KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD · Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus...

27
1 KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan kejahatan perbankan, khususnya Fraud yang dapat merugikan nasabah dan Bank Bumi Arta, maka perlu disusun strategi anti Fraud yang komprehensif dan rinci dalam Kebijakan Penerapan Strategi Anti Fraud sebagai upaya untuk meningkatkan efektifitas pengendalian intern dan meminimalkan risiko Fraud. Penerapan atas Kebijakan Penerapan Strategi Anti Fraud merupakan satu kesatuan dengan penerapan Manajemen Risiko khususnya sistem pengendalian intern, dan pelaksanaan tata kelola yang baik ( Good Corporate Governance). Penerapannya harus menjadi fokus perhatian dan budaya di seluruh aspek organisasi Bank Bumi Arta, baik oleh manajemen maupun karyawan. Tujuan Kebijakan Penerapan Strategi Anti Fraud adalah sebagai panduan bagi Bank Bumi Arta dalam melakukan pengendalian Fraud melalui upaya-upaya yang tidak hanya ditujukan untuk pencegahan namun juga untuk mendeteksi dan melakukan investigasi serta memperbaiki sistem sebagai bagian dari strategi yang bersifat integral dalam mengendalikan Fraud. Untuk pemahaman yang tepat dan menyeluruh tentang penerapan atas Kebijakan Penerapan Strategi Anti Fraud, manajemen dalam hal ini Direksi, Kepala Divisi Kantor Pusat, Kepala Unit/Satuan Kerja Kantor Pusat, Kepala Bagian Kantor Pusat, Pemimpin Cabang, Wakil Pemimpin Cabang, Pemimpin Capem, Authorized Signer / Kuasa Tanda Tangan dan Kepala Bagian harus selalu memberikan arahan dan menumbuhkan awareness untuk pengendalian risiko Fraud kepada seluruh karyawan Bank Bumi Arta.

Transcript of KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD · Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus...

Page 1: KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD · Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan ... Manajemen Risiko dan tidak dapat dipisahkan dari cakupan penerapan

1

KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD

Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan

kejahatan perbankan, khususnya Fraud yang dapat merugikan nasabah dan Bank

Bumi Arta, maka perlu disusun strategi anti Fraud yang komprehensif dan rinci

dalam Kebijakan Penerapan Strategi Anti Fraud sebagai upaya untuk

meningkatkan efektifitas pengendalian intern dan meminimalkan risiko Fraud.

Penerapan atas Kebijakan Penerapan Strategi Anti Fraud merupakan satu

kesatuan dengan penerapan Manajemen Risiko khususnya sistem pengendalian

intern, dan pelaksanaan tata kelola yang baik (Good Corporate Governance).

Penerapannya harus menjadi fokus perhatian dan budaya di seluruh aspek

organisasi Bank Bumi Arta, baik oleh manajemen maupun karyawan.

Tujuan Kebijakan Penerapan Strategi Anti Fraud adalah sebagai panduan bagi

Bank Bumi Arta dalam melakukan pengendalian Fraud melalui upaya-upaya yang

tidak hanya ditujukan untuk pencegahan namun juga untuk mendeteksi dan

melakukan investigasi serta memperbaiki sistem sebagai bagian dari strategi yang

bersifat integral dalam mengendalikan Fraud.

Untuk pemahaman yang tepat dan menyeluruh tentang penerapan atas Kebijakan

Penerapan Strategi Anti Fraud, manajemen dalam hal ini Direksi, Kepala Divisi

Kantor Pusat, Kepala Unit/Satuan Kerja Kantor Pusat, Kepala Bagian Kantor

Pusat, Pemimpin Cabang, Wakil Pemimpin Cabang, Pemimpin Capem, Authorized

Signer / Kuasa Tanda Tangan dan Kepala Bagian harus selalu memberikan

arahan dan menumbuhkan awareness untuk pengendalian risiko Fraud kepada

seluruh karyawan Bank Bumi Arta.

Page 2: KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD · Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan ... Manajemen Risiko dan tidak dapat dipisahkan dari cakupan penerapan

2

A. Pengertian Umum

1. Fraud adalah tindakan penyimpangan atau pembiaran yang sengaja

dilakukan untuk mengelabui, menipu, atau memanipulasi Bank, nasabah

atau pihak lain, yang terjadi di lingkungan Bank dan atau yang

menggunakan sarana Bank sehingga mengakibatkan Bank, nasabah, atau

pihak lain menderita kerugian dan atau pelaku Fraud memperoleh

keuntungan keuangan baik secara langsung maupun tidak langsung.

2. Internal Fraud adalah fraud yang dilakukan oleh karyawan dan atau

keluarga karyawan dan atau kerjasama antara karyawan / keluarga

karyawan dengan nasabah atau pihak ketiga lainnya.

3. Eksternal Fraud adalah fraud yang dilakukan oleh pihak lain yang tidak

melibatkan keluarga dan atau keluarga karyawan.

4. Strategi anti Fraud adalah strategi Bank dalam mengendalikan Fraud

yang dirancang dengan mengacu pada proses terjadinya Fraud dengan

memperhatikan karakteristik dan jangkauan dari potensi Fraud yang

tersusun secara komprehensif - integralistik dan diimplementasikan dalam

bentuk sistem pengendalian Fraud.

5. Pengungkap Aib / Pelapor Pelanggaran (Whistleblower) adalah

seseorang atau pegawai dalam suatu organisasi yang melaporkan,

menyaksikan, mengetahui adanya kejahatan ataupun adanya praktik yang

menyimpang dan mengancam kepentingan public di dalam organisasinya

dan yang memutuskan untuk mengungkap penyimpangan tersebut kepada

public atau instansi yang berwenang (Wikipedia, Columbia electronic

encyclopedia : 2005).

