Pengertian dan Manfaat Komunikasi Internal Strategi Komunikasi Internal Merencanakan Komunikasi Internal LatihanTriarko Nurlambang triarko@yahoo.com

Pengertian Komunikasi suatu tindakan untuk menyampaikan pesan dapat berupa lisan (verbal), tertulis ataupun isyarat suatu proses saling tukar informasi (berupa simbol, tanda atau perilaku) suatu teknik untuk mengekspresikan pesan tertentuPeran Komunikasi komunikasi adalah hak asasi manusia komunikasi sadalah layanan untuk memberikan arah dan kemungkinan bagi pengambilan keputusan komunikasi digunakan untuk memberikan keyakinan (convincing) dan memberikan komando (commanding) suatu teknik untuk mengekspresikan pesan tertentu

Pertanyaan yang sering munculSiapa yang harus berkomunikasi?Mengapa kita tidak suka berkomunikasi?Apa yang diharapkan dari hasil komunikasi?Apa yang bisa dilakukan dalam berkomunikasi?Apakah kita harus membuat rencana komunikasi?

Komunikasi dapat memberikan banyak manfaatKomunikasi dapat menyiapkan satu wadah untuk berlaga (the battleground)Komunikasi membantu mengundang pemikiran-pemikiran masyarakat/ individuKomunikasi dapat meningkatkan pemahaman akan sebuah konsep, program, ide Tetapi Komunikasi juga bukan segalanyaKomunikasi tidak dapat menjamin merubah segala sesuatu yang telah terjadi ke kondisi semula kita harus menjalankan proses berkomunikasi terus menerusKepemimpinan adalah juga salah satu bentuk Komunikasi pemimpin karismatik akan lebih mudah berkomunikasi

Resiko jika tidak Berkomunikasi Sulit diharapkan adanya perubahan jka tidak dipicu / diawali oleh satu info atau pengetahuan baru Sulit menyusun rencana (kerja) jika tidak melibatkan shareholders atau pihak lain membentuk suatu metode atau sistem kerja baru yang melibatkan berbagai pihak dalam satu kesatuan tim kerja akan menimbulkan biaya yang tinggi dan waktu yang tak menentu Hati dan pikiran para pembawa berita/ info/ pengetahuan tidak ada dalam tim kerja yang sedang berupaya memproses perubahan Kehilangan Momentum

Piramida ResistensiTidak ada KeinginanTidak ada KemampuanTidak ada PengetahuanDibutuhkan Strategi dan Rencana KomunikasiInilah saatnya untuk menggeser Bukit Es dengan lebih konsentrasi pada pentingnya peran Komunikasi InternalResistensi (hambatan/keengganan) melakukan sesuatu yang berbeda sering kali dijadikan sebagai alasan (excuse) untuk satu kegagalan (spt. males aah.) daripada menimbulkan motifasi untuk mencapai sukses Ini adalah satu sikap menghindar yang mendasari ketidakpedulian dan ketidaktahuan untuk berbuat sesuatu yang tanpa disadari telah membunuh keinginan untuk merubah masyarakat dan sistem/organisasinya (Douglas K. Smith dalam Taking Charge of Change)

Proses Transisi Individual dan Kelompok

Instrumen Manajemen bagi 5 Kunci Pengambilan Keputusan:Audiens: Pengelompokan menurut posisi/ ketertarikannyaPerilaku dan sikap: Posisi saat ini dan perubahan yang dibutuhkanPesan yang disampaikan: Sesuai dengan perbedaan segmen audiens Jalur Komunikasi: Efektifitas dan sesuai dengan kapasitas yang tersediaEvaluasi: Kaji terus keberhasilan strategi Komunikasi

Komunikasi Internal Struktur FormalMata rantai komandoGaris kekuatan Jalur Komunikasi InformalJaringan informalJaringan kekuatan informal

Komunikasi Eksternal Kontak Formal PemasaranHubungan Masyarakat (Public relations)Kontak Informal Antar pekerja/ pelaksana (Employees)Managers

Karakteristik Penyampaian Pesan yang EfektifPraktisBerbasis pada Faktual Jelas dan gamblangTepat PersuasifRekomendasi

Ciri Komunikasi yang EfektifLebih cepat mengatasi masalahPengambilan Keputusan lebih kuat/ solidProduktifitas meningkatAliran kerja lebih siap Hubungan bisnis/ kegiatan lebih kuatMateri promosi lebih jelasMeningkatkan citra profesional Memperbaiki tanggapan stakeholder

Meningkatkan kegiatan Komunikasi untuk Kepentingan Hasil Operasional Yang Lebih BaikPengembangan KomunikasiKomunikasi Institusional Komunikasi Advokasi

Komunikasikan apa yang dilakukan/ dilaksanakan dan bagaimana cara melaksanakannya; dalam rangka membangun kepercayaan (TRUST) bagi institusi agar memperoleh dukunganKampanye isu-isu untuk meningkatkan tindakan-tindakan kunci bagi kepentingan institusi dan konstituen/ publikKomunikasi terpadu (Integrating communications) dan kaji terus resiko politis dan pembangunan secara lebih efektif sehingga terus dapat memperbaiki strategi dan hasilnyaKomunikasi InternalMenciptakan tataran/ platform yang sama untuk setiap pesan dan program

Membangun Strategi Komunikasi atau Komunikasi untuk Merubah Perilaku?Pengembangan Program dirancang untuk mempengaruhi perubahan perilaku secara sukarela dari target audiens dalam rangka mencapai tujuan organisasi

Mendorong Publik / Konstituen dari Kenal sampai Bertindak(Model Hipotesis)

TahapModelAIDAModelHirarki EfekModelInovasi AdopsiModelKomunikasiTahapkognitifPerhatianKesadaran

PengetahuanKesadaranKeterbukaan

Penerimaan

Respon kognitifTahappengaruhMinat

KeinginanKesukaan

Preferensi

KeyakinanMinat

EvaluasiSikap

MaksudTahapperilakuTindakanPembelianPercobaan

AdopsiPerilakuKomunitas lingk.

