Disusun oleh :Gilang Rembulan2507100139

Dosen Pembimbing : Prof. Ir. Moses Laksono Singgih M. Sc., Ph.D

Implementasi Lean Healthcare Untuk Meminimalkan Waste dalam Rumah Sakit (Siloam Hospitals Surabaya)

1 •Pendahuluan

2 •Landasan Teori

3 •Metode

4 •Pengumpulan Data

5 •Analisa

6 •Kesimpulan dan Saran

Pendahuluan

LatarBelakang

RumusanMasalah

TujuanBatasan

danAsumsi

Manfaat

Salah saturumah sakit

internasional disurabaya

Patient safetyKualitaslayanan

kesehatanInternasional

Tahun 2007 mendapatakreditasi

Rumah SakitInternasional

AkreditasiRumah SakitInternasional

Fokus pada patient safety dan customer care

Konsep lean healthcare -continous improvement

Non Value Added Activity

Manufaktur Jasa

57 %29 %

4 %?

(Brandao de Souza, 2009)

Eliminasi wasteMeningkatkanpatient safety

Mengurangi biaya Meningkatkankualitas jasa

Bagaimana mengidentifikasi waste yang adadalam proses jasa OPD Siloam Hospitals Surabaya, dan dengan menggunakanpendekatan lean untuk mengurangi waste yang terjadi serta menghitung biaya perbaikannya

1Mengidentifikasi waste yang dihasilkan OPD

Siloam Hospitals Surabaya

2Mengetahui waste kritisyang terjadi dalam out

patient department

3Memberikanrekomendasi solusiperbaikan terhadap

waste kritis yang terjadi

Dapat diberikaninformasi tentangbiaya perbaikan

waste

Mengurangi waste dari proses jasayang berlebihansehingga rumah

sakit dapatmencapai efisiensi

tinggi danmenjadi rumahsakit yang lean

Penguranganaktivitas non value

added akanberperan terhadap

kepuasanpelanggan rumah

sakit

1

Area yang diteliti adalah

hanya Out Patient

Department (OPD)

2Waste yang

menjadi objekpenelitian

adalah yang termasuk di

dalam 7 healthcare

waste

Batasan

1

Selamapenelitian tidakterjadiperubahansecaraorganisasi danalur prosesbisnis di OPD

Asumsi

LandasanTeori

Lean Healthcare

Healthcare Waste

Ideal State

Big Picture Mapping

Root Cause

Analysis

FMEA

Peneliti Process Imporovement Tools

Tujuan Penelitian Hasil Penelitian

Jimmerson, Cindy (2010);

Venkateswaran, S. (2011)

Lean in Healthcare Implementasi lean dalam Healthcare

Standarisasi proses, mengurangi

confusion dan rework, Waktu

tunggu pasien yang lebih pendek

Jimmerson, Cindy (2010)

Value Stream Mapping

Identifikasi waste dalam healthcare

dengan VSM

Identifikasi waste lebih mudah dengan

VSM, Informasi detail tentang proses

dengan VSM Hines, P. dan Taylor,

D. (2000) Lean Thinking Implementasi lean

thinking dalam perusahaan

Langkah-langkah untuk penerapan lean

thinking

Identifikasi Awal

Penentuan TujuanPenelitian

Studi Lapangan

A

Studi Pustaka

Big Picture Mapping

Identifikasi 7 waste dan penyebarankuisioner waste

Aliran fisik danaliran informasi

Waste dalamproses jasa

FMEA

RCA

Pembobotan waste kritis

A

Kesimpulan danSaran

Waste kritis

Akar penyebab dandampak waste

kritis

Alternatifperbaikan

berdasarkan FMEA

RSB Budi Mulia (1977)

RSU Budi Mulia (1979-

1986)

RSU Budi Mulia (1996-

1997)

RSU Budi Mulia (2002)

RSU Siloam Gleneagles

Hospital (2004)

RSU Siloam Hospitals Surabaya (2006)

Yayasan Budi Mulia

Yayasan Budi Mulia

PT. Budi MuliaSuryajaya

PT. Sumber Waluyo(PT. LIPPO KARAWACI)

PT. Siloam Gleneagles Hospital

PT. Siloam Gleneagles Hospital

Aliran fisik Pasien Baru

Aliran Fisik Pasien Lama

0

0.05

0.1

0.15

0.2

0.25

0.3

RAN

GKIN

G

WASTE

Rangking Waste dalam Out Patient Departement (OPD)