Page 3: KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD · Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan ... Manajemen Risiko dan tidak dapat dipisahkan dari cakupan penerapan

3

6. Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing) adalah pengungkapan

tindakan pelanggaran atau pengungkapan perbuatan yang melawan

hukum, perbuatan tidak etis / tidak bermoral atau perbuatan lain yang

dapat merugikan organisasi maupun pemangku kepentingan, yang

dilakukan oleh karyawan atau pimpinan organisasi kepada pimpinan

organisasi atau lembaga lain yang dapat mengambil tindakan atas

pelanggaran tersebut. Pengungkapan ini umumnya dilakukan secara

rahasia (confidential).

7. Investigasi adalah kegiatan untuk menemukan bukti-bukti terkait dengan

pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan atau perusahaan, yang telah

dilaporkan melalui sistem pelaporan pelanggaran (whistleblowing system)

8. Four Eyes Principle adalah pemisahan fungsi dengan tujuan agar setiap

orang dalam jabatannya tidak memiliki peluang untuk melakukan dan

menyembunyikan kesalahan atau penyimpangan dalam pelaksanaan

tugasnya pada seluruh jenjang organisasi dan seluruh langkah kegiatan

operasional.

9. Motif terjadinya Fraud :

a. Kebutuhan/desakan (kewajiban keuangan/hutang yang tinggi, gaya

hidup yang mahal, kehilangan pekerjaan dan lain-lain).

b. Kesempatan (kontrol yang lemah, perubahan organisasi,

ketergantungan pada sistem kontrol, dan lain-lain).

c. Rasionalisasi/pembenaran (penyalahgunaan kekuasaan/posisi - abuse

of power/position, dengan alasan melakukan untuk kepentingan

perusahaan).

10. Jenis / klasifikasi perbuatan yang tergolong Fraud :

Page 4: KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD · Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan ... Manajemen Risiko dan tidak dapat dipisahkan dari cakupan penerapan

4

a. Pemalsuan atau penyembunyian informasi, antara lain :

1). Pemalsuan tanda tangan nasabah.

2). Fake identity (identitas palsu).

3). Electronic Fraud – phising/scam emails-counterfeit website

4). Perubahan dokumen yang tidak sah.

5). Pemalsuan dokumen untuk memperoleh pinjaman.

6). Penggunaan nama Bank oleh pihak ketiga secara tidak sah.

7). Penyimpangan dana.

8). Manipulasi atas catatan atau rekonsililiasi untuk

menyembunyikan kerugian.

9). Manipulasi keuntungan atau kerugian untuk memenuhi target.

10). Manipulasi keuntungan/informasi untuk meningkatkan bonus

kinerja.

b. Manipulasi atau penyalahgunaan asset, antara lain :

1). Cek fraud.

2). Pemalsuan biaya dan data pengeluaran.

3). Pencurian/penggunaan secara tidak sah dari dokumen asli,

cek/bilyet giro dan barang berharga lainnya.

4). Pencurian property Bank termasuk hak kekayaan intelektual.

5). Pengalihan asset secara tidak sah.

c. Pelanggaran kepercayaan, antara lain :

1). Menerima suap dari pelanggan atau pemasok untuk penyediaan

pinjaman atau pemberian kontrak.

Page 5: KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD · Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan ... Manajemen Risiko dan tidak dapat dipisahkan dari cakupan penerapan

5

2). Transaksi dengan pihak internal (Seorang karyawan memiliki

kepentingan keuangan tidak diungkapkan dalam transaksi atau

pengaturan yang menyebabkan kerugian bagi bisnis, harga yang

didapat Bank bukan yang terbaik).

d. Pembocoran informasi

11. Penerapan strategi anti Fraud di Bank Bumi Arta merupakan bagian dari

penerapan Manajemen Risiko, khususnya yang terkait dengan aspek

sistem pengendalian intern.

12. Keberhasilan strategi anti Fraud dipengaruhi oleh lingkungan Bank Bumi

Arta yang mendukung terciptanya kondisi yang kondusif sehingga semua

pihak yang terkait harus berperan aktif dalam mengimplementasikan

sistem pengendalian Fraud.

13. Struktur strategi anti Fraud Bank Bumi Arta secara utuh menggabungkan

prinsip dasar dari Manajemen Risiko khususnya pengendalian intern dan

tata kelola yang baik.

14. Fraud tidak dapat diterima dan oleh karenanya seluruh kejadian

Fraud/tindakan yang dicurigai sebagai Fraud wajib ditangani secara serius

dan sesegera mungkin.

15. Setiap kejadian Fraud harus dilaporkan ke Direksi tanpa melihat nilai

kerugiannya, baik kerugian financial maupun non financial.

16. Tujuan penanganan Fraud di Bank Bumi Arta sebagai berikut :

Page 6: KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD · Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan ... Manajemen Risiko dan tidak dapat dipisahkan dari cakupan penerapan

6

a. Mengidentifikasikan tindakan yang diperlukan dalam meminimalkan

kerugian atau potensi kerugian serta mengoptimalkan recovery akibat

dari perbuatan Fraud.

b. Mengidentifikasi kelemahan pengendalian internal dan

merekomendasikan pengembangan pengendalian internal l/tindakan

mitigasi khususnya bagi unit bisnis dan bagi Bank pada umumnya.

c. Mengidentifikasi modus operandi Fraud.

d. Menentukan pelaku dan pihak-pihak lain yang terkait dengan kejadian

Fraud, sebagai dasar untuk pengenaan sanksi kepada yang

bersangkutan.

