Kelompok10totolan 06PKM

Search

Primary MenuSkip to content

Search for:

IMPLEMENTASI APLIKASI E-OFFICE UNTUK MENDUKUNG PENERAPAN

April 13, 2014 rizkyisnindaLeave acomment

*MAKALAH*

*IMPLEMENTASI APLIKASI E-OFFICE UNTUK MENDUKUNG PENERAPAN*

*E-GOVERNMENT DI KANTOR PEMERINTAHAN DAERAH*

* *

* *

*Diajukan sebagai tugas mata kuliah*

*Topik-topik Lanjutan Sistem Informasi*

* *

* *

*binus *

*Disusun oleh:*

*Rizky Isnindaputra 1401098855 *

* *

* *

* *

* *

* *

* *

* *

*PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI*

*FAKULTAS SISTEM INFORMASI*

*UNIVERSITAS BINA NUSANTARA*

*JAKARTA*

*2014*

*Abstrak*

* *

E-Office, adalah istilah yang diciptakan untuk menutupi meningkatnyapenggunaan komputer berbasis teknologi informasi untuk pekerjaan kantor.Seiring perkembangan zaman serta dengan kebijakan penerapan reformasibirokrasi di Indonesia yang mewajibkan setiap proses bisnis/kegiatankantor pemerintahan daerah harus berjalan dengan efisien dan efektifyang menyebabkan terjadinya transformasi proses bisnis dari sistemkonvensional atau manual ke sistem otomatisasi. Proses bisnis yangdilakukan secara manual (document driven)

menggambarkan pengiriman sebuah dokumen, misalnya surat yang masihberupa hardcopy, dan dikirimkan dengan kurir antar unit di lingkungankantor.

Dengan penerapan e-goverment di lingkungan kantor pemerintahan daerah,aplikasi e-office adalah salah satu produk dari e-goverment yangbertujuan untuk penerapan reformasi birokrasi. Makalah ini bertujuanuntuk mengetahui tingkat efektivitas dan efisiensi implementasi aplikasie-office pada kegiatan perkantoran serta mengetahui seberapa besar aplikasi e-office dapat mendukung program reformasi birokrasi yangdilakukan pemerintah. Contohnya Puslitbang Jalan dan Jembatan mencobamemanfaatkan e-office dalam mendukung kegiatan perkantorannya.Pemanfaatan E-office terbukti dapat meningkatkan efektifitas danefisiensi dari kegiatan perkantoran.

Kata Kunci: /E-office/, /E-government/, Proses Bisnis, KegiatanPerkantoran.**

* ** *

***Bab 1*

*Pendahuluan*

* *

*1.1 **Latar Belakang*

Secara tradisional sistem layanan publik yang disediakan oleh suatulembaga pemerintahan terhadap masyarakat umum dan pelaku bisnismengambil tempat digedung atau kantor tempat lembaga pemerintahantersebut berada. Dengan perkembangan dan kemajuan teknologi informasidan komunikasi yang sudah sedemikian pesatnya, baik dari segiinfrastruktur, perangkat keras dan lunak, juga sumber daya manusianya,dimungkinkan untuk mendekatkan pusat layanan dan informasi denganmasyarakat.

Latar Belakang E-GOV :

* Era globalisasi seperti adanya perdagangan bebas, demokratisasi,

Hakasasi manusia, transparansi, anti korupsi, /good corporate government;///

* Kemajuan Teknologi Informasi(TI) yang demikian pesat yang memudahkan komunikasi antar masyarakat di dunia tanpa perlu mediator dan tanpa mengenal batasan (negara, suku, agama, waktu); * Peningkatan kualitas kehidupan masyarakat menyebabkan meningkatnya * tuntutan standard pelayanan dari dunia industri.**

