Irman Hariman, MT.LPKIA Lecture- Sessi 9 -

PERENCANAAN MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK

KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK

LAHIRNYAPROYEK

MEMULAIPROYEK

PERENCANAANPROYEK

PENGAWASAN PROYEK

PENUTUPANPROYEK

WAKTU

PELAKSANAAN PROYEK

BAHASAN

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

2MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

3

9 BIDANG PENGETAHUAN YANG PERLU

DIKUASAI MANAJER PROYEK(SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006

dengan modifikasi)

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

PIRANTI &

TEKNIK

MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK

MANAJMCAKUPAN PROYEK

MANAJMWAKTU

PROYEK

MANAJMBIAYA

PROYEK

MANAJMMUTU

PROYEK

MANAJMSDM

PROYEK

MANAJMRESIKOPROYEK

KEBU-TUHAN

& HARAP-

AN

STAKE-HOLDER

PROYEK

BERHASIL

MANAJMKOMUNI-

KASI PROYEK

MANAJMPEMBE-

LIANPROYEKBAHASAN

MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

4

BAHASAN

1. Komunikasi dalam proyek2. Proses-proses dalam manajemen

komunikasi proyek3. Merencanakan komunikasi dalam

proyek

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

5

KOMUNIKASI DALAM PROYEK

Sifat komunikasi profesional T.I. 1. Verbal2. Informal. Sesekali saja presentasi formal3. Singkat waktunya: Harus penuh

perhatian; berkomunikasi efektif; menggunakan dukungan grafik, catatan, hasil cetakan

4. Dengan sedikit orangFAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

6

PROSES-PROSES DALAM MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

2Pendistribusian

informasi

1Perencanaankomunikasi

4Mengelolastakeholder

KLP PROSES PELAKSANA

AN

KLP PROSES MONITORING & PENGAWASAN

3Pelaporan

kinerja

KLP PROSES PERENCANA

AN

MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

7

PROSES-PROSES DALAM MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK

• Menentukan kebutuhan informasi dan komunikasi stakeholder

• Menyampaikan info yang dibutuhkan stakeholder dengan tepat waktu

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

1Perencanaankomunikasi

2Pendistribusian

informasi

MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

8

PROSES-PROSES DALAM MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK

• Mengumpulkan dan mendistri-busikan informasi tentang kinerja pelaporan status, pengukuran kemajuan pekerjaan, dan peramalan keadaan proyek

• Mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan menyelesaikan berbagai isyu dengan stakeholder

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

3Pelaporan

kinerja

4Mengelola

stakeholder

MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

9

PERENCANAAN KOMUNIKASI

Menentukan kebutuhan informasi dan komunikasi dengan stakeholder

– Apa– Dengan siapa– Kapan– Bagaimana caranya

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

10

Masukan PERENCANAAN KOMUNIKASI

1. Faktor lingkungan perusahaan: Budaya & struktur organisasi; Prasarana; SI manajemen proyek; dll

2. Aset proses organisasional: Prosedur, dll

3. Pernyataan cakupan proyek4. Rencana manajemen proyek:

• Asumsi • KendalaFAKULTAS

TEKNOLOGI INFORMASI

MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

11

1. Analisis kebutuhan komunikasi: – Usaha untuk mendapatkan kebutuhan

informasi tentang proyek bagi masing-masing pemangku kepentingan.

– Dalam melakukan analisis, perhatikan: struktur organisasi, kebutuhan informasi internal & eksternal,dll

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

Piranti & TeknikPERENCANAAN KOMUNIKASI

Analisis kebutuhan komunikasi stakeholderSTAKE-HOLDER

NAMA DOKUMEN

FORMAT DOKUMEN

PERSONIL KONTAK

JADWAL

MANAJEMEN PELANGGAN

LAP. STATUS PER BULAN

KERTAS ANITA, MARIA TIAP TGL 1

STAF BISNIS PELANGGAN

LAP. STATUS PER BULAN

KERTAS RUSDI, ANI TIAP TGL 1

STAF TEKNIS PELANGGAN

LAP. STATUS PER BULAN

E-MAIL SUHARDI, INGE

TIAP TGL 1

MANAJEMEN INTERNAL

LAP. STATUS PER BULAN

KERTAS PRAMONO TIAP TGL 1

STAF BIS. & TEK. INTERN

LAP. STATUS PER BULAN

INTRANET SUMARDI TIAP TGL 1

SUBKONT. PELATIHAN

RENCANA PELATIHAN

KERTAS DINA 01-12-2004

SUBKONT. P/L RENCANA IMPLEM. P/L

E-MAIL PRITA 10-12-2004

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS 12

MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

13

2. Teknologi komunikasi: penggunaannya disesuaikan dengan keadaan: urgensi kebutuhan informasi, ketersediaan teknologi, lama proyek, lingkungan proyek, kebiasaan tim proyek

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

Piranti & Teknik PERENCANAAN KOMUNIKASI

MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

14

Rencana Manajemen Komunikasi: memuat:

1. Kebutuhan komunikasi stakeholder2. Informasi yang akan dikomunikasikan (format,

muatan, tingkat rincian, dll)3. Penanggung jawab komunikasi4. Penerima informasi5. Metode / teknologi komunikasi6. Frekuensi7. Metode pemutakhiran rencana manajemen

komunikasi8. Terminologi

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

Hasil PERENCANAAN KOMUNIKASI

MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

15

Ke materi selanjutnya

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI