HOUSE OF QUALITY

A. PENDAHULUAN

Metaphor yang biasa digunakan untuk menggambarkan TQ adalah House

of quality. Ada tiga komponen utama dalam House of quality, yaitu (1) bagian atap

atau superstructure, (2) empat tiang penopang atau the four pillars, dan (3) empat

fondasi dan batu landasan atau four foundation and cornerstones.

Usaha dalam menerapkan TQ sering kali gagal karena

manajemen/manajer tidak dapat menjalankan kewajibannya dengan baik. Mereka

tidak dapat mengenali pentingnya sistem pemikiran dan tidak memiliki tujuan dan

proses yang jelas. Seperti yang telah dibahas pada bab sebelumnya, Deming

menyatakan bahwa ada 10 panduan dasar manajemen yang merupakan bagian

dari proses implementasi/pelaksanaan, yaitu:

1. mengenali peningkatan kualitas sebagai suatu system

2. Mendefinisikannya sehingga dapat dikenali

3. Menganalisis perilaku kegiatannya

4. Bekerja sama untuk meningkatkan system tersebut

5. Mengukur kualitas sistem

6. Mengembangkan kemajuan pada sistem kualitas

7. Mengukur perolehan dari kualitas jika ada dan mengaitkannya dengan

keinginan pelanggan dan perbaikan kualitas

8. Mengambil langkah-langkah untuk menjamin pendapatan tersebut

9. Berusaha untuk memperbanyak kemajuan di bidang-bidang lain dari sistem

10.Beritahukan kepada yang lain mengenai pelajaran yang didapat.

1

Gambar. House of Total Quality

Jika dijalankan dengan baik, maka langkah diatas dapat menjamin

kesuksesan karena pengaruhnya berdampak pada semua aspek dalam suatu

perguruan tinggi dan universitas. Hal ini juga tercermin dalam House of quality,

yang mengilustrasikan keseragaman dari prinsip-prinsip dan prosedur-prosedur

utama untuk menjalankan TQ.

A. SYSTEM-SYSTEM DAN TOTAL QUALITY

Bagian Atap atau Superstructure terdiri atas tiga system yang berbeda.

Diskusi mengenai masalah diatas telah mengungkapkan bahwa manajer

seharusnya mampu menghadapi TQ sebagai tiga sistem yang terpisah, yaitu

sistem sosial, sistem teknis, dan sistem manajemen.

2

TQM

Technical System

Management System

Social System

STRATEGY MANAGEMENT

PROCESS MANAGEMENT

PROJECT MANAGEMENT

INDIVIDUAL TASK

MANAGEMENT

STRATEGIC PLANNING

OPERATION PLANNING

PROJECT PLANNING

QUALITYPLANNING

CUSTEMER

SATI SFACTION

CONTINUOUS

IMPROVEMENT

SPEAKING

WITH

FACTS

RESPECT

FOR

PEOPLE

Sistem Sosial

Manajemen harus bertanggung jawab terhadap perubahan dari sistem

sosial, yang merupakan budaya dari organisasi. Sistem sosial inilah yang

mempunyai dampak terbesar pada kerja tim, motivasi, kreativitas dan kemempuan

untuk berani mengambil resiko. Bagaimana orang bereaksi terhadap satu sama

lain dan dalam pekerjaannya tergantung pada cara manajer memimpin. Sistem

sosial menurut Douglas McGregor termasuk struktur pemberian hadiah, simbol

kekuasaan, hubungan antar individu dan antar grup, kemampuan dan gaya,

politik, pembentukan norma dan nilai-nilai serta ”sisi kemanusiaan dari

perusahaan lainnya”.

Untuk mencapai TQ, sistem sosial harus dikembangkan sesuai dengan

kebutuhan akan pencapaian kepuasan pelanggan, perbaikan yang berkelanjutan,

manajemen yang berdasarkan atas kenyataan dan rasa hormat akan semua

orang yang terkait. Sesuai dengan diagram tulang ikan, terdapat sedikitnya 6

bagian dari strategi yang harus dilaksanakan apabila menghendaki perubahan

budaya organisasi menjadi organisasi yang berbasiskan kualitas, yaitu: (1)

lingkungan, (2) produk atau jasa, (3) metode, (4) orang, (5) struktur organisasi,

dan(6)tujuan yang terpusat pada perbaikan TQ.