Salah satu penyebab kurang berkembangnya pemanfaatan e-governmentdiIndonesia adalah kurangnya infrastuktur dan aplikasi pendukung teknologiinformasi di lingkungan kantor pemerintahan. Ditambah dengan budaya danperilaku pegawai negeri yang masih enggan untuk mulai memanfaatkanteknologi informasi dalam mendukung kegiatan perkantoran. Perlu sebuah komitmen serta inovasi dari teknologi informasi yang dapat memuncul rasaketertarikan terhadap teknologi yang akan digunakan . Dalam/e-government/ dikenal sebuah layanan untuk mendukung kegiatanperkantoran khususnya administrasi dengan nama e-perkantoran(/e-office/). E-office di Indonesia saat ini lebih banyak digunakan olehkalangan swasta. Untuk di kalangan pemerintahan,/e-office/ belumterlalu dikenal dan dikembangkan pemanfaatannya. Seperti hal nya kantorpemerintahan daerah, kebanyakan kantor pemerintahan daerah masihmenggunakan sistem administrasi perkantoran manual. Sistem inimembutuhkan persediaan alat tulis kantor yang cukup banyak, terutamapenggunaan kertas. Sistem ini juga membutuhkan waktu dan tenaga dalamproses pendistribusian dokumen. Masalah lainnya dalam sistem manualadalah penyimpanan dan pencarian dokumen. Penyimpanan dokumen membutuhkan banyak ruangan di kantor yang menjadikan ruangan kantormenjadi semakin sempit dan berantakan. Dalam hal pencarian dokumen pun,akan semakin sulit apabila dokumen tersebut tidak disimpan dengan teratur.

/ E-office/ sebagai salah satu hasil dari pekembangan tentunyaakan membantu pegawai di kantor pemerintahan dalam menyelesaikantugas-tugas mereka. Tidak hanya pegawai, tetapi para pemimpin pun jugaakan ikut menikmati hasilnya misalnya menghasilkan laporan yang dapatdi-generate dengan cepat berdasarkan data terpadau yang ada didalamsistem /e-office/. Sistem /e-office/ selain meminimalisasipenggunaankertas, /e-office/ juga mempermudah penyimpanan dan pengolahan data didalam suatu kantor pemerintahan karena data menjadi terpusat(/centralized/) dengan bantuan database, sehingga data yang ada akansaling terhubung dan menjadi kesatuan utuh yang dapat memberikaninformasi bagi kantor pemerintahan. Selain data tentunya penggunaankomputer bagi para pegawai juga mutlak diperlukan demi terciptanyasistem e-office.

Makalah ini akan menjelaskan model dari perancangan e-office,implementasi e-office serta implikasi dari penerapan e-office di kantorpemerintahan daerah.

* *

*1.2 * *Ruang Lingkup*

Ruang lingkup dalam penelitian ini, yaitu terbatas pada :

* Tujuan dan manfaat implementasi /e-office/ * Analisis implementasi e-office pada kantor pemerintahan daerah. * Bagaimana perancangan dan pembuatan aplikasi e-office pada kantor pemerintahan daerah.

*1.3 Tujuan dan Manfaat*

*1.3.1 Tujuan*

Tujuan dari penelitian ini adalah :

* Mengetahui tingkat efektivitas dan efisiensi implementasi aplikasi e-Office pada kegiatan perkantoran. * mengetahui seberapa besar aplikasi e-office dapat mendukung program reformasi birokrasi yang dilakukan pemerintah.

*1.2.1 **Manfaat*

Manfaat dari penelitian ini adalah :

* Dengan adanya /e-//office/ yang memberikan kemudahan dalam proses layanan manajemen atau perencanaan atau pengelolaan serta kearsipan (database) di kantor pemerintahan daerah. * Memungkinkan manajemen / pimpinan unit kerja untuk tetap melakukan aktifitas walau berada di luar kantor.

*1.4 **Metodologi*

Metode yang digunakan dalam penulisan makalah ini adalah metode studipustaka, yaitu dengan mengumpulkan materi, data dan informasi dari buku,jurnal dan artikel yang berkaitan dengan masalah yang dibahas.Berikutadalah /flowchart/ langkah-langkah yang dilakukan dalam penulisanmakalah ini.

gambar1

Gambar 1. /Flowchart/ Metodologi Penelitian

Berikut adalah penjelasan dari /flowchart/ metodologi penelitian di atas:

* Penelitian Pendahuluan

Pada tahap ini, penulis melakukan penelitian mengenai topik yangdibahas. Penelitian yang dilakukan meliputi pengamatan masalah-masalahyang berkaitan dengan topik.

* Studi Pustaka

Mengumpulkan materi, data dan informasi dari buku, jurnal dan artikelyang berkaitan dengan masalah yang dibahas, serta teori-teori yangmemperkuat pemahaman terhadap permasalahan.

