Isi Studi Kasus Dan Daftar Pustaka
-
Upload
artalen-yurika-lena -
Category
Documents
-
view
111 -
download
1
description
Transcript of Isi Studi Kasus Dan Daftar Pustaka
PENDAHULUAN
1. Latar belakang
Semakin ketatnya intensitas persaingan dalam merebut pasar
mendorong perusahaan untuk memberikan yang lebih kepada pelanggannya
relatif dibandingkan dengan apa yang diberikan pesaing. Usaha dan
operasional perusahaan terfokuskan kepada keinginan, harapan dan
kebutuhan pelanggan (customer focus). Perusahaan berusaha meningkatkan
nilai pelanggan (customer value) sebagai usaha untuk meningkatkan
kepuasannya (customer satisfaction). Memuaskan pelanggan berarti
memenuhi semua (sebagian besar keinginan dan harapan pelanggan) dari
mengonsumsi (menggunakan) produk yang dihasilkan perusahaan. Pelanggan
selalu memperbandingkan antara manfaat yang diperoleh (customer
realization) dengan pengorbanan yang dilakukan (customer sacrifice) untuk
mendapatkan produk tersebut.
Untuk memenuhi keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan,
perusahaan membangun suatu sistem kepastian kualitas. Hal ini berkaitan
dengan usaha untuk memastikan bahwa proses-proses yang berjalan di dalam
perusahaan dapat menjamin dihasilkan dan diserahkannya produk
(barang/jasa) yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan. Didalam sistem
kepastian kualitas, unsur-unsur penting kepastian kualitas dibangun yang
memungkinkan personalia dalam perusahaan untuk mengidentifikasi,
merancang, mengembangkan, memproduksi, mengirim, dan mendukung
dihasilkannya produk yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Sistem
kepastian kualitas merupakan sesuatu yang dinamis. Sistem ini harus mampu
beradaptasi dan berubah untuk mampu menghasilkan produk yang sesuai
dengan keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan. Sebagai bagian dari
komitmen perusahaan untuk menghasilkan produk sesuai dengan standar
kualitas yang telah ditetapkan untuk memenuhi persyaratan pelanggan, secara
periodik dilakukan audit terhadap sistem kepastian kualitas yang dilakukan
perusahaan.
1
2. Rumusan Masalah
a. Bagaimana gambaran umum tentang audit sistem kepastian kualitas jika
ditinjau berdasarkan kajian teoretis?
b. Bagaimana gambaran umum tentang audit sistem kepastian kualitas jika
ditinjau berdasarkan kajian praktis atas studi kasus dan pemberian
rekomendasi?
3. Tujuan
a. Mengetahui dan memahami gambaran umum tentang audit sistem
kepastian kualitas jika ditinjau berdasarkan kajian teoretis.
b. Mengetahui dan memahami gambaran umum tentang audit sistem
kepastian kualitas jika ditinjau berdasarkan kajian praktis atas studi kasus
dan pemberian rekomendasi.
2
PEMBAHASAN
PENGERTIAN AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS
Audit sistem kepastian kualitas adalah “proses sistematis, mandiri, dan
terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif
untuk menentukan sejauh mana kriteria audit yang telah dipenuhi” audit ini
dirancang untuk menilai aktivitas, praktik atau kebijakan perusahaan untuk
menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar
kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya.
PERANAN AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS
Berbagai pihak berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian kualitas
dengan berbagai kepentingan dan tujuannya. Pihak-pihak tersebut antara lain:
1. perusahaan
untuk menilai seberapa mampu jajaran di bawahnya
mengimplementasikan sistem manajemen kualitas yang telah ditetapkan.
2. pelanggan
untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dikomsumsi/digunakan
telah sesuai dengan standar kualitas yan disyaratkan.
3. pemerintah
untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dihasilkan dan dilepas
ke pasar telah sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan pemerintah
dan aman dikomsumsi/digunakan oleh konsumen.
4. asosiasi
kelompok ini berkepentingan terhadap audit sistem kepastian kualitas
untuk mendapatkan informasi tentang bagaimana perusahaan yang
menjadi anggotanya mengelola manajemen kualitasnya sehingga mampu
menghasilkan produk sesuai dengan yang dipersyaratkan pelanggannya.
3
5. lembaga sertifikasi
lembaga ini membutuhkan hasil audit adlah untuk menilai kemampuan
dari perusahaan dalam menerapkan sistem kepastian kualitas yang telah
ditetapkan oleh lembaga sertifikasi ini.
TUJUAN DAN MANFAAT AUDIT
ISO 10011 yang menjadi panduan dalam pelaksanaan audit sistem
kepastian, menyatakan tujuan dari audit ini adalah untuk:
1. menentukan ketidaksesuaian
2. menentukan efektivitas sistem kualitas
3. memberikan peluang untuk perbaikan sistem
4. memenuhi persyaratan peraturan
5. memudahkan registrasi/pendaftaran sistem kualitas
6. menilai pemasok dan memvertifikasi sistem kualitasnya
7. menilai dan menverifikasi sistem kualitas perusahaan sendiri
Sedangkan manfaat audit ini antara lain :
1. membantu mengembangkan sistem manajeman kualitas terpadu yang
efektif
2. menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen
3. membantu pengalokasian sumber daya secara optimal
4. mencegah timbulnya masalah yang dapat menggangu
5. memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi yang tepat waktu
6. mengurangi biaya-biaya tambahan koreksi yang tepat waktu
7. meningkatkan produktivitas
8. meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasar
MENINGKATKAN NILAI TAMBAH ORGANISASI MELALUI PROSES
AUDIT
Audit memberikan manfaat kepada tiga pihak kepentingan terhadap sistem
manajeman kualitas, yaitu:
1. sertifikasi organisasi
4
2. pelanggan, dengan meningkatkan kemampuan organisasinya menyediakan
produk yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan.
3. lembaga sertifikasi, dengan meningkatkan kredibilitas ketiga pihak dalam
proses sertifikasi.