17. Anti Fraud Statement Bank Bumi Arta :

a. Fraud tidak dapat diterima (zero tolerance), dan oleh karenanya

seluruh kejadian Fraud/tindakan yang dicurigai sebagai Fraud wajib

ditangani secara serius dan sesegera mungkin.

b. Perbuatan Fraud akan dikenakan sanksi serius bagi masing-masing

pelakunya dan juga bagi seluruh pihak yang bekerjasama baik

langsung maupun tidak langsung dengan pelaku tersebut.

c. Bank Bumi Arta akan menerapkan tindakan-tindakan sebagaimana

dalam peraturan-peraturan yang mengatur terkait segala perbuatan

Fraud.

B. Penerapan Manajemen Risiko

Penerapan strategi anti Fraud sebagai bagian dari pelaksanaan penerapan

Manajemen Risiko dan tidak dapat dipisahkan dari cakupan penerapan

Manajemen Risiko secara umum. Oleh karena itu untuk mendukung efektifitas

penerapan strategi anti Fraud, maka Manajemen Bank Bumi Arta harus

Page 7: KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD · Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan ... Manajemen Risiko dan tidak dapat dipisahkan dari cakupan penerapan

7

melakukan penguatan pada aspek-aspek Manajemen Risiko yang fokus pada

pengendalian Fraud, sebagai berikut :

1. Pengawasan Aktif Dewan Komisaris dan Direksi

Dewan Komisaris dan Direksi wajib menumbuhkan budaya dan kepedulian

anti Fraud pada seluruh jajaran organisasi Bank Bumi Arta. Pengawasan

aktif manajemen terhadap Fraud mencakup hal-hal yang menjadi

kewenangan dan tanggung jawab pihak manajemen baik Dewan

Komisaris maupun Direksi. Kewenangan dan tanggung jawab tersebut

sebagai berikut :

a. Tugas dan tanggung jawab Dewan Komisaris

1). Mengembangkan budaya dan kepedulian terhadap anti Fraud

pada seluruh jenjang organisasi;

2). Melakukan pengawasan atas penerapan kode etik terkait dengan

pencegahan Fraud bagi seluruh jenjang organisasi;

3). Memberikan persetujuan atas kebijakan strategi anti Fraud yang

disusun oleh Direksi;

4). Melakukan pengawasan atas penerapan strategi anti Fraud

oleh Direksi secara menyeluruh;

5). Melakukan pemantauan dan evaluasi tindak lanjut Direksi atas

kejadian-kejadian Fraud.

b. Tugas dan tanggung jawab Direksi

1). Mengembangkan budaya dan kepedulian terhadap anti Fraud

pada seluruh jenjang organisasi, antara lain meliputi deklarasi

anti Fraud Statement dan komunikasi yang memadai kepada

Page 8: KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD · Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan ... Manajemen Risiko dan tidak dapat dipisahkan dari cakupan penerapan

8

seluruh jenjang organisasi tentang perilaku yang termasuk

tindakan Fraud.

2). Menyusun dan menerapan kode etik terkait dengan pencegahan

Fraud bagi seluruh jenjang organisasi.

3). Menyusun dan menerapan strategi anti Fraud secara

menyeluruh.

4). Mengembangkan kualitas sumber daya manusia (SDM),

khususnya yang terkait dengan peningkatan awareness dan

pengendalian Fraud.

5). Memantau dan mengevaluasi atas kejadian-kejadian Fraud serta

penetapan tindak lanjut.

6). Mengembangkan saluran komunikasi yang efektif di internal

Bank agar seluruh pejabat/pegawai Bank memahami dan

mematuhi kebijakan dan prosedur yang berlaku, termasuk

kebijakan dalam rangka pengendalian Fraud.

2. Struktur Organisasi

a. Dalam rangka mendukung pelaksanaan strategi anti Fraud serta

menyesuaikan dengan karakteristik dan kompleksitas kegiatan usaha

bank, maka Direksi membentuk fungsi yang menangani

implementasi strategi anti fraud yang dilekatkan pada Divisi

Pengawasan dan Pemeriksaan Intern (DPPI)

b. Divisi Pengawasan dan Pemeriksaan Intern sebagai fungsi yang

menangani koordinasi implementasi strategi anti Fraud, memberikan

laporan dan bertanggung jawab langsung kepada Presiden Direktur.

Disamping itu juga dapat melakukan hubungan komunikasi dan

pelaporan secara langsung kepada Dewan Komisaris.

Page 9: KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD · Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan ... Manajemen Risiko dan tidak dapat dipisahkan dari cakupan penerapan

9

c. Struktur Organisasi Pelaksanaan Strategi Anti Fraud :

d. Tugas dan tanggung jawab DPPI sebagai fungsi koordinasi

implementasi strategi anti Fraud :

1). Melakukan interogasi modus operandi kejahatan fraud.

2). Menyelidiki penggunaan dan saldo tersisa dana hasil fraud

3). Menginterogasi nasabah-nasabah yang dananya

disalahgunakan.

4). Menyelidiki asset pelaku untuk mengganti dana yang

disalahgunakan (fraud).

5). Mengumpulkan dana kas milik pelaku untuk mengganti dana

yang disalahgunakan

6). Berkoordinasi dengan unit – unit yang lain dalam struktur

organisasi ad-hoc.