* Perumusan Masalah

Berdasarkan penelitian pendahuluan yang dilakukan, penulis menyimpulkanmasalah yang akan dianalisa dalam penulisan makalah ini.

* Pembatasan Masalah

Dari masalah yang dirumuskan pada tahap sebelumnya, penulis memberikanbatasan materi-materi yang akan dianalisa.

* Analisis Data

Pada tahap ini, penulis menganalisis data-data yang diterima dari hasilstudi pustaka.

* Kesimpulan dan Saran

Merumuskan kesimpulan dan saran yang diambil dari keseluruhan prosespenelitian yang telah dilakukan untuk menjawab topik permasalahan yangdiangkat.

*Bab 2*

*Landasan Teori*

*/2.1 /**/E-Goverment/*

*/2.1.1 /**Pengertian /E-Goverment/*

Pemerintahan elektronik atau e-government (berasal dari kata BahasaInggris electronics government, juga disebut e-gov, digital government,online government atau dalam konteks tertentu transformationalgovernment) adalah penggunaan teknologi informasi oleh pemerintah untukmemberikan informasi dan pelayanan bagi warganya, urusan bisnis, sertahal-hal lain yang berkenaan dengan pemerintahan. E-government dapatdiaplikasikan pada legislatif, yudikatif, atau administrasi publik,untuk meningkatkan efisiensi internal, menyampaikan pelayanan publik,atau proses kepemerintahan yang demokratis. Model penyampaian yang utamaadalah Government-toCitizen atau Government-to-Customer (G2C),Government-to-Business (G2B) serta Governmentto-Government (G2G).Keuntungan yang paling diharapkan dari e-governmentadalah peningkatanefisiensi, kenyamanan, serta aksesibilitas yang lebih baik daripelayanan publik.

*2.1.2 **Model-Model /E-Goverment/ *

Menurut Jeong (2007), /e-government/ terdiri atas hubungan digitalantara pemerintah ke warga negara (G2C), pemerintah ke pelaku bisnis(G2B), pemerintah ke karyawan (G2E) dan antar lembaga pemerintahan (G2G).

* G2C (/Government to Citizens/)

Pada G2C, pemerintah membangun dan menerapkan teknologi informasi dengantujuan untuk meningkatkan hubungan dengan masyarakat. Tujuan utama dariaplikasi /e-government/ G2C adalah untuk mendekatkan pemerintah denganmasyarakat melalui berbagai kanal akses, sehingga masyarakat dapatmenjangkau pemerintah dengan mudah untuk pemenuhan berbagai kebuthanpelayanan.

* G2B (/Government to Businesses/)

Salah satu tugas dari sebuah pemerintahan adalah membentuk lingkunganbisnis yang kondusif agar roda perekonomian negara dapat berjalanlancar. Tujuan utama dari G2B adalah pemerintah dapat menggunakanteknologi untuk memberikan layanan-layanan yang dibutuhkan kegiatanbisnis (Siau dan Shen, 2003). Dalam G2B, pemerintah menyediakanlayanan-layanan bisnis dan pelaku bisnis menjual produk atau layanankepada pemerintah. Penerapan G2B antara lain adalah /e-procurement/,manajemen pajak /online /dan /e-auctions/.

* G2E (/Government to Employees/)

G2E bertujuan untuk meningkatkan kinerja dan kesejahteraan para pegawaipemerintah yang bekerja di institusi-institusi sebagai pelayanmasyarakat. G2E merupakan cara yang efektif untuk menyediakan/e-learning/ bagi pegawai dan memungkinkan pegawai untuk mengaksesinformasi-informasi yang berhubungan dengan peraturan, pelatihan danhak-hak sipil. G2E juga menyediakan perangkat lunak untuk mengaturinformasi dan daftar pegawai.

* G2G (/Government to Governments/)

G2G merupakan interaksi digital antar organisasi, departemen danotoritas pemerintahan. Sistem G2G meliputi integrasi sistem informasiantar departemen atau organisasi pemerintah dalam satu negara daninteraksi dengan pemerintah negara lain. Kebutuhan untuk berinteraksiantar pemerintah tidak hanya berkisar pada hal-hal yang berhubungandengan diplomasi, tetapi juga memperlancar kerjasama antar negara danantar entiti-entiti negara dalam melakukan hal-hal yang berkaitan denganadministrasi perdagangan, proses-proses politik, hubungan sosial danbudaya, dan lain sebagainya.

