i

KATA PENGANTAR

Panduan Teknis Helpdesk Dapodikmen merupakan panduan bagi

para operator/stakeholder untuk mengunakan Aplikasi Helpdesk

Dapodikmen. Aplikasi Helpdesk Dapodikmen merupakan Sub

Sistem dari Aplikasi Dapodikmen sebagai media untuk semua

pihak dalam mencari solusi terhadap permasalahan dan kendala

teknis yang dihadapai di lapangan.

Aplikasi Helpdesk Dapodikmen merupakan salah satu aplikasi

layanan yang diberikan oleh Sekretariat Direktorat Jenderal

Pendidikan Menengah dalam rangka meningkatkan layanan

publik dalam hal ini layanan penggunaan Aplikasi Dapodikmen.

Kami sadar bahwa Aplikasi Helpdesk Dapodikmen ini belum

sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun

terhadap Aplikasi Helpdesk Dapodikmen ini sangat kami

harapkan guna peningkatan kualitas layanan helpdesk

Dapodikmen di masa yang akan datang.

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................................. I

DAFTAR ISI .......................................................................... II

A. LATAR BELAKANG ........................................................... 1

B. TUJUAN APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN ..................... 4

C. DEFINISI APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN ................... 5

D. KEUNGGULAN APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN ............ 5

E. FITUR APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN ........................ 6

1. Akses Aplikasi Helpdesk Dapodikmen ............................ 7

2. Halaman Login ............................................................ 7

3. Penjelasan Fitur dan Fungsi .......................................... 8

3.1 Menu Beranda ............................................................................. 9

3.2 Menu Profil .................................................................................. 9

3.3 Menu Posting dan Comment ..................................................... 10

3.4 Menu Rekap Total Comment Pada Topik .................................. 11

3.5 Menu Tag .................................................................................. 13

3.6 Menu Untuk hapus/edit serta melihat comment pada topik ... 14

3.7 Announcement /Pengumuman ................................................. 15

3.8 Menu Toolbar ............................................................................ 16

PENUTUP ............................................................................ 23

1

A. LATAR BELAKANG

Perencanaan Pendidikan merupakan salah satu bagian penting

dalam rangka mewujudkan program pembangunan pendidikan

nasional, yaitu: peningkatan akses, mutu, tata kelola dan

penguatan akuntabilitas dan tata kelola pendidikan nasional.

Untuk melaksanakan perencanaan pendidikan maupun untuk

melaksanakan program-program pendidikan secara tepat

sasaran dan berkesinambungan diperlukan adanya data

pendidikan yang cepat, lengkap, valid, akuntabel, dan terbarukan

(up to date).

Data Pokok Pendidikan atau Dapodik adalah sistem pendataan

skala Nasional yang terpadu, dan merupakan sumber data utama

pendidikan nasional, yang merupakan bagian dari Program

perancanaan pendidikan nasional dalam rangka mewujudkan

insan Indonesia yang Cerdas dan Kompetitif.

Dengan ketersediaan data yang cepat, lengkap, valid, akuntabel

dan up to date tersebut, maka proses perencanaan, pelaksanaan,

pelaporan dan evaluasi kinerja program-program pendidikan

nasional dapat dilaksanakan dengan lebih terukur, tepat sasaran,

efektif, efisien dan berkelanjutan. Sehubungan dengan hal

tersebut, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan telah

mengembangkan suatu sistem pendataan skala nasional yang

terpadu dan disebut dengan Data Pokok Pendidikan (Dapodik).

2

Telah banyak kegiatan pendataan/penjaringan data yang telah

dilaksanakan oleh berbagai lembaga internal di lingkungan

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, namun demikian data

yang dimiliki belum bisa memenuhi kebutuhan semua pihak.

Permasalahan yang terjadi selama ini adalah (1) belum

tercapainya kelengkapan data, (2) masih kurangnya akurasi data,

(3) data yang tidak mutakhir (belum terkini), (4) data kurang

terperinci dan (5) pendataan tidak terpadu sehingga integrasi

sistem sulit untuk dilakukan.

