ISU ADMINISTRASI PERKANTORAN

Oleh : MAYA MUTIA, SE, MM

Analis Kepegawaian Pertama Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur

PEMERINTAH ADALAH PELAYAN MASYARAKAT

SETUJUKAH ANDA??

Kantor Pemerintah

Kantor Pemerintah

Kantor Swasta

Kantor Swasta

1. Persepektif Waktu

Pemerintah

• Pendek

• Tergantung peta politik, rotasi jabatan

Swasta

• Hampir tidak terbatas

• Tergantung kemampuan sendiri

2. Lama Waktu Pelayanan

Pemerintah

• Masa kerja relatif singkat

Swasta

• Masa kerja relatif lebih lama

3. Standar Ukuran Keberhasilan

Pemerintah

•Kabur

• Ex : keberhasilan pelayanan Dinas Kesehatan

Swasta

• Jelas

• Ex : laba perusahaan

4. Personalia

Pemerintah

• Pengendalian dan penempatan pegawai relatif lebih sukar

Swasta

• Pengendalian dan penempatan pegawai lebih mudah

5. Tekanan Pelayanan

Pemerintah

• Aspek pemerataan dan keadilan

• Pencapaian sasaran lebih sulit diukur

Swasta

• Aspek pencapaian efisiensi organisasi

• Pencapaian sasaran mudah diukur

6. Proses

Pemerintah

• Menjadi sorotan publik

Swasta

• Bukan sorotan publik

7. Peran Media Massa

Pemerintah

• Sering berhadapan dengan pers

Swasta

• Jarang berhadapan dengan pers

8. Tekanan Dalam Pengambilan Keputusan

Pemerintah

• Banyak tekanan

Swasta

• Sedikit tekanan

9. Kebebasan Menentukan Langkah

Pemerintah

• Kurang kebebasan menentukan langkah

• Menjadi sorotan lembaga legislatif dan yudikatif

Swasta

• Bebas menentukan langkah dan kebijakan perusahaan

10. Kejelasan Misi

Pemerintah

• Sulit diukur

• Ex : mewujudkan masyarakat sejahtera

Swasta

• Jelas

• Mudah diukur

Masalah yang menjadi sorotan

BIROKRASI INDONESIA

Panjang, Berbelit dan Mahal

MASALAH KINERJA BIROKRASI (pada umumnya)

• BURUKNYA KUALITAS PELAYANAN KEPADA MASYARAKAT

• KURANGNYA KUALITAS SDM APARATUR

• RENDAHNYA MORALITAS YG MENDORONG TERJADINYA KORUPSI

1. Sering terjadi penyimpangan dan kesalahan dalam

kebijakan publik yang berdampak luas kepada

masyarakat

2. Pelaksanaan kebijakan jauh berbeda dari yang

diharapkan

3. Terjadi arogansi pejabat dan penyalahgunaan

kekuasaan

4. Pelaksanaan wewenang dan tanggungjawab aparatur

saat ini belum seimbang

5. Dalam praktek di lapangan sulit dibedakan antara

ikhlas dan tidak ikhlas, jujur dan tidak jujur

7. Pejabat yang KKN akan menyebabkan KKN meluas pada pegawai, dunia usaha dan masyarakat

8. Gaji pegawai yang rendah/kecil dibandingkan dengan harga barang/jasa lainnya

9. Banyak aparatur yang integritas, loyalitas & profesionalitasnya rendah

10. Belum diimplementasikannya sistem merit yg jelas untuk mengukur kinerja pegawai dan tindak lanjut hasil penilaiannya

11. Kreativitas karyawan kurang mendapat perhatian atasan

12. Kepekaaan terhadap keluhan masyarakat dinilai masih rendah

13. Sikap yang berorientasi vertikal menyebabkan hilangnya kreativitas, rasa takut berimprovisasi

14. Budaya suap bukan hal yg rahasia, sehingga dapat mempengaruhi sikap dan tingkah laku

15. Ada kecenderungan para pemimpin tidak mau mengakui kesalahan di depan bawahan

16. Masing-masing bekerja sesuai dengan uraian tugas yg ada dan belum optimal untuk bekerja sama dengan unit lain

17. Sifat individualisme lebih menonjol dibandingkan kebersamaan

18. Tidak ada sanksi yg jelas dan tegas jika pegawai melanggar aturan

19. Budaya KKN yg menjiwai sebagian aparat 20. Tingkat kesejahteraan yang kurang memadai

NILAI-NILAI BUDAYA KERJA YG DIHARAPKAN DAPAT

DIKEMBANGKAN OLEH

APARATUR NEGARA

1. Komitmen dan Konsisten

2. Wewenang dan Tanggungjawab

3. Keiklasan dan Kejujuran

4. Integritas dan Profesionalisme

5. Kreativitas dan Kepekaan

6. Kepemimpinan dan Keteladanan

7. Kerjasama dan Dinamika Kelompok

8. Ketepatan dan Kecepatan

9. Rasionalitas dan Kecerdasan Emosi

10. Keteguhan dan Ketegasan

11. Disiplin dan Keteraturan Kerja

12. Keberanian dan Kearifan

13. Dedikasi dan Loyalitas

14. Semangat dan Motivasi

15. Ketekunan dan Kesabaran

16. Keadilan dan Keterbukaan

17. Penguasaan IPTEK

PEMBENAHAN

SDM Sistem Good

Governance

Pembenahan SDM

Dasar Hukum

O Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014

tentang Aparatur Sipil Negara

O Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun

2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri

Sipil

O Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun

2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil

TRANSFORMASI BIROKRASI &

RULE BASED BUREAUCRACY

PERFORMANCE BASED BUREAUCRACY

DYNAMIC GOVERNANCE

2013

2018

2025

ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

MANAJEMEN SDM

PENGEMBANGAN POTENSI HUMAN

CAPITAL

PENGELOLAAN SDM APARATUR

BIROKRASI BERSIH,

KOMPETEN DAN

MELAYANI

TUJUAN UTAMA UU ASN

a. Independensi dan

Netralitas

b. Kompetensi

c. Kinerja/ Produktivitas Kerja

d. Integritas

setkab.go.id

e. Kesejahteraan

f. Kualitas Pelayanan Publik

g. Pengawasan dan

Akuntabilitas

Seleksi dan promosi secara adil dan kompetitif

Menerapkan prinsip fairness

Penggajian, reward and punishment berbasis kinerja

Standar integritas dan perilaku untuk kepentingan publik

Manajemen SDM secara efektif dan efisien

Melindungi pegawai dari intervensi politik dan dari tindakan semena-mena.