2.2 /Good Governance/

Pengertian dari /good governance /(tata pemerintahan yang baik) menurutUNDP seperti yang dinyatakan dalam Dokumen Kebijakan UNDP yangditerbitkan pada bulan Januari 1997 dengan judul Tata PemerintahanMenunjang Pembangunan Manusia Berkelanjutan adalah:

Penggunaan wewenang ekonomi, politik dan administrasi untuk mengelolaurusan-urusan negara pada semua tingkat. Tata pemerintahan menyangkutseluruh mekanisme, proses, dan lembaga-lembaga di mana warga dankelompok-kelompok masyarakat mengutarakan kepentingan mereka,menggunakan hak hukum, memenuhi kewajiban dan menjembataniperbedaan-perbedaan di antara mereka.

Dalam dokumen yang sama, dinyatakan bahwa tata pemerintahan yang baikmemenuhi beberapa unsur, yaitu:

* Partisipasi

Semua masyarakat, baik pria dan wanita mempunyai suara dalam pengambilankeputusan, baik secara langsung maupun melalui lembaga-lembagaperwakilan sah yang mewakili kepentingan mereka. Partisipasi menyeluruhtersebut dibangun berdasarkan kebebasan berkumpul dan mengungkapkanpendapat, serta kapasitas untuk berpartisipasi secara konstruktif.

* Supremasi hukum

Kerangka hukum harus adil dan diberlakukan tanpa pandang bulu, terutamahukum-hukum yang menyangkut hak asasi manusia.

* Transparansi

Dibangun atas dasar arus informasi yang bebas.

* Cepat tanggap

Lembaga-lembaga dan seluruh proses pemerintahan harus berusaha melayanisemua pihak yang berkepentingan.

* Membangun konsensus

Tata pemerintahan yang baik menjembatani kepentingan-kepentingan yangberbeda demi terbangunnya suatu konsensus menyeluruh dalam hal apa yangterbaik bagi kelompok-kelompok masyarakat, dan bila mungkin, konsensusdalam hal kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur.

* Kesetaraan

Baik pria maupun wanita mempunyai kesempatan meningkatkan danmempertahankan kesejahteraan mereka.

* Efektif dan efisien

Proses-proses pemerintahan dan lembaga-lembaga membuahkan hasil sesuaikebutuhan warga masyarakat dan dengan menggunakan sumber-sumber dayayang ada seoptimal mungkin.

* Bertanggung jawab

Semua pengambil keputusan di pemerintahan, sektor swasta danorganisasi-organisasi masyarakat bertanggung jawab kepada masyarakatmaupun kepada lembaga-lembaga yang berkepentingan. Bentukpertanggungjawaban tersebut berbeda satu dengan yang lainnya tergantungdari jenis organisasi yang bersangkutan dan dari apakah bagi organisasiitu keputusan tersebut bersifat ke dalam atau keluar

* Visi strategis

Pemimpin dan masyarakat memiliki perspektif yang luas dan jauh ke depanatas tata pemerintahan yang baik dan pembangunan manusia, serta kepekaanakan apa saja yang dibutuhkan untuk mewujudkan perkembangan tersebut.Selain itu mereka juga harus memiliki pemahaman atas kompleksitaskesejarahan, budaya dan sosial yang menjadi dasar bagi perspektif tersebut.

*/2.3 /**/E-office/*

Kantor elektronik, atau e-office, adalah istilah yang diciptakan untukmenutupi meningkatnya penggunaan komputer berbasis teknologi informasiuntuk pekerjaan kantor, terutama di tahun 1980-an. Itu adalah kata kuncipemasaran pada saat itu, tapi sekarang tidak begitu banyak digunakankarena semua kantor modern adalah kantor elektronik. Istilah muncul jauhlebih awal dalam nama komputer LEO (Lyons Electronic Office), yangpertama kali menjalankan aplikasi bisnis pada tahun 1951 di Inggris.Proses yang sedang berlangsung yang menyebabkan e-officeadopsi adalahpenghapusan kertas dan membuat sebagian besar dari kantor komunikasielektronik. Definisi kantor elektronik tidak tepat, dan itu mungkin berupa :

* pengenalan komputer pribadi yang menjalankan aplikasi perangkat lunak perkantoran, seperti pengolah kata, atau interkoneksi komputer kantor menggunakan jaringan area lokal (LAN),atau ke sentralisasi fungsi kantor melalui aplikasi web.

