KATA PENGANTAR · Peranan pendidik sangat penting untuk meningkatkan dan menyesuaikan daya serap...
Transcript of KATA PENGANTAR · Peranan pendidik sangat penting untuk meningkatkan dan menyesuaikan daya serap...
i
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | i
KATA PENGANTAR
Kurikulum 2013 dirancang untuk menumbuhkan kompetensi siswa dari sisi
sikap, pengetahuan, dan keterampilan secara keseluruhan. Kompetensi tersebut
nantinya mendasari perumusan kompetensi setiap mata pelajaran meliputi
kompetensi dasar kelompok sikap, kompetensi dasar kelompok pengetahuan, dan
kompetensi dasar kelompok keterampilan.
Pembelajaran kelas X Sekolah Menengah Kejuruan yang disajikan dalam
modul ini juga berdasarkan pada ketentuan tesebut. Modul ini berisi materi
pembelajaran tentang pengetahuan, keterampilan, dan menyajikan pengetahuan
yang dikuasai secara kongkrit dan abstrak yang membekali peserta didik serta sikap
sebagai makhluk yang mensyukuri augerah Tuhan Yang Maha Esa yang
dikaruniakan kepada peserta didik melalui pemanfaatan yang bertanggung jawab.
Modul ini mendiskripsikan usaha yang perlu dilakukan peserta didik untuk
mencapai kompetensi yang harus dicapai pada kompetensi dasar menjelaskan
paradigma dan filosofi administrasi perkantoran. Sesuai dengan pendekatan yang
digunakan pada kurikulum 2013, peserta didik dituntut untuk mencari dari sumber
belajar lain. Peranan pendidik sangat penting untuk meningkatkan dan
menyesuaikan daya serap siswa dengan ketersediaan kegiatan modul ini. Pendidik
dapat memberikan variasi dengan kreasi dalam bentuk aktivitas-aktivitas positif
lain yang sesuai dan relevan.
Modul ini masih sangat memerlukan perbaikan serta penyempurnaan.
Untuk itu, penulis mempersilahkan para pembaca untuk memberikan kritik, saran,
serta masukan demi perbaikan dan penyempurnaan modul ini. Atas kontribusi
tersebut, penulis mengucapkan terima kasih.
Malang, November 2014
Penulis
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | ii
DAFTAR ISI
Kata Pengantar .............................................................................................. i
Daftar Isi ......................................................................................................... ii
Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran .................................... 1
Petunjuk Belajar ............................................................................................ 1
KI/KD/Indikator ............................................................................................ 2
Materi Pembelajaran ..................................................................................... 3
Informasi Pendukung .................................................................................... 3
Paparan Isi Materi ......................................................................................... 5
Pengertian Kantor dan Administrasi Perkantoran ............................................ 5
Unsur-unsur Administrasi Perkantoran ............................................................ 6
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran ....................................................... 8
Tujuan Administrasi Perkantoran .................................................................... 11
Pekerjaan Kantor .............................................................................................. 12
Rangkuman Materi ........................................................................................ 15
Latihan ............................................................................................................ 17
Tugas ............................................................................................................... 20
Penilaian .......................................................................................................... 21
Glosarium ....................................................................................................... 26
Daftar Pustaka ................................................................................................ 27
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | 1
Untuk Peserta Didik:
1. Bacalah Modul dengan seksama serta kerjakan tugas dan latihan dengan
jujur.
2. Anda diperbolehkan bertanya kepada guru bila dianggap perlu.
3. Usahakan menyelesaikan Modul lebih cepat dari waktu yang telah
ditetapkan.
4. Jika ada bagian yang belum Anda pahami, cobalah telebih dahulu
mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang
sama, sebelum bertanya kepada guru. Apabila diperlukan, Anda harus
berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber lain.
Untuk Pendidik:
1. Pendidik harus menguasai sepenuhnya bahan ajar dan mempunya daftar
bagian yang sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan atau
jawaban yang diperlukan.
2. Pendidik harus mempunyai daftar sumber lain yang bisa disarankan
kepada peserta didik.
3. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik.
4. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus
mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan tes.
