Irman Hariman, MT.

LPKIA Lecture

- Sessi 10 -

PELAKSANAAN MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK 2

2

KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

LAHIRNYAPROYEK

MEMULAIPROYEK

PERENCANAANPROYEK

PENGAWASAN PROYEK

PENUTUPANPROYEK

WAKTU

PELAKSANAAN PROYEKBAHASAN

3

9 BIDANG PENGETAHUAN YANG PERLU

DIKUASAI MANAJER PROYEK(SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006

dengan modifikasi)

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

PIRANTI &

TEKNIK

MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK

MANAJMCAKUPAN PROYEK

MANAJMWAKTU

PROYEK

MANAJMBIAYA

PROYEK

MANAJMMUTU

PROYEK

MANAJMSDM

PROYEK

MANAJMRESIKOPROYEK

KEBU-TUHAN

& HARAP-

AN

STAKE-HOLDER

PROYEK

BERHASIL

MANAJMKOMUNI-

KASI PROYEK

MANAJMPEMBE-

LIANPROYEKB

AHASAN

4

Proses-proses dalam manajemen Komunikasi proyek

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

2Pendistribusian

informasi

1Perencanaankomunikasi

4Mengelola

stakeholder

KLP PROSES PELAKSANAAN

KLP PROSES MONITORING & PENGAWASAN

3Pelaporan

kinerja

KLP PROSES PERENCANAAN

5

Proses DISTRIBUSI INFORMASI

Pengertian umum:

Kegiatan yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi stakeholder dengan tepat waktu

Dalam melakukan pendistribusian informasi perlu memperhatikan MASUKAN antara lain:

Rencana manajemen komunikasi (bisa berupa tabel semacam analisis komunikasi, tetapi disajikan urut tanggal)

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

6

Piranti & Teknik DISTRIBUSI INFORMASI

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

1. Ketrampilan berkomunikasi

2. Sistem pengambilan (retrieve) informasi

3. Metode-metode distribusi informasi

4. Proses-proses sesuai pengalaman

7

Distribusi informasi

1 Ketrampilan berkomunikasiPengirim informasi punya tanggung jawab

tentang: Kejelasan Tidak membingungkan LengkapPenerima informasi punya tanggung jawab

dalam: Memastikan bahwa informasi difahami dg

benar

2 Sistem pengambilan informasi : Sistem yang memfasilitasi penggunaan informasi secara bersama. Contoh: sistem file manual; basisdata teks; P/L manajemen proyek; sistem penyimpanan gambar

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

8

Distribusi informasi

3. Sistem distribusi informasi, misalnya: – Pertemuan/rapat; – Distribusi dokumen fisik;– Akses ke basisdata lewat jaringan;– Fax;– E-mail;– Voice mail;– Video conferencing

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

9

1. Aset proses organisasional, berupa:– Pengalaman– Rekaman proyek– Laporan proyek– Presentasi – Umpan balik dari stakeholder– Informasi untuk stakeholder

2. Permintaan perubahan : Permintaan ini yang mendasari perubahan rencana komunikasiFAKULTAS

TEKNOLOGI INFORMASI

MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

Hasil DISTRIBUSI INFORMASI

MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

10

PELAKSANAANMANAJEMEN PEMBELIAN PROYEK

PERTEMUAN – 10/2

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

11

Proses-proses dalam Manajemen Pembelian Proyek

KLP PROSESPERENCANAAN

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

1 Perencanaan pembelian & penerimaan

5Administrasi

kontrak

4 Seleksi

3Penawaran

2Perencanaan

kontrak

6Penutupan

(akhir) kontrak

KLP PROSESPELAKSANAAN

KLP PROSESMONITORING &

PENGAWASAN

KLP PROSESPENUTUPAN

PROYEK

12

ProsesPENAWARAN

• Penawaran menyangkut mendapatkan informasi berupa penawaran dan usulan dari pemasok prospektif yang memuat bagaimana kebutuhan proyek dapat dipenuhi.

• Biaya untuk proses ini dikeluarkan oleh penawar.

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

13

MasukanPENAWARAN

1. Aset proses organisasional: Contoh: Daftar pemasok prospektif dan yang pernah lolos seleksi beserta prestasinya. Ini merupakan calon yang akan dikirimi penawaran

2. Rencana manajemen pembelian: menjelaskan bagaimana pembelian akan dilakukan. Memuat a.l. tentang tipe kontrak; evaluator; dokumen standar proposal/penawaran; teknik evaluasi; jadwal pembelian; dll

3. Dokumen pembelian: Dokumen lelang (tender) yang memuat ketentuan mengikuti pelelangan; Format permintaan penawaran harga.FAKULTAS

TEKNOLOGI INFORMASI

MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

14

Piranti & TeknikPENAWARAN

1. Pertemuan penjelasan lelang : Dihadiri calon pemasok yang berhak memasukkan penawaran

2. Advertensi

3. Menyusun daftar pemasok yang memenuhi syarat: Sering kali diambilkan dari daftar yang dimiliki perusahaan berdasarkan penyaringan dulu.

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

15

HasilPENAWARAN

1. Daftar pemasok yang lolos pra kualifikasi: Pemasok inilah yang berhak memasukkan penawaran

2. Paket dokumen pembelian: Disiapkan oleh proyek dan diserahkan pada penawar yang berhak. Memuat Kerangka Acuan Kerja (TOR=term of reference) dan Rencana Kerja dan Syarat. Dokumen ini menjadi acuan penulisan proposal

3. Usulan (proposal): Disiapkan oleh pemasok, disusun sesuai ketentuan dalam dokumen pembelian.

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

16

ProsesSELEKSI

• Pemilihan pemasok menyangkut kegiatan:– penerimaan penawaran atau proposal, dan – penerapan kriteria evaluasi untuk memilih

penawar. • Umumnya proses ini tidak langsung selesai: • HARGA: yang murah belum tentu jaminan biaya

terkecil, misalnya bila waktu yang diperlukan lebih panjang.

• PROPOSAL: – Umumnya dibagi atas teknis dan komersial, yang

masing-masing dievaluasi terpisah.– Untuk barang yang sifatnya kritis, ada baiknya

dipilih dua sumber.

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

17

1. Aset proses organisasional : memuat kebijakan umum dalam evaluasi proposal

2. Rencana manajemen pembelian3. Kriteria evaluasi: dapat mencakup contoh

produk pemasok, masukan dari perusahaan yang pernah menggunakan, dll

4. Paket dokumen pembelian: pada paket ini dimuat kriteria evaluasi

5. Proposal.6. Daftar pemasok yang masuk kualifikasi7. Rencana manajemen proyek: Berisi a.l.

rencana-rencana parsial yang sudah dibuatFAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

MasukanSELEKSI

18

1. Sistem pembobotan: masing-masing komponen yang dinilai diberi bobot sesuai pentingnya komponen tersebut

2. Estimasi-estimasi yang independen, seperti HPS (harga perkiraan sendiri)

3. Sistem penyaringan: Ada persyaratan minimal tentang satu atau beberapa hal yang bila tidak dipenuhi akan menggagalkan pemasok

4. Negosiasi kontrak: dilaksanakan dalam penyusunan kontrak antara proyek dengan pemasok FAKULTAS

TEKNOLOGI INFORMASI

MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

Piranti & TeknikSELEKSI

19

5. Sistem ‘rating’ bagi pemasok: Rating ini menggunakan kinerja pemasok di masa lalu, seperti dalam hal mutu, jadwal penyerahan pekerjaan, ketaatan terhadap kontrak, dll

6. Pertimbangan ahli

7. Teknik-teknik evaluasi proposal : Berbagai teknik evaluasi bisa diterapkan, obyektif maupun dikombinasikan dengan subyektif sesuai pendapat ahli.

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

Piranti & TeknikSELEKSI

20

1. Pemasok terpilih2. Kontrak3. Rencana manajemen kontrak,

memuat: kegiatan-kegiatan administrasi kontrak selama masa kontrak

4. Ketersediaan sumber daya5. Rencana manajemen pembelian

(terevisi)6. Permintaan perubahan

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

HasilSELEKSI

21

Kontrak: Berupa PO atau dokumen yang lengkap,

Memuat:

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

Batas pertanggung jawaban Nilai kontrak Nilai tanggungan Penalti Insentif Asuransi Performance bonds Persetujuan ttg

subkontraktor Penanganan perubahan Mekanisme penyelesaian

masalah.

Judul SOW Jadwal Periode pelaporan

Kinerja Peran & tanggung

jawab Harga & pembayaran Penyesuaian thd inflasi Kriteria penerimaan Jaminan Dukungan thd produk

22

SEKIAN

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS