JUDUL AKTUALISASI PENINGKATAN PENGELOLAAN ARSIP...

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN II/c BATCH 4

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH VI SURABAYA

PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

JUDUL AKTUALISASI

PENINGKATAN PENGELOLAAN ARSIP

LAPORAN PAKET PEKERJAAN PADA

SUBDIREKTORAT GEOMETRIK,

PERKERASAN, DAN DRAINASE

DISUSUN OLEH :

NAMA : YESSIE JULINANDA

NIP : 19940717 201802 2 001

FORMASI JAFUNG : TEKNIK JALAN DAN

JEMBATAN AHLI

PERTAMA

UNIT ORGANISASI : DIREKTORAT JENDERAL

BINA MARGA

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH. VI SURABAYA




TAHUN 2018

DISUSUN OLEH :

NAMA : HELDA AYU WULANSARI

NIP : 199412072018022001

FORMASI JAFUNG : TEKNIK JALAN DAN JEMBATAN TERAMPIL

UNIT ORGANISASI : DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA

i

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN II/c BATCH 4

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH VI SURABAYA




LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

PENINGKATAN PENGELOLAAN ARSIP LAPORAN PAKET PEKERJAAN

PADA SUBDIREKTORAT GEOMETRIK, PERKERASAN, DAN DRAINASE

Disusun oleh :

HELDA AYU WULANSARI

199412072018022001

TEKNIK JALAN DAN JEMBATAN TERAMPIL

DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA

DISEMINARKAN PADA :

HARI : JUM’AT

TANGGAL : 16 NOVEMBER 2018

MENTOR

(Encep Imam R., ST., SE., MM.)

NIP. 196401051991031012

COACH

(Yosi Darmawan A., S.T., M.T.)

NIP. 197709042003121005

PENYELENGGARA BALAI

DIKLAT PUPR WIL. VI

SURABAYA

(Ahmad Kholidi Nasution, S.ST., M.T.)

NIP. 196703041993031007

KEPALA PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN

JABATAN FUNGSIONAL, BADAN PENGEMBANGAN SUMBER

DAYA MANUSIA, KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN

PERUMAHAN RAKYAT

(Ir. Nicodemus Daud, M.Si )

NIP. 196412301997031002

ii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa penulis panjatkan atas rahmat dan

karunia-Nya yang tak putus diberikan hingga penulis dapat menyelesaikan laporan

kegiatan aktualisasi ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Laporan kegiatan

aktualisasi ini disusun sebagai pemenuhan salah satu syarat untuk menyelesaikan

Pelatihan Dasar untuk Calon PNS Kementerian PUPR Tahun 2018.

Kegiatan aktualisasi ini berisi tentang pengelolaan arsip fisik dari laporan paket

pekerjaan yang ada di Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase. Isu ini

diangkat dan dicari penyelesaiannya, kemudian diaplikasikan dengan harapan

dapat meningkatkan kinerja dari Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan

Drainase.

Terima kasih kepada pihak-pihak yang telah memberikan kontribusi dalam

membantu penulis menyelesaikan laporan kegiatan aktualisasi, khususnya kepada:

1. Ir. Sugeng Gunadi, selaku mentor yang telah memberikan arahan dan

bimbingan selama proses penyusunan laporan kegiatan aktualisasi.

2. Ir. B. Gawan Soesetyo, M.T., selaku co-mentor yang telah memberikan

bimbingan dan masukan selama proses penyusunan rancangan aktualisasi.

3. Yosi Darmawan Arifianto, S.T., M.T., selaku coach yang telah memberikan

bantuan, saran, arahan, dan bimbingan selama penyusunan laporan kegiatan

aktualisasi.

4. Ir. Kemas Mohamad Nur Asikin, M.T., selaku penguji seminar rancangan

aktualisasi yang telah memberikan masukan terhadap rancangan aktualisasi

agar menjadi lebih baik.

5. Rekan-rekan CPNS Kementerian PUPR Batch IV, khususnya Kelas C, The

Bambangs, dan mentee lain yang sementor. Terima kasih banyak! Kalian

keren!

Penyusunan laporan kegiatan aktualisasi ini tidak luput dari kesalahan dan

kekurangan, oleh karena itu penulis memohon maaf dan mengharapkan pembaca

untuk memberikan kritik, saran, dan masukan yang membangun demi

penyempurnaan aktualisasi ini. Semoga laporan kegiatan aktualisasi ini dapat

menjadi manfaat bagi penulis dan pembaca pada umumnya.

Jakarta, November 2018

Penulis

iii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ..................................................................................... i

KATA PENGANTAR ............................................................................................ ii

DAFTAR ISI .......................................................................................................... iii

DAFTAR GAMBAR .............................................................................................. v

DAFTAR TABEL .................................................................................................. vi

BAB 1 PENDAHULUAN ...................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ......................................................................................... 1

1.2 Tujuan Kegiatan ....................................................................................... 2

1.3 Ruang Lingkup ......................................................................................... 2

BAB 2 GAMBARAN UNIT KERJA ..................................................................... 3

2.1 Deskripsi Organisasi ................................................................................. 3

2.1.1 Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat ................... 3

2.1.2 Direktorat Jenderal Bina Marga ........................................................ 3

2.1.3 Direktorat Pembangunan Jalan ......................................................... 4

2.1.4 Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase ........................ 4

2.2 Tugas Pokok Fungsi dan Struktur Organisasi .......................................... 4

2.2.1 Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat ................... 4

2.2.2 Direktorat Jenderal Bina Marga ........................................................ 5

2.2.3 Direktorat Pembangunan Jalan ......................................................... 6

2.2.4 Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase ........................ 7

2.3 Tugas Jabatan Peserta (SKP) .................................................................... 8

BAB 3 DESKRIPSI RANCANGAN AKTUALISASI .......................................... 9

3.1 Penetapan Isu ............................................................................................ 9

3.2 Gagasan Pemecahan Isu ......................................................................... 10

3.3 Matriks Rancangan Aktualisasi .............................................................. 10

BAB 4 PELAKSANAAN AKTUALISASI.......................................................... 14

4.1 Deskripsi Kegiatan Aktualisasi .............................................................. 14

4.1.1 Kegiatan 1 ....................................................................................... 14

4.1.2 Kegiatan 2 ....................................................................................... 14

4.1.3 Kegiatan 3 ....................................................................................... 15

iv

4.1.4 Kegiatan 4 ....................................................................................... 15

4.1.5 Kegiatan 5 ....................................................................................... 15

4.1.6 Kegiatan 6 ....................................................................................... 16

4.1.7 Kegiatan 7 ....................................................................................... 16

4.2 Uraian Teknik Aktualisasi, Hambatan, dan Manfaat ............................. 17

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ................................................................ 22