5. Bahan ajar yang digunakan peserta didik harus dimulai secara berurutan.
PETUNJUK BELAJAR
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | 2
Memahami dan menerapkan pengetahuan factual, konseptual, dan
prosedural dalam pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora
dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban
terkait penyebab phenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik
untuk memecahkan masalah
1. Menjelaskan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran.
2. Mengevaluasi paradigma dan filosofi administrasi perkantoran untuk
memecahkan masalah yang terjadi sehari-hari
1. Siswa dapat menjelaskan paradigma dan filosofi administrasi
perkantoran
2. Siswa mampu mengevaluasi paradigma dan filosofi administrasi
perkantoran untuk memecahkan masalah yang terjadi sehari-hari
KOMPETENSI INTI
KOMPETENSI DASAR
INDIKATOR
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | 3
A. Pengertian kantor dan administrasi perkantoran
B. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran
C. Ruang lingkup administrasi perkantoran
D. Tujuan administrasi perkantoran
Pekerjaan kantor berhubungan dengan warkat-warkat dengan
statistik, perhitungan, komunikasi dan kegiatan lainnya yang sifatnya
memberi bantuan dan layanan kepada pihak-pihak yang memerlukan demi
tercapainya tujuan bersama.
A. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor
Secara umum aktivitas-aktivitas yang dilakukan di dalam kantor
adalah sebagai berikut :
1. Penerimaan dan pengiriman warkat
2. Menerima dan mengirim berita lewat pesawat telepon, email,
faximile
3. Penerimaan Tamu Kantor
4. Penyelenggaraaan Pertemuan
5. Pengetikan Penggandaan
6. Penyalinan
7. Penataan Warkat
8. Penyimpanan dokumen dalam jumlah banyak
9. Pemprosesan dokumen seperti dokumen keuangan, pergudangan
dan pesanan
10. Penyimpanan Warkat
11. Penerimaan uang tunai
12. Pembayaran uang tunai
13. Penyelenggaraan Akuntansi, pembukuan dan
MATERI PEMBELAJARAN
INFORMASI PENDUKUNG
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | 4
14. Pengawasan Aliran kerja.
Dari rincian pekerjaan kantor di atas , kemudian berkembang
menjadi pengetahuan ketatausahaan yang bersifat khusus seperti
Kearsipan, Surat Menyurat/ korespondensi, Stenografi, Mengetik (
Manual, Listrik dan elektronik serta menggunakan komputer ) dan
Keuangan.
Pada dasarnya ada 2 jenis pekerjaan kantor :
1. Pekerjaan Kantor yang bersifat ketatausahaan.
Yaitu pekerjaan kantor yang banyak berhubungan langsung
dengan pekerjaan tulis-menulis seperti :
a. Pengurusan surat masuk dan keluar
b. Penyimpanan surat
c. Pengetikan
d. Pengurusan kepegawaian
e. Pengurusan Keuangan
f. Pengurusan Perlengkapan
g. Penggandaan
h. Pembuatan Laporan.
2. Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan.
Yaitu pekerjaan kantor yang tidak banyak berhubungan dengan
pekerjaan tulis-menulis. Seperti :
a. Penerimaan Tamu
b. Pelayanan Telepon
c. Pelayanan Keamanan
d. Pelayanan Kebersihan.
B. Peranan Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor memiliki peranan yaitu:
1. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan
organisasi agar dapat membuat keputusan yang tepat.
2. Melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi, karena
berfungsi sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | 5
C. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor
1. Bersifat memberi Pelayanan.
Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang-orang lain
dalam pekerjaannya secara lebih efektif. Misalnya tenaga penjualan
terbantu dengan pekerjaan administrasi penjualannya. Bagian
permodalan terbantu dalam memelihara bukti tertulis mengenai
kedudukan keuangan perusahaan bagian produksi terbantu untuk
memperbaiki pelayanan dan menentukan biaya-biaya yang lebih
rendah.
2. Bersifat Memudahkan atau Meringankan.
a. Memudahkan dalam usaha menambah output
b. Memudahkan dalam memberikan dorongan pegawai
c. Memudahkan dalam pembelian bahan
d. Memudahkan dalam membayar upah atau gaji
e. Memudahkan komunikasi dengan orang lain, baik internal
maupun eksternal.
