PERAN DAN FUNGSI SEKRETARIAT DALAM MENFASILITASI TERWUJUDNYA VISI DAN MISIOleh Drs. H. Abdul Karim, MM Disampaikan dalam Kegiatan Jaring dan Serap Aspirasi Kebimasislaman di Provinsi Bangka Belitung Tahun 2012

LATAR BELAKANGStrategi peningkatan SDM aparatur selalu melekat dengan mekanisme kegiatan organisasi, baik organisasi pemerintahan maupun swasta, yang terkait dengan visi dan misi yang telah ditetapkan. Sumber Daya Manusia (SDM) dalam suatu organisasi/institusi memegang peranan penting dan strategis, bahkan tugas pokok dan fungsi suatu organisasi dapat berjalan atau tidak, tergantung siapa yang memegang kendali dan memimpin organisasi itu (The Man Behind The Gun).

VISI DITJEN BIMAS ISLAMTerwujudnya masyarakat Islam Indonesia yang taat beragama, maju, sejahtera, cerdas, dan toleran dalam kehidupan berbangsa dan bernegara dalam wadah NKRI

MISI DITJEN BIMAS ISLAM1. Mengoptimalkan pelayanan perkawinan, ketahanan keluarga sakinah, produk halal, pemberdayaan masjid dan pembinaan syariah; 2. Meningkatkan penyuluhan dan pendidikan agama pada masyarakat, kemitraan umat, pemberdayaan lembaga keagamaan, seni budaya, dan dakwah Islamiyah; 3. Mengefektifkan penyuluhan kesadaran berzakat, infak dan sedekah,pemberdayaan zakat dan penguatan kapasitas kelembagaan zakat serta peningkatan pelayanan ibadah sosial; 4. Meningkatkan bimbingan dan penyuluhan wakaf, perlindungan aset wakaf, pemberdayaan dan kemitraan strategis dalam pengelolaan wakaf produktif serta penguatan terhadap kapasitas kelembagaan wakaf; 5. Mengoptimalkan pelayanan sistem informasi, sumber daya manusia bidang keuangan dan pelayanan.

LANDASAN KEBIJAKAN

KETENTUAN Ps.12 UU. NO : 8 TAHUN 1974 Jo. NO: 43 TAHUN 1999 TENTANG POKOK-POKOK KEPEGAWAIAN PERATURAN PRESIDEN NOMOR 47 TAHUN 2009 TENTANG PEMBENTUKAN DAN ORGANISASI KEMENTERIAN AGAMA PERATURAN PRESIDEN NOMOR 24 TAHUN 2010 TENTANG KEDUDUKAN, TUGAS, DAN FUNGSI KEMENTERIAN NEGARA SERTA SUSUNAN ORGANISASI, TUGAS DAN FUNGSI ESELON I KEMENTERIAN AGAMA PERATURAN MENTERI AGAMA NOMOR 10 TAHUN 2010 TENTANG ORGANISASI DAN TATA KERJA KEMENTERIAN AGAMA

TUGAS SEKRETARIATPasal 329 PMA Nomor 10 Tahun 2010, Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas, pelayanan dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit kerja di lingkungan Ditjen Bimas Islam.

FUNGSI SEKRETARIATPasal 330 PMA Nomor 10 Tahun 2010, Sekretariat mempunyai fungsi sebagai berikut1. 2. 3. 4. 5.

6.7.

Koordinasi dan penyusunan rencana dan program di lingkungan direktorat jenderal; Pelaksanaan urusan keuangan di lingkungan direktorat jenderal; Penyiapan penyusunan organisasi dan tata laksana, kerja sama, dan hubungan masyarakat; Penyiapan penyusunan peraturan perundang-undangan dan bantuan hukum; Pengelolaan kepegawaian di lingkungan direktorat jenderal; Pengelolaan sistem informasi manajemen pendidikan direktorat jenderal Pelaksanaan urusan tata usaha, rumah tangga, perlengkapan dan barang milik/kekayaan negara di lingkungan direktorat jenderal.

PROGRAM PENINGKATAN SUMBER DAYA MANUSIA DITJEN BIMAS ISLAM1. 2. 3. 4. 5.

6.

7.

8.9. 10. 11.

Penerapan e-office Penyusunan Analisis Jabatan Penyusunan Analisis Beban Kerja (ABK) Penyusunan Peta Jabatan Penyusunan SOP Kajian Kesesuaian Program dengan Tusi, Visi dan Misi Organisasi Kajian Tusi Ditjen Bimas Islam dengan Bidang Bimas Islam Daerah Jaring dan Serap Aspirasi Kebimasislaman di Daerah Sosialisasi Kebijakan Ditjen Bimas Islam Capacity Building Sosialisasi Kode Etik Pegawai

1. PENERAPAN ELECTRONIC OFFICESeiring dengan perkembangan jaman, dalam hal kearsipan dan manajemen dokumen perlu adanya system yang lebih canggih,cepat, aman, mudah dan teratur, hal ini ditujukan untuk menciptakan sistem kearsipan yang dapat mengurangi resiko rusak, hilang dan menciptakan ketepatan dan kecepatan. Electronic office System yang sering disebut dengan Electronic Filling System adalah sebuah aplikasi penataan file (catalogeuing) sebagai aplikasi pendukung pada lemari atau gudang arsip. Pada aplikasi ini pendaftaran, pendataan, pencarian, pelaporan, peminjaman dokumen dari lemari/gudang arsip akan diatur secara sistematis dan mudah untuk menghindari resiko dokumen hilang, tertukar, atau terselip (unlocated). Pada aplikasi ini, selain didaftarkan secara tabular dokumen juga dipindai secara digital (dengan scanner device) sehingga instansi atau perusahaan pengguna memiliki digital copy yang praktis dan tidak membutuhkan tempat fisik tertentu.