Panduan auditor dalam melaksanakan tugas prefesionalnya:
1. perencanaan audit
2. teknik audit
3. keputusan dan analisis
4. laporan dan tindak lanjut
PANDUAN UMUM AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS
Beberapa petunjuk berikut ini dapat membantu auditor dalam mengatasi kesulitan
yang ditemukan dalam melakukan audit sistem kepastian kualitas:
1. pastikan audit berfokus pada penemuan fakta berkaitan dengan kelemahan
yang masih terjadi dan peningkatan berkelanjutan
2. audit harusnya digunakan sebagai alat organisasi secara luas dalam
meningkatkan kualitas baik sistem, proses, maupun hasil yang ditetapkan
3. audit harus dipandang sebagi suatu relevan dan memberikan nilai baik
bagi individu, manajer, maupun perusahaan secara keseluruhan
4. audit seharusnya dilakukan secara terstuktur dengan menggunakan
kuesioner dan terhindar dari kesan mengadili dalam audit
5. rencana audit seharusnya dipublikasikan untuk memungkinkan manajer
merencanakan terlebih dahulu
6. untuk memastikan konsistensi pendekatan, lebih baik menetapkan sstu tim
untuk mengaudit suatu area tertentu pada waktu tertentu
7. mengangkat koordinator atau fasilitator audit yang tidak harus dijabat oleh
staf penuh waktu, mungkin tugas tersebut dapat ditangani oleh manajer
kualitas.
8. audit harus memiliki tujuan dan sasaran yang jelas
5
MANAJEMEN KUALITAS
ISO 9001:2001 mendasar manajemen kualitas pada 8 prinsip manajemen kualitas
yang terdiri dari:
1. fokus pada pelanggan
2. kepemimpinan
3. keterlibatan SDM
4. pendekatan proses
5. pendekatan sistem dalam pengelolaan
6. perbaikan yang terus menerus
7. pembuatan keputusan berdasarkan fakta
8. hubungan saling menguntungkan dengan pemasok
LANGKAH-LANGKAH AUDIT
Mengadopsi model PDSA (plan-do-study-act)yang dipopulerkan oleh deming,
audit system manajeman kualitas dapat mengikuti langkah-langkah berikut:
1. perencanaan audit
2. pelaksanaan audit
3. mempelajari hasil audit
4. tindakan perbaikan
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
J Komitmen manajemen
J Fokus pada pelanggan
J Kebijakan kualitas
J Perencanaan
J Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi
J Tinjauan manajemen
a. Umum
Manajemen puncak arus meninjau sistem manajemen kualitasnya
secara periodik untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, dan
efektivitas yang berkelanjutan. Tinjauan ini menyertakan peluang
6
perbaikan dan perubahan sistem manajemen kualitas, kebijakan, dan
tujuan kualitas.
b. Input dari tinjauan
Input untuk tinjauan manajemen harus meliputi informasi tentang:
i. Hasil audit
ii. Umpan balik dari konsumen
iii. Kinerja proses dan produk yang sesuai
iv. Status dari tindakan pencegahan dan perbaikan
v. Tindakan tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya
vi. Rekomendasi untuk perbaikan
c. Output dari tinjauan
Output dari tinjauan manajemen harus meliputi keputusan dan tindakan
yang berhubungan dengan:
i. Perbaikan yang efektif dari sistem manajemen kualitas dan
prosesnya
ii. Perbaikan produk yang sesuai dengan keinginan pelanggan
iii. Sumber daya yang dibutuhkan
MANAJEMEN SUMBER DAYA
Ketersediaan sumber daya
Organisasi harus menentukan dan menyediakan sumber daya yang
dibutuhkan.
Untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen kualitas dan terus-
menerus mengembangkan efektivitasnya
Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan cara memenuhi
persyaratan pelanggan
Sumber daya manusia
Umum
Personel yang bekerja, yang dapat memengaruhi kualitas produk harus
memiliki kompetensi yang berdasarkan pendidikan, pelatihan, keahlian,
dan pengalaman yang sesuai.
7
Kompetensi, pelatihan, dan kepedulian
Organisasi harus:
a. Menentukan kompetensi yang sesuai untuk personel yang bekerja pada
bagian yang dapat memengaruhi kualitas produk
b. Menyediakan pelatihan atau tindakan lainnya untuk memenuhi
kebutuhan-kebutuhan ini.
c. Memastikan bahwa personel tersebut memiliki kepedulian yang relevan
dan penting untuk kegiatan-kegiatannya dan bagaimana mereka
memberikan kontribusi untuk tercapainya tujuan kualitas.
Infrastuktur
Organisasi harus menetapkan, menyediakan, dan memelihara infrastuktur yang
dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk. Infrastuktur
mencakup hal-hal berikut ini:
Gedung, ruang kerja, dan peralatan penunjang
Peralatan yang dipakai dalam proses
Sarana pendukung
Lingkungan kerja
Organisasi harus menentukan dan mengelola lingkungan kerja yang dibutuhkan
untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk.
REALISASI PRODUK
Perencanaan realisasi produk
Organisasi harus merencanakan dan mengembangkan proses yang dibutuhkan
untuk realisasi produk. Perencanaan dari realisasi rpoduk ini harus konsisten
dengan persyaratan proses lainnya dari sistem manajemen kualitas. Dalam
merencanakan realisasi produk, organisasi harus menetapkan hal-hal berikut:
a. Sasaran dan persyaratan kualitas bagi produk
b. Kebutuhan untuk mendapatkan proses, dokumentasi, dan penyediaan
sumber daya untuk produk
c. Dokumen yang dibutuhkan untuk memberikan bukti bahwa proses
realisasi menghasilkan produk yang memenuhi persyaratan
8
Proses yang berhubungan dengan pelanggan
a. Identifikasi persyaratan yang berhubungan dengan produk
Organisasi harus menentukan:
i. Persyaratan yang telah ditentukan konsumen
ii. Persyaratan yang tidak ditentukan oleh konsumen
iii. Persyaratan dari UU dan peraturan yang berhubungan dengan produk
iv. Persyaratan lainnya
b. Tinjauan persyaratan yang berhubungan dengan produk
Organisasi harus meninjau kembali persyaratan yang berhubungan dengan
produk. Tinjauan ini harus dilakukan sebelum organisasi memberikan janji
untuk menyalurkan produk ke pelanggan.
