PROPOSAL

PROYEK SISTEM INFORMASI

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI

REKRUTMEN PEGAWAI PADA PT. MITRA JAYA ABADI

Nama : Ahmad Rizal

NIM : 09.39010.0015

Program : DIII (Diploma Tiga)

Jurusan : Manajemen Informatika

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

2012

1

KATA PENGANTAR

Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas terselesaikannya

Proposal Proyek Sistem Informasi Rekrutmen Pegawai pada PT. Mitra Jaya

Abadi. Sistem ini diharapkan memberikan kemudahan bagi perusahaan PT. Mitra

Jaya Abadi dalam hal melakukan perekrutan pegawai yang sesuai harapan.

Sistem Informasi Rekrutmen Pegawai Proyek Sistem Informasi yang

akan kami terbitkan berikutnya. Kami menyadari bahwa Sistem Informasi

Rekrutmen Pegawai ini masih belum sempurna. Oleh karena itu, saya akan

menerima dengan senang hati saran dan kritik untuk penyempurnaan isi proposal

ini.

Akhir kata saya sampaikan terima kasih kepada Ibu Titik Lusiani selaku

Ketua program studi DIII Manajemen Informatika dan Dosen pembimbing Proyek

Sistem Informasi.

Surabaya, 12 September 2012

Penulis,

i

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..............................................................................................i

KERANGKA ISI PROPOSAL................................................................................1

HALAMAN PENESAHAN……………………………………………………… 2

A. Judul..................................................................................................................3

B. Latar Belakang Masalah...................................................................................3

C. Perumusan Masalah..........................................................................................4

D. Batasan Masalah...............................................................................................5

E. Tujuan...............................................................................................................5

F. Manfaat.............................................................................................................6

G. Landasan Teori.................................................................................................6

H. Metode Penelitian...........................................................................................10

I. Jadwal Kerja...................................................................................................11

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................12

ii

KERANGKA ISI PROPOSAL

BAGIAN AWALA. Halaman JudulB. Halaman Pengesahan

BAGIAN INTIA. JudulB. Latar Belakang MasalahC. Perumusan MasalahD. Pembatasan MasalahE. TujuanF. Manfaat/KontribusiG. Landasan Teori/Kajian PustakaH. Metode PenelitianI. Jadwal Kerja

BAGIAN AKHIRA. Daftar PustakaB. Lampiran

1

RANCANG BANGUNSISTEM INFORMASI

REKRUTMEN PEGAWAI PADA PT. MITRA JAYA ABADI

PROPOSAL

Diajukan sebagai syarat untuk mengerjakan Proyek Sistem Informasi

Oleh :

Nama : Ahmad Rizal

NIM : 09.39010.0015

Program : DIII (Diploma)

Jurusan : Manajemen Informatika

Surabaya, 14 September 2012

Disetujui:

Pembimbing

Titik Lusiani, M.Kom., OCA.NIDN. 0714077401

2

A. Judul

Rancang Bangun Sistem Informasi Rekrutmen Pegawai pada PT. Mitra

Jaya Abadi

B. Latar Belakang Masalah

PT. Mitra Jaya Abadi merupakan salah satu perusahaan yang bergerak

dalam bidang pengadaan barang. Jumlah pegawai yang dimiliki saat ini kurang

lebih 75 personel dan dapat bertambah sesuai kebutuhan perusahaan. Semakin

besar perusahaan, semakin banyak sumber daya manusia (SDM) yang dibutuhkan.

Berdasarkan hal itu maka suatu perusahaan dituntut untuk melakukan manajemen

SDM yaitu suatu upaya untuk mengelola SDM semakin kompeten sesuai keahlian

yang dimiliki sehingga kinerja perusahaan semakin efektif dan efisien.

