Page mmm

MODULOtomatisasi Perkantoran

Untuk SMK / MAK Kelas X Semester 1

Penyusun:

Ratih Novita Dewi

Bidang Kejuruan Administrasi Perkantoran

Page

KATA PENGANTAR

Puji syukur senantiasa penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa

atas segala rahmat, nikmat dan karunia yang telah diberikan selama ini sehingga

penulis dapat menyelesaikan bahan ajar modul yang berjudul “ Mengoperasikan

cara kerja dengan microsoft word “ ini.

Penulis tidak lupa mengucapkan terima kasih kepada Bapak Mohammad

Arif selaku dosen pembina mata kuliah Pengembangan Bahan Ajar Administrasi

Perkantoran dan pihak-pihak yang telah membantu dalam penyelesaian modul ini.

Demikian bahan ajar modul yang telah penulis susun. Penulis menyadari

bahwa modul ini masih kurang dari sempurna, untuk itu penulis memohon maaf

jika terdapat kekeliruan dalam penulisan modul ini. Penulis meminta kritik dan

saran guna perbaikan di waktu yang akan datang. Penulis berharap modul ini

dapat bermanfaat dan menjadi inspirasi bagi para pembaca. Akhir kata penulis

mengucapkan terima kasih.

Malang, November 2014

Penulis

mmm

Page

DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL

KATA PENGANTAR. .....................................................................................i

DAFTAR ISI. ...................................................................................................ii

MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN.................................................1

RANGKUMAN. ..............................................................................................12

TUGAS ............................................................................................................14

LATIHAN........................................................................................................15

PENILAIAN.....................................................................................................17

DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................19

mmm

Page

MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN

“MENGOPERASIKAN CARA KERJA DENGAN MICROSOFT WORD”

PETUNJUK BELAJAR :

A. Untuk peserta didik

1. Petunjuk Umum:

a. Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi.

b. Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan,

tingkat penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.

c. Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur

tanpa melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya.

d. Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar.

e. Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke

bahan ajar selanjutnya.

2. Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu.

3. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang

ditetapkan

4. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu

mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang

sama, sebelum anda bertanya pada pendidik. Kalau perlu, anda harus

berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber yang lain.

5. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat

penguasaan anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagian dari

bahan ajar yang belum anda kuasai, atau mintalah saran-saran dari

pendidik. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum

anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya.

B. Untuk pendidik

1. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai

daftar bagian bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan

mempersiapkan penjelasan / jawaban yang diperlukan.

mmm

Page

2. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta

didik dan sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat

disarankan kepada peserta didik.

3. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat

terutama bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan,

hadiah kecil, dll).

4. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus

mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan,

test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu.

5. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara

berurutan.

6. Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada

fasilitator dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya

jawab dan sebagainya.

7. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar

yang telah mereka pelajari.

KOMPETENSI INTI :

KI 4 ) Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah

abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah

secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah

pengawasan langsung.

KOMPETENSI DASAR : Mengoperasikan cara kerja dengan microsoft word

INDIKATOR :

1. Siswa dapat memahami langkah membuka pogram Ms.Word

2. Siswa dapat membuat format dokumen

3. Siswa dapat membuat format teks dan paragraph

4. Siswa dapat membuat format tabel dan mengolah

5. Siswa dapat membuat mail merge

6. Siswa dapat mencetak file dokumen

mmm

Page

MATERI PEMBELAJARAN :

Mulai bekerja dengan Ms.Word

Membuat format dokumen

Membuat format teks dan paragraph

Membuat Format Tabel dan mengolah

Membuat Mail Merge

Mencetak File Dokumen

INFORMASI PENDUKUNG :

Sebagaimana yang kita ketahui, MS.Word dipergunakan untuk membantu

pembuatan dokumen berupa laporan ataupun makalah. Namun, adakalanya kita

lupa memanfaatkan berbagai fasilitas yang ada dalam  MS.Word, padahal dengan

memanfaatkan fasilitas tersebut dapat membantu mempercepat pembuatan

dokumen.

PAPARAN ISI MATERI :

A. Langkah-langkah membuka program Ms.Word

Klik Start – All program

mmm

Page

Klik dan pilih MS.Office , lalu pilih Ms.Word

Maka tampilan jendela Ms.Word pun akan tampil sebagai berikut:

mmm

Page

B. Membuat Format Dokumen

Langkah 1:

Setelah tampilan jendela Word terbuka, maka anda akan melihat lembar

kerja kosong dalam microsoft word seperti gambar yang ada diatas.