7). Membuat laporan hasil pemeriksaan dan investigasi atas

kejadian-kejadian Fraud dan menyampaikannya ke Presiden

Direktur dan Dewan Komisaris;

Dewan Komisaris

Presiden Direktur

D P P I

Page 10: KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD · Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan ... Manajemen Risiko dan tidak dapat dipisahkan dari cakupan penerapan

10

8). Memantau tindak lanjut penyelesaian kejadian-kejadian Fraud

dan melaporkannya ke Presiden Direktur dan Dewan Komisaris;

9). Membuat laporan penerapan strategi anti Fraud dan laporan

kejadian Fraud yang diperkirakan berdampak negatif secara

signifikan terhadap Bank dan menyampaikannya ke Bank

Indonesia sesuai dengan tenggat waktu yang ditetapkan;

e. Tugas dan tanggung jawab DPPI sebagai Internal Audit :

1). Melakukan audit untuk memastikan pelanggaran terhadap

kebijakan dan prosedur.

2). Memastikan kebenaran dana masing-masing nasabah betul-betul

disalahgunakan oleh pelaku.

3). Memastikan total keseluruhan dana nasabah yang

disalahgunakan.

4). Membuat laporan hasil Pemeriksaan (audit) terhadap kasus

fraud.

5). Mengusulkan kepada Direksi, nasabah – nasabah yang betul-

betul disalahgunakan oleh pelaku dilakukan pembayaran.

3. Pengendalian dan Pemantauan

Pengendalian dan pemantauan Fraud merupakan salah satu aspek

penting sistem pengendalian intern Bank dalam mendukung efektivitas

penerapan strategi anti Fraud. Dalam melakukan pengendalian dan

pemantauan, Bank Bumi Arta menetapkan langkah-langkah yang fokus

untuk meningkatkan efektifitas penerapan strategi anti Fraud. Langkah-

langkah tersebut sebagai berikut :

Page 11: KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD · Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan ... Manajemen Risiko dan tidak dapat dipisahkan dari cakupan penerapan

11

a. Menetapkan kebijakan dan prosedur pengendalian Fraud;

b. Melakukan pengendalian melalui kaji ulang baik oleh manajemen (top

level review) maupun kaji ulang operasional (functional review) oleh

DPPI atas pelaksanaan strategi anti Fraud;

c. Melakukan pengendalian di bidang SDM dengan meningkatkan

efektivitas pelaksanaan tugas dan pengendalian Fraud, seperti

kebijakan rotasi, kebijakan mutasi, cuti wajib, dan aktivitas sosial atau

gathering;

d. Menetapkan pemisahan fungsi dalam pelaksanaan aktivitas Bank

pada seluruh jenjang organisasi, seperti penerapan four eyes principle

dalam aktivitas perkreditan dengan tujuan agar setiap pihak yang

terkait dalam aktivitas tersebut tidak memiliki peluang untuk

melakukan dan menyembunyikan Fraud dalam pelaksanaan tugasnya;

e. Melakukan pengendalian sistem informasi yang mendukung

pengolahan, penyimpanan, dan pengamanan data secara elektronik

untuk mencegah potensi terjadinya Fraud;

f. Melakukan pengendalian aset fisik dan dokumentasi.

C. STRATEGI ANTI FRAUD

Strategi Anti Fraud menggunakan 4 (empat) pilar Sistem Pengendalian Fraud

sebagai berikut :

1. Pencegahan

Terdiri dari :

a. Anti Fraud Awareness

Page 12: KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD · Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan ... Manajemen Risiko dan tidak dapat dipisahkan dari cakupan penerapan

12

Anti Fraud Awareness adalah upaya untuk menumbuhkan kesadaran

mengenai pentingnya pencegahan Fraud oleh seluruh pihak terkait.

Upaya untuk menumbuhkan anti Fraud awareness dilakukan langkah-

langkah sebagai berikut :

1) Penyusunan kebijakan zero tolerance terhadap Fraud dan

sosialisasi Anti Fraud Statement ke seluruh karyawan Bank Bumi

Arta secara rutin.

2) Membuat program employee awareness, antara lain dengan

menyelenggarakan seminar atau diskusi terkait anti Fraud,

training dan publikasi mengenai pemahaman terhadap bentuk-

bentuk Fraud, transparansi hasil investigasi, dan tindak lanjut

terhadap Fraud yang dilakukan secara berkesinambungan.

3) Membuat program customer awareness, antara lain dengan

membuat brosur anti Fraud, memberikan penjelasan tertulis

maupun melalui sarana lainnya untuk meningkatkan kepedulian

dan kewaspadaan nasabah/deposan terhadap kemungkinan

terjadinya Fraud.

b. Identifikasi Kerawanan

1). Merupakan proses Manajemen Risiko untuk mengidentifikasi,

menganalisis, dan menilai potensi risiko terjadinya Fraud.

2). Identifikasi kerawanan ditujukan untuk mengidentifikasi risiko

terjadinya Fraud yang melekat pada setiap aktivitas yang

berpotensi merugikan Bank Bumi Arta.

3). Hasil identifikasi didokumentasikan dan diinformasikan kepada

Direksi dan selalu dikinikan terutama terhadap aktivitas yang

dinilai berisiko tinggi untuk terjadinya Fraud.

Page 13: KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD · Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan ... Manajemen Risiko dan tidak dapat dipisahkan dari cakupan penerapan

13

c. Know Your Employee

Bank harus memiliki kebijakan know your employee yang merupakan

salah satu upaya pengendalian risiko fraud dari aspek SDM, paling

kurang mencakup:

1). Menerapkan sistem dan prosedur rekruitmen karyawan secara

efektif, obyektif dan transparan. Seleksi awal karyawan

melibatkan juga jajaran manajemen Kantor Cabang sebagai end

user karyawan, sehingga dapat diperoleh gambaran mengenai

karakter dan rekam jejak calon karyawan (pre employee

screening) secara lengkap.

