1

KEMAMPUAN APARAT KELURAHAN DALAM PELAKSANAAN TUGAS

ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DI KELURAHAN TARORANE KEC. SIAU

TIMUR, KABUPATEN SITARO

Oleh :

NOVITA MANDALIKA

Wilayah desa/kelurahan menjadi sasaran penyelenggaraan aktifitas pemerintahan danpembangunan, mengingat pemerintahan desa dan kelurahan merupakan basis pemerintahanterendah dalam struktur pemerintahan Indonesia yang sangat menentukan bagi berhasilnyaikhtiar dalam Pembangunan nasional yang menyeluruh.

Mengingat kompleksnya aspek atau bidang yang hendak dibangun ditingkatpemerintahan terendah tersebut, maka salah satu aspek yang terlebih dahulu perlu dibangunadalah peningkatan kemampuan aparat pemerintah kelurahan dalam pelaksanaan tugas-tugasadministrasi pemerintahan, disamping memperkuat partisipasi masyarakat dankelembagaannya serta aspek lainnya. Aparat Kelurahan Tarorane, Kecamatan Siau Timur,Kabupaten Sitaro sebagai tempat penelitian yang direncanakan ini, menurut pengamatan awalpenulis, menunjukkan bahwa kemampuan aparat Kelurahan Tarorane dalam pelaksanaantugas terutama dalam menyiapkan bahan dan informasi yang dibutuhkan untuk kepentinganperencanaan pembangunan, hasilnya masih minim atau belum terlaksana secara optimal. Darihal tersebut penelitian ini mengangkat judul tentang kemampuan aparat kelurahan dalampelaksanaan tugas administrasi. Dari hasil penelitian terbukti bahwa kemampau aparat dalampengadministrasian masih rendah dan mempengaruhi kinerja instansi tersebut

Key words : Administrasi, Aparat, Kelurahan

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Keberadaan aparat kelurahan yang juga diserahi tugas dibidang administrasi,

menduduki posisi yang sangat penting karena sebagai organ pemerintahan yang paling

bawah mengetahui sacara pasti segala kondisi dan permasalahan yang ada di wilayahnya,

maka input pada pemerintah kecamatan yang menyangkut berbagai keterangan dan

informasi sangatlah dibutuhkan dalam pengambilan kebijaksanaan daerah maupun nasional

untuk kebutuhan pembangunan secara menyeluruh, dalam Permendagri Nomor 12 tahun

2013 tentang monografi desa dan kelurahan mengatakan Kepala desa dan Lurah melakukan

pengisian dan pengumpulan data monografi desa dan kelurahan dimulai pada setiap awal

dan pertengahan tahun anggaran.

2

Berangkat dari pemikiran tersebut, dikaitkan dengan kondisi rill sementara Aparat

Kelurahan Tarorane, Kecamatan Siau Timur, Kabupaten Sitaro sebagai tempat penelitian

yang direncanakan ini, menurut pengamatan awal penulis, menunjukkan bahwa

kemampuan aparat Kelurahan Tarorane dalam pelaksanaan tugas terutama dalam

menyiapkan bahan dan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan perencanaan

pembangunan, hasilnya masih minim atau belum terlaksana secara optimal. Hal ini terbukti

dari pelaksanaan tugas-tugas administrasi yang tidak terlaksana dengan baik dan konsisten

sesuai ketentuan, baik administrasi umum, administrasi penduduk, maupun administrasi

keuangan.

Belum tersedianya informasi atau pencatatan administrasir secara baik sebagaimana

tersebut diatas, maka hal itu terjadi karena adanya pengaruh berbagai faktor, antara lain

terutama faktor kemampuan sumber daya aparat kelurahan sebagai penyelenggara yang

belum optimal hal tersebut berimbas pada pelayanan masyarakat yang jadi terhambat,

terkesan lambat. Kapasitas yang masih rendah merupakan bagian dari permasalahan yang

ditunjukkan di lapangan. Diantaranya masih belum optimalnya aspek kelembagaan,

sumberdaya manusia, maupun manajemen pemerintahan.

Sehubungan dengan hal tersebut diatas, menurut penulis tertarik untuk mengkaji

lebih mendalam. Oleh karena itulah penulis mengajukan judul penelitian “Kemampuan

Aparat Kelurahan dalam Pelaksanaan Tugas Administrasi Pemerintahan di Kelurahan

Tarorane Kec. Siau Timur, Kabupaten Sitaro.”

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakan diatas, maka perumusan masalah dalam penelitian ini

adalah sebagai berikut :

1. Bagaimanakah kemampuan aparat kelurahan dalam pelaksanaan tugas administrasi

pemerintahan di Kelurahan Tarorane Kec. Siau Timur Kab. Sitaro ?

2. Faktor-faktor pendukung dan penghambat pelaksanaan tugas administrasi pegawai

kelurahan Tarorane

C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan

1. Untuk mengetahui kemampuan aparat kelurahan dalam pelaksanaan tugas administrasi

pemerintahan di Kelurahan Tarorane.

3

2. Untuk mengetahui Faktor-faktor pendukung dan penghambat pelaksanaan tugas

administrasi pegawai kelurahan Tarorane.

D. Manfaat Penelitian

Hasil penelitian ini nantinya diharapkan sebagai :

1. Bahan informasi dan kontribusi pemikiran kepada pemerintah Kelurahan Tarorane

dan masyarakat serta kepada semua pihak yang berkepentingan dalam upaya

meningkatkan pelaksanaan tugas-tugas administrasi kelurahan dan terutama tugas

dibidang pencatatan register yang terpenting bagi kebutuhan pembangunan.

2. Bahan perbandingan dan informasi awal bagi peneliti lain yang hendak mengkaji

secara mendalam tentang pelaksanaan tugas-tugas administrasi kelurahan pada

umumnya dan register kelurahan pada khususnya.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Konsep Kemampuan Aparat

Istilah "kemampuan" mempunyai banyak makna, Jhonson dalam (Cece

Wijaya,1991:3) berpendapat bahwa "kemampuan adalah perilaku yang rasional untuk

mencapai tujuan yang dipersyaratkan sesuai kondisi yang diharapkan". Sementara itu,

menurut Kartono (1993:13) bahwa “kemampuan adalah segala daya, kesanggupan,

kekuatan dan keterampilan teknik maupun sosial yang dianggap melebihi dari anggota

biasa.”

