APLIKASI PERSEDIAAN ALAT TULIS

DI MADRASAH IBTIDAIYAH PERSATUAN UMAT ISLAM DERMAYU

A. LATAR BELAKANG MASALAH

Kebutuhan akan informasi menjadi sangat penting dan vital pada saat

ini, tanpa informasi yang tepat dan akurat, kita tidak bisa menjalankan suatu

kegiatan dengan cepat, tepat, serta akurat. Sistem Informasi akan suatu data

sangat di perlukan oleh sebuah perusahaan atau lembaga sebagai penunjang,

atau acuan dalam melakukan berbagai kegiatan di dalam perusahaan atau

lembaga tersebut. Oleh karena itu, penting adanya sebuah aplikasi yang

mendukung kebutuhan akan informasi tersebut, melihat bahwa komputerisasi

di sebuah intansi atau perusahaan sudah berjalan dengan baik.

Penggunaan alat tulis kantor untuk melakukan kegiatan suatu intansi

perlu di efesiensikan secermat mungkin untuk menghemat anggaran belanja

suatu intansi dan untuk mengontrol masuk dan keluarnya barang sehingga

tidak terjadi pemborosan terhadap pemakaian barang. Di sini saya akan

memusatkan Madrasah Ibtidaiyah Persatuan Umat Islam Dermayu karena, di

sekolah tersebut belum ada suatu sistem infromasi yang jelas mengenai

ketersediaan alat tulis kantor dan semua nya masih dilakukan secara manual.

Oleh karena itu dibutuhkan sebuah aplikasi sistem informasi yang

mencatat pasokan ketersediaan alat tulis kantor, dengan latar belakang tersebut

penulis akan membuat sebuah aplikasi, dan sebagai judul tugas akhir untuk

menyelesaikan program D3 yaitu Aplikasi Persediaan Alat Tulis Kantor.

B. PERUMUSAN MASALAH

Madrasah Ibtidaiyah Persatuan Umat Islam Dermayu atau disingkat

MI PUI Dermayu terletak di jalan Ismail No. 06 desa Dermayu kecamatan

Sindang kabupaten Indramayu. MI PUI Dermayu semula dikenal dengan

nama MI PUI Sindang, namun setelah otonomi daerah, maka sebutan Sindang

diambil dari nama kecamatan dirubah menjadi Dermayu, nama desa di mana

MI itu berada. Dalam tahun pelajaran 2008/2009 MI PUI Dermayu

mempunyai 34 orang guru, terdiri dari 10 orang guru laki- laki dan 24 orang

guru perempuan.

Madrasah Ibtidaiyah Persatuan Umat Islam Dermayu adalah suatu

instansi yang bergerak dalam bidang pendidikan, dalam melaksanakn

fungsinya sebagaimana sekolah- sekolah lain, Kebutuhan akan alat tulis kantor

(ATK) adalah sebagai bahan pokok untuk menunjang segala macam kegiatan

dan aktifitas yang dilakukan oleh semua anggota sistem yang ada di satuan

pendidikan tersebut. Menurut saya perlu adanya peningkatan efisiensi dan

efektifitas dalam pemenuhan pasokan ATK yang di butuh kan oleh sekolah.

Sistem yang sudah ada saat ini belum menyediakan sebuah layanan

yang dapat memonitor pendistribusian ATK, sehingga pada saat di butuhkan

ATK sudah habis atau tidak tersedia lagi, hal ini menghambat kegiatan yang

seharusnya dapat berjalan dengan baik.

Masalah yang akan di bahas dalam menangani persediaan Alat- alat

Tulis Kantor (ATK) dari mulai pengadaan barang sampai pendistribusiannya.

Untuk menjaga agar tidak saling berkembangnya masalah dan keterbatasan

waktu yang ada maka penulis membatasi permasalahan pada bagian yang ada

dalam sistem dan yang akan dianalisis adalah bagian Tata Usaha dan Bagian

Umum. Sistem komputerisasi proses pengawasan akan dapat di kendalikan

dan akan menghasilkan laporan- laporan yang akurat, relevan, dan tepat

waktu. Aplikasi Pengadaan Alat Tulis Kantor yang akan dikembangkan tidak

akan merugikan sistem yang sedang berjalan, sehingga proyek pengembangan

aplikasi layak untuk diterapkan.