3. Bersifat merembet kesegenap bagian organisasi ( adanya
pemencaran pekerjaan )
Semua bagian dalam organisasi atau perusahaan akan melakukan
kegiatan kantor / ketatausahaan, mulai dari pucuk pimpinan sampai
pada bagian yang terkecil akan melakukan pekerjaan –pekerjaan
kantor.
4. Pekerjaan Kantor dilakukan oleh semua pihak
5. Umumnya pekerjaan kantor berisikan pekerjaan pengetikan dan
perhitungan.
6. Secara tidak langsung mendatangkan keuntungan.
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | 6
KEGIATAN BELAJAR I
1. Pengertian Administrasi
A. Pengertian Administrasi
1. Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif
dan ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi.
2. Dalam bahasa inggris “administration.
3. KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan
serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan
organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan
penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha.
4. Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan
data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan
keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan
memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam
hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata
usaha.
5. Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh
dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah
ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan
sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien.
B. Unsur-Unsur Administrasi
Menurut The Liang Gie dalam buku “Adminitrasi Perkantoran
Modern”terdiri dari delapan unsur:
1. Pengorganisasian
2. Manajemen
3. Tata hubungan
4. Kepegawaian
5. Keuangan
6. Perbekalan
PAPARAN ISI MATERI
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | 7
7. Tata usaha
8. perwakilan
C. Fungsi Adminitrasi
Menurut Quible ada lima fungsi administrasi yaitu:
1. Fungsi rutin: fungsi administrasi yan membutuhkan pemikiran
minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
2. Fungsi teknis: fungsi administrasi membutuhkan pendapat,
keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai.
3. Fungsi analisis: fungsi administrasi yang membutuhkan
pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan
mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembelian.
4. Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan
penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan
serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti
mengoordinasikan tim.
5. Fungsi manajerial: fungsi administrasi yang membutuhkan
perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian.
2. Pengertian Kantor dan Administrasi Perkantoran
A. Pengertian Kantor
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor
adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu
pekerjaan/ Tempat bekerja. Kantor adalah wadah atau tempat untuk
sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.
B. Pengertian Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri
disebut office management (manajemen kantor).Pengertian
manajemen kantor (office management) menurut beberapa ahli :
1. William Spriegel dan Ernest Davies
Manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap
kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufacturing,
pergudangan dan penjualan.
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | 8
2. George R. Terry
Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan
pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3. Arthur Granger
Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan
pelayanan komunikasi dan perekaman dan perekaman dari suatu
organisasi.
4. William Leffingwell dan Edwin Robinson
Manajemen kantor merupakan fungsi, yang merupakan cabang
dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan
pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun, dan di
mana pun pekerjaan itu dilakukan.
KEGIATAN BELAJAR II
3. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran
Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran
Modern, administrasi merupakan suatu kebulatan proses
penyelenggaraan yang mengandung delapan unsur administrasi, yaitu
pengorganisasian, manajemen, tata hubungan, kepegawaian, keuangan,
perbekalan, tata usaha, dan perwakilan. Kedelapan unsur tersebut saling
berkaitan dan yang delakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai
suatu tujuan tertentu. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut.
A. Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu
kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap
kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah
ditentukan.
B. Manajemen
Manajemen merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan sumber
daya (karyawan-karyawan) dan mengerakkan segenap fasilitas kerja
agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | 9
C. Tata Hubungan
Tata hubungan merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan
warta dari satu pihak ke pihak lain dalam usaha kerja sama.
D. Kepegawaian
Kepegawaian merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan
mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama.
E. Keuangan
Keuangan merupakan rangkaian perbuatan mengelula segi-segi
pembelanjaan dalam usaha kerja sama.
F. Perbekalan
Perbekalan merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur
pemakaian, mendaftar, memelihara sanpai menyingkirkan segenap
perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalan usaha kerja sama.
G. Tata Usaha
Tata usaha merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-
keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama.
H. Perwakilan
Perwakilan merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan
baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar
terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.