Pengenalan e-office meningkatkan akurasi dan efisiensi organisasi dandengan demikian meningkatkan tingkat layanan mereka, sementara secarateoritis menurunkan biaya dan secara drastis mengurangi konsumsi kertas.Banyak dokumen masih sedang dicetak dan diedarkan di atas kertas,bagaimanapun, terutama orang-orang yang membutuhkan tanda tangan.

*Bab 3*

*Pembahasan*

3.1 *Perancangan Aplikasi /E-Office/*//

Sebelum melakukan pembangunan aplikasi, langkah awal yang disusun adalahmembuat rancangan sistem e-office. Tahapan penyusunan rancangane-office adalah sebagai berikut ;

a. Penyusunan analisa kebutuhan pengguna.

b. Penyusunan analisa kebutuhan minimum sistem (Minimum Requirement)

c. Penyusunan konsep basisdata

d. Pembuatan arsitektur aplikasi.

Analisa kebutuhan e-office digunakan untuk mengetahui data dan pendukungdalam pembuatan aplikasi e-office. Analisa juga dilakukan untukmengetahui kondisi ideal yang harus dipenuhi agar pembuatan aplikasie-office sesuai dengan tujuan. Konsep E-office yang diterapkan dianalisaberdasarkan ketersediaan data dan informasi. Konsep portal intranetharus dapat mengakomodir data yang tersedia dan dibutuhkan user.Dianalisa juga dampak penggunaan data tertentu terhadap efiseinsi prosesdalam aplikasi. Berikut adalah hasil analisa kebutuhan dari pengguna ;

a. Menyediakan kemudahan dalam melakukan komunikasi dan kordinasipekerjaan di

internal.

b. Menyediakan fasilitas untuk menampilkan berita internal, pengumuman,artikel

dan kebijakan yang terintegrasi dengan website pusat.

c. Menyediakan fasilitas untuk mempermudah pembuatan dan pengirimanundangan

dan memo dinas.

d. Menyediakan fasilitas untuk pengiriman electronic mail (email) yangterintegrasi

dengan mail server.

e. Meningkatkan efisiensi kerja dengan penerapan Online Document yang

mendukung konsep paperless.

f. Mampu berfungsi sebagai media center yang dapat di kelola denganmudah untuk

menyimpan data sebagai berikut:

Laporan Litbang

Standar Pedoman Manual

Jurnal

Makalah

Media (audio, video dan gallery)

Software (update antivirus dan driver)

g. Menyediakan fasilitas forum sebagai media silaturahmi dan kordinasiyang dapat

meningkatkan suasana kondusif dan kekeluargaan di lingkungan internal kantor

pemerintahan daerah.

h. Menyediakan fasilitas untuk menarik user internal tetap nyamanmenggunakan

aplikasi e-office seperti personal agenda, chatting, shoutbox,notification, dsb.

1. Menyediakan fasilitas admin panel untuk manajemen data dan kebijakan

Aplikasi e-office.

3.2 *Implikasi /EOoffice/*

Setelah melalui proses perancangan aplikasi e-office, maka proses selanjutnya adalah pembuatan aplikasi. Pembuatan aplikasidilakukan dengan cara pemrograman terstuktur dengan pemanfaatandatabase. Untuk media komunikasi dalam aplikasi e-office ini, digunakan mail server yang telah dibangun, maka aplikasi e-officetelah memiliki platform yang akan digunakan untuk berkomunikasi antar pengguna. Aplikasi e-office terdiri dari beberapa modul sebagai fasilitas pendukung kegiatan perkantoran.

3.3 *Tujuan Implementasi /E-Office/*

Tujuan Pegembangan aplikasi E-Office pada kantor pemerintahan daerahadalah untuk menciptakan sistem yang mampu mengakomdasipekerjaan-pekerjaan terkair dan sasaran pegawai, serta mendukung prosespengembangan e-office.

3.4 *Manfaat Implementasi E-Office*

Dengan di kembangkan nya aplikasi e-office pada kantor pemrintahandaerah, proses dokumentasi dari tiap surat yang keluar dan penetapansasaran kerja pegawai setiap bulan, serta atribut-atribut yang dipakaipada kedua fitur tersebut dapat dengan mudah di dokumentasi sertaditelusuri. Selain itu manfaat yang didapat dari pengembangan aplikasie-office adalah memudahkan pengelolaan tugas dari setiap surat yangmasuk serta pengelolaan sasaran kerja pegawai tiap bulannya.

3.5 *Implementasi Aplikasi E-Office Pusjatan (Puslitbang Jalan danJembatan) di Kementrian Pekerjaan Umum.*

3.5.1 *Perancangan dan Pembuatan aplikasi /E-Office/ Pusjatan*

Perancangan aplikasi dilakukan dengan cara pemrograman terstuktur denganpemanfaatan database. Untuk media komunikasi dalam aplikasi e-officeini, digunakan mail server Pusjatan, yang telah dibangun menggunakan platform Zimbra. Setelah mail server terbangun, maka aplikasi e-office Pusjatan telah memiliki platform yang akan digunakan untuk berkomunikasi antar pengguna. Aplikasi e-office Pusjatan terdiri dari beberapa modul sebagai fasilitas pendukungkegiatan perkantoran di Pusjatan. Aplikasi e-office Pusjatan dapat diakses melalui jaringan intranet/internet dengan autentifikasi olehdatabase di server.

Aplikasi ini menggunakan database /MySQL/. Konsep /database/ yangdigunakan menyesuaikan tipe basis data yang telah digunakan oleh Website Pusjatan. Setelah dianalisa konsep yang digunakan cukupsederhana, dikarenakan tidak melibatkan data lainnya diluar data yangdimiliki oleh Pusjatan. Berdasarkan Analisa kebutuhan sistem pembuatanaplikasi e-office, didapatkan kebutuhan sistem meliputi:

a. Perangkat lunak pengembangan aplikasi.

Software Development PHP versi 5.0. Menggunakan web server Apache 2.2.11. Menggunakan Content Management System (CMS) Joomla versi 1.5.17 dengan pertimbangan keamanan, fleksibilitas dankemudahan admin untuk melakukan pengelolaan dan pengembangan jikadiperlukan.

b.Perangkat lunak pengembangan database

/Database My SQL/ 5.0.

c.Sistem minimum instalasi dan konfigurasi aplikasi di sisi pengguna.

Operating System Windows. Ram 256 Mb. Terinstal Browser (IE, Mozilla,Opera,dsb).Telah melakukan Join Domain Setelah mengetahui hasil darianalisa kebutuhan, kemudian akan dilakukan pembuatan rancangan ataudesain aplikasi e-office Pusjatan. Pembuatan desain dibagi menjadibeberapa kegiatan, yaitu

a. Pembuatan Arsitektur/Site Map

Site Map aplikasi e-office Pusjatan menggambarkan struktur fasilitas,data dan informasi yang terdapat di dalam aplikasi. Berikut adalah sitemap aplikasi e-office Pusjatan.

gambar2

Gambar 2. Aristektur Aplikasi /E-Office/

b. Pembuatan Desain Programming

Pembuatan desain programming dilakukan untuk mengetahui struktur data serta konsep programming yang digunakan. Pembuatan desain programming juga untuk mempermudah programmer menganalisa efektifitasdari code yang digunakan dalam pembuatan aplikasi.

c. Pembuatan Desain Database

Desain database meliputi pembuatan ERD (Entity Relationship Diagram) dan normalisasi tabel. Pembuatan desain derancang agar tidak terjadi redudancy dan replikasi data, sedang ERD digunakanuntuk menganalisa hubungan antar tabel, sehingga didapatkan suatudatabase yang handal.

d. Pembuatan Desain Antarmuka (interface)

Pembuatan desain antarmuka bertujuan untuk memberikan gambaran tentang letak dan tampilan antar fasilitas-fasilitas yang terdapatpada laman aplikasi e-office Pusjatan.

