JURNAL

KOMUNIKASI ORGANISASI PADA ORGANISASI MAHASISWA

INTERNASIONAL

(Studi Deskriptif Kualitatif Komunikasi Organisasi pada AIESEC Local

Committee Universitas Sebelas Maret)

Disusun Oleh :

RIZKY AMALIA MAYASTRI

D0210102

Diajukan untuk Melengkapi Tugas-Tugas dan Memenuhi Syarat-Syarat

Guna Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Komunikasi

Pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2015

1

KOMUNIKASI ORGANISASI PADA ORGANISASI MAHASISWA

INTERNASIONAL

(Studi Deskriptif Kualitatif Komunikasi Organisasi pada AIESEC Local

Committee Universitas Sebelas Maret)

Rizky Amalia Mayastri

Widodo Muktiyo

Program Studi Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Abstract

As time goes on, many student organizations even establish at international

scope. One of them is AIESEC. In UNS, AIESEC started to stand at 2011. In order

to achieve status as LC and maintain it, AIESEC LC UNS should had done many

requirements which assigned by AIESEC MC Indonesia. Therefore, AIESEC LC

UNS needs well human resources management. To manage its members, AIESEC

LC UNS does some efforts so that good organizational communications could

happen.

The purpose of this research is to find out how organizational

communications process that done by AIESEC LC UNS as an international

student organization. The research-method used in this research is qualitative

descriptive. Data collection technique done by in-depth interview, observation,

and literature studies. Informants in this research is 10 reterm members AIESEC

LC UNS. Data analysis done through data reduction, data presentation, and

define conclusion.

The result of this research shows that AIESEC LC UNS organization

communications mostly occur within LC activities. Formal communications occur

at weekly meeting, project hearing, synergize meeting, and LC quarterly meeting.

EB’s role as fronline managers also very important towards formal

communications in order to solve some communications’ obstacles. While

informal communications mostly occur at team building, team days, team

bonding, conference, welcoming and farewell party, and generally common LC

activities. To member, informal communications considered as adequate to bring

some advantages instead. AIESEC LC UNS also maximizing the uses of internet

and social media in order to manage its organizational communications.

Keywords: organizational communications, international organizational

communications, AIESEC, AIESEC LC UNS

2

Pendahuluan

Cara paling umum yang biasa dipilih sekelompok orang untuk

memperjuangkan tujuan tertentu adalah dengan membentuk sebuah

organisasi—yaitu suatu sistem yang mengoordinasi aktivitas untuk mencapai

tujuan bersama atau tujuan umum (Muhammad, 2009: 24).

Di Indonesia, praktik berorganisasi mulai diperkenalkan melalui bangku

sekolah, terutama ketika memasuki usia muda—yaitu mereka yang berada

pada rentang usia 15-24 tahun menurut Perserikatan Bangsa-Bangsa (“What

Do We Mean by “Youth”?”, n.d). Dimulai pada masa SMP, SMA, hingga

pendidikan tinggi. Di bangku perkuliahan, mahasiswa mengenal organisasi-

organisasi kemahasiswaan dan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM), yaitu

sebuah unit atau organisasi yang ada di dalam lingkungan kampus, yang

keberadaannya diakui dan dilindungi oleh pihak rektorat (“Mengenal Dunia

Kampus dan Ormawa, 2012).

Di lingkungan kampus, organisasi mahasiswa dan UKM terdapat di

tingkat fakultas dan/atau universitas. Seiring dengan perkembangan jaman,

organisasi mahasiswa dan UKM juga ada pada skala nasional, bahkan

internasional. Dari sekian organisasi mahasiswa internasional, AIESEC

merupakan organisasi kepemudaan internasional terbesar di dunia yang

digerakkan oleh para mahasiswa dari berbagai negara.

Tiga puluh enam tahun setelah AIESEC berdiri (1948), AIESEC MC

Indonesia resmi berdiri pada tahun 1984 (“AIESEC in Indonesia”, n.d). MC

merupakan sebutan bagi sebuah negara yang tergabung dalam AIESEC

Internasional. Dalam sebuah MC, terdapat satu atau beberapa LC yang

berkedudukan di tingkat universitas atau kota.

Di Universitas Sebelas Maret (UNS), berdirinya AIESEC sebagai sebuah

LC dimulai pada tahun 2011 (“AIESEC UNS History”, 2013). AIESEC LC

UNS sebagai sebuah organisasi baru memiliki banyak target yang harus

dipenuhi—baik kepada AIESEC MC Indonesia, UNS, maupun pihak-pihak

lain. AIESEC LC UNS pun wajib selalu menunjukkan performa yang baik

untuk mempertahankan pencapaian yang telah diraih dan memenuhi status full

3

member LC. Oleh karena itu, AIESEC LC UNS membutuhkan sumber daya

manusia, yaitu member (sebutan bagi anggota AIESEC), yang berkompeten di

bidang masing-masing. Pengelolaan member juga harus dilakukan dengan

baik agar mereka mau bertahan pada organisasi ini dengan hambatan dan

tantangan tersebut.