KEGIATAN BELAJAR III
4. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan
kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran. Perhatikan pembahasan
berikut :
A. Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor saling berkaitan di setiap perusahaan antara satu
dengan lainnya. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah
perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan perkantoran yang
dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari
kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | 10
perkantoran (office planning), pengoganisasian perkantoran (office
organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan
pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat
POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini :
1. Perencanaan Perkantoran (office planning)
Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah
kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor
yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan
perkantoran, meliputi :
a. Perencanaan gedung
b. Tata ruang kantor
c. Penerangan/cahaya
d. Ventilasi
e. Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
f. Anggaran (budgeting) perkantoran
g. Standar kualitas kerja,
h. Sistem informasi dan telekomunikasi
2. Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai
macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan
fungsi-fungsi organisasi tersebut. Pengorganisasian Perkantoran
meliputi :
a. Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam
organisasi perusahaan.
b. Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan
ataupun bawahan
c. Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai
dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan
dalam melakukan pekerjaan
3. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)
Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk
meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | 11
sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta
untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis.
Pengarahan perkantoran meliputi :
a. Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan
pengawasan terhadap bawahan.
b. Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan
motivasi terhadap bawahan
c. Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan
masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam
pekerjaan.
d. Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
e. Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan
karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan
bawahan dapat berjalan lancar.
f. Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji
kepada karyawan.
4. Pengawasan Perkantoran (Office controlling)
Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa
sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan
harapan atau target. Obyek pengawasan perkantoran, meliputi :
a. Penggunaan peralatan dan perabot kantor
b. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
c. Kualitas pekerjaan kantor
d. Pelayanan kantor
e. Waktu
f. Biaya perkantoran
B. Sarana dan fasilitas Kerja Perkantoran
Sebagaimana telah diuraikan di atas, bahwa kantor adalah
keseluruhan ruang dalam suatu bangunan. Di mana didalamnya
dilaksanakan kegiatan tata usaha atau dilakukan kegiatan-kegiatan
manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya. Pengertian ini jika
dikembangkan menjadi “perkantoran” akan mengandung arti
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | 12
“kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu
lokasi kantor, gedung, peralatan, interior dan mesin-mesin kantor.
Untuk lebih jelasnya, simak uraian berikut
1. Lokasi Kantor
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi
kantor, antara lain :
a. Faktor keamanan
b. Faktor lingkungan
c. Faktor harga
2. Gedung
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan
gedung, antara lain :
a. Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
b. Gedung memiliki fasilitas yang memadai
c. Harga gedung yang kompettif seimbang dengan biaya dan
keuntungan
3. Peralatan
Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai
berikut:
a. Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi,
rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi
atau apapun bahan lainnya, yang mempunyai peranan
penting dalam setiap kantor.
b. Perbekalan kantor (office suplies) seperti kertas, pena,
tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.
4. Interior
Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang
menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti
penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | 13
Gambar 2.4.1 Interior Kantor Modern
5. Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan
perencanaan mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal
ini disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan
kebutuhan interior.
KEGIATAN BELAJAR IV
5. Tujuan Administrasi Perkantoran
Secara terperinci tujuan Administrasi Perkantoran di antaranya
adalah :
A. Mencapai hasil pekerjaan kantor secara efektif dan efisien
B. Agar proses pekerjaan kantor berjalan dengan lancar
C. Agar pengawasan pekerjaan kantor dapat dilaksanakan secara
efektif dan efisien
D. Terciptanya suasana kantor yang harmonis dan menyenangkan
E. Terciptanya rasa memiliki dan rasa tanggung jawab dari setiap
pegawai kantor
F. Adanya penggunaan fasilitas kantor yang optimal dan efisien.
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | 14
6. Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor berhubungan dengan warkat-warkat dengan
statistik, perhitungan, komunikasi dan kegiatan lainnya yang sifatnya
memberi bantuan dan layanan kepada pihak-pihak yang memerlukan
demi tercapainya tujuan bersama.
A. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor
Secara umum aktivitas-aktivitas yang dilakukan di dalam kantor
adalah sebagai berikut :
1. Penerimaan dan pengiriman warkat
2. Menerima dan mengirim berita lewat pesawat telepon, email,
faximile
3. Penerimaan Tamu Kantor
4. Penyelenggaraaan Pertemuan
5. Pengetikan Penggandaan
6. Penyalinan
7. Penataan Warkat
8. Penyimpanan dokumen dalam jumlah banyak
9. Pemprosesan dokumen seperti dokumen keuangan, pergudangan
dan pesanan
10. Penyimpanan Warkat
11. Penerimaan uang tunai
12. Pembayaran uang tunai
13. Penyelenggaraan Akuntansi, pembukuan dan
14. Pengawasan Aliran kerja.
Dari rincian pekerjaan kantor di atas , kemudian berkembang
menjadi pengetahuan ketatausahaan yang bersifat khusus seperti
Kearsipan, Surat Menyurat/ korespondensi, Stenografi, Mengetik (
Manual, Listrik dan elektronik serta menggunakan computer ) dan
Keuangan. Pada dasarnya ada 2 jenis pekerjaan kantor :
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | 15
1. Pekerjaan Kantor yang bersifat ketatausahaan.
Yaitu pekerjaan kantor yang banyak berhubungan langsung
dengan pekerjaan tulis-menulis seperti :
a. Pengurusan surat masuk dan keluar
b. Penyimpanan surat
c. Pengetikan
d. Pengurusan kepegawaian
e. Pengurusan Keuangan
f. Pengurusan Perlengkapan
g. Penggandaan
h. Pembuatan Laporan.
2. Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan.
Yaitu pekerjaan kantor yang tidak banyak berhubungan dengan
pekerjaan tulis-menulis. Seperti :
a. Penerimaan Tamu
b. Pelayanan Telepon
c. Pelayanan Keamanan
d. Pelayanan Kebersihan.
B. Peranan Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor memiliki peranan yaitu:
1. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan
organisasi agar dapat membuat keputusan yang tepat.
2. Melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi, karena
berfungsi sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.
C. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor
1. Bersifat memberi Pelayanan.
Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang-orang lain
dalam pekerjaannya secara lebih efektif. Misalnya tenaga
penjualan terbantu dengan pekerjaan administrasi penjualannya.
Bagian permodalan terbantu dalam memelihara bukti tertulis
mengenai kedudukan keuangan perusahaan bagian produksi
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | 16
terbantu untuk memperbaiki pelayanan dan menentukan biaya-
biaya yang lebih rendah.
2. Bersifat Memudahkan atau Meringankan.
a. Memudahkan dalam usaha menambah output
b. Memudahkan dalam memberikan dorongan pegawai
c. Memudahkan dalam pembelian bahan
d. Memudahkan dalam membayar upah atau gaji
e. Memudahkan komunikasi dengan orang lain, baik
internal maupun eksternal.
3. Bersifat merembet kesegenap bagian organisasi ( adanya
pemencaran pekerjaan )
Semua bagian dalam organisasi atau perusahaan akan
melakukan kegiatan kantor / ketatausahaan, mulai dari pucuk
pimpinan sampai pada bagian yang terkecil akan melakukan
pekerjaan –pekerjaan kantor.
4. Pekerjaan Kantor dilakukan oleh semua pihak
5. Umumnya pekerjaan kantor berisikan pekerjaan pengetikan dan
perhitungan.
6. Secara tidak langsung mendatangkan keuntungan.
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | 17
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai
(gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan/ Tempat
bekerja.Kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang
melakukan kegiatan tata usaha.
Administrasi perkantoran merupakan bagian dari manajemen yang
memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk
melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran
pada bidang lainnya.
Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern,
administrasi merupakan suatu kebulatan proses penyelenggaraan yang
mengandung delapan unsur administrasi, yaitu pengorganisasian,
manajemen, tata hubungan, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha,
dan perwakilan. Kedelapan unsur tersebut saling berkaitan dan yang
delakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan
sarana fasilitas kerja perkantoran.
Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan
yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office
planning), pengoganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan
perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office
controlling) atau sering disingkat POAC.
Sedangkan sarana fasilitas kerja perkantoran mencakup 5 aspek yaitu lokasi
kantor, gedung, peralatan, interior dan mesin-mesin kantor.