Oleh karena itu sejak akhir 2010, Kementerian Pendidikan dan

Kebudayaan mulai menjalani proses Reformasi Birokrasi. Salah

satu poin yang merupakan bagian dari Reformasi Birokrasi adalah

mekanisme pendataan serta penyaluran dana hibah. Konsep

yang digulirkan oleh Kementerian yaitu integrasi antara berbagai

sistem pendataan di lingkup masing-masing Direktorat Jenderal.

Selanjutnya langkah-langkah yang telah diambil untuk

menyelesaikan kendala dan hambatan tersebut makan integrasi

data sekolah direncanakan dan dirumuskan dengan berbasis

web/online. Pada tahun 2011 Ditjen Pendidikan Menengah mulai

membangun Sistem Aplikasi Pendataan Pendidikan Menengah

yang modern, terintegrasi dan sistematis dengan memanfaatkan

teknologi ICT. Teknologi ICT digunakan dalam membangun

aplikasi perangkat lunak (software) beserta perangkat kerasnya

untuk menampung data pendidikan dari stakeholder. Aplikasi

tersebut harus bersifat dua arah sehingga stakeholder dapat

3

menginput/memasukkan data secara mandiri untuk disimpan

dalam server Basis Data Pendidikan Nasional.

Pengembangan basis data dan aplikasi Pendataan Pendidikan

Menengah dilakukan dengan tahapan sebagai berikut (1)

identifikasi kebutuhan sistem, (2) analisis system, (3)

pengembangan modul pendataan, (4) pengembangan modul

pemutakhiran data secara transaksional dan online, (5)

pengembangan modul desimenasi data dan modul eksekutif.

Berdasarkan hasil evaluasi kebutuhan pendataan maka

diperlukan suatu system aplikasi pendataan yang dapat

memenuhi kebutuhan dan atau permintaan data pokok

pendidikan dimana data yang dibutuhkan tidak lagi agregat, akan

tetapi data sudah berbasis data individual.

Setelah semua rangkaian persiapan pembangunan aplikasi

pendidikan menengah selesai, maka pada tanggal 2 Mei 2014

yang bertepatan dengan Peringatan Hari Pendidikan Nasional,

Direktur Jenderal Pendidikan Menengah secara resmi

meluncurkan Aplikasi DAPODIKMEN. Sejak tanggal tersebut

Aplikasi DAPODIKMEN secara resmi mulai berlaku dan digunakan

sebagai satu-satunya aplikasi penjaringan data pendidikan

menengah yang digunakan di lingkungan Ditjen Dikmen.

Pada perkembangan implementasi Aplikasi Dapodikmen di

lapangan mengalami banyak kendala dan tantangan. Salah

4

satunya adalah belum meratanya kemampuan/skill dari operator

sekolah, masih banyak operator yang masih membutuhkan

bimbingan dalam melakukan input data maupun menjalankan

prosedur terkait transaksi akademik. Oleh karena itu Ditjen

Dikmen memberikan layanan helpdesk baik secara tatap muka di

kantor dan secara online. Oleh karena itu untuk memberikan

solusi secara cepat secara online maka Sekretariat Ditjen Dikmen

menyusun dan meluncurkan aplikasi helpdesk dapodikmen.

B. TUJUAN APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN

Adapun tujuan diluncurkannya Aplikasi HelpDesk Dapodikmen

adalah sebagai berikut :

1. Sebagai sarana untuk sosialisasi dan edukasi agar pendataan

Dapodikmen dapat dijalankan dengan baik di lapangan.

2. Sebagai sarana pencari solusi terhadap permasalahan yang

terjadi dilapangan yang bersifat dua arah. Karena solusi

tersebut tidak hanya ditemukan oleh tim dapodikmen pusat

saja, namun juga solusi tersebut ditemukan oleh para

operator di lapangan. Selanjutnya solusi tersebut dapat

dijadikan rujukan bagi Sekolah, Dinas Pendidikan Kab/Kota

dan Propinsi.

3. Sebagai sarana berbagi informasi, konsultasi dan bimbingan

teknis terkait pendataan Dapodikmen secara on line.

4. Sebagai Quality Control dan Quality Assurance terhadap

keberlangsungan Dapodikmen.

5

C. DEFINISI APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN

Aplikasi Helpdesk Dapodikmen merupakan subsistem pendataan

data pokok pendidikan menengah untuk membantu menangani

kebutuhan pengguna/user terkait dengan pertanyaan,

pelayanan, support teknis, atau komplain terhadap produk

aplikasi dapodikmen dengan memanfaatkan suatu

sistem/prosedur untuk memudahkan penelusuran terhadap

tindakan penyelesaian dari suatu masalah terkait implementasi

pendataan Dapodikmen.

D. KEUNGGULAN APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN

Aplikasi helpdesk dapodikmen ini dikembangkan atas dasar

prinsip untuk memberikan kemudahan komunikasi antara

operator dapodikmen di sekolah dengan petugas helpdesk

dapodikmen di pusat dalam rangka mengatasi kendala-kendala

yang terjadi di lapangan. Aplikasi helpdesk dapodikmen

diharapkan dapat menutupi kelemahan-kelemahan model

komunikasi yang selama ini digunakan. Berikut ini beberapa

keunggulan yang dimilkiki oleh Aplikasi Helpdesk Dapodikmen

yaitu :

1. Secara fisik aplikasi helpdesk dapodikmen dapat diakses

secara online selama 24 jam per hari. Sehingga pengguna

aplikasi Dapodikmen dapat setiap saat mencari informasi

6

solusi terhadap permasalahan implementasi dapodikmen di

lapanagan.

2. Pengguna aplikasi dapodikmen dapat berkomunikasi dengan

petugas helpdesk dapodikmen melalui topic yang

terkategorisasi dengan rapih. Pesan teks yang dikirim oleh

operator sekolah dapat dikombinasikan dengan pesan

gambar maupun video.

3. Bagi petugas helpdesk, aplikasi ini sangat membatu ketika

harus mengkases server dapodikmen secara bersamaan.

Aplikasi helpdesk dapodikmen dirancang agar petugas

helpdesk dapat langsung mengakses ke server dapodikmen

tanpa harus keluar aplikasi ketika petugas tersbeut

memerlukan informasi terkait dengan data sekolah yang

sudah dilayaninya.

4. Aplikasi helpdesk dapodikmen ini dikembangkan dengan

menggunakan Single Sign On (SSO). Artinya bahwa operator

dapodikmen yang sudah terdaftar dalam aplikasi

dapodikmen dan sistem PDSP dapat langsung mengakses

aplikasi ini tanpa harus mendaftar ulang lagi.

E. FITUR APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN

Fitur aplikasi helpdesk dapodikmen disusun untuk memfasilitasi

operator sekolah berupa penyediaan informasi atau membantu

Pengguna dapodikmen apabila mengalami masalah. Secara

umum fitur-fitur aplikasi helpdesk dapodikmen antara lain :

7

1. Akses Aplikasi Helpdesk Dapodikmen

Untuk dapat mengakses Aplikasi Helpdesk Dapodikmen para

operator sekolah/penguna dapat mengetikkan url pada

browser internet (disarankan browser mozila) dengan alamat

http://helpdesk.dikmen.kemdikbud.go.id, seperti pada

gambar 1 dibawah ini.

Gambar 1. Akses Aplikasi Helpdesk Dapodikmen

2. Halaman Login

Pada halaman ini User diwajibkan untuk melakukan Login

untuk dapat mengakses Aplikasi Helpdesk Dapodikmen.

Masukan Username dan password sesuai dengan akun pada

saat registrasi aplikasi dapodikmen. Login ke Aplikasi

Helpdesk Dapodikmen menggunakan user account yang

diregistrasi di aplikasi Dapodikmen. Syaratnya, user account

yang pertama kali dibuat dan telah disinkronisasi.

8

Gambar 2. Halaman Login Aplikasi Helpdesk Dapodikmen

3. Penjelasan Fitur dan Fungsi

Setelah berhasil login maka akan tampil halaman yang berisi

menu-menu khusus sesuai hak akses pengguna helpdesk. Klik

tab menu tersebut untuk masuk ke dalam menu tertentu.

Gambar 3. Penjelasan Elemen – Elemen Helpdesk Dapodikmen

9

3.1 Menu Beranda

Menu ini berisi beberapa menu yaitu menu halaman utama,

pemberitaan, posting, refresh halaman, total tag posting, total

posting di balas, pencarian topik, upload foto penggunana,

ubah password posting berita/pemberitahuan informasi

kepada sesama user, logout. Menu-menu aplikasi helpdesk

tersebut silahkan lihat pada gambar 4 dibawah ini.

Gambar 4. Penjelasan Menu Beranda Aplikasi Helpdesk Dapodikmen

3.2 Menu Profil

Menu profil menginformasikan identitas user pengguna

seperti gambar dibawah ini.

10

Gambar 5. Menu Profil Aplikasi Helpdesk Dapodikmen

3.3 Menu Posting dan Comment

Menu posting dan comment ini disesuaikan dengan topik

permasalahan, untuk sementara tema ini dibatasi seputar

diskusi umum, peserta didik, PTK, wilayah, referensi

operasional dan satuan pendidikan, adapun kalau nanti pada

saat sudah berjalan dan banyak masalah yang perlu

penambahan topik akan ditambahkan sesuai dengan

kebutuhan yang ada.

Penggunaan menu ini silahkan pengguna memilih topik yang

sudah ada seperti gambar 6 dan silahkan isikan posting pada

menu yang tersedia serta upload file pada tombol browse jika

ada file yang memang harus disertakan untuk lebih jelasnya

silahkan lihat gambar berikut gambar 7 dan praktekan pada

aplikasi helpdesk dapodikmen.

11

Gambar 6. Memilih topik diskusi di Aplikasi Helpdesk Dapodikmen

Adapun menu posting dan comment tombol browse untuk

upload file pada gambar 7 di bawah ini.

Gambar 7. Tampilan saat akan mengunggah gambar pada posting

3.4 Menu Rekap Total Comment Pada Topik

Menu ini untuk mencari topik-topik yang disampaikan oleh

operator dapodikmen dan menu ini juga menggambarkan

berapa banyak total komentar pengguna aplikasi helpdesk

dalam menyampaikan komentar maupun sharing informasi

yang sudah dijawab atau belum oleh administrator helpdesk.

Gambar tampilan menu seperti gambar 8 dibawah ini

12

Gambar 8. Rekap total komentar pada masing – masing topik

Pada menu rekap pencarian topik silahkan pengguna aplikasi

mengetikan tema/topik yang dicari seperti contoh gambar 9

di bawah ini dengan melakukan dropdown topik

Gambar 9. Pencarian topik diskusi

Selanjutnya pencarian topik/ tema pembahasan masalah

dapat dilakukan melalui menu pencaian seperti gambar 10 di

bawah ini.

13

Gambar 10. Pencarian topik diskusi

Adapun hasil pencarian topic/tema pembahasan dapat

ditampilkan seperti gambar 11 di bawah ini.

Gambar 11. Hasil pencarian topik diskusi

3.5 Menu Tag

Menu tag ini berfungsi sebagai klasifikasi tujuan pengiriman

posting terhadap group atau pengguna dapodikmen tertentu.

Caranya silahkan klik menu tag ketikan nama yang akan ditag

setelah itu klik menu tag. Adapun tampilan menunya seperti

gambar 12 di bawah ini.

14

Gambar 12. Menu Tag

3.6 Menu Untuk hapus/edit serta melihat comment pada topik

Menu menghapus/edit topik ini hanya bisa digunakan oleh

administrator helpdesk atau pemposting topik/pengguna.

Tampilan menu hapus/edit topik seperti gambar 13 di bawah

ini.

Gambar 13. Menghapus/edit komentar

15

Gambar uraian menu hapus/edit topic dapat dilihat pada

gambar 14 di bawah ini.