Pada Lembar kerja tersebut anda bisa menulis dan mengetikan pekerjaan

anda dan dengan bantuan tool-tool yang ada pada microsoft word akan

memudahkan anda dalam membuat surat maupun artikel dengan hasil

bagus dan profesional.

Langkah 2:

Jika kita baru memulai mengoperasikan Microsoft Word, biasanya akan

langsung ditampilkan dokumen kosong yang siap untuk ditulisi. Namun,

jika komputer tidak secara otomatis menyediakan dokumen kosong, ada 2

cara yang dapat menjadi alternatif dalam membuat dokumen baru.

Tekan Alt+F - New - Blank Document

Tekan Ctrl+N pada keyboard

C. Membuat format Teks dan Paragraf

Anda dapat mengatur format teks dengan menggunakan salah satu cara

berikut ini :

Block teks yang akan anda format, kemudian atur formatnya sesuai yang

anda inginkan.

Tempatkan kursor pada posisi awal kemudian mengatur formatnya.

Dengan cara ini, semua teks yang Anda ketik mulai dari posisi awal akan

mengikuti format yang Anda pilih sampai Anda melakukan perubahan

kembali atau memindahkan posisi kursor ke bagian lain dari dokumen.

Untuk mengatur teks anda dapat menggunakan grup Font yang ada pada

ribbon.

Atau dapat juga diatur dengan menggunakan kotak dialog Font dengan

Tekan pada keyboard Ctrl+D atau Ctrl+Shift+F

mmm

Mengubah Jenis Huruf

Mengubah Ukuran Huruf

Mewarnai Font

Page

Untuk mengatur paragraph Anda dapat menggunakan grup Paragraph

pada ribbon.

mmm

Bullets and

Mengatur jarak spasi

Mengatur perataan

Borde

Page

Mengatur Perataan Teks Paragraph

Perataan teks dalam paragraf dapat dilakukan dengan posisi rata sisi kiri

(left-align), rata sisi kanan (right-align), ditengah (center) dan rata sisi

kiri dan kanan (justify).

Bullets and Numbering

Mengatur Jarak Spasi Baris

Apabila diperlukan, Anda dapat mengatur jarak spasi dari baris agar

masing-masing baris mempunyai jarak yang cukup dan sesuai dengan

kebutuhan.

Border

D. Membuat Format Tabel dan mengolah

Untuk membuat tabel biasanya kita lebih mudah dengan menggunakan

Microsoft Excel. Akan tetapi Microsoft Word juga menyediakan fasilitas

untuk membuat sebuah tabel. Dimana dalam pembuatan tabelnya terhitung

lebih mudah. Langkah – Langkah pembuatan tabel:

1. Klik menu Insert pada ribbon

2. Pilih ikon tabel , kemudian Insert Table

Dalam pembuatan sebuah table disediakan beberapa menu tambahan, antara

lain:

Insert: Dengan menu Insert kita dapat menambahkan kolom, baris, dan

cell pada saat pembuatan tabel.Langkah-Langkah : Klik kanan pada table

- Insert - Insert ……(sesuai yang anda inginkan)

Merge: Dengan Merge kita dapat menggabungkan beberapa kolom/baris

menjadi satu.Langkah-Langkah:

a. Block baris atau kolom yg anda inginkan terlebih dahulu

b. Klik kanan - Merge Cells

Table properties, digunakan untuk mengatur tampilan tabel. Langkah-

Langkah:

a. Block tabel terlebih dahulu

b. Klik kanan - Table Properties

mmm

Page

E. Membuat Mail Merge

Tahap I Membuat Data Source

Buat data source Nama dan Alamat di Excel seperti contoh di bawah ini

dan simpan dengan nama Data Surat.

Tahap II Membuat Dokumen Master

Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan

simpan dengan nama Master Surat. Beri jarak untuk menaruh nama dan

alamat. Dokumen ini jangan ditutup karena akan kita lanjutkan ke langkah

berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.

Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.

Selanjutnya kita akan memilih data source.

Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.

Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada

kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk

menampilkan kotak dialog Select Table.

Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber

data dan pastikan kotak First row of data contains column headers

dicentang. Kemudian klik OK.

Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.

mmm

Page

Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings

tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih

Nama.

Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan

dokumen akan seperti contoh di bawah ini.

Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>

Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol Preview Results.

Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar

data.

Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan

lakukan perubahan yang diinginkan.

Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:

- Print Documents, untuk mencetak surat.

- Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan

ke dokumen baru.

- Mencetak File Dokumen

Apabila dokumen Anda sudah selesai dibuat seperti gambar dibawah

ini, periksalah terlebih dahulu dokumen Anda apakah sudah siap untuk

dicetak atau belum

mmm

Page

Jika sudah, klik Office Button pojok kiri atas pada lembar kerja Ms.Word

Pilih dan Klik Print, maka akan muncul Kotak Dialog seperti dibawah

ini:

mmm

Page

Aturlah sesuai keinginan Anda untuk menentukan berapa banyak cetakan

yang diperlukan atau pada lembar kerja keberapa yang perlu dicetak.

mmm

Page

RANGKUMAN

Microsoft Word atau Microsoft Office Word adalah perangkat lunak pengolah

kata (word processor) andalan Microsoft. Pertama diterbitkan pada 1983 dengan

nama Multi-Tool Word untuk Xenix. Ms.Word dipergunakan untuk membantu

pembuatan dokumen berupa laporan ataupun makalah. Namun, adakalanya kita

lupa memanfaatkan berbagai fasilitas yang ada dalam  Ms.Word, padahal dengan

memanfaatkan fasilitas tersebut dapat membantu mempercepat pembuatan

dokumen. Dalam program Ms.Word ada beberapa fasilitas yang dapat kita

gunakan sehingga semua pekerjaan yang berhubungan dengan pengolahan kata

dapat dilakukan seperti:

Membuat surat

Membuat dokumen

Membuat tabel

Membuat tulisan dengan berbagai variasi

Memasukan gambar

Mencetak file dokumen

Langkah-langkah membuka program Ms.Word dapat dilakukan dengan cara :

Klik Start – All program

Klik dan pilih MS.Office , lalu pilih Ms.Word

Membuat format dokumen dapat dilakukan dengan cara :

Setelah tampilan jendela Word terbuka, maka anda akan melihat lembar kerja

kosong dalam microsoft word seperti gambar yang ada diatas.

Pada Lembar kerja tersebut anda bisa menulis dan mengetikan pekerjaan anda

dan dengan bantuan tool-tool yang ada pada microsoft word akan memudahkan

anda dalam membuat surat maupun artikel dengan hasil bagus dan profesional.

Membuat format teks dan paragraph dapat dilakukan dengan cara :

Block teks yang akan anda format, kemudian atur formatnya sesuai yang anda

inginkan.

Tempatkan kursor pada posisi awal kemudian mengatur formatnya. Dengan

cara ini, semua teks yang Anda ketik mulai dari posisi awal akan mengikuti

format yang Anda pilih sampai Anda melakukan perubahan kembali atau

mmm

Page

memindahkan posisi kursor ke bagian lain dari dokumen. Untuk mengatur teks

anda dapat menggunakan grup Font yang ada pada ribbon.

Membuat format tabel dan mengolah dapat dilakukan dengan cara :

1. Klik menu Insert pada ribbon

2. Pilih ikon tabel , kemudian Insert Table

Membuat mail merge dapat dilakukan dengan cara :

Tahap I Membuat Data Source

Tahap II Membuat Dokumen Master

Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

Mencetak file dokumen dapat dilakukan dengan cara :

Periksalah terlebih dahulu dokumen Anda apakah sudah siap untuk dicetak

atau belum.

Jika sudah, klik Office Button pojok kiri atas pada lembar kerja Ms.Word

Pilih dan Klik Print, maka akan muncul Kotak Dialog

Aturlah sesuai keinginan Anda untuk menentukan berapa banyak cetakan yang

diperlukan atau pada lembar kerja keberapa yang perlu dicetak.

mmm

Page

TUGASKetiklah surat berikut dengan rapi dan benar sesuai dengan contoh !

November 20nd, 2013

Mr. Gusti Musa Ilyasa

PT SINAR GALUH JAYA

Jalan Merdeka 25 Kota BOGOR

INDONESIA

Dear Sir,

Following our letter of 4th November which was the reply to your letter of 12th,

we regret to have received no communication on the matter from you.