Setelah melakukan perancangan maka berikut adalah antarmuka halamanutama dari aplikasi /e-office /Pusjatan. Di halaman depan terdapatseluruh menu yang menyediakan fasilitas pendukung dari /e-office /yangdapat digunakan oleh pegawai untuk bertukar informasi serta dapatberinteraksi dengan pegawai lainnya. //

gambar3

Gambar 3. Antarmuka Halaman Utama Aplikasi E-Office

Setelah halaman utama adapun beberapa modul yang dapat digunakan olehpegawai untuk memperlanjar pekerjaan atau mempermudah pekerjaan kantorpegawai pusjatan sebagai berikut :

* Modul Aplikasi Undangan adalah modul yang berfungsi untuk menyampaikan undangan di internal Pusjatan. Contohnya misalkan untuk mengirimkan undangan meeting ke beberapa divisi yang berbeda di kantor pusjatan.

gambar4

Gambar 4. Antarmuka Modul Undangan

* Modul Disposisi adalah modul yang berfungsi untuk pendistribusian dokumen dari pegawai ke pegawai lainnya dan tersimpan dalam satu sumber server. Contoh nya pendistribusian dokumen antara bawahan ke atasan.

gambar5

Gambar 5. Antarmuka Modul Disposisi

* Modul Memo Dinas adalah modul yang berfungsi untuk pembuatan konsep memo dinas yang akan dibuat oleh bawahan kepada atasan, yang nantinya setelah disetujui, memo dinas tersebut akan didistribusikan ke pegawai atau unit yang dituju.

gambar6

Gambar 6. Antarmuka Modul Memo Dinas

* Modul /Data Center/ adalah modul yang digunakan dimana modul ini dipergunakan sebagai media /sharing /dokumen-dokumen litbang yang dimiliki Pusjatan agar dapat dipergunakan oleh seluruh pengguna /e- office/. Contohnya seluruh pengguna /e-office/ dapat melihat (/mendowload/) dokumen dari pengguna lain yang sudah di upload ke modul /data center./

gambar7

Gambar 7. Antarmuka Modul /Data Center// /

* Modul/Image Gallery /adalah dipergunakan sebagai media /sharing /terkait foto-foto yang dimiliki Pusjatan.

gambar8

Gambar 8. Antarmuka Modul /Image Gallery/

/ /

* Modul /file media/ adalah dimana modul dipergunakan sebagai media /sharing /audio dan video yang dimiliki Pusjatan, agar dapat dipergunakan oleh seluruh pengguna /e-office/.

gambar9

Gambar 9. Antarmuka Modul /File Media// /

* Modul /software/ adalah dimana modul dipergunakan sebagai media /sharing /perangkat lunak yang dimiliki Pusjatan, agar dapat dipergunakan oleh seluruh pengguna /e-office/.

gambar10

Gambar 10. Antarmuka Modul /Software/

* Modul Risalah, adalah modul dipergunakan sebagai media /sharing /risalah rapat yang dimiliki Pusjatan, agar dapat dipergunakan oleh seluruh pengguna /e-office/.

gambar11

Gambar 11. Antarmuka Modul Risalah

* Modul /List IP Address/ adalah modul yang dipergunakan sebagai monitoring terhadap nomor IP (/Internet Protocol/) yang dimiliki oleh pengguna yang terkoneksi di jaringan Pusjatan.gambar12

Gambar 12. Antarmuka /Modul List Ip Address// /

* Modul /Phone Book /dari aplikasi /e-office /Pusjatan. Fasilitas ini mempermudah untuk mencari nomor telepon dari pengguna /e-office /Pusjatan.

gambar13

Gambar 13. Antarmuka Modul /Phone Book/

* Modul Agenda adalah agenda dari aplikasi /e-office /Pusjatan. modul ini dipergunakan Sebagai agenda ataupun kalender yang menginformasikan setiap acara di Pusjatan.

gambar14

Gambar 14. Antarmuka Modul Agenda

3.5.*2 Implikasi implementasi Aplikasi /E-Office /Pusjatan.*

Penerapan aplikasi /e-office /di kantor pemerintah daerah pada umumnyadan Pusjatan pada khususnya tidaklah mudah. Selain faktor teknis halterbesar dalam penerapan sistem ini adalah faktor budaya kerja. Merubahcara kerja Pegawai Negeri Sipil (PNS) dari sistem manual ke sistemelektronik membutuhkan banyak penyesuaian. Pusjatan melakukansosialisasi hingga pelatihan berkali-kali dalam kurun waktu 2008 hingga2012. Transformasi tata kerja yang diingkan baru tercapai pada tahun2012, dimana aplikasi /e-office /dipergunakan oleh seluruh pegawai diPusjatan secara penuh.

