dengan huruf kode sesuai hasil pengkodean nama pasien

dengan huruf kunci tersebut.

Kode kunci pada penyimpanan KIUP Sistem Fonetik “Soundex”

adalah :

Huruf Kunci Nomor Kode Huruf yang dianggap setara

B 1 P,F,V

C 2 S,K,G,J,Q,X,ZD 3 TL 4 Tidak ada yang setara

M 5 N

R 6 Tidak ada yang setara

6

Menurut IFHRO, ketika huruf h dan w memisahkan antar huruf

kunci atau huruf kunci dengan huruf setaranya, maka hanya satu huruf

yang dikode, contoh HEATHDALE

Nama pasien HEATHDALE, mempunyai KIUP dengan kode

penyimpanan Soundex:

H = H merupakan huruf awalan

E = - huruf hidup tidak termasuk daftar kode,jadi tidak dikode

A = - huruf hidup tidak termasuk daftar kode kode,jadi tidak dikode

T = 3, berdasarkan table kunci,huruf T setara dengan D.

H = - huruf ini tidak ada di daftar kode,jadi tidak dikode

D = - huruf ini tidak dikode, karena huruf sebelumnya setara dengan

D dan hanya dipisahkan dengan huruf H sehingga D tidak

dikode. Apabila ada huruf kunci yang setara dalam suatu

nama,maka hanya digunakan 1 huruf kunci yang dikode.

A = - huruf hidup tidak termasuk daftar kode kode,jadi tidak dikode

L = 4, berdasarkan table kunci

E = - huruf hidup tidak termasuk daftar kode kode,jadi tidak dikode

Jadi, untuk nama pasien HEATHDALE kode penyimpanan

menggunakan H-340. Mengapa ada angka 0? Karena disebabkan

apabila suatu nama setelah dikode hanya dua huruf yang terkode,maka

ditambah 0 dibelakang kode.

7

BAB III

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil makalah yang kelompok kami buat,

dapat disimpulkan bahwa :

1. KIUP adalah salah satu cara untuk menunjang kelancaran

pelayanan terhadap pasien, karena apabila seorang pasien lupa

membawa kartu berobat maka KIUP akan membantu untuk

mencarikan data pasien yang diperlukan. KIUP merupakan

kunci utama bagi setiap pasien, sehingga mutlak harus dibuat,

baik itu pasien rawat jalan maupun rawat inap.

2. Sistem penyimpanan KIUP secara fonetik “ Soundex”

dikembangkan dari Phonetic Filling oleh Remington Rand.

Pada sistem penyimpanan ini alphabet dimanfaatkan menjadi 6

huruf kunci, kecuali huruf hidup (a,i,u,e,o) dan w,h,y tidak

dikode. Penyimpanan KIUP jenis ini akan menyusun KIUP

berdasarkan huruf pertama yang diikuti dengan huruf kode

sesuai hasil pengkodean nama pasien dengan huruf kunci

tersebut.

3. Huruf pertama dalam suatu nama tidak di beri kode, karena itu

merupakan suatu PREVIK dari nomor 3 digit angka

pengkodean.

8

4. Jika dalam suatu nama terdapat huruf yang setara dengan

sebelumnya, maka huruf setara yang dibelakang nya tidak

dikode.

5. Apabila suatu nama setelah dikode hanya dua huruf yang

terkode, maka ditambah 0 dibelakang kode.

9

B. SARAN

1. Sistem Fonetik “Soundex” ini sangat sulit untuk digunakan,

karena akan menyebabkan terlalu lama nya pasien menunggu

berkas rekam medis nya.hal ini disebabkan apabila petugas

menemukan kesulitan dalam mengkode suatu nama, dan

terlalu lama dalam mengeja suatu nama jika ada nama pasien

yang panjang ejaan nya.

2. Hendak nya di suatu instansi pendidikan memiliki contoh

KIUP untuk digunakan mahasiswa dalam proses pendidikan.

3. Melakukan praktek pembuatan KIUP dan cara

penyimpanan/pencarian nya dalam beberapa pertemuan. Agar

mahasiswa lebih mengerti dalam melakukan

penyimpanan/pencarian KIUP.

10

DAFTAR PUSTAKA

Depkes RI. 1997. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia

Revisi I. Jakarta: Ditjen YanMedik

Depkes RI. 2006. Pedoman Penyelenggaraandan Prosedur Rekam Medis Rumah

Sakit di Indonesia Revisi II. Jakarta: Ditjen YanMedik

Aditama, Y. 2007. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Jakarta: Universitas

Indonesia

Ulfa, Henny Maria. 2012. Modul Mata Kuliah Pengelolaan Sistem Rekam Medis

III. Pekanbaru: STIKes Hang Tuah

Sari, Nisna. 2011. Tinjauan Belum Terlaksananya Kartu Indeks Utama Pasien di

Rumah Sakit. Pekanbaru: STIKes Hang Tuah

Anita, Rivi. 2011. Tinjauan Penataan Kartu Indeks Utama Pasien di Rumah Sakit.

Pekanbaru: STIKes Hang Tuah

11