---~---

ISSN : 1410-5551Volume 12, Nomor 2, 2013

http://journal.ipb.ac.id/index.php/jpi

Medium Informasi dan komunikasi antar pustakawan Indonesia

-

-

JURNAL PUSTAKAWAN INDONESIA

Merupakan terbitan berkala terbit dua kali setahun yang menyajikan tulisan-tulisan dibidang perpustakaan, dokumentasi, informasi dan komputer; sebagai medium

informasi dan komunikasi antar pustakawan dan diterbitkan untuk seluruhpustakawan dan pemerhati bidang perpusdokinfokom di Indonesia

Pemimpin Umum/Penanggung Jawab

Sumarlinah

Pemimpin Redaksi

Khayatun

Dewan Redaksi

Khayatun (Ketua)Abdul Rahman Saleh, Badol1ahi Mustafa, Deden Himawan,Janti G. Sujana, Ratnaningsih, Rita Komalasari, Sumarlinah

Redaksi Pelaksana

Abidio (Ketua)Azizah, R. Wahyudio, Sri Rahayu

Produksi dan Pemasaran

Slamet Isrofiah, Firmansyah

Layout

Didio Mulyadi

Alamat Redaksi: Jurnal Pustakawan IndonesiaPerpustakaan IPB, Kampus IPB Darmaga, Bogor PO Box 199

Telp.: (0251) 8621073 E-mail: jpi@ipb.ac.idWebsite: http://journal.ipb.ac.id/index.php/jpi

Diterbitkan oleh Perpustakaan IPB

11

Juma{Pusta/(szwan Irnfonesia rrJo{ume 12 :No.2

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASIPENGADAAN BAHAN PERPUSTAKAAN

TERINTEGRASI DALAM PROSES BISNISDI PERPUSTAKAAN SWISS GERMAN UNIVERSITY

Maria Margrith Tirtasari1, Kudang Bora Seminar2, BadoUahi Mustafa3

'Kepala Perpustakaan, Swiss German UniversityEmail: maria.lamUl;y@sgu.ac.id

2 Staf pengajar eli Institut Pertanian BogarEmail: kseminar@i-lJb.ac.id

3 Staf pengajar eli Institut Pertanian BogarEmail: mus@ipb.ac.id

Abstrak

Sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan saat ini belum menjadi fokus utamadalam perancangan sistem informasi di perpustakaan perguruan tinggi swasta di daerah Jakartadan sekitarnya. Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan suatu prototipe sistem informasiterintegrasi guna menunjang proses bisnis pengadaan bahan perpustakaan di Perpustakaan SwissGerman University. Penelitian ini terdiri dati empat tahapan yaitu wawancara dengan tigaperpustakaan universitas yang telah menerapkan sistem informasi pengadaan, wawancara dengansemua unit yang terlibat dalam proses pengadaan bahan perpustakaan guna menganalisiskebutuhan staf, perancangan prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan danpengujian prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan oleh semua unit yangterlibat dalam proses pengadaan bahan perpustakaan. Wawancara awal menunjukkan bahwahampir seluruh unit yang terlibat dalam proses pengadaan bahan perpustakaan merasakan bahwaproses pengadaan bahan perpustakaan memakan waktu lama dan minimnya informasi mengenaistatus pemesanan bahan perpustakaan tersebut. Berdasarkan kebutuhan semua unit yang terlibatdalam proses pengadaan bahan perpustakaan dirancang sebuah prototipe sistem informasipengadaan bahan perpustakaan yang tidak membutuhkan proses yang lama dalam mengajukanorder, menyetujui order dan mengetahui status pemesanan bahan perpustakaan. Hasil pengujianmenunjukkan bahwa prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan dapatmenghemat waktu dan proses persetujuan pengadaan bahan perpustakaan tidak terhambatkarena sistem informasi dapat diakses dimanapun tanpa menghambat proses bisnis pengadaanbahan perpustakaan.

Keywords: Information system, prototype, acquisition, universi!y library, Swiss German Universi!y

PendahuluanProses pengadaan bahan perpusta­

kaan merupakan salah satu kegiatanpelayanan teknis sebuah perpustakaandalam usahanya guna memberikaninformasi yang dibutuhkan olehpemustaka secara up to date (Ratnaningsih2010). Jika proses tersebut tidakdilakukan dengan cepat dan tepat makaakan berpengaruh terhadap prosesselanjutnya, sehingga proses alihpengetahuan dati perpustakaan kepadapemustaka akan berjalan dengan lambat.Campur tangan teknologi informasisangat dibutuhkan dalam prosespengadaan bahan perpustakaan di

20

perpustakaan perguruan tinggi. Saat inidi Indonesia, sistem informasi untukperpustakaan semakin banyak dikem­bangkan, namun sayangnya sisteminformasi ini hanya diperuntukkan bagiproses katalogisasi dan sirkulasi bahanperpustakaan, sedangkan proses penga­daan bahan perpustakaan yang merupa­kan penentu proses transformasiinformasi di perpustakaan kadangterlupakan. Penelitian ini bertujuanuntuk membuat suatu prototipe sisteminformasi berbasis web guna menunjangpengadaan bahan perpustakaan diPerpustakaan Swiss German University(SGU).