C. IDENTIFIKASI MASALAH

Untuk memenuhi kebutuhan mengajar dan tugas operasional lain,

para guru di suplai berbagai macam alat tulis kantor. Barang- barang tersebut

dibeli setiap 6 bulan sekali atau per semester, dan sebagian barang diadakan

setiap bulan sesuai dengan kebutuhan. Dalam hal ini belum ada keteraturan

yang jelas bagaimana barang tersebut didistribusikan dan bagaimana

penghitungan anggaran untuk belanja alat tulis kantor, semua dilakukan secara

manual. Masalah yang kerap terjadi antara lain:

1. Human error dalam pencatatan keluar masuknya barang. Sehingga ada

selisih antara jumlah barang sebenarnya dengan jumlah barang yang

dicatat.

2. Pasokan ketersediaan barang tidak terkontrol dengan baik.

3. Banyaknya barang yang hilang atau rusak.

4. Pembengkakan anggaran belanja untuk alat tulis kantor.

D. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Maksud

Maksud penulis memilih judul “Sistem Informasi Alat Tulis Kantor di MI

PUI Dermayu” antara lain:

a. Meningkatkan kualitas dari informasi yang disajikan

b. Meminimalisasi kesalahan- kesalahan yang terjadi

c. Meningkatkan kinerja sehingga sistem baru bisa lebih efektif.

2. Tujuan

Tujuan penulis memilih judul “Sistem Informasi Alat Tulis Kantor di MI

PUI Dermayu” antara lain:

a. Meningkatkan pengendalian

b. Untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan- kesalahan yang terjadi

E. MANFAAT PRODUK

Penelitian ini diharapkan dapat memberikan diantaranya yaitu:

a. Dapat memberikan solusi yang tepat untuk menyajikan informasi

yang akurat mengenai persediaan ATK

b. Mempermudah bagi staff /karyawan di MI PUI dalam melakukan

pekerjaannya.

c. Mengontrol masuk dan keluarnya barang.

d. Penelitian ini diharapkan dapat mempraktekkan ilmu yang di dapat

di sekolah pada dunia kerja yang sesungguhnya.

F. KERANGKA BERFIKIR

FaktorPenggunaan barang yang tidak

terdataAnggaran belanja tidak

terencana dengan baik

MasalahTerdapat selisih antar barang

yang masuk dan keluarBanyaknya barang yang

hilang/rusakTerjadi pemborosan anggaran

belanja

IndikatorDistribusi Alat Tulis Kantor Berjalan

baikAda data yang tepat tentang persediaan

barang

MetodeMenggunakan metode

SLDC (system Development Life Cycle)

HasilSemua barang yang masuk dan keluar bisa

terkontrolKetersediaan barang terdata dengan baikAnggaran belanja bias lebih di efesiensikan

Solusi/ Tahap penyelesaianPlanning/ Perencanaan

- feasibility atau uji kelayakan apakah system yang baru dapat diterapkan atau tidak.

- wawancara- kuesioner

Analisa- analisa teknologi- analisa informasi- analisa user- analisa biaya dan resiko

Desain- desain informasi- desain grafis- database aplikasi- model development database design PHP library

developmentImplementasi

G. LANDASAN TEORI

1. Persediaan

Menuurut Edi Harjanto persediaan adalah bahan atau barang yang

disimpan yang akan digunakan untuk tujuan tertentu, misalnya digunakan

dalam proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku

cadang dati suatu peralatan atau mesin. Persediaan dapat berupa bahan

mentah, bahan pembantu, barang dalam proses, barang jadi ataupun suku

cadang. Sistem pengendalian persediaan dapat didefinisikan sebagai

serangkaian kebijakan pengendalian untuk menentukan tingkat persediaan

yang harus dijaga, kapan pesanan untuk menambah persediaan harus

dilakukan dan berapa besar pesanan harus diadakan.