Pengelolaan member AIESEC LC UNS salah satunya dilakukan dengan

cara penyelenggaraan kegiatan-kegiatan, baik rutin maupun insidental, yang

melibatkan para member Beberapa kegiatan mengadopsi kegiatan yang

diselenggarakan AIESEC secara global. Kegiatan-kegiatan tersebut memiliki

tujuan, sasaran, dan bentuk yang berbeda satu sama lain seperti koordinasi

tugas hingga pengakraban antaranggota. Melalui kegiatan-kegiatan semacam

ini, terjadilah komunikasi organisasi, yaitu pengiriman dan penerimaan

informasi dalam sebuah organisasi. Bidang komunikasi organisasi antara lain

komunikasi interpersonal, hubungan pengelola, komunikasi downward,

upward, horizontal, diagonal, keterampilan berbicara, mendengarkan, menulis,

dan evaluasi program (Redding & Sanborn dalam Muhammad, 2009: 65).

Sesuai dengan tujuh konsep kunci komunikasi organisasi menurut

Muhammad (2010: 67), komunikasi organisasi merupakan sebuah proses yang

saling tergantung dengan hubungan antarmanusia di dalam organisasi maupun

lingkungan organisasi. Oleh karena itu, komunikasi organisasi yang terjadi

antara satu organisasi dengan yang lainnya tidaklah sama—mengingat

hubungan antarmanusia maupun lingkungan sebuah organisasi berbeda-beda.

Dengan demikian, komunikasi organisasi yang terjadi di AIESEC LC UNS

merupakan sebuah proses yang bergantung dengan beberapa hal, terlebih

dengan kaitannya sebagai bagian organisasi mahasiswa internasional.

Adanya tujuan, nilai, peraturan, struktur, serta kegiatan-kegiatan

AIESEC LC UNS sebagai sebuah organisasi kemahasiswaan internasional ini

lah yang turut membentuk proses komunikasi organisasi di AIESEC LC UNS.

Bagaimana proses pengiriman, penerimaan, serta timbal balik yang terjadi

pada komunikasi organisasi AIESEC LC UNS bergantung dengan bagaimana

4

hubungan antarmanusia pada internal organisasinya maupun lingkungan

organisasi sebagaimana yang telah disebutkan sebelumnya.

Dilatarbelakangi oleh hal-hal tersebut penelitian ini diselenggarakan.

Peneliti ingin mengetahui bagaimana proses komunikasi organisasi yang

terjadi di AIESEC LC UNS sebagai sebuah organisasi mahasiswa

internasional.

Rumusan Masalah

Bagaimana proses komunikasi organisasi yang terjadi di AIESEC LC UNS

sebagai sebuah organisasi mahasiswa internasional?

Tujuan Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana proses komunikasi

organisasi yang terjadi pada AIESEC LC UNS sebagai sebuah organisasi

mahasiswa internasional.

Tinjauan Pustaka

a. Komunikasi

Untuk lebih memahami fenomena komunikasi, para ahli merumuskan

model-model komunikasi. Wiseman dan Barker (Mulyana, 2009: 133)

mengungkapkan tiga fungsi model komunikasi: melukiskan proses

komunikasi, menunjukkan hubungan visual, dan membantu menemukan serta

memperbaiki kemacetan komunikasi. Salah satu pakar yang membuat model

komunikasi adalah Willbur Schramm.

Menurut Schramm, komunikasi selalu membutuhkan paling tidak tiga

unsur: sumber (source), pesan (message), dan sasaran (destination). Pada

modelnya yang kedua, sumber dapat menyandi dan sasaran dapat menyandi

balik pesan ketika memiliki pengalaman yang sama (field of experience).

5

Semakin besar field of experience, semakin banyak komunikasi yang

berlangsung.

Pada modelnya yang ketiga, Schramm menjelaskan bahwa setiap orang

dalam proses komunikasi adalah enkoder sekaligus dekoder. Manusia secara

konstan menyandi balik tanda-tanda dari lingkungan, menafsirkannya,

kemudian menyandi sesuatu sebagai hasilnya. Singkatnya, manusia dalam

proses komunikasi menerima sekaligus mengirim pesan.

Pawito (2007: 2) membagi lima cakupan bidang ilmu komunikasi:

komunikasi antarpribadi (interpersonal communications), komunikasi

kelompok (group communications), komunikasi organisasi (organizational

communications), yaitu komunikasi yang berlangsung dalam jaringan

antarpribadi dan/atau antarkelompok dalam sebuah organisasi, komunikasi

massa (mass communications), dan komunikasi budaya (cultural

communications). Komunikasi organisasi sebagai salah satu bidang ilmu

komunikasi didefinisikan sebagai komunikasi yang berlangsung dalam

jaringan antarpribadi dan/atau antarkelompok dalam sebuah organisasi.

b. Komunikasi Organisasi

Redding dan Sanborn (Muhammad, 2009: 65) mengemukakan bahwa

komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam

sebuah organisasi yang kompleks.

Terdapat empat arah aliran informasi dalam komunikasi formal.

Pertama, komunikasi ke bawah (downward communications), terjadi ketika

informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada jabatan dengan

otoritas lebih rendah (Pace dan Faules, 2010: 184). Katz & Kahn (Pace dan

Faules, 2010: 195) menjabarkan informasi yang biasa disampaikan oleh atasan

kepada bawahan, yaitu informasi bagaimana melakukan pekerjaan, dasar

pikiran untuk melakukan pekerjaan, kebijakan dan praktik organisasi, serta

informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas.

Kedua, komunikasi ke atas (upward communications), ketika informasi

mengalir dari orang dengan otoritas jabatan lebih rendah (bawahan) ke yang

lebih tinggi (atasan). Miljkovic dan Rijavec (Spaho, 2013: 105) menyatakan,

6

komunikasi ke atas merupakan cara terbaik bagi top management untuk

menganalisa efektivitas komunikasi ke bawah yang mereka lakukan dan

komunikasi organisasi secara keseluruhan.

Ketiga, komunikasi horizontal (horizontal communications), ketika

penyampaian informasi terjadi di antara rekan sejawat dalam satu unit kerja

yang sama. Pada komunikasi horizontal, terdapat koordinasi dan integrasi

aktivitas dalam sebuah departemen, sehingga dapat saling berhubungan meski

pada tugasnya masing-masing (Miljkovic dan Rijavec dalam Spaho, 2013:

105).

Keempat, komunikasi lintas saluran (diagonal communications), terjadi

ketika muncul keinginan seseorang utnuk melewati batas fungsional dengan

individu lain yang tidak menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka.

Mengingat adanya banyak kemungkinan komunikasi yang dilakukan oleh staff

kepada rantai perintah yang lain, maka diperlukan kebijakan organisasi untuk

membimbing komunikasi lintas saluran (Pace dan Faules, 2010: 198).

Di sisi lain, pada komunikasi informal, sebagaimana yang telah

disebutkan komunikasi terjadi tanpa mengindahkan hubungan posisional.

Informasi yang mengalir pada komunikasi informal terlihat mengalir dari

segala arah dengan tidak dapat diduga karena muncul dari interaksi di antara

orang-orang. Oleh karena itu, komunikasi informal dan jaringannya

digolongkan dengan grapevine (selentingan). Muhammad (2009: 125)

menyatakan bahwa grapevine merupakan metode untuk menyampaikan

informasi—hingga informasi rahasia—yang tidak dapat diperoleh melalui

komunikasi formal.

c. Budaya Organisasi

Salah satu sifat organisasi yang paling menonjol adalah dinamis, yaitu

adanya perubahan terus-menerus di dalam organisasi. Setiap perubahan tentu

membawa pengaruh bagi anggotanya, baik kegairahan maupun kecemasan

dalam menyambut perubahan tersebut. Untuk memahami hal tersebut,

O‟donnel-Trujillo dan Pacanowsky merumuskan Teori Budaya Organisasi

(Organizational Culture Theory) yang mencakup pembahasan mengenai nilai-

7

nilai organisasi, cerita yang sering disampaikan, tujuan, tindakan, dan filosofi

organisasi (Morissan, 2009: 101).

West dan Turner (Morissan, 2009: 103) mengemukakan tiga asumsi

dasar dalam Teori Budaya Organisasi yang dikembangkan oleh O‟donnel-

Trujillo dan Pacanowsky. Pertama, anggota organisasi menciptakan dan

memelihara realitas bersama dalam organisasi. Asumsi ini menunjukkan

pentingnya manusia dalam kehidupan berorganisasi. Inti dari asumsi ini

adalah nilai organisasi, di mana nilai adalah standar dalam suatu budaya yang

memiliki nilai intrinsik dalam budaya yang bersangkutan. Adanya nilai dalam

organisasi memandu anggota mengenai hal-hal apa saja yang penting dan

tidak.

Kedua, penggunaan dan interpretasi simbol berperan penting dalam

budaya organisasi. Asumsi ini menyatakan bahwa realitas dan budaya sebuah

organisasi ditentukan sebagian oleh simbol yang merupakan representasi

makna. Simbol mencakup komunikasi verbal dan nonverbal yang diciptakan,

digunakan, dan ditafsirkan oleh anggota organisasi terus-menerus. Misalnya,

efektivitas slogan maupun simbol-simbol organisasi lainnya tidak hanya

bergantung pada media, namun juga bagaimana anggota melaksanakan hal

tersebut pada organisasinya.

Ketiga, berbagai organisasi memiliki budaya yang berbeda. Asumsi ini

menyatakan bahwa terdapat perbedaan budaya organisasi satu sama lain.

Budaya organisasi merupakan sesuatu yang dibuat setiap hari melalui interaksi

di dalam organisasi. Tidak hanya interaksi yang berkaitan dengan tugas,

namun juga interaksi yang terkait dengan seluruh jenis komunikasi, baik di

dalam maupun di luar organisasi, yang bersifat formal maupun informal.

d. Kepemimpinan

Greenbreg dan Baron (dalam Wibowo, 2013: 264) menyatakan bahwa

kepemimpinan adalah proses di mana satu individu memengaruhi anggota

kelompok yang lain menuju pencapaian tujuan kelompok atau organisasional

yang telah didefinisikan.