Transportation

Pengirimanberkasrekammedik

Unnecessary Motion

Mencarivaksin

Mencaridokumen

rekammedik

Waiting

AdministrasiPasien Asuransi

Pengirimanrekam medik

Dokter

Pemeriksaan

1•Pengiriman ke berbagai departemen

2•Porter mencari berkas rekam medik

3•Pasien pindah departemen

4•Kelengkapan dokumen

REKAM MEDIK

•Karyawan tidak disiplin dalampelaporan peminjaman

VAKSIN

•Vaksin habis•Update stok tidak berjalan baik

Administrasi

•Cover asuransi berbeda setiap pasien•Operator administrasi asuransi kurang

Rekam medik

•Letak ruang rekam medik•Berbagai departemen membutuhkan

rekam medik

Dokter•Dokter datang diluar jadwal jaga

Pemeriksaandokter

• Preferensi pribadi dan jenis keluhan untukpemilihan dokter

•Dokter masih menangani pasien sebelumnya

•Pengiriman ke berbagaidepartemenTransportation

•Pelaporan berkas rekammedik

Unnecessary Motion

•Pengiriman ke berbagaidepartemenWaiting

KonsepPerbaikan

Electronic Medical Record

PenegakanDisiplin

Form Keluar-Masuk Rekam

Medik

Electronic Medical RecordNo. Nama Barang Jumlah Harga

Satuan Total

1. Adapter Wi-Fi TP-LINK

300Mbps High Gain USB WI-

FI

32 Rp. 188.000

Rp. 58.880.000

2. Desktop HP Omni 120xt

series (Genuine Win 7 Home

Premium, Intel Core i3 3.3GHz,

500GB)

32 Rp. 5.060.000

Rp. 161.920.000

Total Rp. 220.800.000

Penegakan DisiplinDeskripsi Biaya

Pemberian hadiah bagi

karyawan dan dokter teladan setiap 6 bulan

sekali

Karyawan Teladan

Rp. 2.000.000 X 2

Dokter Teladan Rp. 4.000.000 X 2

Total Rp. 12.000.000

No. Nama Barang Jumlah Harga Satuan

Total

1 Biaya cetak form 1 rim

(500 lembar)

36 rim / 12

Bulan

Rp. 90.000/rim

Rp. 3.240.000

Penerapan Form Keluar-Masuk Rekam Medik

Estimasi Biaya

Rp. 3.240.000

Rp. 6.000.000

Rp. 220.800.000

Penerapan Electronic Medical Record

Peningkatan Kedisiplinan

Penerapan Form Keluar-Masuk Rekam

Medik

Konsep Perbaikan

3

2

1

1 Efisiensi pengriman berkas rekam medik + +2 Kecepatan pengiriman berkas + -3 Kemudahan pencarian berkas + +4 Kesesuaian prosedur + +5 Kemudahan penerapan S S

Jumlah (+) 4 3Jumlah s 1 2

Jumlah (-) 0 1Skor 4 2

BASE LINE

No. KriteriaPenerapan Electronic

Medical Record

Penerapan Form Keluar-Masuk Rekam

Medik

Peningkatan Kedisiplinan

Electronic Medical RecordSistem pencatatan riwayat kesehatan secara

online sharing Prinsip penerapanPrivasi, jaminan keamanan, kerahasiaan data

(Supari, 2009) ManfaatAkses terbatas, kemudahan

pencarian, mengurangi beban biayakebutuhan kertas, meningkatkan efisiensi

Faktor yang dipertimbangkanPersiapan teknologiPersiapan sumber daya manusia

Pasien Baru

Pengisian formulir

data pasien

Input data pasienNomor

Antrian

Pasien

Rekam Medik

AdministrasiPembayaran

Pemeriksaan Kamar obat

Electronic Medical Record

Pasien Lama

Nomor Antrian

Pasien

Administrasi Pembayaran

Pemeriksaan Kamar obat

Rekam Medik

Electronic Medical Record

Waste yang terjadi di OPD : waiting, unnecessary inventory, unnecessary motion, transportation

Waste kritis dalam OPD : transportation, unnecessary motion, waiting

Subwaste kritis dalam OPD : pengirimanberkas rekam medik, mencari berkas rekammedik, menunggu pengiriman berkas rekammedik

Berdasarkan FMEA terbangun 3 alternatifrekomendasi perbaikan

Berdasarkan hasil evaluasi PUGH rekomendasiterpilih adalah Electronic Medical Record