RANGKUMAN MATERI
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | 18
Tujuan Administrasi Perkantoransecara terperinci adalah mencapai hasil
pekerjaan kantor secara efektif dan efisien, agar proses pekerjaan kantor
berjalan dengan lancar, agar pengawasan pekerjaan kantor dapat
dilaksanakan secara efektif dan efisien, terciptanya suasana kantor yang
harmonis dan menyenangkan, terciptanya rasa memiliki dan rasa tanggung
jawab dari setiap pegawai kantor dan adanya penggunaan fasilitas kantor
yang optimal dan efisien.
Pekerjaan kantor berhubungan dengan warkat-warkat dengan statistic,
perhitungan, komunikasi dan kegiatan lainnya yang sifatnya memberi
bantuan dan layanan kepada pihak-pihak yang memerlukan demi
tercapainya tujuan bersama.
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | 19
Berikan tanda silang (x) pada huruf a,b,c,d dan e yang menurut anda
benar!
1. Pengertian kantor menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
adalah...
a. Tempat dimana para pekerja menyampaikan aspirasinya
b. Wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan
tata usaha
c. Sarana yang bertujuan untuk memfasilitasi masyarakat untuk
berdemokrasi
d. Tempat yang berfungsi untuk mengumpulkan masyarakat dari
berbagai lapisan
e. Tempat bagi sekelompok orang melakukan aktivitas produksi
2. Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan
pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kutipan
tersebut merupakan pendapat dari...
a. James Thompson dan Alexander Kolarov
b. William Spriegel dan Ernest Davies
c. George R. Terry
d. Arthur Granger
e. William Leffingwell dan Edwin Robinson
3. Dibawah ini adalah unsur-unsur administrasi perkantoran kecuali...
a. Pengupahan
b. Manajemen
c. Kepegawaian
d. Keuangan
e. Perbekalan
4. Berikut adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan dalam tata usaha
kecuali...
a. Menghimpun
LATIHAN
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | 20
b. Mencatat
c. Mengolah
d. Menghancurkan
e. Menggandakan
5. Dibawah ini yang termasuk dalam ruang lingkup administrasi
perkantoran adalah...
a. Tata ruang kantor
b. Manajer dan karyawan kantor
c. Peralatan dan mesin-mesin kantor
d. Struktur organisasi kantor
e. Kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran
6. Yang tidak termasuk dalam kegiatan pekerjaan kantor adalah...
a. Kegiatan analisis perkantoran (office analizing)
b. Kegiatan perencanaan perkantoran (office planning)
c. Pengoganisasian perkantoran (office organizing)
d. Pengarahan perkantoran (office actuating)
e. Pengawasan perkantoran (office controlling)
7. Pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang
melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut merupakan pengertian
dari...
a. Analisis perkantoran
b. Perencanaan perkantoran
c. Pengarahan perkantoran
d. Pengawasan perkantoran
e. Pengoganisasian perkantoran
8. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor
antara lain...
a. Ketenangan, kebersihan dan keselarasan
b. Keamanan, lingkungan dan harga
c. Penduduk, keramaian dan keamanan
d. Transportasi, harga dan keamanan
e. Lokasi, transportasi, keamanan
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | 21
9. Dibawah ini yang tidak termasuk pekerjaan kantor yang bersifat
ketatausahaan adalah...
a. Penerimaan Tamu
b. Pelayanan Telepon
c. Pelayanan Keamanan
d. Pengurusan kepegawaian
e. Pelayanan Kebersihan.
10. Dibawah ini yang bukan ciri-ciri pekerjaan kantor adalah...
a. Bersifat memberi Pelayanan
b. Bersifat Memudahkan atau Meringankan
c. Melibatkan remaja dan anak-anak dibawah umur
d. Pekerjaan Kantor dilakukan oleh semua pihak
e. Secara tidak langsung mendatangkan keuntungan
11. Wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata
usaha adalah pengertian dari...
a. Kantor
b. Gubug
c. Pabrik
d. Gedung
e. Pondok
12. Rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang
menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama
mencapai tujuan yang telah ditentukan merupakan pengertian dari...