Gambar 14. Penjelasan tombol hapus/edit komentar

3.7 Announcement /Pengumuman

Pada menu ini berfungsi untuk memberikan informasi

pengumuman pada forum. Caranya silahkan klik menu

announcement dan sesuaikan topik yang mau di umumkan.

Langkah 1

Gambar 15. Langkah 1 memberikan pengumuman

Langkah 2

16

Gambar 16. Langkah 2 memberikan pengumuman

3.8 Menu Toolbar

Menu toolbar aplikasi heldpdesk adalah sebuah strip

horizontal yang berisi daftar menu yang tersedia untuk

aplikasi helpdesk dapodikmen. Menu ini berada dibagian atas

jendela layar yang terbuka setelah pengguna login. Adapun

bagian-bagian dari menu bar ini yaitu :

1. Beranda

Menu ini adalah untuk menampilkan beranda halaman aplikasi

helpdesk untuk pengguna ataupun administrator.

Gambar 17. Beranda

17

2. Posting

Posting adalah kegiatan untuk membuat artikel/posting agar

muncul di dalam aplikasi helpdesk untuk disampaikan kepada

semua pengguna atau pengguna tertentu.

Gambar 18. Posting

3. Refresh

refresh page atau reload page pada browser aplikasi helpdesk

dapodikmen yaitu untuk memuat kembali halaman posting

yang gagal dimuat sebelumnya

Gambar 19. Refresh

4. Tag

berfungsi sebagai klasifikasi tujuan pengiriman posting

terhadap group atau pengguna dapodikmen tertentu.

Gambar 20. Tag

5. Berita

berfungsi sebagai membuat berita/posting/informasi untuk

disebarkan kepada group atau pengguna dapodikmen

tertentu

18

Gambar 21. Menu Berita

Gambar 22. Melihat berita

6. Pencarian Topik

Pencarian topik ini berfungsi untuk mencari posting/berita

tertentu supaya efesien,efektif dan hemat waktu dalam

pencarian.

Gambar 23. Form pencarian topik

19

Gambar 24. Hasil pencarian topik

7. Tombol Cari

tombol cari ini berfungsi untuk mengeksekusi pada menu

pencarian topik/posting.

Gambar 25. Tombol pencarian

8. Upload foto pengguna

menu ini yaitu berfungsi untuk mengupload foto pengguna.

Caranya silahkan klik tombol yang diberi tanda seperti gambar

dibawah ini :

Gambar 26. Tombol mengubah foto profil

20

Gambar 27. Tampilan upload foto

setelah mengklik tombol upload foto akan muncul menu

seperti gambar berikut lalu klik tombol browse untuk mencari

lokasi file foto pengguna dan klik tombol upload untuk

mengunggah fotonya.

Gambar 28. Tampilan upload foto

9. Reset password pengguna

Gambar 29. Reset password pengguna

21

Tombol menu reset ini yaitu untuk mengganti password pada

pengguna akun aplikasi helpdesk ini.

Gambar 30. Reset password pengguna

10. Pencarian Sekolah

Menu ini berfungsi untuk mencari sekolah tertentu

keywordnya bis menggunakan nama sekolah ataupun NPSN

caranya silahkan klik menu sekolah ketikan nama

sekolah/npns setelah klik tombol cari. Hasilnya seperti gambar

dibawah ini.

Gambar 31. Pencarian Sekolah

11. Logout / keluar aplikasi

Gambar 32. Tombol Logout

22

Tombol menu logout / keluar yaitu untuk keluar dari aplikasi helpdesk seperti tampilan dibawah ini.

Gambar 33. Halaman Login setelah logout

23

PENUTUP

Demikian yang dapat kami sampaikan mengenai manual book

aplikasi helpdesk dapodikmen yang menjadi pokok bahasan

pengoperasian, tentunya masih banyak kekurangan dan

kelemahan dalam penulisannya.

Penulis banyak berharap para pembaca yang budiman untuk

memberikan kritik dan saran yang membangun kepada penulis

demi sempurnanya manual book aplikasi helpdesk dapodikmen

ini. Semoga manual book aplikasi helpdesk dapodikmen ini

berguna bagi pengguna sebagai panduan dalam penggunaan

aplikasinya.