THANK YOU

No Waste Definisi Contoh dalam Healthcare

Contoh dalam Manufaktur

1. Defects Kesalahan dalam proses produksi

- Malpraktek - Salah obat - Salah diagnosis - Kesalahan

proses Billing

- Produk cacat

- Produk rusak

2. Waiting Proses menunggu kedatangan operator, material, informasi, peralatan dan prosedur yang harus diselesaikan

- Menunggu periksa dokter

- Menuggu proses administrasi

- Menunggu hasil tes

- Menuggu part

- Menunggu raw material

3. Unnecessary Inventory

Penyimpanan persediaan yang berlebihan yang sebenarnya tidak karena dibutuhkan akan tetapi mungkin dibutuhkan

- Persediaan obat yang berlebih

- Persediaan perlatan laboratorium

- Dokumen yang masih di proses

- Work in Process

- Raw material

- Finished goods

4. Overprocessing Ketidaksesuaian proses/metode operasi produksi yang diakibatkan oleh pngguna tool yang tidak sesuai dengan fungsinya

- Mengukur suhu tubuh berkali-kali

- Prosedur yang berlebihan

- Paperwork yang berlebihan

- Membersihkan part berkali-kali

- Paperwork yang berlebihan

5. Unnecessary Motion

Konsep ergonomis pada tempat kerja, dimana operator melakukan gerakan-gerakan yang seharusnya bisa dihindari

- Mencari pasien - Mencari

dokumen - Mengumpulkan

peralatan medis

- Mencari tools

- Mencari parts

No Waste Definisi Contoh dalam Healthcare

Contoh dalam Manufaktur

6. Excessive Transportation

Perpindahan yang berlebihan dari informasi, barang, dan orang yang berdampak pada pemborosan waktu, effort, dan biaya

- Memindahkan pasien mondar-mandir

- Mengambil rekam medik di tempat penyimpanan yang terlalu jauh

- Memindahkan peralatan

7. Overproduction Menghasilkan produk melebihi keinginan atau permintaan konsumen

- Mengeluarkan hasil tes laboratorium berulang-ulang dengan informasi yang sama

- Memproduksi lebih untuk menghindari waktu set-up

Patient safety

Efisiensi

Kualitas

Eliminasiwaste

Malpraktek

Hasil tes yang berulang dengan

informasi yang sama

Persediaanobat yang berlebihan

Mencaridokumen

Mengambilrekam medik di

tempat yang jauh

Mengukursuhu tubuhberulang-

ulang

Menungguproses

administrasi

Defect-free delivery No waste in system Individual attention to patients On demand healthcare Immediate response to problem Safe work environment

(Jimmerson, 2010)

Menggambarkan keseluruhan sistem danaliran fisik serta aliran informasi di dalam

Mengidentifikasi pemborosan, keterkaitanantar aliran informasi dan aliran material (Hines,2000)

Mengidentifikasi akar penyebab terjadinyapermasalahan

Mendeploy waste kritis 5 whys

Alat untuk membangun solusi alternatif Severity (S) Occurrence (O) Detection (D)

Rating Occurrence Probabilitas Kejadian 1 Tidak pernah Kurang dari 0,01% 2 Jarang 0,01% - 0,05% 3 0,06% - 0,1% 4 Kadang-kadang 0,11% - 0,25% 5 0,26% - 0,50% 6 Cukup sering 0,51% - 1% 7 1,1% - 5% 8 Sering 5,1% - 25% 9 25,1% - 50% 10 Sangat sering Lebih dari 50%

Rating Effect Severity

1 Tidak ada Tidak memberikan pengaruh. Efek tidak berdampaksignifikan pada perusahaan dan konsumen

2 Sangat kecil Menyebabkan gangguan pada perusahaan dankonsumen. Menyebabkan kerugian biaya yangrendah

3 Kecil Menyebabkan gangguan banyak pada perusahaandan konsumen. Menyebabkan kerugian waktu danbiaya agak rendah

4 Sangatsedikit

Menyebabkan gangguan banyak sekali padaperusahaan dan konsumen. Menyebabkan kerugianbiaya yang rendah

Rating Effect Severity5 Sedikit Menyebabkan pengurangan performansi

dari fungsi sampingan atau membuatsukup tidak nyaman. Menyebabkankerugian biaya yang cukup tinggi

6 Sedang Menyebabkan hilangnya performansi darifungsi sampingan atau membuatketidaknyamanan yang menonjol.Konsumsi biaya dan waktu yang besar

7 Besar Menyebabkan pengurangan performansidari fungsi utama. Konsumsi biaya yangsangat besar dan menyebabkan kerugianyang sangat besar

