Guía rápida para el usuario

1. ¿Cuáles son los tipos deusuario del sistema?

1. Se le crea una columna en la agenda.2. Se le crea automáticamente una “cuenta” a la cual van todos los cargos de sus pacientes.3. Se le puede especificar un formato de impresión de recetas.4. Se le especifica un formato de impre-sión de facturas y recibos.5. Puede elegir cuáles usuarios tienen acceso a la historia clínica de sus pacientes y quienes tienen acceso a sus cuentas de cargos o ingresos en el módulo administrativo Jagaradmin.

1. Se le crea una columna en la agenda.2. El asistente médico no tiene asociada ninguna cuenta con cargos de pacientes ni tiene la posibilidad de dar de alta alguna.3. El asistente médico puede realizar procedimientos y quedará registrado que él o ella lo realizó a determinado paciente.

1. No tiene espacio en la agenda.2. No brinda consultas como médico ni como asistente.3. Su función es meramente adminis-trativa y sus accesos están regidos o controlados por el administrador de la clínica o consultorio o por algún médico con privilegios suficientes.

Doctor Asistente médicoPersonal administrativo o recepcionista Usuario maestro

1. Tiene acceso a todas las áreas y puede cambiar (agregar y remover) permisos para todos los usuarios.

2. ¿Cómo agrego un usuario (doctor, asistente médico, personal administrativo y recepcionista) al sistema?Voy al menú Catálogos, luego selecci-ono Usuarios del sistema y doy clic en el tipo de usuario que quiero agregar. Imagen 1.

En la ventana que aparece puedo llenar los datos que considere necesarios, así como también otorgar o restringir ac-cesos a datos sensibles almacenados en el sistema. Imagen 2.

a. Zona de datos personales del usuario.b. Botones para agregar, modificar o eliminar usuarios.c. Botones para guardar o cancelar los cambios.d. Zona donde se otorgan y restringen los permisos a usuarios.

B

C

A

Imagen 1 Imagen 2 D

3. Quiero prohibir ciertas acciones a usuarios y el acceso a una ventana o área del software.

Esto se hace desde la ventana del Catálogo del usuario (en este caso el Catálogo de Asistentes médicos) a modificar. Imagen 1.

Es necesario entrar al sitema con un usuario que pueda conceder y remover permisos. Los permisos se otorgan y quitan, seleccionando al usuario que queremos modificar.

Todos los usuarios reciben permisos, pero no todos pueden otorgarlos. El usuario Maestro (Admin) tiene privilegio de modificar todos los permisos.

Imagen 1

4. ¿Cómo protejo la información clínica y datos de los pacientes de los cuales yo soy médico base o médico tratante?Voy al Catálogo de Doctores y avanzo al final de la ventana. Ahí hay dos opciones de acceso, una a la historia clínica de mis pacientes y la otra a pa-gos e ingresos de productos y servicios realizados; en las dos puedo otorgar acceso solamente a los usuarios que yo quiera. Imagen 1.

Esta funcion es util en clínicas en donde el sistema es compartido por varios doctores, y alguno de los doctores desea restringir el acceso ya sea a la informacion clínica de sus pacientes, a la informacion de pagos y cargos de sus pacientes o a ambas.

Imagen 1

a. En ese espacio decido a quienes quie-ro otorgar acceso a la historia clínica de mis pacientes; puede ser a todos los usuarios o solo a algunos en particular.b. Ahí otorgo acceso a pagos e ingresos de productos y servicios a algún usuario en particular o a todos a la vez.

B

A

5. ¿Cómo agrego a un paciente?

Hago clic en el item de Catálogos (en el menú principal) y luego en Pacientes.Imagen 1.

También se puede agregar un paciente dando clic directamente al ícono de Pa-cientes en la barra de herramientas. Imagen 2.

Una vez en la ventana del Catálogo de Pacientes, hago clic en el botón de Agregar y lleno los campos necesarios; al finalizar antes de cerrar la ventana hago clic en Guardar. Imagen 3.

Desde el Catálogo de Pacientes es posible imprimir la Ficha de Identifica-ción del Paciente (A).

Tip: Desde la Agenda también es posible agregar un paciente a la base de datos. Simplemente tecleamos la pa-labra “Agregar”, un espacio, nombres y apellidos, separados por una coma. El ejemplo en la Imagen 4.

Imagen 1

Imagen 2

Imagen 3

Imagen 4

A

6. ¿Cómo escribo la historia clínica de mis pacientes?

A FB GC HD IE J K

A. Historia clínica: Permite guardar una historia clínica abierta y configura-ble al tipo de consulta que cada doctor maneje.B. Tablas: Permite agregar tablas, grá-ficas o tests predefinidos por el doctor para llevar registro de ciertos marcado-res o datos.C. Ingresos y Consultas: Permite llevar la evolución del paciente con el estilo SOAP.D. Imágenes del paciente: Radiogra-fías y estudios del paciente.E. Historial de Productos y Servicios: Productos y servicios que se le han reali-zado al paciente.F. Recetas: Imprime recetas.G. Vacunas: Lleva el plan de vacuna-ción del paciente. Es configurable.H. Antecedentes: Almacena los antece-dentes del paciente separado por tipos de antecedente.I. Signos vitales: Lleva los signos vitales de los pacientes.J. P.E.E.A.: Permite llevar la evoluciín del paciente con el estilo PEEA.K. Exploración Física: Puede llevar los datos clínicos de la exploración física a sus pacientes.

Ventana de datos clínicos del paciente que muestra la sección de antecedentes. Imagen 1.

Imagen 1

7. ¿Cómo agrego una cita a la agenda?

Puedo ir a la agenda con la combi-nación de teclas “Ctrl + A”, desde Agenda en el menú principal o dando clic al ícono de Agenda en la barra de herramientas. Imagen 1.

Las citas se agregan a la agenda dando doble clic en la celda del doctor que queremos sobre el espacio de tiempo en que citaremos al paciente. Imagen 2.

En la ventana que aparece selecciono al paciente y qué tipo de cita necesi-to, así como la duración de la misma. Puedo detallar el motivo de consulta y cargar un producto o servicio. También es posible agregar citas secuenciales. Imagen 3.

Imagen 1

a. Celda de las 10 am en la cual di clic para agregar una cita en ese horario del Dr. González.b. Datos del paciente seleccionado.c. Ahí seleccioné el cargo al paciente, en este caso una consulta médica.d. Botón que agrega una cita única.e. Botón que agrega citas secuenciales (abre otra pantalla).

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B

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D E

Imagen 2

Imagen 3

8. ¿Cómo ahorro tiempo para pasar directo de la agenda a la cuenta del paciente?

Agregue la cita, y especifique el pro-cedimiento a realizar en la ventana de información de la cita.Imagen 1.

Llegado el dia de la cita, la asistente puede solo marcar la consulta, y la administradora puede facilmente ver el status de la cita; es decir si solo fue marcada como asistencia o si fue car-gada. Si no fue cargada, al dar doble clic le llevará a la ventana de Cargar un Concepto (Desde Agenda).Imagen 2.

Imagen 1

Imagen 2

9. ¿Cómo creo una lista de precios y cómo los especifico?

Voy al menú Catálogos y doy clic en el Listas de precios. Imagen 1. En esa ventana puedo agregar y eliminar listas de precios. Imagen 2.

Para especificar los precios hay que ha-cerlo desde el Catálogo de productos y servicios Imagen 3; que se encuentra en el menú Catálogos y el item Produc-tos y servicios (Tabulador precios). Imagen 1.

a. Lista de precios que fue creada en el ejemplo.

Imagen 1

Imagen 2

Imagen 3

A

10. ¿Cómo agrego una compañía aseguradora (orígenes, instituciones, convenios)?

Desde el menú Catálogos, hago clic en Orígenes (Aseguradoras/Institucio-nes/etc...). Imagen 1.

En esa ventana puedo dar de alta, modificar y elminar orígenes; también asignarlos a una lista de precios.Imagen 2.

a. Información del origen seleccionado.

Imagen 1

Imagen 2

A

11. ¿Cómo modifico los precios de productos y servicios?

En la ventana de Catálogo de Produc-tos y Servicios se modifican los precios de productos y servicios. Ahí aparece la lista de precios base y las listas de pre-cios que hayamos creado. Imagen 1.

Solo hay que verificar que no esté acti-vado el bloqueo de modificaciones y dar clic en el dato que queremos cambiar. Debemos tomar en cuenta que se esta-blece el total neto.

Imagen 1A

a. Modificando el precio de un producto. El sistema nos dará tips para hacer más fácil su uso.

12. ¿Cómo modifico los impuestos aplicados?

Voy al menú Catálogos y doy clic en el item de Impuestos (Imagen 1); ahí podré elegir el nombre del impuesto al activar la casilla correspondiente. Imagen 2.

El impuesto que activé estará en 0% en el Catálogo de productos y servi-cios (visto en la pregunta anterior), ahí establezco el porcentaje adecuado para cada uno de los impuestos configurados para aparecer en el catálogo. Imagen 3.

A cada concepto se le puede configurar un porcentaje diferente y en la columna de listas de precios se establece el total neto.

Imagen 1

A B

a. Columna con el “Impuesto 1” configu-rado en algunos conceptos con un 16%.b. Columna con el “Impuesto 2” configu-rado en algunos conceptos con un -10%.

Imagen 2

Imagen 3

13. ¿Cómo comienzo a cargar productos y servicios a cuenta del paciente?

Lo puedo hacer desde la ventana de Cargar un concepto a un paciente (Imagen 3), la cual se abre haciendo clic en el ícono de la barra de herramientas del sistema. Imagen1.

Otra manera de entrar a esa ventana es desde el menú Jagaradmin, selecciona-ndo la opción de Cargar producto(s) o servicio(s) a pacientes... Imagen 2.

Este procedimiento también se puede hacer desde la agenda, para agilizar la operación de su centro de salud.

Imagen 1

Imagen 2

A

a. Icono que abre la ventana de Cargar productos.b. Campo de búsqueda de pacientes.c. Ahí seleccionamos el producto o servi-cio a cargar y datos adicionales.d. Lista donde aparecen los productos y servicios ya agregados a cargos.e. Agregamos el cargo seleccionado o eliminamos alguno de la lista de produc-tos y servicios aplicados al paciente.f. Una vez listos, los productos y proced-imientos pueden ser cargados, pagados y facturados.

B

C

D F

E

Imagen 3

14. ¿Cómo cobro, abono y/o facturo a mis pacientes?

Una vez cagrado el concepto, en la ven-tana de Aplicar pago a a un concepto cargado (Imagen1), puedo Aplicar pago y facturar, Solo facturar, Aplicar pago e imprimir recibo o Solo aplicar pago. Cada cargo realizdo y aceptado de esa ventana va a dar a la Lista de cargos a pacientes.

Cuando un pago es parcial, es posible aplicar un abono a la cuenta del pacien-te. Imagen 2.

a. Conceptos cargados a ser pagados, abonados o facturados.b. Cantidad a pagar e información sobre la forma de pago.c. Botones que sirven para hacer recibo o factura. Cuando un concepto es paga-do en su totalidad, los botones lucen de esa manera.d. Botones para facturar o hacer recibo. Cuando un concepto es abonado solamente, los botones lucen de esa manera.

Imagen 1

Imagen 2

A

B

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15. ¿Cómo configuro mis recibos y facturas?

Voy al menú Opciones, ahí es posible seleccionar Configurar Formato de Facturas o Configurar Formato de Recibos. Imagen 1.

Las facturas las configuro arrastrando cada uno de los campos necesarios al área de impresión de la factura. Es necesario realizar pruebas de impresión para ajustar los campos a su tipo de factura. Imagen 2.

Imagen 1

Imagen 2

a. Ahí seleccionamos a cual doctor se le configurará la receta.b. Campos disponibles para incluír en la factura o recibo. Para agregarlos al for-mato de impresión hay que arrastrarlos hasta el área de la factura.c. Área de la factura. Todo lo que tenga-mos ahí, saldrá impreso (previas pruebas de impresión).

B

C

A

16. ¿Cómo veo las facturas que he emitido?

Voy al menú principal y busco el ícono del bloc de facturas que abre el Listado de Facturas (Imagen 1). También pue-do abrirlo desde el menú Jagaradmin. Imagen 2.

Ya en el listado puedo buscar la factura que quiero imprimir, filtrando los datos necesarios para ubicarla. Una vez encontrada es necesario abrir la factura con un doble clic o presionando el bo-tón Abrir Factura. Imagen 3.

En la siguiente pantalla (Imagen 4) es posible imprimir la factura. Los mismos pasos son para imprimir recibos.

Imagen 2

a. Icono del Listado de Facturas.b. Botón que abre factura seleccionada.c. Área de la ventana de la factura donde se listan las acciones a aplicarse a la factura.d. Detalle del área de la figura C, mues-tra el botón de Imprimir factura.

A

C

Imagen 1

Imagen 3

Imagen 4

B

D

17. Mantenimiento a la base de datos.

Es necesario dar mantenimiento una vez por semana a la base de datos.

Para hacerlo es necesario ir a Mante-nimiento en el menú principal, después clic en Mantenimiento de la Base de Datos. Imagen 1.

El sistema se cerrará y abrirá la venta-na de Mantenimiento de la base de datos donde podrá iniciar el proceso. Imagen 2.

Imagen 2

IMPORTANTEEs importante dar mantenimiento diario a la base de datos para evitar que los datos se corrompan.

Imagen 1

18. ¿Cómo respaldo mi información?

Ir a Mantenimiento en el menú princi-pal, después dar clic en Administrador de Respaldos. Imagen 1.

El sistema se cerrará automáticamen-te y abrirá solamente la ventana del Administrador de Respaldos. Desde el Administrador de Respaldos podemos hacer copias de nuestra información, esto en la pestaña de Respaldar.Imagen 2.

Imagen 2

IMPORTANTEEs importante respaldar la información con frecuencia.Hacer el proceso de respaldo solo es posible desde el servidor de datos (Licencia Principal).

Imagen 1