2. Konsep Dasar Sistem

Suatu sistem keberadaannya sangat diperlukan karena suatu sistem

terdiri dari beberapa bagian yang saling terkait, dan apabila bagian dari sistem

itu hilang atau kurang maka sistem tersebut tidak akan membentuk suatu

sistem. Suatu sistem dapat terdiri dari sistem- sistem bagian (sub sistem),

misalnya sistem komputer dapat terdiri dari subsistem perangkat kersa dan sub

sistem perangkat lunak. Masing- masing subsistem dapat terdiri dari

subsistem- subsistem yang lebih kecil lagi atau terdiri dari komponen-

komponen. “sistem didefinisikan sebagai suatu gugus komponen- komponen

yang dirancang untuk menyelesaikan suatu tujuan tertentu sesuai dengan

rencana”. (Drs. Moekijat: 1988, Hal. 4).

3. Konsep Dasar Informasi

Untuk menghasilkan informasi terlebih dahulu harus mengetahui

informasi apa yang diperlukan, selanjutnya mengetahui bagaimana mengolah

data menjadi informasi. Bila informasi sudah ditentukan dengan baik maka

harus ditentukan data apa yang harus disediakan. Terdapat hubungan erat

antara data dan informasi, dimana data dan informasi dapat dibedakan sesuai

dengan pengertiannya masing- masing. “Data adalah kenyataan yang

menggambarkan suatu kejadian- kejadian dan kesatuan nyata”. (Jogiyanto

Hartono, MBA, Ph. D, 1999, hal. 658)

Jadi data adalah fakta berupa obyek nyata, dimana data dapat berupa

tulisan yang terdiri dari huruf- huruf dan angka- angka, orang, suara bahkan

gambar. Ketika data diproses, maka data dapat dirubah menjadi informasi.

Informasi merupakan hasil dari pengolahan data, tetapi tidak semua hasil dari

pengolahan data tersebut bisa menjadi informasi, dimana hasil pengolahan

data yang tidak berarti bagi seseorang bukan merupakan informasi bagi orang

tersebut.

Pengertian tentang informasi yaitu: “Informasi adalah data yang

diolah menjadi bentuk yang berguna dan berarti bagi yang menerimanya”.

(Jogiyanto Hartono, MBA, Ph.D, 1999, hal. 660). Jadi informasi dapat

diartikan sebagai hasil dari pengolahan data yang mempunyai arti bagi

penerimanya dan dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

4. Komputer

Seiring dengan perkembangan zaman di dunia teknologi, komputer

menjadi suatu alat yang dilihat dari segi kegunaannya sangat membantu dalam

suatu pekerjaan atau kegiatan karena hasil dari penggunaannya jauh lebih baik

dan efisien dari alat lain yang masih bersifat manual.

Komputer adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data yang

cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan supaya secara otomatis

menerima dan menyimpan data input, memprosesnya, dan menghasilkan

output dibawah pengawasan suatu langkah instruksi- instruksi program dan

tersimpan di memori (storage program). Pengolahan data dengan

menggunakan computer dikenal dengan nama Pengolahan data elektronik

(PDE) atau Elektronik Data Processing (EDP). Pengolahan data adalah

manipulasi dari data kedalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti

berupa informasi dengan menggunakan suatu alat elektronik, yaitu computer.

(Jogiyanto, MBA, PH. D. Pengenalan Komputer, 1991, hal. 1)

5. Basis Data (Data Base)

Data base merupakan suatu komponen yang penting pada sistem

implementasi, karena berfungsi sebagai basis penyediaan informasi bagi para

pemakainya. Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling

berhubungan satu dengan yang lainnya yang tersimpan diperangkat keras

computer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Penerapan

database dalam system informasi disebut dengan database sistem. Sistem basis

data (database system) adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan

kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan

membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam- macam

didalam suatu organisasi.

Metode yang dipakai dalam basis data pada umumnya adalah Entity

Relationship Diagram (ERD), metode tersebut didasarkan atas persepsi pada

dunia nyata yang terdiri dari sebuah obyek yang disebut Entity Relasi yang

terjadi antara objek- objek tersebut. (Jogiyanto Hartono, MBA, Ph. D.

Pengenalan Komputer, 1999, hal. 771).

6. PHP

PHP adalah progam aplikasi yang bersifat server side, artinya hanya

dapat berjalan pada sisi server saja dan tidak dapat berfungsi tanpa adanya

sebuah server didalamnya. PHP juga bukan sebuah bahasa pemrograman

yang lengkap. Maksudnya, program ini tidak menyertakan compiler tersendiri

yang membuat program ini akan selalu membutuhkan sebuah server

pendukung yang disebut Web Server dan program PHP itu sendiri untuk

menjalankan semua script program. PHP (Hypertext Preprocessor)

merupakan sebuah bahasa pemrograman scripting yang berlisensi open

source. (Bunafit Nugroho, Database Relational dengan MySQL, 2005, hal.