5.1 Kesimpulan ............................................................................................. 22

5.2 Saran ....................................................................................................... 22

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 23

LAMPIRAN

v

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Susunan organisasi Kementerian PUPR .................................................. 5

Gambar 2.2 Struktur organisasi Direktorat Jenderal Bina Marga .............................. 6

Gambar 2.3 Struktur organisasi Direktorat Pembangunan Jalan ............................... 7

Gambar 2.4 Susunan organisasi Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan

Drainase ............................................................................................................................. 8

vi

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Sasaran Kinerja Pegawai (CPNS) ........................................................... 8

Tabel 3.1 Tapisan Isu Menggunakan Metode USG ................................................ 9

Tabel 3.2 Matriks Rancangan Aktualisasi ............................................................ 11

Tabel 4.1 Matriks Teknik Aktualisasi, Hambatan, dan Manfaat .......................... 18

1

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pesatnya perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK)

mempengaruhi kehidupan masyarakat dunia dari berbagai aspek. Tak bisa

dipungkiri bahwa seiring dengan perkembangan dan kemajuan jaman, Pemerintah

dituntut untuk dapat memberikan pelayanan yang terbaik kepada masyarakat.

Namun sayangnya, berdasarkan data yang diambil dari GovData 360 The World

Bank menunjukkan bahwa survey yang telah dilakukan pada tahun 2016

memberikan hasil yang jauh dari kata memuaskan. Indonesia mendapatkan skor

sebesar 0,01 untuk Indeks Efektifitas Kinerja Pemerintahan (Government

Effectiveness), di mana Indonesia berada di bawah Malaysia yang memiliki indeks

sebesar 0,88 dan Singapura sebesar 2,21. Hal ini menunjukkan bahwa kinerja

pemerintahan yang ada saat ini masih belum efektif.

Berdasarkan data dari Badan Kepegawaian Negara (BKN), pada tahun 2016

Indonesia memiliki 4,37 juta orang yang bekerja sebegai PNS. Memang jika

dibandingkan dengan jumlah populasi di Indonesia, hanya 1,69% masyarakat

yang bekerja sebagai PNS. Jika dihitung, berarti satu orang PNS memiliki

tanggung jawab untuk melayani 58 orang penduduk. Meskipun begitu, pada tahun

yang sama, pengeluaran negara untuk belanja pegawai pusat mencapai 31,3%,

lebih tinggi jika dibandingkan dengan proporsi belanja barang dan modal yang

hanya mencapai 26%. Dengan alokasi belanja negara yang besar, wajar jika

masyarakat menuntut adanya peningkatan pelayanan oleh Pemerintah.

Sejak tahun 2010, program Reformasi Birokrasi mulai dijalankan bersamaan

dengan keluarnya Peraturan Presiden Republik Indonesia No. 81 Tahun 2010

tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 – 2025. Program ini menetapkan

8 (delapan) area perubahan yang meliputi seluruh aspek manajemen

pemerintahan, antara lain organisasi, tata laksana, sumber daya manusia aparatur,

perundang-undangan, pengawasan, akuntabilitas, pelayan publik, dan budaya

kerja aparatur (culture and mindset). Tapi pada kenyataannya, meskipun telah

dicanangkan program Reformasi Birokrasi, efektivitas kinerja pemerintah di

Indonesia masih sangat rendah. Karena itu diperlukan penanganan lebih lanjut

yaitu dengan meningkatkan kinerja pada tiap-tiap unit organisasi. Tidak hanya

hardskill, tapi kemampuan softskill juga masih perlu ditingkatkan. Dengan

mengaplikasikan nilai-nilai ANEKA ke dalam tiap pekerjaan yang dilaksanakan

diharapkan terjadi peningkatan kinerja pegawai yang nantinya akan memberikan

kontribusi positif ke dalam unit organisasi.

2

1.2 Tujuan Kegiatan

Tujuan dari kegiatan aktualisasi ini antara lain :

1. Mengidentifikasi permasalahan yang terjadi di dalam unit organisasi dan

mencari pemecahan masalahnya untuk meningkatkan kinerja unit organisasi;

2. Melaksanakan nilai-nilai ANEKA di dalam unit organisasi.

1.3 Ruang Lingkup

Ruang lingkup dalam pelaksanaan kegiatan aktualisasi ini adalah sebagai berikut :

1. Lokus dari pelaksanaan kegiatan aktualisasi ini adalah di Subdirektorat

Geometrik, Perkerasan, dan Drainase, Direktorat Pembangunan Jalan,

Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Pekerjaan Umum dan

Perumahan Rakyat.

2. Waktu pelaksanaan kegiatan aktualisasi ini adalah 23 (duapuluh tiga) hari

kerja sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan oleh Badan Pengembangan

Sumber Daya Manusia (BPSDM) Kementerian Pekerjaan Umum dan

Perumahan Rakyat.

3

BAB 2

GAMBARAN UNIT KERJA

2.1 Deskripsi Organisasi

2.1.1 Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat

Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (PUPR) Republik

Indonesia merupakan salah satu kementerian yang ada dalam Pemerintahan

Indonesia. Kementerian PUPR berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Presiden untuk urusan pekerjaan umum dan perumahan rakyat. Kementerian

Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat dipimpin oleh seoran Menteri Pekerjaan

Umum dan Perumahan Rakyat. Visi dari Kementerian Pekerjaan Umum dan

Perumahan Rakyat (PUPR) Tahun 2015 – 2019 yaitu “Terwujudnya infrastruktur

pekerjaan umum dan perumahan rakyat yang handal dalam mendukung Indonesia

yang berdaulat, mandiri, dan berkepribadian berlandaskan gotong royong.”

Sebagai upaya untuk mewujudkan visi tahun 2015 – 2019, Kementerian Pekerjaan

Umum dan Perumahan Rakyat memiliki misi yaitu mempercepat pembangunan

infrastruktur sumber daya air untuk ketahanan air, infrastruktur jalan guna

mendukung konektivitas, infrastruktur permukiman dan perumahan rakyat,

mempercepat pembangunan infrastruktur dari pinggiran, dan meningkatkan tata

kelola sumber daya organisasi bidang pekerjaan umum dan perumahan rakyat

yang meliputi sumber daya manusia, pengendalian dan pengawasan, kesertariatan

serta penelitian dan pengembangan untuk mendukung fungsi manajemen meliputi

perencanaan yang terpadu, pengorganisasian yang efisien, pelaksanaan yang tepat,

dan pegawasan yang tepat.

2.1.2 Direktorat Jenderal Bina Marga

Menurut Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat No.