c. Komunikasi dengan pelanggan
Organisasi harus menentukan dan menerapkan peraturan yang efektif
untuk berkomunikasi dengan konsumen berkaitan dengan:
i. Informasi produk
ii. Pertanyaan, penanganan kontrak/pesanan yang diambil termasuk
perubahan
iii. Umpan balik konsumen termasuk pelanggan
Desain dan pengembangan
a. Perencanaan desain dan pengembangan
Organisasi harus merencanakan dan mengendalikandesain dan
pengembangan produk.
b. Input desain dan pengembangan
Input yang berhubungan dengan persyaratan produk harus ditentukan dan
catatannya harus disimpan.
c. Output desain dan pengembangan
Output desain dan pengembangan harus tercantum dalam sebuah bentuk
untuk diverifikasi terhadap input desain dan pengembangan dan harus
disetujui sebelum dikeluarkan.
9
d. Tinjauan desain dan pengembangan
Pada tahap yang sesuai, harus dilakukan tinjauan sistematis pada
perancangan dan pengembangan.
e. Verifikasi desain dan pengembangan
Verifikasi harus memperlihatkan kesesuaian dengan rencana yang disusun
untuk memastikan bahwa output desain dan pengembangan itu memenuhi
persyaratan input desain dan pengembangan.
f. Validasi desain dan pengembangan
Validasi dari hasil desain dan pengembangan harus memperlihatkan
kesesuaian dengan rencana yang disusun untuk memastikan bahwa hasil
dari produk tersebut mampu dalam memenuhi persyaratanpada penerapan
dan penggunaan yang ditetapkan,jika diketahui.
g. Pengendalian perubahan desain dan pengembangan
Perubahan desain dan pengembangan harus ditentukan dan catatannya
dipelihara. Perubahan harus ditinjau, diverifikasi, divalidasi (jika sesuai),
akan disahkan sebelum diterapkan.
Produksi dan penyediaan jasa
a. Pengendalian produksi dan penyediaan jasa
Organisasi harus merencanakan dan melaksanakan produksi dan
penyediaan jasa dibawah kondisi yang dikendalikan
b. Validasi proses produksi dan penyediaan jasa
Organisasi harus memvalidaasi berbagai proses produksi dan penyediaan
jasa, terhadap output yang dihasilkan yang tidak dapat diverifikasi oleh
pemantauan atau pengukuran yang berurutan
c. Indentifikasi dan mampu telusur
Jika diperlukan, organisasi harus mendefinisikan produk dengan cara yang
sesuai diseluruh realisasi produk
d. Properti pelanggan
Organisasi harus menandai, memverifikasi, melindungi,dan menjaga
properti pelanggan yang disediakan atau dipakai dalam produk.
10
e. Pemeliharaan produk
Organisasi harus memelihara kesesuaian produk sejak proses internal dan
penyerahan ke tempat tujuan. Pemeliharaan ini mencakup identifikasi,
penanganan, pemaketan, penyimpanan, dan pengawetan.
Pengendalian, pengukuran, dan pemantauan alat
Organisasi harus menentukan pemantauan dan pengukuran yang dilakukan
serta pemantauan dan pengukuran sarana yang dibutuhkan untuk menyediakan
bukti-bukti kesesuaian produk pada persyaratan yang ditetapkan. Organisasi harus
membuat proses untuk memastikan bahwa pemantauan dan pengukuran dilakukan
secara konsisten sesuai persyaratan pemantauan dan pengukuran. Jika diperlukan,
untuk memastikan validitas hasil, perlengkapan alat ukur harus:
i. Dikablibrasikan atau diversifikasi pada selang waktu tertentu atau sebelum
dipakai
ii. Disetel atau disetel ulang seperlunya.
iii. Teridentifikasi untuk memungkinkan status kalibrasi ditetapkan
iv. Dijaga dari penyetelan yang akan membuat hasil pengukuran yang tidak
sah
v. Dilindungi dari kerusakan dan penurunan kualitas selama penanganan,
pemeliharaan, dan penyimpanan.
Selain itu organisasi harus menaksir dan merekam validasi hasil
pengukuran sebelumnya bila peralatan tidak memenuhi persyaratan. Organisasi
harus mengambil tindakan yang tepat pada peralatan dan produk manapun yang
berpengaruh. Catatan hasil kalibrasi dan verifikasi harus dipelihara.
PENGUKURAN, ANALISIS, DAN PENINGKATAN
Umum
Organisasi harus merencenakan dan menetapkan proses pemantauan,
pengukuran, analisis dan pengembangan yang dibutuhkan untuk:
Memperlihatkan kesesuaian produk
Memastikan kesesuaian sistem manajemen kualitas
11
Meningkatkan peningkatan berkelanjutan yang efektif terhadap sistem
manajemen kualitas.
Ini harus bergantung pada ketepatan metode yang berlaku termasuk teknik
statistik dan jangkauan pemakaiannya.
Pemantauan dan pengukuran
a. Kepuasan pelanggan
Sebagai salah satu alat untuk mengukur kinerja sistem manajemen
kualitas, organisasi harus memantau informasi yang berhubungan dengan
pandangan pelanggan apakah organisasi telah memenuhi persyaratan
pelanggan
b. Audit internal
Organisasi harus menjadwalkan lingkup perencanaan audit internal untuk
menentukan apakah manajemen kualitas sudah:
- Sesuai untuk perencanaan yang disusun pada persyaratan ISO 9001
- Diterapkan dan dipelihara secara efektif
c. Pemantauan dan pengukuran proses
d. Pemantauan dan pengukuran produk
e. Pengendalian produk yang tidak sesuai
f. Analisis data
Organisasi harus menentukan, mengumpulkan dan menganalisis data yang
tepat untuk memperlihatkan kesesuaian dan efektivitas sistem manajemen
kualitas dan mengevaluasi sejauh mana peningkatan berlanjut yang dibuat,
efektif.