a. Manajemen
b. Tata hubungan
c. Kepegawaian
d. Tata usaha
e. Pengorganisasian
13. Dibawah ini yang bukan obyek pengawasan perkantoran adalah...
a. Penggunaan peralatan dan perabot kantor
b. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
c. Prosedur pencapaian tujuan organisasi
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | 22
d. Kualitas pekerjaan kantor
e. Pelayanan kantor
14. Dibawah ini yang termasuk perabotan kantor antara lain...
a. Meja
b. Kursi
c. Rak
d. Laci-laci
e. Semua jawaban benar
15. Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang-orang lain dalam
pekerjaannya secara lebih efektif merupakan ciri-ciri pekerjaan kantor
bersifat...
a. Menambah informasi
b. Memberi Pelayanan.
c. Memudahkan atau Meringankan.
d. Merembet kesegenap bagian organisasi
e. Mendatangkan keuntungan.
16. Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut...
a. Management plan
b. Office administration
c. Post Office
d. Office management
e. Business management
17. Rangkaian perbuatan menggerakkan sumber daya (karyawan-
karyawan) dan mengerakkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja
sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai merupakan pengertian
dari...
a. Organisasi
b. Pimpinan
c. Analisis
d. Manajemen
e. Pengawasan
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | 23
18. Suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara
maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta
untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis adalah
pengertian dari...
a. Office planning
b. Office actuating
c. Office management
d. Office organizing
e. Office controlling
19. Mencapai hasil pekerjaan kantor secara efektif dan efisien merupakan
salah satu tujuan dari...
a. Administrasi perkantoran
b. Manajemen perkantoran
c. Aktivitas perkantoran
d. Target organisasi
e. Pengawasan perkantoran
20. Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan
komunikasi dan perekaman dan perekaman dari suatu organisasi
merupakan gagasan dari...
a. Eddy van Halen
b. Dave Munstaine
c. Arthur Granger
d. Jimmy Sullivan
e. Mike Wazowski
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | 24
Buatlah kelompok yang terdiri dari siswa 1 kelas kemudian lakukan
sebuah simulasi aktivitas kantor meliputi pengurusan surat masuk dan
keluar, penyimpanan surat, pengetikan, pengurusan kepegawaian,
pengurusan keuangan, pengurusan perlengkapan, penggandaan,
pembuatan laporan, penerimaan tamu dan pelayanan telepon.
Sampaikan pengalaman simulasi yang telah saudara lakukan dalam
selembar kertas.
TUGAS
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | 25
Kunci Jawaban
1. B 11. A
2. C 12. E
3. A 13. C
4. D 14. E
5. E 15. B
6. A 16. D
7. E 17. D
8. B 18. B
9. D 19. A
10. C 20. C
Keterangan: Setiap soal memiliki skor 5
PENILAIAN
NILAI = JUMLAH JAWABAN BENAR
JUMLAH SOAL X 100
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | 26
Administrasi : Usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan
serta penetapan cara-cara penyelenggaraan
pembinaan organisasi
Akuntansi : Teori dan praktik keakunan termasuk tanggung
jawab, prinsip, standar, kelaziman (kebiasaan), dan
semua kegiatannya
Arsip : Dokumen tertulis yang disimpan rapi dan memiliki
nilai guna
Balai : Gedung, rumah, kantor
Faksimile : Pesawat atau mesin untuk mengirim dan menerima
berita dan gambar melalui telefoto atau komunikasi
radio dengan sistem reproduksi
Interior : Bagian dalam gedung atau bangunan
Kearsipan : Kegiatan pengelolaan arsip
Korespondensi : Perihal surat menyurat
Manufakturing : Hal-hal yang berkaitan dengan proses mengubah
bahan mentah menjadi barang untuk dapat digunakan
atau dikonsumsi oleh manusia
Statistik : Data yang berupa angka yang dikumpulkan,
ditabulasi, digolong-golongkan sehingga dapat
memberi informasi yang berarti mengenai suatu
masalah atau gejala
Stenografi : Tulisan cepat menggunakan huruf steno
Warkat : Isi dari suatu dokumen/surat
Warta : Berita/kabar
GLOSARIUM
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | 27
Endang R, Mulyani, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip
Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga
Tim Pusat Diklat Pegawai. 2008. Pengetahuan Perkantoran. Jakarta: Badan
Pendidikan dan Pelatihan Keuangan.
DAFTAR PUSTAKA