TUGAS 4

SI-6162 - SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN INFRASTRUKTUR

Oleh:

Rizky Indra Nugraha (25014031)

PROGRAM MAGISTER TEKNIK SIPIL

KELOMPOK KEAHLIAN REKAYASA MANAJEMEN INFRASTRUKTUR

FAKULTAS TEKNIK SIPIL DAN LINGKUNGAN

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

2015

Integrasi Sistem Informasi di Universitas

Salah satu contoh integrasi sistem informasi di universitas adalah sistem e-learning.

Sistem e-learning merupakan sebuah sistem yang menggabungkan media elektronik dan

teknologi-teknologi yang berkaitan dengan pengelolaan informasi dan juga komunikasi untuk

mengembangkan pendidikan. Banyak nama lain untuk sistem ini seperti multimedia learning

dan online education. Pada umumnya, sistem ini bersumber pada komputer dan penggunaan

internet sebagai wadah penampung informasi-informasi yang dibutuhkan orang, dalam hal ini

pihak universitas, untuk mempemudah mereka dalam melakukan berbagai kegiatan yang

berkaitan dengan universitas.

Sistem e-learning ini mencakup berbagai bentuk informasi baik berupa tulisan, suara,

gambar, dan bisa juga berupa aplikasi teknologi lain yang berbasis teknologi. Penggunaan e-

learning sebagai wadah informasi dapat menimbulkan masalah integrasi jika tidak ada suatu

aplikasi pengelolaan data. Hal ini berarti jika aplikasi pengelolaan data atau administratif tidak

digunakan, maka akan menambah biaya karena diperlukan pengelolaan data secara manual.

Dampak yang muncul adalah semakin berkurangnya baik penerimaan sistem e-learning dalam

masyarakat maupun peluang untuk sistem dapat bertahan dan digunakan dalam skala besar.

Hal ini memicu penggunaan suatu integrasi khusus untuk sistem ¬e-learning dengan

menggunakan aplikasi administratif. Pihak universitas atau lembaga pendidikan yang

menggunakan sistem e-learning yang bersangkutan juga mendapatkan keuntungan dengan

adanya berbagai fungsi untuk mengakses informasi secara sendiri (tanpa tergantung pada

komputer atau pihak lain secara manual).

Tujuan yang ingin dicapai dari penggunaan sistem administratif adalah untuk

mencipatakan sebuah aplikasi e-learning yang befungsi serupa dengan sebuah pintu yang

menyediakan akses ke berbagai informasi yang sesuai pada suatu pusat. Sistem harus

menyediakan layanan dalam kuantitas yang besar seperti melakukan pengecekan terhadap bagian

admisi mengenai ujian mahasiswa dan hasil dari ujian yang bersangkutan. Masalah utama yang

dapat muncul dari banyaknya pihak yang bersangkutan ini adalah adanya kemungkinan identitas

yang berbeda dari sistem lain.

Untuk mengatasi hal ini, diperlukan inovasi-inovasi yang biasanya muncul ketika

integrasi antara administrasi dan perkuliahan semakin padat. Evaluasi dari seluruh hal yang

terjadi dalam perkuliahan baik jumlah mata kuliah, jumlah mahasiswa yang mengambil mata

kuliah, dan hasil ujian dari mahasiswa memiliki pengaruh yang besar terhadap alokasi dari

sumber-sumber yang ada. Hal ini mengindikasikan bahwa biaya untuk mencapai sistem yang

diinginkan tersebut juga meningkat. Dengan adanya hal ini, beberapa infrastruktur harus siap

untuk menerima masukan data dari layanan–layanan lain contohnya melalui kartu Binusian Flazz

atau pun layanan informasi yang terdapat di Binusmaya.

Adanya peluang untuk pengembangan dalam pendidikan mengenai publikasi dan

pengajaran material yang ada dalam perkuliahan memungkinkan material tersebut dapat dikelola

oleh mahasiswa sendiri. Misalnya, melalui Binusmaya mahasiswa dapat menggunakan fungsi

download untuk mendapatkan material yang berkaitan dengan perkuliahan. Selain sistem e-

learning, akses ke perpustakaan digital dan sistem manajemen konten juga menggunakan sistem

administrative. Dengan demikian, kinerja universitas dalam mengelola informasi akan semakin

mudah dan terstruktur sehingga tidak akan memakan banyak waktu dalam pengolahan data.

A. Analisis Kebutuhan Integrasi Sistem di Universitas

Rancangan target dari aplikasi berbasis teknologi informasi didassarkan pada konsep

perencanaan sumber daya terintegrasi atau disebut juga ERP. ERP ini digunakan untuk

merepresentasikan alur kerja suatu proses bisnis dari berbagai bagian dalam suatu perusahaan

melalui pendekatan yang sudah dipadukan. Jika dikaitkan dengan universitas, ada beberapa hal

yang bisa digunakan untuk membedakan proses bisnis yang terjadi di dalamnya yaitu bagian

produksi yang mengembangkan penelitian dan pendidikan dan juga administrasi yang lebih

menekankan pada penyusunan data dan mengakomodasikan fungsionalitas.

Sistem e-learning merupakan wadah yang pada umumnya memfokuskan penggunaannya

dalam bidang pendidikan. Dengan adanya bukti ini, maka sistem e-learning terbukti memenuhi

kebutuhan untuk mengintegrasikan seluruh bagian -bagian sistem. Integrasi yang dimaksud

meliputi 3 aspek :

• Kerja sama dengan sistem informasi dan sistem administrasi dari universitas

• Menghubungkan sistem yang baru dengan sistem yang sudah ada sebelumnya

• Integrasi perpustakaan digital atau sistem manajemen konten

Sistem e-learning menyediakan fungsi – fungsi untuk mengubah konten – konten yang

berkaitan dengan pengajaran, tetapi tidak pada sampai tingkat untuk dapat mengubah konten

secara keseluruhan atau lebih spesifik. Oleh karena itu, diperlukan suatu dukungan yang

mencakup berbagai format dan bagaimana mengolah data yang tidak dapat dikenali sebelumnya.

Dukungan ini adalah metadata yang selain berfungsi untuk memenuhi kebutuhan format juga

digunakan untuk menghubungkan data – data di sistem administrasi lain. Hal ini dapat

mendukung kemungkina penggunaan kembali konten – konten perkuliahan yang diperlukan.

B. Kebutuhan-kebutuhan Universitas Pada Sistem Informasi

Adanya beberapa kebutuhan yang diperlukan untuk mengintegrasikan sebuah sistem

informasi di universitas. Beberapa di antaranya adalah :

1. Komunikasi

Sebuah sistem informasi universitas yang terintegrasi harus dapat meningkatkan komunikasi

antara mahasiswa dan pihak-pihak yang terkait dalam universitas. Nilai tambah didapatkan

ketika ada kelompok khusus untuk kebutuhan yang-beda misalnya daftar mahasiswa dari suatu

mata kuliah.

2. Layanan mandiri

Definisi layanan untuk mewujudkan suatu sistem yang bekerja mandiri diperlukan untuk

mengembangkan fungsi administrasi. Contohnya melalui registrasi mata kuliah oleh mahasiswa

dapat menggunakan modul tertentu yang sudah ada dengan menyambungkannya ke sistem e-

learning ataupun melalui pengembangan sesuai dengan keinginan pemilik sistem.

3. Manajemen isi dan penerbitan

Integrasi dari sebuah perpustakaan digital atau menghubungkan konten ke suatu manajemen

dokumen membuka berbagai cara baru untuk menyediakan lebih banyak lagi informasi digital.

Bagian penting dari layanan informasi yang disediakan kepada mahasiswa adalah jadwal

universitas dibandingkan dengan jadwal kuliah untuk mereka. Untuk mempermudah

pemberitahuan informasi ini, dapat dilakukan berbagai cara seperti menggabungkannya dengan

sistem e-learning untuk diunduh.