Prosedur perekrutan pegawai baru pada PT. Mitra Jaya Abadi Surabaya

masih menggunakan proses manual, yaitu dalam hal usulan perekrutan pegawai

baru yang belum terintegrasi sehingga apabila terdapat pegawai yang keluar dari

perusahan bagian personalia akan mencari data-data pegawai tersebut yang

nantinya membutuhkan waktu yang lama karena data-data pegawai belum

terintegrasi dengan baik. dan dalam hal penilaian hasil tes wawancara pegawai

baru sehingga dalam pengambilan keputusan berdasarkan penilaian dari tes

wawancara tersebut memerlukan waktu yang cukup lama. dan dalam hal penilaian

masa percobaan kerja yang belum di terapkan pada perusahaan ini sehingga

perusahaan tidak mengetahui kinerja pegawai baru selama proses masa percobaan

kerja.

Rekrutmen pegawai merupakan proses untuk mendapatkan sumber daya

manusia (SDM) yang berkualitas, yang digunakan untuk menunjang kinerja suatu

3

perusahaan. Baik buruknya kinerja perusahaan dipengaruhi oleh SDM. Karena

SDM merupakan penggerak sumber daya – sumber daya lainnya yang dimiliki

oleh perusahaan. PT. Mitra Jaya Abadi Surabaya merupakan salah satu

perusahaan yang bergerak dalam bidang pengadaan barang. Oleh karena itu,

kebutuhan SDM harus didukung dengan proses rekrutmen yang sesuai dengan job

description dan job specification yang telah ditetapkan supaya SDM yang

didapatkan sesuai dengan yang diharapkan oleh PT. Mitra Jaya Abadi Surabaya.

Dengan berdasar pada kekurangan yang ada, maka dengan dibuatnya

Sistem Informasi Rekrutmen Pegawai ini diharapkan dapat membantu kinerja

departemen dalam mencapai tujuan perusahaan. Dalam implementasinya, program

yang dibuat memiliki hak akses, sehingga setiap department memiliki hak akses

yang berbeda dan disesuaikan dengan fungsi departemen. Laporan dari Informasi

Rekrutmen Pegawai ini adalah data pegawai yang keluar dari perusahaan yang

nantinya akan digunakan sebagai usulan penambahan pegawai baru, data pelamar

yang lulus dari tahap tes wawancara sesuai dengan prosedur yang ada dan data

penilaian pegawai yang melakukan tahap tes masa percobaan dari perusahaan

sesuai dengan standar kriteria perusahaan PT. Mitra Jaya Abadi.

C. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas, maka dapat dirumuskan

permasalahan yang ada, yaitu:

1. Bagaimana membuat Sistem Informasi Usulan Pegawai Baru pada PT.

Mitra Jaya Abadi?.

2. Bagaimana membuat Sistem Informasi Rekrutmen Pegawai pada PT. Mitra

Jaya Abadi untuk memudahkan bagian HRD mengelola data pelamar?.

4

3. Bagaimana membuat Sistem Informasi Seleksi Pegawai pada PT. Mitra Jaya

Abadi untuk memudahkan bagian HRD mendapatkan pegawai yang

berkualitas dan sesuai dengan kriteria perusahaan?.

4. Bagaimana membuat Sistem Informasi Penialain masa percobaan pegawai

baru pada PT. Mitra Jaya Abadi?.

D. Batasan Masalah

Batasan masalah pada Sistem Informasi Rekrutmen pada PT. Mitra Jaya

Abad adalah sebagai berikut :

1. Sistem yang dibahas meliputi proses usulan pegawai baru, seleksi, penilaian

masa percobaan dan rekrutmen pegawai.

2. Rekrutmen yang dilakukan hanya untuk jabatan pegawai tingkat staf dan

tidak untuk jabatan tingkat Manajer.

3. Data pelamar merupakan data yang valid yang diinputkan oleh bagian HRD

pada saat pelamar memberikan surat lamarannya ke PT. Mitra Jaya Abadi

Surabaya.

4. Usulan pegawai baru berdasarkan pegawai tetap pada PT. Mitra Jaya Abadi

yang keluar dari perusahaan.

E. Tujuan

Tujuan pada Sistem Informasi Rekrutmen pada PT. Mitra Jaya Abadi

adalah sebagai berikut :

1. Membuat Sistem Informasi Usulan Pegawai Baru pada PT. Mitra Jaya

Abadi secara terintegrasi.

2. Membuat Sistem Informasi Rekrutmen Pegawai pada PT. Mitra Jaya Abadi

secara efektif dan efisien.

5

3. Membuat Sistem Informasi Seleksi Pegawai pada PT. Mitra Jaya Abadi

secara efektif dan efisien.

4. Membuat Sistem Informasi Penialain masa percobaan pegawai baru pada

PT. Mitra Jaya Abadi berdasarkan kriteria perusahaan secara efektif.

F. Manfaat

Manfaat pada Sistem Informasi Rekrutmen pada PT. Mitra Jaya Abadi

adalah sebagai berikut :

1. Sistem Informasi Rekrutmen dan seleksi pegawai dapat mempersingkat

waktu dari awal hingga akhir proses perekrutan dan seleksi.

2. Dapat mengetahui standar yang pasti calon pegawai yang akan diterima

sesuai dengan yang ditentukan.

3. Memudahkan mendokumentasikan data calon pegawai untuk melakukan

pencarian, menyeleksi serta menyediakan informasi yang akurat mengenai

calon pegawai.

4. Memudahkan dalam melakukan pencarian department yang masih

membutuhkan pegawai baru sehingga bagian HRD dapat mengusulkan

pegawai baru pada manajer.

G. Landasan Teori

1. Sistem Informasi

Dalam kehidupan sehari-hari orang sering menyamakan makna

istilah sistem dengan cara. Istilah sistem dari bahasa Yunani yaitu Systema

yang berarti penempatan atau mengatur.

6

Pengertian sistem menurut Mulyadi (2008 : 2) adalah “sekelompok

unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi

bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.

Sedangkan menurut Agus Mulyanto (2009:29) “Sistem informasi

merupakan suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi

informasi, dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis,

dan menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan”.

2. Desain Sistem

Setelah tahap analisa sistem selesai dilakukan, maka analis sistem

telah mendapatkan gambaran yang jelas apa yang harus dikerjakan.

Kemudian memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Menurut

Jogiyanto (2004:197) desain sistem dapat diartikan sebagai berikut :

1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.

2. Pendefinisian dari kebutuhan – kebutuhan fungsional.

3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi.

4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

5. Berupa gambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari

beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan

berfungsi.

6. Menyangkut konfigurasi dari komponen – komponen perangkat lunak dan

perangkat keras dari suatu sistem.

7

3. Rekrutmen

Menurut Simamora (2006 : 177), rekrutmen adalah serangkaian

aktivitas mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi,

kemampuan, keahlian, dan pengetahuan yang diperlukan guna menutup

kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian.

Sumber rekrutmen eksternal meliputi individu-individu yang saat

ini bukan merupakan anggota organisasi. Manfaat terbesar rekrutmen

eksternal adalah bahwa jumlah pelamar yang lebih banyak dapat direkrut.

Hal ini tentunya mengarah kepada kelompok pelamar yang lebih besar dan

kompeten daripada yang normalnya dapat direkrut secara internal. Pelamar

dari luar tentu membawa ide, teknik kerja, metode produksi, atau pelatihan

yang baru ke dalam organisasi yang nantinya akan menghasilkan wawasan

baru kedalam profitabilitas. Setiap organisasi atau perusahaan secara

periodik memerlukan tenaga kerja dari pasar tenaga kerja diluar organisasi

atau perusahaan. Pasar tenaga kerja merupakan sumber tenaga kerja yang

sangat berpariasi.

Proses rekrutmen dapat dilakukan dengan menggunakan dua

pendekatan, yaitu:

1. Teori rekrutmen “pencarian” (prospecting theory of recruitment)

Menurut teori ini rekrutmen dapat dilakukan sebagai sebuah proses

satu arah (one-way process) yang dilakukan oleh perusahaan untuk

mencari calon karyawan.

8

2. Teori rekrutmen “pasangan” (mating theory of recruitment)

Teori ini mengemukakan bahwa calon karyawan maupun menejer

sama-sama mencari organisasi, sebagaimana organisasi mencari mereka.