In your letter of 12th, you stated that you were interested in notebook touching

screen model and we sent you a comprehensive range of models for your

approval. We have taken it for granted that you must have received our reply in

good time.

Since our present stock is almost exhausted, wouldn’t you think it wise to give an

immediate reply to this letter? We are most to serve you again in the near future.

In case you need any additional information regarding the articles, we will gladly

supply you with further details.

Yours faithfully,

Sitha Pachara

Sales Manager

SP/Sr

mmm

Page

LATIHANSoal Pilihan Ganda

Pilihlah salah satu jawaban dibawah ini dengan menggunakan tanda silang (×)

pada jawaban yang benar !

1. Perintah untuk membuat sebuah file dokumen baru adalah ..

a. File → New

b. File →Open

c. File →Save

d. File →Print

e. File →Page Setup

2. Pengaturan margin, ukuran kertas, orientasi beserta layout dokumen harus

dilakukan melalui....

a. File → New

b. File →Open

c. File →Save

d. File →Print

e. File →Page Setup

3. Justify alignment dimaksudkan untuk membuat format dokumen yang rata....

a. Kanan

b. Kiri

c. Tengah

d. Kanan dan kiri

e. Atas dan bawah

4. Dokumen yang kita buat bisa dihias dengan menggunakan bingkai yang bisa

diakses melalui ….

a. Format → Font

b. Format → Drop Cap

c. Format → Paragraph

d. Format → Border and Shading

e. Format → Styles and Formatting

mmm

Page

5. Telah kita ketahui acara di TV kian hari kian banyak, namun sayangnya acara

tersebut kadang-kadang tidak cocok untuk dilihat oleh anak-anak. Oleh karena

itu, kami ingin untuk mengulas hal tersebut secara lebih detail agar dapat

memberi pedoman/pegangan pada orang tua dalam mengawasi anak-anaknya

dalam menonton acara tv.

Naskah di atas dibuat dengan format paragraf….

a. Justify

b. First Line

c. Border and Shading

d. Bullet and Numbering

e. Style and Formatting

mmm

Page

PENILAIAN

Soal Pilihan Ganda

1. Perintah untuk membuat sebuah file dokumen baru adalah ..

a. File → New

b. File →Open

c. File →Save

d. File →Print

e. File →Page Setup

Jawaban A, Perintah untuk membuat sebuah file dokumen baru adalah

File→New

2. Pengaturan margin, ukuran kertas, orientasi beserta layout dokumen harus

dilakukan melalui....

a. File → New

b. File →Open

c. File →Save

d. File →Print

e. File →Page Setup

Jawaban E, Pengaturan margin, ukuran kertas, orientasi beserta layout

dokumen harus dilakukan melalui File→Page Setup

3. Justify alignment dimaksudkan untuk membuat format dokumen yang rata....

a. Kanan

b. Kiri

c. Tengah

d. Kanan dan kiri

e. Atas dan bawah

Jawaban D, Justify alignment dimaksudkan untuk membuat format

dokumen yang rata kanan dan kiri

4. Dokumen yang kita buat bisa dihias dengan menggunakan bingkai yang bisa

diakses melalui ….

a. Format → Font

b. Format → Drop Cap

c. Format → Paragraph

mmm

Page

d. Format → Border and Shading

e. Format → Styles and Formatting

Jawaban D, Dokumen yang telah dibuat dapat dihias dengan menggunakan

bingkai yang bisa diakses melalui Format→Border and Shading

5. Telah kita ketahui acara di TV kian hari kian banyak, namun sayangnya acara

tersebut kadang-kadang tidak cocok untuk dilihat oleh anak-anak. Oleh karena

itu, kami ingin untuk mengulas hal tersebut secara lebih detail agar dapat

memberi pedoman/pegangan pada orang tua dalam mengawasi anak-anaknya

dalam menonton acara tv.

Naskah di atas dibuat dengan format paragraf….

a. Center Alignment

b. First Line

c. Border and Shading

d. Bullet and Numbering

e. Style and Formatting

Jawaban A, karena paragraf yang ada pada naskah tersebut perataannya

pada tengah

mmm

Page

DAFTAR PUSTAKA

___________________.(Online),(http://www.computer1001.com/2008/10/cara-membuat-mail-merge-di-word-2007.html, diakses 20 November 2014, Pukul 18.35)

mmm

Page mmm