Setelah keberhasilan penerapan /e-office /secara penuh di Pusjatan, makadilakukan sebuah pendekatan evaluasi terkait implikasi penerapan /e-office /terhadap beberapa indikator.

Tabel berikut menunjukan bagaimana aplikasi /e-office /Pusjatan dapatmeningkat efektifitas dan efisiensi kegiatan perkantoran di Pusjatan.

No Indikator Sebelum E- office Sesudah E-office Keterangan1 Pembelian ATK 100% 75% ATK dapat dihemat sebesar 25%2 Kecepatan Transfer Dokumen 1-5 Hari 1-12 Jam Respon time maksimal12 jam3 Kurir Dokumen 8 Orang Tidak Ada /E-office /tidak memerlukan kurirdokumen4 Kecepatan Pengambilan Keputusan 1-5 Hari 1-12 Jam Semakin cepatdokumen terkirim, semakin cepat keputusan akan diambil5 Tempat Penyimpanan Dokumen Ruangan 55 m2 Storage 1Tb Dokumentersimpan dalam bentuk elektronik

Tabel 1. I/ndikator Kinerja Implementasi E-office di Pusjatan/

*Bab 4*

*Penutup*

4.1 *Simpulan*

Berdasrakan anilisis yang dilakukan, dapat di simpulkan bahwa Sebagaibagian dari e-/government,/ implementasi aplikasi /e-office/ terbuktisangat membantu dalam mempercepat proses bisnis perkantoran.

4.2 *Saran*

Saran yang dapat dipertimbangkan untuk mengembangkan makalah mengenaiimplementasi aplikasi e-office untuk mendukung penerapan e-govermentdikantor pemerintahan daerah adalah menambahkan lagi modul-modul yangdapat meningkatkan efisen dan efektif dalam melakukan pekerjaan padaaplikasi e-office dengan antarmuka yang dapat digunakan dengan mudah.

*DAFTAR PUSTAKA*

* *

Indrajit, Richardus Eko (2004). E-government Strategi Pembangunan DanPengembangan Sistem Pelayanan Publik Berbasis Teknologi Digital.Yogyakarta:Andi Offset.

Pusat Penelitian dan Pengembangan Jalan dan Jembatan, 2009, LaporanPengembangan Teknologi Informasi Pusjatan T.A.2009.vBandung:Kementerian PU.

Pusat Penelitian dan Pengembangan Jalan dan Jembatan, 2010, LaporanPengembangan Teknologi Informasi Pusjatan T.A.2010. Bandung:Kementerian PU.

Pusat Penelitian dan Pengembangan Jalan dan Jembatan, 2011, LaporanPengembangan Teknologi Informasi Pusjatan T.A.2011. Bandung:Kementerian PU.

Pusat Penelitian dan Pengembangan Jalan dan Jembatan, 2012, LaporanPengembangan Teknologi Informasi Pusjatan T.A.2012. Bandung:Kementerian PU.

Nurdianah, A. (2013). Tahap-tahap Penerapan E-Government. Diperoleh pada7 Maret 2014 darihttp://aidanurdianah.blog.fisip-untirta.ac.id/2013/03/13/tahap-tahap-penerapan-e-government/

Post navigation

Previous PostKonsep dan Perencanaan Perpustakaan Digital

Next PostPENGGUNAAN E-GOVERNMENT SEBAGAI PENDUKUNG TRANSPARANSIPENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN

Leave a Reply Cancel reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Name *

Email *

Website

Comment

You may use these HTML tags and attributes: | | kelompok 10 topik-topik lanjutan kelas 06 PKMSearch for: Recent Posts * MAKALAH ANALISA FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI BRAND IMAGE Converse * ANALISIS PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI PENJUALAN BERBASIS WEB PADA PT. WARNA AC * Analisis dan Perancangan Sistem Penjualan Online Chickhorse.net * Makalah Sistem Informasi Manajemen Lembaga Sekolah * ANALISA STRATEGI DAN FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI BRAND IMAGE NIKE Recent Comments Archives * June 2014 * May 2014 * April 2014 * March 2014 Proudly powered by WordPress