8

Terdapat beberapa pendekatan mengenai teori kepemimpinan dengan

perbedaan pada penekanan sudut pandang. Salah satu teori kepemimpinan

adalah perspektif transformational leadership (kepemimpinan

transformasional). McShane dan Glinow (dalam Wibowo, 2013: 295)

merumuskan transformational leadership adalah perspektif kepemimpinan

yang menjelaskan bagaimana pemimpin mengubah tim atau organisasinya

dengan menciptakan, mengkomunikasikan, membuat model visi untuk tim

atau organisasinya, serta memberi inspirasi bagi bawahannya untuk berusaha

mencapai visi tersebut.

Elemen transformational leadership menurut Shanon dan Glinow

(Wibowo, 2013: 285) adalah:

1. Membangun visi strategis: menciptakan visi dan misi organisasi

yang mengikat anggotanya untuk mencapai sasaran yang mungkin

tidak terpikirkan sebelumnya.

2. Mengkomunikasikan visi: kualitas kepemimpinan yang paling

penting adalah bagaimana pemimpin dapat membangun dan berbagi

visi mereka dengan organisasi.

3. Pemodelan visi: pemimpin transformasional “walk the talk”, mereka

tidak hanya berbicara mengenai visi, namun melakukan dan

menjadikannya nyata.

4. Membangun komitmen pada visi: membangun komitmen

anggotanya dengan beberapa cara, kata-kata, simbol, dan cerita

membangun antusiasme yang memberi orang energi untuk dapat

menerima visi sebagai miliknya.

Metode Penelitian

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif yang didukung data kualitatif.

Subyek dalam penelitian ini adalah AIESEC LC UNS sebagai salah satu dari 10

Local Committee (LC) dari Member Committee (MC) AIESEC Indonesia. Data

primer diperoleh dengan melakukan wawancara dengan member re-term AIESEC

UNS. Data sekunder diperoleh dari penelitian terdahulu seperti skripsi dan jurnal,

9

buku-buku mengenai komunikasi organisasi, data, wiki dan file AIESEC maupun

AIESEC LC UNS. Pengumpulan data melalui observasi, wawancara mendalam

(in depth interview), dan observasi. Informan dalam penelitian ini adalah member

reterm AIESEC LC UNS, yaitu seorang member yang paling tidak pernah

menyelesaikan satu term di AIESEC LC UNS. Analisis data terdiri atas tiga

komponen, yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan serta pengujian

kesimpulan. Validitas data menggunakan triangulasi sumber.

Sajian dan Analisis Data

A. Komunikasi Formal

Di antara struktur organisasi, terjadilah perpindahan pesan dengan

memperhatikan hubungan posisional dalam organisasi—yang disebut dengan

komunikasi formal organisasi (Pace dan Faules, 2010: 199).

1. Komunikasi ke Bawah (Downward Communications)

a. Pola Komunikasi ke Bawah AIESEC LC UNS

Pada AIESEC LC UNS, downward communications terjadi ketika

aliran pesan berasal dari LCP kepada LCVP, LCVP kepada manajer dan

staff. Meskipun komunikasi ke bawah memiliki definisi terjadi ketika

aliran informasi mengalir dari orang dengan jabatan lebih tinggi kepada

orang dengan jabatan yang lebih rendah (Davis dalam Pace dan Faules,

2010: 184), namun „tidak dibenarkan‟ apabila seorang LCP langsung

memberikan arahan kepada manajer dan staff.

Bagan 1: Ilustrasi Komunikasi ke Bawah AIESEC LC UNS

10

b. Weekly Meeting sebagai Forum Utama Komunikasi ke Bawah

Forum utama yang digunakan untuk berkoordinasi oleh atasan

kepada para bawahannya adalah weekly meeting. Weekly meeting

merupakan rapat rutin yang dijadwalkan setiap satu minggu sekali.

Weekly meeting dilaksanakan per tim—sehingga ada weekly meeting

EB, weekly meeting per departemen, atau weekly meeting orginizing

committe project. Weekly meeting dipimpin oleh leader masing-masing

tim. Weekly meeting EB dipimpin oleh LCP, weekly meeting

departemen dipimpin oleh LCVP, dan weekly meeting project

dipimpin oleh Organizing Committee President (OCP).

c. Pemilihan Metode dan Media Komunikasi ke Bawah

Di luar meeting, penyampaian pesan dari atas ke bawah juga

biasa dilakukan dengan memanfaatkan new media selain Skype seperti

sms, Line, Whatsapp, dan email. Namun, komunikasi melalui media

tersebut sifatnya hanya melengkapi koordinasi yang telah dilakukan

dengan cara meeting. Cara utama yang dipilih atasan sebagai

komunikator maupun bawahan sebagai komunikan adalah dengan

komunikasi tatap muka. Member menilai, dengan komunikasi tatap

muka, komunikasi dapat lebih efektif. Baik pengirim maupun

penerima pesan merasa masalah akan lebih mudah terselesaikan

apabila dibicarakan dengan bertemu bersama-sama. Itulah sebabnya,

pada AIESEC LC UNS weekly meeting harus sebisa mungkin

dilaksanakan. Apabila sedang dalam masa libur perkuliahan, maka

meeting harus tetap diselenggarakan secara virtual.