Penggunaan sistem kearsipan elektronik (Electronic Filing System) sangat membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelola dokumen dengan baik secara efektif dan penerapan e-office ini akan memudahkan mengontrol alur surat menyurat dan melacak disposisi surat sudah sampai ditingkat mana untuk ditindak lanjuti. penerapan ini bertujuan dalam rangka meningkatkan dan pemanfaatan perkantoran elektronik (e-Office) para pegawai dilingkungan Ditjen Bimas Islam selain itu juga sebagai kontrol terhadap kinerja Ditjen Bimas Islam terutama surat-surat komplain yang datangnya dari masyarakat.

2. PENYUSUNAN ANALISIS JABATANAnalisa jabatan adalah menganalisis & mendesain pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dilakukan. Analisa jabatan akan memberikan informasi mengenai uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bahkan kita juga dapat memperkirakan pemerkayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan penyederhanaan pekerjaan pada masa yang akan datang.

Proses dalam menganalisa jabatan itu dilakukan melalui langkah-langkah sebagai berikut: a. Menentukan penggunaan hasil informasi analisa jabatan. b. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang. c. Menyeleksi muwakil (representative) jabatan yang akan dianalisis. d. Mengumpulkan informasi analisa jabatan. e. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan. f. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. g. Meramalkan/memperhitungkan perkembangan hasil pekerjaan .

3.PENYUSUNAN KERJA (ABK)

ANALISIS

BEBAN

Kepmenpan No. 75/2004: Beban kerja adalah sejumlah target

pekerjaan atau target hasil yg harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu. Permendagri No. 12/2008: Beban kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan/unit organisasi dan merupakan hasil kali antara volume kerja dan norma waktu. Komaruddin: ABK adalah proses untuk menetapkan jml jam kerja yg dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dlm waktu tertentu. ABK bertujuan menentukan brp jumlah personalia & brp jumlah tanggung jawab atau beban kerja yg tepat dilimpahkan kpd seseorang. Menpan: pengukuran beban kerja adalah teknik mendapatkan informasi tentang efisiensi & efektivitas kerja unit organisasi / pemegang jabatan yg dilakukan scr sistematis dg menggunakan teknik analisis jabatan atau teknik analisis beban kerja.

MANFAAT ABK

Penataan/penyempurnaan struktur organisasi; Penilaian prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit; Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja; Sarana peningkatan kinerja kelembagaan; Penyusunan standar beban kerja jabatan/kelembagaan, daftar susunan pegawai & penetapan eselon jabatan struktural; Penyusunan rencana kebutuhan pegawai secara riil sesuai dengan beban kerja organisasi; Program mutasi pegawai dari unit yg lebih ke unit yg kurang; Program promosi pegawai; Reward and punishment terhadap unit atau pejabat; Bahan penyempurnaan program diklat; dan Bahan penetapan kebijakan bagi pimpinan dalam rangka peningkatan pendayagunaan SDM

4. PENYUSUNAN PETA JABATANPeta jabatan, yaitu susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat yang paling rendah sampai dengan yang paling tinggi dan jenis jabatan fungsional serta jumlah yang diperlukan Kemampuan Keuangan Negara

5. PENYUSUNAN SOP

Salah satu aspek penting dalam mewujudkan birokrasi yang profesional, efektif dan efisien adalah dengan menerapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada seluruh proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Hal ini dinilai penting karena Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan SOP juga merupakan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

URGENSI SOP DALAM ADMINISTRASI PEMERINTAHANMelakukan perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan yang meliputi aspek :

SDM

Peningkatan Pelayanan dan Kinerja Organisasi yang efektif dan efisien

Ketatalaksanaa n Bussiness ProcessKelembagaan organization

Integritas Tanggung Jawab Naluri Pelayanan

Human Capital

6. KAJIAN KESESUAIAN PROGRAM DENGAN TUSI, VISI DAN MISI ORGANISASI

SEKARANGApa/Siapa kita? Dimana kita sekarang?

MASA DEPAN

Bagaimana kita kesana?

Apa yang kita tuju?

MISI

STRATEGI

VISI

LANJUTANVISI DITJEN BIMAS ISLAMTUSI (TUGAS POKOK DAN FUNGSI

)PROGRA M BIMAS ISLAM

MISI DITJEN BIMAS ISLAM

7.KAJIAN TUSI DITJEN BIMAS ISLAM DENGAN BIDANG BIMAS ISLAM DAERAH

ZAKAT

PENAIS

TUSI DITJEN BIMAS ISLAM

WAKAF

URAIS

8. JARING DAN SERAP ASPIRASI KEBIMASISLAMAN DI DAERAH

ASPIRASI MASYARAKAT ISLAM DAERAH

DITJEN BIMAS ISLAM LEBIH BAIKHARAPAN DAN KELUHAN MASYARAKAT ISLAM DAERAH

Ketiga kegiatan ini merupakan peningkatan pemahaman SDM terhadap kebijakan yang diterapkan pada Ditjen Bimas IslamSosialisasi Kebijakan Ditjen Bimas Islam

Sosialisasi Kode Etik PegawaiCapacity Building