Jurna{CFustaR,stwan Inaonesia Vo{ume 12 :No.2

Tinjauan PustakaPada tahun 1999, sebuah sistem

informasi yang dinamakan Kohadikembangkan di New Zealand. Hinggasaat ini Koha terns memperbaiki danmenambah fiturnya pada Koha versiterakhir yaitu Koha 3.14. Koha dapatdigunakan pada komputer yang berbasisLinux dan Windows. Modul yangterdapat dalam sistem informasi Kohaadalah modul pengadaan, pengatalogan,sirkulasi dan serial. Keunggulan Kohayaitu open source sehingga dapatdikembangkan oleh siapapun sesuaidengan kebutuhan (Zico 2009).

Lamborn dan Smith (2001) pernahmelakukan penelitian tentang peng­gabungan sistem informasi pengadaandan sistem akuntansi keuangan. Hasilpenelitian menunjukkan bahwa stafdapat menghemat waktu, data dariperpustakaan dapat ditransfer secaraakurat, dan pembayaran kepada vendordapat dilakukan dengan cepat. Penelitianlain juga dilakukan oleh Shih-Ting danMing-Chien (2012) yang merancangsebuah sistem informasi pengadaanbahan perpustakaan yang mengumpul­kan kata kunci yang tidak ditemukanoleh pemustaka dalam penelusuranbahan perpustakaan. Kata kunci inidihubungkan dengan basis data tokobuku yang secara otomatis akan mencarijudul yang berhubungan dengan katakunci tersebut.

Berdasarkan wawancara dengantiga kepala perpustakaan perguruantinggi di daerah Jakarta dan sekitarnyadidapatkan informasi bahwa penerapansistem informasi proses pengadaanbahan perpustakaan perguruan tinggiswasta dirintis pertama kali olehPerpustakaan Universitas Binus padatahun 2000, diikuti oleh PerpustakaanUniversitas Pelita Harapan (UPH) padatahun 2004 dan PerpustakaanUniversitas Atmajaya pada tahun 2007.Berdasarkan wawancara tersebut,terdapat beberapa fakta bahwa

Perpustakaan UPH tidak berbasis webdengan alasan keamanan sisteminformasi, perpustakaan Binus adalahsatu-satunya perpustakaan perguruantinggi dimana sistem informasipengadaannya terintegrasi dengan unitlain seperti bagian pembelian dan bagiankeuangan, dan tidak ada perpustakaanperguruan tinggi yang melibatkan tokobuku dan penerbit dalam sisteminformasi pengadaan bahan perpus­takaannya.

Sistem informasi di PerpustakaanSGU dimulai pada tahun 2004 pada saatpenerapan sistem informasi Atheneum.Pada tahun 2006 dengan berbagaipertimbangan, SGU memutuskan untukmigrasi dari sistem operasi berbasisWindows ke sistem operasi berbasisLinux. Hal ini mengakibatkan sisteminformasi Atheneum tidak dapat lagidigunakan karena tidak dapat dijalankanpada sistem operasi berbasis Linux. Padatahun 2008, perpustakaan bekerjasamadengan unit lriformation System Support(ISS) SGU mengembangkan sisteminformasi pengatalogan yang dinamakanSGU-Lib. Sistem informasi ini menam­bah sistem informasi sirkulasi pada tahun2011 dan hingga saat ini bernsahamengembangkan dan menambahkanaplikasi yang up to date. Proses pengajuanpengadaan bahan perpustakaan didasar­kan kepada anggaran dan kebutuhanyang telah diajukan oleh setiap programstudi pada bulan Agustus setiaptahunnya. Kepala program studi dapatmengajukan pembelian bahan perpusta­kaan dengan mengisi formulir BudgetRealisation Request Form (ERRF) danmelampirkan anggaran yang telahdisetujui oleh ketua yayasan kepadadekan untuk kemudian diajukan kepadaperpustakaan, kepala bagian keuangandan wakil rektor bidang akademik.Bagian pembelian dakan membeli bahanperpustakaan kepada vendor. Bahanperpustakaan yang telah datang, akandikirimkan kepada bagian katalogisasi

21

yang akan menginput buku ke dalamkatalog perpustakaan. AIm kerja prosespengadaan bahan perpustakaan di SGUdapat digambarkan secara lebih ringkasdalam Gambar 1.

~...'..•........>... ..7'"""'_~~,

Gambar 1 Workflow Proses PengadaanBahan Perpustakaan eli SGU

Metode PenelitianObjek dalam penelitian ini adalah

sistem informasi, pengadaan bahanperpustakaan dan Perpustakaan SGD.Responden pada penelitian ini terdiridari 32 orang civitas academica SGU yangterdiri dari enam orang mahasiswa, tigaorang dosen dan satu orang stafadministrasi yang mewakili setiapprogram studi dan dipilih secara acak,delapan orang ketua program studi, rigaorang dekan, satu orang staf pengadaanperpustakaan, kepala perpustakaan, stafbagian keuangan, staf bagian pembelian,kepala bagian pembelian, wakil rektorbidang akademik dan empat orang vendorbahan perpustakaan.

Hasil dan PembahasanWawancara awal dilakukan

terhadap delapan orang requestor danempat orang approver untuk mengetahuikebutuhan dan kepuasan penggunadalam proses pengadaan bahanperpustakaan di SGU. Sebe1aspertanyaan ditanyakan kepada requestor.Beberapa hal yang dapat 'digaris bawahidari wawancara awal dengan requestoradalah waktu pemesanan bahanperpustakaan yang memakan waktulama, hanya 13% pemustaka yangmendapatkan informasi mengenai statuspemesanan bahan perpustakaan, 87%pemustaka tidak mengetahui Slsa

22

JurnaCCJ>usta/{stwan Indonesia VoCume 12 :No.2

anggaran sete1ah bahan perpustakaandipesan dan tidak ada pemustaka yangpuas terhadap layanan pengadaan bahanperpustakaan. Data tersebut menunjuk­kan bahwa terdapat kendala pada prosespengadaan bahan perpustakaan yangmenyebabkan lamanya proses pengadaanbahan perpustakaan. Hal ini mengakibat­kan rendahnya tingkat kepuasanpemustaka terhadap proses pengadaanbahan perpustakaan di SGD. Dengandemikian diperlukan sebuah sisteminformasi pengadaan bahan perpusta­kaan yang dapat mengatasi kendala­kendala pada layanan pengadaan bahanperpustakaan secara manual.

COJ1!l~msgmmContext diagram digunakan untuk

menggambarkan cakupan sisteminformasi dalam hubungannya denganaIm masukan dan ke1uaran. Contextdiagram menunjukkan pengguna utamadari sebuah sistem dan informasi yangmereka gunakan sehari-hari. Contextdiagram pada sistem informasipengadaan bahan perpustakaan di SGUdapat dilihat pada Gambar 2.

Gambar 2 Context Diagram Pengadaan BahanPerpustakaan eli SGU

Perancangan lnterl2cePenulis mendesain suatu ran­

cangan prototipe yang akan dikem­bangkan di SGU, yang digambarkan darimenu utama sistem informasi yangterdiri dari: home, book request dan login.

Juma(CFusta!?g.wan Inaonesia %(ume 12 :No.2

Gambar 4 Daftar Permintaan BahanPerpustakaan

Sesudah kaprodi menyetujui per­mintaan bahan perpustakaan, notifikasiakan muncul kepada dekan. Pada tahapini dekan tidak harus mengunggahdokumen apapun, tetapi tetap dapatmelihat dokumen anggaran, deksripsidokumen dan alasan permintaan bahanperpustakaan. Proses di bagian penga­daan perpustakaan adalah prosesselanjutnya sesudah permintaan bahanperpustakaan disetujui oleh dekan.Bagian pengadaan perpustakaan tidakmempunyai otoritas untuk menyetujuiatau menolak permintaan bahanperpustakaan, tetapi bertugas untukmengecek keberadaan bahan perpusta­kaan di penerbit dan melengkapi dataorder dari pemustaka. Proses selanjutnyaadalah bagian keuangan, sama halnyaseperti dekan dan kepala perpustakaan,bagian keuangan juga tidak harusmenggunggah dokumen. N amun jikadirasa perlu, bagian keuangan dapatmengunggah dokumen pendukung yanglain. Tambahan tampilan yang dapatdilihat pada bagian ini adalah budget perprogram studi dan sisa budget yangdimiliki oleh masing-masing programstudi. Notifikasi akan diberikan olehsistem kepada wakil rektor bidangakademik yang juga tidak harusmengunggah dokumen pendukunglainnya tetapi dapat melihat dokumenyang diunggah oleh ketua program studi.Proses selanjutnya akan dilakukan olehkepala bagian pembelian. Bagian ini akanmengotorisasi sistem guna mengirimkanemail kepada vendor yang ada untuk

..UOlof_~

secara lengkap seperti yang terlihat padaGambar 4.