Sistem Teknis

Menurut Tribus, sistem teknis termasuk semua alat dan mesin, praktek dari ilmu

kualitas dan aspek kuantitatif dari kualitas. Jika dapat diukur, tentu hal ini dapat

pula di jabarkan dan mungkin dapat ditingkatkan dengan menggunakan

pendekatan sistem teknis. Sistem teknis di sebagian besar organisasi

mengandung beberapa elemen inti sebagai berikut:

Akumulasi ilmiah dari teknologi

Standarisasi

Alur kerja, materi dan spesifikasi

3

Definisi pekerjaan dan tanggung jawab

Mesin/individu

Jumlah dan tipe langkah-langkah kerja

Ketersediaan dan penggunaan informasi

Proses pembuatan keputusan

Alat pemecahan masalah dan proses

Pengaturan peralatan, perlengkapan dan individu

Keuntungan yang dapat diperoleh dari analisis dan peningkatan sistem

teknis adalah (1) meningkatnya kepuasan pelanggan, (2) eliminasi kesia-siaan, (3)

eliminasi variasi, (4) peningkatan pembelajaran, (5) penghematan waktu dan

uang, (6) peningkatan kontrol pegawai, (7) pengurangan tingkat stres dan frustasi,

(8) eliminasi gangguan dan waktu tenggang, (9) peningkatan kecepatan dan

respons, (10) peningkatan kualistas dan keamanan alur kerja.

Sistem Manajemen

Sistem yang ketiga adalah sistem manajemen, yang merupakan puncak.

Sistem inilah yang mempengaruhi kedua sistem lainnya, termasuk didalamnya

cara kerja, prosedur, protokol, dan kebijakan yang diterapkan dan dijalankan.

Sistem ini juga merupakan pemimpin dalam sistem organisasi dan sistem

pengukurannya dapat menginformasikan manajemen dan pegawainya mengenai

bagaimana semuanya berjalan. Ada empat aspek utama dalam sistem ini, yaitu:

Manajemen strategi: Tujuannya adalah untuk menetapkan visi, misi dan

garis-garis besar panduan yang dapat mendorong pekerja untuk fokus dan

maju ke arah yang dituju.

Manajemen proses: Tujuannya adalah untuk menjamin keharmonian

semua proses yang berlangsung untuk mendapatkan kepuasan pelanggan

dan memaksimalkan efektivitas operasional.

4

Manajemen proyek: Tujuannya adalah untuk menciptakan sistem untuk

efektifitas rencana, pengaturan, implementasi dan kontrol semua aktivitas

serta sumber daya yang diperlukan untuk kesuksesan proyek.

Manajemen aktivitas individu: Tujuannya adalah untuk menyediakan

metode implementasi untuk perbaika secara kontinu bagi pekerja.

B. Empat Tiang Penopang atau the four pillars

Manajemen TQ di berbagai organisasi didukung oleh empat kekuatan

pendorong atau tiang penopang yang menggerakkan organisasi ke arah

penerapan TQ secara total. Keempat tiang penopang tersebut yaitu:

1. Melayani pelanggan (pilar pertama)

Menurut Voehl, Schmidt and Finnigan (1992), ada dua pertanyaan

yang mendasari seluruh organisasi, baik umum maupun swasta, yaitu apa

misi kita dan siapa pelanggan kita. Setiap perguruan tinggi dan universitas

memiliki misi, namun hanya sedikit sekali yang menyadari siapa yang

mereka layani, dan bahkan lebih sedikit lagi yang menyadari bahwa mereka

melayani pelanggan.

Siapa sebenarnya pelanggan bagi pendidikan tinggi, dan lebih

tepatnya siapa sebenarnya siapa saja pelanggan pendidikan tinggi?. Untuk

menjawab hal ini, adalah dengan memandangnya dari tiga perspektif

berbeda, yaitu (a). pelanggan internal, termasuk didalamnya mahasiswa,

program, fakultas, dan departemen yang mempengaruhi jurusan atau

program tertentu; (b) pelanggan eksternal langgung, termasuk di dalamnya

pekerja/pegawai, perguruan tinggi dan universitas lain yang menerima jasa

atau mahasiswa dari perguruan tinggi tersebut, persediaan dimana

perguruan meperoleh mahasiswanya, seperti sekolah tinggi, dan lain-lain;

(c) pelanggan eksternal tidak langsung, termasuk di dalamnya masyarakat

sekitar, alumni, pemberi dana, dan lain-lain.

5

Perguruan tinggi dan universitas yang berpegang teguh pada

pencapaian kepuasan pelanggan menjadi sukses karena apa yang mereka

lakukan dan siapa yang mereka layani. Seperti yang dikemukakan oleh

Roger Enrico (presiden dari Pepsico) “Jika kamu benar terfokus pada

pelanggan dan kamu telah menyampaikan jasa sesuai dengan keinginan

pelanggan, maka yang lainnya akan mengikuti”.

Seymor turut menyatakan “Mengembangkan rasa bahagia dan puas

pelanggan, baik itu mahasiswa maupun orang tua siswa, alumni, professor

atau pihak industri harus menjadi tujuan utama dalam pencapaian kualitas

di pendidikan tinggi ”

2. Perbaikan yang berkelanjutan (pilar kedua)

Perbaikan yang berkelanjutan merupakan komitmen dan juga

proses. Bahasa Jepang dari pilar kedua ini adalah KAIZEN dan menurut

Imai merupakan konsep pertama dan terpenting dalam sistem manajemen

Jepang. Komitmen dalam pencapaikan kualitas dijabarkan dengan

pernyataan dan dedikasi untuk berbagi misi, visi dan dorongan yang sama

dari seluruh pihak.

Perbaikan yang berkelanjutan tergantung pada dua elemen penting,

yaitu pembelajaran proses yang sesuai, peralatan dan keterampilan dan

mempraktekkan keterampilan baru tersebut pada proyek kecil yang

sekiranya dapat tercapai. Proses untuk perbaikan yang berkelanjutan

seperti yang telah dikemukakan oleh Shewhart dan yang telah

diimplementasikan oleh Deming adalah Plan, Do, Check and Act (PDCA)

3. Menangani sesuai fakta

Seringkali suatu manajemen atau proyek didasarkan pada intuisi,

pengeruh-pengaruh dari pihak tertentu dan tebakan (untung-untungan).

6

Namun untuk dapatb menjalankan proses manajemen yang efektif ,

diperlukan berbagai alat yang didesain untuk mengumpulkan dan

menganalisis data serta membuat keputusansesuai dengan fakta-fakta

yang ada. Tujuh alat dasar yang biasa digunakan untuk mengukur

peningkatan kualitas adalah: diagram tulang ikan (diagram sebab-akibat),

cheksheet (lembar cheklist), control chart (tabel kontrol), histogram,

diagram pareto, run chart dan scatter diagram (diagram acak). Namun

selain ketujuh alat diatas, masih banyak lagi alat yang dapat digunakan

utuk mengukur tingkat kualitas.

Untuk dapat menangani sesuai dengan fakta yang ada diperlukan

dua hal, yaitu mengumpulkan data-data yang bersifat objektif sehingga

data-data tersebut valid, dan yang kedua adalah kapanpun memungkinkan

atur segala sesuatu sesuai dengan data tersebut, jangan berdasarkan

insting, atau faktor-faktor lain yang tidak objektif.

4. Menghargai orang (pilar ketiga), dan

Untuk memperoleh TQ tidak hanya pelanggan saja yang harus

diperhatikan, namun masing-masing individu yang bekerja harus pula

menyadari arti dan pentingnya keberadaan mereka dalam suatu organisasi.

Setiap pekerja harus sepenuhnya ikut serta dan berkembang, sehingga

diperoleh individu-individu yang termotivasi (sumber daya yang bernilai

lebih) dengan loyalitas yang tinggi terhadap program, tim dan seluruh

perguruan tinggi. Sikap menghargai ini dapat dijabarkan sebagai berikut:

Menciptakan rasa memiliki tujuan di tempat kerja sehingga pegawai

merasa termotivasi untuk melakukan yang terbaik

Informasikan dan tunjukkan bahwa mereka merupakan bagian dari

seluruh sistem tersebut

7

Mendidik dan mengembangkan mereka mereka menjadi individu-

individu yang ahli dan terbaik di bidangnya

Membantu mereka berkomunikasi dengan baik sehingga mereka

dapat menunjukkan hasil kerja mereka secara efektif dan

Delegasikan tanggung jawab serta kekuasaan ke bawah sehingga

mereka tidak hanya melakukan apa yang diperintahkan, namun juga

memiliki inisiatif untuk membuat sesuatu menjadi lebih baik.

Namun hal tersebut saja tidaklah cukup, Deming dan Baldrige

menyatakan bahwa masih terdapat beberapa hal lain yang harus

diterpakan untuk memperoleh TQ dalam hubungannya dengan menghargai

orang lain, yaitu:

Pendidikan dan pelatihan bagi semua

Tujuan yang dapat membantu mereka menggunakan prosedur,

teknik dan mesin serta sumber daya lain untuk melakukan pekerjaan

yang lebih baik

Menyingkirkan rasa takut sehingga dapat bekerja dengan lebih

efektif

Merubuhkan pembatas/penghalang antar depertemen dan program

serta antar fakultas, administrasi, staf serta siswa sehingga dapat

bekerja bersama sebagai tim untuk pencapaian yang maksimal

Dan lain-lain

C. Empat fondasi dan batu landasan atau four foundation and

cornerstones .

Atap dan pilar dari House of quality berdiri di atas suatu fondasi dan batu

landasan yang terdiri atas empat manajerial dan empat proses. Atap dari House of

quality adalah bagian yang paling teoritis, dengan prinsip-prinsip yang dapat

dijadikan panduan untuk menjalankan system, namun tidak membuatnya bersifat

8

operasional. Semuanya kembali bergantung pada proses manajerial dan

perencanaan sehingga panduan-panduan tersebut dapat terlaksana untuk

mengaktualisasikan proses peningkatan kualitas. Sehingga jelaslah bahwa

gambaran yang diberikan House of quality menggambarkan proses perencanaan

dan manajerial sebagai fondasi dan batu landasan. Fondasi dan batu landasan

tersebut antara lain:

Manajemen strategi dan perencanaan kualitas adalah level/bagian

manajerial yang terluas. Bagian inilah yang menetapkan strategi dan kerangka

kerja TQM bagi organisasi. Bersifat Top-down strategy, yaitu ditetapkan oleh

manajemen senior/atas dan dikembangkan oleh seluruh individu yang ada dalam

organisasi melalui berbagai macam aktivitas seperti konsensus, brainstorming,

dan team-building. Hasilnya adalah perencanaan untuk tiga sampai lima tahun,

yang termasuk di dalamnya visi, misi, sasaran, dan tujuan organisasi.

Manajemen proses dan perencanaan operasi memastikan bahwa semua

kunci bagi proses kerja berjalan sesuai dengan misi dan memenuhi kebutuhan

serta harapan dari pelanggan dengan cara memaksimalkan efektivitas

operasional. Hasil yang diperoleh adalah proses dan bahasa yang dapat

digunakan untuk mendokumentasikan dan mengkomunikasikan aktivitas dan

keputusan, serta untuk mewujudkan keberhasilan dalam menghapus rintangan,

kesia-siaan dan waktu antara.

Manajemen proyek dan perencanaan proyek menetapkan sistem untuk

perencanaan yang efektif, mengorganisasi, mengimplementasikan dan

mengontrol seluruh sumber daya dan aktivitas yang diperlukan untuk mencapai

sukses dalam program kualitas. Pada tahap inilah tim-tim dibentuk untuk

memecahkan dan menjalankan proses serta kebijakan yang telah ditetapkan.

Tim-tim inilah yang kemudian mengembangkan critical success factors (faktor

keberhasilan), seperti: sistem kontrol, jadwal, mekanisme pelacakan, indikator

kinerja, dan analisis kemampuan. Hasilnya adalah tercapainya misi dari proyek

9

yang dijalankan yang sesuai dengan sasaran dan tujuan tepat waktu dan sesui

denga anggaran yang tersedia.

Manajemen personal dan perencanaan kualitas personal menyediakan

alasan bagi para pekerja untuk menerapkan perbaikan yang berkelanjutan.

Masing-masing individu dituntun untuk mengembangkan diri sejalan dengan visi

dan misi perusahaan, serta melalui analisa tentang bagaimana tanggungjawab

mereka atas pekerjaan mampu menyelesaikan visi dan misi tersebut. Hasilnya

adalah terkomunikasikannya visi dan misi organisasi, sehingga para pekerja

termotivasi untuk terus meningkatkan kemampuan mereka dalam membuat

keputusan dan menyelesaikan masalah, kepuasan kerja yang lebih tinggi,

meningkatnya komunikasi dan sistem kerja yang lebih baik.

10

MANAJEMEN STRATEGI

Strategi adalah kerja terbaik dan utama dari organisasi. Dalam situasi hidup dan mati, hal tersebut merupakan langkah untuk dapat bertahan dari kepunahan.

Pelajaran mengenai strategi ini tidak boleh diabaikan

Apa itu strategi?

Kamus besar Webster menjabarkan strategi sebagai ilmu perencanaan dan

pengarahan operasi militer berskala besar. Di Cina, selama periode peperangan,

Sun Tzu menuliskan manual mengenai Seni dari strategi. Seiring waktu, konsep

dari strategi mulai diaplikasikan pada bidang-bidang lain diluar bidang militer,

pertama pada bidang usaha swasta, lalu kemudian pada organisasi-organisasi

non-profit dan umum. Dalam konteks ini, kata strategi diartikan sebagai lngkah

yang diambil untuk memperoleh tujuan yang diinginkan. Tregoe and Zimmerman

mendefinisikan strategi sebagai “kerangka kerja yang dapat memandu pilihan-

pilihan yang ada dalam menentukan arah dan cara kerja suatu organisasi”. Pada

akhirnya, inti dari strategi adalah menentukan langkah-langkah yang harus

dilakukan dengan baik.

Manajemen Strategi: Menyusun dan Mempertahankan Arah

Tujuan dari manajemen strategi adalah untuk menetapkan strategi

perbaikan kualitas yang berkelanjutan dalam organisasi dan penggunaan

infrastruktur yang dapat meningkatkan semangat pekerja untuk lebih terfokus

pada kualitas dan bergerak ke arah yang diharapkan. Komponen utama dari

upaya manajemen strategi adalah misi, visi, sasaran dan tujuan, dan budaya

(nilai, norma/ketentuan, perilaku dan sikap).

Lima fungsi yang penting untuk menyusun dan mempertahankan arah

sesuai dengan prinsip TQM dan perbaikan yang berkelanjutan adalah (1)

mengimplementasikan kepemimpinan untuk kualitas, (2) mengembangkan misi

11

organisasi untuk peningkatan kualitas, (3) menciptakan visi yang dapat

menginspirasi setiap orang untuk memperoleh kualitas dalam setiap aspek

pekerjaan mereka, (4) mengembangkan budaya yang dapat mendorong usaha

peningkatan kualitas pada berbagai level , (5) menetapkan tujuan dan sasaran

yang sesuai dan sejalan dengan prinsip TQ dan perbaikan yang berkelanjutan.

1. Kepemimpinan

Terdapat dua hal penting yang harus diingat saat membicarakan

kepemimpinan, pertama konsep kepemimpinan merupakan prinsip utama dari

peningkatan kualitas. Kepemimpinan merupakan katalis untuk perubahan yang

bersifat positif dan usaha pencapaian manajemen kualitas memerlukan perubahan

yang positif. Kedua, terdapat perbedaan antara kepemimpinan dan manajemen

(yang sering kali disebut sebagai administrasi dalm pendidikan tinggi). Bennis

merangkum perbedaan-perbedaan antara manajemen dengan kepemimpinan,

yaitu:

No Manajer Pemimpin

1. Administrator (pengawas/pengatur) Inovator (pencipta)

2. Merupakan duplikat Asli/original

3. Mempertahankan Mengembangkan

4. Terfokus pada sisten & struktur Terfokus pada orang

5. Bergantung pada kontrol Membangun kepercayaan

6. Memiliki pandangan yang sempit &

pendek

Memiliki perspektif yang luas &

panjang

7. Bertanya bagaimana dan kapan Bertanya apa dan bagaimana

8. Memandang akan hal-hal tertentu saja Memandang secara keseluruhan

(luas)

9. Meniru dari yang asli Menciptakan

10. Menerima status quo Menantang status quo

11. Tipe pejuang yang klasik Memiliki pribadi yang independen

12. Melakukan sesuatu dengan benar Melakukan dengan benar segala

sesuatunya

Kedua-duanya sangat penting untuk memproduksi dengan efektif dan

efisien. Sebagian besar manajer memiliki setidaknya kemampuan untuk

12

memimpin, dan sebagian besar pemimpin memiliki setidaknya kemampuan

manajemen. Kepemimpinan harus dimiliki oleh mereka yang menempati posisi

manajemen utama.

Kepemimpinan itu sendiri perlu diukur (dapat diukur dengan menggunakan

kuisioner) untuk mengetahui data dasar yang nantinya dapat diakses untuk

mencapai perbaikan kualitas dari institusi.

Dewan Kualitas

Salah satu bagian yang penting dalam suatu perguruan tinggi dan

universitas adalah dewan kualitas, yang terdiri dari pemimpin-pemimpin utama

organisasi dan bertanggung jawab dalam menetapkan dan mengkordinasikan

strategi usaha perbaikan kualitas. Voehl menyatakan bahwa peran utama dari

dewan kualitas adalah mengembangkan cara berfikir TQ dalam perusahaan

dengan:

Menciptakan rasa memiliki antar anggota organisasi mengenai kebutuhan

mengadaptasi pendekatan TQ

Memacu, dan mendorong anggota-anggota organisasi

Mendemonstrasikan komitmen personal untuk prinsip-prinsip dan upaya TQ

Mengimplementasikan sistem pengukuran untuk membantu memastikan

sistem umpan balik bagi pembuatan keputusan

Mengenali dan menghargai anggota organisasi untuk usaha mereka dalam

meningkatkan kualitas,

2. Mengidentifikasikan Misi

Misi suatu organisasi merupakan alasan dasar mengapa organisasi

tersebut ada. Langkah awal yang paling utama dalam menyusun dan

mempertahankan arah perguruan tinggi dan universitas adalah dengan

13

mengembangkan misi institusional. Pengembangan strategi yang sukses

sangatlah bergantung pada misi organisasi, namun banyak pihak yang berfikir

bahwa perguruan tinggi dan universitas tidak mampu membuat misi yang jelas

dan spesifik.

Pertanyaan yang penting sehubungan dengan status misi institusional

(misi institusional harus dapat menjawab semua pertanyaan berikut) antara lain:

Apakah pernyataan misi dari perguruan tinggi dan universitas tersebut

jelas?

Apakah misi tersebut telah diberitahukan kepada seluruh anggota institusi?

Apakah anggota institusi mengetahui mengenai pernyataan misi tersebut?

(dapatkah mereka menjelaskannya apabila diminta?)

Apakah konsensus dari misi institusional telah dilakukan?

Apakah perilaku anggota institusi dipengaruhi oleh misi tersebut?

Untuk dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas perancangan misi

hendaknya dibuat oleh perwakilan dari seluruh bagian yang terdapat dalam

institusi. Misi hendaknya jelas, singkat, dan dapat mewakili institusi sehingga

semua individu dalam institusi dapat mengidentifikasikan misi tersebut untuk

mengembangkan proses, proyek dan tugas-tugas mereka dalam institusi.

3. Menciptakan Visi

Langkah ketiga yang perlu dilakukan institusi adalah menciptakan visi. Visi

suatu institusi merupakan gambaran akan apa yang dapat dicapai institusi di masa

yang akan datang. Pernyataan visi suatu institusi haruslah jelas, positif, kredible,

dapat dipertahankan, menantang dan merupakan gambaran akan keinginan

institusi di masa yang akan datang.

Konsep visi sangatlah sulit untuk dimengerti sebagian orang. Untuk

mengatasi hal ini, Nanus mengidentifikasikan enam hal yang bukan visi, yaitu:

14

Visi adalah mengenai apa yang dapat dicapai di masa datang, bukan

ramalan (meski mungkin terlihat demikian)

Visi bukanlah misi. Untuk menyatakan bahwa suatu organisasi memiliki

misi sama dengan menyatakan bahwa organisasi tersebut memiliki tujan,

bukan arah

Visi bukanlah kenyataan yang terjadi, visi belumlah nyata, namun mungkin

saja nyata

Visi tidak bisa dibenarkan atau disalahkan. Namun dapat dievaluasi secara

relatif sesuai dengan arah organisasi

Visi tidaklah (setidaknya tidak boleh) statis, yang selalu sama sepanjang

masa

Visi bukanlah halangan/hambatan, kecuali bagi yang tidak konsisten

terhadapnya.

Keuntungan dari visi yang jelas, positif, kredible, dapat dipertahankan,

menantang dan merupakan gambaran akan keinginan institusi di masa yang akan

datang antara lain:

Kejelasan arah yang dapat memberikan kerangka kerja bagi pembuatan

keputusan organisasi

Kesatuan tujuan dan aksi

Potensi yang lebih besar untuk desentralisasi

Dan lain-lain

4. Budaya Organisasi

Jika visi menentukan arah organisasi, maka sisanya tergantung budaya

organisasi itu sendiri untuk meningkatkan TQ. Budaya organisasi harus

merupakan cara berfikir dan bertingkah laku dalam organisasi. Dimensi dari

budaya organisasi antara lain sistem dan struktur, aksi, peranan, perilaku, sikap,

norma dan nilai yang mendasari asumsi serta perilaku anggota organisasi.

15

Jika perubahan budaya organisasi diperlukan, maka diperlukan pula

rencana untuk mencapai perubahan tersebut. Carr and Littman mengemukakan

sembilan langkah utama dalam proses perubahan budaya organisas:

Merencanakan perubahan budaya

Menyusun dasar-dasar budaya

Melatih manajer dan tenaga kerja lain

Manajemen mengadopsi dan menggunakan model perilaku yang baru

Membuat perubahan organisasional dan perencanaan yang mendukung

aksi kualitas

Merancang ulang sistem pemberian hadiah sehingga mencerminkan TQM

Mengubah kegiatan keuangan

Memberi penghargaan bagi perubahan yang bersifat positif, dan

Menggunakan sistem komunikasi untuk menguatkan prinsip-prinsip TQM

5. Menetapkan Sasaran dan Tujuan

Menetapkan sasaran dan tujuan dari perguruan tinggi dan universitas

menyediakan jaring penghubung diantara fokus makro, yaitu misi, visi, dan

budaya dengan aktivitas operacional dari organisasi. Keuntungan dari

menetapkan sasaran dan tujuan yang kuat antara lain adalah:

Dari segi operasional, dengan menetapkan sasaran dan tujuan maka dapat

diperoleh spesifikasi yang diperlukan untuk operasionalisasi misi dan visi

perguruan tinggi dan universitas

Menetapkan masa depan yang diharapkan. Sasaran dan tujuan dapat

menentukan arah yang hendak dicapai dimasa yang akan datang dan

membantu semua pihak mempersiapkan diri untuk perubahan

Perilaku yang mengarah pada tujuan

Motivasi dan keterikatan. Sasaran dan tujuan yang baik dan

terkomunikasikan dengan baik dapat memotivasi pekerja untuk mencapai

visi yang diharapkan guna memperoleh tujuan yang diinginkan

16

Kerangka kerja. Sasaran dan tujuan dapat menyediakan kerangka kerja

yang umum, atau gambaran yang lebih luas yang dapat menyatukan

seluruh bagian organisasi dan memfokuskan usaha mereka demi visi dan

misi organisasi.

Secara keseluruhan terdapat lima langkah penting dalam menyusun

strategi organisasi, yaitu:

Pastikan visi

Identifikasikan sasaran dari strategi yang hendak dijalankan

Tentukan tujuan

Memilih aktivitas dan mengembangkan proyek, serta

Memilih input

17