2). Melaksanakan seleksi karyawan bidang operasional dan layanan

dengan memprioritaskan calon karyawan yang berasal dari

lingkungan daerah masing – masing kantor karena lebih mudah

untuk mengenali latar belakang sosial-budaya dan

lingkungannya. Manajemen memperhatikan latar belakang

akademis sebagai faktor lain yang mendukung keberhasilan

karyawan pelaksana operasional dan layanan.

3). Melaksanakan promosi, rotasi maupun mutasi karyawan,

termasuk penempatan pada posisi yang memiliki risiko tinggi

terhadap Fraud harus berdasarkan pada penerapan prinsip Know

Your Employee yang dilakukan secara transparan agar sesuai

dengan kompetensi yang dibutuhkan untuk jabatan tujuan.

Misalnya untuk posisi frontliner, manajemen memilih pekerja

yang ramah, komunikatif, akurat, cekatan, berpenampilan baik

dan memiliki karakteristik lain yang dibutuhkan untuk posisi

Page 14: KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD · Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan ... Manajemen Risiko dan tidak dapat dipisahkan dari cakupan penerapan

14

tersebut, mewajibkan kepada seluruh karyawan untuk mengambil

Hak Cuti tahunan minimal selama 5 hari kerja berturut-turut.

4). Melakukan pengenalan karyawan dengan baik oleh manajemen,

antara lain mencakup pengenalan dan pemantauan karakter,

perilaku, lingkungan pekerja dan gaya hidup.

5). Menerapkan sistem manajemen terbuka yang memungkinkan

komunikasi antara manajemen dengan karyawan dapat terjalin

dengan baik, sehingga karyawan dapat lebih terbuka terhadap

permasalahan yang dihadapi, baik berupa beban pekerjaan

berlebih, permasalahan keuangan pribadi dan lainnya. Hal ini

dapat dilakukan dalam bentuk Briefing secara berkala oleh

Pemimpin/Kepala Bagian masing – masing sehingga dapat

mendorong efektivitas kerja karyawan dan mencari jalan keluar

atas permasalahan/kendala yang dihadapi karyawan dalam

pekerjaannya.

6). Manajemen mendukung implementasi sistem whistleblowing agar

berjalan dengan baik sehingga dapat menjadi kontrol lingkungan

yang efektif, sekaligus memberikan dorongan dan kesadaran

kepada pekerja untuk melaporkan Fraud yang terjadi.

7). Pemberian reward dan punishment oleh manajemen kepada

karyawan terkait dengan kualitas pelayanan harus berdasarkan

pada prinsip know your employee sehingga dapat dipilih

pendekatan yang paling optimal dan efektif sesuai dengan

kebutuhan dan harapan pekerja.

Page 15: KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD · Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan ... Manajemen Risiko dan tidak dapat dipisahkan dari cakupan penerapan

15

8). Membuat Struktur Penggajian Yang Wajar dan Pantas yaitu

pemberian Upah/Gaji sesuai ketentuan minimal, kesesuaian

pangkat dan penghasilan.

2. Deteksi

Pilar deteksi memuat perangkat-perangkat yang ditujukan untuk

mengidentifikasikan dan menemukan kejadian Fraud, yang mencakup

sebagai berikut :

a. Kebijakan dan Mekanisme Whistleblowing

Kebijakan ini ditujukan untuk meningkatkan efektifitas penerapan

sistem pengendalian dengan menitikberatkan pada pengungkapan

dari pengaduan. Kebijakan ini juga dirumuskan untuk memberikan

dorongan serta kesadaran kepada karyawan dan pejabat Bank Bumi

Arta untuk melaporkan Fraud yang terjadi.

1) Bank Bumi Arta berkomitmen untuk memberikan dukungan dan

perlindungan kepada setiap pelapor Fraud yang beritikad baik

serta menjamin kerahasiaan identitas pelapor Fraud dan laporan

Fraud yang disampaikan berdasarkan peraturan perundangan

yang terkait serta best practices yang berlaku dalam

penyelenggaraan sistem penyelenggaraan perlindungan pelapor.

2) Pelapor dapat mengadukan bila mendapatkan balasan berupa

tekanan atau ancaman atau tindakan pembalasan lain yang

dialaminya. Pengaduan harus disampaikan kepada Divisi

Pengawasan dan Pemeriksaan Intern. Dalam hal masalah ini

Page 16: KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD · Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan ... Manajemen Risiko dan tidak dapat dipisahkan dari cakupan penerapan

16

tidak dapat dipecahkan secara internal, pelapor dijamin haknya

untuk membawa ke lembaga independen di luar perusahaan,

seperti misalnya mediator, lembaga perlindungan saksi dan

korban atas biaya Bank.

3) Bank memberikan perlindungan kepada pelapor terhadap

perlakuan yang merugikan seperti sebagai berikut :

Pemecatan yang tidak adil.

Penurunan jabatan atau pangkat.

Pelecehan atau diskriminasi dalam segala bentuknya.

Catatan yang merugikan dalam file data pribadinya (personal

file record).

4) Selain perlindungan di atas, untuk pelapor yang beriktikad baik,

Bank juga akan menyediakan perlindungan hukum, sejalan

dengan yang diatur pada pasal 43 UU No.15 tahun 2002 jo UU

No.25 tahun 2003 tentang Tindak Pidana Pencucian Uang dan

pasal 13 UU No.13 tahun 2006 tentang Perlindungan Saksi dan

Korban, dan pasal 5 PP No.57 tahun 2003 tentang Tata Cara

Perlindungan Khusus bagi Pelapor dan Saksi dalam Tindak

Pidana Pencucian Uang yaitu :

Perlindungan dari tuntutan pidana dan/atau perdata.

Perlindungan atas keamanan pribadi, dan/atau keluarga

Pelapor dari ancaman fisik dan/atau mental.