Apa yang diharapkan pelaksana?Ide yang terorganisir dan representatifPendengar (bagi para pimpinan) yang efektif Perhatian terhadap adanya perbedaan kulturPenggunaan teknologi komunikasi Memperhatikan etika bekerja / komunikasi

Hambatan dalam Proses KomunikasiPerbedaan persepsion dan bahasaHambatan lingkungan (gaduh, tidak aman, dll)Tidak menjadi perhatian (Distractions)Salah sasaran/ taktik (Deceptive tactics)Informasi berlebihan (overload)

Visi/ Misidan Strategi PARTAIPimpinan PARTAIDeputiDeputiDeputiDeputiAsdep Urusan Edukasi dan KomunikasiPerencanaan dan Pemantauan IMCKonsistensi Positioning Titik kontak Target/khalayak kunci Persepsi KeterpautanInteraksi Komunikasi Keterkaitan media Bank data Dialog berkelanjutanKomunikasi berbasis Misi Fokus Relevansi Tujuan Jangka Panjang PersuasifReputasiJalinan HubunganNilai TambahLoyalitas khalayakEkuitas Merk (Lembaga / Program)

Mendorong Publik / Konstituen dari Kenal sampai Bertindak(Model Hipotesis)

TahapModelAIDAModelHirarki EfekModelInovasi AdopsiModelKomunikasiTahapkognitifPerhatianKesadaran

PengetahuanKesadaranKeterbukaan

Penerimaan

Respon kognitifTahappengaruhMinat

KeinginanKesukaan

Preferensi

KeyakinanMinat

EvaluasiSikap

MaksudTahapperilakuTindakanPembelianPercobaan

AdopsiPerilakuKomunitas lingk.

Pengembangan Kapasitas Komunikasi Kelembagaan/ Korporat(Pengembangan Sistem Informasi Komunikasi)Catatan InternalCommunication IntelligenceAnalisis Pengambilan keputusan KomunikasiRiset Komunikasi(termasuk audit Komunikasi)Informasi pengembanganKajian kebutuhan informasiDistribusi informasiLingkungan Komunikasi

Target Audiens

Jalur Komunikasi

Pelaku bidang ybs

Publik

Kekuatan lingkungan makroManajer Komunikasi

Analisis

Perencanaan

Implementasi

KendaliSistem Informasi KomunikasiKomunikasi dan pengambilan keputusan

MEDIUMKEKUATANKELEMAHANSuratkabarCakupan intensifFleksibel (dibaca dimana saja)PrestiseDikoordinasikan oleh agenMasa pendek (harian)Terlalu banyak yang dibacaLemah sampai sedang reproduksinyaMajalahPasar selektifMasa panajangKualitas produksi bagus PrestiseLayanan extra Cakupan dan waktu tidak fleksibelTidak fleksibel untuk menggandakanPenetrasi pasar terbatas (segmentasi)Distribusi cukup luasTVCakupan massalDampak tinggiDapat diulang-ulangPrestiseFleksibelPesan yang dapt terus mengalirTerganggu oleh pesan komersialSulit membatasi audiens Biaya tinggiRadioSelektif audiensDapat berfungsi sebagai mediatorFleksibelMobilitas tinggiTer-fragmentasiKualitas dipengaruhi oleh transmiter pendengarInput terbatasInternetEfisiensi biayaPersonalInteraktifPrivasi tergangguDaya jangkau terbatasDiperlukan kemampuan teknis tertentu

Communication groups provide strategic and tactical assistanceHow frequently does your communication group provide expertise in each of these roles?5163797465342623912163418106913260%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%StrategicPlanning for theOrganization/Client Advising andCoachingLeadershipDevelopingCommunicationStrategiesDesigningand CreatingMedia(including Web)ManagingProduction andExternal VendorsConductingResearchPERCENTSource: Towers Perrin/IABC Future Trends Study.

Top priorities for communication professionalsWhat will your communication group need to do to deal effectively with your companys future priorities?020406080100ReorganizeRecreate its image/brandMaintain/build reputationFocus on new audiencesRealign expectationsLearn to use new systems/mediaDevelop external relationshipsManage costs tightlyMaintain/build internal relationshipsPERCENT OF RESPONDENTS RANKING THESE ANSWERS IN TOP 3 CATEGORY48413833312422169Source: Towers Perrin/IABC Future Trends Study.

Methods for internal communication current and future How frequently do (or will) you use the following methods to communicate with employees about business initiatives?420293948495067010%20%30%40%50%60%70%80%Closed circuit TVVideoconferencing/conference callsExternal media (e.g., press releases) Senior leadership interactionsFace to face (e.g., meetings)Written publications (local and corporate) WebElectronic media (e.g., e-mail)METHOD20203336274347PERCENT OF RESPONDENTS INDICATING ALWAYS/OFTEN5CurrentFutureSource: Towers Perrin/IABC Future Trends Study.

Latihan Membangun Komunikasi Persepsi Teknik Komunikasi Tips ringan

Gambar siapa ini? Berapa umurnya?

Ada berapa segitiga yang terbentuk dalam gambar ini ?

ADA BERAPA SEGITIGA DALAM GAMBAR INI?ABCDEFGHIJ

Latihan Membangun KomunikasiDINAMIKA KOMUNIKASI KELOMPOK;PENYAMPAIAN PESAN