4. Pembuatan laporan dan statistika

Integrasi informasi juga dapat menguntungkan dalam pembuatan laporan misalnya dalam

membuat laporan pendidikan yang diperlukan pihak pemerintahan tertentu ataupun laporan dari

pengajar mengenai perkuliahan. Peran pembuatan laporan akan semakin meningkat dengan

adanya kemungkinan pemindahan pembuatan laporan dari bagian tertentu di atas ke universitas

secara keseluruhan. Dengan adanya kemungkinan ini, peninjauan kinerja dan staf universitas

perlu dihubungkan dengan data universitas yang lain.

5. Ekstrasi informasi dari berbagai sumber data

Adanya berbagai jadwal mata kuliah yang berbeda untuk setiap mahasiswa menunjukkan bahwa

suatu informasi dapat dibuat dengan menggabungkan beberapa sistem menjadi satu. Eksistensi

kedua sistem ini didasarkan pada beberapa alasan khususnya karena kedua sistem yang

bersangkutan telah dipasang di waktu yang berbeda. Ketika menggabungkan kedua sistem ini,

jadwal mata kuliah tadi dapat dibuat dengan format yang fleksibel untuk menciptakan hasil yang

berbeda.

6. Keamanan dan Privasi Data

Pembuatan infrastruktur keamanan adalah dasar dari akses ke sistem aplikasi ke publik. Hal ini

mencakup berbagai tugas seperti manajemen pusat pengguna, klasifikasi, dan pengelompokkan

dari pengguna untuk menerapkan berbagai peraturan yang dibutuhkan. Kelompok pengguna

pada umumnya adalah pihak fakultas, pengambil mata kuliah, professor, dan alumni. Ketika

menciptakan sebuah kelompok pengguna, harus ditentukan seberapa jauh kategorisasi dapat

dibuat untuk sebuah sistem. Contohnya adalah sistem ¬e-learning diklasifikasikan berdasarkan

kemampuan yang diperbolehkan bagi pengguna tersebut dalam mengubah konten yang ada. Hal

ini mengindikasikan bahwa definisi kelompok pengguna secara umum tidak dapat dijadikan

acuan bahwa mereka relevan untuk sistem lainnya. Isu penting dari autorisasi untuk seluruh

aplikasi adalah pengenalan solusi manajemen identitas dan user provisioning yang membantu

dalam membatasi kemampuan berbagai pengguna sistem. Data – data yang ada dalam universitas

sendiri pada umumnya merupakan data yang bersifat privat meskipun dapat juga disebarkan

secara luas di internet sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

7. Pengelolaan rekan kerja sama

Selain mahasiswa dan staf yang berkaitan dengan universitas, partner lain seperti dalam

bidang penelitian harus juga dilibatkan dalam sistem informasi. Hal ini berarti basis data harus

dikembangkan dengan menambahkan informasi mengenai pihak-pihak yang bersangkutan tadi

kepada alumni.

C. Integrasi Sistem yang Berbeda

Pengintegrasian sistem mempunyai beberapa tujuan, yaitu:

1. Menjaga konsistensi seluruh data yang dihadapkan pada redundansi penyimpanan.

2. Dapat memasukkan banyak data dalam satu waktu ke dalam sumber data utama.

3. Mengurangi aktivitas manual.

4. Mengkombinasikan data – data untuk mengimplementasikan fungsi baru.

Untuk membuat aplikasi yang berbeda-beda dapat bekerja sama, sebuah perangkat lunak

tambahan dibutuhkan, yaitu middleware. Pesan – pesan dan event saling bertukar dalam sistem

untuk mengintegrasi data dan fungsi. Konsep tersebut diteruskan dalam pendekatan EAI

(Enterprise Application Integration) di mana aplikasi-aplikasi yang berdiri sendiri dipasangkan

secara longgar melalui middleware. Layer middleware membangun koneksi pada aplikasi-

aplikasi yang ada dengan menggunakan adaptor atau konektor, mengkonversi format data yang

berbeda, membuat skema peta dan memungkinkan pertukaran data antar aplikasi yang berbeda.

Tidak seperti EAI, konsep dasar dari integrasi informasi adalah penggabungan data – data

dalam sebuah basis data virtual terdistribusi yang juga dapat menerima data dari aplikasi

komersial seperti SAP. Integrasi informasi mengikuti pendekatan multi-database (Sheth, 1990).

Pendekatan lainnya, yaitu EII (Enterprise Information Integration) merupakan

pendekatan integrasi pada tingkat perusahaan dan menyediakan dasar untuk

mengimplementasikan portal atau aplikasi analitis. Tidak seperti EII, EAI menggunakan

mekanisme pertukaran data event-driven tanpa menguasai arahnya.

Ada tingkat-tingkat integrasi yang berbeda, yaitu: integrasi antarmuka pengguna,

integrasi data, integrasi fungsi dan integrasi proses. Integrasi data adalah integrasi yang paling

umum karena relational database merupakan dasar dari sistem-sistem untuk diintegrasikan.

Saat mengintegrasikan sistem-sistem yang berbeda, terdapat dua jenis teknik

penggabungan, yaitu longgar dan rapat. Pada integrasi yang longgar, terdapat interval antar

pertukaran data dalam sistem. Pengiriman data dapat difasilitasi dengan mendefinisikan format

data yang sesuai dalam XML di mana transformasi dapat dilakukan menggunakan

XSLT.Masalah yang muncul dari integrasi longgar adalah modifikasi data disebarkan secara

berlainan. Hal ini memunculkan masalah konsistensi ketika sistem – sistem yang berbeda

mencoba untuk memodifikasi data yang sama.Pada integrasi rapat, sistem-sistem dipasangkan

secara permanen. Data dipertukarkan dalam tabel basis data yang umum digunakan. Usaha

rekonsiliasi hanya dapat dilakukan antar sistem dalam vendor yang sama.

D. Perancangan Sistem Arsitektur EAI

Jenis integrasi yang paling sederhana, A2A (Application to Application) memiliki

arsitektur berupa koneksi poin-ke-poin antar dua aplikasi. Suatu sistem tunggal melakukan

komunikasi secara langsung dan menggunakan sejumlah besar protokol dan format yang

menghasilkan sebuah hubungan dengan arsitektur spaghetti (Pezzini, 2003). Pada EAI, jenis

yang dipakai bukan jenis sederhana ini, melainkan dua jenis berbeda, yaitu hub & spoke dan bus.

Pada kedua jenis ini, sistem tidak berinteraksi secara langsung, tetapi melakukan pengiriman

pesan melalui bus atau broker.

Prinsip dasar pada arsitektur bus merupakan publish-subscribe, yaitu: informasi yang

dibuat dalam sebuah aplikasi dikirimkan ke bus pusat (publish) dan kemudian disebarkan ke

aplikasi-aplikasi lain yang terhubung dengan bus (subscribe). Tidak ada server pusat yang

mengkoordinasi distribusi suatu pesan tunggal. Bus pusat hanya meneruskan pesan ke aplikasi-

aplikasi lainnya. Arsitektur bus digunakan saat suatu sistem tunggal memproduksi data untuk

banyak pengguna atau sebaliknya. Dengan demikian, perhatian utamanya adalah pada

pendistribusian data masal yang identik. Potensi aplikasinya terutama pada integrasi berorientasi

data.

Berbeda dengan arsitektur bus, pada arsitektur hub & spoke terdapat suatu hub informasi

pusat yang menghubungkan semua aplikasi dan sistem dengan cara yang sama. Hub informasi

pusat ini mengatur seluruh lalu lintas data dalam beberapa sistem. Aturan-aturan bisnis pokok

direpresentasikan sebagai alur kerja yang diatur oleh hub yang menggunakan prosedur process-

oriented. Jadi, hub mengatur proses bisnis dan juga aturan-aturan teknis integrasi.