8 Sangatbesar

Menyebabkan hilangnya performansi darifungsi utama atau disebut breakdown,konsumsi biaya dan waktu yangmendekati tidak diterima

9 Bahaya,denganperingatan

Menyebabkan adanya bahaya dan akanmelanggar aturan pemerintah. Tetapimasih diutamakan reaksi strategi.Menyebabkan bahaya serta kerugian yangsangat besar

10 Bahaya,tanpaperingatan

Kegagalan menyebabkan bahaya tanpaperingatan. Menyebabkan kerugian biayayang tidak dapat diterima

Rating Detection

1 Setiap saat

2 Sangat sering sekali

3 Sangat sering sekali

4 Sering

5 Agak sering

6 Kadang-kadang

7 Jarang

8 Sangat jarang

9 Hampir tidak pernah

10 Tidak pernah

1 2 3 4 5 6 7Defects 0 0 0 0 0 0 30 0 0.00Waiting 2 12 16 0 0 0 0 136 0.21

Overproduction 0 0 0 0 5 25 0 35 0.06Unnecessary Inventory 0 0 0 21 5 4 0 77 0.12

Overprocessing 0 0 0 10 19 1 0 69 0.11Unnecessary Motion 11 9 10 0 0 0 0 151 0.24

Transportation 17 11 2 0 0 0 0 165 0.26SKOR 6 5 4 3 2 1 0

633

Jenis WastePeringkat

SKOR RANKING

TransportationJenis Gangguan Why 1 Why 2 Why 3 Why 4 Why 5

Pengiriman berkas rekam

medik

Digunakan oleh beberapa

departemen

Faktor porter rekam medik

Porter rekam medik lelah

Letak ruang rekam medik berjauhan antar departemen

Porter mengirimkan berkas rekam medik ke berbagai departemen

Porter rekam medik menunda pengiriman

Data rekam medik tidak lengkap

Dokter tidak mengisi diagnosa di dalam

berkas rekam medik

Dokter yang dituju pasien belum datang

Pasien pindah departemen

Order berpindah departemen

Keberadaan berkas rekam

medik

Porter rekam medik mencari berkas rekam medik

Kekurangan tenaga pengiriman (porter)

Unnecessary MotionJenis Gangguan Why 1 Why 2 Why 3 Why 4 Why 5

Karyawan tidak disiplin dalam membuat laporan peminjaman

Mencari dokumen rekam medik

Suster / karyawan rekam medik mencari dokumen rekam medik

Dokumen rekam medik yang dicari tidak ada

Dokumen rekam medik berpindah tanpa ada laporan yang jelas

Sistem record peminjaman dokumen rekam medik tidak berjalan baik

Mencari vaksin

Vaksin habisVaksin dalam ruang periksa tidak ada

Kroscek dengan bagian pharmacy dan gudang obat

Data ketersediaan vaksin tidak cocok antara aktual dan record

Laporan update data ketersediaan tidak dijalankan dengan baik

WaitingJenis Gangguan Why 1 Why 2 Why 3 Why 4 Why 5

Delay proses administrasi pasien

asuransi

Penumpukan antrian pasien

asuransi

Proses administrasi pasien sebelumnnya belum selesaiLoket pelayanan asuransi hanya 1 counter

Kroscek data cover asuransi dengan perusahaan asuransi membutuhkan

Operator administrasi bagian asuransi kurang

Fasilitas asuransi setiap pasien dan setiap perusahaan

Mencari berkas rekam medik

Keberadaan berkas rekam medik

Record rekam medik tidak berjalan baik

Karyawan tidak disiplin melakukan record peminjaman berkas rekam medik

Berbagai departemen membutuhkan berkas rekam medik

Ruang rekam medik berjauhan antar departemen

Delay pengiriman berkas rekam medik

Menunggu porter rekam

medik

Porter mengirimkan berkas rekam medik ke berbagai departemen

Waiting (Lanjutan)

Jenis Gangguan Why 1 Why 2 Why 3 Why 4 Why 5

Availability dokter jaga

Dokter jaga tidak ada di ruang jaga

Dokter datang diluar jadwal jaga

Dokter mempunyai kegiatan diluar rumah sakit Siloam

Dokter di OPD merupakan dokter tamu

Kebijakan rumah sakit Siloam Surabaya

Waktu pemeriksaan berbeda antar pasien

Jenis keluhan tiap pasien berbeda

Pasien menuju dokter menurut pilihannya

Preferensi pribadi dan jenis keluhan untuk pemilihan dokter

Dokter masih menangani pasien sebelummnya

Menunggu dokter yang

ditujuDelay pemeriksaan

dokter