Perlindungan terhadap harta Pelapor

Perahasiaan dan penyamaran identitas Pelapor; dan/atau

Pemberian keterangan tanpa bertatap muka dengan terlapor,

pada setiap tingkat pemeriksaan perkara dalam hal

pelanggaran tersebut masuk pada sengketa pengadilan.

Page 17: KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD · Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan ... Manajemen Risiko dan tidak dapat dipisahkan dari cakupan penerapan

17

5) Dalam hal pelapor merasa perlu, juga dapat meminta bantuan

pada Lembaga Perlindungan Saksi dan Korban (LPSK), sesuai

UU No.13 tahun 2006.

6) Bank akan memberikan sanksi bagi pelaporan pelanggaran yang

tidak sesuai dengan maksud dan tujuan kebijakan ini; misalnya

fitnah atau pelaporan palsu.

7) Bank membentuk fungsi koordinasi implementasi strategi anti

Fraud yang dimasukkan ke dalam Divisi Pengawasan dan

Pemeriksaan Intern sebagai penanggung jawab atas setiap

pelaporan Fraud.

8) Dalam sistem laporan dugaan pelanggaran ini, Divisi

Pengawasan dan Pemeriksaan Intern bertugas untuk :

Menerima pelaporan dugaan pelanggaran.

Menilai dan menyeleksi laporan dugaan pelanggaran untuk

diproses lebih lanjut oleh Investigator.

Menjaga kerahasiaan identitas pelapor.

Menangani keluhan ataupun pengaduan dari pelapor yang

mendapat tekanan atau perlakuan ancaman dari terlapor.

Melakukan komunikasi dengan pelapor.

Menyampaikan laporan kepada Direksi dan Dewan Komisaris

atas setiap laporan dugaan pelanggaran yang diterima.

Mendokumentasikan setiap laporan dugaan pelanggaran

yang diterima.

Page 18: KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD · Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan ... Manajemen Risiko dan tidak dapat dipisahkan dari cakupan penerapan

18

b. Surprise Audit

Pelaksanaan surprise audit ditujukan untuk meningkatkan

kewaspadaan karyawan dalam melaksanakan tugasnya. Surprise

audit dilakukan terutama pada unit bisnis yang berisiko tinggi atau

rawan terhadap terjadinya Fraud. Pelaksanaan surprise audit

dilakukan oleh Divisi Pengawasan dan Pemeriksaan Intern.

c. Surveillance System

Surveillance system merupakan suatu tindakan pengujian atau

pemeriksaan yang dilakukan tanpa diketahui atau disadari oleh pihak

yang diuji atau diperiksa dalam rangka memantau dan menguji

efektifitas kebijakan anti Fraud. Surveillance system dapat dilakukan

oleh pihak independen dan/atau pihak internal Bank, contoh :

Pemantauan melalui CCTV

3. Investigasi, Pelaporan dan Sanksi

Pilar investigasi, pelaporan, dan sanksi memuat perangkat-perangkat yang

ditujukan untuk menggali informasi, sistem pelaporan termasuk

pengenaan sanksi atas kejadian Fraud, yang mencakup sebagai berikut :

a. Investigasi

1) Audit Investigasi adalah Audit yang dilaksanakan jika terjadi

penggelapan, penyimpangan dan/atau penyalahgunaan

wewenang dalam satu unit kerja yang menyebabkan timbulnya

kerugian. Investigasi dilakukan jika terdapat indikasi adanya

tindak pidana atau perdata, dan untuk mengumpulkan bukti-bukti

Page 19: KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD · Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan ... Manajemen Risiko dan tidak dapat dipisahkan dari cakupan penerapan

19

yang terkait dengan kejadian yang patut diduga merupakan

tindakan Fraud.

2) Investigasi merupakan serangkaian kegiatan mengenali,

mengidentifikasi dan menguji secara detail informasi dan fakta –

fakta yang ada untuk mengungkap kejadian yang sebenarnya

dalam rangka pembuktian untuk mendukung proses hukum atas

dugaan penyimpangan yang dapat merugikan keuangan Bank

Bumi Arta

3) Investigasi merupakan bagian penting dalam sistem

pengendalian Fraud yang memberikan pesan kepada setiap

pihak terkait bahwa setiap indikasi tindakan Fraud yang

terdeteksi akan selalu diproses sesuai standar investigasi yang

berlaku dan pelakunya akan diproses sesuai ketentuan yang

berlaku.

4) Semua laporan mengenai pelanggaran yang masuk akan

dilakukan verifikasi, dengan tujuan untuk sedapat mungkin

mengumpulkan bukti awal yang cukup memadai, sehingga dapat

ditarik suatu kesimpulan apakah laporan pelanggaran tersebut

benar adanya atau bahkan sebaliknya ditemukan tidak cukup

bukti untuk diteruskan pada tahap investigasi.

5) Proses investigasi atas suatu laporan harus dilakukan dengan

tetap memegang azas praduga tidak bersalah dan objektifitas,

dan informasi yang diperoleh akan tetap dijaga kerahasiaannya.

Page 20: KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD · Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan ... Manajemen Risiko dan tidak dapat dipisahkan dari cakupan penerapan

20

6) Hasil dari proses investigasi berupa laporan hasil investigasi

yang disertai beberapa bukti pendukung yang merupakan bukti

fisik serta bukti non fisik.

7) Hasil laporan investigasi tidak berupa opini atau pendapat tapi

berupa kesimpulan akhir mengenai hasil investigasi yang akan

digunakan sebagai dasar putusan pengambilan tindakan.

8) Investigasi dilakukan oleh tim investigasi internal atau bila perlu

oleh independent Investigator (eksternal).