Agar pencarian organisasi dan pelamar dapat bertemu, terdapat tiga

kondisi yang harus terpenuhi yaitu:

1. Adanya sebuah media komunikasi

2. Adanya kecocokan dari pelamar antara karakteristik pribadinya dengan

persyaratan kerja organisasi

3. Adanya motovasi untuk melamar.

Menurut Simamora (2006:179) mengemukakan proses rekrutmen

terdiri dari:

1. Penyusunan strategi rekrutmen

2. Pencarian para pelamar pekerja

3. Penyisihan pelamar-pelamar yang tidak cocok

4. Pengumpulan para pelamar

4. Seleksi

Menurut Cascio (2003) dan Munandar (2001), proses seleksi adalah

proses pemilihan calon tenaga kerja yang paling memenuhi syarat untuk

mengisi lowongan pekerjaan. Dengan demikian, proses rekrutmen

merupakan proses awal yang dilakukan dalam pencarian tenaga kerja,

sedangkan proses seleksi terjadi setelah ada sejumlah calon karyawan

yang mendaftar atau terdaftar melalui proses rekrutmen.

9

Munandar (2001) menjelaskan bahwa sasaran seleksi adalah suatu

rekomendasi atau suatu keputusan untuk menerima atau menolak

seseorang calon untuk pekerjaan tertentu berdasarkan suatu dugaan

tentang kemungkinankemungkinan dari calon untuk menjadi tenaga kerja

yang berhasil pada pekerjaannya. Tugas seleksi adalah menilai sebanyak

mungkin calon untuk memilih seorang atau sejumlah orang (sesuai dengan

jumlah orang yang diperlukan) yang paling memenuhi persyaratan

pekerjaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Ini berarti, dalam proses

seleksi perusahaan atau organisasi akan memilih calon karyawan yang

‘diperkirakan atau diramalkan’ akan berhasil menjalankan pekerjaannya

dengan baik. Dengan kata lain, akan memilih calon karyawan yang paling

tepat untuk pekerjaan tertentu.

H. Metode Penelitian

1. Metode Observasi

Dalam merancang bangun sistem informasi dilakukan pendekatan

dengan survey untuk mengetahui masalah apa yang bisa dikerjakan sesuai

dengan materi ilmu yang dimiliki. Survey ini dilakukan untuk

mendapatkan informasi dan data yang berhubungan dengan penyelesaian

masalah, selain itu juga untuk mengetahui langkah-langkah apa yang

dilakukan dalam proses perekrutan pegawai pada PT. Mitra Jaya Abadi.

2. Metode Wawancara

Metodologi wawancara adalah penelitian yang dilakukan selama

melakukan merancang bangun sistem informasi rekrutmen pegawai pada

PT. Mitra Jaya Abadi. Dengan mencatat semua data-data yang kita

10

butuhkan, kemudian kita olah menjadi sebuah informasi yang lebih akurat

demi suksesnya program yang dibuat. Dimana dalam mendapatkan data-

data diperoleh dari narasumber.

3. Studi Kepustakaan

Dilakukan dengan cara mencari informasi dari berbagai literatur yang

berhubungan dengan pembuatan sistem informasi rekrutmen pegawai pada

PT. Mitra Jaya Abadi.

I. Jadwal Kerja

No. Kegiatan September Oktober November Desember

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. Observasi

2. Wawancara

3. Penyusunan

Proposal

4. Analisa Sistem

5. Perancangan

Sistem

6. Pembuatan

Program

7. Uji Program

8. Implementasi

Program

9. Penyusunan

Laporan

10. Studi

Kepustakaan

11

DAFTAR PUSTAKA

Cascio, W.F., 2003, Managing human resources: Productivity, Quality of Work

Life, Profits (6th Ed.). Boston: McGraw-Hill Irwin.

Hartono, Jogiyanto., 1990, Analisa dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta :

Penerbit Andi.

Mulyadi., 2008, Sistem Akuntansi. Cetakan Keempat. Penerbit Salemba Empat,

Jakarta.

Mulyanto, Agus., 2009, Sistem Informasi Konsep & Aplikasi. Yogyakarta:

Pustaka Pelajar.

Munandar, A.S., 2001, Psikologi industri dan organisasi. Jakarta: Penerbit

Universitas Indonesia (UI-Press).

Simmamora, Henry., 2006, Manajemen sumber daya manusia. Yogyakarta : STIE

YKPN.

12