2. Komunikasi ke Atas (Upward Communications)

a. Pola Komunikasi ke Atas AIESEC LC UNS

Apabila komunikasi ke bawah seorang LCP hanya diperbolehkan

untuk berkomunikasi langsung dengan LCVP kemudian LCVP yang

menyampaikan pesan kepada manajer dan staff, pada komunikasi ke

atas maka seorang manajer atau staff juga tidak diperbolehkan untuk

langsung menyampaikan pesannya kepada LCP. Seorang manajer atau

11

staff harus menyampaikan pendapatnya terlebih dahulu kepada LCVP

departemen yang bersangkutan, baru LCVP kemudian

menyampaikannya kepada LCP. Seorang staff diperbolehkan langsung

berhubungan dengan LCVP, seperti halnya seorang LCVP yang juga

diperbolehkan untuk langsung menyampaikan pesan kepada staff.

Bagan 2: Ilustrasi Komunikasi ke Atas AIESEC LC UNS

b. Pelaksanaan Komunikasi ke Atas AIESEC LC UNS

Sama halnya dengan komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas

utamanya terjadi pada forum rutin seperti weekly meeting. Weekly

meeting merupakan sarana bagi para atasan untuk mengetahui hal-hal

apa saja yang harus mulai dilakukan (start), dilanjutkan (continue),

dan dihentikan (stop) melalui masukan-masukan dari bawahan.

Namun, di luar forum tersebut seorang bawahan diperbolehkan,

bahkan menurut para informan, sangat diperbolehkan untuk setiap saat

menghubungi atasannya apabila ada hal yang ingin disampaikan terkait

dengan tugas yang diberikan oleh atasan. Member juga merasa tidak

keberatan untuk meminta personal meeting, yaitu meeting yang

sifatnya hanya empat mata kepada atasannya.

b. Hambatan Komunikasi ke Atas dan Peran Executive Board dalam

Mengatasinya

Dalam kasus yang terjadi pada AIESEC LC UNS, hambatan

komunikasi ke atas utamanya ditemukan pada member newie—sebutan

bagi member AIESEC yang baru saja bergabung. Apabila mengacu

12

pada pendapat Davis (dalam Pace dan Faules, 2010: 191), newie masih

merasa bingung untuk mengungkapkan pendapatnya terhadap para

atasan (dan mungkin member lain yang telah lebih dahulu bergabung).

Terlebih, newie juga belum terlalu mengerti AIESEC seperti layaknya

para atasan maupun member lain. Hambatan lain yang ditemukan

sesuai dengan penelitian Sharma (dalam Pace dan Faules, 2010: 191)

yang mengungkapkan, beberapa alasan komunikasi ke atas dirasa

sangat sulit di antaranya adalah kecenderungan bawahan untuk

menyembunyikan pikiran mereka. Sharma juga menyampaikan bahwa

adanya perasaan tidak diperhatikan oleh atasan mereka.

Peran EB sebagai jajaran top managers sangatlah penting dalam

membangun komunikasi ke atas. LCVP sebagai seorang leader, harus

mampu memancing semua member di departemennya termasuk newie

agar lebih partisipatif dan berani berpendapat. Terlebih, dari sisi

AIESEC, keberanian menyampaikan pendapat termasuk kepada atasan

dianggap sesuai dengan salah satu nilai AIESEC yaitu “enjoying

participation” dan BHAG AIESEC untuk “engage and develop every

young person in the world”.

3. Komunikasi Horizontal (Horizontal Communications)

a. Pola dan Tujuan Komunikasi Horizontal AIESEC LC UNS

Pada prinsipnya, komunikasi horizontal adalah penyampaian

informasi di antara teman sejawat pada unit kerja yang sama (Pace dan

Faules, 2010: 195). Unit kerja meliputi individu-individu yang berada

pada tingkat otoritas yang sama dalam sebuah organisasi dengan

atasan yang sama. Komunikasi horizontal muncul setidaknya karena

enam sebab berikut: (1) koordinasi penugasan kerja, (2) berbagi

informasi rencana dan kegiatan, (3) memecahkan masalah, (4)

memperoleh pemahaman bersama, (5) mendamaikan, berunding, dan

menengahi perbedaan, dan (6) menumbuhkan hubungan antarpersona.

Pada AIESEC LC UNS, komunikasi horizontal yang muncul

akibat koordinasi tugas hanya dialami ketika beberapa departemen

13

sedang terlibat dalam project yang sama—dan komunikasi demikian

hanya muncul pada level LCVP.

Bagan 3: Ilustrasi Komunikasi Horizontal AIESEC LC UNS

Pada level manajer dan staff, komunikasi horizontal yang terjadi

muncul karena sebab membutuhkan masukan dalam mengerjakan sebuah

tugas. Namun, saran maupun masukan biasanya bersifat lebih kepada

menyempurnakan hal-hal yang sudah ada, bukan membuat hal yang baru.

Adanya rasa keterbukaan sesama rekan sejawat turut mengikis rasa egois

satu sama lain, baik yang berhubungan maupun tidak dengan tugas-tugas

di AIESEC LC UNS.

b. Saluran Komunikasi Horizontal AIESEC LC UNS

Muhammad (2009: 123) menyebutkan terdapat enam bentuk

komunikasi horizontal yang sering terjadi dalams sebuah organisasi,

yaitu rapat komite, interaksi informal pada jam istirahat, percakapan

telepon, memo dan nota, aktivitas sosial, serta kelompok. Mengacu

pada keterangan informan, terdapat tiga bentuk komunikasi horizontal

menurut Muhammad (2009: 123) yang terjadi pada AIESEC LC UNS.

Pertama, rapat komite. Sebagaimana yang telah disebutkan

sebelumnya, AIESEC LC UNS memiliki forum-forum yang

mempertemukan baik satu maupun antartim seperti weekly meeting,

LC meeting, EB hearing, dan lain-lain. Forum-forum berformat

meeting ini mempertemukan member dengan berbagai posisi, sehingga

memungkinkan pula terjadinya komunikasi horizontal di antara rekan

sejawat. Kedua, interaksi informal pada jam istirahat. Komunikasi

14

horizontal terjadi seperti pada saat acara AIESEC LC UNS atau di

office AIESEC LC UNS. Terakhir, percakapan telepon. Meski

Anggraini Kusuma memang menyebut bahwa komunikasi horizontal

salah satunya melalui telepon, namun sesuai dengan perkembangan

jaman, komunikasi juga dilakukan melalui media chatting.

Menggunakan aplikasi chatting, kini mempercepat dan menambah

kontak bisa dengan mudah dilakukan. Terlebih, beberapa aplikasi

chatting kini juga telah menyediakan fitur telfon melalui internet yang

biayanya lebih murah dibanding dengan telepon melalui operator.

4. Komunikasi Lintas Saluran (Diagonal Communications)

a. Pola Komunikasi Lintas Saluran AIESEC LC UNS

Komunikasi lintas-saluran (diagonal communications) adalah

komunikasi yang mengalir di antara orang-orang yang tidak berada

pada level yang sama, serta tidak memiliki hubungan langsung secara

hirearki organisasi (Miljkovic & Rojavec dalam Spaho, 2013: 105).

Bagan 4: Ilustrasi Komunikasi Lintas Saluran AIESEC LC UNS

b. Saluran Komunikasi Lintas Saluran AIESEC LC UNS

Mengingat komunikasi lintas saluran muncul di antara banyak

orang dalam rantai-rantai perintah yang lain, maka penting kiranya

bagi sebuah organisasi untuk memiliki kebijakan yang dapat

membimbing jalannya komunikasi lintas saluran di dalamnya (Pace

dan Faules, 2010: 198).

Di AIESEC LC UNS, hal-hal yang sifatnya hubungan

antardepartemen biasa disebut dengan istilah “cross department”.

Setiap departemen yang ada pada AIESEC LC UNS saling

15

membutuhkan dukungan dari departemen lain dalam bentuk kerja

sama-kerja sama, baik kerja sama dalam bentuk project maupun dalam

bentuk tugas-tugas yang lain. Kerja sama ini biasanya disebut dengan

istilah “collaboration”—dan untuk memudahkan collaboration,

antardepartemen AIESEC LC UNS perlu melakukan synergize.

Pembahasan mengenai collaboration tersebut dituangkan dalam

bentuk synergize meeting yang diikuti oleh departemen-departemen

yang terlibat.

Selain synergize meeting, AIESEC LC UNS juga memiliki forum

lain sebagai wadah komunikasi antardepartemen, yaitu Organizing

Committee President Talk (OCP Talk). Berbeda dengan synergize

meeting, OCP Talk tidak bertujuan untuk mencapai sebuah

collaboration. Komunikasi lintas saluran dalam AIESEC LC UNS

juga muncul pada forum lain, yaitu LC meeting. LC meeting

merupakan forum evaluasi AIESEC LC UNS yang diikuti oleh satu

LC secara keseluruhan.

B. Komunikasi Informal

Komunikasi informal mengalir di antara anggota organisasi tanpa

memperhatikan hubungan posisional, kalaupun ada mungkin sedikit

(Muhammad, 2009: 124). Aliran pesan komunikasi informal bersifat lebih

pribadi (Pace dan Faules, 2010: 199). Komunikasi informal muncul dari

interaksi di antara individu, sehingga informasi dapat mengalir dari segala

arah tanpa dapat diduga—sehingga, jaringannya disebut dengan selentingan.

Selentingan disebut juga dengan kiasan grapevine yang secara bahasa berarti

“pohon anggur” (Pace dan Faules, 2010: 200).

1. Kegiatan yang Menunjang Munculnya Komunikasi Informal

a. Team Building

Di awal term, AIESEC LC UNS mewajibkan tiap-tiap tim untuk

menyelenggarakan team building. Melalui team building, seorang

anggota diharapkan mampu mengenal tim yang akan bekerja sama

dengan dirinya selama satu term dengan baik. Pada team building,

16

masing-masing anggota tim saling berkenalan, serta berbagi satu sama

lain—termasuk apa saja hal-hal yang diharapkan selama tergabung

sebagai anggota tim tersebut.

Pada team building, sebuah tim juga harus menentukan team

purpose, team stand, serta team protocol untuk satu term. Team

purpose merupakan tujuan yang ingin dicapai dalam satu term. Team

stand adalah hal-hal dasar yang harus dimiliki oleh seluruh anggota

tim untuk mewujudkan team purpose. Sedangkan, team protocol

merupakan peraturan-peraturan yang harus dipatuhi oleh satu tim,

sesuai dengan team stand yang telah ditentukan.

b. Team Days

Di akhir quarter, selain melakukan evaluasi tugas-tugas secara

personal maupun tim, AIESEC LC UNS juga memiliki kegiatan

refleksi bagi setiap tim yang bernama “team days”. Meski

dilaksanakan di setiap quarter, bagi member AIESEC LC UNS, team

days tidak bisa disamakan dengan istilah “evaluasi”. Team days

merupakan kegiatan lain sebagai sarana “refleksi” satu tim atas satu

quarter yang sudah berlalu. Refleksi yang dimaksud adalah refleksi

atas kualitas tim, bukan kualitas pekerjaan yang dilakukan oleh

masing-masing member.

c. Team Bonding

Adanya target yang harus dipenuhi AIESEC LC UNS setiap

quarter menuntut seluruh member AIESEC LC UNS untuk dapat

bekerja tepat waktu di tengah memenuhi kewajiban masing-masing

sebagai mahasiswa. Oleh karena itu, tidak jarang member

mengeluhkan beban kerja yang berat. Demi mengatasi hal tersebut,

AIESEC LC UNS mengadakan team bonding, yaitu sebuah kegiatan di

mana member AIESEC LC UNS pergi bersama murni untuk

bersenang-senang dan melupakan sejenak tugas, masalah, maupun

beban yang ada di dalam organisasi. Team bonding dapat

diselenggarakan dengan rencana terlebih dahulu maupun insidensial.

17

d. Conference

Conference AIESEC, baik national conference maupun local

conference, pada umumnya berlangsung paling tidak tiga hari. Dalam

kurun waktu tersebut, peserta mengikuti berbagai sesi pemberian

materi yang berhubungan dengan AIESEC (AIESEC knowledge). Di

luar sesi tersebut, para peserta dipersilakan untuk saling mengakrabkan

diri dan di sinilah komunikasi informal terjadi. Tidak hanya bertemu

pada saat sesi pemberian materi, member merasa bagaimana mereka

berangkat dan pulang bersama hingga menginap bersama

menyebabkan terjadinya banyaknnya pesan yang mengalir serta

interaksi yang terjadi.

e. Kegiatan-kegiatan Lain

Di luar meeting dan empat kegiatan di atas, komunikasi informal

muncul pada beberapa kegiatan lain, seperti welcoming dan farewell

party EP, welcoming party member baru, photo session, dan

pelaksanaan piket.

Informal yang Terjadi pada AIESEC LC UNS

Pada AIESEC LC UNS, grapevine cenderung menyebar di dalam

sebuah tim—seperti tim departemen, tim EB, tim project—daripada

antartim. Perpindahan pesan terjadi dari satu orang ke orang yang lain

dalam sebuah kelompok. Hal tersebut sejalan dengan sifat grapevine yang

merupakan interaksi dari mulut ke mulut (Pace dan Faules, 2010: 200).

Anggota tim yang lain saling menimpali informasi yang disampaikan,

karena baik laki-laki dan perempuan sama aktifnya dalam komunikasi

informal (Muhammad, 2009: 126). Grapevine dapat mengalir kapan saja

seperti di sela-sela meeting, conference, dan kegiatan-kegiatan AIESEC

yang lain. Bahkan, didukung dengan kemajuan teknologi seperti adanya

grup Line membuat pesan-pesan dapat mengalir dengan lebih cepat.

Grapevine dapat memberikan pengaruh bagi organisasi, baik

pengaruh yang baik maupun pengaruh yang kurang baik. Meski grapevine

tidak dapat ditekan dan dikontrol secara langsung oleh organisasi, namun

18

grapevine dapat dipengaruhi oleh cara-cara pimpinan berhubungan dengan

anggota organisasi lainnya (Muhammad, 2009: 126). Adanya upaya-upaya

dari organisasi untuk justru membangun komunikasi informal melalui

berbagai kegiatan serta grapevine yang memang secara alami terbentuk

dalam sebuah organisasi rupanya justru dipandang positif oleh member-

member AIESEC LC UNS. Menurut member, komunikasi informal justru

berfungsi sebagai support dalam menjalankan tugas dan membangun

kedekatan antaranggota AIESEC LC UNS.

Pengaruh positif grapevine dapat pula dirasakan oleh hubungan

atasan-bawahan organisasi. Grapevine memberi feedback kepada

pimpinan mengenai sentimen bawahannya—karena bagi bawahan, adanya

jaringan komunikasi informal memberi ruang untuk menyalurkan emosi.

Grapevine juga membantu menerjemahkan arahan pimpinan dalam bahasa

yang lebih mudah dipahami oleh bawahannya (Muhammad, 2009: 127).

Kesimpulan

Berdasarkan penelitian mengenai komunikasi organisasi yang dilakukan

oleh AIESEC LC UNS sebagai sebuah organisasi mahasiswa internasional, dapat

ditarik kesimpulan sebagai berikut:

a. Komunikasi Formal

Terdapat empat aliran pesan dalam komunikasi formal. Pertama,

pada komunikasi ke bawah, seorang atasan harus mengikuti alur sesuai

dengan yang tergambar pada garis struktur organisasi AIESEC LC UNS,

namun LCP tidak diperkenankan untuk langsung menyampaikan pesan

kepada manajer/staff. Penyampaian pesan ke bawah utamanya dilakukan

pada weekly meeting. Kedua, pola komunikasi ke atas pada prinsipnya

sama dengan penyampaian pesan ke atas, hanya saja arahnya dibalik.

Sama halnya pula dengan komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas

banyak timbul pada saat meeting. Tidak ada batasan-batasan tertentu yang

diber ikan oleh atasan terhadap bawahan dalam memberikan tanggapan

19

baik di dalam meeting maupun di luar meeting. EB berperan penting dalam

menyelesaikan hambatan komunikasi ke atas.

Ketiga, komunikasi horizontal di AIESEC LC UNS muncul karena

beberapa sebab. Untuk sebab koordinasi tugas hanya muncul pada jajaran

EB. Selain itu, komunikasi horizontal muncul karena sebab berbagi

informasi mengenai rencana dan kegiatan, untuk memecahkan masalah,

serta untuk menumbuhkan hubungan antarpersona. Keempat, komunikasi

lintas saluran utamanya terjadi pada forum “synergize meeting”

antardepartemen. Di luar forum tersebut, komunikasi horizontal muncul

pada forum OCP Talk dan LC meeting.

b. Komunikasi informal

Penting kiranya bagi organisasi untuk dapat memahami grapevine

sehingga mampu memberi sumbangan positif bagi organisasi. Oleh

AIESEC LC UNS, hal tersebut diwujudkan dalam sejumlah kegiatan yang

dapat meningkatkan interaksi antaranggota, seperti team building, team

days, team bonding, conference, welcoming and farewell party EP,

welcoming party member, dan lain-lain. Bagi member, adanya jaringan

komunikasi informal dipandang memberi pengaruh positif karena di situ

mereka bisa saling memberi dukungan satu sama lain. Grapevine juga

dapat membawa pengaruh baik bagi para pimpinan, dalam hal ini EB

karena grapevine memberi feedback kepada pimpinan mengenai sentimen

bawahannya.

Saran

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, dapat diberikan saran sebagai

berikut:

a. Meski secara umum upaya-upaya yang dilakukan organisasi untuk

meningkatkan interaksi dan kedekatan antaranggota sudah baik, namun

sebaiknya upaya-upaya yang dilakukan tidak hanya berfokus pada

pengembangan hubungan dalam satu tim. Banyaknya kegiatan dalam

20

lingkup satu tim kurang diimbangi dengan kegiatan yang melibatkan

satu LC.

b. Mempertahankan budaya organisasi dan pengembangan kepemimpinan

yang baik dalam organisasi, sehingga AIESEC LC UNS dapat menjadi

sebuah organisasi yang maju dari waktu ke waktu.

c. Bagi organisasi kemahasiswaan lain di lingkup UNS, seperangkat

peraturan seperti AD/ART jangan sampai ditafsirkan terlalu kaku atau

dipertahankan apabila memang sudah tidak sesuai sehingga akhirnya

memperlambat kemajuan organisasi itu sendiri.

d. Teknologi seyogyanya dimanfaatkan dengan maksimal, sehingga dalam

beberapa hal, perpindahan pesan berjalan dengan lebih lancar.

Daftar Pustaka

Muhammad, Arni. (2009). Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara.

Morissan. (2009). Teori Komunikasi Organisasi. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Mulyana, Deddy. (2009). Ilmu Komunikasi: Suatu Pengantar. Bandung: Remaja

Rosdakarya.

Pawito. (2007). Penelitian Komunikasi Kualitatif. Yogyakarta: LkiS.

Pace, R. W. & Faules, F. D. (2001). Komunikasi Organisasi: Strategi

Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: Remaja Rosdakarya.

AIESEC International. (2008). 60 Years of Activating Youth Leadership.

Rotterdam: AIESEC International.

Wibowo. (2014). Perilaku dalam Organisasi. Jakarta: Rajagrafindo Persada.

Spaho, Keenan. (2013). Organizational Communication and Conflict

Management. Management Journal, Vol. 18, No. 1, Hal. 103-118.

AIESEC in Indonesia. Diperoleh pada Januari 5, 2015 dari

http://aiesec.or.id/aiesec/aiesec-indonesia/.

AIESEC UNS History. (2013). Diperoleh pada Januari 5, 2015 dari

http://aiesec.uns.ac.id/category/about-aiesec-uns/.

Expanding Horizons Since 1948. Diperoleh pada Januari 5, 2015 dari

http://aiesec.org/about-aiesec/story/.

Mengenal Dunia Kampus dan Ormawa. (2012). Diperoleh pada Mei 20, 2014 dari

http://mjeducation.com/mengenal-dunia-kampus-ukm-dan-ormawa/.

What Do We Mean by “Youth”?. Diperoleh pada Mei 28, 2014 dari

http://www.unesco.org/new/en/social-and-human-

sciences/themes/youth/youth-definition/.

UKM. Diperoleh pada Mei 20, 2014 dari http://uns.ac.id/id/kehidupan-

kampus/ukm/.