9) Bank memilih Auditor/investigator yang berintegritas untuk

menjaga objektifitas hasil investigasi.

10) Proses investigasi harus bebas dari bias dan dilakukan tidak

tergantung dari siapa yang melaporkan ataupun siapa yang

terlapor.

11) Terlapor harus diberi kesempatan penuh untuk memberikan

penjelasan atas bukti – bukti yang ditemui, termasuk pembelaan

bila diperlukan.

12) Mekanisme pelaksanaan investigasi dalam rangka

menindaklanjuti hasil deteksi di Bank Bumi Arta dilakukan

dengan langkah – langkah investigasi sebagai berikut :

Memeriksa, mengumpulkan dan menilai cukupnya dan

relevannya bukti yang dapat diterima pengadilan.

Menemukan dan mengamankan dokumen yang relevan

untuk investigasi.

Menemukan aset hasil kekayaan dan mengupayakan

pemulihan kerugian yang terjadi.

Page 21: KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD · Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan ... Manajemen Risiko dan tidak dapat dipisahkan dari cakupan penerapan

21

Memastikan bahwa pelaku kejahatan tidak bisa lolos dari

perbuatannya.

Menemukan siapa pelaku dan mengumpulkan bukti

mengenai niatnya.

Mengidentifikasi saksi yang terlibat atau mengetahui

terjadinya fraud dan memastikan bahwa mereka memberikan

bukti yang mendukung dakwaan terhadap pelaku.

13) Teknik – teknik Audit dalam melakukan Investigasi :

Memeriksa fisik (Physical Examination)

Meminta konfirmasi (Confirmation)

Memeriksa dokumen (Documentation), baik secara Tracing

maupun Vouching

Review analitikal (Analytical Review)

Meminta informasi lisan atau tertulis dari auditee (Inquiries of

audities)

Menghitung kembali (reperformance)

Mengamati (Observation)

b. Pelaporan

Dalam rangka memantau penerapan kebijakan anti Fraud, maka

ditetapkan mekanisme pelaporan sebagai berikut :

1) Setiap kejadian Fraud pada prinsipnya harus dilaporkan

sesegera mungkin kepada Direksi dan Dewan Komisaris atau

paling lambat pada hari kerja berikutnya setelah kejadian Fraud.

Page 22: KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD · Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan ... Manajemen Risiko dan tidak dapat dipisahkan dari cakupan penerapan

22

2) Laporan investigasi kejadian Fraud harus disampaikan kepada

Direksi dan Dewan Komisaris paling lambat 5 (lima) hari kerja

setelah investigasi kejadian Fraud selesai dilakukan.

c. Pengenaan Sanksi

Untuk menindaklanjuti hasil investigasi dan agar menimbulkan efek

jera bagi para pelaku Fraud, maka pelaku Fraud yang nyata-nyata

terbukti melakukan tindakan Fraud berdasarkan hasil investigasi akan

dikenakan sanksi sesuai dengan Peraturan Perusahaan Bank Bumi

Arta Pasal 6 point 4.c.4 yaitu berupa Pemutusan Hubungan Kerja

(PHK) dan apabila tindakan Fraudnya mengakibatkan kerugian bagi

Bank dan/atau nasabah Bank baik financial maupun non financial

(seperti nama baik), maka Bank akan melaporkan pelaku Fraud

tersebut ke pihak berwajib dan memprosesnya sesuai dengan

ketentuan Hukum yang berlaku. Pengenaan sanksi diputuskan oleh

Direksi dan dilaksanakan oleh Pejabat Bank yang terkait dengan SDM.

4. Pemantauan, Evaluasi dan Tindak Lanjut

Pilar pemantauan, evaluasi, dan tindak lanjut memuat perangkat-

perangkat yang ditujukan untuk memantau dan mengevaluasi kejadian

Fraud serta tindak lanjut yang diperlukan berdasarkan hasil evaluasi, yaitu

:

a. Pemantauan

Dalam rangka implementasi sistem pengendalian Fraud, maka

terhadap kejadian-kejadian Fraud harus dilakukan pemantauan atas

tindaklanjut penyelesaiannya. Pemantauan dilakukan oleh fungsi

Page 23: KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD · Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan ... Manajemen Risiko dan tidak dapat dipisahkan dari cakupan penerapan

23

koordinasi implementasi strategi anti Fraud dan melaporkan hasil

pemantauan tindaklanjut kejadian-kejadian Fraud kepada Direksi dan

Dewan Komisaris.

b. Evaluasi

Untuk mendukung pelaksanaan evaluasi Bank Bumi Arta akan

memelihara data kejadian Fraud (Fraud profiling). Data kejadian

tersebut digunakan sebagai alat bantu evaluasi. Berdasarkan data

kejadian Fraud dan hasil evaluasi tersebut dapat diidentifikasi

kelemahan dan penyebab terjadinya Fraud serta ditentukan langkah-

langkah perbaikan yang diperlukan, termasuk memperkuat sistem

pengendalian intern. Evaluasi menyeluruh terhadap sistem

pengendalian Fraud akan dilakukan oleh manajemen secara berkala.

c. Tindak Lanjut

Berdasarkan hasil evaluasi atas kejadian Fraud untuk memperbaiki

kelemahan-kelemahan dan memperkuat sistem pengendalian intern

agar dapat mencegah terulangnya kembali Fraud karena kelemahan

yang serupa, maka dapat dilakukan tindak lanjut antara lain sebagai

berikut :

1) Memperbaiki sistem dan prosedur yang ada;

2) Melakukan reorganisasi di kantor cabang, bagian dan unit yang

terkait dengan kejadian Fraud;

3) Melakukan training dan sosialisasi sistem dan prosedur terkait

dengan pengendalian internal serta penerapan strategi anti

Fraud;

4) Melakukan surprise audit dan Surveillance system.