PRINSIP DASAR UU ASN

Sistem Merit adalah kebijakan dan Manajemen ASN yang berdasarkan pada kualifikasi, kompetensi, dan kinerja secara adil dan wajar dengan tanpa membedakan latar belakang politik, ras, warna kulit, agama, asal usul, jenis kelamin, status pernikahan, umur, ataupun kondisi kecacatan.

Memberlakukan “SISTEM MERIT ” melalui:

Manajemen PNS meliputi:

a. penyusunan dan penetapan

kebutuhan;

b. pengadaan;

c. pangkat dan jabatan;

d. pengembangan karier;

e. pola karier;

f. promosi;

g. mutasi;

h. Penilaian kinerja

i. penggajian dan tunjangan;

j. penghargaan;

k. disiplin;

l. pemberhentian;

m. pensiun dan tabungan hari

tua; dan

n. perlindungan.

Manajemen PPPK meliputi:

a. penetapan kebutuhan;

b. pengadaan;

c. penilaian kinerja;

d. penggajian dan tunjangan;

e. pengembangan kompetensi;

f. pemberian penghargaan;

g. disiplin;

h. pemutusan hubungan

perjanjian kerja; dan

i. perlindungan.

Kompetensi ASN

• Kompetensi Manajerial

• Kompetensi Teknis

• Kompetensi Sosial Kultural

Diukur dari tingkat pendidikan, pelatihan struktural atau manajemen dan pengalaman kepemimpinan

Diukur dari tingkat dan spesialisasi pendidikan, pelatihan teknis fungsional dan pengalaman bekerja secara teknis

Diukur dari pengalaman kerja berkaitan dengan masyarakat majemuk dalam hal agama, suku dan budaya sehingga memiliki wawasan kebangsaan.

PERATURAN PEMERINTAH NOMOR 11 TAHUN 2017

MANAJEMEN PEGAWAI NEGERI SIPIL

Badan Kepegawaian Negara

UTAMA

MADYA

PRATAMA

ADMINSTRATOR

PENGAWAS

PELAKSANA

JABATAN ADMINISTRASI JABATAN FUNGSIONAL

Utama

Madya

Muda

Pertama

KEAHLIAN

Penyelia

Mahir

Terampil

Pemula

KETERAMPILAN

JABATAN PIMPINAN TINGGI

UNDANG-UNDANG

APARATUR SIPIL NEGARA

Jabatan Pimpinan Tinggi Utama

UNDANG UNDANG

POKOK KEPEGAWAIAN

Jabatan eselon Ia Kepala lembaga pemerintah

non kementerian

Jabatan Pimpinan Tinggi Madya Jabatan eselon Ia dan eselon Ib

Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama Jabatan eselon II

Jabatan Administrator Jabatan eselon III

Jabatan Pengawas Jabatan eselon IV

Jabatan Pelaksana Jabatan eselon V dan fungsional umum

KETENTUAN PERALIHAN PENYETARAAN JABATAN

Selain Gaji (Pasal 79), PNS juga menerima Tunjangan & Fasilitas

Tunjangan terdiri dari: Tunjangan Kinerja & Tunjangan Kemahalan

Sistem Penggajian

ASN

Tunjangan

Fasilitas

Tunjangan Kinerja

Tunjangan Kemahalan

Gaji

SISTEM KERJA

Disiplin Efektif Efisien Cepat Pasti

Sopan Ramah

Penolong

PENINGKATAN MUTU

Pembenahan Sistem

SISTEM PENGELOLAAN DATA

MANUAL

ELEKTRONIK

KELEMAHAN PENGELOLAAN DATA SECARA MANUAL

• Duplikasi data

• Terbatasnya berbagi data

• Ketidakonsistennya data

• Kurangnya integritas data

• Kesulitan dalam mendapatkan informasi

• Ketidakluwesan

DULU

DULU

KEUNTUNGAN PENGELOLAAN DATA SECARA ELEKTRONIK

• Duplikasi data dapat diminimalkan

• Integritas data tinggi

• Independensi data

• Konsistensi data tinggi

• Dapat berbagi (sharing) data

• Tingkat keamanan tinggi

• Mudahnya mendapatkan data

SEKARANG

SEKARANG

Pendekatan untuk kemauan melayani

1. Kemauan untuk melihat

(willing to see = mau melihat dan mendengar apa yg

dikatakan pelanggan)

2. Kemauan untuk mengatakan

(willing to say = mau membicarakan dg pelanggan)

3. Kemauan untuk menyimpan

(willing to save = mau mengambil, menyimpan dan memelihara

apa yg dibicarakan dg pelanggan)

4. Kemauan untuk memecahkan berbagai masalah

(willing to solve= mau memecahkan masalah dan kendala dg

cermat, tepat dan bijaksana)

5. Kemauan untuk melayani

(willing to serve = mau memberikan pelayanan yg efektif dan

memuaskan pelanggan)

TERIMA KASIH