Pengimplementasian sistem hub & spoke lebih mudah karena adanya pemisahan ketat

antar konektor sistem dan alur kerja business-oriented. Dengan demikian, arsitektur ini cocok

digunakan dalam lingkungan infrastruktur yang dinamis. Arsitektur ini dapat digunakan dalam

skenario pengiriman data yang kompleks, seperti proses bisnis yang berjalan di beberapa aplikasi

berbeda. Satu kelemahannya adalah posisi hub pusat yang berpotensi mengalami kemacetan.

E. Strategi Integrasi Sistem

Dalam mengintegrasikan sistem informasi pada suatu organisasi, ada 2 pendekatan yang

dapat digunakan, yaitu :

• Pendekatan Total & Homogen

Pendekatan ini menekankan pada integrasi yang dilakukan pada semua aspek bisnis dengan

menggunakan suatu kerangka yang umum. Pendekatan ini dilakukan secara merata pada setiap

bidang dari organisasi yang bersangkutan. Komponen-komponen yang digunakan merupakan

komponen yang berasala dari suatu sistem yang sama atau disebut juga dengan komponen

homogeny. Komponen ini dimaksudkan agar mempermudah dalam proses integrasi sistem.

Contoh pendekatan ini bisa berupa implementasi sebuah toko produk melalui program SAP,

aplikasi Oracle, atau dengan aplikasi lain yang bersangkutan. Kelemahan dari pendekatan ini

adalah biaya yang dibutuhkan mahal dan waktu yang diperlukan untuk

mengimplementasikannya tergantung pada tingkat pemahaman dari organisasi atau teknologi

informasi yang berkaitan.

• Pendekatan Bertahap

Pendekatan ini dimulai dari tingkat bawah dan menggunakan sistem informasi yang sudah ada

sebelumnya. Sistem informasi yang digunakan dalam pendekatan ini disusun mengikuti sebuah

pola integrasi dan didasarkan pada kebutuhan informasi yang akan digunakan dalam masa yang

akan datang. Sama seperti pendekatan total dan homogen, pendekatan bertahap juga memerlukan

waktu yang lama dan juga harus dikerjakan secara konstan untuk mengimplementasikan

hasilnya. Selain itu, pendekatan ini juga membutuhkan sebuah strategi khusus yang bersifat non

teknis termasuk di dalamnya adalah kemauan politik dari pimpinan organisasi yang

bersangkutan. Akan tetapi, biaya untuk implementasi pendekatan ini lebih murah jika

dibandingkan dengan pendekatan homogen.

Integrasi suatu sistem harus didasarkan pada target yang jelas. Hal ini dikarenakan

integrasi mengarah pada sebuah tujuan akhir yaitu perbaikan proses atau layanan yang

disediakan sistem informasi tersebut. Untuk mewujudkan suatu integrasi, maka diperlukan fokus

pada beberapa hal yaitu proses yang terjadi di dalamnya. Proses yang dimaksud adalah proses

bisnis atau birokrasi dari sistem informasi dan bukan menekankan pada sistem – sistem

informasi yang ada.

Selain itu, aktivitas – aktivitas yang ada harus menciptakan sebuah alur yang mendukung

proses integrasi. Hal selanjutnya yang perlu diperhatikan dalam mendukung integrasi sistem

adalah melakukan identifikasi pihak – pihak yang terlibat dengan sistem. Hal yang perlu dilihat

adalah peran, tugas, otoritas, dan aktivitas yang dilakukan oleh pihak tersebut. Setelah melihat

semua ini, maka perlu dibuat sebuah rangkaian dari keseluruhan aspek untuk membantu dalam

menciptakan alur yang dibutuhkan tadi untuk mendukung proses integrasi.

Kesamaan pandangan terhadap integrasi sistem perlu dibangun untuk menciptakan suatu

proses bisnis yang baik. Untuk menciptakan pandangan yang sama, maka diperlukan beberapa

aspek lain seperti tata kelola dan sumber daya yang di dalamnya bisa menyangkut hal-hal lain

seperti legalitas dari pengelolaan sistem informasi, biaya yang diperlukan untuk implementasi

dan sebagainya.