Page 24: KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD · Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan ... Manajemen Risiko dan tidak dapat dipisahkan dari cakupan penerapan

24

D. Pelaporan dan Sanksi Bank Indonesia

1. Laporan penerapan strategi anti Fraud harus dilaporkan setiap semester

untuk posisi akhir bulan Juni dan Desember, paling lambat 10 (sepuluh)

hari kerja setelah akhir bulan laporan (terlampir)

2. Setiap Fraud yang diperkirakan berdampak negative secara signifikan

terhadap Bank dan/atau nasabah, termasuk yang berpotensi menjadi

perhatian public, paling lambat 3 (tiga) hari kerja setelah Bank mengetahui

terjadinya Fraud. Laporan paling kurang memuat nama pelaku, bentuk

penyimpangan / jenis Fraud, tempat kejadian, informasi singkat mengenai

modus, dan indikasi kerugian.

3. Laporan disampaikan ke Bank Indonesia dengan alamat :

Direktorat Pengawasan Bank terkait, Jl. MH Thamrin No. 2, Jakarta 10350

4. Sanksi

a. Sanksi Administratif

Berupa teguran tertulis dan/atau Pembekuan kegiatan usaha

b. Sanksi kewajiban membayar

1). Terlambat menyampaikan laporan dikenakan sanksi kewajiban

membayar sebesar Rp. 1.000.000,- (satu juta rupiah) per hari

keterlambatan.

2). Belum menyampaikan laporan setelah 1 bulan sejak batas akhir

waktu penyampaian laporan dikenakan sanksi kewajiban

membayar sebesar Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah)

serta diberikan teguran tertulis oleh Bank Indonesia.

Page 25: KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD · Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan ... Manajemen Risiko dan tidak dapat dipisahkan dari cakupan penerapan

25

3). Bank yang menyampaikan laporan setelah 1 bulan sejak batas

akhir waktu penyampaian laporan dikenakan sanksi kewajiban

membayar sebesar Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah)

4). Laporan yang disampaikan dinilai tidak lengkap secara signifikan

atau tidak sesuai dengan format yang diatur oleh Peraturan Bank

Indonesia dikenakan sanksi kewajiban membayar sebesar Rp.

50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) setelah Bank diberikan 2

(dua) kali surat teguran oleh Bank Indonesia dengan tenggang

waktu 7 (tujuh) hari kerja untuk setiap teguran dan bank tidak

memperbaiki laporan dalam jangka waktu 7 (tujuh) hari kerja

setelah surat teguran terakhir.

Surat Edaran ini berlaku mulai tanggal 9 Juni 2012.

Harap Kebijakan ini disosialisasikan kepada bagian-bagian yang terkait untuk

dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

Selamat Bekerja !

Wikan Aryono S. Hendrik Atmaja

Presiden Direktur Direktur

Page 26: KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD · Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan ... Manajemen Risiko dan tidak dapat dipisahkan dari cakupan penerapan

26

PT BANK BUMI ARTA

LAPORAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD

SEMESTER I/II – TAHUN ………..

I. Perkembangan Pelaksanaan Penerapan Strategi Anti Fraud a)

II. Inventarisasi Kejadian Fraud dan Tindak Lanjut

Kejadian Fraud Tindak Lanjut

Jenis

Fraud

b)

Tanggal

terjadiny

a Fraud

Divisi /

Bagian

terjadiny

a Fraud

Pihak

yang

terlibat

c)

Jabatan Kerugia

n d)

(jutaan

rupiah)

Tindakan

Bank e)

Kelemahan /

penyebab

terjadinya

Fraud f)

Tindak lanjut /

perbaikan g)

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

………………….., …………………….

( ………………………………)

lampiran

Page 27: KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD · Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan ... Manajemen Risiko dan tidak dapat dipisahkan dari cakupan penerapan

27

Penjelasan :

a) Menjelaskan secara singkat mengenai hasil evaluasi dan langkah-langkah tindak lanjut penerapan strategi anti

Fraud pada periode laporan

b) Jenis Fraud antara lain, kecurangan, penipuan, penggelapan aset, pembocoran informasi, tindak pidana bank,

atau lainnya

c) Pihak yang terlibat meliputi seluruh pihak yang diindikasikan terlibat / ikut serta dalam Fraud. Jika pihak yang

terlibat lebih dari 1 (satu) orang, dijelaskan peran masing-masing pihak.

d) Kerugian diisi dengan kerugian yang telah terjadi ataupun perkiraan kerugian.

e) Tindakan Bank merupakan respon Bank atas kejadian Fraud baik berupa tindakan kepada pelaku, pihak yang

dirugikan ataupun tindakan lainnya. Tindakan kepada pelaku Fraud antara lain berupa sanksi administrative

kepeawaian dan/atau kewajiban ganti rugi. Tindakan kepada pihak yang dirugikan antara lain berupa

penggantian kerugian dan/atau upaya pemulihan nama baik. Tindakan lain misalnya laporan kepada pihak yang

berwenang dan/atau upaya hukum yang dilakukan.

f) Kelembahan / penyebab terjadinya Fraud merupakan identifikasi kelemahan pada Bank yang menimbulkan

Fraud, dapat berupa kelemahan kebijakan, sistem dan prosedur, atau sumber daya manusia, maupun penyebab

lainnya yang tidak berasal dari Bank.

g) Tindak lanjut / perbaikan merupakan upaya yang telah atau akan dilakukan Bank terkait kelemahan yang

menimbulkan Fraud.