Lebih lanjut, Syarif (1991:8) menyebutkan beberapa jenis kemampuan yang antara

lain : kecerdasan, menganalisis, bijaksana mengambil keputusan,

kepemimpinan/kemasyarakatan dan pengetahuan tentang pekerjaan.

Mengacu pada pengertian dan jenis kemampuan tersebut di atas, maka dalam suatu

organisasi pemerintahan kelurahan senantiasa perlu memiliki suatu daya kesanggupan,

keterampilan, pengetahuan terhadap pekerjaan dalam pengimplementasian tugas-tugas dan

fungsi masing-masing aparat kelurahan. Kemampuan yang penulis maksudkan adalah

kemampuan yang dilihat dari hasil kerjanya atau kemampuan kerjanya.

4

Kemampuan kerja seseorang menurut Tjiptoherianto (1993:36) mengemukakan

bahwa "kemampuan kerja yang rendah adalah akibat dari rendahnya tingkat pendidikan,

dan latihan yang dimiliki serta rendahnya derajat kesehatan".

Pemerintah Kelurahan memiliki peran signifikan dalam pengelolaan proses sosial di

dalam masyarakat. Tugas utama yang harus diemban pemerintah adalah bagaimana

menciptakan kehidupan demokratik, memberikan pelayanan sosial yang baik sehingga

dapat membawa warganya pada kehidupan yang sejahtera, rasa tenteram dan berkeadilan.

Guna mewujudkan tugas tersebut, pemerintah dituntut untuk melakukan perubahan, baik

dari segi kepemimpinan, kinerja birokrasi yang berorientasi pada pelayanan yang

berkualitas dan bermakna, sehingga kinerja pemerintah benar-benar makin mengarah pada

praktek good local governance, bukannya bad governance.

Kondisi ini sedikit banyak juga dipengaruhi pula oleh lemahnya human resources di

kelurahan yang populasinya relatif kecil dan sangat terbatas. Sebab itu guna mendobrak

kebekuan atau stagnasi sosial ini diperlukan terobosan dari kekuatan luar untuk bermitra

atau saling bekerja sama dengan aktor-aktor dan lembaga-lembaga potensial di kelurahan

dalam melakukan perubahan sosial menuju ke arah situasi yang lebih baik dibandingkan

dengan sebelumnya.

B. Konsep Administrasi Pemerintahan

Sebelum menjelaskan konsep/pengertian administrasi pemerintahan terlebih dahulu

perlu dijelaskan konsep "administrasi dan pemerintahan".

Menurut Siagian (1991:2) "Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan dari

keputusan-keputusan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya dilakukan oleh

dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Dewasa ini, peranan Pemerintah Kelurahan sebagai struktur perantara, yakni sebagai

penghubung antara masyarakat dengan pemerintah dan masyarakat di luar tetap

dipertahankan, bahkan ditambah dengan peranan lainnya yaitu sebagai agen pembaharuan.

Sebagai konsekuensi negara hukum, perubahan format politik dan sistem

pemerintahan harus ditindaklanjuti dengan perubahan peraturan perundang-undangan di

bidang politik dan pemerintahan dengan dilakukannya perubahan peraturan pelaksanaan

yang mengatur Kelurahan.

5

2.2.1 Pengertian Administrasi

Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin ad+ministrare,

suatu kata kerja yang berarti melayani, membantu, menunjang, atau memenuhi.

Istilah ini berasal dari kata benda administratio dan kata sifat administratifus. Untuk

Indonesia yang tepat digunakan istilah administrasi.

Rangkaian kegiatan yang digolongkan sebagai administrasi mencakup: (1)

dilakukan oleh sekelompok orang (2 orang atau lebih); (2) berlangsung dalam suatu

kerjasama; (3) dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan.

Ketiga faktor inilah yang merupakan tanda pengenal atau ciri khas dari administrasi

yang apabila faktor-faktor tersebut disingkat adalah sekelompok orang, kerjasama,

dan tujuan tertentu. Jadi bisa ditarik kesimpulan bahwa kerjasama adalah rangkaian

perbuatan yang dilakukan bersama-sama secara teratur oleh lebih seorang yang

menimbulkan akibat yang sebenarnya tidak akan terjadi apabila dilakukan oleh

masing-masing seorang diri.

Administrasi adalah proses penyelenggaraan kegiatan untuk mewujudkan

rencana/keputusan yang telah dibuat agar menjadi kenyataan, dengan cara mengatur kerja

dan mengarahkan orang-orang yang melaksanakannya.

Administrasi juga dapat diartikan sebagai :

1. Suatu aktivitas yang terutama bersangkutan dengan cara untuk menyelenggarakan tujuan

yang telah ditentukan semula;

2. Suatu proses lazim terdapat dalam segenap usaha bersama, baik usaha berskala besar

maupun kecil-kecilan;

3. Suatu proses pengorganisasian dan bimbingan orang-orang agar dapat melaksanakan

suatu tujuan khusus;

4. Suatu proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk

mencapai tujuan-tujuan tertentu. (Syafiie, Tanjung, Modeong, 1999:17).

Berdasarkan pengertian tersebut dan apabila dikaitkan dengan aktifitas ditingkat

kelurahan, maka berbicara tentang administrasi kelurahan berarti yang dimaksud dengan

"administrasi adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh penyelanggara pemerintahan

kelurahan untuk mencapai tujuan pemerintahan, seperti antara lain, baik dalam

menggerakkan partisipasi dalam pembangunan dan terwujudnya demokrasi Pancasila

secara nyata guna meningkatkan taraf hidup masyarakat.

Mengacu pada pengertian diatas berarti konsep administrasi terbagi dalam dua

6

pengertian yaitu administrasi dalam arti sempit dan administrasi dalam arti luas.

Administrasi dalam arti luas berarti segenap proses kegiatan untuk mencapai tujuan

sedangkan administrasi dalam arti sempit adalah segenap penyelenggaraan kegiatan tulis

menulis, Surat menyurat, beserta penyimpanan, pengurusan masalah-masalah dan segala

pencatatannya dilaksanakan oleh aparat dalam arti pencapaian tujuan (Widjaya,1992:88).

Selanjutnya konsep/pengertian pemerintah dan pemerintahan dalam kajian sistem

pemerintahan Indonesia, pemerintah dibedakan dengan istilah pemerintahan. Menurut

Saparin (1996:21) untuk membedakan pengertian kedua konsep tersebut, maka perlu

diterangkan secara etimologis, yaitu :

a. Pemerintah adalah kata nama subjek yang berdiri sendiri, contoh Pemerintah

Daerah.

b. Pemerintah adalah kata jadian yang disebabkan karena subjeknya mendapat akhiran

"an" yang artinya pemerintah sebagai subjek melakukan tugas-tugas atau kegiatan,

dimana cara melakukan kegiatan itu disebut pemerintahan.

Ada dua persepektif umum mengenai ruang lingkup dari administrasi. Perspektif

yang pertama adalah perspektif makro yang meliputi proses penentuan tujuan, alokasi

sumber daya, dan koordinasi kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi. Penekanan dari

perspektif ini terutama pada aspek filosofis tentang apa tujuan dan makna kehidupan, apa

tujuan yang kita inginkan dan bagaimana mencapainya, serta bagaimana seharusnya orang

berperilaku. Perspektif selanjutnya adalah perspektif mikro, yang menerangkan perilaku

administrasi sebagai sikap, pendekatan, persepsi, dan nilai-nilai yang dianut oleh para

administrator. Stephen P. Robbins (1976) mengatakan bahwa perilaku administrasi

dipengaruhi oleh sejarah organisasi, norma-norma pendidikan, dan pengalaman.

Dari uraian diatas nampak istilah pemerintah menunjuk kepada aparat yaitu para

pelaksana pemerintahan, sedang istilah pemerintahan menunjuk pada aktifitas atau kegiatan

yang dilakukan oleh pemerintah. Hal ini berarti "Pemerintahan" adalah keseluruhan

tindakan atau kegiatan aparat pemerintah dalam menjalankan tugas dan fungsinya.

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

7

Berangkat dari rumusan masalah dan tujuan penelitian, maka jenis penelitian ini

adalah deskriptif.

Menurut Sugiyono (2007 : 15) penelitian deskriptif yaitu jenis penelitian yang

memberikan gambaran atau uraian suatu keadaan pada objek yang diteliti. Data yang

terkumpul akan di analisa secara kualitatif.

B. Informan Penelitian

Adapun yang menjadi informan dalam penelitian ini meliputi 1 (satu) orang

Sekretaris Kelurahan, 3 (tiga) orang Kepala Seksi dan 3 (tiga) orang Kepala Lingkungan,

maka kami menetapkan Kepala Kelurahan Tarorane sebagai informan kunci (key

informan).

C. Fokus Penelitian

Fokus dalam penelitian ini adalah bagaimana upaya dalam peningkatan kemampuan

aparat dalam penyelenggaraan administrasi kelurahan, menurut Widjaya (1992:88):

administrasi terbagi dalam dua pengertian yaitu administrasi dalam arti sempit dan

administrasi dalam arti luas. Administrasi dalam arti luas berarti segenap proses kegiatan

untuk mencapai tujuan sedangkan administrasi dalam arti sempit adalah segenap

penyelenggaraan kegiatan tulis menulis, Surat menyurat, beserta penyimpanan, pengurusan

masalah-masalah dan segala pencatatannya dilaksanakan oleh aparat dalam arti pencapaian

tujuan.

D. Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data

Untuk mendapatkan data dalam penelitian ini, baik data primer maupun data

sekunder, dipergunakan beberapa teknik :

1. Wawancara, yaitu melakukan tanyajawab langsung dengan para informan, dengan

menggunakan pedoman wawancara.

Sumber-sumber data yang akan diwawancarai dalam penelitian ini adalah:

1. Kepala Kelurahan Tarorane sebagai informan kunci (key informan).

2. Sekretaris Kelurahan.

3. 3 orang Kepala Seksi dan

4. 5 Kepala Lingkungan

5. 6 Orang Masyarakat

2. Observasi, yaitu secara langsung mengamati obyek yang menjadi kajian, terutama

mengamati secara langsung masing-masing aparat dalam pelaksanaan tugas sehari-hari

disamping mengamati cara kerja dan hasil kerja mereka.

8

3. Kaji Dokumen, yaitu menelaah dokumen-dokumen laporan hasil pelaksanaan tanggung

Jawab masing-masing aparat.

E. Analisis Data

Analisis data dalam penelitian ini akan dilakukan secara mendalam sebagai upaya

mencari dan menata secara sistematis catatan hasil observasi, wawancara dan informasi

lainnya untuk meningkatkan pemahaman peneliti tentang kasus yang diteliti.

9

BAB V

HASIL PENELITIAN

A. KEMAMPUAN APARAT KELURAHAN DALAM PELAKSANAAN TUGAS

ADMINISTRASI PEMERINTAH DI KELURAHAN TARORANE

Adapun pelaksanaan tugas dimaksud dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Pencatatan atau Registrasi

Register adalah suatu aktivitas pemerintahan dengan maksud untuk

mendokumentasikan berbagai peristiwa dan atau kegiatan yang telah terjadi melalui

pencatatan-pencatatan di dalam format yang telah ditetapkan.

Berdasarkan hasil penelitian (kaji dokumen) menunjukkan bahwa pelaksanaan tugas

pemerintahan Kelurahan Tarorane dalam pencatatan atau pengisian Buku-buku register

tersebut, dapat dinilai "kurang efektif", bahkan cenderung "tidak efektif”. Hal tersebut terlihat

dari sembilan buku register yang harus diisi oleh aparat kelurahan, ternyata yang terisi hanya 5

buku, yaitu : Buku Agenda, Buku Aparat, Buku Keputusan Dalam, Buku Induk Penduduk dan

Buku Kas Pembantu.

Lebih lanjut dapat dijelaskan bahwa buku yang terisi tersebut, data atau informasinya

tidak akurat dan tidak lengkap. Rincian tentang ketidaklengkapan pengisian buku-buku

tersebut, sebagai berikut :

a. Buku Agenda

Buku Agenda adalah buku tentang pencatatan surat-surat masuk dan keluar. Dalam

penelitian ini tercatat 14 surat masuk dan 8 surat keluar. Dan penelitian yang dilakukan pada

buku agenda terlihat bahwa 10 kolom yang tersedia pada agenda surat masuk ternyata kolom

5, 6, 7, 10 yaitu : nama instansi yang mengirim, penanggung jawab pengelola dan kolom

keterangan tidak terisi.

Demikian pula dengan Agenda Surat Keluar, ternyata 10 kolom yang tersedia yang

terisi hanya 4 kolom sedang yang tidak terisi adalah kolom nama instansi yang dituju,

penanggung jawab pengelola, tanggal pengiriman dan kolom keterangan.

Berdasarkan data-data tersebut di atas dapat dijelaskan bahwa pengisian buku agenda

pada bagian Surat masuk dan Surat keluar, dalam pengisian kolom-kolomnya tidak terlaksana

dengan baik seperti yang diharapkan.

b. Buku Aparat

10

Buku Aparat adalah buku tempat pencatatan berbagai informasi tentang keadaan aparat

pemerintah dalam. Dari 11 kolom yang tersedia, ternyata yang terisi hanya 6 kolom,

sedangkan yang tidak terisi sebanyak 5 kolom, yaitu ; kolom NIP, Tempat dan tanggal lahir,

Pangkat/Golongan, Tanggal Keputusan Pengangkatan dan kolom keterangan.

c. Buku Keputusan Dalam

Buku Keputusan Dalam adalah buku tempat mencatat data/informasi mengenai,

kebijakan atau keputusan pemerintah dalam, sehubungan dengan penyelenggaraan

pemerintahan dan pembangunan di tingkat dalam.

Dari 12 kolom yang tersedia dalam register tersebut, terisi hanya 6 kolom, yaitu :

Kolom Nomor Urut, Uraian Singkat Keputusan, Keputusan Rapat, Tanggal Rapat, Pimpinan

Rapat dan Tanggal Pengesahan. Sedang kolom yang tidak terisi sebanyak 6 kolom, yaitu :

Kolom Peserta Rapat, jabatan, Jenis Keputusan, Hasil Keputusan setuju atau tidak setuju dan

Kolom Kesimpulan.

d. Buku Induk Penduduk

Buku Induk Penduduk adalah buku tempat mencatat seluruh penduduk yang menjadi

warga di dalam tersebut, serta berbagai karakteristik yang melingkupi, setiap individu warga

tersebut.

Dari 19 kolom yang tersedia pada daftar register tersebut, yaitu secara berturut-turut

antara lain kolom nomor urut, nama lengkap/panggilan, jenis kelamin, status perkawinan,

tempat dan tanggal lahir, agama, pendidikan terakhir, pekerjaan, dapat membaca huruf,

kewarganrgaraan, alamat lengkap, kedudukan dalam keluarga, nomor KTP, nomor kartu

keluarga dan kolom keterangan. Ternyata masih banyak kolom, pengisian yang tidak terisi

seperti antara lain status perkawinan, tempat dan tanggal lahir, alamat, pendidikan terakhir,

pekerjaan, nomor KTP dan nomor Kartu Keluarga.

Selain dari itu jumlah penduduk yang tercatat dalam buku ini tidak seluruhnya

terdaftar. Hal ini terlihat bahwa dari jumlah penduduk yang ada pada tahun 2007 sebanyak

3015 jiwa yang tercatat hanya 2920 jiwa.

e. Buku Kas Umum

Buku Kas Umum adalah buku tempat pencatatan setiap kegiatan penerimaan rutin dan

pembangunan serta pengeluaran dan pembangunan setiap hari. Buku Kas umum berfungsi

untuk mengetahui berapa jumlah penerimaan dan pengeluaran setiap hari terhadap keadaan

uang tunai yang ada pada kas dalam.

Dalam buku tersebut terdiri dari 5 kolom pada bagian penerimaan dan 5 kolom pada

11

bagian pengeluaran. Dari kaji dokumen yang penulis lakukan yang terisi masing-masing. 5

kolom, yaitu : kolom tanggal penerimaan, uraian penerimaan, nomor urut kode pos anggaran,

jumlah anggaran dan bukti anggaran begitu juga pada kolom penerimaan yang terisi yaitu :

Pengeluaran Rutin, Kolom Tanggal Pengeluaran, kolom Nomor Urut Kode Pos Anggaran,

Jumlah Anggaran Pengeluaran dan Buku Pengeluaran Anggaran.

2. Pembuatan Pencatatan Monografi Dalam

Pembuatan dan pencatatan Monografi Dalam merupakan salah satu tugas dari aparat

kelurahan. Tugas tersebut perlu dilaksanakan dan untuk selanjutnya ditampilkan dalam ruang

kantor dalam. Hal ini penting mengingat papan monografi tersebut dapat memberikan

informasi dan data kepada pihak luar atau masyarakat umum tentang keadaan Wilayah

dengan berbagai potensinya.

Namun dari hasil pengamatan penulis menunjukkan bahwa pelaksanaan tugas tersebut

tidak terealisir secara baik. Hal ini terlihat dari data yang ditampilkan pada papan monografi

yang ada tidak akurat dan aktual lagi. Hal ini diketahui karena data yang ditampilkan adalah

data antara tahun 2011 dan tahun 2012. Selain itu tidak semua kolom-kolom yang tersedia

pada papan monografi tersebut terisi.

3. Penyimpanan Dokumen

Penyimpanan dokumen-dokumen atau arsip secara baik adalah salah satu tugas aparat

kelurahan. Dengan penyimpanan arsip yang baik dapat membantu aparat kelurahan upaya

menemukan kembali, jika data itu dibutuhkan untuk suatu kepentingan. Namun dari kaji

dokumen dan pengamatan penulis, ternyata tugas tersebut tidak dilaksanakan dengan baik.

Hal ini terbukti dengan tidak ditemukannya arsip dan atau register-register yang tidak

dipaparkan sebelumnya pada kantor dalam. Akan tetapi daftar register dimaksud tersimpan

dan atau berserakan di rumah Lurah.

Berdasarkan seluruh uraian sebelumnya, khususnya uraian tentang kondisi rill

pelaksanaan, tugas pegawai kelurahan dalam arti sempit, yang meliputi : pencatatan register,

pembuatan dan pencatatan monografi dalam, dan penyimpanan dokumen/arsip, diperoleh

gambaran bahwa pelaksanaan tugas dimaksud dapat dinilai kurang efektif bahkan cenderung

tidak efektif. Hal tersebut terlihat dari tidak akuratnya data dan atau informasi yang diuraikan

dan tidak terealisasinya seluruh tugas dan fungsi yang diharuskan. Bahkan data-data dan atau

informasi yang dipaparkan tidak "up to date” lagi, karena data/informasi yang berlangsung

adalah data/informasi yang belangsung beberapa tahun sebelumnya yaitu data antara tahun

2011 hingga tahun 2012.

12

Lebih jauh dapat dijelaskan bahwa "tidak efektifnya" pelaksanaan tugas pegawai

kelurahan dimaksud, diketahui melalui aktifitas kearsipan atau penyimpanan dokumen yang

tidak efektif, bahkan cenderung gagal dilaksanakan sebagaimana mestinya. Maksudnya

adalah bahwa arsip-arsip surat-menyurat yang harusnya disusun dan tersimpan pada kantor

tetapi hal itu tidak dilakukan. Akan tetapi dokumen/arsip Surat-Surat dimaksud tidak

disimpan rapi (berserakan), sehingga sangat sulit untuk menemukannya kembali bila

dibutuhkan.

Selain itu, dari pengamatan penulis selama melakukan penelitian terlihat bahwa aparat

atau pegawai kelurahan kurang efektif dalam melaksanakan tugas sehari-hari, bahkan

cenderung tidak efektif ditinjau dari aspek disiplin waktu. Hal ini terlihat dari kehadiran

aparat pada setiap hari kerja sangat terbatas, bahkan sering terjadi seorang aparat tidak masuk

kantor selama beberapa hari. Bahkan kadangkala pada hari-hari tertentu kantor tidak terbuka

karena aparat tidak ada yang hadir. Akibatnya sering terjadi pelayanan pada masyarakat

dilakukan di rumah aparat, terutama di rumah Lurah atau Sekretaris Kelurahan.

Penulis mewawancarai sekretaris kelurahan mengenai masalah tersebut diatas beliau

mengatakan : memang tingkat kedisiplinan yang pegawai kelurahan Tarorane masih rendah,

pegawai terkadang datang terlambat bahkan tidak masuk dengan berbagai alasan, hal ini

menyebabkan kurang efektifnya pelayanan yang ada. Namun hal tersebut sedang diupayakan

agar pegawai dapat mematuhi aturan yang ada.

Keadaan tersebut, semakin memperjelas, bahwa pelaksanaan tugas pemerintahan

dalam dan atau pegawai kelurahan cenderung semakin tidak efektif, terutama pelaksanaan

tugas-tugas administrasi dalam arti sempit.

B. UPAYA PENINGKATAN KEMAMPUAN APARAT KELURAHAN DALAM

PELAKSANAAN TUGAS ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DI KELURAHAN

TARORANE

1. Pembinaan Disiplin Pegawai.

Upaya pemberdayaan dapat dilakukan untuk meningkatkan efisiensi dan

efektifitas kerja Pegawai Negeri Sipil dalam melaksanakan tugas pokoknya dan fungsi

organisasi adalah melalui pembinaan disiplin, hal ini dimaksudkan agar para pegawai

dalam melaksanakan tugas sehari-harinya senantiasa patuh dan taat pada berbagai

ketentuan yang berlaku dan menunjukan prestasi kerja yang tinggi.

Usaha untuk meningkatkan kualitas kerja melalui pembinaan disiplin, diperlukan

13

suatu pedoman atau kerangka yang memuat dengan jelas sistem metode dan prosedur

pembinaan serta tujuan dan sasaran setiap bentuk pegawai yang bermental baik berdaya

guna, berhasil guna dan sadar akan tanggung jawab dalam melaksanakan dan

menjalankan tugas-tugas pemerintahan dan pembangunan.

Adapun bentuk penerapan disiplin pegawai pada Kantor Kelurahan Tarorane

adalah pembinaan disiplin waktu kerja, sebab dengan ketepatan pada jam masuk kantor

sangat erat kaitannya dengan disiplin lainnya. Menurut pengamatan penulis bahwa

penerapan disiplin waktu jam kerja pada dasarnya belum dilaksanakan dengan baik.

Pelanggaran disiplin waktu bagi pegawai Kelurahan Tarorane cenderung sering terjadi.

Dari hasil wawancara dengan Lurah Kelurhan Tarorane beliau mengatakan Tingkat

kedisiplinan pegawai Kelurahan memang masih tergolong rendah, seringnya beberapa

pegawai terlambat datang ke kantor dan terkadang pulang lebih awal dengan berbagai

alasan. Hal tersebut didukung oleh ibu MR yang pernah mengurus surat keterangan

tidak mampu dikelurahan beliau mengatakan : pegawai kelurahan kelihatannya malas

masuk kantor karna waktu saya mengurus surat keterangan, hanya ada 1 pegawai saja

yang ada di kantor sedangkan sudah jam 10 lewat.

a. Disiplin Aparat

Faktor disiplin yang dimaksud dalam uraian ini adalah disiplin ditinjau dari aspek

ketepatan dan kebutuhan setiap aparat terhadap waktu yang telah ditentukan pada setiap

hari kerja. Dari uraian sebelumnya menunjukkan bahwa umumnya aparat pemerintan

Kelurahan Tarorane kurang efektif dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya

atau dengan kata lain, bahwa salah satu faktor yang berpengaruh negatif dan dapat

menghambat kemampuan terhadap pelaksanaan tugas-tugas administrasi dalam adalah

ketidakdisiplinnya aparat kelurahan pelaksanaan tugas mereka.

Pemberdayaan aparat sangat diperlukan untuk mengantisipasi perkembangan

dalam dunia kependudukan yang demikian cepat sehingga membutuhkan aparat yang

profesional dalam menjalankan tugasnya dengan baik. Guna meningkatkan kemampuan

dalam mengantisipasi tugas-tugas di bidang pemerintahan dan pembangunan yang

semakin kompleks maka dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi Kantor Kelurahan

Tarorane telah melaksanakan pemberdayaan terhadap aparatnya yaitu :

1). Pendidikan Dan Pelatihan

Pendidikan dan pelatihan adalah merupakan upaya untuk memberdayakan aparat,

terutama untuk meningkatkan kemampuan intelektual dengan kepribadian manusia.

14

Pendidikan yang dilakukan dalam suatu proses pengembangan kemampuan bertujuan

kearah yang diinginkan oleh organisasi yang bersangkutan. Sedangkan pelatihan adalah

merupakan bagian dari proses pendidikan yang bertujuan untuk meningkatkan

kemampuan atau keterampilan khusus seseorang.

Pendidikan dan pelatihan yang diikuti oleh aparat Kelurahan Tarorane diharapkan

nantinya mampu mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik yang dibebankan kepadanya

tanpa arahan langsung dari pihak atasannya. Pendidikan dan pelatihan dapat dipandang

sebagai salah satu jalur untuk meningkatkan kemampuan pegawai kelurahan usaha

melayani kepentingan masyarakat. Pentingnva program pendidikan dan pelatihan adalah

bertujuan:

Untuk meningkatkan kemampuan mereka dalam mengelolah kegiatan-kegiatan sesuai

dengan profesinya.

Untuk meningkatkan pengetahuan mereka.

Dari hasil wawancara dengan pegawai kelurahan yakni ibu. TM beliau mengatakan:

program pendidikan dan pelatihan kabupaten memang ada, tetapi bukannya tidak pernah

mengikuti namun jarang diikuti oleh kami. Karena terkadang jauh dan lama.Hal ini juga

dibenarkan oleh beberapa staf yang ada di kelurahan.

2) Pemberian Motivasi Kerja

Bentuk motivasi kerja yang di berikan oleh Lurah adalah memberikan dorongan

dan menyerahkan sepenuhnya tugas-tugas kepada bawahannya untuk dilaksanakan

dengan penuh rasa tanggung jawab.

3) Pengembangan Karir Di Tempat Kerja

Dalam rangka untuk lebih meningkatkan kualitas sumberdaya aparat Kelurahan

Tarorane, maka semua aparat yang telah mengikuti program pendidikan dan pelatihan

diberikan kesempatan untuk mengembangkan karirnya di tempat kerjanya yang sebagai

salah satu upaya pemberdayaan aparat. Pengembangan karir berarti bahwa seorang

pegawai ingin terus berkarya dalam organisasi tampatnya bekerja untuk jangka waktu

yang lama. Demikian Hal tugas lainnya seperiti juru tulis, sekretaris kelurahan, kepala

seksi dan sebagainya.

C. FAKTOR-FAKTOR PENGHAMBAT DAN PENDUKUNG

Menyimak uraian sebelumnya, terutama uraian tentang kondisi riil pelaksanaan tugas perangkat

Kelurahan Tarorane di bidang penyelenggaraan tugas-tugas administrasi Pemerintah kelurahan.

Keadaan tersebut tentunya disebabkan adanya pengaruh negatif dari beberapa faktor,

15

1. Faktor Pendukung

Adapun faktor-faktor yang mendukung pemerintahan dalam dalam pelaksanaan tugas

pencatatan atau regsiter, Pembuatan Data Monografi dan Pendokumentasian atas pengarsipan.

a. Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang dimaksudkan disini adalah aturan dan atau petunjuk pengisian

buku-buku register. Dari hasil penelitian menunjukkan bahwa pertunjuk yang dimaksudkan

termasuk format-format register serta contoh format monografi dan teknik pengarsipan tersedia

di kantor kelurahan.

b. Perangkat Keras

Perangkat keras yang dimaksudkan disini adalah sarana kantor. Dari hasil pengamatan

penulis, sarana kantor ini cukup memadai untuk pelaksanaan kegiatan pemerintahan di tingkat

kelurahan termasuk peralatannya seperti mesin ketik, meja, kursi kerja dan lain-lain.

2. Faktor Penghambat

a. Kemampuan untuk mengukur/mengetahui Keterampilan Setiap Aparat

Faktor kemampuan dan atau keterampilan setiap aparat pada bidang tugas yang menjadi

tugas dan tanggung jawabnya merupakan salah satu faktor penentu efektif tidaknya pelaksanaan

tugas yang dibebankan kepadanya. Namun kenyataan menunjukkan bahwa faktor ini kurang

dimiliki oleh setiap aparat/perangkat Kelurahan Tarorane, meskipun tingkat pendidikan formal

setiap aparat dinilai cukup memadai, dimana dari jumlah 7 orang aparat yang terdiri dari :

Lurah, Sekretaris Kelurahan, 3 orang Kepala Seksi, yang disajikan dalam daftar register dan

monografi yang ada, juga terkait dengan kurang mampunya para kepala-kepala lingkungan

dalam menyampaikan berbagai laporan atau data yang dibutuhkan oleh bagian sekretariat untuk

kebutuhan pencatatan register dan pembuatan monografi dalam.

Keadaan tersebut dipertegas dari hasil wawancara penulis dengan Kepala Kelurahan

Tarorane, Yang pada intinya menyatakan bahwa "aparat sekretariat yaitu sekretaris dan kepala-

Kepala seksi, termasuk kepala-kepala lingkungan cenderung kurang komitmen dan dedik.asi

untuk melaksanakan tugasnya dengan baik, karena disebabkan oleh masih rendahnya

kemampuan/keterampilan mereka, terutarna dalam hal pelaporan dan pencatatan berbagai

aktifitas atau peristiwa yang teradi dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan".

b. Faktor Pendidikan

Faktor Pendidikan merupakan factor yang tidak dapat dipisahkan pengaruhnya terhadap

kinerja pegawai, semakin tinggi tingkat pendidikan seseorang, maka tingkat pemahaman akan

16

tugas dan fungsi semakin besar.

Dengan kata lain, bahwa salah satu faktor pendidikan yang rendah dapat menghambat

kemampuan terhadap pelaksanaan tugas pegawai kelurahan sehingga menyebabkan kurang

efektifnya pelaksanaan tugas pemerintah kelurahan dan perangkatnya. Dilihar dari hasil

penelitian lewat data dokumentasi dilapangan mengenai tingkat pendidikan aparat, hanya

seorang yang berpendidikan sarjana (S1) yakni tidak lain adalah lurah dan para stafnya hanya

berpendidikan Sekolah menengah Atas.

b. Disiplin Aparat

Faktor disiplin yang dimaksud dalam uraian ini adalah disiplin ditinjau dari aspek

ketepatan dan kepatuhan setiap aparat terhadap waktu yang telah ditentukan pada setiap hari

kerja. Dari uraian sebelumnya menunjukkan bahwa umumnya aparat pemerintah Kelurahan

Tarorane kurang efektif dalam melaksanakan tugas dan tanggung Jawabnya.

Dengan kata lain, bahwa salah satu faktor yang berpengaruh negatif dan dapat

menghambat kemampuan terhadap pelaksanaan tugas pegawai kelurahan sehingga

menyebabkan kurang efektifnya pelaksanaan tugas pemerintah kelurahan dan perangkatnya.

Hal lain yang juga menjadi penyebab adalah masih rendahnya kehadiran setiap pegawai

kelurahan mewujudkan kedisiplinan, terutama disiplin dalam hal ketepatan dan kepatuhan

terhadap waktu/jam kerja pada setiap hari kerja.

Dari hasil penelitian dokumen menunjukkan bahwa frekuensi kehadiran aparat setiap

hari kerja dapat dinilai sangat minim, karena itu sangat wajar jika pelaksanaan tugas khususnya

pencatatan register tidak terlaksana dengan baik khususnya bagi aparat yang berfungsi sebagai

aparat sekretariat, sedangkan untuk enam orang aparat lainnya (Kepala-kepala lingkungan)

dimana kehadiran kerja mereka pada setiap hari kerja di kantor sangat minim, Hal ini

disebabkan karena dalam melaksanakan tugas tidak diharuskan untuk selalu hadir di kantor

kelurahan kecuali jika diundang atau dipanggil oleh pimpinan. Penulis mewawancarai informan

masyarakat yang pernah mengurus surat di kelurahan penulis bertanya mengenai disiplin

pegawai Bapak TR mengatakan: Tingkat kedisiplinan pegawai di kelurahan tarorane masih

rendah nyatanya waktu saya mengurus ke kelurahan pada jam 09.00, keadaan kantor masih

tutup nanti buka pada jam setengah 10. Hal ini juga dibenarkan oleh beberapa warga yang

tinggal disekitar kantor kelurahan.

c. Dukungan Pemerintah

17

Oleh karena pegawai pemerintah kelurahan, terutama Lurah dan perangkatnya adalah

pegawai negeri sipil, maka efektifitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab mereka sangat

ditentukan oleh adanya dukungan pemerintah, baik pemerintah kabupaten maupun pemerintah

kelurahan terutama Lurah.

Dukungan yang dimaksudkan di sini adalah upaya dari pemerintah untuk memberikan

bantuan kepada setiap pegawai kelurahan dan kepala-kepala lingkungan, berupa bimbingan

teknis administrasi, keterampilan, pengawasan dan pengendalian. Namun dari hasil analisis

penulis menunjukkan bahwa dukungan pemerintah tersebut tidak terwujud. Hal ini terbukti dari

pelaksanaan tugas setiap aparat tidak terealisasi dengan baik, hal ini berarti bahwa karena

disebabkan oleh keterampilan administrasi yang tertulis karena penempatan staf tidak sesuai

dengan spesifikasi jurusan dari staf tersebut. Sementara itu, berkualitas tidaknya aparat yang

ditugaskan pada suatu unit pemerintahan, terlebih lagi bagi PNS adalah juga merupakan

tanggung jawab pemerintah. Selain itu, kepatuhan setiap pegawai kelurahan melaksanakan

tugasnya, juga ditentukan oleh atasan/pimpinan dalam melakukan pengawasan dan

pengendalian.

d. Kondisi Kerja

Kondisi kerja yang dimaksudkan dalam uraian ini adalah suasana kerja yang dapat

mendorong seorang pegawai/aparat untuk mengaktualisasikan potensinya dan menampilkan

pekerjaannya secara baik. Agar kondisi tersebut dapat terwujud, maka suasana kooperatif dan

kolaboratif, Fasilitas kerja yang memadai, kejelasan tugas dan tanggung jawab setiap aparat,

harus diciptakan.