Jika suatu sistem informasi belum diimplementasikan, berbagai parameter untuk

mendukung integrasi seperti format data, protokol komunikasi data, database, dan user interface

dapat ditetapkan secara lebih mudah. Akan tetapi, jika sistem sudah ada dan sistem tersebut

berbeda dari sistem yang sudah ada sebelumnya, maka dapat dilakukan beberapa langkah :

• Memilih salah satu sistem dan menjadikannya sebagai sistem pegangan yang harus

diikuti sistem lain.

• Membangun ketentuan yang baru dan memaksa semua sistem harus mengikuti ketentuan

yang sudah dibuat ini.

• Membangun standar baru dan membiarkan semua sistem yang sudah ada sebelumnya

seperti apa adanya dan integrasi dilaksanakan oleh sebuah sistem pengintegrasian.

F. Proses Analisa

Proses analisa suatu bisnis membutuhkan pengidentifikasian sumber data primer. Hal ini

adalah sistem informasi dari administrasi universitas dan berbagai departemen yang

bertanggungjawab untuk mengelola proses. Data yang relevan dengan sistem e-learning, sebuah

sistem manajemen konten situs atau metadata dapat diekstrasi dari basis data yang ada. Definisi

proses bisnis memberikan gambaran mengenai deskripsi suatu organisasi dari universitas untuk

mengidentifikasi peran aktor yang bertanggungjawab untuk data yang sudah ada.

Salah satu contoh untuk menunjukkan proses analisa adalah dengan menggunakan

perangkat ARIS (Architecture of Integrated Information Systems). ARIS ini sesuai untuk

mendeskrispikan suatu organisasi dan juga dapat diaplikasikan kepada universitas. ARIS

mengklarifikasikan sistem secara keseluruhan ke dalam beberapa pandangan baik dari segi

organisasi, data, fungsi, dan proses. Konsep yang digunakan ARIS ini menggunakan beberapa

metodologi dan salah satu di antaranya adalah event-driven process chain (EPC). EPC

memungkinkan pemodelan pandangan akan proses yang juga bertanggungjawab untuk integrasi

pandangan lainnya. Proses transfer data antar berbagai sistem juga dapat dimodelkan dengan

metodologi EPC.

Contoh arsitektur yang menjelaskan suatu proses bisnis :

• Arsitektur Berbasis Layanan

Arsitektur berbasis layanan / SOA merupakan konsep rancangan yang menjelaskan

penyediaan layanan bisnis dan fungsionalitas dalam rangka layanan. Sebuah layanan adalah

sebuah sumber sistem yang dapat dipesan melalui sebuah antar muka yang umum. Proses bisnis

kompleks juga dapat diimplementasikan dengan menggabungkan panggilan – panggilan layanan

atau disebut juga dengan orkestrasi. Logika bisnis tidak terletak pada sebuah program tunggal

melainkan didistribusikan di beberapa layanan lainnya. SOA dapat diimplementasikan dengan

teknologi berbasis layanan seperti WSDL dan UDDI. Sebuah layanan dapat mengenkapsulasi

akses data dalam cara yang khusus. Hal ini mengurangi redudansi data dan berkontribusi ke

pengembangan modular dari sistem universitas.

• Arsitektur dari Target Sistem

Sistem informasi universitas masa depan muncul sebagai sebuah pusat layanan terintegrasi

(ESB). Layanan – layanan tersebut dapat digunakan di aplikasi – aplikasi khusus. Lokasi fisik

dari data bersifat transparan untuk pengguna layanan. Secara internal, beberapa bagian dari

sistem dihubungkan secara lepas dalam suatu hub. Hal ini membutuhkan definisi dari pandangan

umum terhadap hub yang dimaksud. Pertukaran data antar hub dan aplikasi lokal didasarkan

pada XML. Banyak dari aplikasi yang tidak mendukung eksport data dalam format XML. Tugas

penting dari pertukaran data sendiri adalah definis dari ketentuan – ketentuan umum dokumen

XML untuk administrasi universitas seiring dengan banyaknya pertumbuhan aplikasi berbasis e-

government.