15/PRT/M/2015, Direktorat Jenderal Bina Marga mempunyai tugas

menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang

penyelenggaraan jalan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Direktorat Jenderal Bina Marga dipimpin oleh seorang Direktur Jenderal yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri Pekerjaan Umum dan

Perumahan Rakyat. Direktorat Jenderal Bina Marga terdiri atas Sekertariat

Direktorat Jenderal, Direktorat Pengembangan Jaringan Jalan, Direktorat

Pembangunan Jalan, Direktorat Preservasi Jalan, Direktorat Jembatan, dan

Direktorat Jalan Bebas Hambatan, Perkotaan, dan Fasilitasi Jalan Daerah.

4

2.1.3 Direktorat Pembangunan Jalan

Berdasarkan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat No.

15/PRT/M/2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan

Umum dan Perumahan Rakyat, Direktorat Pembangunan Jalan mempunyai tugas

melaksanakan penyusunan dan bimbingan teknis standar dan pedoman

pembangunan jalan, pembinaan teknik pembangunan jalan serta pelaksanaan

pematauan dan evaluasi kinerja pembangunan jalan. Terdapat 5 (lima)

Subdirektorat dan 1 (satu) Subbagian di Direktorat Pembangunan Jalan, antara

lain Subdirektorat Standar dan Pedoman, Subdirektorat Manajemen Konstruksi,

Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase, Subdirektorat Pemantauan

dan Evaluasi, serta Subbagian Tata Usaha.

2.1.4 Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase

Berdasarkan Peraturan Menteri Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan

Rakyat No. 15/PRT/M/2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian

Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat, Subdirektorat Geometrik, Perkerasan,

dan Drainase bertugas untuk melaksanakan pembinaan teknik geometrik,

perkerasan, dan drainase.

2.2 Tugas Pokok Fungsi dan Struktur Organisasi

2.2.1 Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat

Pada periode tahun 2015 – 2019, Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan

Rakat memiliki visi yaitu “Terwujudnya infrastruktur pekerjaan umum dan

perumahan rakyat yang handal dalam mendukung Indonesia yang berdaulat,

mandiri, dan berkepribadian berlandaskan gotong royong”. Untuk mencapai visi

tersebut, misi yang diemban oleh Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan

Rakyat antara lain :

a. Mempercepat pembangunan infrastruktur sumberdaya air termasuk sumber

daya maritim untuk mendukung ketahanan air, kedaulatan pangan, dan

kedaulatan energi, guna menggerakkan sektor-sektor strategis ekonomi

domestik dalam rangka kemandirian ekonomi;

b. Mempercepat pembangunan infrastruktur jalan untuk mendukung konektivitas

guna meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan pelayanan sistem logistik

nasional bagi penguatan daya saing bangsa di lingkup global yang berfokus

pada keterpaduan konektivitas daratan dan maritim;

c. Mempercepat pembangunan infrastruktur permukiman dan perumahan rakyat

untuk mendukung layanan infrastruktur dasar yang layak dalam rangka

mewujudkan kualitas hidup manusia Indonesia sejalan dengan prinsip

‘infrastruktur untuk semua’;

5

d. Mempercepat pembangunan infrastruktur pekerjaan umum dan perumahan

rakyat secara terpadu dari pinggiran didukung industri konstruksi yang

berkualitas untuk keseimbangan pembangunan antardaerah, terutama di

kawasan tertinggal, kawasan perbatasan, dan kawasan perdesaan, dalam

kerangka NKRI;

e. Meningkatkan tata kelola sumber daya organisasi bidang pekerjaan umum dan

perumahan rakyat yang meliputi sumber daya manusia, pengendalian dan

pengawasan, kesekertariatan serta penelitian dan pengembangan untuk

mendukung fungsi manajemen meliputi perencanaan yang terpadu,

pengorganisasian yang efisien, pelaksanaan yang tepat, dan pengawasan yang

ketat.

Susunan organisasi dari Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat

dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Gambar 2.1 Susunan organisasi Kementerian PUPR

(Sumber : PU.net)

2.2.2 Direktorat Jenderal Bina Marga

Tugas dari Direktorat Jenderal Bina Marga adalah menyelenggarakan perumusan

dan pelaksanaan kebijakan di bidang penyelenggaraan jalan sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan. Untuk melaksanakan tugas tersebut,

Direktorat Jenderal Bina Marga menyelenggarakan fungsi sebagai berikut :

a. Perumusan kebijakan di bidang penyelenggaraan jalan sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan;

b. Pelaksanaan kebijakan di bidang penyelenggaraan jalan nasional;

6

c. Pelaksanaan kebijakan di bidang penguatan konektivitas yang menjadi

prioritas nasional;

d. Penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang penyelenggaraan

jalan;

e. Pemberian bimbingan teknis dan supervisi di bidang penyelenggaraan jalan;

f. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang penyelenggaraan jalan;

g. Pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal Bina Marga; dan

h. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Menteri Pekerjaan Umum dan

Perumahan Rakyat.



Gambar 2.2 Struktur organisasi Direktorat Jenderal Bina Marga

(Sumber: Peraturan Menteri PUPR No. 15/PRT/M/2015)

2.2.3 Direktorat Pembangunan Jalan

Direktorat Pembangunan Jalan bertugas untuk melaksanakan penyusunan dan

bimbingan teknis standar dan pedoman pembangunan jalan, pembinaan teknik

pelaksanaan manajemen konstruksi pembangunan jalan, pembinaan teknik

pembangunan jalan serta pelaksanaan pemantauan dan evaluasi kinerja

pembangunan jalan. Untuk melaksanakan tugas tersebut, maka Direktorat

Pembangunan Jalan menyelenggarakan fungsi sebagai berikut :

7

a. Penyusunan dan bimbingan teknis standar dan pedoman pembangunan jalan;

b. Pembinaan teknik pelaksanaan manajemen konstruksi pembangunan jalan;

c. Pembinaan teknik geometrik, perkerasan, dan drainase;

d. Pembinaan teknik geoteknik dan manajemen lereng;

e. Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi kinerja pembangunan jalan; dan

f. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Direktorat.



Gambar 2.3 Struktur organisasi Direktorat Pembangunan Jalan


2.2.4 Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase

Tugas dari Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase adalah

melaksanakan pembinaan teknik geometric, perkerasan, dan drainase. Untuk

melaksanakan tugas tersebut, maka Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan

Drainase menyelenggarakan fungsi sebagai berikut :

a. Pembinaan perencanaan teknik geometrik jalan;

b. Penyusunan dan pengembangan identifikasi kondisi dan kerusakan perkerasan

jalan serta pemodelan geometrik dan kerusakan jalan;

c. Penyediaan konsultasi teknis geometrik jalan, perkerasan jalan dan drainase;

d. Pembinaan perencanaan dan pelaksanaan teknis konstruksi perkerasan dan

drainase jalan;

e. Pengembangan dan pembinaan pelaksanaan teknologi bahan perkerasan; dan

f. Pembinaan penerapan teknik jalan kategori khusus, teknologi baru dan

teknologi tinggi.

8

Susunan organisasi yang ada pada Subdirektorat Geometerik, Perkerasan, dan

Drainase dapat dilihat pada Gambar 2.4.

Gambar 2.4 Susunan organisasi Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan

Drainase


2.3 Tugas Jabatan Peserta (SKP)

Sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum

dan Perumahan Rakyat, maka diwajibkan untuk membuat Sasaran Kinerja

Pegawai (SKP) yang merupakan suatu indikator keberhasilan CPNS dalam

melaksanakan tugasnya sebagai ASN di lingkungan Kementerian Pekerjaan

Umum dan Perumahan Rakyat. Kegiatan aktualisasi yang dilaksanakan

merupakan salah satu dari tugas yang ada di dalam SKP tersebut. SKP dari CPNS

Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat dapat dilihat pada Tabel

2.1.

Tabel 2.1 Sasaran Kinerja Pegawai (CPNS)

KEGIATAN TUGAS JABATAN AK

TARGET

KUAN/

OUTPUT

KUAL/

MUTU WAKTU BIAYA

Menyusun tugas mandiri selama orientasi 4 lap 100 4 bln

Mengikuti pelatihan dasar 1 lap 100 5 bln

Mengikuti pelatihan fungsional 1 lap 100 1 bln

Mengikuti pelatihan teknis 1 lap 100 1 bln

Mengikuti pelatihan penyusunan karya ilmiah dan pelaporan 1 lap 100 1 bln

Mengikuti pengenalan kelitbangan 1 lap 100 2 bln

Mengikuti diklat bela negara 1 lap 100 1 bln

Mengisi buku lembar pencatatan hasil kerja CPNS 1 lap 100 11 bln

Menyusun laporan selama mengikuti OJT 5 lap 100 3 bln

Mengikuti pelatihan manajemen konstruksi 1 lap 100 1 bln

Subdirektorat

Geometrik, Perkerasan, dan Drainase

Seksi Geometrik Seksi Perkerasan Jalan dan Drainase

9

BAB 3

DESKRIPSI RANCANGAN AKTUALISASI

3.1 Penetapan Isu

Selama melaksanakan On the Job Training di Subdirektorat Geometrik,

Perkerasan, dan Drainase, Direktorat Pembangunan Jalan, Direktorat Jenderal

Bina Marga, didapatkan beberapa isu yang perlu mendapatkan perhatian khusus

dan dicari penanganannya. Isu-isu tersebut antara lain sebagai berikut :

1. Terjadinya penumpukan surat masuk;

2. Belum adanya sharing data dan printer antar computer;

3. Sulitnya melakukan pengecekan arsip laporan paket pekerjaan yang sudah

selesai;

4. Tata letak inventaris kantor yang kurang rapi.

Untuk menentukan isu utama (core issue) yang akan diangkat, dilakukan tapisan

isu dengan menggunakan metode Urgency, Seriousness, Growth (USG). Metode

ini menggunakan penilaian dalam skala 1 (satu) sampai 5 (lima) untuk masing-

masing kriteria, di mana skala 1 (satu) merupakan ukuran terendah, sedangkan

skor 5 (lima) adalah ukuran tertinggi atau terparah di mana semakin tinggi skala

menunjukkan besarnya kebutuhan akan penyelesaian dari isu. Total skor dari

ketiga kriteria tersebut nantinya dijumlahkan dan untuk isu dengan total skor yang

terbesar akan diangkat sebagai isu utama. Berdasarkan hasil tapisan dengan

menggunakan metode USG, didapatkan hasil yang dapat dilihat pada Tabel 3.1.

Tabel 3.1 Tapisan Isu Menggunakan Metode USG

(Sumber: Olahan pribadi)

No. Isu Skor

Total Urgency Seriousness Growth

1. Terjadinya penumpukan surat

masuk 3 3 3 9

2. Belum adanya sharing data

dan printer antar computer 2 3 3 8

3.

Sulitnya melakukan

pengecekan arsip laporan

paket-paket pekerjaan

4 4 4 12

4. Tata letak inventaris kantor

yang kurang rapi 2 3 3 8

Dari Tabel 3.1, diketahui core issue atau isu utama yaitu “sulitnya melakukan

pengecekan arsip laporan paket-paket pekerjaan” dengan total skor sebanyak 12

10

(duabelas) poin. Selanjutnya, akan dicari solusi pemecahan masalah dari isu

tersebut agar tidak berkembang dan menjadi lebih parah.

3.2 Gagasan Pemecahan Isu

Berdasarkan core issue yang telah didapatkan yaitu “sulitnya melakukan

pengecekan arsip laporan paket-paket pekerjaan”, gagasan pemecahan masalah

yang dapat diterapkan untuk menanggulanginya adalah “Peningkatan Pengelolaan

Arsip Laporan Paket Pekerjaan pada Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan

Drainase”. Dari gagasan ini, selanjutnya dikembangkan menjadi beberapa

kegiatan yang nantinya akan menjadi output berupa pengorganisiran arsip laporan

paket pekerjaan dan pembuatan index yang terdigitalisasi, termasuk dengan

penyimpanan online agar dapat diakses dengan mudah.

3.3 Matriks Rancangan Aktualisasi

Gagasan pemecahan dari core issue yang telah diangkat direalisasikan menjadi

serangkaian kegiatan yang diaplikasikan secara nyata. Tahapan-tahapan kegiatan

yang telah dilakukan pada kegiatan aktualisasi dapat dilihat pada Tabel 3.2.

11

Tabel 3.2 Matriks Rancangan Aktualisasi


Unit Kerja : Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase, Direktorat Pembangunan Jalan

Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat

Identifikasi Isu : 1. Terjadinya penumpukan surat masuk.

2. Belum adanya sharing data dan printer antar komputer.

3. Sulitnya melakukan pengecekan arsip laporan paket-paket pekerjaan.

4. Kurang rapinya tata letak inventaris kantor.

Isu yang Diangkat : Sulitnya melakukan pengecekan arsip laporan paket-paket pekerjaan dikarenakan kurang teraturnya tata

perletakan arsip laporan.

Gagasan Pemecahan Isu : Pengelolaan Arsip Laporan Paket Pekerjaan di Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase

NO KEGIATAN TAHAPAN KEGIATAN OUTPUT/HASIL

KETERKAITAN

SUBSTANSI MATA

PELATIHAN

KONTRIBUSI

TERHADAP

VISI DAN MISI

ORGANISASI

PENGUASAAN

ORGANISASI

1. Berkoordinasi dengan Kasubdit

GPD tentang pengelolaan arsip

laporan paket-paket pekerjaan

yang sudah selesai dan pem-

buatan indeks penyimpanan

arsip.