Peningkatan
a. Peningkatan berkelanjutan
Organisasi harus terus melakukan peningkatan berkelanjutan terhadap
efektivitas sistem manajemen kualitas, tujuan kualitas, hasil sistem
manajemen kualitas melalui pemakaian kebijakan kualitas, tujuan kualitas,
hasil sistem manajemen kualitas melalui pemakaian kebijakan kualitas,
12
tujuan kualitas, hasil audit, analisis data, tindakan perbaikan, pencegahan,
dan tinjauan manajemen.
b. Tindakan perbaikan
Organisasi harus mengambil tindakan untuk mengurangi penyebab
ketidaksesuaian dalam rangka mencegah berulang terjadinya hal tersebut.
Tindakan perbaikan harus sesuai dengan penyebab ketidaksesuaian yang
ditemukan.
c. Tindakan pencegahan
Organisasi harus menentukan tindakan untuk mengurangi penyebab
potensial ketidaksesuaian untuk mencegah terjadinya hal yang tidak
diinginkan. Tindakan pencegahan harus sesuai dengan penyebab masalah
potensial.
13
STUDI KASUS
Ringkasan Eksekutif
Hasil Pelaksanaan Audit Internal Mutu Akademik (Aima)
Siklus II, Tahun 2010
Universitas Syiah Kuala
INFORMASI LATAR BELAKANG
Universitas Syiah Kuala, disingkat Unsyiah, adalah perguruan tinggi
negeri di Banda Aceh, Indonesia, yang berdiri pada 2 Juni 1961. Rektor Unsyiah
pada tahun 2007 adalah Prof. Darni M. Daud PhD. Universitas ini terletak di
Banda Aceh, Tepatnya di Kota Pelajar dan Mahasiswa (Kopelma) Darussalam.
Kampus Unsyiah berjarak 8 Km kearah timur Kota Banda Aceh, 22 Km dari
Bandara Sultan Iskandarmuda, dan 32 Km dari Pelabuhan Malahayati di Krueng
Raya.
Universitas Syiah Kuala, merupakan wujud dari keinginan rakyat Aceh
untuk memiliki sebuah lembaga pendidikan tinggi negeri, sebagaimana yang
pernah ada dan berkembang pada masa silam.
Organisasi dan tatalaksana Unsyiah, diatur berdasarkan keputusan Menteri
Pendidikan dan Kebudayaan No. 0200/O/1995. Selain daripada itu telah
ditetapkan pula Statuta Unsyiah berdasarkan keputusan Menteri Pendidikan dan
Kebudayaan No. 0426/O/1992, sebagai pedoman dasar dan acuan untuk
penyelenggaraan pengembangan program, penyelenggaraan kegiatan fungsional
dan sebagai rujukan untuk berbagai pengembangan dan prosedur operasional.
Unsyiah dipimpin oleh Rektor yang bertanggung jawab kepada Menteri
Pendidikan Nasional. Pimpinan Universitas, yaitu Rektor dan keempat Pembantu
Rektor, didampingi oleh Senat Universitas dan Dewan Penyantun. Dibawah
Universitas terdapat unsur pelaksana akademik (Fakultas, Program Studi
Pascasarjana dan Doktor, Serta lembaga), unsur pelaksana administratif (Biro-
biro), dan unsur penunjang yang berupa Unit Pelaksana Teknis (UPT). Disamping
itu terdapat pula beberapa unit organisasi non-struktural dan unsur pelengkap.
14
Sejak didirikan, Unsyiah berturut-turut dipimpin oleh Kolonel M. Jasin
dengan sebutan Pj. Presiden, Drs. Marsuki Nyak Man dengan sebutan ketua
Presidium, Drs. A. Madjid Ibrahim sebagai Rektor, seterusnya Prof. Dr. Ibrahim
Hasan, MBA., Prof. Dr. Abdullah Ali, M.Sc., Dr. M. Ali Basyah Amin, MA.,
Prof. Dr. Dayan Dawood, MA., Prof. Dr. Abdi A. Wahab, M.Sc., dan kini
Unsyiah berada dibawah pimpinan Rektor Darni M. Daud PhD.
Pelaksanaan Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) di lingkungan
Universitas Syiah Kuala pada tahun 2010 adalah siklus kedua dan merupakan
rangkaian dari aktifitas implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
Universitas Syiah Kuala yang dilakukan oleh Badan Penjaminan Mutu (BJM)
Universitas Syiah Kuala melalui unit pelaksana AIMA yaitu Manajer Audit
Internal Akademik-Universitas Syiah Kuala.
Kegiatan AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala dilaksanakan sebagai
upaya pengendalian mutu akademik yang berkelanjutan. AIMA Siklus II
Universitas Syiah Kuala merupakan kegiatan yang dilakukan di lingkungan
Universitas Syiah Kuala dengan melibatkan Unit pelaksana AIMA dan auditor
akademik dari BJM serta bekerjasama dengan pimpinan fakultas, SJMF (Sistem
Penjaminan Mutu Fakultas) dan TPMA (Tim Pengendalian Mutu Akademik) di
jurusan/program studi.
Pelaksanaan AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala dibagi 3 tahap
meliputi tahap persiapan auditor, tahap persiapan dokumentasi, dan tahap visitasi
auditi yang dimulai sejak bulan Juli sampai dengan Desember 2011. Pada
kegiatan AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala dilibatkan 21 orang auditor dan
9 fakultas sebagai auditi. Pelaksanaan audit pada tingkat program studi
dilaksanakan secara sampling, mengingat keterbatasan jumlah auditor dan juga
ditujukan untuk membina SJMF sehingga nantinya dapat melaksanakan monev
internal akademik pada program studi di fakultas masing-masing.