Namun dari hasil analisis penulis terhadap uraian sebelumnya, diperoleh gambaran

bahwa kondisi kerja seperti tersebut tidak termasuk. Tidak disiplinnya pegawai kelurahan

mematuhi waktu-waktu kerja, tidak terampilnya dan minimnya dedikasi dan komitmen terhadap

tugas, merupakan refleksi dari suasana kerja yang tidak kooperatif, kolaboratif, kurangnya

kejelasan tugas dan tanggung jawab masing-masing perangkat/aparat, dan karena minimnya

fasilitas kerja.

Hal yang disebutkan terakhir, diperkuat dari hasil wawancara penulis dengan Sekretaris

dan Kepala-kepala seksi yang pada intinya menyatakan bahwa "dalam melaksanakan tugas

mereka, fasilitas yang tersedia kurang mendukung atau memadai". Lebih jauh dijelaskan bahwa

fasilitas yang kurang memadai tersebut, antara lain : peralatan kantor seperti meja dan kursi

kerja, ruang kerja, lemari tempat penyimpanan arsip, mesin ketik, kertas dan lain sebagainya.

18

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian sebelumnya terutama uraian Pada bab hasil penelitian dan

pembahasan, dikaitkan dengan rumusan masalah dan tujuan penelitian, maka dapat ditarik

beberapa Kesimpulan pokok sebagai berikut :

1. Kemampuan pegawai pemerintah kelurahan Tarorane dalam pelaksanaan tugas

administrasi masih rendah. Terlihat dengan bukti-bukti yang didapati dilapangan, masih

banyaknya buku- buku untuk pencatatan kearsipan tidak terisi.

2. Peningkatan kemampuan aparat Kelurahan Tarorane dalam pelaksanaan tugas

administrasi pemerintahan kelurahan yang meliputi:

a. Pembinaan disiplin Pegawai

b. Pendidikan dan pelatihan

c. Motivasi kerja

d. Pengembangan karir

3. Peningkatan kemampuan aparat Kelurahan Tarorane dikarenakan kondisi pelaksanaan

tugas pemerintahan disebabkan oleh beberapa faktor yang melingkupi Aparat kelurahan.

Faktor-faktor yang dimaksud adalah minimnya keterampilan/kemampuan setiap Aparat

sehubungan dengan tugas-tugas tersebut, masih rendahnya disiplin kerja ditinjau dari

aspek waktu, minimnya pemberian bimbingan terhadap aparat, pengawasan dan,

pengendalian yang tidak efektif, serta kondisi kerja yang kurang mendukung.

B. Saran

Untuk lebih meningkatkan kemampuan penyelenggaraan administrasi pemerintahan di

Kelurahan Tarorane, khususnya tugas-tugas administrasi kelurahan, ada beberapa saran pokok

yang dapat dijadikan pertimbangan adalah sebagai berikut :

1. Hendaknya pemerintah kabupaten, melakukan kegiatan/pelatihan keterampilan bagi

Aparat pemerintah kelurahan, dengan maksud agar supaya dari hasil pelatihan tersebut

diharapkan dapat meningkatkan kemampuan/keterampilan mereka dalam berbagai aspek

yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya.

2. Sebagai aparat (pegawai negeri) yang telah mengangkat sumpah dan janji, hendaknya

dapat meningkatkan aktualisasinya sebagai seorang pelayan publik (public service) dalam

hal kedisiplinan dari segi waktu kerja yang telah ditetapkan oleh pemerintah kabupaten.

19

3. Hendaknya pemerintah lebih meningkatkan kualitas dan kuantitas dukungan terhadap

penyelenggaraan pemerintah ditingkat kelurahan, baik dukungan berupa bimbingan teknis

administrasi maupun pengawasan dan pengendalian.

4. Hendaknya di antara para pegawai Kelurahan dapat menciptakan suasana yang penting

serta memperbaiki kondisi kerja yang dapat mendukung pelaksanaan tugas-tugas sehari-

hari, oleh karena itu setiap aparat perlu meningkatkan dedikasi dan komitmennya sebagai

abdi masyarakat, abdi negara dan abdi bangsa.

DAFTAR PUSTAKA

Amirin, Tatang M. 1990. Menyusun Rencana Penelitian, Rajawali Press JakartaBeratha, I Nyoman. 1992. Desa, Masyarakat Desa dan Pembangunan. Ghalia

Indonesia. Jakarta

Kartono, Kartini. 1993. Pemerintahan dan Kepemimpinan. Rajawali Press. JakartaRasyid, M. 1992. Pembangunan Kualitas dan Usaha-Usaha Peningkatan Aparatur

Pemerintah. Universitas Tadulako Palu

Sawe, Jamaluddin. 1996. Konsep Dasar Pembangunan Pedesaan. APDN Press.Bandung

Saparin, Sumber. 1996. Tata Pemerintahan dan Administrasi Pemerintahan Desa. GhaliaIndonesia. Jakarta

Siagian, SP. 1991. Administrasi Pembangunan. Haji Masagung. JakartaSingarimbun, Masri dan Sofyan Efendi. 1984. Metode Penelitian Survey. LP3ES.

Jakarta

Sugiyono, Prof.Dr. 2007, Memahami Penelitian Kualitatif. Alfabeta; Bandung.Syarif, Roesli. 1991. Teknik Manajemen Latihan dan Pembinaan. Bina

Aksara. Bandung

Tjiptoherianto, Prijono. 1993. Pembangunan Sumber Daya Manusia. Prisma.Jakarta

Widjaya, AW. 1992. Pemerintahan Desa dan Administrasi Desa. Rajawali Press. JakartaWijaya, Cece. 1991. Manajemen Pemerintahan. Rajawali Press. Jakarta

Sumber lain :Undang-Undang No.32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah.Undang-Undang No. 33 Tahun 2004 tentang Pertimbangan Keuangan Pusat dan Daerah.Undang-Undang No. 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional.Peraturan Pemerintah No 73 Tahun 2005 tentang Kelurahan

20

Permendagri Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Monografi Desa dan KelurahanInstruksi Mendagri Nomor 21 Tahun 1992 tentang Pedoman Pelaksanaan Pemerintahan Daerah.

ii