Membuat janji dengan Kasubdit. - Jadwal bertemu

dengan Kasubdit;

- Izin dan

rekomendasi

Kasubdit.

Akuntabilitas

(bertanggung jawab),

Nasionalisme (saling

menghormati), Etika

Publik (menghormati).

Pengelolaan

arsip laporan

mendukung

Misi Kemen-

terian Pekerjaan

Umum dan

Perumahan

Rakyat khusus-

nya misi ke-7

yaitu

Integritas

(menjunjung

tinggi kejujuran

dalam melak-

sanakan amanah

yang telah

diemban),

Profesional

(memiliki

komitmen untuk

bekerja secara

Menemui dan mengkomunikasi-

kan maksud dan tujuan dengan

sopan dan jelas kepada

Kasubdit.

2. Mempelajari peraturan-peraturan

tentang tata pengelolaan arsip

yang ada di Kementerian

Pekerjaan Umum dan

Perumahan Rakyat.

Mencari peraturan-peraturan

yang terkait dengan tata

pengelolaan arsip.

- Resume peraturan

terkait tata penge-

lolaan arsip.

(target: 2 resume

peraturan)

Akuntabilitas (ber-

tanggungjawab), Etika

Publik (cermat, taat

pada peraturan), dan

Anti Korupsi (peduli). Mempelajari peraturan tentang

tata pengelolaan arsip.

12

Tabel 3.2 Matriks Rancangan Aktualisasi (Lanjutan)



KETERKAITAN

SUBSTANSI MATA

PELATIHAN

KONTRIBUSI

TERHADAP

VISI DAN MISI

ORGANISASI

PENGUASAAN

ORGANISASI

3. Berkoordinasi dengan sekertaris

dan/atau pegawai yang memiliki

wewenang dalam sistem

pengarsipan di lingkungan kerja

tersebut.

Membuat janji dengan sekertaris

dan/atau pegawai terkait.

- Jadwal bertemu

dengan sekertaris

dan/atau pegawai

terkait;

- Mendapatkan

akses arsip

laporan paket

pekerjaan.

Akuntabilitas


Nasionalisme (saling

menghormati), dan

Etika Publik (hormat

dan sopan).

“Menyelenggara

kan dukungan

manajemen

fungsional dan

sumber daya

akuntabel dan

kompeten,

terintegrasi serta

inovatif dengan

menerapkan

prinsip-prinsip

Good

Governance”.

optimal, efektif,

dan efisien),

Orientasi Misi,

dan Visioner

(mampu

mengejar

perkembangan

jaman dengan

mempermudah

akses arsip

laporan).

Menemui dan mengkomu-

nikasikan maksud dan tujuan

dengan sopan dan jelas kepada

sekertaris dan/atau pegawai

terkait.

4. Menyediakan tempat untuk

penataan arsip laporan paket-

paket pekerjaan.

Merapikan lemari yang terisi

penuh dan kurang teratur.

- Tersedianya

lemari tempat

penyimpanan

arsip.

Etika Publik (bertang-

gung jawab), Komit-

men Mutu (efisiensi),

dan Anti Korups

(sederhana)

Menyingkirkan arsip yang tidak

terpakai.

5. Mengelola arsip laporan paket-

paket pekerjaan.

Mengumpulkan arsip laporan


- Terorganisirnya

arsip laporan pa-

ket pekerjaan se-

suai dengan daftar

penomorannya.

(target : 1 paket

pekerjaan/50

laporan)

Akuntabilitas (konsis-

tensi indeks penomor-

an dengan fisik lapor-

an), Etika Publik (disi-

plin), Komitmen Mutu

(efektif & efisien),

dan Anti Korupsi

(bertanggung jawab)

Membuat indeks penomoran

sederhana.

Menyusun arsip laporan paket-

paket pekerjaan

Melakukan update tabel daftar

penomoran secara berkala.

13

Tabel 3.2 Matriks Rancangan Aktualisasi (Lanjutan)



KETERKAITAN

SUBSTANSI MATA

PELATIHAN

KONTRIBUSI

TERHADAP

VISI DAN MISI

ORGANISASI

PENGUASAAN

ORGANISASI

6. Membuat penyimpanan digital

dari arsip laporan paket-paket

pekerjaan.

Membuat table indeks

penyimpanan digital sebagai

cadangan penyimpanan arsip

laporan.

- Indeks digital;

- File arsip laporan

yang berbentuk

digital;

- File arsip laporan

sudah diunggah.

(target : 1 paket

pekerjaan)

Akuntabilitas (konsis-

tensi), Etika Publik

(disiplin), Komitmen

Mutu (inovasi), dan

Anti Korupsi (ber-

tanggung jawab).

Melakukan scanning.

Mengunggah file hasil scan ke

ruang penyimpanan digital.

7. Sosialisasi pentingnya

pengelolaan arsip laporan paket-

paket pekerjaan.

Membuat konsep dan desain

poster tentang pengelolaan arsip.

- Poster (target : 1

poster)

Akuntabilitas (partisi-

patif), Etika Publik


Manajemen ASN

(meningkatkan kom-

petensi pegawai).

Mencetak poster yang telah

dibuat.

Menempel poster-poster di

Subdit GPD.

Menyebarkan kuesioner ke

pegawai yang ada di Subdit

GPD

14

BAB 4

PELAKSANAAN AKTUALISASI

4.1 Deskripsi Kegiatan Aktualisasi

Untuk mendukung gagasan pemecahan isu yang telah dijabarkan sebelumnya,

diketahui terdapat 7 (tujuh) kegiatan yang harus dilaksanakan. Kegiatan-kegiatan

tersebut telah dilaksanakan dengan pelaksanaan masing-masing kegiatan antara

lain sebagai berikut :

4.1.1 Kegiatan 1

Nama Kegiatan : Berkoordinasi dengan Kasubdit GPD tentang

pengelolaan arsip laporan paket-paket pekerjaan

yang sudah selesai dan pembuatan index

penyimpanan arsip

Waktu Kegiatan : 15 Oktober 2018

Output Kegiatan : Jadwal bertemu, izin, dan rekomendasi dari

Kasubdit GPD

Tahapan Kegiatan :

1. Membuat janji dengan Kasubdit terkait.

Untuk dapat menemui Kasubdit GPD, diperlukan pembuatan janji

terlebih dahulu. Diawali dengan menemui Sekertaris dan

mengutarakan maksud dan tujuan menemui Kasubdit GPD.

Selanjutnya, dapat membuat janji untuk bertemu dengan Kasubdit

GPD pada Sekertaris.

2. Menemui dan mengkomunikasikan maksud dan tujuan dengan sopan

dan jelas kepada Kasubdit terkait.