Fokus AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala tahun 2011 meliputi:
1. Manajemen administrasi pelayanan akademik,
2. Proses pelaksanaan akademis,
15
3. Aktifitas dosen terhadap tridahrama PT, dan
4. Capaian dan tingkat kepuasan akademis oleh mahasiswa.
Hasil audit telah dibahas bersama dengan auditi pada level fakultas dan
program studi sekaligus memberikan tanggapan terhadap temuan auditor. Auditi
telah menyatakan kesanggupan menindaklanjuti hasil audit seperti tercantum
dalam berita acara audit yang ditandatangani oleh pimpinan auditi. Adapun
temuan yang tidak termasuk dalam tugas dan kewenangannya diharapkan dapat
bekerjasama dengan unit/biro/lembaga terkait di lingkungan Universitas Syiah
Kuala.
Pelaksanaan AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala tidak hanya
menghasilkan temuan negatif, namun beberapa temuan positif juga dapat menjadi
bagian dari upaya peningkatan mutu, antara lain:
1. Pelaksanaan penjaminan mutu semakin menjadi perhatian dan konsentrasi
setiap unit auditi yang dibuktikan dengan semakin lengkapnya dokumen
perkuliahan, serta adanya Standar Operasional Prosedur maupun kebijakan yang
dibuat oleh internal fakultas di bawah koordinasi SJMF dengan merujuk pada
manual mutu universitas.
Rekomendasi : dukungan bagi fakultas/program studi untuk mempertahankan
dan meningkatkan kinerja terkait MUTU dengan memberikan reward yang dapat
berupa :
piagam/sertifikat, diumumkan secara luas baik melalui surat edaran, web site dan
rapat kerja universitas. Penghargaan dapat pula berupa pengalokasian dana yang
mendukung pengembangan mutu.
2. Adanya program persiapan peningkatan status akreditasi di setiap program
studi namun perlu dukungan penuh dari pihak fakultas sehingga pelaksanaannya
dapat dipercepat dengan target mendapatkan akreditasi A.
Rekomendasi : fakultas harus mengalokasikan dana bagi program studi yang
akan mengajukan re-akreditasi dengan target A dan universitas harus memberikan
“reward” bagi program studi yang mendapatkan nilai akreditasi A.
16
3. Pelaksanan EKD (Evaluasi Kinerja Dosen) tahun 2010 telah memberikan hasil
positif terhadap peningkatkan kinerja dan kualitas akademik terutama kedisiplinan
dosen dalam mengajar lebih baik dari sebelumnya.
Rekomendasi : diperlukan dukungan yang lebih maksimal terhadap sarana dan
prasarana mengajar dan praktikum, termasuk kualitas ruang kelas, alat bantu
mengajar, laboratorium lapangan termasuk kecepatan pelayanan kebutuhan
praktikum dan peningkatan SDM laboratorium melalui pelatihan.
4. Adanya Program Hibah Kompetisi (PHK) yang diterima oleh beberapa
program studi dan level universitas telah memberikan hasil positif terhadap
peningkatkan manajemen dan kualitas akademik terutama sarana dan prasarana
penunjang administrasi secara terintegrasi dan pengajaran lebih baik dari
sebelumnya.
Rekomendasi : diperlukan dukungan yang lebih maksimal terhadap pelaksanaan
PHK yang sedang diimplementasikan dan perlu memberikan motivasi kepada
program studi untuk mengusulkan program.
5. Telah tumbuhnya sikap dan pemahaman baik tingkat fakultas dan program
studi yang sangat positif terhadap pentingnya sistem penjaminan mutu dan peran
audit dalam membantu dan memastikan capaian implementasi pengendalian mutu
akademik untukmenilai dilaksanakan secara efisien dan efektif.
Rekomendasi : Kegiatan audit akademik internal dilakukan secara kontinu setiap
tahun untuk meminimalkan resiko yang terkait dengan pelaksanaan akademik di
lingkungan Universitas Syiah Kuala.
Disamping ketiga hal yang positif di atas, pelaksanaan AIMA siklus II
Universitas Syiah Kuala juga menemukan beberapa faktor mendasar yang harus
segera diperhatikan sehingga dampak negatifnya ke depan dapat diminimalisasi,
yaitu:
1. Seluruh auditi menyampaikan bahwa sistem koordinasi dan komunikasi antara
rektorat,
fakultas, dan program studi masih belum berjalan dengan lancar terutama di
tingkat biro dengan fakultas dan fakultas dengan program studi. Hal yang sangat
dominan yaitu menyangkut masalah administrasi dan keuangan sehingga
17
pelaksanaan dan pelayanan akademik belum dapat dijalankan sesuai dengan
rencana waktu dan kegiatan. Peran P2T dan pengelola APBA juga masih
dirasakan auditi perlu ditingkatkan untuk mendukung pelaksanaan dan pelayanan
mutu yang optimal di lingkungan Universitas Syiah Kuala.
Peran SP4 masih kurang efektif dibandingkan sebelumnya dalam merancang dan
merealisir usulan dari unit auditi, banyak perubahan usulan yang tidak diketahui
oleh fakultas pengusul.
Rekomendasi : diperlukan kebijakan pimpinan universitas untuk penerapan
sistem manajemen yang lebih efektif, transparan, akuntabel, dan komunikatif
antar setiap level unit yang terlibat untuk meningkatkan mutu sistem pelayanan
akademik.
2. Dari sisi akademik, meningkatnya kualitas mengajar belum diikuti dengan
peningkatan di bidang penelitian dan pengabdian masyarakat. Bahkan terjadi
penurunan kualitas dan jumlah penelitian dosen Universitas Syiah Kuala sejak 3
tahun terakhir. Keterlibatan Guru besar dalam kegiatan penelitian dan pengabdian
sangat minim dan daya saing proposal penelitian dosen Universitas Syiah Kuala
di tingkat nasional (DIKTI, LIPI, Menristek, dan lainnya) menurun. Pada tahun
2010, total dosen yang melaksanakan penelitian turun
menjadi hanya 8%.