-

Pada saat pemustaka melakukan login,akan muncul menu tambahan yaitu bookrequest, my request history, request from userdan remaining budget pada program studimasing-masing. Book request memungkin­kan pemustaka untuk melakukan ordertanpa perlu mengacu kepada koleksiyang ada di perpustakaan. Pada menu Myrequest history, pemustaka dapat melihatorder yang pemah dilakukannya danmelihat status dari ordemya. Request fromuser berguna untuk tim pengadaan bahanperpustakaan untuk dapat melihat orderdari pemustaka yang pemah masuk,disetujui atau ditolak. Pada Gambar 3dapat dilihat tampilan awal dati sisteminformasi pengadaan bahan perpusta­kaan. Pada menu home, dapat dicari databahan perpustakaan yang diinginkansebelum masuk ke dalam sisteminformasi pengadaan bahan perpusta­kaan. Pada tampilan ini dapat dilihatjudul, pengarang, penerbit, edisi, tahun,jumlah eksemplar dan pilihan untukmemesan bahan perpustakaan.

•A__ _,

t~.-..M"~~ ~~l~ ~2-~

Gambar 3 Tampilan Penelusuran BahanPerpustakaan

Sesudah tim pengadaan bahanperpustakaan melakukan login, munculinformasi bahwa terdapat permintaanbahan perpustakaan baru dari pemus­taka. Informasi yang terdapat didalamnya yaitu deskripsi bibliografisbahan perpustakaan, nama pemustakayang mengajukan permintaan bahanperpustakaan yang baru, tanggalpemesanan dan pilihan yang akandilakukan oleh tim pengadaan yaitumenyetujui, menolak bahan perpusta­kaan yang diajukan oleh pemustaka, ataumelihat deskripsi bahan perpustakaan

23

Juma{Pusta~wan Indonesia VolUme 12 :No.2

~i:f ~4·;

~.~ r

,."....

Gambar 8 Update Status Bahan PerpustakaanKepada Pemustaka

~*.~."~h~~.~.~

1al1lllo._ 1_ , _

....e-~~A«~""-~ ~..._~.... fIl<l1,1lIl!'"a 'St~~ ~ "'t~ W~~

Gambar 6 Tampilan pada Kepala BagianPembelian

Pada saat vendor mengirimkanbahan perpustakaan kepada perpusta­kaan, bahan perpustakaan ini akanditenma oleh bagian katalogisasiperpustakaan. Bagian ini akanmengirimkan invoice kepada bagiankeuangan, meng-update status keberadaanbuku dan menambahkan databibliografis bahan perpustakaan kedalamkatalog.

Gambar 7 Pengisian data bibliografis BahanPerpustakaan

Status akhir akan muncul kepadapemustaka yang memesan bahanperpustakaan bahwa buku sudah tersediadi perpustakaan dan dapat dipinjamseperti yang dapat dilihat pada Gambar8.

memberikan informasi harga dan waktupengiriman bahan perpustakaan yangdiorder. Sistem secara otomatis akanmerekomendasikan harga yang terbaikdati setiap vendor.

Vendor akan mendapat notifikasiemail dati kepala bagian pembelian jikaada permintaan buku bam. Vendor jugamempunyai akses ke dalam sistem untukdapat melihat deskripsi serta jumlahbahan perpustakaan yang dipesan olehpemustaka. Vendor juga dapat membeti­kan penawaran harga dan perkiraankedatangan bahan perpus-takaan kepadakepala bagian perpustakaan. Jika vendortelah memberikan penawaran harga,kepala bagian pembelian dapat melihatpenawaran harga dan perkiraankedatangan buku pada sistem informasipengadaan bahan perpustakaan.

Gambar 5 Tampilan Penawaran Harga DatiVendor Bahan Perpustakaan

Staf bagian pembelian akanmemilih vendor yang tepat berdasarkanharga dan waktu pengiriman yang palingcepat. Vendor yang terpilih akan munculdengan highlight wama kuning. Setelahitu, staf bagian pembelian bertugas untukmengunggah file perbandingan hargakepada kepala bagian pembelian. Kepalabagian pembelian akan melihat data yangdiunggah oleh staf bagian pembelian,untuk kemudian merubah ke dalamsebuah order pembelian (purchase order)dalam bentuk excel. Tahap selanjutnyaadalah melakukan pencetakan orderpembelian untuk kepentingan arsip danpengecekan oleh auditor.

24

Jurna[Pustakgwan Inaonesia 'f/o[ume 12 'No.2

UserlJ.ccept211ce Test (UlJ.1')Pada tahap pengembangan software,

UAT adalah proses akhir yang dilakukansebelum pengguna mengguna-kanprogram aplikasi yang baru. Sisteminformasi diuji untuk meyakinkan bahwasistem informasi berjalan dengan baiktanpa ada kesalahan. Setelah diuji, sisteminformasi diunggah ke server dan diujikembali untuk meyakinkan bahwa sisteminformasi ini berjalan dengan sempurna.

UAT dilaksanakan dalam bentukpengujian prototipe pada hari yang samakepada 32 orang yang terlibat dalamproses pengadaan bahan perpustakaan.Hasil UAT menunjukkan bahwa terdapatperbedaan proses pengadaan bahanperpustakaan yang dilakukan secaramanual dan proses pengadaan bahanperpustakaan yang dilakukan secaraotomasi. Dengan adanya prototipesistem informasi pengadaan bahanperpustakaan yang terotomasi, pemus­taka dapat melakukan order denganmudah, mengetahui status keberadaanbahan perpustakaan yang dipesan, danmelihat sejarah pemesan setiappemustaka. Approver dapat melakukanproses approval dimana saja dan kapansaja, dapat melihat order yang pemahada, dan mengetahui sisa budget tiap-tiapdepartemen yang menaunginya.Administrator dapat mengedit data danberhubungan secara langsung denganvendor. Vendor bisa mendapatkanpermintaan penawaran harga danmengajukan penawaran harga kepadaadministrator. Dengan kata lain,prototipe sistem informasi pengadaanbahan perpustakaan hampir dapatmenunjang kegiatan pengadaan bahanperpustakaan sehingga meningkatkanpelayanan perpustakaan Swiss GermanUniversity.

Kesimpulan dan SaranPada penelitian ill1 telah

dikembangkan sebuah prototipe sisteminformasi pengadaan bahan perpusta­kaan di Swiss German University.

Prototipe ini terdiri dati tiga modulutama yaitu modul pemesanan, modulapproval dan modul status. Pada modulpemesanan, requestor dapat mengecekdata bahan perpustakaan dan memesanbahan perpustakaan yang sudah ada diperpustakaan maupun bahanperpustakaan baru. Pada modul approval,approver dapat menyetujui atau menolakorder dan pada modul status, pemustakadan approver dapat mengecek status order.Prototipe sistem informasi ini sudahdiujikan kepada pengguna sisteminformasi pengadaan bahanperpustakaan dan berjalan dengan baik.Pada pengujian sistem sudah tergambarefisiensi, keterpaduan dan kontrolsistem. Secara keseluruhan prototipesistem informasi ini hampir memenuhikebutuhan semua pihak yang terlibatdalam proses bisnis pengadaan bahanperpustakaan.

Sebelum sistem informasi penga­daan bahan perpustakaan diterapkan diSwiss German University, terdapatbeberapa hal yang perlu menjadiperhatian yaitu perlu dibuatkan doku­mentasi yang dapat memungkinkanpengembangan sistem, perlunya pe­ngembangan aplikasi antara lain klaimkepada vendor, tampilan sejarah ordersecara lebih sederhana namun informatifdan penambahan kolom notes padapenolakan atau persetujuan order.

Daftar Pustaka

Lamborn, JG & Smith, PA (2001)Institutional ties: developing an interfacebetween a library acquisition .FJstem and aparent institution accounting .FJstem. LibraryAcquisitions & Technical Services. 25:247-261.

Ratnaningsih (2010) Pengadaan bahanpustaka eli Perguruan Tinggi : suatupengalaman eli Perpustakaan InstitutPertanian Bogor. Jurnal PustakawanIndonesia. 10(1): 45-50.

Shih-Ting, Y & Ming-Chien, H (2012) Amodel for book inquiry history analYsis andbook-acquisition recommendation for libraries.

25

JurnafPusta/tawan ltufonesia %fume 12 :No.2

Library Collections, Acquisitions andTechnical Services. 36:127-142.

Wulandari, D (2008) Mancger informasi: peranpustakawan pengadaan di era digital. VisiPustaka. 10(1): 1-3

Zico, M (2009) Developing an IntegratedLibrary System (ILS) using opensource software Koha. [tesis]. Dhaka:BRAC University.

Singkirkanlah te1evisimu! Ditempatnya nanti,kamu bisa memasang rak buku yang cantik.

Roald Dahl

26