Bertemu dengan Kasubdit GPD pada waktu dan tempat yang telah

ditentukan sebelumnya. Kemudian mengutarakan tentang rencana

kegiatan aktualisasi yang telah diseminarkan dan penerapannya yang

akan mengambil tempat di Subdit GPD.

4.1.2 Kegiatan 2

Nama Kegiatan : Mempelajari peraturan-peraturan tentang tata

pengelolaan arsip yang ada di Kementerian

Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat

Waktu Kegiatan : 16 – 19 Oktober 2018

Output Kegiatan : Resume peraturan terkait tata pengelolaan arsip

(target: 3 resume peraturan)

Tahapan Kegiatan :

1. Mencari peraturan-peraturan yang terkait dengan tata pengelolaan

arsip.

Sebelum memulai kegiatan aktualisasi, perlu diketahui landasan

aturan tentang kegiatan pengorganisiran arsip-arsip yang ada di

Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.

15

2. Mempelajari peraturan tentang tata pengelolaan arsip.

Peraturan-peraturan yang sudah didapatkan kemudian dibaca dan

dipahami dengan membuat resumenya.

4.1.3 Kegiatan 3

Nama Kegiatan : Berkoordinasi dengan sekertaris dan/atau pegawai

yang memiliki wewenang dalam sistem

pengarsipan di lingkungan kerja tersebut.


Output Kegiatan : Jadwal bertemu sekertaris dan/atau pegawai

terkait, dan akses arsip laporan pekerjaan.

Tahapan Kegiatan :

1. Membuat janji dengan sekertaris dan/atau pegawai terkait untuk

bertemu dan berdiskusi perihal kegiatan aktualisasi yang akan

dilaksanakan di Subdit GPD.

2. Menemui dan mengkomunikasikan maksud dan tujuan dengan sopan

dan jelas kepada sekertaris dan/atau pegawai terkait.

Bertemu dengan sekertaris dan/atau pegawai terkait pada waktu dan

tempat yang telah ditentukan sebelumnya. Kemudian mengutarakan

tentang rencana kegiatan aktualisasi yang telah diseminarkan dan

penerapannya yang akan mengambil tempat di Subdit GPD, serta

meminta izin akses untuk merapikan arsip-arsip laporan yang ada.

4.1.4 Kegiatan 4

Nama Kegiatan : Menyediakan tempat untuk penataan arsip laporan



Output Kegiatan : Tersedianya ruangan di lemari tempat

penyimpanan arsip

Tahapan Kegiatan :

1. Merapikan lemari yang terisi penuh dan kurang teratur.

Untuk menyusun arsip-arsip laporan diperlukan tempat penyimpanan,

di mana didapatkan dengan merapikan lemari yang sudah tersedia

dan terisi oleh berkas-berkas lain.

2. Menyingkirkan arsip tidak terpakai.

Lemari yang penuh dapat dikosongkan dengan cara memilah berkas-

berkas sesuai dengan kategorinya.

4.1.5 Kegiatan 5

Nama Kegiatan : Mengelola arsip laporan paket-paket pekerjaan

Waktu Kegiatan : 31 Oktober – 13 November 2018

Output Kegiatan : Terorganisirnya arsip laporan paket-paket

pekerjaan sesuai dengan daftar penomorannya.

Tahapan Kegiatan :

1. Mengumpulkan arsip laporan paket-paket pekerjaan.

Setiap laporan dari paket-paket pekerjaan yang ada dikumpulkan dan

dibuat tabel untuk mencatat setiap laporan yang ada.

16

2. Membuat indeks penomoran sederhana.

Dari masing-masing laporan yang telah terdaftar kemudian dibuat

indeks penomoran sederhana berupa nomor panggil untuk masing-

masing dokumen. Nomor panggil dicetak pada kertas HVS berwarna

untuk kemudian dipotong dan tempelkan pada laporan.

3. Menyusun arsip laporan paket-paket pekerjaan.

Arsip-arsip laporan yang sudah diberi nomor panggil, disusun

berdasarkan urutan dan dikelompokan ke dalam masing-masing

kategori yang telah dibuat.

4. Melakukan update tabel daftar penomoran secara berkala.

Untuk laporan yang baru saja terkumpul agar diberikan nama panggil

dan dimasukan ke dalam tabel daftar penomoran, kemudian dapat

disusun dan dimasukan ke dalam lemari yang sesuai.

4.1.6 Kegiatan 6

Nama Kegiatan : Membuat penyimpanan digital dari arsip laporan


Waktu Kegiatan : 7 – 13 November 2018

Output Kegiatan : Indeks digital dan soft file laporan yang telah

terunggah dalam penyimpanan digital.

Tahapan Kegiatan :

1. Membuat tabel indeks penyimpanan digital sebagai cadangan

penyimpanan arsip laporan.

Daftar arsip-arsip laporan yang telah diberikan nomor panggil

kemudian dibuat salinan digitalnya melalui media Google Sheets

untuk mempermudah akses untuk pencarian arsip.

2. Melakukan scanning.

Arsip-arsip laporan yang telah diberikan nama panggil kemudian

dibuat versi digitalnya dengan melakukan scanning. Hasilnya berupa

berkas digital dengan format PDF.

3. Mengunggah file hasil scan ke penyimpanan digital.

Berkas (file) digital yang ada kemudian diunggah ke dalam

penyimpanan digital dengan media Google Drive untuk

mempermudah akses arsip-arsip laporan.

4.1.7 Kegiatan 7

Nama Kegiatan : Sosialisasi pentingnya pengelolaan arsip laporan


Waktu Kegiatan : 13 – 14 November 2018

Output Kegiatan : Poster

Tahapan Kegiatan :

1. Membuat konsep dan desain poster tentang pengelolaan arsip.

Kegiatan sosialisasi diwujudkan dengan pembuatan poster mengenai

pentingnya pengelolaan arsip laporan.

2. Mencetak poster yang telah dibuat.

Poster yang telah dibuat kemudian dicetak dengan ukuran A4.

3. Menempel poster di lingkungan Subdit GPD.

Poster yang telah dicetak selanjutnya ditempel di lingkungan Subdit

17

GPD agar dapat diketahui oleh staf Subdit GPD.

4.2 Uraian Teknik Aktualisasi, Hambatan, dan Manfaat

Kegiatan pelaksanaan aktualisasi dilaksanakan dalam waktu 23 (dua puluh tiga)

hari kalender yang dimulai pada tanggal 15 Oktober 2018 sampai dengan 14

November 2018. Uraian teknik aktualisasi, hambatan, dan manfaat yang didapat

selama kegiatan aktualisasi dapat dilihat pada Tabel 4.1.

18

Tabel 4.1 Matriks Teknik Aktualisasi, Hambatan, dan Manfaat


Unit Kerja : Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase, Direktorat Pembangunan Jalan

Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat

Identifikasi Isu : 1. Terjadinya penumpukan surat masuk.

2. Belum adanya sharing data dan printer antar komputer.

3. Sulitnya melakukan pengecekan arsip laporan paket-paket pekerjaan.

4. Kurang rapinya tata letak inventaris kantor.

Isu yang Diangkat : Sulitnya melakukan pengecekan arsip laporan paket-paket pekerjaan dikarenakan kurang teraturnya tata

perletakan arsip laporan.

Gagasan Pemecahan Isu : Pengelolaan Arsip Laporan Paket Pekerjaan di Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase

NO KEGIATAN URAIAN TEKNIK AKTUALISASI

& NILAI DASAR ASN HAMBATAN MANFAAT

1. Berkoodinasi dengan

Kepala Subdirektorat

Geometrik, Perkerasan,

dan Drainase tentang

pengelolaan arsip laporan


yang sudah selesai dan

pembuatan indeks

penyimpanan arsip.

Penulis menghubungi Ibu Syarifah Huzaimah (sekertaris) dengan

sopan santun serta menyampaikan dengan jelas maksud dan tujuan

menemui Bapak Ir. Sugeng Gunadi (Kasubdit GPD). Setelah

dikonfirmasi oleh Ibu Syarifah bahwa Kasubdit GPD dapat ditemui,

penulis memasuki Ruang Kasubdit dan bertemu dengan Bapak

Sugeng. Diskusi dimulai dari penulis yang mengutarakan maksud

dan tujuan menemui Kasubdit, setelahnya penulis menjelasakan

perihal kegiatan pengelolaan arsip laporan paket pekerjaan yang ada

di Subdit GPD. Penulis menghormati dan menerima masukan dari

Kasubdit, serta berencana melaksanakannya sesuai dengan arahan

sebagai bentuk tanggung jawab.

- Mendapat masukan dan

dukungan dari Kasubdit

GPD sehingga kegiatan

aktualisasi dapat

langsung dilaksanakan.

19

Tabel 4.1 Matriks Teknik Aktualisasi, Hambatan, dan Manfaat (Lanjutan)




2. Mempelajari peraturan-

peraturan tentang tata

pengelolaan arsip yang

ada di Kementerian

Pekerjaan Umum dan

Perumahan Rakyat.

Sebelum melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip laporan, penulis

mencari ladasan peraturan yang berkaitan dengan pengelolaan arsip

laporan di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dan

Perumahan Rakyat. Penulis mencari setiap peraturan yang ada

dengan cermat. Peraturan-peraturan yang terkait kemudian

dipelajari sebagai bentuk kepedulian dan taat pada peraturan.

Peraturan yang didapat kemudian diringkas sebagai bentuk

tanggung jawab.

- Menambah pengetahuan

tentang tata pengelolaan

arsip di lingkungan

Kementerian PUPR

sehingga membantu

pelaksanaan aktualisasi

yang sesuai dengan

aturan yang berlaku.

3. Berkoordinasi dengan

sekertaris dan/atau

pegawai yang memiliki

wewenang dalam sistem

pengarsipan di

lingkungan kerja

tersebut.

Penulis menemui Ibu Rina Kumalasari, S.T., M.T. selaku Kepala

Seksi Perkerasan Jalan dan Drainase di Subdit GPD untuk membuat

janji dengan sopan santun serta menyampaikan dengan jelas

maksud dan tujuan. Seteleh Ibu Rina dapat ditemui, penulis

memulai diskusi dengan menjelasakan perihal kegiatan pengelolaan

arsip laporan paket pekerjaan yang ada di Subdit GPD. Penulis

menghormati dan menerima masukan dari Ibu Rina, serta

berencana melaksanakannya sesuai dengan arahan sebagai bentuk

tanggung jawab. Selain itu, penulis juga meminta izin untuk

mengurus arsip laporan yang terkumpul dari tiap-tiap paket

pekerjaan yang ada di Subdit GPD.

- Mendapat masukan dan

dukungan dari Ibu Rina

selaku Kepala Seksi

Perkerasan dan Drainase,

Subdit GPD, sehingga

kegiatan aktualisasi dapat

langsung dilaksanakan.

20





4. Menyediakan tempat

untuk penataan arsip

laporan paket-paket

pekerjaan.

Untuk meletakan arsip-arsip laporan dari paket-paket pekerjaan

yang ada di Subdit GPD diperlukan tempat penyimpanan.

Pengadaan lemari dilakukan secara sederhana yaitu merapikan

lemari yang sudah tersedia dan terisi penuh. Arsip-arsip yang sudah

tidak terpakai disatukan dan disimpan demi efisiensi ruangan

penyimpanan. Dengan bertanggung jawab, arsip yang masih

terpakai dirapikan kembali ke dalam lemari dan dirapikan.

- Mendapatkan ruang

penyimpanan untuk

arsip-arsip yang baru dan

membuat ruangan lebih

rapi.

5. Mengelola arsip laporan

paket-paket pekerjaan.

Arsip-arsip laporan paket pekerjaan yang sudah selesai,

dikumpulkan. Setelah itu penulis membuat tabel dengan media

Google Sheets yang diisi dengan judul-judul laporan. Tiap-tiap

laporan yang ada diberikan nomor panggil yang sesuai dengan

kategori paket pekerjaan. Pada tabel indeks, nomor panggil juga

dituliskan sesuai dengan yang dituliskan pada fisik laporan, harus

ada konsistensi antara indeks penomoran dengan fisik laporan.

Laporan yang sudah diberi nomor panggil kemudian disusun pada

tempatnya dengan diurutkan sesuai dengan nomor panggil agar

pencarian arsip menjadi lebih mudah, efektif, dan efisien. Penulis

bertanggung jawab untuk secara disiplin melakukan update tabel

indeks penomoran secara berkala jika ada laporan yang masuk.

Ketidakseragaman ben-

tuk penjilidan menyebab-

kan beberapa arsip lapor-

an paket pekerjaan dijilid

spiral. Hal ini menyebab-

kan kesulitan dalam me-

lakukan penempelan no-

mor panggil. Selain itu,

laporan dalam satu paket

pekerjaan belum seluruh-

nya lengkap dikum-

pulkan.

Arsip laporan yang ada

menjadi lebih rapi dan

mempermudah proses

pencarian arsip.

21





6. Membuat penyimpanan

digital dari arsip laporan


Penulis berinovasi melakukan penyimpanan arsip-arsip digital

laporan yang ada di Subdit GPD. Arsip laporan disimpan pada

media Google Drive dengan dikelompokan ke dalam folder

Geomterik, Perkerasan, dan Drainase sesuai dengan bidang

pekerjaannya. Penulis bertanggung jawab untuk menyalin arsip

laporan yang ada di dalam CD dan mengunggahnya ke Google

Drive. Kegiatan ini dilaksanakan secara disiplin dan konsisten

terhadap setiap laporan yang masuk.

Beberapa arsip digital

yang diberikan masih

dalam format document

sehingga Penulis harus

merubahnya menjadi

format pdf.

Mempermudah pencarian

terhadap arsip digital dan

mengurangi resiko

rusaknya arsip digital.

7. Sosialisasi pentingnya

pengelolaan arsip laporan


Serangkaian kegiatan aktualisasi yang telah dilaksanakan kemudian

disosialisasikan kepada seluruh staf yang ada di Subdirektorat

Geometrik, Perkerasan, dan Drainase. Sosialisasi ini dilaksanakan

dengan membuat poster dan kemudian ditempelkan di lingkungan

Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase. Staf diajak

menjadi lebih partisipatif dan bertanggung jawab dalam

mengelola arsip laporan. Dengan sosialisasi ini juga nantinya akan

meningkatkan kompetensi pegawai dalam mengelola arsip

laporan.

- Meningkatkan kesadaran

staf di Subdirektorat

Geometerik, Perkerasan,

dan Drainase tentang

pentingnya pengelolaan

arsip laporan.

22

BAB 5

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Dari pelaksanaan kegiatan aktualisasi yang telah dikerjakan selama 23 (dua puluh

tiga) hari kalender, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Sebelum melaksanakan kegiatan aktualisasi, penting untuk memahami

peraturan-peraturan terkait tata pengelolaan arsip di lingkungan Kementerian

Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat;

2. Pelaksanaan kegiatan aktualisasi harus menyesuaikan dengan kondisi yang

ada di Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase sehingga

diperlukan beberapa penyesuaian terhadap tahapan-tahapan kegiatan yang

telah direncanakan sebelumnya;

3. Tersedianya penyimpanan digital dari arsip-arsip laporan bermanfaat untuk

menghindari terjadinya kerusakan terhadap arsip digital yang ada di

Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase.

5.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan rangkaian kegiatan aktualisasi yang telah dilaksanakan di

Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase, agar kegiatan dapat

dilaksanakan seterusnya maka diperlukan staf yang bertugas khusus untuk

melaksanakan pengelolaan arsip laporan termasuk memberikan nama panggil,

memperbarui indeks arsip, dan mengunggah berkas digital ke penyimpanan digital

yang telah dibuat.

23

DAFTAR PUSTAKA

Gerintya, Scholastica. 2017. Ada 4,37 Juta Orang Bekerja Sebagai PNS,

Efektifkah?. Jakarta: Tirto.id. Diakses pada 1 Agustus 2018.

(https://tirto.id/ada-437-juta-orang-bekerja-sebagai-pns-efektifkah-ctmX)

GovData360. 2016. Government Effectiveness. The World Bank. Diakses pada 1

Agustus 2018.

(https://govdata360.worldbank.org/indicators/h1c9d2797?country=IDN&in

dicator=388&countries=MYS,SGP&viz=line_chart&years=2012,2016)

Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. 2016. Peraturan Menteri

Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor 23/PRT/M/2016 tentang

Penyelenggaraan Arsip Dinamis Kementerian Pekerjaan Umum dan

Perumahan Rakyat.

Kementerian Pekerjaan Umum. 2007. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum

Nomor : 38/PRT/M/2007 tentang Pola Klasifikasi Arsip Departemen

Pekerjaan Umum.

Presiden Republik Indonesia. 2010. Peraturan Presiden Republik Indonesia

Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 –

2025.

https://tirto.id/ada-437-juta-orang-bekerja-sebagai-pns-efektifkah-ctmX

https://govdata360.worldbank.org/indicators/h1c9d2797?country=IDN&indicator=388&countries=MYS,SGP&viz=line_chart&years=2012,2016

https://govdata360.worldbank.org/indicators/h1c9d2797?country=IDN&indicator=388&countries=MYS,SGP&viz=line_chart&years=2012,2016

L A M P I R A N

DOKUMENTASI KEGIATAN

NO. KEGIATAN FOTO DOKUMENTASI

1.

Berkoodinasi dengan

Kepala Subdirektorat

Geometrik, Perkeras-

an, dan Drainase

tentang pengelolaan

arsip laporan paket-

paket pekerjaan yang

sudah selesai dan

pembuatan indeks

penyimpanan arsip.

2.

Mempelajari per-

aturan-peraturan ten-

tang tata pengelolaan

arsip yang ada di

Kementerian

Pekerjaan Umum dan

Perumahan Rakyat.


3.

Berkoordinasi dengan

sekertaris dan/atau

pegawai yang

memiliki wewenang

dalam sistem

pengarsipan di

lingkungan kerja

tersebut.

4.

Menyediakan tempat

untuk penataan arsip

laporan paket-paket

pekerjaan.


5.

Mengelola arsip

laporan paket-paket

pekerjaan.

6.

Membuat penyim-

panan digital dari

arsip laporan paket-

paket pekerjaan.


7.

Sosialisasi penting-

nya pengelolaan arsip

laporan paket-paket

pekerjaan.

OUTPUT KEGIATAN 1 : IZIN DAN REKOMENDASI KASUBDIT

Kegiatan 1 (satu) yaitu berkoodinasi dengan Kepala Subdirektorat Geometrik,

Perkerasan, dan Drainase tentang pengelolaan arsip laporan paket-paket pekerjaan

yang sudah selesai dan pembuatan indeks penyimpanan arsip.

OUTPUT KEGIATAN 2 : RESUME

Kegiatan 2 (dua) yaitu mempelajari peraturan-peraturan tentang tata pengelolaan

arsip yang ada di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.

OUTPUT KEGIATAN 5 : ARSIP BERLABEL NOMOR PANGGIL

Kegiatan 5 (lima) yaitu mengelola arsip laporan paket-paket pekerjaan.

OUTPUT KEGIATAN 6 : ARSIP DIGITAL DAN PENYIMPANANNYA

Kegiatan 6 (enam) yaitu membuat penyimpanan digital dan mengunggah arsip

digital laporan paket-paket pekerjaan. Dapat diakses pada alamat website

bit.ly/ARSIPGPD2018.

OUTPUT KEGIATAN 7 : POSTER

Kegiatan 7 (tujuh) yaitu sosialisasi pentingnya pengelolaan arsip laporan paket-

paket pekerjaan.

JUDUL AKTUALISASI PENINGKATAN PENGELOLAAN ARSIP...

Documents

Transcript of JUDUL AKTUALISASI PENINGKATAN PENGELOLAAN ARSIP...