369).

7. MySQL

MySQL adalah sebuah program database server yang mampu

menerima dan mengirimkan datanya dengan sangat cepat, multi user serta

menggunakan perintah standar SQL( Structured Query Language). MySQL

adalah sebuah database server, dapat juga berperan sebagai client sehingga

sering disebut database client/server, yang open source dengan kemampuan

dapat berjalan baik di Operating Sistem manapun, dengan platform Windows

ataupun Linux. (Bunafit Nugroho, Database Relational dengan MySQL,

2005, hal. 1).

H. METODE PENYELESAIAN MASALAH

Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode SLDC (system

Development Life Cycle), yaitu: dengan cara perencanaan, menganalisa,

mendesain, dan tahap implementasi. Dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Plaining

Plaining (perencanaan) adalah feasibility dan wawancara ,

observasi, Quesener. Jika pada tahap Feasibility hasilnya baik maka langsung

ketahap investigasi dan diberi form kepada client untuk mencatat kebutuhan

client. Dalam tahap ini hal yang pertama dilakukan adalah memberikan form

ke user yang digunakan untuk mengetahui permintaan user

2. Analisa

a). Analisa Teknologi. Menganalisis teknologi apa yang

digunakan pemilik desain Web seperti menggunakan desain grafis maka

memerlukan teknologi seperti Adobe Photoshop, Macromedia Flash,

Dreamweaver. Memerlukan data penyimpanan secara informasi produk,

Informasi Berita digunakan database seeprti Mysql, MSAccess.

b). Analisa informasi. Mengenai informasi data yang akan

menjadi data tetap dan data dinamis.

c). Analisa User. Mengkatagorikan user yang digunakan dalam

sistem informasiWeb. User yang sudah memahami dan yang belum

memahami.

d). Analisa Biaya dan Resiko. Dalam tahap ini diperhitungkan

biaya yang akan dikeluarkan seperti biaya maintenance.

3. Desain

a). Desain Informasi. Dalam tahap ini dimodelkan informasi link

dari setiap halaman, jika dalam sistem tersebut terdapat database maka

digunakan tahap development dan database disain..

b). Desain Grafis. Dalam tahap ini disesuaikan dari warna, layout,

gambar dan graphic.

c). Database Application

d). Model Development Database Design PHP Library

Development. Tahap untuk memodelkan seluruh proses yang ada, seperti

proses penyimpanan data, dan menampilkan data dari database.

4. Implementasi

a). Penulisan Program dan Instalasi. Merupakan tahap penulisan

program yang telah dianalisis dan diesain semua maka perogeram yang

digunakan adalah PHP dan database yang digunakan MySql

b). Desain Review. Dalam tahap ini tidak hanya menguji desain

yang digunakan namun menguji semua sistem yang telah diterapkan.

c). Pemilihan Sumber daya Hardware dan Software. Dalam tahap

ini software dan hardware digunakan untuk Web server.

d). Pengujian Web dan Dokumen Web.

I. JADWAL TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH

No TahapanMei Juni Juli Agustus

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Studi Pustaka

2 Melakukan Observasi Lapangan

3 Melakukan Pengumpulan Data

4 Merancang Aplikasi

5 Merevisi Aplikasi

6

7

J. DAFTAR PUSTAKA

1. Jogiyanto Hartono, MBA, Ph. D, 1989, Analis dan Desain, Yogyakarta,

Andi Offest.

2. Andi Pramono dan M. Syafii, 2005, Kolaborasi Flash, Dreamweaver, dan

PHP untuk Aplikasi Website, Andi Yogyakarta, Andi Offset, Yogyakarta.

3. Moekijat, 1988. Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Penerbit CV.

Remadja Karya. Bandung.

4. Jogiyanto Hartono, MBA, Ph. D, 1999, Pengenalan Komputer, Yogyakarta,

Andi Offest.

5. Eddy Harjanto, 2006, Manajemen Operasi (Edisi 3), Jakarta, Grasindo.