Rekomendasi : diperlukan kebijakan dan strategi khusus pimpinan universitas
untuk meningkatkan jumlah dan kualitas penelitian serta peningkatan peran
lembaga penelitian (LEMLIT) dan lembaga pengabdian kepada masyarakat
(LPM) untuk lebih produktif.
Kegiatan penelitian dan pengabdian akan menjadi fokus dalam siklus III AIMA
dan Evaluasi Kinerja Dosen 2011. Penelitian mandiri harus lebih terstruktur dan
dosen S3 serta Guru Besar diwajibkan untuk mengajukan usulan penelitian dan
pengabdian di tingkat nasional. Indikator kunci (KPI) Universitas Syiah Kuala
menyangkut penelitian dan pengabdian dosen harus dibuat dan diimplementasikan
serta dievaluasi.
3. Minat dosen Universitas Syiah Kuala dalam publikasi ilmiah dan penulisan
buku ajar masih sangat minim di semua bidang. Belum ditemukannya adanya
18
motivator yang mampu memberikan stimulasi terkait dengan rendahnya jumlah
publikasi dan penulisan buku ajar.
Rekomendasi : diperlukan kebijakan dan strategi khusus pimpinan universitas
untuk memacu dosen agar dapat terlibat aktif dalam publikasi ilmiah dan
penulisan buku ajar.
KPI Universitas Syiah Kuala menyangkut hal tersebut harus dibuat dan
diimplementasikan dan dievaluasi.
4. Peran aktif SJMF masih lemah dalam kegiatan monitoring dan evaluasi akibat
dukungan dari pihak fakultas belum nyata dan masih banyak dosen yang tidak
berminat terlibat dalam kegiatan SJMF.
Rekomendasi : Para pimpinan fakultas harus lebih fokus dan perhatian terhadap
perkembangan SJMF dan TPMA di unit kerja masing-masing untuk penguatan
SDM dan juga menyediakan fasilitas kerja serta penghargaan.
5. Belum adanya sistem baku tentang pemberian penghargaan dan reward dari
pimpinan terhadap prestasi mutu yang dicapai fakultas dan program studi yang
mampu memberikan dampak perubahan dalam implementasi SPMI di lingkungan
Universitas Syiah Kuala.
Rekomendasi : perlu dilbuat SOP tentang penghargaan terhadap unit kerja yang
berprestasi, misalnya pemberian “Unsyiah Reward”, “Rector Reward”, “Dean
Reward’ dan lain sebagainya kepada fakultas dan program studi yang memiliki
prestasi dalam mendukung peningkatan mutu pendidikan di Universitas Syiah
Kuala.
Pelaksanan AIMA siklus II Universitas Syiah Kuala yang telah dilaksanakan
sesuai dengan target difokuskan pada : (1) Manajemen administrasi pelayanan
akademik, (2) Proses pelaksanaan akademis, (3) Aktifitas dosen terhadap
tridahrama PT, dan (4) Capaian dan tingkat kepuasan akademis oleh mahasiswa
dengan penjabaran sebagai berikut:
1. Manajemen administrasi pelayanan akademis
Pelaksanaan akademis di setiap fakultas dan prodi telah didukung dengan sistem
administrasi yang memadai dan mengacu kepada standar mutu akademik yang
telah disusun. Terjadi peningkatan pelayan administrasi akademik sejak
19
dilakukannya sistem on-line dan evaluasi kinerja dosen (EKD). Namun masih ada
unit pelaksana yang belum secara penuh menyiapkan perangkat pendukung
sehingga mahasiswa maupun dosen masih belum merasa puas. Variasi
kemampuan SDM ditingkat fakultas dan program studi menyebabkan pelayanan
akademis antar unit masih terdapat perbedaan kualitas.
Rekomendasi :
a. Perlunya sosialisasi dan evaluasi internal secara periodik terhadap
pelaksanaan standar mutu akademik terkait dengan manajemen administrasi
pelayanan akademis di setiap unit (fakultas dan program studi).
b. Perlunya peningkatan jumlah dan kualitas SDM tenaga administrasi dan
penyediaan sarana kerja perlu dilakukan segera dan disesuaikan dengan
prioritas kebutuhan.
c. Perlunya pelatihan dan pemagangan secara periodik terhadap SDM fakultas
maupun program studi terkait dengan manajemen administrasi pelayanan
akademis.
d. Implementasi pelayanan akademik harus mengacu pada sasaran target
standar mutu yang telah disusun oleh universitas maupun fakultas.
2. Proses Pelaksanaan Akademis (pengajaran dan praktikum) Terjadi perubahan
yang siknifikan terhadap proses pelaksanaan akademis baik proses belajar
mengajar maupun praktikum lebih baik dari tahun sebelumnya. Disiplin dosen
dalam melaksanakan kegiatan akademis terutama belajar mengajar dan praktikum
semakin baik dan telah mengacu kepada standar akademik masing-masing unit.
Ketidaksesuaian yang ditemukan antara lain perencanaan kurikulum masih
perlu diperhatikan karena belum melibatkan stakeholder ataupun data tidak
terdokumentasi. Pada umumnya ketidaksesuaian tersebut adalah dalam hal
administrasi pendidikan seperti dalam hal pengisian KRS, pembuatan GBPP dan
SAP, kontrak kuliah, surat penugasan dosen, daftar hadir, dan penilaian. Temuan
yang paling berpengaruh terhadap mutu adalah adanya sistem perkuliahan yang
sangat padat serta sebagian besar diasuh oleh dosen muda dan tenaga pengajar
dari luar institusi pendidikan dan tanpa disertai dengan kesesuaian dengan standar
tenaga pengajar. Ketidaksesuaian juga ditemukan dimana keterlibatan yang sangat
20
minim tenaga pengajar Guru Besar dalam proses pelaksanan akademik (mengajar,
praktikum, penelitian dan pengabdian) di beberapa unit kerja auditi.
Ketidaksesuaian juga masih ditemukan terhadap proses pelaksanaan kegiatan
praktikum mahasiswa yang tidak sesuai dengan jadwal dan target akibat dari
dukungan proses administrasi keuangan dari biro dan fakultas yang belum lancar
hampir di setiap semester. Kondisi ini juga sangat berpengaruh terhadap
penguasaan materi dan hampir di seluruh fakultas serta program studi pelaksanaan
praktikum mata kuliah terlaksana sangat minim. Selain itu sebagian besar fakultas
dan program studi yang belum
melaksanaan sistim monitoring dan evaluasi internal terhadap proses pelaksanaan
akademis secara periodik sehingga akumulasi permasalahan terjadi berulang
setiap semester.
Rekomendasi :
a. Setiap unit kerja diharapkan dapat melibat stakeholder untuk melakukan
evaluasi
kurikulum yang sedang berjalan, juga diperlukan adanya Pedoman Penyusunan
Kurikulum yang terbaru untuk setiap fakultas.
b. Diperlukan keseragaman dalam sistem dokumentasi dan hasil pelaksanaan
akademis
termasuk kegiatan praktikum, praktek lapangan, penelitian, dan tugas akhir
mahasiswa.
c. Perlu diterapkan sangsi dan reward terhadap kedisiplinan dosen dalam
pelaksanan belajar mengajar, penelitian dan pengabdian masyarakat termasuk
keterlambatan pemasukan nilai ujian yang berpengaruh terhadap pengisian
KRS mahasiswa misalnya :
_ Dosen yang tidak memenuhi kewajiban mengajar dan praktikum (tanpa
izin tertentu) diberikan sangsi tidak mengajar atau membimbing mahasiswa
pada semester berikutnya.
_ Dosen yang tidak melakukan kegiatan akademis secara periodik
(mengajar, penelitian dan pengabdian) diusulkan untuk tidak diperpanjang
sertifikasinya
21
_ Dosen yang melebihi batas waktu pemasukan nilai ujian maka nilai akan
diberikan oleh program studi.
_ Dosen yang terlambat dalam pemasukan nilai diberikan skorsing selama
satu semester (tidak boleh mengajar dan membimbing). Sanksi terhadap
dosen tersebut dilakukan dengan mengirimkan surat ke Senat Fakultas.
d. Perlu dilakukan evaluasi oleh SJMF dan TPMA terhadap kelengkapan
administrasi proses pelaksanaan akademis pada awal semester dan akhir
semester agar dapat diketahui permasalahan sejak awal dan terjadinya
koordinasi pada akhir setiap akhir semester.
e. Perlu dibakukan format kontrak perkuliahan di Universitas Syiah Kuala, dan
harus ditandatangani oleh dosen dan perwakilan mahasiswa serta disetujui oleh
pimpinan.
f. Perlu dukungan kelengkapan perangkat on-line di setiap program studi agar
pelayanan proses akademik semakin lancar.
3. Aktifitas dosen terhadap tridharma PT (penelitian dan pengabdian)
Hasil audit akademik menunjukkan terjadi ketidakseimbangan dalam pelaksanaan
tugas dosen sebagai pengemban amanah tridarma PT hampir di seluruh fakultas
dan program studi. Ketidaksesuaian katagori berat ditemukan dimana hanya
sebagian kecil dosen melakukan kegiatan penelitian dan pengabdian secara
periodik. Selain itu dokumentasi hasil kegiatan penelitian dan pengabdian oleh
dosen sangat minim ditemukan di setiap program studi maupun fakultas. Kondisi
ini diperberat dengan tidak tercantumnya penelitian dan pengabdian di dalam KPI
universitas, fakultas dan program studi serta tidak adanya sistem evaluasi terhadap
aktifitas penelitian dan pengabdian oleh dosen.
Sistem pembinaan oleh dosen senior terhadap dosen muda dalam kegiatan
penelitian dan pengabdian belum berjalan dan “budaya” Peer Group penelitian
dan pengabdian belum tumbuh hampir di setiap program studi dan fakultas.
Kebijakan dalam pelaksanaan “penelitian mandiri” oleh dosen belum diatur
dengan sistem yang dapat dipertanggungjawabkan oleh peneliti dan mengikuti
aturan adminsitrasi dan keilmuan.
22
Penelitian mandiri belum dilakukan secara terencana, tercatat, dan
dilaksanakan serta dilaporkan tanpa SOP dan kebanyakan tidak diketahui oleh
pimpinan. Hampir seluruh fakultas, program studi dan laboratorium belum
memiliki kebijakan dalam melaksanakan tema penelitian dan pengabdian
unggulan. Sosialisasi teknis terhadap program penelitian dan pengabdian oleh
Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat tidak diikuti dengan sosialisasi
oleh pimpinan di fakultas dan program studi (hanya dengan cara menempel
pengumuman). Dosen tidak memiliki “roadmap” penelitian unggulan dan
berkelanjutan serta sangat kurang mendapatan bimbingan teknis sehingga usulan
penelitian hibah sangat kurang.
Rekomendasi :
a. Kebijakan terhadap pelaksanaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
oleh dosen perlu ditegaskan dan dilakukan evaluasi periodik terhadap
pelaksanaannya
b. Setiap fakultas, program studi dan laboratorium harus memiliki “road map”
penelitian unggulan dan bagi yang mampu melaksanakannya diberikan reward,
misalnya : diberikan anggaran peningkatan sarana dan prasara yang LEBIH
BESAR untuk memacu yang lain.
c. Harus dibuat kebijakan dan SOP terhadap “penelitian mandiri” oleh dosen
sehingga memenuhi persyaratan administrasi dan keilmuan. Setiap penelitian
mandiri harus diketahui oleh pimpinan dan dilengkapi dengan dokumen
pelaksanaan penelitian.
d. Membuat kebijakan yang “tegas” mewajibkan dosen melakukan “penelitian dan
pengabdian”, misalnya :
_ Dosen yang telah mencapai lektor kepala atau melebihi harus melakukan
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat bersumber pada anggaran
DIKTI/tingkat nasional lainnya minimal 1 tahun 1 kali dan tidak dapat
mengikuti penelitian bersumber dari dana lokal. Bila selama 2 tahun
berturut-turut tidak dapat melakukannya maka renumerasi “sertifikasi”
ditunda.
23
_ Penelitian mandiri hanya boleh dilakukan oleh dosen yang belum
mencapai pangkat lektor kepala setiap tahun, sedangkan yang telah
mencapai lektor kepala atau melebihi hanya boleh melaksanakan penelitian
mandiri setiap 2 tahun sekali.
_ Dosen yang mendapat penelitian dari hibah nasional dan internasional
diberikan “reward”.
_ Membuat kebijakan untuk “membiayai” penelitian unggulan Peer Group”
dari dana PNBP universitas sehingga dapat kontinyu dilaksanakan oleh
dosen.
e. Sosialisasi dan bimbingan teknis harus dilaksanakan oleh lembaga, fakultas dan
program studi secara lebih sistematis sehingga mampu menarik minat dosen untuk
melaksanakan penelitian dan kegiatan pengabdian kepada masyarakat. Pemilihan
dosen teladan dan peneliti teladan harus terus dilakukan dengan prosedur yang
lebih terukur.
f. Menjadikan aktifitas penelitian dan pengabdian masyarakat sebagai fokus
evaluasi kinerja dosen (EKD) dan AIMA pada siklus III tahun 2011.
4. Capaian dan tingkat kepuasan akademis oleh mahasiswa
Penilaian capaian dan tingkat kepuasaan akademis oleh mahasiswa merupakan
bagian dari kegiatan AIMA siklus II tahun 2010 namun pelaksanaannnya
dilakukan secara khusus oleh “Tim MONEV Internal” BJM sesuai dengan
pelaksanaan kegiatan akademik pada semester berjalan (laporan terpisah). Namun
demikian hasil ini juga merupakan bagian melekat yang dilakukan oleh auditor
AIMA untuk lebih melengkapi informasi yang didapat terhadap tingkat kepuasan
akademis mahasiswa. Dari hasil audit dapat ditemukan ketidakseuaian katagori
ringan, dalam bentuk “masih kurang puas” antara lain:
1. Kualitas belajar mengajar terkait dengan dosen utama yang diwakili oleh dosen
muda/asisten dosen serta teknik mengajar yang belum menyesuaikan dengan
kondisi.
2. Pelayanan praktikum yang sangat minim serta sebagian besar dilakukan
menjelang akhir semester, begitu juga kondisi sarana prasarana baik penunjang
perkuliahan, praktikum dan penelitian mahasiswa.
24
3. Kondisi laboratorium dan laboratorium lapangan untuk mendukung
pelaksanaan penelitian, tugas akhir termasuk ketersediaan alat transportasi untuk
melakukan praktek lapangan ke luar daerah.
4. Kondisi sarana pendukung “perpustakaan”.
5. Kondisi “akademik atmosfir” terutama kebersihan internal (halaman, toilet,
ruang kuliah) disetiap fakultas dan kondisi umum universitas.
6. Sistem komunikasi antara dosen dan mahasiswa yang perlu ditingkat terutama
dalam konseling dan bimbingan tugas akhir sehingga dapat mempersingkat masa
kelulusan.
Pelaksanaan AIMA siklus II Universitas Syiah Kuala tahun 2010 juga
menghasilkan “temuan” yang harus ditanggapi ditindaklanjuti oleh pimpinan unit
(fakultas dan program studi), sedangkan “rekomendasi” ditujukan untuk pimpinan
universitas sebagai acuan dalam menyusun kebijakan dan strategi ke depan
sehingga pelaksanaan mutu di lingkungan Universitas Syiah Kuala terus
meningkat. Pimpinan lembaga dan Biro yang berhubungan dan berwenang
diharapkan pula dapat melakukan tindak lanjut dari rekomendasi tersebut.
Pelaksanaan AIMA siklus II Universitas Syiah Kuala tahun 2010 secara
umum berjalan cukup lancar atas kerjasama semua pihak, walaupun dalam
penyelesaiaan akhir mengalami keterlambatan. Kendala yang dihadapi dalam
pelaksanaan audit akademik ini adalah terkait dengan penyesuaian waktu antara
auditor dan auditi serta koordinasi, keterbatasan jumlah auditor, ketersediaan
pendanaan dan padatnya jadwal perkuliahan.
Pengalaman ini menjadi pelajaran yang sangat berharga bagi pelaksanaan
yang akan datang. Hasil audit akademik ini diharapkan bisa digunakan oleh
pimpinan untuk pembenahan dalam hal peningkatan mutu Universitas Syiah
Kuala secara keseluruhan dan berkelanjutan sehingga mampu menjadi salah satu
perguruan tinggi unggulan baik nasional bahkan internasional nantinya.
25
DAFTAR PUSTAKA
Bayangkara, IBK. 2008. Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi. Jakarta:
Salemba Empat.
http://qualitysystem.wordpress.com/2007/08/06/ceklis-audit-sistem-manajemen-
mutu-sales-dan-marketing/
http://www.unsyiah.ac.id/file/Ringkasan%20Eksekutif%20AIMA%20Siklus
%202%202010.pdf
http://www.google.co.id/search?q=Ringkasan%2520Eksekutif%2520AIMA
%2520Siklus%25202%25202010&sourceid=opera&ie=utf-8&oe=utf-
8&channel=suggest
http://id.wikipedia.org/wiki/Universitas_Syiah_Kuala
26